Arkistonhallintasovellus

Transkriptio

1 Arkistonhallintasovellus Käyttöohje versio 7.1

2 Käyttöohjeesta... 4 Ohjeen terminologiasta... 4 Käytön aloittaminen... 5 Sisäänkirjoittautuminen... 5 Oletusarkisto... 7 Arkistonhallinta... 8 Arkiston tasoelementit... 9 Uuden arkiston luominen eams-toiminnallisuudet Arkiston rakenteen luominen Uuden Toiminnon / Yksikön luominen eams-toiminnallisuudet Toiminnon / Yksikön lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen Yksikön/Toiminnon poistaminen Tehtävän / Sarjan lisääminen Asiaryhmän lisääminen Asiakirjatyypin lisääminen Julkisuusarvon määrittäminen eams-toiminnallisuudet Uusien Sarjojen/Tehtävien / Asiaryhmien / Asiakirjatyyppien lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen Sarja/Tehtävän / Asiaryhmän / Asiakirjatyypin poistaminen Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien passivointi Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien määrittäminen pois käytöstä Arkiston kuvaileminen Asiasanojen lisääminen ja poistaminen Kuvailujen lisääminen ja poistaminen Tiedostoviittausten lisääminen ja poistaminen Tietojärjestelmäselosteiden ylläpito Arkiston selaus / rakenteen muuttaminen Arkiston poisto Rakenteen ylläpito Osan siirto Osan kopiointi Tuo / Vie arkisto Arkiston varmuuskopiointi Haku-toiminto Raportit eams:in laadintaan liittyvät toiminnot Käsittelyprosessien kuvaus AMS:ssa Toimenpiteet Toimenpiteiden lisäys Toimenpiteiden poisto Toimenpiteiden järjestäminen Toimenpiteiden passivointi Valintalista-asiakirjatyypit eams:in asettaminen eams:n versiointi Paperi-AMS:n laadintaan liittyvät toiminnot Luettelointi Säilytysyksiköiden lisääminen Säilytysyksiköihin liittyvät asetukset Säilytysyksikön poistaminen Kuvailuelementin lisääminen Kuvailuelementin poistaminen Luetteloidun aineiston siirtäminen Luetteloidun aineiston hävittäminen Lainat Dynaamisten metatietojen ylläpito Metatietojen ylläpito Arkissa... 65

3 Uuden metatietoluokan lisääminen Attribuuttien lisääminen metatietoluokkaan Metatietoluokan tai attribuutin poistaminen / passivointi Valintalistan arvojen lisääminen Valintalistan arvojen järjestyksen muuttaminen Valintalistan arvojen poistaminen / passivointi Salasanan vaihtaminen Käyttöoikeuksien tekeminen Pakolliset tiedot Arkistonmuodostussuunnitelmassa... 78

4 Käyttöohje 4 (79) Käyttöohjeesta Käyttöohjeen sisältö on jaoteltu siten, että ns. yleiset toiminnot käydään läpi ohjeen alussa. Erityisesti eams:n ja paperi-ams:n laadintaan liittyvät toiminnot on eritelty ohjeessa yleisten toimintojen jälkeen omissa kappaleissaan. Ohjeen terminologiasta Ohjeessa käytetään termiä arkistonmuodostussuunnitelma (AMS), koska tämä termi on käytössä myös lainsäädännössä. Organisaatiokohtaisesti yleisesti käytettäviä termejä ovat Tiedonhallintasuunnitelma (THS) ja Tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Käytännössä Arkin toiminnan näkökulmasta nämä kolme termiä ovat toisiaan vastaavat. eams -termi tässä ohjeessa käytettäessä tarkoittaa AMS:ia, joka ohjaa asian- ja dokumenttienhallinnan järjestelmää seuraavalla tavalla: Asianhallintajärjestelmässä (Tweb tai Kuntatoimisto) asiat ja asiakirjat tyypitetään eams:n mukaisiin asiaryhmiin ja asiakirjatyyppeihin. Dokumenttienhallintajärjestelmässä (Tweb tai Tdoc) asiakirjat tyypitetään eams:n mukaisiin asiakirjatyyppeihin. eams:sta periytyy asioiden ja asikirjojen elinkaarta ohjaavia metatietoja, kuten säilytyaika-, julkisuus- ja kuvailutietoa. Versio 6.6 Triplan Oy 2011

5 Käyttöohje 5 (79) Käytön aloittaminen Sisäänkirjoittautuminen Käynnistä Arkki-sovellus klikkaamalla sen kuvaketta: 1. Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi kirjautumislomakkeen kenttiin. 2. Klikkaa OK -painiketta. Huom! Sisäänkirjottautumisikkunan yläosassa on aina teksti: Käyttäjätunnus ja salasana KuntaToimistoon. Mikäli olet klikannut Arkistonhallinta -kuvaketta kansiosta Tweb (tämä on tyypillisin tapa asentaa Arkki työasemaan), olet kirjautumassa Twebin Arkkiin. Sovellus ehdottaa käyttäjätunnukseksi edellisen onnistuneen sisäänkirjoittautumiskerran käyttäjätunnusta. Sisäänkirjautuminen avaa automaattisesti erillisen sisäänkirjautumissovelluksen. Muista kirjautua ulos tai sulkea Sisäänkirjautumissovellus, kun Arkki sovelluksen käyttö lopetetaan.

6 Käyttöohje 6 (79) Kun sovellus käynnistyy, voi sen työtila näyttää esimerkiksi seuraavanlaiselta:

7 Käyttöohje 7 (79) Arkistonhallinnan työtila jakautuu kahteen osaan siten, että vasemmalla puolella on kuvattu arkiston rakenne ja oikealla puolella valitun tason sisältö. Jos arkistoja on useampia, näytetään aakkosissa ensimmäinen tai oletusarkistoksi asetettu arkisto. Voit siirtyä haluamaasi arkistoon valitsemalla sen luettelosta. Näkymä vaihtelee käyttöoikeuksien mukaan. Käyttäjiä voi olla monen tasoisia, esim. - superpääkäyttäjä, jolla on kaikki oikeudet kaikkiin arkistoihin - yhden arkiston pääkäyttäjä, jolla on kaikki oikeudet yhteen arkistoon / osa-arkistoon - yhden toiminto/yksikön pääkäyttäjä, jolla on kaikki oikeudet tähän yhteen toimintoon/yksikköön (edellyttää selaus oikeutta koko arkistoon) - selailukäyttäjä, jolla on oikeudet selata joko kaikkia arkistoja / osa-arkistoja tai joitakin niistä (tai joitakin toiminto/yksiköitä) Oletusarkisto Voit asettaa itsellesi oletusarkiston, johon sovellus siirtyy automaattisesti aina käynnistettäessä. Huom! Asetus on työasemakohtainen. 1. Siirry siihen arkistoon, johon haluat sovelluksen aukeavan. 2. Valitse sen jälkeen Versio \ Asetukset \ Aseta oletusarkistoksi. Oletusarkistoa voit halutessasi vaihtaa samalla tavalla.

8 Käyttöohje 8 (79) Arkistonhallinta Sovelluksessa toimitaan joko Ylläpitotilassa tai Kyselytilassa. Ylläpitotilassa voit luoda arkiston ja sen rakenteen sekä tehdä myöhemmin mahdollisia muutoksia rakenteeseen - esimerkiksi siirtää osan johonkin toiseen paikkaan tai poistaa kokonaan. Ylläpitotilassa voit suorittaa paperimateriaalin siirrot ja hävitykset. Ylläpito tilan huomaat otsikkorivillä olevasta ***Ylläpito*** -merkinnästä. Yhdessä arkistossa voi olla kerrallaan vain yksi käyttäjä ylläpitotilassa. Mikäli joku toinen käyttäjä yrittää samanaikaisesti siirtyä ylläpitotilaan, saa käyttäjä ilmoituksen, kenelle ylläpitotila on lukittu. Kyselytilassa voit selata olemassa olevaa arkistoa sekä tehdä mahdollisia muutoksia eri tasojen sisältöön kuitenkin muuttamatta arkiston rakennetta. Säilytysyksiköt lisätään myös kyselytilassa. Kyselytilassa voit ottaa vakioraportit (esim. muodostussuunnitelma, arkistokaava ja rakenneraportti). Ylläpitotilaan pääset Ylläpito valikosta Ylläpitotilaan siirtyminen toiminnolla.

9 Käyttöohje 9 (79) Arkiston tasoelementit Arkisto muodostuu seuraavista tasoista: ARKISTO eams -ARKISTO Lukittu eams Yksikkö/Toiminto Asiaryhmä Käsittelyvaihe Toimenpide Asiakirjatyyppi Sarja/Tehtävä Säilytysyksikkö Kuvailuelementti Yllä olevilla kuvakkeilla eri tasot näkyvät Arkin arkiston hierarkisessa rakenteessa. Jos arkistonmuodostussuunnitelmaa laaditaan Twebin tai Kuntatoimiston käyttöön, tulee huomioida, että kyseiset järjestelmät lukevat AMS:ia elementtien perusteella: asiaryhmäelementillä kuvatut tasot tulevat käyttöön asioita avattaessa ja asiakirjatyyppielementillä kuvatut tasot luotaessa uutta asiakirjaa Twebiin tai liitettä (asiakirjaa) Kuntatoimistoon. Elementit, jotka on merkitty Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa, näkyvät harmaina kuvakkeina (asiaryhmä ja asiakirjatyyppi). Huom! Kaikilla tasoilla tunnuksen (Tunnus-kenttä) tulee olla yksilöllinen ja mikäli arkistoa käytetään eamsina, tunnus tulee löytyä kaikilta tasoilta!

10 Käyttöohje 10 (79) Sähköisen arkiston AMS:n rakenne voi olla esimerkiksi tällainen:

11 Käyttöohje 11 (79) Uuden arkiston luominen Huom! Älä päätä mitään täyttämiäsi kenttiä rivinvaihtoon (Enter). Arkiston tuominen ei onnistu, mikäli kentän viimeinen merkki on rivinvaihto. Arkki-sovelluksessa voidaan ylläpitää useampaa arkistoa eli arkistonmuodostussuunnitelmaa yhtä aikaa, mutta vain yhdessä niistä voi olla Arkistonmuodostaja -ruksi. Tämä arkistonmuodostussuunnitelma on asetettu eams:ksi, ja siitä tulee ohjaus Twebiin/ Tdociin/ KuntaToimistoon. Tämä arkisto näkyy Arkisssa eams-kuvakkeella (maapallon kuva). Voit luoda uuden arkiston seuraavalla tavalla: 1. Valitse Ylläpito \ Uusi arkisto. Uuden arkiston luominen vaatii pääkäyttäjäoikeudet. 2. Ruudulle avautuu ikkuna, johon täytetään tarvittavat tiedot uudesta arkistosta. Pakollisia tietoja ovat vain Nimi- ja Tunnus kentät. Tunnus voi sisältää kirjaimia ja numeroita. Arkiston tunnuksen perusteella voidaan Arkissa antaa arkistokohtaisia käyttöoikeuksia. 3. Voit tallentaa haluamasi tiedot Tallenna-painikkeella. Ikkuna sulkeutuu Paluupainikkeella. Tallentamisen jälkeen välilehtiä tulee lisää: Asiasanat, Kuvailu ja Tiedostot. Ohjeen näiden välilehtien täyttämiseen löydät kohdasta Kuvailu. 4. Jos haluat myöhemmin muuttaa arkiston tietoja, valitse Ylläpito \ Muuta arkistoa.

12 Käyttöohje 12 (79) eams-toiminnallisuudet - Arkistonmuodostaja-ruksi (eams) kertoo, mikä AMS on kulloinkin voimassa. Ohjaa uusien elementtien luomista Twebissä. - Lisäksi Nimi ja Tunnus kenttiä hyödynnetään siirrossa sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen. - eams-versionumero tulee järjetelmästä AMS:lle sen versioinnin yhteydessä (kun otetetaan uusi eams käyttöön aiemmin käytössä olleen tilalle, saa viimeksi mainittu versionumeron, eikä sitä voida poistaa järjestelmästä.

13 Käyttöohje 13 (79) Arkiston rakenteen luominen Uuden Toiminnon / Yksikön luominen Toiminto / Yksikkö elementiltä ei siirry ohjausta Twebiin / Tdociin / Kuntatoimistoon. Kun haluat lisätä arkistolle toimintoja/yksikköjä: 1. Siirry ylläpitotilaan valitsemalla Ylläpito \ Ylläpitotilaan siirtyminen. 2. Valitse Lisäys \ Uusi taso ja sieltä Toiminto/Yksikkö. Nimi-kenttä on ainoa pakollinen tieto. Mikäli annetaan Tunnus-tieto, voidaan käyttöoikeuksia rajata koskemaan esim. vain tätä osa-arkistoa. Tunnus-kenttä tulee olla täytetty, mikäli käytössä on eams. Tunnuksen tulee olla yksilöllinen (erota AMS:n kaikkien muiden elementtien tunnuksista). 3. Tallenna täyttämäsi tiedot klikkaamalla Tallenna-painiketta. Huomaa, että Uusi taso valinta tehdään kullekin tasolle vain kerran. 4. Jos haluat lisätä heti lisää toimintoja/yksikköjä samalle tasolle, klikkaa Uusi-painiketta ja muokkaa kenttiä haluamallasi tavalla tai tyhjennä ne ensin Tyhjennä-painikkeella.

14 Käyttöohje 14 (79) eams-toiminnallisuudet Toiminto/yksikkö-tasot näytetään Twebissä hierarkisena rakenteena. Ei ohjaavuutta. Toiminnon / Yksikön lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen Voit lisätä toimintojen/yksiköiden alapuolella seuraavalle hierarkkiselle tasolle lisää toimintoja/yksiköitä: 1. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta ikkunasta se Toiminto/Yksikkö, jonka alapuolelle haluat toimintoja/yksiköitä lisätä. 2. Valitse Lisäys \ Uusi taso \ Toiminto/Yksikkö. 3. Jatka kuten edellä esitetty. Mikäli Uusi taso valinta ei ole aktiivinen, on kohdistin väärässä paikassa, esim. väärässä ikkunassa tai väärällä tasolla. Lisättävät rakenteen osat tulevat siihen järjestykseen, jossa ne on syötetty. Ohjelma ei muokkaa järjestystä esim. aakkosjärjestykseen tai numerojärjestykseen. Voit lisätä kahden jo luomasi toiminnon/yksikön väliin uuden tason valitsemalla ensin vasemmasta ikkunasta sen toiminnon/yksikön, jonka jälkeen haluat uuden elementin tulevan. Valitse sen jälkeen Lisäys \ Toiminto/Yksikkö. Voit hyödyntää edellisen toiminnon tai yksikön yhteydessä antamiasi tietoja. 1. Klikkaa se toiminto/yksikkö oikeasta ikkunasta auki, jonka jälkeen haluat uuden toiminnon/yksikön tulevan. 2. Klikkaa Uusi painiketta ja tee muutokset. 3. Lopuksi Tallenna muutokset.

15 Käyttöohje 15 (79) Arkiston rakenne voi näyttää esimerkiksi tällaiselta toimintojen/yksiköiden lisäämisen jälkeen alemmille tasoille: + merkki tietyn tason edessä kertoo, että kyseisellä tasolla on myös alempia tasoja. - merkki tietyn tason edessä kertoo, että kyseisen tason alemmat tasot on kuvattu suoraan tason alapuolella. Yksikön/Toiminnon poistaminen Kun haluat poistaa toimintoja/yksikköjä: 1. Siirry ylläpitotilaan valitsemalla Ylläpito \ Ylläpitotilaan siirtyminen (ellet jo ole yläpitotilassa). 2. Valitse poistettava yksikkö/toiminto oikeanpuoleisesta ikkunasta. Voit valita myös useita poistettavia pitämällä pohjassa Ctrl-painiketta samalla kun teet valintoja. 3. Valitse Muutos \ Poista toiminto/tehtävä. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon.

16 Käyttöohje 16 (79) Tehtävän / Sarjan lisääminen Tehtävä / Sarja elementiltä ei siirry ohjausta Twebiin / Tdociin / Kuntatoimistoon. Tehtävä/Sarja -tasojen sisällöstä kootaan arkistonmuodostussuunnitelma tuloste. Jos arkistossa ei ole yhtään tehtävä/sarja -elementtiä, tulee tuloste tyhjänä. 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se toiminto/yksikkö, johon haluat lisätä sarjoja/tehtäviä. 3. Valitse Lisäys \ Uusi taso ja sen jälkeen Tehtävä/Sarja. Tehtävä / Sarja -tason elementillä on oikean reunan valikossa valittuna valinta THS. Huomaa, että mikäli tunnusta ei ole merkitty Tunnus -kenttään, eivät sarjalle myöhemmin luotavat säilytysyksiköt peri kyseistä sarjan tunnusta säilytysyksikön tunnukseen.

17 Käyttöohje 17 (79) Tietyissä kentissä on käytettävä lyhenteitä, mikäli niissä ei ole käytössä valintalistoja. Alla olevassa taulukossa on lueteltu kyseiset kentät ja niiden maksimipituudet: Kenttä Maksimipituus Tullut/laad 4 Julk 2 Suojeluryhmä 5 Tietoturvalk 1 Mikäli jonkin sarjan kokonaissäilytysaika on pysyvä, merkitään Säilytysaika-kenttään 1 tai valitaan kyseinen arvo valintalistasta. Tällöin ohjelma ei koskaan ehdota säilytysyksiköitä hävitettäväksi. Kun Säilytysaika-kenttään on merkitty aika numeroina, säilytysajan Huomautus-kenttä täyttyy automaattisesti. Kentän tietoja voi myös muokata itse. Säilytysaikatietoja käytetään hyväksi siirroissa ja hävityksissä. Huomaa, että sarjan laajuus (hm ja yks) päivittyy automaattisesti sen jälkeen, kun sarjalle/tehtävälle on lisätty säilytysyksiköitä. Näihin laajuus-kenttiin ei siis tehdä käsin merkintöjä, paitsi jos kyseessä on esim. vanha aineisto, jota ei luetteloida ohjelmalla. Tehtävä/sarja tason elementti voidaan myöhemmin tarvittaessa muuttaa joko asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementiksi. Muuttaminen tehdään Tehtävä/sarjan tietoikkunan oikean laidan alasvetovalikosta, jossatehtävä/sarja -elementillä lukee THS. Asiaryhmän lisääminen 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se toiminto/yksikkö, johon haluat lisätä asiaryhmän. 3. Valitse Lisäys \ Uusi taso ja sen jälkeen Asiaryhmä. Asiaryhmän valinta Twebissä / KuntaToimistossa edellyttää, että: - Tunnus-kentässä on asiaryhmän tunnus - ikkunan oikean reunan valintaluettelossa valitaan kohta Asiaryhmä. Asiaryhmän säilytysajaksi tulee järjestelmästä Säilytetään pysyvästi ja säilytysajan perusteeksi SÄHKE-määräys.

18 Käyttöohje 18 (79) Huomaa, että Kuvaus-kentän tiedot siirtyvät Twebiin vain, jos Kuvaus Twebiin -kenttä on valittuna. Mikäli haluat poistaa kyseisen asiaryhmän käytöstä Twebissä, ruksaa Ei käytössä -kenttä. Asiaryhmän passivointi ei poista asiaryhmää AMS:sta, mutta sen jälkeen kyseiseen ryhmään ei voida enää avata uusia asioita Twebissä. Toimenpiteet Twebiin valinta tarkoittaa, että tälle asiaryhmälle luodut toimenpidetyypit tulevat käyttöön Twebissä. Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa valinta jättää kyseisen asiaryhmän kokonaan pois käytöstä Twebissä tai Kuntatoimistossa (valinta mahdollistaa sellaisten tehtävien, joita ei valmistella asianhallintajärjestelmässä kuvaamisen eams:iin). Metaluokka valinnalla voidaan ottaa asiaryhmälle käyttöön dynaamisia metatietoja. Metaluokkia tulee käyttöön Twebin lisäosien, kuten Sopimustenhallinnan käyttöönoton myötä.

19 Käyttöohje 19 (79) Käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot voit tallentaa Käyttöoikeudet -välilehdellä. Jos haluat, että Twebissä asian avauksen yhteydessä joillekin käyttäjille annetaan oikeudet heti asiaa luotaessa, klikkaa ko. oikeusikkunan vieressä olevaan painiketta 1. Käyttöoikeusryhmän valinta-ikkuna aukeaa näkymään. Valitse ryhmä valintalistasta. Huomaa, että käyttäjäryhmät on luotava Twebissä ennen liittämistä asiaryhmälle. Myös ryhmien roolien ja jäsenten hallinnointi tehdään Twebissä. 2. Klikkaa Lisää. Valitsemasi käyttäjäryhmä siirtyy alempaan kenttään. Jos haluat poistaa käyttäjäryhmän, valitse ryhmä ensin ja klikkaa Poista. Jos haluat, että Twebissä asian avauksen yhteydessä asian Lisätietoja/Kuvaus ja Vireillesaattaja/Toimeksiantaja kentät suojataan (suojaus-ruksi on päällä) sovelluksen toimesta, valitse ko. ruksikenttä Arkissa.

20 Käyttöohje 20 (79) Asiakirjatyypin lisääminen 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se asiaryhmä, johon haluat lisätä asiakirjatyypin. 3. Valitse Lisäys \ Uusi taso \ Asiakirjatyyppi. Asiakirjatyypin valinta Twebissä/ Tdocissa/ KuntaToimistossa edellyttää, että - Tunnus-kentässä on asiakirjatyypin tunnus - ikkunan oikean reunan valintaluettelossa valitaan kohta Asiakirjatyyppi. Huomaa, että Kuvaus-kentän tiedot siirtyvät Twebiin/ Tdociin vain, jos Kuvaus Twebiin-kenttä on valittuna.

21 Käyttöohje 21 (79) Mikäli haluat poistaa kyseisen asiakirjatyypin käytöstä Twebissä / Tdocissa, ruksaa Ei käytössä - kenttä. Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa valinta jättää kyseisen asiakirjatyypin kokonaan pois käytöstä Twebissä tai Kuntatoimistossa (valinta mahdollistaa sellaisten asiakirjatyyppien, joita ei käsitellä asian- tai asiakirjanhallintajärjestelmässä kuvaamisen eams:iin). Käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot voit tallentaa Käyttöoikeudet-välilehdellä. Jos haluat, että Twebissä/ Tdocissa asiakirjan luonnin yhteydessä joillekin käyttäjille annetaan oikeudet heti asiakirjaa luotaessa, klikkaa ko. oikeusikkunan vieressä olevaan painiketta 1. Käyttöoikeusryhmän valinta-ikkuna aukeaa näkymään. Valitse ryhmä valintalistasta. Huomaa, että käyttäjäryhmät on luotava Twebissä/ Tdocissa ennen liittämistä asiakirjatyypille. Myös ryhmien roolien ja jäsenten hallinnointi tehdään Twebissä/ Tdocissa. 2. Klikkaa Lisää. Valitsemasi käyttäjäryhmä siirtyy alempaan kenttään. Jos haluat poistaa käyttäjäryhmän, valitse ryhmä ensin ja klikkaa Poista.

22 Käyttöohje 22 (79) Salaisten katseluoikeudet käyttöoikeutta käytetään vain silloin, kun asia/ asiakirja on ollut alun perin julkinen, ja sille on annettu Kaikki-ryhmälle katselijaoikeudet. Mikäli Twebissä tämä asia/asiakirja muutetaan salassa tai osittain salassa pidettäväksi, haetaan AMS:sta Salaisten katseluoikeudet ryhmä, ja annetaan sille katselijaoikeus. Julkisuusarvon määrittäminen Kun julkisuus-metatiedoksi määritetään salainen tai osittain salassa pidettävä, voidaan antaa lisämetatietoja: salassapidon peruste, salassapitoaika ja laskenta (laskenta vain asiakirjatyypeillä). Jos julkisuusarvo muutetaan julkiseksi tai sisäiseksi edellä mainitut metatiedot poistetaan. Metatietomuutos on voimassa muutoksen jälkeen luotavilla uusilla asioilla ja asiakirjoilla (huomaa, että muutoksen voimaantulo vaatii sovelluspalvelimen uudelleenkäynnistyksen). Mikäli asiaryhmä määritetään salassa pidettäväksi tai osittain salassa pidettäväksi, tulee käyttöön Suojaustason/turvallisuusluokan tarkistusilmoitus valinta.

23 Käyttöohje 23 (79) eams-toiminnallisuudet Asiaryhmätason ohjaus: Asiaryhmä-taso on oltava valmiina, jotta yhtään asiaa voidaan avata Twebiin tai KuntaToimistoon. Ei käytössä ruksatut eivät näy Twebissä eikä KuntaToimistossa uusien luonnissa mutta näkyvät hauissa. nimi periytyvä metatieto: asiaryhmän tyyppinimi Twebissä/KuntaToimistossa tunnus periytyvä metatieto: asiaryhmän tyyppikoodi Twebissä/KuntaToimistossa (mukana asianumerossa, jollei organisaatiossa ole käytössä numeroryhmäkohtaista numerointia) kuvaus periytyvä metatieto: kuvaus Twebissä (vain jos Kuvaus Twebiin kenttä on ruksattu) säilytysaika periytyvä metatieto: säilytysaika Twebissä säilytysajan peruste periytyvä metatieto: säilytysajan peruste Twebissä määräaika periytyvä metatieto: määräpäivä Twebissä -> määräajan (vrk) perusteella lasketaan määräpäivä ohjelmallisesti voimassaoloaika alkaa periytyvä metatieto: siirtotiedosto voimassaoloaika päättyy periytyvä metatieto: siirtotiedosto toimenpiteet Twebiin tämän asiaryhmän toimenpiteet näkyvät Twebissä vain jos kenttä on ruksattu

24 Käyttöohje 24 (79) kieli periytyvä metatieto: kieli Twebissä sijainti periytyvä metatieto: sijaintipaikka Twebissä metaluokka dynaamiset metatiedot Twebissä -> ohjaa asiakaskohtaisia metatietoja numeroryhmä periytyvä metatieto: asiaryhmä asianumerossa, jos täytetty -> ohjaa asianumerointia, jos numeroryhmäkohtainen numerointi käytössä julkisuus periytyvä metatieto: julkisuus Twebissä KuntaToimistossa; jos salassa pidettävä, myös salassapidon peruste ja salassapitoaika periytyvä metatieto: Salassapidon peruste ja periytyvä metatieto: Salassapitoaika Twebissä -> salassapitoajan perusteella lasketaan salassapitoajan päättyminen ohjelmallisesti -> salassapidon peruste on sekä valintalista että kirjoitettava kenttä julkisuusarvon tarkistusilmoitus jos ruksattu, Tweb näyttää ilmoituksen käyttäjälle julkisuusarvon tarkistamisesta turvallisuusluokka periytyvä metatieto: tietoturvaluokka Twebissä suojeluryhmä periytyvä metatieto: suojeluryhmä Twebissä henkilötietoja periytyvä metatieto: henkilötietoja Twebissä omistusoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä -> asian luonnin yhteydessä laajennetaan omistusoikeuksia asialle Twebissä automaattisesti selausoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä -> asian luonnin yhteydessä laajennetaan katseluoikeuksia asialle Twebissä automaattisesti salaisten katseluoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä -> jos julkinen asia Twebissä muuttuu salassapidettäväksi, haetaan eams:ista katselijaryhmä, jolla korvataan Twebin Kaikki-ryhmän katseluoikeudet ko. asialla asiasanat periytyvä metatieto: asiasanat Twebissä Periytyvyys tapahtuu asian luonnin yhteydessä, jollei toisin ole kuvauksessa mainittu.

25 Käyttöohje 25 (79) Asiakirjatyyppitason ohjaus: Asiakirjatyyppi-taso on oltava valmiina, jotta yhtään asiakirjaa voidaan avata Twebiin/KuntaToimistoon. Ei käytössä ruksatut eivät näy Twebissä/KuntaToimistossa uusien luonnissa mutta näkyvät hauissa. nimi periytyvä metatieto: asiakirjatyypin tyyppinimi Twebissä/KuntaToimistossa tunnus periytyvä metatieto: asiakirjatyypin tyyppikoodi Twebissä/KuntaToimistossa kuvaus periytyvä metatieto: kuvaus Twebissä (vain jos Kuvaus Twebiin kenttä on ruksattu) säilytysaika periytyvä metatieto: säilytysaika Twebissä säilytysajan peruste periytyvä metatieto: säilytysajan peruste Twebissä säilytysajan laskennan peruste periytyvä toiminnallisuus: Twebissä aloitetaan säilytysajan laskenta tämän perusteella, vaihtoehdot: Asiakirjan valmiiksi merkitseminen/asiakirjan päivämäärä/asiakirjan voimassaoloaika/toimenpiteen päättyminen/asiakirjan viimeinen päivitys säilytysaika alkaa periytyvä toiminnallisuus: säilytysaika Twebissä -> käytetään takautuvien säilytysaikamuutosten yhteydessä, mistä päivästä lähtien luotuun materiaaliin säilytysaikamuutosta noudatetaan hävityksen peruste periytyvä metatieto: hävityksen peruste Twebissä -> metatieto tallennetaan Twebissä hävityksen yhteydessä versioiden poisto periytyvä toiminnallisuus: versiot Twebissä -> Twebissä poistetaan asiakirjan versiot tämän perusteella, vaihtoehdot: Asiakirjan hävityksen yhteydessä, Asiakirjan allekirjoittamisen yhteydessä, Asiakirjan hyväksymisen yhteydessä, Asiakirjan valmiiksi merkitsemisen yhteydessä

26 Käyttöohje 26 (79) kieli periytyvä metatieto: kieli Twebissä sijainti periytyvä metatieto: sijaintipaikka Twebissä metaluokka dynaamiset metatiedot Twebissä -> ohjaa asiakaskohtaisia metatietoja julkisuus periytyvä metatieto: julkisuus Twebissä/KuntaToimistossa; jos salassa pidettävä, myös salassapidon peruste, salassapitoaika ja laskenta periytyvä metatieto/toiminnallisuus: Salassapidon peruste, periytyvä metatieto: Salassapitoaika Twebissä ja periytyvä metatieto: Salassapitoajan laskenta -> salassapitoajan perusteella lasketaan salassapitoajan päättyminen ohjelmallisesti -> salassapidon peruste on sekä valintalista että kirjoitettava kenttä -> salassapitoajan laskenta arvon perusteella aloitetaan salassapitoajan laskenta (vaihtoehdot: Asiakirjan valmiiksi merkitseminen, Asiakirjan päivämäärä, Asiakirjan saapuminen) julkisuusarvon tarkistusilmoitus jos ruksattu, Tweb näyttää ilmoituksen käyttäjälle julkisuusarvon tarkistamisesta suojaustason/tietoturvallisuusluokan tarkistusilmoitus jos ruksattu, Tweb näyttää ilmoituksen käyttäjälle suojaustason ja turvallisuusluokan tarkistamisesta turvallisuusluokka periytyvä metatieto: tietoturvaluokka Twebissä suojeluryhmä periytyvä metatieto: suojeluryhmä Twebissä henkilötietoja periytyvä metatieto: henkilötietoja Twebissä omistusoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä -> asiakirjan luonnin yhteydessä laajennetaan omistusoikeuksia asiakirjalle Twebissä automaattisesti selausoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä -> asiakirjan luonnin yhteydessä laajennetaan katseluoikeuksia asiakirjalle Twebissä automaattisesti salaisten katseluoikeudet periytyvä toiminnallisuus: käyttöoikeudet Twebissä -> jos julkinen asiakirja Twebissä muuttuu salassapidettäväksi, haetaan eams:ista katselija-ryhmä, jolla korvataan Twebin Kaikki-ryhmän katseluoikeudet ko. asiakirjalla asiasanat periytyvä metatieto: asiasanat Twebissä Periytyvyys tapahtuu asiakirjan luonnin yhteydessä, jollei toisin ole kuvauksessa mainittu.

27 Käyttöohje 27 (79) Uusien Sarjojen/Tehtävien / Asiaryhmien / Asiakirjatyyppien lisääminen aiemmin luotuun rakenteeseen Voit lisätä uusia sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä asiaryhmälle / asiakirjatyypille / tehtävä/sarjalle: 1. Klikkaa Uusi-painiketta. 2. Täydennä tiedot ja Tallenna. Kun myöhemmin haluat lisätä sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä tasolle, jolla on jo olemassa sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä, valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta kohta, johon haluat lisätä elementin ja valitse Lisäys \ Tehtävä/Sarja / Asiaryhmä / Asiakirjatyyppi. Jos haluat käyttää hyväksi aiemmin luomasi elementin tietoja: 1. Kaksoisklikkaa oikeasta ikkunasta sitä elementtiä, jonka jälkeen haluat lisätä uuden. 2. Valitse tältä avautuvalta Uusi. Tee muutokset ja klikkaa Tallenna -painiketta. Sarja/Tehtävän / Asiaryhmän / Asiakirjatyypin poistaminen Kun haluat poistaa sarjoja/tehtäviä /asiaryhmiä / asiakirjatyyppejä: 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse poistettava elementti oikeanpuoleisesta ikkunasta. Voit valita myös useita poistettavia pitämällä pohjassa Ctrl-painiketta samalla kun teet valintoja. 3. Valitse Muutos \ Poista toiminto/tehtävä. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon. Huomaa, että mikäli kyseinen arkisto on eams, ei asiaryhmiä, asiakirjatyyppejä tai sarja / tehtävä elementtejä voi poistaa, vaan ne tulee merkitä Ei käytössä -ruksilla. Huomioitavaa AMS-muutosten siirtymisessä Twebiin/ Tdociin: muutosten voimaansaattaminen vaatii sovelluspalvelimen (Tomcat) uudelleenkäynnistyksen - takautuvia muutoksia voi tehdä vain säilytysaikaan - mikäli jotakin tietoa ei määritellä AMS:ssa (esim. säilytysajan laskennan peruste), käytössä ovat Twebin/Tdocin oletusarvot

28 Käyttöohje 28 (79) Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien passivointi Asiaryhmä tai asiakirjatyyppi voidaan passivoida, jolloin se ei enää ole käytettävissä Twebissä / Tdocissa. Passivoitua asiaryhmää tai asiakirjatyyppiä ei voida Twebissä / Tdocissa valita passivoinnin jälkeen uutta materiaalia luotaessa. Ennen passivointia Twebiin / Tdociin luotu aineisto säilyy, ja on löydettävissä Twebin / Tdocin hakutoimintojen avulla. Passivointi toiminnallisuus palvelee parhaiten tilanteessa, jossa käytössä olevaan AMS:iin tehdään pieniä muutoksia (esimerkiksi korvataan käytössä ollut asiaryhmä tai asiakirjatyyppi toisella). Passivointi on mahdollista myös AMS:ssa, joka on asetettu eams.ksi (jota Tweb / Tdoc tai Kuntatoimisto käyttää). Passivointi tapahtuu asiaryhmän tai asiakirjatyypin tietonäkymän oikeassa alalaidassa olevan Ei käytössä valinnan kautta. Asiaryhmä- tai asiakirjatyyppielementtien määrittäminen pois käytöstä Mikäli eams:iin halutaan kuvata tehtäviä ja niissä syntyviä asiakirjatyyppejä, joita ei käsitellä asianja dokumenttienhallintajärjestelmässä (Tweb / Kuntatoimisto / Tdoc), voidaan käyttää valintaa Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa. Kun valinta on asetettu käyttöön, kyseinen elementti (asiaryhmä tai asiakirjatyyppi) ei ole käytössä Twebissä / Kuntatoimistossa / Tdocissa lainkaan. Elementti ei näy eams-rakenteessa em. järjestelmissä lainkaan.

29 Käyttöohje 29 (79) Arkiston kuvaileminen Asiasanaston ylläpito Asiasanoissa voi olla käytössä joko kiinteä tai vapaa asiasanasto. Mikäli käytössä on kiinteä asiasanasto, ylläpidetään sitä valitsemalla Ohjaustiedot \ Ylläpito \ Asiasana ylläpito. Asiasanaryhmien ylläpito: 1. Uusia asiasanaryhmiä voit lisätä klikkaamalla Lisää asiasanaryhmä. 2. Anna ryhmälle nimi ja Tallenna. Asiasanojen ylläpito: 1. Valitse asiasanaryhmä, johon haluat sanoja lisätä. Klikkaa Lisää asiasana. 2. Anna asiasana ja Tallenna. 3. Voit ottaa asiasanan pois käytöstä ruksittamalla Ei käytössä -kentän.

30 Käyttöohje 30 (79) Muokkaa-painikkeella voit muokata jo tallennettuja asiasanaryhmiä ja asiasanoja. Tulosta-painikkeella voit tulostaa asiasanaston. + ja painikkeilla voit avata ja sulkea koko rakenteen kerralla. Asiasanojen lisääminen ja poistaminen Voit halutessasi lisätä arkiston eri tasoille asiasanoja valitsemalla Asiasanat -välilehden. Mikäli käytössä ei ole kiinteätä asiasanastoa, ruudulle avautuu seuraavanlainen ikkuna: 1. Kirjoita Asiasana-kenttään sana, jonka haluat tallentaa ja klikkaa Talleta uusi. Tällöin sana tallentuu Asiasanat -kenttään. 2. Poistaminen tapahtuu valitsemalla poistettava asiasana asiasanojen luettelosta ja klikkaamalla Poista painiketta.

31 Käyttöohje 31 (79) Jos käytössä on kiinteä asiasanasto, on näyttö alla esitetyn kaltainen: 1. Klikkaa Lisää-painiketta. 2. Valitse avautuvasta ikkunasta Asiasanaryhmä ja haluamasi Asiasanat ja klikkaa sen jälkeen Lisää -painiketta. Tällöin valitut sanat tallettuvat Asiasanat - kenttään. 3. Poistaminen tapahtuu valitsemalla poistettava asiasana asiasanojen luettelosta ja painamalla Poista painiketta.

32 Käyttöohje 32 (79) Kuvailujen lisääminen ja poistaminen Voit halutessasi kuvailla eri tasoja valitsemalla Kuvailu-välilehden 1. Kirjoita Otsikko-kenttään kuvailulle otsikko ja Kuvailu-kenttään varsinainen kuvailu ja Tallenna kuvailu. 2. Voit halutessasi lisätä uuden kuvailun klikkaamalla Uusi -painiketta. 3. Kuvailuja voit selata Otsikot -valintaikkunan kautta. 4. Kuvailun voit poistaa valitsemalla sen Otsikot -valintalistasta ja klikkaamalla Poista.

33 Käyttöohje 33 (79) Tiedostoviittausten lisääminen ja poistaminen Voit halutessasi lisätä tiedostolinkkejä. Huomaa, että kyseessä on linkki tiedostoon, eikä esimerkiksi osoita kopioon tiedostosta. Tiedoston pitää siis sijaita sellaisella verkkolevyllä, johon muillakin on oikeus. Voit myös lisätä linkkejä internet/intranet -sivuille, esim Klikkaa painiketta, kun haluat lisätä tiedostoviittauksen. Etsi tiedosto ja klikkaa Avaa -painiketta. Klikkaa Tallenna. 2. Kun haluat katsoa liitetyn tiedoston tai Internet/intranet -sivuston sisältöä, valitse se Tiedostot-ikkunasta ja klikkaa painiketta. 3. Voit poistaa linkin valitsemalla sen ikkunasta ja klikkaamalla Poista -painiketta.

34 Käyttöohje 34 (79) Tietojärjestelmäselosteiden ylläpito Tiedot syötetään sarja/tehtävä / asiaryhmä / asiakirjatyyppi -tasoiselle elementille. Valitse Kuvailu välilehti ja täytä kuhunkin kuvailuun numero, nimi ja kuvailu. Alla olevassa taulukossa on selostettu ennalta määriteltyjen otsikoiden tiedot: Otsikon nume ro Sovelluksessa syötettävä otsikko (esimerkiksi) Tulosteelle tuleva otsikko Nimi Tietojärjestelmän nimi: Vastuutaho Tietojärjestelmän vastuutaho: Vastuuyksikkö Tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja henkilö, puh ja sähköpostiosoite: Käyttötarkoitus Tietojärjestelmän käyttötarkoitus: Päivitystiheys Tietojen päivitystiheys: Julkisuus Tietojen julkisuus/salassa pidettävyys: Lähteet Tietolähteet: Vuodesta Tiedot ovat vuosilta/alkaen vuodesta: Julk.osoite Tietojärjestelmän julkinen osoite: Hlörekisteri Henkilörekisteri: Luovutukset Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Julkiset tiedot Julkiset tiedot tietoryhmittäin: Salassa pidettävät Salassa pidettävät tiedot: Suojaus Henkilörekisterin suojauksen periaatteet: Useat organisaatiot Onko rekisterin useamman kuin yhden organisaation ylläpitämä: Arkisto Arkistotulosteet: Tiedot muille Annetaanko rekisteristä tietoja muille organisaatioille: Ohjelmat Ohjelmat ja tietovälineet, laitteisto: Ylläpitäjä Tekninen ylläpitäjä: Koko Rekisterin nykyinen koko: Kasvu Rekisterin vuosikasvu: Säil.aika Tietojen säilytysaika: Sovelluksessa syötettävä otsikko on esimerkki käytettävästä otsikosta. Tämä otsikko on yllä olevien kiinnitettyjen numerosarjojen kohdalla päätettävissä organisaation valitsemaksi, huolehtien kuitenkin siitä, että kaikki käyttäjät käyttävät samoja otsikoita selvyyden vuoksi.

35 Käyttöohje 35 (79) Kukin kuvailu voi olla 254 merkkiä pitkä ja yhdelle elementille on varattu 4 otsikkonumero. Näin esimerkiksi tietojärjestelmän nimi voi olla maksimissaan 4x254 merkkiä pitkä. Tiedot tulostuvat numerojärjestyksessä tulosteelle. Yllä olevassa taulukossa esitetyt otsikot tulostuvat ennalta määrättyinä, sen sijaan alla lueteltujen otsikkonumeroiden otsikoiksi tulostuvat juuri ne otsikot, jotka Kuvailu välilehdellä on annettu. Vapaasti määriteltävät otsikot: Tietojärjestelmäseloste tulostetaan valitsemalla kyseinen elementti, jolle tiedot on annettu ja valitsemalla Tulosteet alasvetovalikosta Tietojärjestelmäseloste. Tuloste avautuu Crystalin esikatseluruutuun, josta se voidaan tulostaa tai sitä voidaan jatkokäsitellä normaaliin tapaan.

36 Käyttöohje 36 (79) Arkiston selaus / rakenteen muuttaminen Arkiston rakenteen muuttaminen eli arkiston muutos, arkiston poisto, siirto/kopiointi-toiminnot, rakenteen ylläpito sekä Tuo/Vie arkisto vaativat pääkäyttäjäoikeudet. eams:ksi asetettua arkistoa (arkistolistauksessa maapallosymbolilla esitetty AMS) voidaan muokata vain rajoitetusti. Siitä ei voida poistaa elementtejä, ei tehdä rakenteellisia siirtoja / kopiointeja. Uuden lisäys ja elementtien passivointi on mahdollista. Aiemmin käytössä ollutta eams:ia (arkistolistauksessa lukkosymbolilla esitetty AMS) ei voida muokata. Kun haluat selata arkiston tietoja tai muuttaa niitä, valitse Ylläpito \ Muuta arkistoa. Kun haluat selata arkistorakennetta: 1. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta elementti, jonka alapuolisia elementtejä haluat tarkastella. Tällöin oikeanpuoleiseen ikkunaan tulee kyseisen tason sisältö. 2. Kaksoisklikkaa oikeanpuoleisesta ikkunasta sitä elementtiä, jota haluat katsoa tai muuttaa. Arkiston poisto Kun haluat poistaa koko arkiston, valitse Ylläpito \ Poista arkisto. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon kaksi kertaa. Aiemmin käytössä ollutta eams:ia (arkistolistauksessa lukkosymbolilla esitetty AMS) ei voida poistaa. Arkiston poiston yhteydessä sovellus vie arkistosta varmuuskopion käyttäjän temp -kansioon, josta se voidaan tarvittaessa tuoda takaisin Tuo arkisto -toiminnolla. Huomaa, että tämä toiminto on pysyvä ja poistaa todellakin koko arkiston!

37 Käyttöohje 37 (79) Rakenteen ylläpito Jos arkiston rakennetta on muutettu esim. siirto-toiminnolla, saattaa elementtien järjestys raporteilla poiketa työtilassa näkyvästä järjestyksestä. Rakenteen saa korjattua ylläpitoajolla. Valitse Ylläpito \ Rakenteen ylläpito. Jos arkisto on suuri, kestää ylläpitoajo useamman minuutin. Rakenteen ylläpitoajo tule suorittaa aina arkiston rakenteeseen tehtyjen muutosten jälkeen. Osan siirto Voit halutessasi siirtää toimintoja ja sarjoja paikasta toiseen. 1. Valitse ensin siirrettävä elementti ja sitten Siirrot \ Leikkaa. 2. Siirrä kohdistin siihen kohtaan, jonka jälkeen haluat siirrettävän elementin siirtyvän ja valitse Siirrot \ Liitä. 3. Jos haluat siirtää seuraavalle tasolle, valitse Siirrot \ Liitä seuraavalle tasolle. Mikäli seuraavalla tasolla on jo jokin elementti, ei Liitä seuraavalle tasolle -toimintoa voi käyttää, vaan silloin on mentävä seuraavalle tasolle siihen kohtaan, jonka jälkeen haluat siirrettävän elementin tulevan ja valittava Siirrot \ Liitä. Huomaa, että osan siirrossa, jos kyseisellä tasolla on alatasoja, siirtyvät myös nämä (sis. säilytysyksiköt).

38 Käyttöohje 38 (79) Osan kopiointi Voit myös kopioida toimintoja tai sarjoja paikasta toiseen. 1. Valitse kopioitava elementti ja sitten Siirrot \ Kopioi. Siirrä kohdistin siihen kohtaan, jonka jälkeen haluat kopioidun elementin kopioituvan. 2. Valitse Siirrot \ Liitä. 3. Jos haluat siirtää seuraavalle tasolle, valitse Siirrot \ Liitä seuraavalle tasolle. Mikäli seuraavalla tasolla on jo jokin elementti, ei Liitä seuraavalle tasolle-toimintoa voi käyttää, vaan silloin on mentävä seuraavalle tasolle siihen kohtaan, jonka jälkeen haluat siirrettävän elementin tulevan ja valittava Siirrot \ Liitä. Huomaa, että jos kyseisellä tasolla on alatasoja, kopioituvat myös nämä (lukuun ottamatta säilytysyksiköitä). Tuo / Vie arkisto Halutessasi voit ottaa kopion arkistosta. Voit myös sisällyttää kopioon säilytysyksiköt tai ottaa kopion vain rakenteesta. 1. Valitse Ylläpito \ Vie arkisto ja valitse haluatko ottaa kopion rakenteesta / rakenteesta ja arkistoyksiköistä / kaikista tiedoista. Kaikki tiedot -valinta sisältää kaikkien välilehtien kaikki tiedot kaikilta tasoilta. 2. Määrittele arkistolle nimi esim. arkisto.txt ja hakemisto, mihin sen haluat tallettaa. 3. Klikkaa OK. Ohjelma ilmoittaa kopioinnin päättymisestä esimerkiksi seuraavalla ilmoituksella: Kun haluat tuoda kopioidun arkiston: 1. Valitse Ylläpito \ Tuo arkisto. 2. Etsi ja valitse tallentamasi tiedosto ja paina OK. Kun kopiointi on päättynyt, ilmestyy arkistojen valikkoikkunaan uusi arkisto, joka on nimeltään KOPIO alkuperäinen arkistonnimi.

39 Käyttöohje 39 (79) Huomaa, että mikäli viet arkiston Arkin versiolla 4.61 tai uudempi ja tuot sen vanhaan Arkin versioon, eivät kaikki tiedot siirry. Huomaa myös, että jos viet arkiston Arkin vanhemmasta versiosta, ja tuot sen uuteen Arkin versioon (4.61 tai uudempi), eivät kaikki tiedot siirry. Mikäli organisaatio on käyttänyt Vie arkisto -toimintoa, kannattaa versiopäivityksen jälkeen käyttää uudella versiolla tehtyjä arkistokopioita, jos halutaan tietojen siirtyvän kokonaisina. Arkiston tuonnin yhteydessä työasemalle syntyy import.log niminen lokitiedosto, jota voidaan tarvita virheselvittelyssä, mikäli arkiston tuonti ei mene läpi ongelmitta. Tiedosto syntyy Tempkansioon. Voit myös viedä arkiston XML-muodossa. Arkiston varmuuskopiointi Käytössä olevasta AMS:sta on suositeltavaa ottaa varmuuskopio säännöllisesti. Varmuuskopio voidaan tallentaa esimerkiksi työasemaan tai verkkolevyasemalle. Varmuuskopion ottaminen tapahtuu Arkin Vie arkisto toiminnolla. Arkistosta syntyvä tiedosto on hyvä nimetä siten, että nimestä näkyy varmuuskopion ottamispäivämäärä, esim. AMS_varmuuskopio_ txt.

40 Käyttöohje 40 (79) Haku-toiminto Kyselytilassa voit suorittaa hakuja toiminnoista, sarjoista ja säilytysyksiköistä. 1. Valitse valikkoriviltä Haku ja ruudulle avautuu seuraavanlainen Haku-ikkuna: 2. Valitse ensin haluatko suorittaa haun siitä arkistosta, jossa olit vai kaikista arkistoista. Oletusarvona on se arkisto, jossa olit. Kaikki arkistot -valinta on valintalistan viimeisenä ja vaatii PERUS Selaus oikeuden, eli oikeuden kaikkien arkistojen katseluun. 3. Valitse sen jälkeen, miltä tasolta haluat hakea. Sen jälkeen täytä kenttien tiedot haluamallasi rajauksella. Perustiedot Kuvailu ja hakusanat Hakuteksti-kenttään kirjoitettu hakuteksti kohdistuu - Nimi-, Huomautus- ja Kuvaus kenttien sisältöön sekä - Sijainti/Arkiston nimi -kenttiin. Hakuteksti-kenttään kirjoitettu teksti kohdistuu - Kuvailu- ja Asiasanat välilehtien sisältöön. 4. Kun olet rajannut haettavan alueen, paina Hae-painiketta. Ruudulle avautuu luettelo rajauksen mukaisista elementeistä.

41 Käyttöohje 41 (79) 5. Voit valita ylimmäisestä ikkunasta haluamasi elementin ja tarkistella sen sisältöä klikkaamalla tämän jälkeen Valitse-painiketta. Muuta rakennetta voit tarkastella valitsemalla jommastakummasta alimmasta ikkunasta arkiston osasen ja klikkaamalla sen jälkeen Valitse-painiketta. Haun kautta voit myös tehdä muutoksia elementtien tietosisältöön. 6. Jos haluat muuttaa tai tarkentaa rajaustasi, jäävät edellisen haun rajaukset muistiin Haku-ikkunaan.

42 Käyttöohje 42 (79) Hakutuloksesta voit ottaa myös tulosteita. Hakutulos -tuloste antaa hakutuloksen sekä rajausehdot: Selkämys-raportin avulla voit tulostaa säilytysyksiköille selkämykset. Tämän tulosteen saat vain hakutuloksen kautta: 1. Anna sellaiset hakuehdot, että saat haun lopputulokseksi joko sarja- tai säilytysyksikkö-tasoisia elementtejä. 2. Valitse hakutuloksesta joko sarja- tai säilytysyksikkö ja klikkaa Selkämys. 3. Valitse haluamasi koko ja valitse tulostettavat säilytysyksiköt ja klikkaa Tulosta.

43 Käyttöohje 43 (79) Raportit Kyselytilassa voi tulostaa seuraavat raportit: Muodostussuunnitelma Suojelusuunnitelma Arkistoluettelo Arkistokaava Rakenneraportti Tehtäväluokitus Siirto-/hävitysehdotelma Siirto-/hävitysluettelo Luettelo arkistoista Tietojärjestelmäseloste Arkiston arvojen tarkastus Lainat Lokit Raportteja voidaan tulostaa PDF-, RTF- tai XLS muodossa. Muoto valitaan Raportit valikosta Raportin muoto-kohdasta. Muodostussuunnitelma valinnan takaa on tulostettavissa seuraavat raportit: 1. Perusraportti sisältää vain aktiiviset elementit, eli passivoidut jäävät raportilta pois 2. Perusraportti myös passivoidut sisältää myös passivoidut elementit (harmaalla), ei sisällä Käsittelyvaiheita eikä Toimenpiteitä. 3. Perusraportti Sähke 1 sisältää Sähke 1:n mukaiset metatiedot. Sisältää myös Käsittelyvaiheet ja Toimenpiteet, asiakirjatyypeistä listautuvat ne, jotka on liitetty toimenpiteisiin.

44 Käyttöohje 44 (79) 4. Perusraportti Sähke 2 sisältää Sähke 2:n mukaiset metatiedot.. Sisältää myös Käsittelyvaiheet ja Toimenpiteet, asiakirjatyypeistä listautuvat ne, jotka on liitetty toimenpiteisiin. Asiaryhmän perään tulostuvat ne asiakirjatyypit, joita ei ole liitetty toimenpiteisiin. Passivoidut elementit eivät tulostu tälle raportille. 5. Perusraportti + toimenpiteet sisältää myös toimenpiteet. Raportilta on nähtävissä myös toimenpiteille liitetyt asiakirjatyypit. Passivoidut elementit tulostuvat harmaalla fontilla. Kaikki raportit näkyvät esikatselunäytöllä, josta ne ovat selattavissa ja tulostettavissa. Kun haluat tulostaa esim. arkistonmuodostussuunnitelman, valitse ensin se kohta arkistoa, josta haluat ko. raportin tulostuvan ja sitten Tulosteet \ Muodostussuunnitelma \ Perusraportti. Raportin esikatselu:

45 Käyttöohje 45 (79) eams:in laadintaan liittyvät toiminnot Tässä kappaleessa kuvataan seuraavia eams:in laadintaan liittyviä toimintoja: käsittelyvaiheiden ja toimenpiteiden lisääminen ja ylläpito, valintalista asiakirjatyyppien laadinta sekä eams:n asettaminen. Käsittelyprosessien kuvaus AMS:ssa Asioiden käsittelyprosessi voidaan kuvata AMS:iin asiaryhmittäin kahdella tasolla: 1. Käsittelyvaiheet 2. Toimenpiteet Hierarkisesti käsittelyvaiheet sijoittuvat asiaryhmän alapuolelle (väliin syntyy automaattisesti Käsittelyprosessi -taso), ja toimenpiteet taas käsittelyvaiheen alapuolelle. Toimenpiteet voi lisätä myös suoraan asiaryhmän alle (väliin syntyy automaattisesti Käsittelyprosessi taso). Rakenteen hierarkia AMS-rakenteessa: Asiaryhmä Käsittelyprosessi Käsittelyvaiheet Asiakirjatyypit Toimenpiteet Kuvassa näkyy asiaryhmän Vakinaiset ja määräaikaiset alla automaattisesti syntyvä Käsittelyprosessi -taso. Käsittelyprosessi -tason alla ovat Käsittelyvaiheet (Vireillepano/-tulo, Valmistelu / käsittely, Päätöksenteko, jne.) Twebissä asiaryhmäkohtaiset toimenpiteet ovat otettavissa käyttöön valittavina toimenpidetyyppeinä, kun ko. asiaryhmään avatulle asialle lisätään toimenpiteitä. Käsittelyvaiheet näkyvät toimenpidetyyppien valintalistalla Twebissä, mutta niitä ei voida valita.

46 Käyttöohje 46 (79) Asiakirjatyypit liitetään toimenpidetyypille, mikäli halutaan määrittää minkä tyyppisiä asiakirjoja voi syntyä missäkin prosessin vaiheessa. Tämä määritys ohjaa asiakirjojen luomista / liittämistä asioille Twebissä. Toimenpiteet kokonaisuuden (Käsittelyvaiheet ja Toimenpiteet) voi kopioida ja liittää AMSrakenteeseen samalla tavoin kuin muutkin elementit. Käsittelyvaiheet Käsittelyvaiheen lisääminen: 1. Valitse asiaryhmä, jolle haluat käsittelyvaiheen lisätä. 2. Valitse Ylläpitotilassa Lisäys -valikosta Käsittelyvaihe. Käsittelyvaiheet tiedot avautuvat. Voit valita Käsittelyvaiheen alasvetovalikosta tai kirjoittaa Nimi-kenttään valitsemasi nimen. Alasvetovalikossa on valittavissa Arkistolaitoksen eams-perusmallin mukaiset käsittelyvaiheet. Käsittelyvaiheelle voidaan tallentaa myös Kuvaus tieto.

47 Käyttöohje 47 (79) Huomaa, että lisättävät käsittelyvaiheet tulevat siihen järjestykseen, jossa ne syötetään. Jos samalle asiaryhmälle lisätään useampi käsittelyvaihe, on ne syötettävä lopullisessa järjestyksessä, sillä niiden järjestystä ei voi jälkikäteen muuttaa.

48 Käyttöohje 48 (79) Toimenpiteet Toimenpiteitä voidaan käyttää arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa asian käsittelyvaiheiden kuvaamiseen. Toimenpiteitä voidaan hyödyntää Twebissä toimenpidetyyppeinä ja toimeksiantotyyppeinä. Toimenpiteiden lisäys 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse vasemmanpuoleisesta ikkunasta se Asiaryhmä tai Käsittelyvaihe, johon haluat lisätä toimenpiteitä. 3. Valitse Lisäys \ Toimenpide. 4. Anna haluamasi tiedot. Tallenna. Ei käytössä asian- tai dokumenttienhallinnassa valinta jättää kyseisen toimenpidetyypin kokonaan pois käytöstä Twebissä.

49 Käyttöohje 49 (79) Huomaa, että asiakirjatyyppien valitseminen toimenpiteelle edellyttää, että kyseiseen asiaryhmään on luotu asiakirjatyyppejä. eams-toiminnallisuudet toimenpiteellä: toimenpiteen nimi periytyvä metatieto: toimenpiteellä tyyppi Twebissä suunta periytyvä metatieto/toiminnallisuus: toimenpiteellä suuntatwebissä saapuva-suuntaiselle toimenpiteelle liitetyt ja luodut asiakirjat merkitään heti valmiiksi toimeksianto periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannolla tyyppi valintalistassa Twebissä kuvaus toimenpiteelle periytyvä metatieto: kuvaus Twebissä asiakirjatyyppirajoitus Twebissä ko. toimenpiteelle voi liittää vain eams:issa määriteltyjä asiakirjatyyppejä Toimeksianto valinnan ruksaaminen tuo Toimeksianto- ja Toimeksiannon käyttöoikeudet - välilehdet esille. Toimeksiantotyyppi on tällöin käytössä Twebissä kyseisellä asiaryhmällä. Listaotsikko tarkoittaa otsikkoa, jolla toimeksianto näkyy Twebin toimeksiantotyyppi valintalistalla. Kuvaus siirtyy toimeksiannon Tehtävän ohjeet välilehdelle. Toimeksiannon käyttöoikeudet -välilehdellä voidaan määritellä toimeksiannon mukanaan antamia käyttöoikeuksia. Ilman eri määritystä asialle siirtyy Toimeksi-tyyppisen toimeksiannon mukana Päivittäjä-oikeus, mutta tässä voidaan määritellä siirtyväksi Omistaja-oikeus, mikäli se on tarpeen. eams-toiminnallisuudet toimeksiannolla: kuvaus toimeksiannolle periytyvä metatieto: tehtävän ohje Twebissä preferoitu lähetysformaatti toimeksiannolle periytyvä toiminnallisuus: formaatti Twebissä -> jos toimeksiannon liitteellä on renditio preferoidussa formaatissa (uusimmasta versiosta) lähetetään tämä asiakirjatyyppirajoitus -> Twebissä ko. toimeksiannolle voi liittää vain eams:issa määriteltyjä asiakirjatyyppejä (Toimenpiteen ja asiakirjojen suhteet välilehdelle valitut)

50 Käyttöohje 50 (79) Toimeksi ja Tiedoksi kohtiin voidaan valita -painikkeesta Toimeksiannolle oletuksena tulevia Twebin Jakelulistoja vastaanottajiksi. Kun Twebissä luodaan toimeksianto käyttäen tätä Arkissa kyseiselle asiaryhmälle luotua toimeksiantotyyppiä, tulee vastaanottajakenttiin automaattisesti Arkissa vastaanottajiksi määritellyt Jakelulistat. Tämä edellyttää, että Twebissa on luotuna jakelulista /-listoja. eams-toiminnallisuudet toimeksiannolla: toimeksianto periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannolla tyyppi valintalistassa Twebissä listaotsikko periytyvä metatieto: toimeksiantolistauksissa Twebissä julkisuustilan muutos periytyvä toiminnallisuus: asiakirjan julkisuus Twebissä jos asiakirja on liitteenä ko. toimekisannolla, voidaan sen julkisuus muuttaa toimeksiannon lähetyksen tuloksena toimeksi-oikeustaso periytyvä toiminnallisuus: asiakirjan käyttöoikeudet Twebissä -jos asiakirja on liitteenä ko. toimeksiannolla, voidaan toimeksiannon lähetyksen yhteydessä laajentaa sen käyttöoikeuksia yli normaalien (normaalisti suurimmat oikeudet ovat päivittäjä, nyt suurimmat voivat olla omistaja) toimeksi periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannon toimeksi-vastaanottajat tiedoksi periytyvä toiminnallisuus: toimeksiannon tiedoksi-vastaanottajat

51 Käyttöohje 51 (79) Jos haluat, että Twebissä toimenpiteen luonnin yhteydessä toimenpiteen Kuvaus/Lisätietoja, Lähettäjä/Lähettäjän organisaatio ja Vastaanottaja -tiedot suojataan (suojaus-ruksi ko. kentissä on päällä) sovelluksen toimesta, valitse ko. ruksikenttä Arkissa. Twebissä käytettävissä olevat vakiotoimenpiteet näet Ohjaustiedot \ Ylläpito \ Vakio toimenpiteet. Toimenpiteiden poisto Voit poistaa toimenpiteitä: 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse vasemmasta ikkunasta käsittelyvaihe (jos toimenpiteet ovat käsittelyvaiheen alla) tai käsittelyprosessi (jos toimenpiteet ovat suoraan asiaryhmän alla) ja sen jälkeen oikeasta ikkunasta se toimenpide, jonka haluat poistaa. 3. Valitse Muutos \ Poista toiminto/tehtävä. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon. Voit halutessasi valita useita poistettavia pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa tehdessäsi valintoja. Toimenpiteiden järjestäminen Voit järjestää toimenpiteitä eri järjestykseen 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse oikeasta ikkunasta se toimenpide, jota haluat siirtää prosessissa eri kohtaan. 3. Valitse Siirrot \ Siirrä toimenpide ylös tai Siirrä toimenpide alas, sen mukaan mihin suuntaan haluat toimenpidettä siirtää. Toimenpide siirtyy aina yhden askelman valitsemaasi suuntaan. Toista toimenpidettä kunnes toimenpide on oikealla kohdallaan. Toimenpiteiden passivointi Toimenpidetyyppi voidaan passivoida, jolloin se ei enää ole käytettävissä Twebissä. Passivoitua toimenpidetyyppiä ei voida Twebissä valita passivoinnin jälkeen uutta materiaalia luotaessa. Ennen passivointia Twebiin luotu aineisto säilyy, ja on löydettävissä Twebin hakutoimintojen avulla. Passivointi tapahtuu toimenpiteen tietonäkymän keskiosassa olevan Ei käytössä valinnan kautta. Toimenpiteet eivät ohjaa KuntaToimiston käsittelyvaiheita.

52 Käyttöohje 52 (79) Valintalista-asiakirjatyypit Jos haluat Twebissä/ Tdocissa luoda asiakirjoja, jotka ovat asiaryhmiin kuulumattomia (esim. postiluettelo-asiakirjoja): 1. Toiminto/ Yksikkö-tason tunnuksen tulee olla Kaikki 9999 tunnuksen alla olevat asiakirjatyypit tulevat Twebiin/ Tdociin valittaviksi asiakirjatyypeiksi (luotaessa asiakirjaa ilman asiaryhmä liitäntää). Valintalistan luominen Valintalistan rakenteen tulee näyttää tältä: Asiakirjatyypit on luotu suoraan Toiminto / yksikkö elementin alle. Tämä tulee tehdä seuraavalla tavalla: 1. Luo Toiminto / yksikkö elementti 9999 Valintalista. 2. Lisää sen alle THS elementti. Voit nimetä THS-elementin kuten asiakirjatyypin.

53 Käyttöohje 53 (79) 3. Muuta THS elementti Asiakirjatyypiksi. Tämä tapahtuu THS:n tiedoista, oikean reunan alasvetovalikosta: Tämän jälkeen voit luoda uusia Asiakirjatyyppi elementtejä äsken THS:stä muuttamasi alapuolelle.

54 Käyttöohje 54 (79) eams:in asettaminen Jos haluat varmistaa, onko laatimasi eams sopiva asetettavaksi eamsiksi, joka ohjaa asian- ja dokumenttienhallintaa, voit tehdä tarkistuksen valitsemalla Ohjaustiedot-valikosta Ylläpito ja sieltä eams tarkastus. Toiminto ainoastaan tarkastaa eamsin kelpoisuuden, ei tee eamsiksi asettamista. Kun haluat asettaa arkiston eams:iksi valitse Ylläpito \ Aseta eams. Saat näytölle varmistuskysymyksen. Vastaa Kyllä, mikäli haluat edetä. Sovellus tarkistaa, että suunnitelma, jonka haluat asettaa eams:iksi täyttää sille asetetut kriteerit mm. kaikille Twebiin/ Tdociin tallennetuille asiakirjoille löytyy uudesta suunnitelmasta tunnukset. Saat näytölle esimerkiksi seuraavanlaisen ilmoituksen:

55 Käyttöohje 55 (79) Kun eams on asetettu: - elementtejä ei voi poistaa, mutta niitä voi passivoida (ei käytössä-valinta oikeassa alakulmassa) - rakenteen siirto ja kopiointi ei ole mahdollista - elementin tyyppiä ja tunnusta ei voi muuttaa Mikäli eams:n asetus epäonnistuu, yleisin syy siihen on, että Twebissä/ Tdocissa on asioita / asiakirjoja, joille ei asetettavasta AMS:sta löydy asiaryhmää tai asiakirjatyyppiä. Tiedot eams:n asettamisesta näkyvät Aseta eams ikkunassa, ja ne voidaan myös tulostaa Tulosta painikkeen kautta. eams:n asettamisen yhteydessä järjestelmä antaa sille versionumeron.

56 Käyttöohje 56 (79) eams:n versiointi Kun järjestelmän(tweb / Kuntatoimisto / Tdoc) käytössä ollut eams versioidaan, eli käytännössä korvataan uudella, päivitetyllä eams-versiolla. eams:n versioinnin yhteydessä aiemmin käytössä ollut eams lukitaan selailukäyttöön, ja se näkyy arkistovalintalistassa lukkosymbolilla kuvattuna. Lukittua eams:ia ei voida poistaa Arkista, eikä siihen voida tehdä muutoksia, poistoja tai rakennesiirtoja. Lukitusta eams:sta voidaan tulostaa raportteja.

57 Käyttöohje 57 (79) Paperi-AMS:n laadintaan liittyvät toiminnot Luettelointi Säilytysyksiköiden lisääminen Sarja/tehtävä taso on oltava numerointeineen valmis, ennen kuin voidaan lisätä säilytysyksiköitä. Tämä sen vuoksi, että säilytysyksiköt saavat oikean tunnusmerkinnän. Säilytysyksiköllä tarkoitetaan arkistoyksikköä eli esim. mappia, koteloa, sidosta tmv. Säilytysyksiköiden lisääminen tapahtuu kyselytilassa. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta ikkunasta se sarja/tehtävä, johon haluat lisätä säilytysyksikön ja valitse sen jälkeen Säilytysyksikkö \ Säilytysyksikkö.

58 Käyttöohje 58 (79) Nimi, tunnus ja sijaintitiedot tulevat automaattisesti sarjatasolta. Mikäli sarjatasoa muutetaan säilytysyksiköiden lisäämisen jälkeen, eivät säilytysyksiköt päivity automaattisesti vaan ne pitää poistaa ja lisätä uudelleen. Tämän vuoksi sarja/tehtävä taso on tärkeätä olla valmiina ennen kuin lähdetään lisäämään säilytysyksiköitä. Ohjelma numeroi säilytysyksiköt automaattisesti. Mikäli haluat antaa säilytysyksikölle toisen numeron esimerkiksi alkaessasi luetteloinnin kesken vuotta merkitse uusi säilytysyksikön numero kenttään Numero. Numero kentän jäljessä olevaan kenttään voidaan merkitä esim. aakkostunnus, jos sama säilytysyksikkö on jaettu useampaan koteloon tmv. Laajuus kenttään laitetaan säilytysyksikön leveys metrimuodossa (esim. 10 senttimetrin levyinen kotelo merkitään kenttään muodossa 0,10). Lkm-kenttään voidaan merkitä kuinka monta säilytysyksikköä tämä merkitty säilytysyksikkö sisältää (esimerkiksi luetteloitaessa vanhaa materiaalia, voidaan joskus merkitä vain yksi säilytysyksikkö, vaikka niitä olisi useita). Siirto- ja hävityspäiviä ei saa merkitä, ellei ole kyse vanhasta materiaalista, joka on jo siirretty/hävitetty. Jos kentissä on merkintöjä, ohjelma ei koskaan tarjoa materiaalia siirrettäväksi/hävitettäväksi. Ohjelma merkitsee siirto/hävitysajon yhteydessä päivämäärät automaattisesti näihin kenttiin. Kun olet täyttänyt haluamasi kentät, paina Tallenna -painiketta. Voit lisätä uusia säilytysyksiköitä samalle sarjalle/tehtävälle painamalla Uusi -painiketta. Säilytysyksiköihin liittyvät asetukset Voit valita, haluatko ohjelman numeroivan säilytysyksiköiden vuositiedon automaattisesti vai et. Asetus on käyttäjä-/työasemakohtainen. Mikäli asetus on päällä, numeroi ohjelma säilytysyksiköiden vuodet kentät automaattisesti samalla vuosivälillä, mikä on viimeksi annettu. Mikäli asetus on pois päältä, pysyy vuosikentässä sama vuositieto muuttumattomana kuin mikä oli edellisessä säilytysyksikössä.

59 Käyttöohje 59 (79) Voit valita, missä järjestyksessä säilytysyksiköt näytöllä esitetään. Asetus on käyttäjä- /työasemakohtainen. Säilytysyksikön poistaminen Kun haluat poistaa säilytysyksikön valitse poistettava säilytysyksikkö oikeanpuoleisesta ikkunasta ja valitse Muutos \ Poista säilytysyksikkö. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon. Poiston jälkeen laajuus muuttuu automaattisesti tehtävä/sarja tasolle. Voit myös valita useita pitämällä Ctrlpainiketta pohjassa valitessasi poistettavia säilytysyksiköitä. Normaalisti säilytysyksiköitä poistetaan hävitysprosessin kautta. Katso tähän ohje alta. Kuvailuelementin lisääminen Kuvailuelementtien avulla voidaan kuvailla sarjalle luotavien säilytysyksiköiden sisältöä. Sitä voidaan käyttää esim. tilanteessa, jossa samat arkistoyksiköt sisältävät eri säilytysaikaista materiaalia. Jokaiselle eri säilytysaikaiselle materiaalille tehdään oma kuvailuelementti. Kuvailuelementti lisätään samalle tasolle kuin säilytysyksiköt. Kuvailuelementin lisääminen tapahtuu aina ylläpitotilassa. 1. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta ikkunasta se tehtävä/sarja, jonka säilytysyksiköitä halutaan kuvailuelementillä kuvailla. 2. Valitse sitten Lisäys \ Kuvailuelementti.

60 Käyttöohje 60 (79) 3. Täytä haluamasi kentät ja paina Tallenna-painiketta. Voit lisätä uusia kuvailuelementtejä klikkaamalla Uusi-painiketta. 4. Jo luotu sarja on myös mahdollista kopioida luotavan kuvailuelementin pohjaksi. Valitse tällöin Lisäys \ Kopioi valittu sarja kuvailuelementiksi. Kuvailuelementin poistaminen Kun haluat poistaa kuvailuelementin: 1. Siirry ylläpitotilaan. 2. Valitse poistettava kuvailuelementti oikeanpuoleisesta ikkunasta. Valitse Muutos \ Poista toiminto/tehtävä. Ohjelma kysyy varmistuksen poistoon. Voit halutessasi valita useita poistettavia pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa tehdessäsi valintoja.

61 Käyttöohje 61 (79) Luetteloidun aineiston siirtäminen Kaikki siirtämiseen liittyvät toiminnot on koottu Tulosteet \ Siirrot kohdan alle. Kun luetteloitu materiaalisi on saavuttanut siirtoajan (säilytysyksikön loppumisvuodesta on kulunut aika, joka on merkitty asiaryhmä / asiakirjatyyppi / sarja -tasolla työyksikön säilytysajaksi): 1. Valitse Tulosteet \ Siirrot ja valitse avautuvasta valikosta Siirtoehdotelma. Siirtoehdotelman voit valita työyksiköstä tai väliarkistosta. 2. Tulostettuasi siirtoehdotelman, valitse Tulosteet \ Siirrot ja valitse avautuvasta valikosta Siirtoajo. Siirtoajon voit valita työyksiköstä tai väliarkistosta. Avautuu seuraavanlainen näkymä: Yläikkunassa näkyvät ohjelman siirrettäväksi ehdottamat säilytysyksiköt. Huomaa, että mikäli säilytysajat ovat tyhjiä, ohjelma ehdottaa niiden sarjojen säilytysyksiköitä siirto ja hävitysajoissa joka kerran. Valitsemalla jonkin säilytysyksiköistä ja painamalla sen jälkeen Poista painiketta, voit poistaa kyseisen säilytysyksikön siirtoajosta. Painamalla Poista kaikki painiketta, poistat kaikki säilytysyksiköt siirtoajosta. Säilytysyksiköitä voit lisätä Lisää painikkeella tai vastaavasti lisätä kaikki säilytysyksiköt alaikkunasta Lisää kaikki painikkeella. Siirtopäivä kenttään voit merkitä tosiasiallisen siirtopäiväyksen tai hyväksyä ohjelman tarjoaman ehdotuksen. 3. Klikkaa Siirtoajo painiketta, jolloin ohjelma suorittaa siirtoajon ja merkitsee säilytysyksiköille sen päiväyksen, joka Siirtopäivä kenttään on merkitty.

62 Käyttöohje 62 (79) Työyksiköstä siirretyt näkyvät tämän jälkeen väliarkiston tulosteilla ja vastaavasti väliarkistosta siirretyt näkyvät päätearkiston tulosteilla. 4. Suoritettuasi siirtoajon, valitse Tulosteet \ Siirrot \ Siirtoluettelo. Valitse vielä, mistä haluat sen ottaa (työyksikkö vai väliarkisto). Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa kysytään siirtoluettelon alkupäivä ja sen jälkeen loppupäivä. Annettuasi nämä tiedot, saat tulosteen näytölle. Luetteloidun aineiston hävittäminen Kaikki hävittämiseen liittyvät toiminnot on koottu Tulosteet \ Hävitykset kohdan alle. Nämä hävitykseen liittyvät toiminnot koskevat paperiaineistoa. Sähköisen aineiston hävittäminen tapahtuu esimerkiksi Twebin hävitystoimintojen kautta. Kun luetteloitu materiaalisi on saavuttanut hävitysajan: 1. Valitse Tulosteet \ Hävitykset \ Hävitysehdotelma. Hävitysehdotelman voit valita työyksiköstä, väliarkistosta tai päätearkistosta. 2. Tulostettuasi hävitysehdotelman, valitse Tulosteet \ Hävitykset \ Hävitysajo. Hävitysajon voit valita työyksiköstä, väliarkistosta tai päätearkistosta. Avautuu seuraavanlainen näkymä:

63 Käyttöohje 63 (79) Yläikkunassa näkyvät ohjelman hävitettäväksi ehdottamat säilytysyksiköt. Huomaa, että mikäli säilytysajat ovat tyhjiä, ohjelma ehdottaa niiden sarjojen säilytysyksiköitä siirto ja hävitysajoissa joka kerran. Valitsemalla jonkin säilytysyksiköistä ja painamalla sen jälkeen Poista painiketta, voit poistaa kyseisen säilytysyksikön hävitysajosta. Painamalla Poista kaikki painiketta, poistat kaikki säilytysyksiköt hävitysajosta. Säilytysyksiköitä voit lisätä Lisää painikkeella tai vastaavasti lisätä kaikki säilytysyksiköt alaikkunasta Lisää kaikki painikkeella. Hävityspäivä kenttään voit merkitä tosiasiallisen hävityspäiväyksen tai hyväksyä ohjelman tarjoaman ehdotuksen. Klikkaa Hävitysajo painiketta, jolloin ohjelma suorittaa hävitysajon ja merkitsee säilytysyksiköille sen päiväyksen, joka Hävityspäivä kenttään on merkitty. 3. Suoritettuasi hävitysajon, valitse Tulosteet \ Siirrot \ Hävitysluettelo. Valitse vielä, mistä haluat sen ottaa (työyksikkö, väliarkisto vai päätearkisto). Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa kysytään hävitysluettelon alkupäivä ja sen jälkeen loppupäivä. Annettuasi nämä tiedot, saat tulosteen näytölle. Hävitetyt säilytysyksiköt näkyvät sovelluksen käyttöliittymässä samalla kuvakkeella kuin muutkin säilytysyksiköt, mutta niissä on punainen rasti kuvakkeen päällä. Hävitys muuttaa sarjan laajuuden automaattisesti.

64 Käyttöohje 64 (79) Lainat Ohjelmalla on mahdollista ylläpitää lainaluetteloa avoimista ja palautetuista lainoista. Lainat merkitään aina kullekin säilytysyksikölle: Avaa ensin haluttu säilytysyksikkö kaksoisklikkaamalla sitä oikeasta ikkunasta. Klikkaa Lainat painiketta. Avautuu seuraavanlainen ikkuna: Lainauspäivä täyttyy automaattisesti kuluvalla päivällä, jonka ohjelma ottaa työaseman päiväyksestä. Voit myös muuttaa päiväyksen. Merkitse Lainaaja ja paina Tallenna painiketta. Laina siirtyy alaikkunaan (Lainat ikkunaan). Voit tehdä uuden lainausmerkinnän painamalla Uusi painiketta tai palata Paluu painikkeella. Voit poistaa lainausmerkinnän painamalla Poista-painiketta. Lainoista voit ottaa tulosteita Tulosteet \ Lainat \ Avoimet tai Palautetut.

65 Käyttöohje 65 (79) Dynaamisten metatietojen ylläpito Dynaamiset metatiedot ovat erikseen hankittava toiminnallisuus, joka voidaan ottaa käyttöön Twebissä tai Tdocissa. Esimerkiksi Sopimustenhallinta laajennusosa perustuu dynaamisen metatietoluokan (-luokkien) käyttöönottoon. Metatietoluokkien käytön kautta on mahdollista hallita mitä tahansa asia- tai asiakirjamassoja, joiden hallintaan liittyy erityistarpeita. Mikäli käytössä on metaluokka tai luokkia, joihin liittyy käytössä olevia tulosteita (raportteja), ei metaluokkia voida ylläpitää Arkista, vaan ne näkyvät Arkin Dynaamiset metatiedot näkymässä lukittuina (lukkosymbolilla). Metatietojen ylläpito Arkissa Mikäli organisaatioon hankittu Dynaaminen metatietoluokka, metatietoluokkien ylläpito on Ohjaustiedot / Ylläpito. Kuvassa näkyy yksi asiakirjaluokka, Sopimus joka on lukittu. Tähän metaluokkaan tehtävät muutokset eivät ole mahdollisia Arkin kautta.

66 Käyttöohje 66 (79) Uuden metatietoluokan lisääminen Uuden luokan lisääminen tapahtuu Uusi painikkeesta. Metatietoluokan käyttöönotto tapahtuu Asian tai Asiakirjatyypin Metaluokka valikosta. Metaluokka tulee listalle valittavaksi heti tallennuksen jälkeen. Kuvassa on lisätty metatietoluokka Julkaisu, joka voidaan ottaa käyttöön asiakirjoille Twebissä / Tdocissa. Metatietoluokka tulee näkyviin luokkalistauksessa:

67 Käyttöohje 67 (79) Attribuuttien lisääminen metatietoluokkaan Metatietoluokkaan määritellyt attribuutit ovat käytössä Twebissä / Tdocissa Lisätiedot välilehden metatietokenttinä. Ne tulevat käyttöön myös Lisätietohakutoiminnoissa kyseiseen metatietoluokkaan liittyen. Attribuuttien lisääminen tapahtuu valitun luokan Attribuutti välilehdeltä. Esimerkissä on lisätty Julkaiseva osasto attribuutti, joka on tyypiltään valintalista, jossa voi olla kymmenen valintaa. Tässä valintalistalle on tallennettu kaksi vaihtoehtoa: Viestintä ja Hallinto. Luokkalistauksessa tallennetut attribuutit näkyvät seuraavasti:

68 Käyttöohje 68 (79) Metatietoluokan tai attribuutin poistaminen / passivointi Metatietoluokka tai yksittäinen attribuutti (metatieto) voidaan poistaa vain, jos sitä ei ole käytetty Twebissä / Tdocissa. Tällöin järjestelmä ehdottaa passivointia. Metatietoluokan tai yksittäisen attribuutin passivointi estää sen käytön passivoinnin jälkeen, mutta ei vaikuta materiaaliin, jossa sitä on ennen passivointia käytetty. Poistaminen / passivointi tapahtuu Poista / passivoi painikkeella. Kuvassa toiminto kohdistuu Julkaisu metatietoluokkaan. Seuraavassa kuvassa toiminto kohdistuu Julkaisu metatietoluokan attribuuttiin Julkaiseva toimiala (toiminto poistaa / passivoi vain kyseisen attribuutin eli Twebissä / Tdocissa Lisätiedot välilehden metatietokentän).

69 Käyttöohje 69 (79) Mikäli haluat suoraan passivoida attribuutin, klikkaa valintaruutua Ei käytössä -tiedon vasemmalla puolella. Tällöin attribuutti voidaan ottaa myöhemmin käyttöön. Valintalistan arvojen lisääminen Valintalistan arvojen lisääminen tapahtuu valitun luokan attribuutti- välilehdellä (esimerkissä Virkanimike-attribuutti). Valintalistan yksittäiset arvot lisätään Valintalistan arvot näkymässä klikkaamalla ko. näkymän Uusi-painiketta. Nimike kirjoitetaan Nimike-kenttään ja tallennetaan Tallenna-painikkeella. Seuraava valintalistan arvo lisätään klikkaamalla jälleen Uusi-painiketta.

70 Käyttöohje 70 (79) Valintalistan arvojen järjestyksen muuttaminen Valintalistan arvojen järjestyksen muuttaminen tapahtuu valitsemalla haluttu arvo ja siirtämällä sen järjestystä kentän vieressä sijaitsevien nuolien avulla. Klikkaamalla nuolien suuntaan, arvo siirtyy haluttuun suuntaan listalla. Valintalistan arvojen poistaminen / passivointi Valintalistan arvo voidaan poistaa vain, jos sitä ei ole käytetty Twebissä / Tdocissa. Tällöin järjestelmä ehdottaa passivointia. Valintalistan arvon passivointi estää sen käytön passivoinnin jälkeen, mutta ei vaikuta materiaaliin, jossa sitä on ennen passivointia käytetty. Poistaminen / passivointi tapahtuu Poista / passivoi painikkeella. Kuvassa toiminto kohdistuu valintalistan arvoon Hallintopäällikkö.

71 Käyttöohje 71 (79) Mikäli haluat suoraan passivoida valintalistan arvon, klikkaa valintaruutua Ei käytössä -tiedon vasemmalla puolella. Tällöin valintalistan arvo voidaan ottaa myöhemmin käyttöön.

72 Käyttöohje 72 (79) Salasanan vaihtaminen Salasanasi voit vaihtaa aina halutessasi Sisäänkirjoittautuminen ikkunasta. Valitse Sisäänkirjoittautuminen \ Vaihda salasana. Anna vanha salasanasi ja uusi salasana kahteen kertaan. Paina sen jälkeen OK painiketta. Uusi salasana on voimassa heti.

73 Käyttöohje 73 (79) Käyttöoikeuksien tekeminen (pääkäyttäjät) - Käyttöoikeuksia hallitaan Ylläpito-sovelluksessa. - Käyttöoikeudet perustuvat aina arkiston tunnukseen. - Kun arkistonhallintasovelluksessa perustetaan uutta arkistoa, pitää arkistolle antaa vähintään nimi ja tunnus. Älä käytä tunnuksessa välilyöntejä tai skandinaavisia kirjaimia. 1. Lisää arkiston tunnus Yksiköt -tunnuksiin. Valitse Parametrointi \ Yksiköt. 2. Kun painat kohtaa Uusi, avautuu seuraavanlainen ikkuna. Täytä kysytyt tiedot ja Tallenna.

74 Käyttöohje 74 (79) 3. Lisää uusi käyttäjätunnus valitsemalla käyttäjätunnus-luettelosta jokin olemassa oleva tunnus. 4. Klikkaa Lisää-painiketta. 5. Täytä käyttäjän tiedot ja tallenna ne: 6. Kaksoisklikkaa käyttäjätunnusluettelosta juuri lisäämääsi käyttäjätunnusta, jolloin seuraavalle tasolle eli sovellustasolle ilmestyy teksti Ei sovelluksia. Näpäytä hiirellä kakkosnäppäimellä kerran tätä tekstiä ja klikkaa Lisää sovellus -painiketta.

75 Käyttöohje 75 (79) 7. Valitse sovellusluettelosta 8 Arkistonhallinta ja klikkaa Valitse-painiketta. 8. Kaksoisklikkaa sovellusriviä Arkistonhallinta, jolloin seuraavalle tasolle ilmestyy teksti Ei yksiköitä. 9. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella kerran tätä tekstiä ja paina Lisää yksikköpainiketta. 10. Määritä oikeudet-ikkunaan haluamasi oikeudet arkistoon esim. AMS: - Nämä ovat ns. arkiston pääkäyttäjän oikeudet

76 Käyttöohje 76 (79) - Voit myös antaa kaikkiin muihin arkistoihin selausoikeus seuraavalla tavalla: 1. Klikkaa hiirellä äsken tallennettua oikeusriviä (AMS Pääkäyttäjä). 2. Klikkaa Lisää -painiketta. Määritä seuraavanlaiset oikeudet: 3. Käyttöoikeudet näyttävät tämän jälkeen seuraavalta:

77 Käyttöohje 77 (79) - Jos käyttäjä on ns. superpääkäyttäjä, hänen oikeutensa näyttävät seuraavalta: KÄYTTÖOIKEUS Selaus Selaus, rajattu muutos Selaus, rajattu muutos, muutos Selaus, rajattu muutos, muutos, uuden syöttäminen Pääkäyttäjä Superpääkäyttäjä ANTAA MAHDOLLISUUDEN - kyselytila; selaus, haku, - tulosteet: muodostussuunnitelma, arkistoluettelo, arkistokaava, lainat - sama kuin edellä + säilytysyksiköiden lisäys, muutos, poisto - sama kuin edellä + yksikön/toiminnon, sarjan/tehtävän, asiaryhmän ja asiakirjatyypin muutosoikeus - kysely- tai ylläpitotila; sama kuin edellä + yksikön/toiminnon, sarjan/tehtävän, asiaryhmän ja asiakirjatyypin lisäys, poisto - sama kuin edellä + siirto/kopiointi, rakenteen ylläpito - sama kuin edellä + uuden arkiston lisäys, muutos, poisto, vie/tuo arkisto, - tulosteet: siirrot, hävitykset