EUROOPAN UNIONINELINTEN KÄÄNNÖSKESKUS VUODEN 2006 TOIMINTAKERTOMUS

Transkriptio

1 FI EUROOPAN UNIONINELINTEN KÄÄNNÖSKESKUS VUODEN 26 TOIMINTAKERTOMUS

2 Raportti onmyös saatavissa internetistä osoitteessa Euroopan unionia koskevia lisätietoja saa Eurooppa-palvelimen kautta ( Euroopan unionin elinten käännöskeskus, 27. Kaikki oikeudet pidätetään. ISBN ISSN

3 VUODEN 26 TOIMINTAKERTOMUS CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L UNION EUROPÉENNE 1rue dufort Thüngen L-1499 Luxembourg Tél.: Fax: cdt@cdt.europa.eu

4 SISÄLLYS ESIPUHE OSA I. OSA II. LUKU 1. LUKU 2. LUKU 3. HALLINTONEUVOSTO A. Päätökset ja suuntaviivat B. Keskeiset asiat JOHTAJAN JOHDANTO: KÄÄNNÖSKESKUKSEN TOIMINTA JA HALLINTO KÄÄNNÖSKESKUKSEN PÄÄASIALLINEN TOIMINTA A. Yleiskatsaus B. Miten käännöskeskus palveli asiakkaitaan vuonna 26? TOIMIELINTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ KÄÄNNÖSKESKUKSEN TEHTÄVÄNÄ A. Mitä on toimielinten välinen yhteistyö? B. Käännöskeskuksen panos ICTI:ssä C. Terminologia ja IATE-termitietokanta KÄÄNNÖSKESKUKSEN SISÄINEN HALLINTO A. Laadunhallinta: tavoitteena erinomainen laatu B. Hallinnolliset asiat 1. Henkilöresurssit 2. Varainhoito 3. Sopimushallinta ja oikeudelliset kysymykset 4. Sisäinen tarkastus C. Tietotekniikka ja tietämyksenhallinta 1. Tiedostomuodot 2. Tietojen laatu ja saatavuus 3. Tietojärjestelmien turvallisuus 4. Uusi Internet- jasähköpostiosoite: cdt.europa.eu 2

5 ESIPUHE Hyvä lukija, Käsissänne on Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen vuoden 26 toimintakertomus, joka eroaa jonkin verran edeltäjistään. Nykyinen toimintakertomus esittelee tavanomaiseen tapaan käännöskeskuksen tärkeintä yleistä toimintaa, jota havainnollistavat tilastotiedot ja keskeiset indikaattorit käännöksistä ja henkilöstöstä sekä talousarvion toteutumasta. Lisäksi siinä on asiakkaita ja muita asianosaisia kiinnostavana tietona yhteenveto kunkin asiakkaan saamista tärkeimmistä palveluista. Tämä kuvastaa käännöskeskuksen vuonna 26 käyttöön ottamia uusia hallintokäytäntöjä ja strategisia linjauksia. Käännöskeskuksen lähes 13 vuotta kestäneen olemassaolon aikana Euroopan unionissa on tapahtunut kolme laajentumista; vuoteen 27 mennessä jäsenmäärä on kasvanut 12:sta 27:ään javirallisten kielten määrä 9:stä 23:een. Samanaikaisesti toimielinrakenne onmuuttunut. Niiden sääntelyvirastojen määrä, joille virasto työskentelee, on kasvanut huomattavasti. Lisäksi oikeudellinen rakenne on muuttunut, esimerkiksi varainhoitoasetuksen sekä Euroopan yhteisöjen virkamiehiin jamuuhun henkilökuntaan sovellettavien henkilösääntöjen osalta, ja käännöskeskuskin on kohdannut uusia käyttöön otettavia menettelyitä. Nämä muutokset ovat vaikuttaneet käännöskeskuksen johtamiseen. Hallintoneuvoston käsittelemistä asioista on tullut moninaisempia ja mutkikkaampia. Myös hallintoneuvoston koko on kasvanut nopeasti, koska uusista virastoista ja uusista jäsenvaltioista tulee automaattisesti jäseniä voimassa olevan asetuksen mukaisesti. Vuoden 26 lopussa hallintoneuvostossa oli 55jäsentä, ja luku kasvaa edelleen. Siten myös päätöksentekoon tarvittava päätösvaltainen jäsenten määrä joka oli vähintään 37 läsnä olevaa jäsentä kasvaa jatkossakin. Viime vuonna käännöskeskus ja sen johto ovat lisäksi kohdanneet monia muutoksia ja haasteita, jotka eivät ole aivan tavanomaisia hallinnon ja päivittäisen johtamisen kysymyksiä. Näistä tärkein oli erityisen pitkän palvelukseenottomenettelyn jälkeen hallintoneuvosto päätös Gailė Dagilienėn, nimittämisestä käännöskeskuksen uudeksi johtajaksi. Hän aloitti tehtävässä 1. toukokuuta 26. Kiitämme Marie-Anne Fernándezia, joka huolehti toimesta sijaisena lähes puolitoista vuotta. Vuonna 26 käännöskeskuksen palvelut ovat jatkaneet kasvuaan, mikä ei johdu pelkästään laajentumisesta ja uusista kielistä, vaan myös asiakkaiden enenevästä käännöskeskuksen palvelujen käytöstä. Sisämarkkinoiden harmonisointiviraston (tavaramerkit ja mallit) käännöspyynnöt (tavaramerkit ja ) esimerkiksi ovat nyt käännöskeskuksen koko käännösmäärästä yli 7 prosenttia, mikä on lähes 5 sivua. Käännöskeskuksen palvelujen kehittäminen, uudet asiakaslähtöiset tavoitteet ja käännöskeskuksen uusi strategia, jonka hallintoneuvosto hyväksyi marraskuussa, heijastavat myös uuden johtajan käyttöön ottamia johtamistapoja. 3

6 Tämän myönteisen kehityksen lisäksi käännöskeskuksen taloudellinen tilanne on hyvä, ja budjettivallan käyttäjä on voinut tarkastuskertomusten perusteella antaa vuodesta 26 myönteisen tarkastuslausuman käännöskeskukselle. Vuoden aikana on noussut esiin kriittisiäkin kysymyksiä. Esimerkiksi pitkään ratkaisematta ollut ongelma käännöskeskuksen tiloista on yhä ilman minkäänlaista lyhytaikaista tai pitkäaikaista ratkaisua. Vuonna 27 näkyvissä on kuitenkin myönteisiä merkkejä. Ratkaisematta kuitenkin onvielä kysymys työnantajan maksuosuudesta, joka viedään Euroopan yhteisöjen tuomioistuimeen. Nämä ovat arkaluonteisia asioita, ja ne ovat vaatineet hallintoneuvostolta linjauksia ja huomattavaa tarkkaavaisuutta. Mainituista vaikeuksista huolimatta vuosi 26 on ollut jälleen menestyksekäs, ja voimme luottaa käännöskeskuksen kirjaavan sellaiseksi myös vuoden 27. Neljäntenä peräkkäisenä vuonna hallintoneuvoston puheenjohtajana pidän edelleen arvossa käännöskeskuksen henkilökunnan osuutta ja ammattitaitoa sekä suoria ja lämpimiä suhteita, jotka olemme luoneet hallintoneuvoston ja käännöskeskuksen koko johtoryhmän välille. Karl-Johan Lönnroth Hallintoneuvoston puheenjohtaja 4

7 OSA I HALLINTONEUVOSTO Hallintoneuvostolla ( 1 )onkeskeinen tehtävä käännöskeskuksen toiminnassa, joka oli erityisen vilkasta vuonna 26. Talousarvioon, suunnitteluun jastrategiseen hallintoon liittyvien tehtävien lisäksi hallintoneuvoston toimivaltaan kuuluu myös käännöskeskuksen johtajan nimittäminen. Johtajan virka vapautui tammikuussa 25, ja siitä julkaistiin hakuilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä ( 2 ). Hallintoneuvosto nimitti Marie-Anne Fernándezin hoitamaan johtajan tehtäviä väliaikaisesti, uuden johtajan nimitykseen saakka. Euroopan komissio järjesti käännöskeskuksen perustamisasetuksen ( 3 ) mukaisesti esivalintamenettelyn, jonka perusteella laadittiin ehdokasluettelo ( 4 ). Hallintoneuvosto kuuli komission ehdottamaa kolmea ehdokasta ylimääräisessä kokouksessaan 1.helmikuuta 26, jonka jälkeen se päätti nimittää käännöskeskuksen johtajaksi Gailė Dagilienėn. Hän aloitti toimessa 1. toukokuuta 26. Hallintoneuvosto piti myös sääntömääräiset kokouksensa 22. maaliskuuta ja 25. lokakuuta 26. Kokouksissa se antoi lausuntonsa käännöskeskuksen esittämistä budjetti- ja strategialuonnoksista, arvioi keskuksen toiminnan tuloksellisuutta ja komission sisäisen tarkastuksen toimittaman tarkastuksen perusteella annettuja suosituksia ja jatkoi keskeisten asioiden käsittelyä. A. PÄÄTÖKSET JASUUNTAVIIVAT Hallintoneuvoston kanta jäljempänä esiteltyihin käännöskeskuksen hankkeisiin oli myönteinen. Mitä tulee varainhoitovuoden 27 talousarvioesitykseen, joka toimitettiin kirjallista menettelyä käyttäen joulukuussa, jotkut hallintoneuvoston jäsenet pitivät keskustelua välttämättömänä useiden kohtien selkeyttämiseksi. Hallintoneuvoston puheenjohtaja Karl-Johan Lönnroth päättikin kutsua kokoon ylimääräisen kokouksen, jonka päivämääräksi vahvistettiin 25. tammikuuta Rahoitus- jatalousarvio Vuoden 26 ensimmäinen korjaava lisätalousarvio tehtiin huomioon ottaen varainhoitovuoden 25 tulosta vastaavan määrän kirjaaminen tuloiksi, menomäärärahojen lisäys ylimääräisiä toimia, tietotekniikkaa ja freelancekäännöspalveluja ja pysyvien toimitilojen hankintaa varten, uuden yhteistyösopimuksen allekirjoittaminen koulutuksen, audiovisuaalialan jakulttuurin toimeenpanoviraston kanssa sekä määrärahojen lisäys varaukseen, joka koskee työnantajan maksuosuutta ( 1 ) Hallintoneuvoston kokoonpano eritellään tarkemmin tämän kertomuksen liitteessä 1. ( 2 ) EUVL C75 A, , s.1. ( 3 ) Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen perustamisesta 28 päivänä marraskuuta 1994 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 2965/94, sellaisena kuin se onviimeksi muutettuna 18 päivänä kesäkuuta 23 annetulla neuvoston asetuksella (EY) N:o 1645/23, 9artiklan 1kohta (EUVL L245, , s. 13). ( 4 ) Komission päätös,

8 eläkevakuutusjärjestelmään. Vuoden 26 toinen korjaava lisätalousarvio tehtiin huomioon ottaen yhtäältä asiakkaiden maksujen ajantasaistaminen käännösten määrää koskevien uusien arvioiden perusteella (483 1 sivua 4155 sivun sijasta, eli lisäystä 16%) ja toisaalta uudetyhteistyösopimuksetälykkäänenergiahuollonviraston jaeuroopanpoliisiakatemian kanssa, pankkikorkojen ennakoitu nousu ja freelance-käännöspalvelujen menomäärärahojen kasvu työmäärän lisääntymisen vuoksi sekä erinäisten henkilöstötaulukon muutosten takia. Vuoden 27 alustavassa talousarvioesityksessä sivumääräksi on arvioitu 46 sivua, tuloiksi 3 miljoonaa euroa ja henkilöstön määräksi 2 työntekijää, joista 15 on väliaikaisia toimihenkilöitä ja 5 virkamiehiä. 2. Yleiset suuntaviivat Vuoden 25 toimintakertomus: kertomus on tärkeä väline seurattaessa työohjelman ja strategisten suuntaviivojen toteutumista. Se tarjoaa hallintoneuvostolle täydellisen katsauksen toiminnan tuloksiin sekä operatiiviseen hallintoon jataloushallintoon. Käännöskeskuksen strategia vuosiksi 27/28: hallintoneuvosto suhtautui erittäin myönteisesti käännöskeskuksen uusiin suuntaviivoihin, joiden tavoitteena on lisätä asiakastyytyväisyyttä erinäisillä toimenpiteillä, joita ovat mm. aktiivinen lähestymistapa asiakkaisiin, käännöskeskuksen laadunparannustoimien tehostaminen ja organisaatiorakenteen optimoiminen. Komission sisäisen tarkastuksen raportti 28. päivältä lokakuuta 25 käännöskeskuksessa toteutettavista sisäisen valvonnan standardeista: käännöskeskus on laatinut kyseisessä raportissa esitettyjen 28 suosituksen perusteella vuosina 26 ja 27 toteutettavan toimintasuunnitelman. Näiden toimenpiteiden avulla keskuksen on määrä tehostaa toimenpiteitään jalisätä niiden vaikuttavuutta sekä varmistaa, että varoja käytetään paremman kustannustehokkuuden periaatteen mukaisesti. B. KESKEISET ASIAT 1. Työnantajan maksuosuus yhteisön eläkevakuutusjärjestelmässä Hallintoneuvostossa käsiteltiin edelleen kysymystä käännöskeskukselle kuuluvan työnantajan maksuosuuden suorittamisesta yhteisön eläkevakuutusjärjestelmään. Tämä kysymys liittyy läheisesti käännöskeskuksen henkilöstösääntöihin, sillä asiaan sovelletaan eri sääntöjä sen mukaan, onko kyse virastosta, joka rahoittaa toimintansa täysin itse, vai virastosta, jonka toiminta perustuu osittain avustuksiin. Ensimmäisessä tapauksessa virasto maksaa työnantajan osuuden kyseisistä maksuista ja toisessa tapauksessa komissio maksaa maksuosuudet virastojen puolesta. Koska komissio ja käännöskeskus tulkitsevat eri tavalla käännöskeskuksen henkilöstösääntöjä, hallintoneuvosto onvaatinut, että sille toimitetaan yksityiskohtainen selvitys asiaan liittyvistä oikeudellisista ja taloudellisista näkökohdista. Kyseisen selvityksen perusteella hallintoneuvosto onantanut lausunnon( 5 ). Siinä tuodaan selvästi esiin, että käännöskeskus, jonka yhtenä tehtävänä on osallistua toimielinten yhteisen käännösja tulkkauskomitean toimintaan jajoka saa tätä varten avustusta EU:n yleisestä talousarviosta, on todellakin avustusta saava virasto,[ ]. Käännöskeskus ei siis ole ( 5 ) Käännöskeskuksen hallintoneuvoston lausunto,

9 velvollinen maksamaan työnantajamaksuja yhteisön eläkevakuutusjärjestelmään. Koska hallintoneuvosto pitää tärkeänä lopullisen ratkaisun löytämistä tähän kysymykseen, se pyysi Euroopan komissiota myöntymään yhdessä käännöskeskuksen kanssa sovittelumenettelyyn kysymyksen ratkaisemiseksi. Ehdotus ei ole valitettavasti saanut myönteistä vastaanottoa komissiossa. Koska asiasta ei ole päästy sovintoon, komissio päätti kesäkuussa 26 nostaa käännöskeskusta vastaan kanteen Euroopan yhteisöjen tuomioistuimessa. 2. Käännöskeskuksen pysyvät toimitilat Vaikka hallintoneuvosto onjovuosien ajan tutkinut erilaisia mahdollisuuksia saada käyttöön rakennus, johon virasto voisi asettua pysyvästi, se eivalitettavasti ole onnistunut näissä pyrkimyksissä. Tämä tilanne jatkui valitettavasti vuonna 26. Luxemburgin viranomaiset tekivät kuitenkin ehdotuksen, joka avasi uusia mahdollisuuksia. Ehdotuksessa on kaksi osaa: keskipitkän aikavälin ratkaisu ja pitkän aikavälin ratkaisu. Keskipitkän aikavälin ratkaisuna on vuokrata rakennus, johon sijoitettaisiin osa käännöskeskuksen palveluista täydentämään Nouvel hémicyclessä olevia tiloja. Pitkän aikavälin ratkaisuna on sijoittaa käännöskeskuksen pysyvät toimitilat yhteen Kirchbergin alueella sijaitsevista tornitaloista vuonna 212. Tämän kaksiosaisen ehdotuksen lisäksi hallintoneuvostolle on esitelty kaksi muuta hanketta, joilla käännöskeskuksen lisätoimitilojen tarve voitaisiin täyttää lyhyellä aikavälillä. Hallintoneuvosto on ollut tyytyväinen asian edistymiseen. Se on antanut puheenjohtajalleen valtuudet jatkaa Luxemburgin viranomaisten kanssa neuvotteluja ehdotuksen molemmista osista. Se on valtuuttanut puheenjohtajan jatkamaan myös eri vaihtoehtojen taloudellisten, teknisten ja laadullisten näkökohtien tarkastelua. Näistä asioista on määrä laatia raportti hallintoneuvostolle vuoden 27 alussa. 7

10 OSA II JOHTAJAN JOHDANTO KÄÄNNÖSKESKUKSEN TOIMINTA JAHALLINTO Aloitin viisivuotisen virkakauteni Euroopan unionin toimielinten käännöskeskuksen johtajana 1. toukokuuta 26. Ensimmäinen tehtäväni oli analysoida keskuksen tilanne. Tätä varten kävin paljon keskusteluja kaikkien jaostojen kanssa, arvioin prosesseja vastuuhenkilöiden kanssa ja puhuin jokaisen henkilöstön jäsenen kanssa ryhmissä ja henkilökohtaisesti. Huomasin ilokseni, että olin perinyt suunnittelultaan jarakenteeltaan hyvän, tietokoneistetun, järjestelmällisen ja kurinalaisen järjestelmän. Käännöskeskuksessa, kuten kaikissa organisaatioissa, on tietenkin joitakin parannettavia kohteita, joihin puuttumisen katson velvollisuudekseni. Tärkein niistä on mielestäni painopisteenmuuttaminen.kuten mainitsin, käännöskeskuksen pyörät pyörivät tehokkaasti. Joskus kuitenkin tuntuu siltä, että päähuomio on noissa pyörissä. Tällainen painotus sopiikin nykyhetkeen; kuitenkin, jos emme muuta painotusta tänään, huomenna voi olla liian myöhäistä. Tulevaisuuden strategioita tarkasteltaessa asettaisin päätavoitteeksemme sen, että varautuisimme olemaan markkinoilla kilpailukykyisiä. Asiakkaat ovat käännöskeskuksen olemassaolon tärkein edellytys, ja sen vuoksi päähuomio olisi kiinnitettävä ennen kaikkea asiakkaiden tarpeisiin. Mikä tekee asiakkaan onnelliseksi? Sopiva hinta,sovitun toimitusajan pitävyys ja hyvä laatu. Hinnassa ei ole paljon muuttamisen varaa, mutta ehdotin silti vuoden 26 ylijäämän palauttamista asiakkaille. Toimitusajat pitävät jo nyt täydellisesti, sillä niiden noudattamisprosentti on99,38. Näin ollen ainoa parannettava kohde on käännösten kielellinen laadukkuus. Laatua voidaan parantaa erilaisilla toimilla, joista toiset ovat pienempiä ja toiset isompia. Laadunparannustoimien onnistunut toteutus vaatii tiettyjä rakennemuutoksia. Organisaatiota on tasapainotettava erottamalla käännöstyön tukitoiminnot kääntäjistä, käännösosastoon on perustettava keskitason johtajien toimia, on luotava asiakaskoordinointijaosto, joidenkin jaostojen toimintoja on puhdistettava niin, että niiden eitarvitse tehdä niille epätyypillisiä töitä, terminologiatyö onoptimoitava ja toteutettava monia muita toimia. Parannuksia koskeva paketti toteutetaan pääosin vuonna 27, mutta joitakin parannuksia jätetään vuosiksi Lähes kaikkien asiakkaittemme kanssa yhteistyö on sujunut hyvin, mutta sitä voidaan silti parantaa. Ad hoc -kokouksista ja toimista on luovuttava ja siirryttävä järjestelmälliseen jatavoitteelliseen kahdenkeskiseen yhteistyöhön. 8

11 Joukkuehenkisenä odotan joukkueeni tukevan janoudattavan ideoitani. Siksi käytin vuonna 26 paljon aikaa keskustellakseni eri parannusmahdollisuuksista kollegoitteni kanssa. Onnekseni suurin osa käännöskeskuksen henkilöstöstä puoltaa ja tukee ehdotuksiani. Vuoden 26 toimintakertomus pyrkii jo hienoiseen näkökulman muutokseen. Emme ole kuvailleet yksityiskohtaisesti, mitä käännöskeskuksen kukin osasto tai jaosto on tehnyt, vaan olemme yrittäneet osoittaa, mitä käännöskeskus teki asiakkaittensa hyväksivuonna26. Tämän vuoksi toimintakertomuksessa on ensin lyhyt yhteenveto ydintoiminnoistamme, sen jälkeen siinä esitetään kumuloituneet asiakasprofiilit, sitten hahmotellaan toinen tehtävämme, toimielinten välinen yhteistyö, ja lopuksi kuvaillaan käännöskeskuksen päivittäisen toiminnan tärkeimpiä osia ja saavutuksia. Ei ehkä osoita hyvää makua, jos päätän johdannon puhumalla ongelmista, mutta otan riskin. Työnantajan maksut yhteisön eläkejärjestelmään sekä käännöskeskuksen väliaikainen ja vakituinen toimipaikka nämä asiat odottavat vielä päätöstä. Olen kuitenkin optimistinen, koska saan tukea ja apua Luxemburgin viranomaisilta sekä hallintoneuvostolta ja sen puheenjohtajalta. GailėDagilienė Johtaja 9

12 LUKU 1 KÄÄNNÖSKESKUKSEN PÄÄASIALLINEN TOIMINTA A. YLEISKATSAUS Muutaman viime vuoden tavoin kokonaisuudessaan tehdyn työn määrä lisääntyi jälleen edelliseen vuoteen verrattuna. Käännöskeskuksen asiakkaille toimitettujen eri alojen käännösten sivumäärä nousi kaikkiaan sivuun, eli lisäys on 7,6 prosenttia vuoteen 25 verrattuna (määrä oli silloin sivua, lisäys on sivua). Tuote- ja palveluluetteloiden kääntäminen yhteisön tavaramerkkejä, yhteisömalleja ja Madridin pöytäkirjan mukaisia tavaramerkkejä varten oli käännöskeskuksen tärkein toiminta-ala vuonna 26. Kun ennusteita ja saavutettuja tuloksia verrataan keskenään, huomataan, että kasvu on 12,57 prosenttia vuosiennusteeseen nähden (483 1 sivua). Alkuperäinen ennuste oli sivua Ennuste Tulokset Tavaramerkit ja mallit 25 Asiakirjat 25 Työntekijöitä yht. 25 Kääntäjiä yht. 25 Tavaramerkit ja mallit 26 Asiakirjat 26 Työntekijöitä yht. 26 Kääntäjiä yht. 26 1

13 Käännöskeskuksessa todettiin vuonna 26 yhteisön tavaramerkkejä ja malleja koskevissa käännöksissä 6,94 prosentin lisäys ja muissa asiakirjakäännöksissä 12,15 prosentin lisäys. Toisin kuin vuonna 25, jolloin toimeksiannoissa tapahtui suuria vaihteluita, vuodelle 26 oli ominaista koko vuoden ajan jatkuva käännöspyyntöjen virta. Kuten ennalta voitiin arvata, kesällä oli hiljaisia kausia ja syksyn alussa sekä vuoden lopussa kiireisiä aikoja. Pystyäkseen vastaamaan käännösmäärien huomattavaan kasvuun tilanteessa, jossa toimistotilan puute onlisäksi hidastanut rekrytointimenettelyjä, käännöskeskus on joutunut turvautumaan yhä enemmän ulkopuolisiin käännöspalvelun tarjoajiin. Tällä on ollut tuntuva vaikutus määrärahoihin, jotka on tarkoitettu freelance- käännösten rahoittamiseen: Muutos prosentteina Ulkopuoliset käännöspalveluiden tarjoajat ,3% Ulkopuolisilla kääntäjillä käännätettiin yhteensä sivua. Näistä sivua oli yhteisön tavaramerkkikäännöksiä ja sivua asiakirjakäännöksiä. Vuoden lopussa 9 9 asiakirjaa oli annettu alihankintana 365 ulkopuoliselle toimeksisaajalle tarjouskilpailujen perusteella tehtyjen puitesopimusten mukaisesti ja1 439 suoralla neuvottelumenettelyllä. Noin 52 prosentissa käännöksistä toimitusaika oli normaali, 23 prosentissa toimitusaika oli aikatauluun sovitettu ja 23 prosenttia käännöksistä oli kiireellisiä. Tästä voidaan päätellä, että virastoilla olisi varaa parantaa käännöstöiden suunnittelua ( 6 ). Aikatauluun sovitettu % 1% 2% 3% 4% 5% 6% Viime vuoden aikana asiakkaat palauttivat käännöskeskukselle 223 asiakastyytyväisyyslomaketta toimitetuista käännöksistä, mikä on määrällisesti vähän. Palautusprosentti 1,5 prosenttia on samansuuntainen kuin vuonna 25. Myös ( 6 ) Käännöskeskus tarjoaa asiakkailleen kolmea erityyppistä toimitusaikaa (normaali, kiireellinen ja aikatauluun sovitettu toimitusaika), joissa on kolme eri hinnoittelujärjestelmää: kiireellisessä toimituksessa on 25 prosentin korotus ja aikatauluun sovitetussa toimituksessa 25 prosentin alennus normaalihintaan verrattuna. Tällä pyritään kannustamaan asiakkaita suunnittelemaan käännöstyönsä hyvin etukäteen javähentämään kiireelliset käännöspyynnöt minimiin. 11

14 tyytyväisten ja tyytymättömien suhde on samalla tasolla: noin kaksi kolmasosaa on myönteisiä ja yksi kolmasosa kielteisiä kommentteja. Työasiakirjaryhmää vahvistettiin rekrytoimalla toinen tilapäinen työntekijä. Työasiakirjaryhmä sai koko vuonna kyselyä suunnittelujaostolta asiakirjan analysointi tuotti 19 työasiakirjaa ja hyperlinkkiä. Niitä lähetettiin sekä sisäisille että ulkopuolisille kääntäjille käännöstyön helpottamiseksi. B. MITEN KÄÄNNÖSKESKUS PALVELI ASIAKKAITAAN VUONNA 26? Kaikki vuoden 26 aikana käännöksiä pyytäneet asiakkaat on tässä lueteltu niiden asiakastunnuksen mukaisessa järjestyksessä, joka vastaa niiden asemaa käännöskeskuksen talousarviossa ( 7 ). 1. Euroopan ympäristökeskus , Sivujen kokonaismäärä: 1134 Saatuja tausta-asiakirjoja: 657 Saadut maksut: ,5 EUR Asiakastunnus: Euroopan ympäristökeskus on palauttanut prosentuaalisesti suuren osan asiakastyytyväisyyttä koskevista kyselylomakkeista. Tämä mahdollistaa sen, että käännöskeskus voi parantaa käännösten laatua, ja on merkkinä tehokkaasta yhteistyöstä. Aina, kun käännösongelmat eivät ole selvinneet hyväksyttyjen sanastojen avulla, virasto on vastannut nopeasti sille esitettyihin kysymyksiin. Käännöstarpeiden kattamiseksi julkistetulla ympäristöalaa koskevalla tarjouskilpailulla FL/ENV6 saatiin luettelot ulkopuolisista kääntäjistä, jotka kääntävät englannista tanskan, saksan, kreikan, espanjan, suomen, ranskan, italian, hollannin, portugalin, ruotsin, islannin ja norjan kielille. Muille kielille kääntäviä oli saatu jo aiempien tarjouskilpailujen perusteella. Vaikeassa muodossa oleva mahtavan kokoinen ympäristökertomus (noin 6 sivua) oli käännöskeskukselle melkoinen haaste, josta onnistuttiin selviämään räätälöidyn ratkaisun avulla. ( 7 ) Euroopan unionin elinten käännöskeskuksen varainhoitovuoden 26 tulo- jamenotaulukko (EUVL L67, , s. 125). 12

15 2. Euroopan nkoulutussäätiö , Sivujen kokonaismäärä: 6726 Saatuja tausta-asiakirjoja: 183 Saadut maksut: ,5 EUR Asiakastunnus: Euroopan koulutussäätiön käännöspyynnöistä hyvin suuri osa oli kiireellisiä asiakirjakäännöksiä. Jos säätiö ilmoittaisi käännöskeskukselle systemaattisemmin asiakirjoista, jotka tulevat käännettäviksi, käännöskeskuksen olisi helpompi valmistella näitä töitä ja tarjota parempaa laatua. Vuonna 26 pidetyssä kokouksessa keskusteltiin mahdollisuudesta laatia termitietokanta, jonka avulla laatua voitaisiin parantaa. Kyseiseltä virastolta tulleen erityispyynnön vuoksi tehtiin tietokoneavusteisella käännösohjelmalla XML-asiakirjojen ( 8 ) käännöskokeita, jotka onnistuivat tyydyttävästi. 3. EU:n huumausaineiden janiiden väärinkäytön seurantakeskus , Sivujen kokonaismäärä: 6334 Saatuja tausta-asiakirjoja: 679 Saadut maksut: ,5 EUR Asiakastunnus: Euroopan huumausaineiden ja niiden väärinkäytön seurantakeskuksen useimmat ( 8 ) Extensible Markup Language (XML) 13

16 kansalliset tukipisteet ovat hyväksyneet käännöskeskuksen laatiman monikielisen huumeita koskevan 55termin luettelon, joka on tarkoitus sisällyttää toimielinten väliseen termitietokantaan, IATE:en ( 9 ). Tämä auttaa parantamaan käännösten laatua. 4. Euroopan lääkevirasto , Sivujen kokonaismäärä: Saatuja tausta-asiakirjoja: 12 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: Kääntäjät tekivät käännettävistä asiakirjoista 126 kysymystä Euroopan lääkevirastolle. Tavanomaiseen tapaansa virasto antoi täsmällistä ja asiantuntevaa apua tapauksissa, joita ei voitu keskuksen sisällä selvittää. Virasto julkaisi vuoden 26 alussa Euroopan julkisen arviointikertomuksen ( 1 )yleisölle tarkoitetunyhteenvedon.asiakirjanterminologianjatyylinyhtenäisyyden varmistamiseksi luotiin malli, joka käännettiin käännöskeskuksessa kaikille kielille jajonka kansalliset viranomaiset ovat hyväksyneet. Joidenkin kielten osalta hyväksymistä ei ole vielä suoritettu. Tämänvuoksikäännöskeskuksen vastikäänluoduillefreelance-kääntäjien Intranet-sivuille sisällytettiinuuttaviitemateriaalia, jokaon tarkoitettukaikkien kyseisen viraston asiakirjoja kääntävienfreelance-kääntäjien käytettäväksi. Käännöskeskuksen kieliteknologianjaoston avullaon lisäksilaadittuasiantuntijalausunnoista, Euroopanjulkisestaarviointikertomuksesta, malleista, vuosikertomuksista ja muista asiaan liittyvistä asiakirjoista kootuista termeistä laadittu 222 termin sanasto Euroopan unionin 2 virallisella kielellä. Sanasto toimitettiin vuoden alussa lääkevirastolle termien hyväksymistä varten. Käännöskeskus esitteli hankkeen Lontoossa kesäkuussa 26 pidetyssä laadun tarkistamisesta vastaavan työryhmän ( 11 )täysistunnossa. Ryhmässä on edustajia lääkevirastosta, jäsenvaltioiden toimivaltaisistaviranomaisista, Euroopankomissiosta, NorjastajaIslannista(tarkkailijoina) sekä käännöskeskuksesta. Vuoden 26 loppupuolellakäännöskeskus alkoi saadapyyntöjäkäännöksistäbulgarian ( 9 ) Inter Active Terminology for Europe (IATE) ( 1 ) European Public Assessment Report (EPAR) ( 11 ) Working Group onquality Review of Documents (QRD). 14

17 jaromaniankielille. Lääketieteenjalääketeollisuuden alaltajulkistettiinkaksitarjouskilpailua (lähinnä kliiniset tutkimukset): FL/MED6/1 englannista kreikkaan jahollantiin, ja FL/ MED6/2 englannista bulgariaan jaromaniaan. 5. Euroopan työturvallisuus- jatyöterveysvirasto , Sivujen kokonaismäärä: 1895 Saatuja tausta-asiakirjoja: 862 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: Euroopan työturvallisuus- jatyöterveysvirasto juhlisti vuonna 26 kymmenettä toimivuottaan laajentamalla kampanjointialuettaan siten, että työpaikan terveellisyyttä koskevan uuden aloitteen toiminta-alueeseen sisällytettiin Romania ja Bulgaria. Kuten aina, vuosikertomus ja viraston vuosittaisen eurooppalaisen viikon kampanjamateriaali olivat käännöskeskuksen työn tukipilari. Kahdensuuntainen yhteistyö kyseisen viraston kanssa työskentelevän käännöskeskuksen kielikoordinaattorin ja viraston oman yhteyspisteen välillä sujui myös vuonna 26 hyvin ja ilman muodollisuuksia. Tämä kuvastaa hyviä suhteita ruohonjuuritasolla siellä, missä kyseistä työtä tehdään. 6. Sisämarkkinoiden harmonisointivirasto (tavaramerkit ja mallit) , Sivujen kokonaismäärä: Saatuja tausta-asiakirjoja: 8159 Saadut maksut: ,5 EUR Asiakastunnus: Sisämarkkinoiden harmonisointivirasto (tavaramerkit ja mallit) lähetti vuonna 26 15

18 käännettäväksi asiakirjaa. Koska useimmat viraston käännettäväksi lähettämät olivat luonteeltaan oikeudellisia, käännöskeskus julkisti kaksi oikeudellisen alan tarjouskilpailua. Vaikka palautettujen asiakastyytyväisyyslomakkeiden määrä voi näyttää hyvin alhaiselta, käännöskeskus saa säännöllisesti palautetta lingvistijuristeilta, jotka ovat tehneet muutoksia asiakirjoihin. Tämä auttaa parantamaan asiakirjojen laatua. Useimmat kääntäjiltä saadut kysymykset koskivat terminologiaa ja lyhenteitä, ja ne selvitettiin yleensä keskuksen sisällä. Toinen usein toistuva ongelma koski tekstin tulkintaa. Nämä ongelmat selvisivät keskuksen sisällä (35 4%) tai vaativat yhteydenottoa kyseisen viraston yhteyshenkilöön (6 65 %). Koordinaattori sai vastauksen useimmiten määräajassa. Viitemateriaalia olikin tämän vuoksi päivitettävä huomattavasti koko vuoden ajan. 7. Sisämarkkinoiden harmonisointivirasto (tavaramerkitt ja mallit) Yhteisön tavaramerkit ja mallit Aikataul. sovitettu Sivuja yhteensä: Saadut maksut: ,86 EUR Asiakastunnus: 16 Yhteisön tavaramerkkien jamallien kääntäminen oli myös vuonna26 käännöskeskuksen tärkein toiminta-ala. Virastossa oli ennakoitu käännössivumäärän asteittaista laskua, muttaennustettaolimuutettavakaksikertaa,jottaseolisivastannut käännettäviensivujen määrän kasvua. Vuoden 26 viimeisellä vuosineljänneksellä yhteisön tavaramerkkikäännöksiä oli keskimäärin 1 4 viikossa, mikä on lähes sama kuin ensimmäisellä vuosineljänneksellä käännettyjen yhteisön tavaramerkkien määrä viikossa (1 5 kpl). Teollis- jaimmateriaalioikeudellisia käännöksiä varten julkistettiin neljä tarjouskilpailua, ja ne koskivat 64 kieliyhdistelmää, joissa bulgaria ja romania olivat toisena kielenä. Tarjouskilpailu,jossahaettiinkääntäjiäEU:hunvuonna24liittyneidenvaltioidenkielistä englantiin, jäi ilman tulosta ( 12 ). Vuonna 25 käyttöön otettu XML-formaatti aiheutti lukuisia mukauttamistarpeita sekä ( 12 ) Espanjasta, tšekistä, tanskasta, saksasta, virosta, kreikasta, englannista, ranskasta, unkarista, italiasta, latviasta, liettuasta, maltan kielestä, hollannista, puolasta, portugalista, romaniasta, slovakista, sloveenista, suomesta ja ruotsista bulgariaan (TM6/11/TGBG) tai romaniaan (TM6/12/TGRO) sekä bulgariasta (TM6/13/SCBG) tai romaniasta (TM6/14/SCRO) tšekkiin, viroon, unkariin, latviaan, liettuaan, maltan kieleen, puolaan, slovakkiin, sloveeniin, englantiin jahollantiin. (FL/TM6/2 14/EN) (tulokseton tarjouskilpailu) tšekistä, virosta, latviasta, liettuasta, unkarista, maltan kielestä, puolasta, slovakista ja sloveenista englantiin. 16

19 tietotekniikan sovelluksiin että työmenetelmiin. Kun nämä oli saatu kuntoon, yhteisön tavaramerkkien hallintajärjestelmää mukautettiin siten, että se tukee kahta uutta kieltä, bulgariaa ja romaniaa, jotka on tarkoitus lisätä työkielten luetteloon vuonna 27. Lyhentyneettoimitusajatovatvirastolle yhäsuurempi ongelma.tämänvuoksiulkopuolisille kääntäjille osoitettiin epävirallinen kysely,joka koski heidän mahdollisuuksiaan lyhentää yhteisön tavaramerkkikäännösten tekemiseen tarvittavaa aikaa. Suurin osa ei nähnyt mahdollisuuttatähän,koskahe epäilivätmahdollisiavakavialaatuongelmia.heilmoittivat kuitenkin olevansa valmiita ottamaan vastaan enemmän työtä, vaikka aikataulu säilytettäisiin ennallaan. Koska käännöskeskuksen prosessien eri vaiheille varattu aika on jo nyt supistettu minimiin, viraston pyyntöön eivoitu vastata heti myöntävästi. Viraston edustajien kanssa pidettiin kokous, jossa linjattiin yksityiskohtaisesti virastossa käyttöön tulevat yhteisön tavaramerkkien yleistä käsittelyä koskevat vaatimukset, jonka jälkeen käännöskeskus lupasi tutkia mahdollisuuksia täyttää viraston esittämät toivomukset. Hyvin todennäköisesti tämä johtaa käännöskeskuksen nykyisen tavaramerkkien hallintajärjestelmän muuttamiseen. Koska hankkeen erityisyydestä johtuvat vaatimukset ovat melko ainutlaatuisia koko maailmassa, on suunniteltava ja toteutettava räätälöity parannus, joka koskee käännösprosessin jokaista vaihetta. Tällaisen hankkeen toteuttaminen vie aikaa ja vaatii suurta panostusta, jos otetaan huomioon rahoitus ja henkilöstöresurssit sekä myös viraston kanssa tehtävä yhteistyö. Kuten edeltävinäkin vuosina, yhteisön mallikäännökset eivät aiheuttaneet käännöskeskukselle päivittäisrutiinien kannalta todellista haastetta määrällisesti. Valitettavastiniistäaiheutuiyhäsuuriaterminologisiaongelmiakontekstin jataustatietojen puuttumisen vuoksi. Madridin pöytäkirjan mukaisten tavaramerkkien määrä kasvoi hieman. Käännöspyyntöjä oli 281, kun niitä vuonna 25 oli Yhteisön kasvilajikevirasto Sivujen kokonaismäärä: 896 Saatuja tausta-asiakirjoja: 323 Saadut maksut: 8225, EUR Asiakastunnus: Käännöskeskuksen yhteisön kasvilajikevirastolle toimittamat palvelut pysyivät vuonna 17

20 26 edellisten vuosien kaltaisina. Käännettyjen sivujen suhteellisen alhainen määrä johtuu viraston hyvin merkittävästä standardointityöstä. Virasto käsitteli kaikki sille käännöskeskuksesta osoitetut alkuperäisasiakirjoja tai terminologiaa koskevat kysymykset määräajassa. 9. Europol , Sivujen kokonaismäärä: Saatuja tausta-asiakirjoja: 42 Saadut maksut: ,75 EUR Asiakastunnus: Tietoisena siitä, että tekstien onoltava selkeitä, yksinkertaisia ja täsmällisiä, Europol on jakanut organisaatiossaan opasta Écrire pour être traduit. Siinä esitetään muutamia periaatteita, muun muassa kaikkien lyhenteiden ja kirjainsanojen systemaattista määrittelyä, jonka tarkoituksena on tehdä lauseista mahdollisimman yksiselitteisiä. Kirjoittaja, joka noudattaa näitä suosituksia, helpottaa tekstiin liittyviä keskusteluja, keventää konferenssitulkkien työtä sekä parantaa tekstissä käytettävien lyhenteiden tarkkuutta ja yhtenäisyyttä. Tämä lisää dokumentointijärjestelmien ja hakukoneiden kyselytulosten osuvuutta (tekstien automaattinen ja yhtenäinen indeksointi) ja näin ollen yksinkertaistaa ja nopeuttaa käännöstyötä ja uudelleen kääntämistä, kun onkyse kansallisista osuuksista vertailututkimuksissa tai harvinaisemmista kieliyhdistelmistä. Ajanmukaistettu, kaikilla kielillä saatavissa oleva ja asiakkaiden hyväksymä viitemateriaali on kääntäjille äärimmäisen tärkeää aina, kun he kääntävät hallinnollista, talousarvioon liittyvää tai muuta tekstiä. Tämä koskee myös organisaatiokaaviota, joka annettiin asiakkaan hyväksyttäväksi Haagissa maaliskuussa 26 pidetyssä kokouksessa. Koordinointikokous tarjosi mahdollisuuden keskustella yhteistä etua koskevista asioista. Koordinointikokouksen ansiosta keskinäisten ongelmien ymmärtäminen parani ja terminologiaongelmien selvittäminen tuli helpommaksi. 18

21 1. Euroopan elin- jatyöolojen kehittämissäätiö Sivujen kokonaismäärä: 2872 Saatuja tausta-asiakirjoja: 563 Saadut maksut: ,7 EUR Asiakastunnus: Käännöskeskuksen parhaiden käytäntöjen mukaisesti kysymykset, jotka eivät olleet sisäisesti ratkaistavissa, lähetettiin edelleen Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiöön vastaaville henkilöille. He selvensivät asiayhteyttä antamalla käsiteltävää aihetta koskevia taustatietoja. 11.Cedefop , Sivujen kokonaismäärä: 3415 Saatuja tausta-asiakirjoja: 721 Saadut maksut: ,31 EUR Asiakastunnus: Euroopan ammatillisen koulutuksen kehittämiskeskuksen (Cedefop) yhteyshenkilö ja käännöskeskuksen kielikoordinaattori ovat jo vuosia käyneet avointa vuoropuhelua ja tuloksekasta tietojenvaihtoa. Kääntäjien kysymyksiin vastataan vastaussähköpostissa, ja satunnaiset viiteasiakirjapyynnöt toteutetaan nopeasti. 19

22 12. Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskus , Sivujen kokonaismäärä: 7791 Saatuja tausta-asiakirjoja: 682 Saadut maksut: ,75 EUR Asiakastunnus: Koska Euroopan rasismin jamuukalaisvihan seurantakeskuksen työ onmelko arkaluonteista, on välttämätöntä selventää alan peruskäsitteiden termistöä. Niinpä esimerkiksi käsitteitä liikkuva väestö ja romani vastaavien termien määritteleminen kullakin virallisella kielellä vaati käännöskeskuksen kaikilta kieliryhmiltä laajaa ja perusteellista selvitystyötä. 13. Euroopan jälleenrakennusvirasto Sivujen kokonaismäärä: 57 Saatuja tausta-asiakirjoja: 41 Saadut maksut: 4674, EUR Asiakastunnus: 113 Käännöskeskus käänsi vuonna 26 vain kaksi hallinnollista asiakirjaa Euroopan jälleenrakennusvirastolle. 2

23 14. Euroopanopan elintarviketurvallisuusviranomainen , Sivujen kokonaismäärä: 494 Saatuja tausta-asiakirjoja: 132 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: Yhteistyö Euroopan elintarviketurvallisuusviranomaisen (EFSA) kanssa parani huomattavasti vuonna 26. Koska EFSA lähettää melko paljon kiireellisiä asiakirjoja, käännöskeskus panee tyytyväisenä merkille, että vuonna 26 EFSA lähetti aina ennakkoilmoituksen, jonka ansiosta käännöskeskus pystyi suunnittelemaan työn lyhyellä varoitusajalla. Valtaosa EFSA:n käännöskeskukselle lähettämistä asiakirjoista on tieteellisiä asiakirjoja. Koska ne ovat tieteellisten lausuntojen jaraporttien tiivistelmiä, niihin on vaikea saada viitemateriaalia. Tämän vuoksi käännöskeskus toisti vuoden 26 Parman kokouksessa pyyntönsä siitä, että sen viitemateriaaliryhmän jaefsa:n välisten yhteyksien luomista edistettäisiin. Muut, yleisluonteiset EFSA:n ovat esimerkiksi lehdistötiedotteita, kokousten pöytäkirjoja ja WWW-sivustolla julkaistavia tekstejä. Niitä voitaisiin jonkin verran yhtenäistää. Käännöskeskus julkaisi kaksi lääketieteeseen jalääkealaan (lähinnä kliinisiin kokeisiin) liittyvää tarjouskilpailupyyntöä: FL/MED6/1 englannista kreikaksi ja hollanniksi sekä FL/MED6/2 englannista bulgariaksi jaromaniaksi. 15..Eurojust Sivujen kokonaismäärä: 38 Saatuja tausta-asiakirjoja: Saadut maksut: 3116, EUR Asiakastunnus:

24 Vieraillessaan keväällä 26 Euroopan oikeudellisen yhteistyön yksikössä Eurojustissa Haagissa käännöskeskus esitteli mahdollisuuksia sen ja Eurojustin yhteistyön tiivistämisestä. 16..Euroopan meriturvallisuusvirasto Sivujen kokonaismäärä: 1781 Saatuja tausta-asiakirjoja: 176 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: Käännöskeskus teki suhteellisen vähän töitä Euroopan meriturvallisuusvirastolle. Työt koostuivat yhtäältä hallintoasiakirjoista ja toisaalta meriturvallisuusviraston toimialaan liittyvistä erittäin teknisistä asiakirjoista. Jotta käännöskeskus voisi palvella meriturvallisuusvirastoa parhaalla mahdollisella tavalla, käännöskeskus suosittaa vahvasti, että laaditaan luettelo standardoidusta terminologiasta, jonka meriturvallisuusviraston asiantuntijat vahvistavat. 17. Euroopan lentoturvallisuusviranomainen Sivujen kokonaismäärä: 2573 Saatuja tausta-asiakirjoja: 388 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: Käännöskeskus käänsi Euroopan lentoturvallisuusvirastolle monenlaisia hallinto- ja budjettiasiakirjoja sekä etenkin lausuntoja ja asetusluonnoksia enimmäkseen englannista virallisille kielille, mutta myös bulgariaksi jaromaniaksi. Töissä ilmenneet 22

25 ongelmat liittyvät lähinnä termistöön, mutta myös tekstinkohtien vaikeaselkoisuuteen. Ongelmat on ratkaistu yhteistyössä asiakkaan kanssa. Marraskuussa 26 pidetty kokous tarjosi mahdollisuuden keskustella yhteisiin etuihin liittyvistä kysymyksistä. Keskustelun johdosta päätettiin, että kääntäjille järjestetään Euroopan lentoturvallisuusviraston ja sen toiminnan esittely ja toisaalta että käännöskeskuksen työmenetelmät esitellään lentoturvallisuusviraston kansallisia seurantakeskuksia koskevassa kokouksessa. Käännöskeskus laatii luettelon keskeisten asiakirjojen avainsanoista. Luettelo käännetään asiakkaan vahvistuksen jälkeen kaikille virallisille kielille. 18..Euroopan rautatievirasto ,6 8 Sivujen kokonaismäärä: 34 Saatuja tausta-asiakirjoja: 6 Saadut maksut: 29 52, EUR Asiakastunnus: Yleisesti ottaen on syytä todeta, että yhteistyö Euroopan rautatieviraston kanssa on vielä alkuvaiheessa. Viraston perustaminen saatiin päätökseen toukokuussa 26, jolloin virasto aloitti toimintansa. Tämän jälkeen käännöskeskus on saanut virastolta vain hyvin vähänasiakirjojakäännettäviksi. Vaikkatöitäolivuonna26 kaksinkertaisesti vuoteen 25 verrattuna, töiden sivumäärä kasvoi 123:sta 34:ään. Vuonna 26 käännetyt olivat turvallisuustodistuksia ja niihin liittyviä hakemuksia koskevia asiakirjoja sekä suosituksia, teknisiä ja yleisiä asiakirjoja sekä raportteja. Käännöskeskus kokosi erityiset viite sekä tilasi tarvittavat sanakirjat ja sanastot. Niihin kuuluu esimerkiksi Kansainvälisen rautatieliiton tietokanta RailLexic, joka on toistaiseksi ainoa saatavana oleva rautatieaiheinen tekninen sanakirja. Se sisältää noin 16 termiä 19 eri kielellä, joista 14 on Euroopan unionin virallisia kieliä. 23

26 19. Euroopan verkko- ja tietoturvavirasto Sivujen kokonaismäärä: 838 Saatuja tausta-asiakirjoja: 6 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: 12 Käännöskeskus käänsi Euroopan verkko- ja tietoturvavirastolle vain kymmenen asiakirjaa vuonna 25, koska virasto aloitti toimintansa vasta syyskuussa 25. Vaikka tilausten määrä lisääntyi vuonna 26, käännöskeskuksen ja viraston välille ei ole vielä muodostunut laajoja yhteyksiä, koska virasto on ollut toiminnassa vasta vähän yli vuoden. Käännöskeskuksen ensimmäistä vierailua Euroopan verkko- ja tietoturvavirastoon onkuitenkin suunniteltu vuodeksi Euroopan tautien ehkäisy- javalvontakeskus Sivujen kokonaismäärä: 942 Saatuja tausta-asiakirjoja: 96 Saadut maksut: 8282, EUR Asiakastunnus: Euroopan tautien ehkäisy- javalvontakeskuksen (ECDC) sekä käännöskeskuksen välinen yhteistyö alkoi vuonna 26. Vuoden alussa ECDC:hen tehty tutustumisvierailu selvensi kääntämiseen liittyviä yhteisiä tavoitteita ja etuja. Vierailun aikana keskusteltiin ECDC:n yleisestä käännösstrategiasta, käännettävien asiakirjojen tyypeistä ja määrästä, kielikäytännöstä, 24

27 hinnoittelusta, laadunvalvonnasta ja tietotekniikkaan liittyvistä kysymyksistä. Lisäksi ECDC:n edustajien tapaamisissa määritettiin lisäyhteistyön suuntaviivat. Koska ECDC:n sisäinen kehitys on vielä kesken, kokonaisyhteistyö onollut vielä melko rajallista. 21.Euroopan rajaturvallisuusvirasto Sivujen kokonaismäärä: 22 Saatuja tausta-asiakirjoja: 2 Saadut maksut: 184, EUR Asiakastunnus: 122 Euroopan rajaturvallisuusvirasto (Frontex) on käännöskeskuksen uusimpia asiakkaita. Koska yhteistyö käännöskeskuksen kanssa oli vasta alkamaisillaan, työ oli lähinnä virastoon liittyvän tarvittavan viitemateriaalin keräämistä tulevaisuutta varten. 22. Koulutuksen, audiovisuaalialan jakulttuurin toimeenpanovirasto ,5 14 Sivujen kokonaismäärä: 374 Saatuja tausta-asiakirjoja: 69 Saadut maksut: ,75 EUR Asiakastunnus: Koulutuksen, audiovisuaalialan jakulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) sekä älykkään energiahuollon toimeenpanovirasto (IEEA) aloittivat yhteistyön käännöskeskuksen kanssa vuonna 26. Käännöskeskus odottaa pitkää ja tuloksekasta yhteistyötä. 25

28 23. Älykkään energiahuollon toimeenpanovirasto Sivujen kokonaismäärä: 29 Saatuja tausta-asiakirjoja: 4 Saadut maksut: 21 33, EUR Asiakastunnus: Euroopan komission, laajentumisen pääosasto Sivujen kokonaismäärä: 464 Saatuja tausta-asiakirjoja: 9 Saadut maksut: 39 77, EUR Asiakastunnus: 3 84 Käännöskeskus pyrkii täyttämään kaikki käännöstarpeet ja vastaanottaa ylimääräisiä töitä, kun käännöstilausten määrässä esiintyy vaihteluja niiden toimielinten osalta, joilla on oma käännöspalvelu. Käännöstilauksia lähettävät Euroopan komission laajentumisen ja työllisyyden pääosastot. 26

29 25. Euroopan komissio, työllisyyden pääosasto , Sivujen kokonaismäärä: 969 Saatuja tausta-asiakirjoja: 911 Saadut maksut: ,75 EUR Asiakastunnus: Käännöskeskuksen kääntäjät saivat mielenkiintoisen haasteen keskittyä tavallisiin kansalaisiin. Työnhakijoiden käytännön tarpeet ohjasivat käännösvalintoja esimerkiksi käännettäessä valtion virastojen nimiä tai virallisia lomakkeita jonkin maan kielelle tarvittavan selityksen kera. Käännöskeskus kiittää työllisyyden pääosastoa mahdollisuudesta kääntää tekstejä, jotka vaikuttavat suoraan kansalaisiin. 26..Euro Euroopanopan tilintarkastustuomioistuin , Sivujen kokonaismäärä: 1311 Saatuja tausta-asiakirjoja: 318 Saadut maksut: ,47 EUR Asiakastunnus: Suurin osa Euroopan tilintarkastustuomioistuimesta tulevista asiakirjoista koskee niin kutsuttuja uusia virallisia kieliä, jotka tulivat käyttöön Euroopan unionin laajentuessa vuonna 24. Käännöskeskus on kiitollinen siitä, että tilintarkastustuomioistuin on halukas tarvittaessa auttamaan käännöskeskusta ja toimittamaan sille tietoja. 27

30 27. Euroopan yhteisöjen tuomioistuin ,29 62 Sivujen kokonaismäärä: 15 Saatuja tausta-asiakirjoja: 29 Saadut maksut: 1414, EUR Asiakastunnus: Käännöskeskus tuottaa vain poikkeustapauksissa käännöksiä yhteisön tuomioistuimelle ja Euroopan keskuspankille, joilla on omat kääntäjänsä. Yhteistyössä tai taustaasiakirjojen saatavuudessa ei ole ongelmia. 28..Euroopan keskuspankki Sivujen kokonaismäärä: 88 Saatuja tausta-asiakirjoja: 5 Saadut maksut: 494,42 EUR Asiakastunnus:

31 29..Euroopan oikeusasiamies , Sivujen kokonaismäärä: 4199 Saatuja tausta-asiakirjoja: 519 Saadut maksut: , EUR Asiakastunnus: 311 Euroopan oikeusasiamiehen toimiston ja käännöskeskuksen yhteistyö alkoi vuoden 26 alussa. Vierailun avulla solmittiin suorat yhteydet ja voitiin määritellä yhteistyön puitteet, ennakoida työn määrä vuonna 26 ja toimittaa sanasto vahvistettavaksi. Käännöskeskus oli laatinut sanaston oikeusasiamiehen toimiston aiempien vuosikertomusten perusteella. Se sisältää satakunta termiä. 29

32 LUKU 2 TOIMIELINTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ KÄÄNNÖSKESKUKSEN TEHTÄVÄNÄ A. MITÄ ON TOIMIELINTEN VÄLINEN YHTEISTYÖ? Toimielinten välinen kääntämisen ja tulkkauksen komitea (ICTI) on Euroopan unionin (EU) toimielinten ja muiden elinten käännöspalvelujen yhteistyöfoorumi. Se perustettiin maaliskuussa 1995 hallintopäälliköiden ryhmän aloitteesta. Se koostuu nykyään komission, parlamentin, neuvoston, tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, alueiden komitean, talous- jasosiaalikomitean, käännöskeskuksen sekä tarkkailijoina Euroopan investointipankin ja Euroopan keskuspankin käännös- jatulkkauspalvelujen päälliköistä. Komiteaa perustettaessa sen tehtäväksi annettiin löytää mittakaavaetuja resurssien käytössä ja täydentävyyttä johtamiskäytännöissä sekä suorittaa uusia työtapoja ja -tekniikkoja koskevaa yhteistä tutkimusta. Se onperustanut useita alakomiteoita ja työryhmiä, jotka vastaavat yhteistyöstä henkilöresurssien, terminologian, uuden tekniikan ja alihankintakäännösten kaltaisilla aloilla sekä tietyistä EU:n laajentumiseen liittyvistä yksittäisistä kysymyksistä. ICTI:stä on perustamisensa jälkeen kehittynyt keskustelufoorumi hallintaryhmälle, joka on vastuussa toimielinten välisten hankkeiden käynnistämisestä ja toteuttamisesta. Keskeisin toiminta ja päähankkeet: toimielinten välinen IATE-termitietokanta ( 13 ),yhteiset tarjouspyynnöt alihankintakäännöspalveluille jakieliohjelmistoille, alihankintakäännösten laadunarviointijärjestelyt (CIEQ)( 14 ),käännösmuistitietojen vaihtoa ja yhteistä käyttöä koskeva hanke (Euramis) sekä menettelyt, joilla käännöstöitä voidaan jakaa käännöspalvelujen välillä. B. KÄÄNNÖSKESKUKSEN PANOS ICTI:SSÄ. Käännöskeskus toimi etenkin seuraavilla aloilla: Kääntämisen ja tulkkauksen tuen koordinointiyksikkö tutki mahdollisuutta perustaa kaikille toimielimille javirastoille yhteinen käännösportaali. Portaali voisi toimia väylänä kaikkiin tietoihin jatietolähteisiin, jotka ovat tärkeitä Euroopan unionin palveluksessa oleville kääntäjille jatulkeille. Käännöskeskus osallistui merkittävästi tällaisen välineen toiminnallisten vaatimusten määrittelyyn. Toimielinten välisen yhteistyön kehittämisessä käännöskeskus osallistuu edelleen ulkopuolisten käännösten koordinointiryhmän kokouksiin. Tämä ryhmä keskittyi tänä vuonna käännösalan tarjouspyyntöjen valintaperusteiden yhdenmukaistamiseen. ( 13 ) Englanniksi Inter Active Terminology for Europe (IATE). ( 14 ) Alihankintakäännösten laatua arvioiva toimielinten välinen komitea (ranskaksi Comité interinstitutionnel pour l amélioration delaqualité des traductions externes, CIEQ). 3

33 Käännöskeskus osallistuimyöstoimielinten väliseentarjouspyyntöön,jokakoski bulgarianjaromaniankielisiäfreelance-käännöspalvelujajajotakoordinoi ulkopuolisten käännösten koordinointiryhmä. Terminologian koordinointiryhmä keskittyi valmistelemaan toimielinten välisen IATEtermitietokannan avaamista yleisölle. Työssä keskityttiin erityisesti kysymyksiin, jotka liittyvät julkisen sivuston oikeudellisiin puitteisiin (tekijänoikeus, IATE:n sisältämien termien mahdollinen toimittaminen kolmansille osapuolille, hankekumppanien oikeudellinen edustus). Alihankintakäännösten laatuaarvioivatoimielinten välinen komitea (Comitéinterinstitutionnel pour l amélioration delaqualité des traductions externes, CIEQ) jatkoi työtään käännöskeskuksen toimiessa puheenjohtajana. Ryhmä perehtyi 257 asiakirjaan, jotka oli arvioitu laadultaanheikoksi. Tämänkeskeisen tehtävänlisäksimuuteu:nkäännöspalvelut pyysivät CIEQ:n puheenjohtajaa Agneta Rehderiä esittelemään käännösten laadun arvioimista koskevat CIEQ:n suuntaviivat. C. TERMINOLOGIA JA IATE-TERMITIETOKANTA (INTER ACTIVE TERMINOLOGY FOR EUROPE, IATE) Käännöskeskuksessa toimiva IATE:n tuki- jakehitysryhmä lisäsi IATE:n käyttöliittymään joitakin uusia ominaisuuksia. Hankekumppanit olivat pyytäneet yksinkertaistettua editointiliittymää monikielisten hakukohtien lisäämiseksi ja olemassa olevien tuontija vientitoimintojen laajentamista. Myös IATE:n yleisölle avaaminen teetti edelleen paljon työtä. Tätä varten järjestettiin tietokannan käyttäjä- jakuormituskokeita. Lopulta IATE:sta laadittiin CD-ROM-versio Euroopan komission verotuksen ja tulliliiton pääosaston erästä termihanketta varten. Näiden teknisten palvelujen lisäksi IATE-ryhmä toimitti tilastotietoja, jotka auttavat EU:n terminologeja vahvistamaan IATE:n sisältämiä kielellisiä tietoja. IATE:n eniten haettuja hakukohtia, kaksoiskappaleita ja tuloksettomia hakuja koskevien raporttien avulla parannettiin EU:ta koskevaa terminologiaa. IATE:n tukiryhmä avasi myös käyttäjätilejä useiden EU:n virastojen käyttäjille (Cedefop, Eurojust, Euroopan rajaturvallisuusvirasto, Euroopan lentoturvallisuusvirasto, Euroopan ympäristökeskus, Euroopan elintarviketurvallisuusviranomainen, Euroopan tautien ehkäisy- javalvontakeskus, Euroopan lääkevirasto, Europol ja Sisämarkkinoiden harmonisointivirasto (tavaramerkit ja mallit)). Käännöskeskukselle käännöksiä tekeville freelance-kääntäjille avattiin myös suora yhteys IATE:en freelance-verkkosivustolle, jonne onrajoitettu pääsy. 31

34 LUKU 3 KÄÄNNÖSKESKUKSEN SISÄINEN HALLINTO A. LAADUNHALLINTA.TAVOITEENA ERINOMAINEN LAATU Käännöskeskus on sitoutunut täyttämään asiakkaidensa tarpeet ja tarjoamaan rahalle hyvän vastineen. Sitoumuksen noudattamiseksi se pyrkii parantamaan sisäistä organisaatiotaan, toimintaansa (joka on organisoitu prosesseiksi) ja suoritusten mittaamista sekä edistämään henkilöstönsä tyytyväisyyttä ja henkilökohtaista kehittymistä. Maaliskuussa julkaisemassamme laatukäsikirjassa varmistetaan näiden osatekijöiden johdonmukaisuus. Käännöskeskuksen ydintehtävänä on käännöspalvelujen tarjoaminen asiakkaille, mutta näiden palvelujen laatuun jakustannuksiin vaikuttavat sisäisten tukitoimintojen laatu. Siksi analysoimme perinpohjaisesti kolme tukiprosessia, jotka vaikuttavat merkittävästi työmme tehokkuuteen jatuloksellisuuteen. Nämä kolme prosessia ovat postinjakelu, termitietokannan perustaminen ja käännöskeskuksen tietoteknisten sovellusten kehittäminen (joka on parhaillaan meneillään). Ryhmätyön tuloksena on syntynyt yli 4 parannusta. Aiempina vuosina analysoitujen prosessien sisäinen tarkastus tuotti 25 lisäparannusehdotusta. Näitä ovat mm. samanlaisia tai samankaltaisia kappaleita sisältävien asiakirjojen tarkasteluun tarkoitetun välineen kehittäminen, uuden toiminnon sisällyttäminen työnkulkujärjestelmään esikäännöstöiden hallinnoimiseksi, erikielisten asiakirjamallien laatiminen tietyntyyppisiä käännösprojekteja varten, erilaisten lisätöiden automatisointi ja niiden sisällyttäminen sähköiseen työnkulkujärjestelmään. Käännös, joka on ydintuotteemme, edellyttää hyvin paljon henkilökohtaista luovuutta. Siksi jokaisen kääntäjän jatukihenkilön motivaatio voi vaikuttaa merkittävästi tuotteemme laatuun. Tämän vuoksi suoritimme henkilöstön tyytyväisyyskyselyn, joka pyrki vaikuttamaan johdon päätöksiin jatoimiin. Varmistaaksemme, että esitämme oikeat kysymykset, järjestimme aluksi World Café -keskustelutilaisuuden, joka on aivoriihimenetelmä ideoiden keräämiseksi organisoidusti. Mukana oli kaikilta tasoilta ja osastoilta 41 työntekijää, jotka työskentelivät vuorotellen neljän ryhmissä. Tämä yksipäiväinen tapahtuma tuotti 3 kysymystä, jotka kuvastivat henkilöstön tärkeimpinä pitämiä seikkoja. Näin syntyi myös vuoropuhelua sellaisten eri osastoilla työskentelevien ihmisten välillä, jotka eivät päivittäisen työnsä puitteissa olisi tekemisissä toistensa kanssa. Kyselyn perusteella on syntynyt 32 ehdotusta viestinnän parantamiseksi ja avoimuuden lisäämiseksi sekä yhteistyökulttuurimme kehittämiseksi. Ehdotusten perusteella käyttötuki-, järjestelmätuki-, tietoliikenne- jaohjelmistokehitysjaosto sekä eräät muut käännöskeskuksen jaostot ovat esitelleet toimintaansa muiden osastojen työntekijöille. Tämä on synnyttänyt vuoropuhelua osastojen välillä ja auttanut ymmärtämään, minkälaisia haasteita työtoverit työssään kohtaavat. 32