KÄYTTÖOHJE Taloyhtiösivut Kiinteistöliiton jäsentaloille

Transkriptio

1 1 (10) Yleistä Kiinteistöliiton tuottamat Taloyhtiösivut ovat Suomen Kiinteistöliiton 100-vuotislahja, jonka liitto jäsenyhdistyksineen tarjoaa jäsentaloyhtiöille. Taloyhtiösivut -palvelu sisältyy jäsenmaksuun. Sivuston perusrakenne Yksittäisen yhtiön sivusto sivut koostuvat seuraavista lähteistä. Tiedotteet taloyhtiön omat ylläpitäjät sekä isännöitsijät vastaavat tiedotteista Yhtiökohtaiset tekstit, kuvat ja muut aineistot yhtiön omien ylläpitäjien lisättävissä ja muutettavissa Yleiset valtakunnalliset tekstit Kiinteistöliitto vastaa päivityksestä Alueyhdistyskohtaiset tekstit Kiinteistöyhdistys vastaa alueellisesta päivityksestä Jäsentietojärjestelmästä haettavat tiedot tiedot haetaan automaattisesti Kiinteistöliiton jäsentietojärjestelmästä Taloyhtio.net -uutispalsta Kiinteistöliitto vastaa uutispalstan tiedotteista Yhtiökohtaiset tekstit ovat yhtiön omien päivittäjien muutettavissa, mutta käyttöönoton helpottamiseksi niihin on tehty yleiset pohjat joita voi muokata. Yleisiä tekstejä ei voi muokata yhtiökohtaisesti. Jäsentietojärjestelmästä tulevia tietoja voit muokata päivittämällä tiedot jäsentietojärjestelmään, jolloin ne päivittyvät myös sivuille. Sivuston perusrakenne Yhteystiedot haetaan automaattisesti jäsentietojärjestelmästä o Keneen otan yhteyttä yhtiökohtaisesti ylläpidettävä Tietoa yhtiöstä haetaan automaattisesti jäsentietojärjestelmästä o Tilat yhtiökohtainen o Vastikkeet ja käyttömaksut yhtiökohtainen o Kulutustiedot yhtiökohtainen Tietoa alueesta yhtiökohtainen (ei julkaisulupaa valmiina) Tärkeää nyt yhtiökohtainen (ei julkaisulupaa valmiina) Taloyhtiön asiakirjat yhtiökohtainen o Yhtiöjärjestys yhtiökohtainen o Yhtiökokouksen pöytäkirja - yhtiökohtainen o Isännöitsijäntodistus yhtiökohtainen o Järjestysmääräykset yhtiökohtainen o Vastuunjakotaulukko yhtiökohtainen o Pelastussuunnitelma yhtiökohtainen o Energiatodistus yhtiökohtainen o Kuntotodistus yhtiökohtainen o PTS yhtiökohtainen o Huoltokirja yhtiökohtainen Hallinto-opas yleinen teksti Asumisopas yleinen teksti Kuvagalleria yhtiökohtainen Hallituksen sivut yhtiökohtainen o Hallituksen asiakirjat yhtiökohtainen o Jäsentiedotteet päivittyy automaattisesti o Lakipalsta yleinen teksti o Lehden tilaajat yleinen teksti o Kiinteistöliiton palvelut yleinen teksti o Kiinteistöyhdistyksen palvelut yleinen teksti o Jäsentietojen päivitys päivitykset jäsentietojärjestelmään

2 2 (10) Taloyhtiön omat päivittävät saavat rekisteröityessään tunnukset sivuston ylläpitoon, jossa he pääsevät ylläpitämään oman yhtiönsä sivustoa. Lisäksi Kiinteistöliiton ja yhdistysten ylläpitäjät pääsevät päivittämään omia osioitaan erillisen ylläpidon kautta. Lisäksi isännöitsijöiden tiedottamista varten on olemassa oma ylläpidon käyttöliittymänsä, jossa he voivat lisätä tiedotteita niille yhtiöille jotka ovat heidän isännöinnissään. HUOM! Kiinteistöliitto ei vastaa yhtiökohtaisesti ylläpidettyjen sivujen sisällöstä. Niiden sisältö on yksin rekisteröityneiden ylläpitäjien vastuulla. Oman taloyhtiön sivujen perustaminen Sivuston päivittämisen perusajatuksena on mahdollistaa kaikkien kiinnostuneiden rekisteröityminen ylläpitäjäksi. Perustaminen etenee seuraavasti. Haetaan yhtiön sivustoa Onko sivusto perustettu? Ei Käyttäjä täyttää rekisteröitymislomakkeen Kyllä Käyttäjä täyttää rekisteröitymislomakkeen Järjestelmä lähettää vahvistus-linkin Järjestelmä lähettää vahvistus-linkin Käyttäjä vahvistaa rekisteröitymisen Käyttäjä vahvistaa rekisteröitymisen Ylläpito perustaa sivuston Ylläpito tiedottaa käyttäjää Käyttäjä aloittaa sivuston käytön. Kun sivusto valmis, hän julkaisee sivuston. Järjestelmä lähettää käyttöohjeet ylläpitäjäksi rekisteröityneille.

3 3 (10) Kirjautuminen ylläpitoon Kirjautuminen järjestelmään tapahtuu käynnistämällä Internet Explorer -selain ja siirtymällä sähköpostitse saatu ylläpito-osoitteeseen Samassa sähköpostissa saatu käyttäjätunnus ja salasana syötetään niille varattuihin kenttiin. Jos olet unohtanut salasanasi voit syöttää sähköpostiosoitteesi käyttäjätunnuskohtaan ja painaa Kirjaudunappia, salasanasi lähetetään sinulle hetken kuluttua sähköpostilla. Onneksi olkoon, olet nyt kirjautunut ensimmäistä kertaa! Järjestelmässä on kahdenkymmenen minuutin aikakatkaisu viimeisestä aktiivisesta toiminnasta. Tämän jälkeen järjestelmä pyytää uutta kirjautumista. Järjestelmän käyttämisen kannalta on välttämätöntä, että ponnahdusikkunat on sivustolla sallittu. Tietoturvasyistä joudut kenties asettamaan sivuston ns. luotettuihin sivustoihin. Katso tarkemmat ohjeet selaimesi käyttöohjeista.

4 4 (10) Käyttöliittymän esittely Käyttöliittymässä ylimmäinen palkki sisältää järjestelmän yleisiä toimintoja kuten sivuston julkaisun ja ohjeet. Vasemmassa reunassa näet oman sivustosi sivurakenteen. Voit avata ja sulkea puurakennetta kuten oman tietokoneesi kovalevyä selatessasi. Pääikkunassa näet kulloinkin auki olevan sivun. Välittömästi sivun yläpuolella näet kyseiseen sivuun liittyvät toiminnot kuvakkeina. Ennen julkaisua Yhtiökohtaisesti ylläpidettyjen sisältöjen osalta on tärkeää, että käyt ne läpi ja päivität vastaamaan oman taloyhtiösi tilannetta. Yhtiökohtaisesti ylläpidettyjen sisältöjen pohjana on Kiinteistöliiton luoma pohjateksti, joka jossain tapauksessa voi sopia yhtiöön sellaisenaan. Suosittelemme kuitenkin, että seuraavat sivut tarkistetaan ja päivitetään ennen sivuston julkaisua. Keneen otan yhteyttä Yhtiön tilat Vastikkeet ja käyttömaksut Kulutustiedot Yhteystiedot ja Tietoa yhtiöstä jos näissä tiedoissa on muutostarvetta, ota yhteys kiinteistöyhdistyksen toimistoon jäsentietojen päivittämiseksi. Keltapohjaisiin laatikoihin haetaan tiedot Kiinteistöliiton jäsentietojärjestelmästä, eikä kyseisiä sivuja voi muokata. Muokkausyritys aiheuttaa virheilmoituksen tai uloskirjautumisen järjestelmästä. Jäsentietojärjestelmästä haettavia tietoja ei tällä hetkellä näe ennen sivujen julkaisua. Sivuston julkaisu Sivustoa perustettaessa sivuston etusivulle ei anneta julkaisulupaa. Voit antaa sen itse siinä vaiheessa kun katsot sivuston olevan valmis julkaistavaksi. Kun sivuston etusivulle annetaan julkaisulupa, se näkyy välittömästi Internetissä kaikille halukkaille.

5 5 (10) Niin kauan kuin sivusto on perustettu, mutta julkaisulupa puuttuu sivustoa ei ole nähtävissä muuten kuin ylläpidon kautta. Sivun tekstien muokkaaminen Sivun tekstiä pääsee muokkaamaan valitun sivun yläreunan Muokkaa-painikkeesta. Järjestelmä avaa uuteen ikkunaan sisältöeditorin. Jos sivulla on useita eri sisältöosia, kuten yleensä etusivulla, valitaan mitä osiota halutaan muokata. Jos sisältöosaan on kytketty tiedotelistaus, pääsee Muokkaapainikkeen kautta rajaamaan listaukseen tulevien tiedotteiden määrää. Tekstin muotoilu Kun sivun teksti on otettu muokattavaksi voidaan tekstiä joko kirjoittaa editoriin suoraan tai tuoda Liitätoiminnolla leikepöydän kautta esimerkiksi Wordista tai internetistä. Liittämiseen voidaan käyttää joko editorin Liitä- tai Liitä Wordista painikkeita tai ctrl-v komentoa. Tuotuun tai kirjoitettuun tekstiin määritellään otsikot maalaamalla haluttu teksti ja valitsemalla toivottu tyyli Muotoilu-valikosta. Tekstin ulkoasu editorissa ei täysin vastaa sen ulkoasua sivulla. Tekstiä voidaan haluttaessa keskittää joko oikealle, vasemmalle tai keskelle tai sitä voidaan järjestellä numeroiduksi tai numeroimattomaksi listaksi. Nämä toiminnot saa käyttöönsä maalaamalla halutun tekstialueen ja painamalla toiminnon kuvaketta yläpalkissa. Haluttu tekstipätkä voidaan myös lihavoida tai kursivoida. Enterin painallus tekstissä merkitsee yleensä kappaleen vaihtoa, jos halutaan ainoastaan vaihtaa riviä esimerkiksi osoitteissa voidaan painaa yhtä aikaa shift ja enter-näppäimiä. Tekstin kirjoittamista editoriin ei lueta aktiiviseksi toiminnaksi, joten tekstiä kannattaa tallentaa usein aikakatkaisun välttämiseksi.

6 6 (10) Kuvan lisääminen Tekstin sekaan voidaan lisätä kuvia. Kuvien maksimikoot ovat: jpg gif 200 kt 100 kt Kuvan lisäys aloitetaan viemällä kursori haluttuun kohtaan tekstiä. Yleensä kuvalle kannattaa varata oma kappale, kuva voidaan sitten myöhemmin asemoida oikealle tai vasemmalle tekstissä. Kun kursori on valitussa paikassa painetaan Lisää kuva-painiketta ( ). Jos haluttu kuva ei löydy avautuvan ikkunan vasemman reunan kansioista lisätään kuva kansioon omalta koneelta kirjoittamalla ensin nimi kenttään kuvaa kuvaava nimi ja sen jälkeen hakemalla kuva koneelta Selaa/Browse-toiminnon avulla. Kun haluttu kuva on löydetty ladataan se kansioon Lataa kuva-nappia painaen. Kuvan latauksen jälkeen se ilmestyy kuvalistaan, josta se voidaan hiiren näpäyksellä valita tekstiin. Kun kuva on paikallaan tekstissä voidaan kuvan päällä painaa hiiren oikeaa nappia ja valita kohta Kuvan ominaisuudet. Nyt avautuvasta ruudusta voidaan valita kummalle puolelle kuva halutaan mahdollisesti tasata. Kuvasta voidaan myös tehdä linkki kirjoittamalla osoite-kenttään haluttu osoite. Ikkunan avulla voidaan myös muuttaa kuvan kokoa, tällöin pitää kuitenkin muistaa, että kuvan fyysinen koko ei varsinaisesti muutu, joten vaikka kuva ruudulla näyttäisikin pieneltä saattaa sen lataus sivulla kestää hitaammalla yhteydellä melko kauan. Kuvat kannattaakin tuoda kansioon valmiiksi oikean kokoisina. Kuvan saa poistettua tekstistä viemällä kursorin tekstissä kuvan perään ja painamalla korjausnäppäintä.

7 7 (10) Linkin lisääminen Tekstin sekaan voidaan lisätä linkkejä joka toisille internetsivuille tai sähköpostiosoitteisiin. Tekstistä maalataan se kohta, josta linkki halutaan avata ja painetaan Lisää linkki-painiketta. Avautuvasta ruudusta valitaan ensin linkin tyyppi, joka voi olla joko osoite tai sähköposti. Linkin osoite kohtaan kirjoitetaan osoite, johon linkin halutaan vievän. Tekstin voi tuoda kenttään myös liittämällä ctrl-v-komennolla. Kokeile linkkiä-nappia painamalla voi tarkistaa, että osoite on kirjoitettu oikein ja vie oikeaan paikkaan. Jos linkin tyyppi on osoite, osoitteen lisäksi voidaan määritellä avataanko linkki alkuperäiseen vai uuteen ikkunaan. Yleensä suositellaan, että sivustolta poisvievät linkit avattaisiin uuteen ikkunaan. Linkin ominaisuuksia pääsee myöhemmin muokkaamaan viemällä kursorin johonkin kohtaan linkkiä tai maalaamalla linkin ja painamalla uudelleen Lisää linkki-painiketta ( ). Lisätty linkki näkyy tekstissä sinisenä alleviivattuna tekstinä. Linkin saa poistettu kuten tavallisen tekstinkin eli viemällä kursorin tekstissä linkin perään ja painamalla korjausnäppäintä.

8 8 (10) Liitteen lisääminen Liite on linkki johonkin tiedostoon. Tiedosto voi olla esimerkiksi word-, excel- tai pdf-tiedosto. Liitteen lisäys aloitetaan maalamalla se kohta tekstistä, josta liitteen halutaan avautuvan. Tämän jälkeen painetaan Lisää liitepainiketta ( ). Avautuvassa ikkunassa on lista järjestelmään ladatuista liitteistä. Liitteiden maksimikoot ovat: doc 1000 kt xls 1000 kt rtf 1000 kt ppt 1000 kt txt 100 kt pdf 1000 kt html / htm 100 kt Jos haluttu liite ei ole listassa voidaan liite tuoda omalta koneelta järjestelmään valitsemalla listan yläpuolelta vasemmanpuoleinen kuvake Lisää uusi liite ( ). Avautuvaan ikkunaan kirjoitetaan liitteelle nimi ja haluttaessa kuvaus. Liite haetaan koneelta Selaa/Browse-nappia painettaessa avautuvan ikkunan kautta. Kun tiedosto on löytynyt se ladataan järjestelmään Lataa tiedosto-nappia painamalla. Kullakin tiedostotyypillä on sallittu maksimikoko, jota pienempiä tiedostojen tulisi olla. Kun liite on ladattu ja tallennettu voidaan se valita tekstiin sen nimeä listassa klikkaamalla. Taulukot Lisätty liite näkyy tekstissä keltapohjaisena. Liitteen ominaisuuksia ei lisäämisen jälkeen pääse muokkaamaan. Liitteen saa poistettua tekstistä viemällä kursorin sen perään ja painamalla korjausnäppäintä. Taulukon lisääminen aloitetaan viemällä kursori siihen kohtaan tekstiä johon taulukko halutaan lisätä. Kun kohta on valittu painetaan Lisää taulu-painiketta ( ). Avautuvasta ikkunasta valitaan taulukon koko riveinä ja sarakkeina, taulukon leveys sivulla ja taulukon solujen välissä ja sisällä oleva tyhjä tila.

9 9 (10) Taulukkoon pääsee mm. lisäämään rivejä painamalla taulukon päällä hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla avautuvasta valikosta halutun kohdan. Valikosta löytyvästä Taulukon ominaisuudet kohdasta pääsee vielä muokkaamaan taulukon leveyttä ja solujen välistä ja sisäistä tyhjää tilaa. Taulukko voi sisältää tekstiä, kuvia, liitteitä ja linkkejä. Taulukon saa poistettua viemällä kursorin tekstissä taulukon jälkeen ja painamalla korjausnäppäintä. Sivun ominaisuuksien muokkaaminen Sivun nimeä tai paikkaa navigointirakenteessa samalla tasolla olevien linkkien joukossa pääset muokkaamaan menemällä haluamallesi sivulle ja painamalla sivun yläpuolisen työkalupalkin Ominaisuudet-painiketta. Sivun nimi kohtaan kirjoitetaan haluttu nimi, joka tallentuu Tallenna-nappia painettaessa. Samalla tasolla olevien sivujen järjestystä muokataan sivun tärkeysastetta muuttamalla, mitä korkeampi tärkeysaste, sitä ylempänä sivu on hierarkiassa saman tason sivujen joukossa. Sivut järjestetään ensisijaisesti tärkeysasteen mukaan ja samalla tärkeysasteella olevat aakkosjärjestykseen. Tässä ikkunassa voi tarvittaessa myös poistaa sivulta julkaisuluvan ottamalla rastin pois julkaisulupa kohdasta ennen tallennusta. Julkaisulupa on järjestelmän ominaisuus, joka mahdollistaa sen että voit tehdä sivuja valmiiksi ylläpitoon ja antaa niille julkaisuluvan vasta haluttuna hetkenä. Julkaisulupa koskee jokaista sivuston yksittäistä sivua. Uuden sivun luominen Uusi sivu luodaan aina jonkin olemassa olevan sivun alle. Sivun luonti aloitetaan valitsemalla vasemman reunan sivupuusta se sivu, jonka alle sivu halutaan luoda. Kun sivu on valittu painetaan sivun yläpuolella olevasta työkalupalkista Uusi alasivu-painiketta. Sivun nimi kenttään kirjoitetaan se nimi, joka tulee näkyviin sivun navigointirakenteeseen. Nimen on hyvä olla melko lyhyt ja mahdollisimman kuvaava. Sivun tyypiksi voidaan valita joko perussivu, tiedotesivu tai joku ylläpitäjän lisäämistä mallisivuista,. Perussivu on tyhjä sivu, jolle voidaan lisätä mitä tahansa tekstiä tai kuvia, tiedotesivu on sivu, jolle sivustolle tehdyt tiedotteet automaattisesti listautuvat. Ylläpitäjän mallisivut ovat ylläpitäjän lisäämiä mallipohjia, joita valinnan jälkeen voidaan vapaasti muokata. Välttämättä näitä mallipohjia ei ole

10 10 (10) lainkaan. Kun sivulle on annettu nimi ja valittu tyyppi paina Lisää-nappia, jolloin sivu tallentuu ja ikkuna sulkeutuu automaattisesti. Voit peruuttaa uuden sivun luonnin sulkemalla sivun Sulje-napista ennen uuden alasivun tallennusta. Uusi sivu ei tule muille sivuille näkyviin ennen kuin sille on annettu julkaisulupa. Julkaisuluvan saat annettua sivulle painamalla Julkaisulupa-painiketta sivulla ollessasi. Sivun poisto Sivun saa poistettua painamalla Poista sivu -painiketta. Poistossa poistetaan se sivu, jolla parhaillaan ollaan sekä kaikki valitun sivun alasivut. Tiedotteen lisääminen Tiedote voidaan lisätä sivustolle oltiinpa millä sivulla tahansa painamalla Uusi tiedote-painiketta sivun yläpuolella olevasta työkalupalkista. Tiedotteessa voidaan käyttää kaikkia samoja ominaisuuksia ja muotoiluja kuin perussivuillakin. Tiedotteen nimi tulee näkyviin sivuilla tiedotelistauksissa. Tiedote tulee aina automaattisesti näkyviin kaikkiin sivustolla oleviin tiedotelistauksiin jos se listauksen enimmäistiedotemäärän mukaan mahtuu listaan. Tiedotteet otetaan mukaan aikajärjestyksessä siten, että uusimmat tiedotteet ovat ylimpinä. Tiedotteen muokkaus Tiedotteen tekstiä pääsee muokkaamaan sivulla tiedotteen otsikon edessä ensimmäisenä olevasta kuvakkeesta ( ). Tiedotteen poisto Tiedotteen saa poistettua sivulla tiedotteen otsikon edessä olevasta punaisesta ruksista ( ). Etusivun kuvan lisääminen Etusivun oikeaan yläkulmaan saa lisättyä kuvan lisäämällä sen etusivun tekstisisällön loppuun. Paina Muokkaa-nappia ollessasi etusivulla ja sisältötekstin muokkausikkuna avautuu. Siirrä kursori tekstin loppuun ja paina Lisää kuva nappia ja valitse sopiva kuva (lisäämisestä lisää sivulla 6). Kun tallennat sisällön, kuva julkaistaan sivustolla sille varatulla paikalla. Muista kuvan kokorajoitukset!