Apuvälineet. Osto-opas

Transkriptio

1 Apuvälineet Osto-opas

2 Sailab ry Oppaan toimitus Eeva Eloranta-Jokela Ulkoasu ja taitto Tiina Åsenbrygg MultiPrint Oy, Helsinki 2007 Kansi muutettu 2010

3 Lukijalle Kädessäsi on uudistettu painos Sailab ry:n laatimasta Apuvälineiden osto-oppaasta. Hankintaprosessi on vaativa ja opas on laadittu terveydenhuollon ammattilaisille tueksi hankintojen tekemiseen. Yhteistyö tavarantoimittajien ja ostavan yksikön välillä varmistaa hankinnassa parhaan lopputuloksen. Oppaan ensimmäinen luku käsittelee apuvälineitä koskevaa lainsäädäntöä. Toisessa luvussa käsitellään voimaan tullutta uutta lakia koskien julkisia hankintoja. Hankintalainsäädännön asiantuntija OTK Terhi Kauti on laatinut yhteenvedon uuden hankintalain sisällöstä ja vaatimuksista. Kolmannessa luvussa käsitellään hankintaprosessin vaiheita ja sisältöä. Opas on rajattu tavarahankintoihin eikä se näin ollen käsittele rakennus- eikä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja koskevia hankintasäännöksiä. Oppaan sisällön on suunnitellut Sailab ry:n apuvälinejaosto. Oppaan loppuosassa on Sailab ry:n apuvälinejaoston jäsenyritysten luettelo ja yhteystiedot. Sailab ry:n apuvälinejaosto 5

4 Sisällys Lukijalle Antti Vatanen: 1. Apuvälineitä koskeva lainsäädäntö Terhi Kauti: 2. Laki julkisista hankinnoista Uudistuksen erityispiirteitä Hankintalain soveltaminen Kenen on noudatettava hankintalakia? Mikä on julkinen hankinta? Etukäteen huomioon otettavat asiat Hankinnan suunnittelu Kynnysarvot ja hankinnan ennakoitu arvo Hankintamenettelyt EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Vähimmäismääräajat Nopeutettu menettely Menettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Hankinnasta ilmoittaminen Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tehtävät ilmoitukset Hankinnan kohde ja tarjouspyyntö EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Tarjouspyyntö Tekniset eritelmät Tarjoajan ja tarjouksen soveltuvuus Tarjouksen valinta Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Tarjouspyyntö Tarjoajien valinta Tarjouksen valinta Päätökset, hankintasopimus ja oikeusturvakeinot Hankintaprosessi Hankinnan valmistelu Kartoitus ja tarjouspyynnön tekeminen Tarjouspyyntö ja tarjousten käsittely Tarjouspyyntö Tarjousten käsittely Katselmus Koekäyttö Koekäytön arviointi Hankintapäätös ja valitusoikeus Hankintasopimus ja tilaus Apuvälineen vastaanottotarkastus ja käytön opetus

5 4. Vuokraus Terveydenhuollon kulutustavarahankinnan tarjouspyyntö

6 Antti Vatanen: 1. Apuvälineitä koskeva lainsäädäntö Apuvälineitä koskevat terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annettu laki ja asetus sekä alemmanasteiset viranomaismääräykset, jotka perustuvat Euroopan Unionin direktiiveihin. Terveydenhuollon laitteilla tarkoitetaan instrumenttia, laitteistoa, välinettä, materiaalia tai muuta yksinään tai yhdistelmänä käytettävää laitetta tai tarviketta sekä sen asianmukaiseen toimintaan tarvittavaa ohjelmistoa, jonka sen valmistaja on tarkoittanut käytettäväksi ihmisen sairauden diagnosointiin, ehkäisyyn, tarkkailuun, hoitoon tai lievitykseen vamman tai vajavuuden diagnosointiin, tarkkailuun, hoitoon, lievitykseen tai kompensointiin anatomian tai fysiologisen toiminnon tutkimiseen, korvaamiseen tai muunteluun hedelmöitymisen säätelyyn Lain tarkoituksena on ylläpitää ja edistää terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden sekä niiden käytön turvallisuutta. Terveydenhuollon laite saadaan lain mukaan saattaa markkinoille ja ottaa käyttöön, kun se täyttää direktiiveissä asetetut vaatimukset ja kun vaatimuksenmukaisuus on asianmukaisesti varmistettu. Kun vaatimuksenmukaisuus on todettu, valmistaja kiinnittää laitteeseen CE-merkinnän, joka mahdollistaa tuotteiden markkinoinnin koko Euroopan Unionin alueella. Jokaisen käyttöön otettavan apuvälineen tulee siis olla CE-merkitty. Valmistaja asettaa apuvälineeseen CE-merkin. CE-merkitty apuväline on sovitettavissa potilaalle valmistajan ohjeiden mukaisesti, jolloin sovittaja ei tee apuvälineeseen mitään merkintöjä, vaan apuvälineessä säilyy valmistajan CE-merkki. Voimassa oleva lainsäädäntö asettaa vaatimuksia myös apuvälineiden ammattimaiselle käyttäjälle. Terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista lain 11 velvoittaa ammattimaisen käyttäjän toteuttamaan tarpeelliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että kunto on lain edellyttämällä tasolla, käyttöpaikka on varmennettu ja käyttöä koskevat ohjeet ja menettelyt ovat asianmukaiset. Edelleen terveydenhuollon laitteen saa asentaa, huoltaa ja korjata vain henkilö, jolla on tarvittava ammattitaito ja asiantuntemus. Lain 12 :ssä edellytetään, että laitteen käyttäjille on oltava riittävä koulutus ja kokemus laitteen käyttöön. Pykälän 2. momentissa annetaan määräys siitä, että ammattimaisen käyttäjän tulee huolehtia, että laite sijoitetaan, säädetään, ylläpidetään ja huolletaan asianmukaisesti toimintakuntoisuuden varmistamiseksi. Lain mukaan ammattimaisen käyttäjän tulee pitää luetteloa terveydenhuollon laitteista, jotka ovat hänen käytössään tai edelleen luovutettuina. 8

7 Terhi Kauti: 2. Laki julkisista hankinnoista Uusi hankintalaki tuli voimaan Uudistustyöllä on laitettu voimaan uusi hankintadirektiivi ja ajanmukaistettu kotimainen lainsäädäntö. Uudistuksessa on erityisesti pyritty ottamaan huomioon sosiaali- ja terveyssektorin tarpeet. Lakia sovelletaan hankintoihin, joiden menettely aloitetaan lähtien. Menettelyn aloittamisella tarkoitetaan lähinnä hankintailmoituksen tekemistä Uudistuksen erityispiirteitä Uusi hankintalaki antaa ostajalle entistä paremmat mahdollisuudet onnistuneen hankinnan tekemiseen. Laki on täsmällisempi ja selkeämpi kuin edeltäjänsä. Monia aikaisemmin tulkinnanvaraisia kohtia on selvennetty, ja ostaja tulee saamaan uusia vaihtoehtoja sopivan hankintamenettelyn valitsemiseksi. Keskeisimmät muutokset ovat yleinen ilmoitusvelvollisuus, joka antaa yrityksille entistä avoimemmin tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä. Toinen keskeinen erityispiirre on kansallisten kynnysarvojen käyttäminen: uutta lakia sovelletaan vähintään euron arvoisiin tavarahankintoihin. Palveluhankintojen kynnysarvot osin poikkeavat tästä. Lakiin on tehty lukuisia muutoksia. Terveydenhuollon yksikön kannalta huomattavina voidaan pitää ensinnäkin sitä, että pienimpiä, uuden kotimaisen kynnysarvon alittavia hankintoja ei tarvitse enää kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Toiseksi, kaikista hankintalain mukaisista hankinnoista on ilmoitettava julkisesti. Siten tarjouspyyntöjen lähettäminen suoraan tarjoajille ei enää riitä. Kolmanneksi, ostajalla on käytettävissään uusia, entistä joustavampia menettelyjä, ja aikaisempien menettelytapojen käyttöä on täsmennetty. Kilpailuttamisvelvollisuus on edelleen lain keskeisin velvoite, ja tarjoajien avoin ja tasapuolinen kohtelu koko hankintamenettelyn ajan on keskeinen periaate. Uudistetulla lailla on pyritty tekemään ostamisesta entistä selkeämpää, helpompaa ja joustavampaa Hankintalain soveltaminen Kenen on noudatettava hankintalakia? Ostaja, joka on julkisen terveydenhuollon yksikkö, on tämän lain mukainen hankintayksikkö. Hankintayksiköitä ovat muun muassa valtion, kuntien ja kuntayhtymien esimerkiksi sairaanhoitopiirien viranomaiset. Myös niin sanotut julkisoikeudelliset laitokset ovat hankintayksiköitä. Ne on nimenomaan perustettu tyydyttämään yleisen edun mukaisia tarpeita, joilla ei ole teollista tai kaupallista luonnetta, ja niitä rahoittaa toinen hankintayksikkö, tai niiden johto on toisen hankintayksikön valvonnan alainen, taikka toinen hankintayksikkö nimeää yli puolet niiden hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä. Myös mikä tahansa yksikkö on hankintayksikkö silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta ja tuen antaja on toinen hankintayksikkö. Tuen on siis tässä tapauksessa kohdistuttava itse hankintaan, joten tämä edellytys ei koske yleisiä toiminta-avustuksia. Oman organisaationsa sidosyksiköltä tehtävää hankintaa ei kuitenkaan tarvitse kilpailuttaa, jos hankintayksikkö valvoo sidosyksikköä samoin kuin omia toimipaikkojaan yksin tai yhdessä toisten hankintayksiköiden kanssa. Lisäedellytys on, että sidosyksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa. Ostaja voi hankkia tarvitsemansa tuotteet myös yhteishankintayksiköltä. Jos yhteishankintayksikkö on nimenomaan perustettu tai määrätty hankkimaan tuotteita toisille hankintayksiköille ja se harjoittaa pääosaa toiminnastaan sen omistavien hankintayksiköiden kanssa, ei ostajan tarvitse 9

8 enää erikseen kilpailuttaa hankintaa Mikä on julkinen hankinta? Tavara- tai palveluhankinta, jonka hankintayksikkö ostaa oman organisaationsa ulkopuolelta, ja jonka euromääräinen arvo ylittää lainmukaisen kynnysarvon, on tehtävä hankintalain määräysten mukaisesti. Tavaroiden ja palveluiden oston lisäksi vuokraus, leasing ja osamaksulla ostaminen ovat tämän lain mukaisia julkisia hankintoja. Ostettavaan palveluhankintaan voi sisältyä myös tavaroita, ja tavarahankintaan esimerkiksi kokoamispalvelu. Jos sopimuksessa on molempia, on kysymyksessä palveluhankinta, jos ostettavien palveluiden arvo on suurempi kuin tavaroiden arvo. Palvelut on luokiteltu ensisijaisiin ja toissijaisiin palveluihin. Ensisijaisia palveluja ovat esimerkiksi huolto-, korjaus-, tietojenkäsittely- ja jätehuoltopalvelut. Toissijaisia palveluja ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalvelut. Hankinnat on kilpailutettava. Ostajalla on lakiin perustuva velvollisuus järjestää tarjouskilpailu, joka on toteutettavissa jäljempänä esitettävin menettelytavoin. Tuotteen ostaminen suoraan toimittajalta ilman kilpailutusta on pääsääntöisesti kielletty se saadaan toteuttaa vain laissa tarkoin määritellyin edellytyksin. Onnistunut hankinta alkaa suunnittelusta. Ostajan kannattaa päättää hyvissä ajoin mitä hankitaan ja mitä ominaisuuksia tuotteilta halutaan. Kilpailuttamisen sääntöihin ja menettelyn kulkuun kannattaa paneutua hyvissä ajoin. Onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi on syytä varata tarjoajille riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen. Yritykset vastaavat usein lukuisiin erilaisiin tarjouspyyntöihin samaan aikaan, joten yritysten tulee lukea jokainen yksilöllinen tarjouspyyntö tarkasti. Kilpailutuksen tavoitteena on, että ostaja saa hyvin tehtyjä, tarjouspyynnön mukaisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia hyvän kilpailun ja hyvän lopputuloksen varmistamiseksi Etukäteen huomioon otettavat asiat Hankinnan suunnittelu Ostajalla on vapaus, mutta myös velvollisuus suunnitella hankintansa. Hyvissä ajoin etukäteen valmistautumalla ostaja voi mahdollisuuksien mukaan varmistautua siitä, että osto on onnistunut ja vastaa ostajan tarpeita, sekä siitä, että hankintamenettely on lain mukainen. Hankintalain määräyksillä säännellään ostomenettelyä, mutta ei ostettavaa tuotetta. Ostaja päättää etukäteen, mikä tuote tai palvelu tarvitaan, mitä teknisiä ominaisuuksia siltä edellytetään, sekä millä perusteella tarjouskilpailu ratkaistaan: voittaako kokonaistaloudellisesti edullisin vai hinnaltaan halvin tuote. Tärkeää on se, että kaikki tarjoajilta ja tarjouksilta vaaditut edellytykset sekä tarjouskilpailun ratkaisuperusteet on selvästi ilmoitettu etukäteen. Hankinnan suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa. Varsinaisen tuotteen ja tarjouskilpailun suunnittelu, käytettävissä olevien määrärahojen selvittäminen sekä tarjouskilpailun loppuun saattaminen tuotteen toimittamiseen ostajalle kestää suhteellisen pitkän ajan. Kun tarjouskilpailu järjestetään, on se myös vietävä loppuun. Sitä ei saa järjestää esimerkiksi yksinomaan hintatason selvittämiseksi. Huolellinen suunnittelu ja tarjouspyyntö ovat onnistuneen hankinnan A ja O. Kaikki alkaa tarvittavien tavaroiden tai palveluiden, sekä toisaalta käytettävissä olevien varojen selvittämisestä: 10

9 Mitä tarvetta ostettavan tuotteen tulee tyydyttää? Mitä ominaisuuksia tuotteelta halutaan? Minkä laatuinen tuotteen pitäisi olla? Minkälaisia tuotteita markkinoilla on tarjolla? Kuinka pitkäksi ajaksi tai kuinka suuri määrä tuotetta on järkevää hankkia? Kuinka paljon varoja ostajalla on käytettävissä tähän hankintaan? Ostajan tarve, toivomukset ja käytettävissä olevat varat muodostavat sen kokonaisuuden, jonka perusteella hankinnasta ilmoitetaan ja tarjouspyyntö tehdään. Siksi suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa. On myös hyvä muistaa, että tarjouksen tekijöille on varattava riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen. Jos ostajalla on jo etukäteen tiedossa EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja, kannattaa niistä tehdä riittävän tarkka ennakkoilmoitus Julkiset hankinnat -lehteen. Siten ostaja voi säästää aikaa itse tarjouskilpailussa, sillä riittävin tiedoin tehty ennakkoilmoitus mahdollistaa lyhennettyjen tarjousaikojen käytön Kynnysarvot ja hankinnan ennakoitu arvo Euromääräiseltä arvoltaan pieniä, niin sanottuja vähäisiä hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Jos ostajalla on kuitenkin olemassa omat hankintasäännöt, joiden mukaan ostot on kilpailutettava, on niitä sääntöjä luonnollisesti noudatettava. Hankintamenettelyä ohjaavat toisaalta kotimaiset, toisaalta EU:n hankintadirektiivin mukaiset, euromääräiset kynnysarvot. Jos hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo eli hinta on kynnysarvon suuruinen tai ylittää sen, on noudatettava jäljempänä selvitettäviä menettelytapoja. Kotimainen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa on euroa. Sosiaali- ja terveyspalvelujen ja eräiden koulutuspalvelujen kynnysarvo on euroa. Jos hankinnan ennakoitu arvo jää kotimaisen kynnysarvon alapuolelle, ei hankintalain menettelytapoja tarvitse noudattaa. Kaikki vähintään kynnysarvon suuruiset hankinnat on kuitenkin kilpailutettava, ja kilpailuttamisvelvollisuus koskee kaikkia hankintayksiköitä. Kotimaiset kynnysarvot on tarkoitettu olemaan voimassa toistaiseksi, kun taas EU-kynnysarvot tarkistetaan kahden vuoden välein. Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistaa kynnysarvojen muutokset. Tavara- ja palveluhankintojen EU-kynnysarvot vuoden 2007 loppuun ovat euroa. Uudet kynnysarvot ilmoitetaan vuoden 2008 alussa kahdeksi vuodeksi eteenpäin. Voimassa olevat kynnysarvot kannattaa aina tarkistaa etukäteen. Ne julkaistaan muun muassa kauppa- ja teollisuusministeriön kotisivuilla kohdassa markkinat ja kuluttajat, julkiset hankinnat ja hankintojen neuvontayksikön kotisivuilla Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on käytettävä suurinta kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Kokonaiskorvaukseen sisältyvät mahdolliset vaihtoehdot, optio- ja pidennysehdot, sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Jos hankinta tehdään vuokraamalla, leasingvuokraamalla tai osamaksulla, käytetään laskennan perusteena tuotteen ennakoitua kokonaisarvoa jäännösarvo mukaan lukien. Jos sopimusaikaa ei ole määritelty, käytetään perusteena 1 kuukauden arvoa ja se kerrotaan luvulla 48. Toistuvasti tai määräajoin tehtävien ostojen ennakoituna arvona pidetään viimeksi kuluneiden 12 kuukauden tai kuluneena varainhoitokautena tehtyjen hankintojen kokonaisarvoa. 11

10 Ostaja määrittelee, minkä kokoisissa erissä tai kuinka pitkäksi ajaksi tuotetta on tarkoituksenmukaista hankkia. Tarkoitus on, että ostot tehdään taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisissa erissä. Kilpailuttamisvelvoitteen kiertäminen jakamalla hankinta pieniin osiin on kuitenkin laissa kielletty. Hankintaa ei saa keinotekoisesti jakaa osiin tai sen arvoa laskea poikkeuksellisella tavalla hankintasäännösten kiertämiseksi. Kysymyksessä on niin sanottu hankintojen pilkkomisen kielto Hankintamenettelyt Hankinnassa on käytettävä avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa saadaan käyttää vain erityisissä, laissa tyhjentävästi määritellyissä tapauksissa, sillä ne ovat poikkeus hankintojen avoimen kilpailutuksen periaatteesta. Tästä syystä niiden käytön sallittavuuteen suhtaudutaan tiukasti. Jos ostaja käyttää neuvottelumenettelyä tai suorahankintaa, on hänen voitava tarvittaessa esittää lainmukaiset perusteet menettelyynsä. Kaikista hankinnoista tulee ilmoittaa sähköisesti ja julkisesti HILMA:ssa osoitteessa HILMA on virallinen ilmoituskanava. Sen jälkeen hankinnasta saa ilmoittaa muullakin tavalla. HILMA:sta löytyvät sähköiset lomakkeet, ohjeet lomakkeiden täyttämiseksi sekä muuta tietoa hankinnoista. Jos hankintailmoituksen julkaiseminen laiminlyödään, on kysymyksessä lainvastainen menettelyvirhe. Avoimesta menettelystä ilmoitetaan julkisesti. Silloin kaikilla toimittajilla on ilmoituksen julkaisemisen jälkeen oikeus saada tarjousasiakirjat ja osallistua tarjouskilpailuun, eikä ostaja voi rajata etukäteen niiden tarjoajien määrää, joille tarjouspyyntö lähetetään. Julkisen ilmoituksen lisäksi ostaja voi lähettää tarjouspyynnön suoraan valitsemilleen toimittajille. Silloin tarjoajien soveltuvuus arvioidaan myöhemmässä vaiheessa. Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen. Ensin ostaja tekee julkisen ilmoituksen, jonka perusteella hankinnasta kiinnostuneet toimittajat jättävät osallistumishakemuksen, ja siten ilmoittavat kiinnostuksensa osallistua tarjouskilpailuun. Ostaja valitsee hakemusten perusteella riittävästi tarjoajia, kuitenkin vähintään viisi, joille ostaja toimittaa tarjousasiakirjat ja jotka voivat tehdä tarjouksen. Myös rajoitetussa menettelyssä on julkaistava hankintailmoitus, joten tarjousten pyytäminen suoraan toimittajilta ilman julkista ilmoitusta ei ole enää mahdollista. Neuvottelumenettelyssä ostaja julkaisee hankinnasta ilmoituksen. Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä osallistumishakemuksen, ja hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, joiden kanssa se neuvottelee sopimuksen ehdoista. Ehdokkaita ja tarjoajia tulee neuvotteluissa kohdella tasapuolisesti ja syrjimättä antamalla muun muassa samanlaiset tiedot hankinnan kohteesta ja sen toteuttamisesta sekä huolehtimalla tarjoajien yhdenvertaisesta kohtelusta ja menettelyn objektiivisuudesta neuvottelutilanteissa. Tarjoajien kanssa käytävien neuvottelujen tulee yleensä tapahtua ennen tarjouspyynnön ja tarjouksen tekemistä. Neuvottelut hinnan tinkimiseksi on kuitenkin kielletty. Suorahankintaan voidaan turvautua vain alla luetelluissa, erityisissä poikkeustilanteissa. Suorahankinta on poikkeus lain julkisesta tarjouskilpailukäytännöstä, ja siten sen edellytysten täyttymistä tulkitaan tiukasti. Mikäli ostaja on turvautunut suorahankintaan, on hänen aina voitava osoittaa, että lain vaatimat suorahankinnan edellytykset todella ovat olemassa. Esimerkiksi äärimmäinen kiire ei saa johtua siitä, että ostaja ei ole ryhtynyt ajoissa toimeen. Sen syyn tulee johtua jostakin ostajasta riippumattomasta, yllättävästä syystä. Suorahankinta poikkeaa edellä mainituista hankintamenettelyistä sikäli, että siitä ei julkaista il 12

11 moitusta. Ostaja valitsee menettelyyn osallistuvat tarjoajat ja neuvottelee näiden kanssa hankintasopimuksen ehdoista. Ostaja voi valita suorahankinnan, jos 1) avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta. Komissiolle on toimitettava sen pyynnöstä suorahankintaa koskeva selvitys; 2) teknisestä tai taiteellisesta taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; 3) sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomista, ennalta arvaamattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi; 4) hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseksi; 5) alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen taikka laajentaminen, ja toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia tuotteiden käytössä ja kunnossapidossa. Tällaisten sopimusten samoin kuin uudistettavien sopimusten voimassaoloaika saa olla enintään kolme vuotta; 6) tavarat hankitaan erityisen edullisin ehdoin kaupallisen toimintansa päättävältä tavarantoimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena; 7) kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, a. joka tehdään alkuperäisen toimittajan kanssa, b. joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty, ja c. lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa, tai d. vaikka lisäpalvelu voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Edellytyksenä lisäksi on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta; 8) kyseessä on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi palveluhankinta, joka vastaa aikaisemman avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä palveluhankintaa. Edellytyksenä on, että aikaisempaa hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu neuvottelumenettelyn mahdollisesta myöhemmästä käytöstä ja että lisäpalvelun ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta on tehtävä kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. 13

12 Puitejärjestely tarkoittaa ostajan ja toimittajien välistä sopimusta tiettynä ajanjaksona, esimerkiksi vuoden aikana, toteutettavista hankinnoista. Ostaja kilpailuttaa puitejärjestelyyn otettavat toimittajat noudattamalla samoja sääntöjä, kuin ehdokkaiden ja tarjoajien valintaa kilpailutettaessa. Myös puitejärjestelystä on ilmoitettava julkisesti. Järjestely voidaan tehdä yhden tai useamman toimittajan kanssa. Jos järjestelyyn halutaan useampi toimittaja, on niitä oltava vähintään kolme. Puitejärjestely kilpailutetaan. Kilpailu voi koskea joko osaa hankinnan ehdoista, taikka kaikkia hankintaehtoja. Esimerkiksi hinnat ja toimitusehdot voivat jäädä puitesopimuksen ulkopuolelle, jolloin ne kilpailutetaan erikseen. Jos kilpailutuksen seurauksena kaikki puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu etukäteen ja järjestelyssä on mukana useampi tarjoaja, voidaan järjestelyyn perustuvat hankinnat toteuttaa tilaamalla tuote suoraan. Jos kuitenkin osa ehdoista on jätetty kilpailuttamatta, on hankinnat puitejärjestelyssä mukana olevilta tarjoajilta silti kilpailutettava. Yhden tarjoajan kanssa tehtyyn puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat voidaan tehdä ao. tarjoajalta tilaamalla suoraan, ilman uutta kilpailuttamista. Uuden lain ja direktiivin myötä saadaan tulevaisuudessa käytettäväksi uusia menettelytapoja, muun muassa dynaaminen hankintajärjestelmä ja sähköinen huutokauppa. Tarkemmat ohjeet niistä saadaan myöhemmin EU:n komissiolta sekä kauppa- ja teollisuusministeriöltä EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankinta on tehtävä avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Avoimessa menettelyssä julkaistaan ensin hankintailmoitus. Sen lisäksi ostaja voi halutessaan lähettää tarjouspyyntöjä toimittajille. Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Rajoitetussa menettelyssä ehdokkaita tulee kutsua tarjouskilpailuun riittävä määrä, kuitenkin vähintään viisi. Tavoitteena on todellisen kilpailun varmistaminen, joten riittävä määrä arvioidaan hankinnan laadun ja koon mukaan. Ehdokkaiden vähimmäismäärä ja tarvittaessa myös enimmäismäärä, sekä tarjoajiksi valittavien ehdokkaiden valintaperusteet tulisi ilmoittaa hankintailmoituksessa. Näin turvataan kilpailuttamismenettelyn avoimuus ja ehdokkaiden tasapuolinen kohtelu. Ostaja voi asettaa ehdokkaiden valitsemiseksi esimerkiksi taloudellisia tai teknisiä vähimmäisvaatimuksia, jotka ehdokkaan tulisi täyttää tullakseen valituksi tarjouskilpailuun. Vaatimusten on oltava oikeassa suhteessa hankittavaan tuotteeseen nähden, joten vaatimuksia ei saa käyttää syrjivästi. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää vain poikkeuksellisissa tilanteissa, sillä se poikkeaa kilpailutuksen avoimuudesta. Ostajalla on aina velvollisuus perustella syy neuvottelumenettelyyn turvautumiseksi. Jos aikaisemmin järjestetyssä avoimella tai rajoitetulla menettelyllä toteutetussa tarjouskilpailussa on saatu tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai hankintamenettelyn ehtoja, voi ostaja julkaista uuden hankintailmoituksen ja siirtyä sen julkaistuaan neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyn käyttö on kuitenkin poikkeuksellista, ja ostajan on aina voitava näyttää toteen, että lain vaatimat edellytykset menettelyn käytölle todella ovat olemassa. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä, jos tarjoaja esittää vaihtoehtoisen tarjouksen huolimatta siitä, että siihen ei ollut annettu mahdollisuutta. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä myöskään silloin, kun tarjouksessa ei ole ostajan edellyttämiä selvityksiä verotusta, ympäristönsuojelua tai työoloja koskevien velvoitteiden täyttämisestä. Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä julkaistaan uusi hankintailmoitus. Vain silloin hankintailmoituksen voi jättää julkaisematta, kun neuvotteluihin otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät ostajan tarjoajalle ja tarjoukselle asettamat soveltuvuus- eli kelpoisuusehdot ja jotka ovat 14

13 tehneet vaatimusten mukaisen tarjouksen. Ostajan tulee käydä neuvotteluja vähintään kolmen ehdokkaan kanssa, jos soveltuvuusedellytykset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. On huomattava, että soveltuvat tarjoajat valitaan ensin. Ehdokkaiden valintaan voidaan käyttää tarjouksen valintaperusteita. Neuvottelu voidaan käydä vaiheittain, kunhan vaiheittaisuudesta on ilmoitettu etukäteen hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti, ja ostajan on huolehdittava siitä, että kaikilla on käytettävissään samat tiedot. Suorahankintaa ostaja voi käyttää, jos jokin edellä mainituista suoran hankinnan edellytyksistä täyttyy. Suorahankintaan voi turvautua, jos edeltävässä avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan tarjouksia tai ehdokkuushakemuksia, eikä alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja muuteta. Lisäksi suorahankinta on mahdollista tehdä, jos saadut tarjoukset ovat täysin tarjouspyynnön vastaisia. Suorahankinta on poikkeus avoimesta kilpailusta, joten edellytyksiä sen käyttämiseen arvioidaan tiukasti. Ostajan on aina voitava näyttää toteen, että edellytykset ovat todella olemassa Vähimmäismääräajat Vähintään kansallisen euron kynnysarvon arvoisissa hankinnoissa ostajan on varattava yrityksille riittävän pitkä aika osallistumishakemuksen ja/tai tarjouksen tekemiseksi. Riittävän pitkä aika riippuu sekä hankinnan kohteesta, esimerkiksi sen laajuudesta ja laadusta, mutta myös muista seikoista: tarjoajat saattavat joutua hankkimaan erilaisia todistuksia ja siihen on varattava riittävästi aikaa. On myös syytä huomioida, että tarjoajat vastaavat usein samaan aikaan moniin muihinkin tarjouskilpailuihin. Laki asettaa vähintään EU-kynnysarvon suuruisille hankinnoille ehdottomat vähimmäismääräajat, mutta ostaja harkitsee, antaako tarjoajille vielä enemmän aikaa tarjousten tekemiseksi, sillä tarjousmenettelyssä on annettava tarjousten tekemiseksi riittävästi aikaa. Ostajan on hyvä huomioida esimerkiksi itse tarjouksen tekemiseen käytettävä aika, mutta myös annettava riittävästi aikaa tarjoajille erilaisten selvitysten tekemiseen ja vaadittavien todistusten tai rekisteritietojen hankkimiseen. Tarjousten tekemiselle annettavan määräajan laskeminen aloitetaan sitä päivää seuraavasta päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Edellä mainitut ajat ovat siis vähimmäisaikoja, ostaja voi asettaa pidemmän ajan: Avoimessa menettelyssä tarjousaika on 52 päivää hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä. Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä annetaan 37 päivää osallistumishakemusten tekemiseen hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä. Rajoitetun menettelyn varsinainen tarjousaika on 40 päivää, ja se lasketaan tarjouspyynnön lähettämispäivästä Nopeutettu menettely Nopeutettuun menettelyyn voidaan turvautua rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä, jos vähimmäismääräaikojen noudattaminen on kiireen vuoksi mahdotonta. Avoimessa menettelyssä sitä ei voida käyttää. Määräaikoja voidaan lyhentää, jos hankintayksikkö on julkaissut hankinnasta ennakkoilmoituksen, jossa hankinta, tarjoajien soveltuvuusedellytykset, tarjousten valintaperuste ja muut merkitykselliset seikat on kuvattu riittävän tarkasti. Ennakkoilmoituksen perusteella voidaan lyhentää avoimen menettelyn tarjousaikaa ja muissa menettelyissä osallistumishakemusten tekemisen määräaikaa. 15

14 Internetiä käyttämällä avoimen ja rajoitetun menettelyn määräaikoja voidaan lyhentää viidellä päivällä. Edellytys on, että tarjouspyyntöasiakirjat on asetettu kokonaisuudessaan internetiin ehdokkaiden saataville Menettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Uuden lain mukaan kaikista kansallisen euron kynnysarvon ylittävistä, mutta EU:n kynnysarvon alittavista hankinnoista on ilmoitettava julkisesti. Avoin ja rajoitettu menettely ovat käytettävissä kaikissa hankinnoissa. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa voidaan käyttää samoin edellytyksin kuin edellä EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Lisäksi neuvottelumenettelyä voidaan käyttää eräissä muissakin tapauksissa kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Ensinnäkin kaikissa tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on alle euroa, voidaan käyttää neuvottelumenettelyä. Poikkeuksellisen kiireellisissä hankinnoissa voidaan myös käyttää neuvottelumenettelyä. Kiireen on kuitenkin johduttava poikkeuksellisista syistä, esimerkiksi laitteen rikkoutumisesta aiheutuvasta korjaustarpeesta. Siten ostajan tulee varautua todennäköisiin tuleviin hankintoihin esimerkiksi puitejärjestelyin, eikä menettelyä saa käyttää normaalien hankintamenettelyjen kiertämiseksi. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää henkilökohtaista työsuoritusta edellyttävissä tutkimus-, selvitys-, arviointi- ja koulutushankinnoissa. Palvelun tarjoamisesta vastaavan henkilön pätevyyden ja asiantuntemuksen - esim. täsmällisen osaamisen tietyltä aihealueelta - arviointi pelkästään tarjousasiakirjojen perusteella on usein mahdotonta. Asiantuntemus ja pätevyys ovat pääsääntöisesti tarjoajien soveltuvuuteen eli kelpoisuuteen liittyviä edellytyksiä, joita tulee arvioida ennen tarjousvertailua tarjoajien ominaisuuksien arvioinnin yhteydessä, siis erillään tarjouksen valintaperusteista. Ostajan tulee laatia ennen hankintamenettelyn aloittamista kuvaus hankinnan tavoitteista ja pääasiallisesta sisällöstä, jotta tarjoajat saavat riittävän tiedon hankinnan kohteesta harkitessaan halukkuutta tarjouskilpailuun osallistumiseen. Ostajan tulee esittää hankintailmoituksessa tai hankinta-asiakirjoissa hankinnassa noudatettavat menettelysäännöt. Ostaja voi esimerkiksi asettaa vaatimuksia tarjoajien taloudelliseksi ja tekniseksi suorituskyvyksi tai muiksi ominaisuuksiksi, tai käyttää tällaisia tekijöitä tarjoajien määrän vähentämiseksi. Ostajan tulee neuvotella vähintään kolmen tarjoajan kanssa, jos sopivia tarjoajia on riittävästi. Tarjoajien määrä voi olla luonnollisesti myös ehdotettua vähimmäismäärää suurempi Hankinnasta ilmoittaminen Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Kaikista hankinnoista ilmoitetaan sähköisessä ilmoituskanavassa, HILMAssa. Se on virallinen kanava, jossa ilmoittamisen laiminlyönti merkitsee hankintalain vastaista menettelyvirhettä. Vain suorahankinnoista ei ilmoiteta julkisesti. Sähköiset ilmoituslomakkeet ja ohjeet löytyvät osoitteesta Ennen varsinaista hankintailmoitusta voidaan tehdä varainhoitovuoden alussa ennakkoilmoitus tulevista EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. Tehdystä hankintapäätöksestä tulee tehdä vielä jälki-ilmoitus. HILMAssa on omat lomakkeet ja ohjeet kotimaisille ja EU-kynnysarvon ylittäville hankinnoille. Korjausilmoituksen tekeminen voi olla tarpeen silloin, kun hankintayksikkö havaitsee virheen tekemässään ilmoituksessa tai on muuten syytä muuttaa ilmoitusta. Korjausilmoitus on kuitenkin tehtävä ajoissa ennen tarjousten tai osallistumishakemusten jättöaikaa. Kaikilla kiinnostuneilla tulee 16

15 olla mahdollisuus saada tieto muutetusta hankintailmoituksesta tasapuolisesti. Tässä yhteydessä tasapuolisuuden vuoksi tarjouksen tai osallistumishakemuksen jättöaikaa saattaa olla aiheellista jatkaa. Hankintailmoitus sitoo ostajaa. Vähintään euron hankinnoista ilmoitetaan aina julkisesti. Ilmoitusvelvollisuus koskee kaikkia muita menettelyjä paitsi suorahankintaa. Ostajien käyttöön tulee sähköinen ilmoituskanava, jonka lisäksi hankinnasta voi ja kannattaa ilmoittaa myös muuten EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tehtävät ilmoitukset Vähintään EU-kynnysarvon määräisistä hankinnoista on julkaistava hankintailmoitus ja jälki-ilmoitus osoitteessa. Jos ostaja tietää varainhoitovuoden alussa, että se tulee seuraavan 12 kuukauden aikana tekemään vähintään euron määräisen hankinnan, voi ostaja halutessaan julkaista etukäteen ennakkoilmoituksen ja siten lyhentää kyseisen hankinnan tarjousaikaa. Hankintailmoitus on tehtävä kaikista hankinnoista, jotka tehdään avoimella, rajoitetulla tai neuvottelumenettelyllä. Myös puitejärjestelystä tehdään hankintailmoitus. Ilmoitusvelvollisuus on ehdoton muotovaatimus, ja sen laiminlyönti johtaa yleensä hankintapäätöksen kumoamiseen ja velvollisuuteen järjestää uusi tarjouskilpailu. Jos hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä on keskenään ristiriitaisia tietoja, noudatetaan hankintailmoituksessa mainittua. Hankintaa koskevia ilmoituksia ei saa julkaista muualla ennen niiden lähettämistä EU:n virallisten julkaisujen toimistoon. Kielto on ehdoton. Ostajan ei kuitenkaan tarvitse odottaa, että EU:n virallinen lehti julkaisee ilmoituksen, vaan riittää, että ilmoitus lähetetään ensin EU:n virallisten julkaisujen toimistoon. Jälki-ilmoitus tehdään kaikista muista paitsi suorahankinnoista. Jälki-ilmoitus tehdään 48 päivän kuluessa hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn tekemisestä, ja siinä ilmoitetaan, saako sen julkaista. Jälki-ilmoitukset tehdään lähinnä valvonta- ja tilastollisiin tarkoituksiin, mutta ne on kuitenkin tehtävä. Ilmoituksessa ei saa julkaista tietoja, jotka haittaavat kaupallisia etuja tai kilpailua. Siten esimerkiksi yksikkökohtainen hinnoittelu tai tekniset tiedot jäävät ilmoituksen ulkopuolelle Hankinnan kohde ja tarjouspyyntö Tarjouspyynnön laatiminen on hankinnan tärkeimpiä vaiheita. Silloin ostaja ratkaisee sen, minkälainen hankinnan lopputulos eli ostettava tuote on. Tarjouspyyntö tehdään kirjallisesti. Siihen tulee kirjata kaikki hankinnan kannalta olennaiset tiedot mahdollisimman selvästi, sillä sen perusteella tarjoajat päättelevät, mitä ostaja todella haluaa. Tarjoajilla on oltava tasapuoliset mahdollisuudet arvioida hankinnan kohdetta, kilpailumenettelyä ja ostajan odotuksia. Epäselvä tarjouspyyntö voi tuottaa tarjouksia, jotka eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Siksi tarjouspyynnön tekemiseen kannattaa paneutua huolella. Tarjouspyynnössä ja hankintailmoituksessa julkaistujen tietojen tulee olla yhteneväiset. Mikäli tiedoissa on ristiriitaisuuksia, noudatetaan sitä, mitä hankintailmoituksessa on mainittu. Tarjouspyyntö tulee tehdä niin huolellisesti, että sen perusteella saadaan vertailukelpoisia tarjouksia ja tarjoajat tietävät, mitä heiltä odotetaan ja millä perusteella tarjouskilpailu ratkaistaan. Kotimaisissa hankinnoissa voidaan niin haluttaessa noudattaa EU-hankintojen sääntöjä tarjouspyynnön tekemiseksi. 17

16 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Tarjouspyyntö Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat on lähetettävä kuuden päivän kuluessa niitä pyytävälle ehdokkaalle. Aika lasketaan ehdokkaan pyynnöstä. Jos tarjouspyynnössä on mainittu internetosoite sitä tarkoitusta varten, on tarjouspyyntöasiakirjat saatettava sähköisesti suoraan ja kokonaan ehdokkaiden saataville hankintailmoituksen julkaisemispäivästä lähtien. Mahdolliset lisätiedot on toimitettava viimeistään kuusi päivää ennen tarjousajan päättymistä, jos lisätietoja on pyydetty ajoissa. Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään vain niille ehdokkaille, jotka ostaja on valinnut osallistumaan tarjousmenettelyyn. Neuvottelukutsussa on oltava mukana tarjouspyyntöasiakirja tai ilmoitus sen saatavuudesta sekä määräaika asiakirjojen pyytämiselle. EU-kynnysarvon ylittävissä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa on oltava: a) viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen b) määräaika tarjousten tekemiseen c) osoite, johon tarjoukset on toimitettava d) kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava e) ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista tai rahoituksellista asemaa, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava f) tarjouksen valintaperuste sekä käytettäessä kokonaistaloudellista edullisuutta, kokonaistaloudellisuuden valintakriteerit ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli, taikka poikkeuksellisissa tapauksissa valintakriteerien tärkeysjärjestys g) tarjousten voimassaoloaika h) tavaran tai palvelun kohteen määrittely ja sen laatuvaatimukset i) tekniset eritelmät j) vaihtoehtojen sallittavuus ja niiden vähimmäisvaatimukset k) osatarjousten sallittavuus l) hankintasopimuksen erityisehdot sekä tärkeimmät sopimusehdot Tekniset eritelmät Ostettavan tuotteen ominaisuuksia voidaan kuvata teknisillä eritelmillä. Ne on laadittava siten, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti. Niitä ei tule käyttää siten, että ne suosivat tai syrjivät tiettyä toimittajaa. Tekniset eritelmät tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Tuotemerkkejä, tavaramerkkejä, valmistajaa, patenttia, tyyppiä tai alkuperää ei kuitenkaan saa mainita siten, että maininta suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia. Vain poikkeustapauksissa tällainen maininta saa olla: edellytys on, että ostettavaa tuotetta ei muuten ole mahdollista kuvata riittävän täsmällisesti ja selvästi teknisiä eritelmiä käyttäen. Lisäksi vaaditaan, että mainintaan liitetään ilmaisu tai vastaava. Toisin sanoen esimerkiksi toisella, vastaavanlaisen tuotteen valmistajalla on oltava tasavertainen mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun. Tekniset eritelmät voidaan ilmoittaa esimerkiksi viittaamalla tiettyihin standardeihin tai tekniseen hyväksyntään, taikka edellyttämällä tuotteelta tiettyä suorituskykyä tai ominaisuuksia. Vaatimusten on kuitenkin oltava riittävän täsmällisiä. Jos ostaja viittaa tiettyihin standardeihin, on myös hy 18

17 väksyttävä tuotteet, jotka eivät ole standardin mukaisia, mutta jotka täyttävät niissä asetetut, kyseistä hankintaa koskevat vaatimukset. Ostaja voi myös ilmoittaa, että tietyt standardit ovat olettama tuotteelta vaadittujen ominaisuuksien täyttämisestä. Ympäristöystävällisyys voidaan ottaa tarjouskilpailussa huomioon esimerkiksi viittaamalla ympäristömerkkien kriteereihin tai määrittelemällä ne muuten. On huomattava, että tietyn ympäristömerkin käyttöoikeuden vaatiminen kuitenkaan ei ole sallittua. Edellytys on, että ne ympäristömerkin kriteerit, joita käytetään, soveltuvat ostettavan tuotteen ominaisuuksien määrittelemiseen. Toisin sanoen vain kriteerit, jotka liittyvät ostettavaan tuotteeseen, ovat sallittuja. Ostaja voi asettaa hankinnalle ympäristönsuojelun tasoa tai toimeenpanoa koskevia erityisehtoja. Vaihtoehdot ovat tarjouksissa sallittuja, jos niistä on hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainittu. Ostaja laatii tuotteen yleismääritelmän, joka sisältää tuotteelle asetettavat vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan ja tarjouksen soveltuvuus Ostajalla on oikeus asettaa tarjoajaa ja tarjousta koskevia soveltuvuusedellytyksiä. Ne voivat koskea tarjoajan taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä tai ammatillista pätevyyttä. Ostajan on ilmoitettava etukäteen tarjoajilta edellytettävät vähimmäisvaatimukset, esimerkiksi tekniset ja taloudelliset edellytykset ja vaadittava kokemus, ja ostajalla on oikeus pyytää tarjoajilta selvityksiä vaatimusten täyttämisestä. Kokemusta tai liikesuhdetta juuri ostajan kanssa ei ehdon syrjivän luonteen vuoksi kuitenkaan saa tarjoajilta edellyttää. Tarjousten käsittely on kaksivaiheinen. Ensin ostaja arvioi tarjoajan ja tarjouksen soveltuvuuden. Ne tarjoukset, jotka eivät täytä soveltuvuusehtoja, suljetaan pois tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua ja valintaa. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos voidaan katsoa, että sillä ei ole taloudellisia mahdollisuuksia täyttää hankintasopimusta. Esimerkiksi vahvistettu velkasaneerausohjelma tai sitä koskeva oikeudenkäynti ovat poissulkemisen perusteita. Myös verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamatta jättäminen riittää perusteeksi. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta myös, jos tarjoaja on antanut olennaisesti vääriä tietoja edellä mainituista asioista, taikka jos se on jättänyt antamatta edellä mainitut pyydetyt selvitykset. Selvityksiä voidaan pyytää ja antaa esimerkiksi rekisteritiedoin, tilinpäätösasiakirjoin ja luottolaitoksen lausunnoin. Tarjoaja voi käyttää hyväkseen muiden yksiköiden, esimerkiksi toisen yhtiön taloudellisia ja rahoituksellisia voimavaroja. Silloin tarjoaja voi osoittaa taloudellisten ja rahoituksellisten edellytystensä voimassaolon esittämällä sitoumuksen, mikä tuon toisen yksikön kanssa on tehty. Tarjouksen valinta Tarjouksen valintaperusteissa kannattaa käyttää harkintaa. Ostaja voi käyttää valintaperusteena joko tuotteen kokonaistaloudellista edullisuutta tai halvinta hintaa. Valinnan tekee aina ostaja. Kokonaistaloudellisen edullisuuden kaikki arviointiperusteet on ilmoitettava etukäteen. Niiden on liityttävä ostettavaan tuotteeseen, eivätkä ne saa antaa ostajalle rajatonta valinnanvapautta arvioinnissa. Valintakriteereillä ei saa myöskään suosia tai syrjiä tiettyjä tarjoajia. Esimerkiksi aikaisemman sopimussuhteen edellyttäminen ostajan kanssa tai paikallisen tarjoajan suosiminen on kiellettyä. Arviointiperusteita voivat olla esimerkiksi laatu, hinta, tekniset ansiot, toiminnalliset ja esteettiset ominaisuudet, ympäristöystävällisyys, käyttökustannukset, kustannustehokkuus, myynnin jälkeinen palvelu ja tekninen tuki, huoltopalvelu, toimitusaika ja tapa taikka elinkaarikustannukset. Pääsääntöisesti käytettävillä valintakriteereillä pitäisi olla ostajalle taloudellista merkitystä. Myös han 19

18 kinnasta ostajalle aiheutuviin kustannuksiin on hyvä kiinnittää huomiota. Ympäristöominaisuuksia voidaan myös pitää valintakriteereinä, jos ne liittyvät ostettavaan kohteeseen, vaikka ne eivät tuota ostajalle taloudellista etua, vaan ovat ennemminkin yleisen edun mukaisia. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteet ja niiden suhteelliset painoarvot tai kohtuullinen vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa. Pelkkä valintakriteerien listaus ei siis enää uuden lain mukaan riitä. Mikäli painoarvojen ilmoittaminen etukäteen ei todella ole mahdollista, on arviointikriteerit ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä. On hyvä huomioida, että kysymyksessä on tällöin poikkeustilanne, jota ei saa käyttää painoarvojen ilmoittamisvelvollisuuden kiertämiseksi. Tarjouksia on vertailtava kaikkia niitä ja vain niitä arviointiperusteita käyttäen, mitkä ilmoituksessa tai tarjouspyynnössä on mainittu. Toisin sanoen, kaikkia mainittuja perusteita on käytettävä, mutta uusia, ennalta mainitsemattomia perusteita ei saa käyttää. Vertailusta tehdään asiakirja, esimerkiksi taulukko, mistä vertailu ja sen tulokset ovat nähtävissä. On muistettava, että tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen sisältöjen on vastattava toisiaan. Mikäli niissä on ristiriitaisuuksia, on noudatettava hankintailmoituksessa ilmoitettua Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö tehdään kirjallisesti. Se on toimitettava avoimessa menettelyssä viipymättä sitä pyytävälle tarjoajalle. Muissa menettelyissä tarjouspyyntö toimitetaan menettelyyn osallistumishakemusten perusteella valituille ehdokkaille. Tarjouspyyntöasiakirjat voidaan myös asettaa saataville internetiin. Tarjousten tekemiseen on varattava ostettavan tuotteen laatu ja laajuus huo mioon ottaen riittävän pitkä aika. Hankinnan kohteeseen voidaan soveltaa pitkälti samoja sääntöjä kuin edellä EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin. Näin esimerkiksi teknisten eritelmien ja ympäristönäkökohtien käyttämisessä. Tarjoajien valinta Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä tarjoajien ja tarjousten soveltuvuuden arviointi tehdään ennalta ilmoitettuihin taloudelliseen ja rahoitukselliseen asemaan, teknisiin edellytyksiin ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvin perustein. Perusteiden on oltava syrjimättömiä, ja niitä sovelletaan tasapuolisesti kaikkiin tarjoajiin. Menettelyssä noudatetaan samoja periaatteita kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Myös tarjoajien pois sulkeminen tarjouskilpailusta voidaan tehdä samoilla perusteilla kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Tarjouksen valinta Tarjouksista valitaan joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointikriteereiden asettamisessa noudatetaan samoja sääntöjä kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Valintakriteerit tulee ilmoittaa tärkeysjärjestyksessä joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. 20

19 2.7. Päätökset, hankintasopimus ja oikeusturvakeinot Nämä säännökset koskevat kaikkia hankintalain mukaisia sekä kotimaisen että EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Tarjouskilpailun ratkaisusta tehdään erillinen, kirjallinen päätös. Päätökseen sisällytetään olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta, kuten voittaneen tarjoajan nimi, tarjouksen valintaperusteet ja miten niitä on tarjouskilpailussa sovellettu. Myös muut olennaiset tiedot tulee liittää päätökseen, kuten tieto mahdollisesta tarjoajan sulkemisesta pois tarjouskilpailusta, sekä mihin kyseinen päätös perustuu. Myös hankinnan keskeyttämisestä tehdään päätös, joka annetaan tarjoajille tiedoksi kirjallisesti muutoksenhakuosoituksineen. Hävinneille tarjoajille annetaan ratkaisu perusteluineen tiedoksi kirjallisesti. Muutoksenhakuosoitus liitetään päätökseen, eli hakemusosoitus asian käsittelemiseksi markkinaoikeudessa. Muutoksenhaulle säädetty määräaika lähtee kulumaan siitä, kun hakija on saanut päätöksestä tiedon. Kuntalain mukainen oikaisuvaatimusosoitus on liitettävä kunnan ja kuntayhtymän hankintapäätökseen. Ostajan on tehtävä hankinnasta kirjallinen sopimus. Se voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun hakija on saanut tiedon tai kun hänen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä. Odotusaika lähtee siis kulumaan päätöksen tiedoksisaannista. Päätökseen tyytymätön hakija voi saattaa asian hakemuksella markkinaoikeudelle 14 päivän kuluessa siitä, kun hän on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedon päätöksestä. Jos hankinnassa on menetelty hankintalain vastaisesti, voi markkinaoikeus hakemuksesta 1) kumota hankintapäätöksen kokonaan tai osittain 2) kieltää ostajaa soveltamasta tiettyä kohtaa asiakirjassa tai noudattamasta tiettyä menettelyä 3) velvoittaa ostajan korjaamaan virheellinen menettelynsä, tai 4) määrätä ostajan maksamaan hyvitysmaksu sellaiselle asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu, mikäli 1-3 kohdan toimenpiteistä aiheutuisi merkittävästi haittaa tai jos hakemus on pantu vireille vasta hankintasopimuksen tekemisen jälkeen Markkinaoikeus voi myös määrätä toimenpidekiellon. 21

20 TARJOUSKILPAILUN KULKU hankinta väh kotimainen kynnysarvo hankinta vähintään EU-kynnysarvo Avoin menettely: kaikki halukkaat saavat osallistua: tarjousaika vähintään 52 päivää hankintailmoituksen jättämispäivää seuraavasta päivästä. Avoin menettely: julkaistaan ilmoitus, kaikki halukkaat tarjoajat saavat osallistua. Rajoitettu menettely: halukkaat tarjoajat jättävät osallistumishakemuksen. Riittävästi aikaa hankinnan kokoon ja laatuun nähden. HANKINNAN SUUNNITTELU Rajoitettu menettely, johon halukkaat tarjoajat jättävät osallistumishakemuksen vähintään 37 päivää hankintailmoituksen jättämispäivää seuraavasta päivästä. Tarjousaika vähintään 40 päivää tarjouspyynnön lähettämispäivästä. Lyhennetyt määräajat: Avoimen ja rajoitetun menettelyn tarjousaika vähintään 22 päivää, jos julkaistu ennakkoilmoitus. Tarjousaikaa ja osallistumishakemuksen jättöaikaa voidaan lyhentää 7 päivällä, jos hankintailmoitus toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Tarjousaikaa voidaan lyhentää lisäksi 5 päivällä avoimessa ja rajoitetussa menettelyssä, jos tarjouspyyntöasiakirjat ovat kokonaisuudessaan hankintailmoituksen julkaisupäivänä sähköisesti saatavilla ja hankintailmoituksessa on ko. internetosoite. Sähköiseen ilmoituskanavaan, lisäksi muut mahdolliset ilmoitukset. Yhteneväiset tiedot tarjouspyynnön kanssa. Arviointikriteerit tärkeysjärjestyksessä. Yhteneväiset tiedot hankintailmoituksen kanssa. HANKINTAILMOITUS TARJOUSPYYNTÖ KIRJALLISESTI Valintaperusteena kokonaistaloudellinen edullisuus tai hinnaltaan edullisin EU-viralliseen lehteen (nyt ennen muiden mahdollisten ilmoitusten ja tarjouspyyntöjen lähettämistä. Ilmoituksen ja tarjouspyynnön tietojen oltava yhteneväiset. Ilmoitus tehdään avoimesta, rajoitetusta, neuvottelumenettelystä ja puitejärjestelystä. Valintaperusteet ja kaikki arviointikriteerit painoarvoineen, sekä muut olennaiset tiedot mainittava. Tietojen tulee olla yhteneväiset hankintailmoituksen kanssa. Huom. tarjousajat. Rajoitettu menettely: Kilpailuun osallistuvien valinta hakemusten perusteella ja tarjouspyyntöjen lähettäminen. TARJOUSTEN AVAAMINEN 22

21 Jos esim. tekniset, taloudelliset tms. kelpoisuusehdot eivät täyty. MAHDOLLINEN TARJOUSTEN TAI TARJOAJIEN POISSULKEMINEN TARJOUS KILPAILUSTA Jos tekniset, taloudelliset tms. soveltuvuusehdot eivät täyty tai pyydetyt selvitykset jätetty antamatta. Poissulkeminen tehdään ennen tarjousvertailua ja se on perusteltava. TARJOUSTEN VERTAILU JA VALINTA Kaikkia niitä, ja vain niitä perusteita käyttäen, jotka on mainittu hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä. HANKINTAPÄÄTÖS JA DOKUMNETOINTI Erillinen kirjallinen päätös. ILMOITUKSET KAIKILLE TARJOAJILLE: Hankintapäätös perusteluineen sekä muutoksenhakuosoitus ja -ohjeet. HANKINTASOPIMUKSEN TEKO Aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun muiden tarjoajien katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä. Jälki-ilmoitus: 48 päivän kuluessa hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn tekemisestä, mukaan maininta, saako ilmoituksen julkaista. MUUTOKSENHAKU 14 päivän kuluessa siitä, kun hakija on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä. 23

22 3. Hankintaprosessi Apuvälineiden hankintaprosessin vaiheet on havainnollistettu kaavioihin. Jäljempänä seuraava hankintaprosessin eri osioiden suorittamisen kuvaus painottuu julkisyhteisön hankintamenettelyyn, mutta siitä on apua myös yksittäisen apuvälineen hankintaan. JULKISTEN HANKINTOJEN MENETTELY apuvälinetarpeen/ tarpeiden toteaminen YKSITYISEN HANKINNAN MENETTELY tarpeen arviointi tarpeen arviointi toimittajien kartoitus toimittajien kartoitus neuvottelu toimittajan kanssa tarjouspyyntö, riittävä aika tarjouksen jättämiselle apuvälineen sovitus tarjousten käsittely apuvälineen hankinta Ilmoitus tuotteiden katselmuksesta ja vertailusta apuvälineen luovutus ja käytön opetus kirjallinen päätös hankinnasta/maksusitoumus apuvälineen tilaus myyjältä apuvälineen toimitus apuvälineen vastaanottotarkastus apuvälineen käytön opetus ja ohjaus 24