JHL omayhdistys käyttöohje 1. Lähettävän sähköpostiosoitteen määrittäminen... 8 Salasanan vaihtaminen... 8 Käyttöehdot... 8

Transkriptio

1

2 Sisällysluettelo Tietosuoja... 1 omayhdistys -palvelun käyttö... 1 Jäsenlistausten käyttö... 1 Jäsentarrojen/osoitetietojen käyttö... 1 Käyttöoikeudet... 1 Palvelun hyödyt... 2 Kirjautuminen... 2 Etusivu... 3 Sivuvalikko... 3 Listaukset... 4 Listauksen toiminnallisuudet... 4 Listaus- ja korttinäkymä... 4 Siirtyminen sivulta toiselle... 5 Tulosten lukumäärä sivulla... 5 Sähköpostin lähetys omayhdistys -ohjelmasta... 5 Organisaation tiedot... 5 Yhteystiedot... 5 Tehtävänhaltijat... 5 Uutisarkisto... 6 Ryhmätyötilat... 6 Tiedoston käsittely... 6 Keskustelualue... 6 Yhteenveto... 6 Ohjeet... 6 Tilastot... 6 Ota yhteyttä... 7 Ylävalikko... 7 Kielivalinta... 7 Organisaation valinta... 7 Käyttäjäprofiili... 7 Käyttäjäasetukset... 8 Oletusorganisaatio... 8

3 Lähettävän sähköpostiosoitteen määrittäminen... 8 Salasanan vaihtaminen... 8 Käyttöehdot... 8

4 Tietosuoja Ammattiliittoon kuuluminen on henkilötietolaissa tarkoitettua arkaluonteista ja ehdottoman luottamuksellista tietoa. Älä anna ohjelman käyttäjätunnustasi ja salasanaasi kenenkään muun käyttöön. Jäsenluetteloa tai muita raportteja yhdistyksen jäsenistä ei saa luovuttaa kenellekään muulle, kuin yhdistyksesi virallisesti valituille järjestö- luottamustehtävän hoitajalle. Yhdistyslaki tuo tähän kuitenkin laissa säädetyn poikkeuksen; yhdistyksen jäsenen vaatiessa, hänelle on järjestettävä tilaisuus tutustua jäsenluetteloon, jossa on nimija kotipaikkatieto. omayhdistys -palvelun käyttö älä käytä palvelua sivullisten läsnä ollessa älä jätä palvelua auki, jos et ole itse koneen ääressä Jäsenlistausten käyttö älä ota tarpeettomia raportteja. Paperiversio vain poikkeustilanteessa. älä jätä tulostamiasi listoja näkyville säilytä listat lukollisessa kaapissa tai laatikossa älä anna listoja tai niiden kopioita kenellekään ulkopuoliselle tuhoa vanhat ja tarpeettomat listat ja muut tulosteet tuhoa vanhat ja tarpeettomat tiedostot esim. Excel tiedostot Jäsentarrojen/osoitetietojen käyttö tarroja tai osoitetietoja ei luovuteta ulkopuolisille Käyttöoikeudet Palvelun käyttö edellyttää käyttöehtojen hyväksymistä ja yhdistyksen hallituksen lupaa palvelun käyttöön (kopio pöytäkirjasta). Käyttöehdot Huolehdin siitä, etteivät käyttäjätunnukseni ja salasanani joudu kenenkään muun henkilön tietoon ja mahdollisesti väärinkäytettäväksi. Vaihdan salasanani välittömästi, mikäli epäilen tällaista tapahtuneen. Käyttäjätunnus / käyttöoikeus on henkilökohtainen. Huolehdin tietoturva-asioista saamieni ohjeiden ja materiaalien mukaisesti. Vastaan siitä, että omayhdistys ja Jäsenpalvelu 24h:sta saatavia tietoja käytetään vain JHL:n toimintaan ja yhdistyksen toimintaa tukevien tavoitteiden saavuttamiseksi. (JHL:n yhdistyksen hallitus on viime kädessä vastuussa tekemistään jäsentietojen luovutuksista yhdistyksen ulkopuolelle. Jäsentietojen luovuttaminen yhdistyksen ulkopuolelle edellyttää aina vähintään hallitustasoista päätöstä.) Mahdollisissa väärinkäytöstapauksissa ohjelmien käyttöoikeudet voidaan pysyvästi peruuttaa. Palveluun on kolmentyyppisiä käyttöoikeuksia. Laajoilla oikeuksilla (OD1) näet kaikki tiedot ja käytössäsi ovat kaikki palvelun tämänhetkiset toiminnot. Laajat oikeudet myönnetään vain jäsenasiainhoitajille. Suppeammilla oikeuksilla 1

5 (OD2) näet kaikki muut tiedot paitsi jäsenmaksuihin liittyvät tiedot ja käytössäsi ovat kaikki muut palvelun tämänhetkiset toiminnot. OD2 -oikeudet yhdistys myöntää harkinnan mukaan niitä tarvitseville (PJ, SIHT, PLM.). Palvelun tilastot ovat PJ, TH, JMLISTAT ja SIHT tehtävien toimijoilla käytössä automaattisesti käyttöehtojen hyväksymisen jälkeen. omayhdistys - palvelun käyttöoikeus päättyy, kun toimihenkilökautesi päättyy! Palvelu on osa liiton jäsentietojärjestelmää. Kun jäsenen tietoja päivitetään liitossa, tiedot näkyvät heti myös yhdistyksessä. omayhdistys -palvelun käyttäjä näkee niiden yhdistysten tiedot, joissa hänellä on palvelun käyttöoikeuteen oikeuttava toimihenkilötehtävä. Palvelun hyödyt jäsenmäärät / jäsenlaji ajantasaiset tiedot käytettävissä jäsenten tietojen tarkistus helppoa jäsenmaksujen / jäsenmaksuvapautusten tarkasteleminen mahdollista sähköpostiviestintä yhdistysten jäsenille, myös kohdennetusti osoitetarrojen tulostus ajantasaiset jäsenluettelot ja -tilastot työnantaja / työpaikkatiedot käytettävissä yhdistyksen toimihenkilötehtävät tarkistettavissa mm. toimintakertomukseen tilastotietoja jäsenistöstä Kirjautuminen omayhdistys -palveluun voit kirjautua joko suoraan osoitteesta tai JHL:n Aktiivien sivut kohdasta Yhdistystoiminta löytyvästä linkistä. Käyttäjätunnuksesi omayhdistys - palveluun on sähköpostiosoite, jonka on löydyttävä jäsentiedoistasi. Ensimmäistä kertaa kirjautuessasi tilaa itsellesi salasana kohdasta Luo salasana/unohditko salasanasi. Katso tarvittaessa erillinen kirjautumisohje. Mikäli kirjaudut JHL:n aktiivisivujen kautta, aktiivisivuille kirjauduttaessa käyttäjätunnus on jäsennumerosi. Jos kirjaudut jäsensivuille ensimmäistä kertaa, salasana on henkilötunnuksesi (ppkkvv-xxxx). Salasana on vaihdettava ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Mikäli et pääse kirjautumaan palveluun tai sinulla on kysyttävää jäsenrekisterin sisällöstä, tai palvelun käyttöön liittyvistä asioista - ota yhteyttä: jarjestelmapalvelut@jhl.fi p Jos tietojenkeruu Listaus toiminnossa jostain syystä katkeaa tai jää jumiin, päivitä selain ctrl +F5 painikkeella. 2

6 Etusivu omayhdistys - palvelun etusivun keskellä on pikalinkkejä joko ohjelman sisälle, tai ulkoisia linkkejä esim. JHL:n nettisivuille. Oikeassa laidassa näytetään kolme viimeisintä sinun käyttäjäryhmällesi julkaistua uutista. Uutisen saa auki klikkaamalla uutista. Uutinen avautuu joko ohjelman sisällä uutisarkistoon, tai ulkoinen uutinen omalle välilehdelleen. Sivuvalikko Sivuvalikossa näkyvät käyttöoikeuksiesi mukaiset toiminnot. 3

7 Listaukset Listaukset valikon alla näkyvät käyttöoikeuksiesi mukaiset listaukset. JÄSENET TYÖSUHTEINEEN JÄSENLISTAUS TYÖNANTAJITTAIN JA TYÖPAIKOITTAIN JÄSENMUUTOSTEN LISTAUS UUDET LIITTYNEET JÄSENET MAKSUVELVOITTEET JÄSENMAKSUT JÄSENTEN IKÄLISTAUS JÄSENTEN OPINNOT JA TUTKINNOT JÄSENTEN KÄYMÄT KURSSIT MERKKIPÄIVÄT ALLE VIISIKYMMENVUOTIAIDEN MERKKIPÄIVÄT TEHTÄVÄNHALTIJAT Listauksen toiminnallisuudet 1) Toiminnot Siirrä Exceliin Muodostaa Excel-tiedoston valituista henkilöistä. Jos ketään ei ole valittu, niin tiedostoon tuodaan kaikki henkilöt. Tulosta tarrat - Tarra-arkki/24 Muodostaa pdf-tiedoston valituista henkilöistä. Jos ketään ei ole valittu, niin tiedostoon tuodaan kaikki henkilöt. Tarra-arkille tulostuu 24 henkilön tiedot, 3 rinnakkain ja 8 allekkain. Lähetä sähköpostia Muodostaa sähköpostiviestipohjan valituille henkilöille. 2) Valittuja Valitse kaikki Merkitsee kaikki listauksella juuri sillä hetkellä näkyvät rivit valituiksi Poista valinnat Poistaa kaikki listauksella juuri sillä hetkellä näkyvien valittujen rivien valinnat Lukumäärät Valittuja - otsikon perässä merkitsee (Valittujen lukumäärä / Listauksen kaikki rivit yhteensä) 3) Suodata Voit suodattaa näytettäviä rivejä kenttien arvojen perusteella. Esimerkiksi; valitse Suodata-listasta Postitoimipaikka ja kirjoita näytettävään kenttään Kuopio ja klikkaa Lisää. Tällöin näytetään vain ne rivit, joissa postitoimipaikkana on Kuopio. 4) Lajittele Voit lajitella listauksen tuloksia kaikilla listauksen kentillä Voit vaihtaa lajiteltavan tiedon suuntaa klikkaamalla nuolikuvaketta Nuolen osoittaessa ylöspäin, lajitellaan tiedot nousevaan järjestykseen, eli (A:sta Ö:hön) Nuolen osoittaessa alaspäin lajitellaan tiedot laskevaan järjestykseen, eli (Ö:stä A:han) Jos molemmat nuolet kentän vieressä näkyvät harmaana, niin kyseistä kenttää ei käytetä lajittelussa Voit vaihtaa lajiteltavien tietojen järjestystä raahaamalla kentät haluttuun paikkaan. Esimerkiksi; Haluat henkilöt aakkosjärjestykseen postitoimipaikan mukaan. Raahaa postitoimipaikka ensimmäiseksi kentäksi ja sukunimi toiseksi kentäksi. Klikkaa nuolipainikkeita, jotta saat tiedot haluamaasi järjestykseen. Listaus- ja korttinäkymä Voit valita näytetäänkö listauksen tulokset listaus- vai korttinäkymässä, katso kuva Listaus- ja korttinäkymät. Pienemmällä näytöllä, esimerkiksi puhelimella, on käytössä vain korttinäkymä. 4

8 Kun selaat sivulla alaspäin, listausnäkymän oikeaan laitaan tulee näkyviin nuolipainike, josta pääset nopeasti sivun alkuun. Siirtyminen sivulta toiselle Listaus- ja korttinäkymä kuvakkeiden vieressä näkyy montako sivua listauksessa on ja millä sivulla olet nyt. Esimerkiksi (2/24), kertoo, että olet toisella sivulla ja listauksessa on 24 sivua. Voit siirtyä nuolipainikkeilla sivu kerrallaan eteentai taaksepäin. Voit myös klikata numero-kohtaan ja kirjoittaa haluamasi sivunumeron ja painaa Enter -painiketta. Tällöin listaus avautuu haluamastasi kohtaa. Tulosten lukumäärä sivulla Sivun alalaidassa, Tulosten lukumäärä sivulla -kohdasta voit valita montako tulosta haluat näytettävän yhdellä sivulla. Vaihtoehdot ovat 10, 50, 100 tai 250 tulosta. Sähköpostin lähetys omayhdistys -ohjelmasta Kaikilla käyttöoikeuksilla voi lähettää sähköpostia jäsenille. Sähköpostin lähetys tapahtuu Listauksen kautta. Ensin valitaan listaus ja sen jälkeen henkilöt, joille viesti halutaan lähettää, jolloin Toiminnoista aktivoituu Lähetä sähköpostia kohta. Näytön ylälaidassa on painikkeet Hylkää, Vaihda vastaanottajia sekä Lähetä. Hylkää - poistaa sähköpostiluonnoksen ja palaa takaisin listaukselle Vaihda vastaanottajia - voidaan listalta lisätä ja vaihtaa sähköpostiviestin vastaanottajia Lähetä - sähköpostin lähettäminen vastaanottajille Lähettäjäksi tulee kirjautuneen käyttäjän oletussähköposti, joka määritellään käyttäjäprofiilissa. Sähköpostiviestiin voidaan liittää liitetiedostoja raahaamalla Drag and drop alueelle tai lataamalla resurssinhallinnan kautta. Sähköpostiviesti on luonnostilassa siihen asti, kun se lähetetään. Vastaanottajia voi lisätä tai vaihtaa Vaihda vastaanottajia - painikkeen kautta, jolloin listanäkymä avautuu. Sähköpostiviestille pääsee takaisin valitsemalla Toiminnot ja Lähetä sähköpostia. Ruudun alalaidassa näkyy vastaanottajien lukumäärä. Klikkaamalla linkkiä Näytä kaikki valitut vastaanottajat, näet vastaanottajien nimet ja sähköpostiosoitteet. Näet myös, jos joltakin henkilöltä puuttuu sähköpostiosoite. Ruudun ylälaitaan tulee info-ruutu Kaikille valituille henkilöille ei löytynyt sähköpostiosoitetta mikäli yhdeltäkin valitulta henkilöltä puuttuu sähköpostiosoite, Lähetä -painiketta klikattuasi saat vielä vahvistuksen siitä, että viesti lähetetään. Peruuta palauttaa takaisin sähköpostiluonnokselle ja OK lähettää viestin. Organisaation tiedot Yhteystiedot Yhteystiedot välilehden tietoja tullaan muuttamaan. Tehtävänhaltijat Tehtävänhaltijat välilehdellä listataan organisaation kaikki järjestötyyppiset tehtävänhaltijat. Tehtävätiedot näkyvät ns. korttinäkymässä. 5

9 Uutisarkisto Etusivulla näytetään 3 uusinta uutista. Sitä vanhemmat uutiset siirtyvät uutisarkistoon, josta uutisen voi edelleen lukea. 1) Uutinen viittaa ulkoiseen linkkiin, joka avautuu uudelle välilehdelle. Näissä ulkoisissa uutisissa on otsikon vieressä merkki, joka kuvassa on yliviivattuna. 2) Sisäinen linkki, joka avautuu omayhdistys - ohjelman sisällä. Pääset takaisin uutisarkistoon klikkaamalla <<Uutisarkisto linkkiä tai sivuvalikon Uutisarkisto otsikkoa. Ryhmätyötilat Ryhmätyötila on keskustelu- ja dokumenttien jakamisalue, ryhmätyötilan näkevien käyttäjien kesken. Tällä hetkellä käytössä on liiton jäsenasioiden hoitajien yhteinen ryhmätyötila. Tiedoston käsittely Tiedosto lisätään raahaamalla sen Drag and Drop -alueelle, tai resurssienhallinnan kautta Lataa tiedosto linkkiä klikkaamalla. Kun tiedosto on liitetty ryhmätyötilaan, niin kaikki kyseisen ryhmätyötilan käyttäjät voivat ladata kyseisen tiedoston Pilvi-kuvakkeella. Tiedostolle voidaan lisätä kuvaus Kynä-ikonia klikkaamalla. Tiedoston kuvauksen kirjoittamisen jälkeen Tallennus-painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla saadaan kuvaus tallennettua. Roskapönttökuvakkeella saa poistettua tiedoston, jolloin tiedosto poistuu ryhmätyötilasta kaikilta käyttäjiltä. Keskustelualue Uuden keskustelun aloittaminen tapahtuu kirjoittamalla Aloita uusi keskustelu kenttään keskustelun otsikon ja klikkaamalla Lähetä painiketta. Tämän jälkeen muut ryhmäläiset näkevät aloitetun keskusteluketjun. Kommentin lisääminen valittuun keskusteluketjuun tehdään avaamalla keskustelun Näytä keskustelu linkki ja kirjoittamalla kommentin Lisää kommentti kenttään ja klikkaamalla Kommentoi painiketta. Yhteenveto Keskustelualueen yläpuolella on yhteenveto ryhmätyötilasta. Kuvat vasemmalta oikealle kertoo 1) Milloin ryhmätyötilaa on viimeksi päivitetty 2) Montako mahdollista käyttäjää ryhmätyötilalla on 3) Ryhmätyötilaan liitettyjen tiedostojen lukumäärä 4) Ryhmätyötilan keskustelujen lukumäärä Ohjeet Ohjeet tulevat palvelun vasemman laidan navigaatiovalikkoon Ohjeet -osioon. Ohjeiden yläosassa näytetään ohjeiden sisällysluettelo. Tilastot Tilastot -osiossa näet yhdistyksen jäsentilastoja. jäsenmäärän kehitys henkilötilasto sukupuolen ja iän mukaan jäsenmäärät jäsenlajeittain jäsenmäärät ammateittain jäsenmäärät sopimusaloittain valmistuneet koulutusohjelmittain ja tutkinnoittain oppilaitosten jäsenmäärät 6

10 Toiminnot 1) Tilaston saa siirrettyä Exceliin klikkaamalla Siirrä Exceliin painiketta 2) Lajittele painikkeella voi lajitella tietoa tilaston sarakkeilla o Tilaston tuloksia voi lajitella kaikilla tilaston kentillä o Lajiteltavan tiedon suuntaa pystyy vaihtamaan klikkaamalla nuolikuvaketta lajittele -listassa o Jos kentän vieressä näkyy harmaana molemmat nuolet, niin kyseinen tieto ei vaikuta lajitteluun o Nuolen osoittaessa ylöspäin, lajitellaan tiedot nousevaan järjestykseen eli (A:sta Ö:hön) o Nuolen osoittaessa alaspäin lajitellaan tiedot laskevaan järjestykseen eli (Ö:stä A:han) o Lajiteltavien tietojen järjestys vaihdetaan raahaamalla kenttä haluttuun paikkaan. Esimerkiksi; Haluat henkilöt aakkosjärjestykseen postitoimipaikan mukaan. Raahaa postitoimipaikka ensimmäiseksi kentäksi ja sukunimi toiseksi kentäksi. Klikkaa nuolipainikkeita, jotta saat tiedot haluamaasi järjestykseen. Ota yhteyttä Voit ottaa yhteyttä liiton jäsenpalveluun Ota yhteyttä -osion kautta. Valittavanasi on kolme eri yhteydenottotyyppiä; jäsenmaksuvapautus, jäsenmaksuviitteiden tilaus ja yhteystietojen muutos. Aihe, yhteydenoton tyyppi ja kuvaus ovat pakollisia kenttiä. Yhteydenottoon voi lisätä myös liitetiedoston. Liitetiedosto lisätään joko raahaamalla tiedoston Drag and drop -alueelle tai resurssinhallinnan kautta klikkaamalla lataa tiedostoja. Lähetä lähettää yhteydenoton liittoon. Muista ilmoittaa aina jäsenen jäsennumero tai henkilötunnus. Jos ilmoituksessa on kyse jäsenmaksuvapautuksesta, kirjoita vapautuksen syy, alkamis- ja päättymispäivä. Jos kyseessä on jäsenmaksuviitteen tilaus, ilmoita mille ajalle viitteen haluat ja onko mahdollisesti kyseessä jäsenlajin muutos. Yhteydenotot käsitellään liiton jäsenpalvelussa. Ylävalikko Ylävalikko on koko ajan näkyvissä. Näytettävä tieto vaihdetaan otsikkoa tai nuolimerkkiä klikkaamalla. Kielivalinta omayhdistys - palvelun kieli valitaan alasvetovalikosta. Kieli määräytyy kirjautuvan käyttäjän asiointikielen perusteella. Kielivaihtoehtoja ovat suomi, ruotsi ja englanti. Organisaation valinta Jos käyttäjällä on tehtävä useassa organisaatiossa, niin organisaatiovalinnasta valitaan näytettävä organisaatio. Oletusorganisaatio määritellään käyttäjäprofiilissa. Listauksilla ja näytöillä näytetään vain valitun organisaation jäseniä. Käyttäjäprofiili Kirjautuneen käyttäjän nimeä klikatessa avautuu valikko, josta siirrytään käyttäjäprofiiliin tai kirjaudutaan ulos omayhdistys palvelusta. Käyttäjäprofiilissa näytetään käyttäjäasetukset, hyväksytyt käyttöehdot sekä yhteydenottolomake. 7

11 Käyttäjäasetukset Oletusorganisaatio Jos käyttäjällä on tehtäviä useammassa yhdistyksessä, niin käyttäjäprofiilissa voidaan määritellä oletusorganisaatio. Valittu organisaatio on se, jonka tiedot näytetään käyttäjälle omayhdistys - ohjelmaan kirjauduttaessa. Oletusorganisaation vaihtaminen tapahtuu organisaatiolistasta. Valitaan organisaatio ja klikataan Vaihda oletusorganisaatio. Lähettävän sähköpostiosoitteen määrittäminen Osiossa valitset listalta sähköpostiosoitteen, jota käytetään sähköpostiviestinnän lähettäjä-kentässä. Vastausviestit ohjataan myös kyseiseen sähköpostiosoitteeseen. Valinnan jälkeen klikkaa Vahvista vaihto. Salasanan vaihtaminen Salasanan vaihto tapahtuu syöttämällä Vanha salasana -kenttään salasana, jolla käyttäjä kirjautui omayhdistys - ohjelmaan. Uusi salasana ja Vahvista uusi salasana -kenttiin annetaan uusi salasana. Salasanojen täytyy olla samalla tavalla kirjoitetut kahdessa jälkimmäisessä kentässä. Salasanojen syötön jälkeen tallennetaan muutos klikkaamalla Vaihda salasana. Seuraavalla kirjautumisella käytetään uutta salasanaa. Käyttöehdot Käyttöehdot välilehdellä näytetään kaikki ne käyttöehdot, jotka käyttäjä on kirjautumisen yhteydessä hyväksynyt. Käyttöehdoista näkyy päivämäärätieto, jolloin käyttöehto on julkaistu ja koska käyttäjä on hyväksynyt kyseisen käyttöehdon. Riviä klikkaamalla saa näkyville hyväksytyn käyttöehdon tekstin. Mitä ovat käyttöehdot? Kun käyttäjä kirjautuu ensimmäisen kerran yhdistysten omayhdistys - ohjelmaan, häntä pyydetään hyväksymään käyttöehdot. Käyttöehtojen hyväksyntä pyydetään myös silloin, kun käyttöehdot ovat muuttuneet. 8