Strategiayksikkö Matkailuohjelmatyön ohjausryhmä MUISTIO 4/2018

Transkriptio

1 1 Strategiayksikkö Matkailuohjelmatyön ohjausryhmä MUISTIO 4/2018 Aika: tiistai klo Paikka: Crazytown, Viipurintie 4, 1 krs. kokoustila Jäsenet: Pekka Arvio, Pasi Vesala,varapj, Markku Rimpelä, esittelijä Juuso Heinisuo, sihteeri Juha Isosuo, Airi Raitaranta, Irma Taavela, Teppo Turja, Kylli Kylliäinen, Jukka Sorvari, Pekka Vihma - Vanajanlinna Oy, Frank, Karoliina - Vekka Liikenne Oy / Frank&Vekka Oy, Tuominen, Juha-Pekka - Petäys Resort, Lescelius, Samu - Iloranta Oy, Käki, Mervi Linnan Kehitys Oy, Mertamo, Outi HAMK, poistui oman esityksensä jälkeen 1. Avaus Päätösesitys: Puheenjohtaja avaa tilaisuuden ja toteaa läsnäolijat. Päätös: Puheenjohtaja Pekka Arvio avasi tilaisuuden ja totesi läsnäolijat. 2. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Päätösesitys: Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa Päätös: Valittiin Kylli Kylliäinen ja Juha-Pekka Tuominen 3. Asialistan hyväksyminen tilaisuuden työjärjestykseksi Päätösesitys: Asialista hyväksytään työjärjestykseksi. Päätös: Asialista hyväksyttiin työjärjestykseksi niin, että Outi Mertamo esitteli aluksi HAMKin hankkeita. 4. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Päätösesitys: Muistio hyväksytään Päätös: Muistio ohjausryhmästä hyväksyttiin. 1

2 5. Kaupunginhallituksen päätöksen läpikäynti Liitteenä 1 on KH:n päätös (KH ) matkailuohjelmasta. Alla on päätöksen kohdat ja kunkin kohdan alla on kuvattu mitä päätös käytännössä tarkoittaa 1. Hämeenlinnan matkailun seudullinen kehittämisohjelmakokonaisuus toteutetaan Päätöksellä kaupunki on sitoutunut matkailun kehittämisohjelmaan kolmeksi vuodeksi päätöskohtien neljä ja viisi mukaisella rahoituksella. Kaupunki nimeää perustettavaan johtoryhmään edustajansa kuitenkin niin, että vetovastuu on yrittäjillä. 2. Ohjelman totuttaminen edellyttää yritysvetoista toimijaa ja kaupunkia mahdollistajaksi. Kehittämisohjelmaa johdetaan yritysvetoisesti niin, että laaditun ja KH:n päätöksen taustalla olleen matkailuohjelman tavoitteet ja toimenpiteet toteutuvat. Kaupunki mahdollistaa ohjelman onnistumista päätetyllä rahoituksella ja kehittämällä matkailun puitteita ja palveluja omalta osaltaan matkailua edistäväksi. 3. Toiminnan käynnistämisen ja sitoutumisen edellytyksenä on yksityisen sektorin ja julkisen sektorin yhteistyö. Ehtona on, että kaikki matkailun toimijat osallistuvat kehittämisohjelmaan sitoutuneesti noudattaen yhdessä sovittuja asioita. 4. Lähtökohtana on 3 4 henkilötyövuoden vuosittainen työpanos toimintakuluineen, jolloin vuosibudjetti on euroa. 5. Hämeenlinnan kaupunki varautuu puoleen em. summasta ensi vuoden ja kahden seuraavan vuoden talousarvioissa edellyttäen, että toinen puoli saadaan koottua yksityisen sektorin ja muiden asiaa tukevien toimijoiden puolelta. Kaupunki sitoutuu varaamaan talousarvioonsa vuosina maximissaan euroa josta se sijoittaa matkailuohjelmaan vuosittain yksityisen sektorin kokoaman summan verran kuitenkin enintään euroa. 6. Hämeenlinnan kaupunki osallistuu jatkossa vain sellaisiin matkailun kehittämishankkeisiin, jotka toteuttavat nyt todettuja linjauksia ja että seuraavat ehdot täyttyvät. Kehittämishankkeiden tulee edistää yhdessä sovittuja linjauksia. Jos kaupunki halutaan hankkeeseen mukaan tulee hanke esitellä kaupungille ennen rahoituksen halua ja esittelyssä tulee kertoa miten aiottu hanke on yhteisten tavoitteiden edun mukaista. 7. Liitteessä kuvattu ohjelmatyön prosessi ja toimintamalli otetaan käyttöön uusien ohjelmien käynnistämisen ja toteuttamisen hallinnassa. Tamä osa päätöksessä koskee muita tulevia strategisia toimeenpano-ohjelmia ja niiden toteuttamista. Päätösesitys: KH:n päätös saatetaan ohjausryhmälle tiedoksi ja toimenpiteitä varten Päätös: KH:n päätös saatettiin ohjausryhmälle tiedoksi. 2

3 6. Matkailun osa-alueiden kehittämisen tilanne Tässä asialistan kohdassa kuvataan alla olevan matkailuohjelman osa-alueiden tilannetta. Matkailuliiketoiminnan osalta on päätetty rahoituksen malli, jota avataan tarkemmin asialistan kohdassa seitsemän. Strategia ja brändi, liiketoimintasuunnitelma ja yhteiset palvelut tulevat olemaan perustettavan johtoryhmän ja organisaation keskeisiä tehtäviä syksyn 2018 aikana. Valmistelutiimit perustetaan kun edellä mainitut asiat on saatu tehtyä. Johtoryhmä perustetaan tässä kokouksessa asialistan kohdan kahdeksan päätöksellä. Seudun ystävien aktivointi. Seudun ystävien aktivointi. Toiminta on käynnistynyt keväällä 2018 kaupungin ja Linnan Kehitys Oy:n yhteistyönä entisille hämeenlinnalaisille suunnatulla kampanjalla, joka perustuu henkilökohtaiseen Hämeenlinna-luottokorttiin. Kortin avulla voi rekisteröityä Hämeenlinnan ystäväksi. Ystävät tulevat saamaan postia kaupungilta ja myös kutsuja erilaisiin tapahtumiin. Kortilla pääsee ilmaiseksi historialliseen museoon ja taidemuseoon myös muita etuja valmistellaan. Tavoitteena on saada aikaan laaja joukko ihmisiä, jotka viestivät Hämeenlinnasta ja joiden muuttohalukkuus Hämeenlinnan kaupunkiin lisääntyy. Seudun asukkaiden kotiseutuylpeys ja aktiivisuus. Sillä mitä ja miten puhumme omasta seudustamme on matkailun markkinoinnille huomattava merkitys. Brändityöllä on tavoiteltu yhteistä positiivista viestiä Hämeenlinnan kaupungista ja seudusta. Keskustan elävöittäminen. Keskusta-alueen elävöittäminen perustuu viihtyisyyden, toiminnallisuuden ja asukasmäärän lisääntymiseen. Aktiivinen ja viihtyisä keskusta lisää sekä asukkaiden että vierailijoiden mielenkiintoa. Isot kaavoitushankkeet ovat jo vireillä: - Engelinrannan osayleiskaava on lainvoimainen. Linja-autoaseman tontinluovutuskilpailu on pidetty ja asemakaavaa on valmisteltu yhdessä Lehto Groupin kanssa. Maanpuhdistustyöt on pääosin tehty. Uimahallin peruskorjaus ja laajennus on valmis. Uimaranta ja rantareitti ovat valmiit. Linja-autoaseman alueen rakentaminen alkaa 2019, mikäli kaava tulee lainvoimaiseksi. Senaatin omistaman korttelin asemakaavatyö etenee hyvin. - Ykköskorttelin asemakaavatyö etenee maanomistajien hakemuksen mukaisesti. Lähtökohtana on vanhojen tavaratalojen purkaminen ja korkea rakentaminen kortteliin. 3

4 (mahdollisesti 8-12 kerrosta). Reskaa on ehostettu, mutta se näyttää edelleen autiolta. Asia edellyttää keskustan pysäköintiratkaisua, sillä korttelin autopaikat eivät riitä. - Asemanrannan alue rakentuu ennakoitua nopeammin. Alueesta syntyy uusi käyntikortti kaupungille. Aluekehityshankkeet etenevät ja niiden organisointi on ok. Matkailun kannalta keskeisiä asioita ovat keskustahotellien tilanne ja kapasiteetti sekä keskusta-alueen tapahtumatarjonta. Linnanniemen kehitystyö on käynnistynyt, mutta sitä ei ole saatu riittävästi vauhtiin. Matkailun ja muiden elinkeinojen yhteistyötä tapahtuu tarpeen mukaan yritysten ja toimijoiden välisenä yhteistyönä. Kaupungin puitteet ja palvelut tulee kehittää entistä enemmän matkailua tukeviksi. Osaamisen kehittämisessä tulee tarkastella matkailualan osaamisen vahvuuksia ja heikkouksia ja tehdä tarvittavia toimenpiteitä osaamisen vahvistamiseksi yhdessä oppilaitosten kanssa. Päätösesitys: Ohjausryhmä käy matkailun osa-aluesta keskustelun ja täydentää yllä olevaa Päätös: Ohjausryhmä kävi matkailun osa-aluesta keskustelun. 4

5 7. Matkailun edistämisen rahoitus ja organisointi Kuten kaupunginhallituksen päätöksen kohdissa neljä ja viisi on päätetty niin rahoituksen lähtökohtana on 3 4 henkilötyövuoden vuosittainen työpanos toimintakuluineen euron vuosibudjetilla, josta Hämeenlinnan kaupunki varautuu puoleen, vuosittain, kolmen vuoden ajan edellyttäen, että toinen puoli saadaan koottua yksityisen sektorin ja muiden asiaa tukevien toimijoiden puolelta. Yritysrahan keruu voi käynnistyä välittömästi ja henkilöstöä voidaan palkata sovittuun / perustettavaan organisaatioon heti kun käytössä on riittävä rahoitus. Kaupungin osuus on budjetoitu maksettavaksi vuoden 2019 alusta lukien. Organisoinnin edellytys on yritysvetoinen toimintamalli. Organisaatiota tai sen muotoa ei ole vielä päätetty. Oraganisoitumisen valmistelu annetaan perustettavalle johtoryhmälle. Päätösesitys: Ohjausryhmä päättää, että organisointi käynnistetään välittömästi perustettavan matkailun johtoryhmän toimesta ja että ensimmäinen työntekijä organisaatioon voidaan rekrytoida välittömästi kun rahoitus on turavattu. Päätös: Ohjausryhmä päätti, että yritykset keskustelevat organisoinnista ja tuovat ehdotuksen seuraavaan ohjausryhmän tapaamiseen. 5

6 8. Matkailun johtoryhmän nimeäminen ja työn aloitus Matkailun ohjausryhmän toimintakausi päättyy kuluvan vuoden lopussa. Ohjausryhmän tehtävänä on valvoa, että matkailuohjelmalle asetetut tavoitteet toteutuvat ja että kaupunginhallituksen päätös pannaan toimeen. Toimeenpanon ja tavoitteiden saavuttamiseksi ohjausryhmän tulee nimetä matkailuliiketoiminnalle johtoryhmä. Johtoryhmän tehtävät syksylle 2018 ovat oraganisaation sopiminen / perustaminen, liiketoimintasuunnitelman laatiminen, strategian laatiminen ja rekrytointi. Mahdolliset osaalueiden (kultturi, luonto ja liikunta, kokous ja tapahtumat) valmistelutiimit perustetaan kun edellä mainitut asiat on saatu tehtyä. Päätösesitys: Ohjausryhmä päättää, että se nimeää johtoryhmän seuraavassa kokouksessaa. Kaupungin edustajan johtoryhmään nimeää kaupunginjohtaja. Päätös: Ohjausryhmä päätti, että se matkailun johtoryhmä muodostuu ohjausryhmän yritysjäsenistä, lisättynä kaupungin edustajalla. Kaupungin edustajan nimeää kaupunginjohtaja. 6

7 9. Suuren tarinakilpailun käynnistäminen Suuren tarinakilpailun tarkoituksena on kerätä kiinnostavia ja Hämeenlinnaa markkinoivia tarinoita, jotka tukevat seudullista matkailua ja alueen markkinointia. Ohjausryhmä päättää, että tarinakilpailu valmistelu käynnistetään välittömästi niin, että kilpailun voittajat voidaan julkistaa Sibeliuksen syntymäpäivänä. Tarinakilpailun valmisteluun kutsutaan asiantuntijaryhmä. Päätösesitys: Kaupungin strategiayksikkö kutsuu koolle ja perustaa työnyrkin tarinakilpailun valmisteluun. Päätös: Ohjausryhmä päätti, että kaupungin strategiayksikkö kutsuu koolle ja perustaa työnyrkin tarinakilpailun valmisteluun. Valmistelu tehdään yhteystyössä HAMKin VIKKEhankkeen kanssa. 7

8 10. Muuta asiat 11. Seuraava kokous Päätös: Ohryn seuraava kokous pidetään kokouksen päättäminen 8