KLUBIEN TOIMINTA Kuukauden jäsenilmoitus Jokainen lionsklubi käyttää kuukauden jäsenilmoitusta (MMR) tiedottaakseen kuukausittain jäsenmuutoksista. Ilmoitukset lähetetään kansainväliseen päämajaan joko postitse, faksilla tai järjestön verkkosivuilla olevien jäsenraportointijärjestelmän välityksellä. Näiden jäsensivujen käyttöön tarvitaan salasana. Salasanapyynnöt ja kysymykset voi lähettää osoitteella wmmr@lionsclubs.org HUOM. WMMR koskee vain moninkertaispiirejä joilla ei ole omaa tietokantaa. Paperi-ilmoituksessa on kolme samanlaista arkkia: Suomessa ensimmäinen lähetetään liiton toimistoon, josta se lähetetään edelleen kansainväliseen päämajaan, ja piirisihteerin kappale suoraan hänelle. Kolmas on klubin arkistokappale. Kuukauden jäsenilmoituksen paperiversion on oltava kansainvälisessä päämajassa 20. päivä kuluvaa, eli ilmoitettavaa kuuta. Verkkosivun kautta lähetetty ilmoitus (WMMR) tulee olla lähetetty kello 24:00 kuluvan kuun viimeiseen päivään mennessä. Alla lista viimeisistä päivämääristä: WMMR kuukausi MMR viimeinen päivä WMMR viimeinen päivä Heinäkuu 1. heinäkuuta 20. heinäkuuta 1. heinäkuuta 31. heinäkuuta Elokuu 1. elokuuta 20. elokuuta 1. elokuuta 31. elokuuta Syyskuu 1. syyskuuta 20. syyskuuta 1. syyskuuta 30. syyskuuta Lokakuu 1. lokakuuta 20. lokakuuta 1. lokakuuta 31. lokakuuta Marraskuu 1. marraskuuta - 20. marraskuuta 1. marraskuuta - 30. marraskuuta Joulukuu 1. joulukuuta 20. joulukuuta 1. joulukuuta 31. joulukuuta Tammikuu 1. tammikuuta 20. tammikuuta 1. tammikuuta 31. tammikuuta Helmikuu 1. helmikuuta 20. helmikuuta 1. helmikuuta 28. helmikuuta Maaliskuu 1. maaliskuuta 20. maaliskuuta 1. maaliskuuta 31. maaliskuuta Huhtikuu 1. huhtikuuta 20. huhtikuuta 1. huhtikuuta 30. huhtikuuta Toukokuu 1. toukokuuta 20. toukokuuta 1. toukokuuta 31. toukokuuta Kesäkuu 1. kesäkuuta 20. kesäkuuta 1. kesäkuuta 30. kesäkuuta V - 1
Kun klubi tekee muutoksia jäsentietoihin, nämä muutokset tapahtuvat automaattisesti. Muutoksia voi tehdä koska tahansa ja niin usein kuin käyttäjä haluaa. Raportti jäädytetään joka kuukauden viimeinen päivä ja sen jälkeen muutoksia ei voi enää tehdä sille kuukaudelle. Muutokset tulevat näkyviin seuraavan kuukauden raportissa. HUOMAA: Raportointikuukauden aikana klubi ei voi raportoida tulevien kuukausien tapahtumia. Jos klubilta jää raportti laittamatta joltakin kuulta, tulee sen kuun muutokset raportoida seuraavan kuun joko paperisessa raportissa tai WMMR verkkoraportissa. Kuukauden jäsenilmoituksen paperiversio tai sähköinen ilmoitus tulee lähettää joka kuukausi, vaikka jäsenyydessä ei olekaan tapahtunut muutoksia. Täydellistä jäsenluetteloa ei vaadita kuukausittain, mutta kerran vuodessa tulisi toimittaa sellainen, jotta varmistetaan klubin ja kansainvälisten tilastojen yhtäpitävyys. Piirisihteerin tulee jakaa ilmoituksen jäljennökset piirin eri virkailijoille, mukaan lukien piirikuvernöörille, koska vain yksi jäljennös lähetetään piirisihteerille piirin käyttöön. Klubit voivat lähettää erilaisia lomakkeita sähköisesti. Lisätietojen saamiseksi ota yhteys kansainvälisen päämajan tietotekniikkajaostoon it@lionsclubs.org tai tutki tämän käsikirjan tietotekniikka -lukua. Lionsklubin palveluaktiviteetti-ilmoitus Lionsklubin aktiviteetti-ilmoitus on tärkeä työkalu jonka avulla pyritään pitämään kirjaa klubien humanitäärisistä palveluista ja niiden vaikutuksesta ympäri maailmaa. Päämajan globaali tietokanta järjestelee yksittäisten klubien ilmoitukset ja identifioi niiden perusteella palvelutrendejä jotka vaikuttavat järjestömme palveluohjelmien kehitykseen. Piirin tasolla piirikuvernöörit, varapiirikuvernöörit, hallituksen sihteeri-rahastonhoitaja ja piirin jäsenhankinnan johtaja pääsevät tarkastelemaan lionsklubien aktiviteetti-ilmoituksia verkossa heille annettujen käyttäjätunnusten avulla. Seuraamalla piirin klubien aktiviteetti-ilmoitusten jättöä verkossa säännöllisin väliajoin voidaan tunnistaa passiiviset klubit. Piirin johtajat voivat myös tarkastella oman piirinsä yksittäisten klubien aktiviteetti-ilmoituksia. On hyvä huomata, että klubisihteerit voivat tehdä lionsklubin aktiviteetti-ilmoituksen ainoastaan verkkosivujen (www.lionsclubs.org) kautta. Paperisia ilmoituksia ei enää oteta vastaan. Piirin johtajien tulisi rohkaista ja kannustaa klubeja käyttämään elektronista aktiviteetti-ilmoitusta kuukausittain. Jos aktiviteettejä ei jonkun kuun aikana suoriteta ei sille kuulle tarvitse merkitä mitään. Kaikki klubisihteereiltä saadut tiedot sisällytetään vuoden lopun tiivistelmään, joka julkaistaan 15. heinäkuuta. Klubisihteerit jotka toimittavat aktiviteetti-ilmoituksen kesäkuulta, 15. heinäkuuta mennessä voivat ladata verkkosivuilta kansainvälisen presidentin allekirjoittaman henkilökohtaisen kunniakirjan. Lisätietoja saat ottamalla yhteyden osoitteeseen programs@lionsclubs.org V - 2
Klubien tilit Maksujen erääntyminen/määräaikainen erottaminen Kuvernööri saa joka kuukausi tiliyhteenvedon, jossa on tiedot kaikkien piirin klubien tileistä. Käytä tätä tiliyhteenvetoa työkaluna ja muistuttaa klubeja siitä, että kaikki jäsenmaksut ja klubitarvikkeiden maksut tulee maksaa ajallaan. USA:ssa 60 päivää myöhässä olevat laskut lasketaan erääntyneiksi. Muiden maiden klubeille 90 päivää vanhat laskut lasketaan erääntyneiksi. Klubit voivat olla piirikuvernööriin yhteydessä kysyäkseen neuvoja erääntyneiden maksujen järjestämisessä kuntoon. Yleensä klubit joihin kuvernööri on ollut yhteydessä saavat muita klubeja nopeammin maksunsa ajan tasalle. Ole hyvä ja ota yhteyttä Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon osoitteessa accountsreceivable@lionsclubs.org pyytääksesi apua tässä asiassa. Klubien määräaikainen erottaminen maksuvaikeuksien takia Alkaen 2. heinäkuuta 2010, klubit joilla on erääntyneitä jäsenmaksuja USD 20 dollaria tai enemmän per jäsen tai yhteensä USD 1000 dollaria tai enemmän, kumpi tahansa on vähemmän, yli 120 päivän ajalta, erotetaan määräaikaisesti. Tämä tarkoittaa klubin perustamiskirjan, oikeuksien, etujen ja velvollisuuksien tilapäistä jäädyttämistä määräajaksi. Klubi joka on saanut talousosastolta hyväksynnän maksusuunnitelmalle velkojen suorittamiseksi säästyy määräaikaiselta erottamiselta. Mikäli klubi ei saavuta hallituksen määrittelemää hyvää asemaa määräaikaista erottamista seuraavan kuukauden 28. päivään mennessä, tullaan sen perustamiskirja automaattisesti lakkauttamaan. Määräajaksi erotetut klubit voivat kokoontua neuvonpitoon keskustellakseen klubin tulevaisuudesta ja määritelläkseen keinot joilla klubi voidaan saattaa hyvään taloudelliseen asemaan. Klubit eivät kuitenkaan voi suorittaa seuraavia toimintoja: a. järjestää palveluaktiviteetteja ja varainkeruutapahtumia b. Osallistua piirin tapahtumiin ja seminaareihin c. Tukea tai nimittää ehdokasta piirin, moninkertaispiirin tai kansainväliseen virkaan d. Tehdä kuukausittaisia jäsenilmoituksia e. Toimia kummina uudelle klubille ml. leo- ja lionessklubit Järjestö tiedottaa piirikuvernöörejä kuukausittain piirin maksuvaikeuksissa olevista klubeista jotka ovat status quo- tai lakkauttamisvaarassa. Piirikuvernööri ja muut piirin virkailijat voivat auttaa välttämään tarpeettomat klubilakkautukset kannustamalla klubeja maksamaan erääntyneet velat tai neuvottelemaan maksusuunnitelmat kansainvälisen päämajan taloushallinnon osaston kanssa. Määräajaksi erotetun klubin uudelleenaktivointi Palautuakseen toimintatilaan määräaikaisen erottamisen jälkeen, klubin tulee: V - 3
Maksaa erääntynyt summa kokonaisuudessaan ja toimittaa suoristuksesta kuitti Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon accountsreceivable@lionsclubs.org Toimittaa kuukausittainen jäsenilmoitus, jotta klubin jäsenrekisteri pysyy ajan tasalla Uudelleenaktivointi-ilmoitusta ei tarvita, kunhan klubin jäsenrekisteri tarkastetaan tarpeeksi usein. Mikäli klubin ei ole mahdollista maksaa koko summaa kerralla, se voi pyytää talousosastolta maksusuunnitelman ja suorittaa maksuja sen mukaisesti. Klubi palautetaan toimivaan tilaan vasta sitten, kun koko summa on maksettu. Klubin perustamiskirjan lakkauttaminen maksuvaikeuksien takia Klubi lakkautetaan automaattisesti mikäli maksuja ei ole suoritettu määräaikaista erottamista seuraavan kuun 28. päivään mennessä. Klubi voidaan kuitenkin aktivoida uudelleen, kun erääntynyt summa on kokonaisuudessaan maksettu ja uudelleenaktivointi-ilmoitus toimitettu päämajaan piirikuvernöörin allekirjoituksella varustettuna. Näiden tulee olla perillä 12 kuukauden sisällä klubin lakkauttamisesta. Piirikuvernööri toimittaa täytetyn klubin uudelleen aktivointilomakkeen (DA-970) Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastolle kansainvälisessä päämajassa. Tämä ilmoitus löytyy järjestön verkkosivuilta. Status quo -klubit Status quo tilaan laitettujen klubien oikeudet ja velvollisuudet jäädytetään tilapäisesti. On olemassa kahdenlaisia status quo -tiloja: tavallinen status quo ja turvattu status quo. Tavallinen status quo Syyt klubin asettamiseksi status quoon Klubi ei noudata lionismin periaatteita tai toimii lionsklubille sopimattomalla tavalla, kuten epäonnistuu kiistan ratkaisussa klubin sisällä ja ryhtyy oikeudellisiin toimenpiteisiin; Klubi ei täytä muita asetettuja velvoitteita, kuten kuukauden jäsenilmoitusten laiminlyöminen kuudelta (6) peräkkäiseltä kuukaudelta tai sitäkin pitemmältä ajalta tai säännöllisten kokousten pitämisen laiminlyönti; Ei kykene maksamaan piirin tai moninkertaispiirin maksuja; Varmistuu, että kyseessä ei ole toimiva klubi; Klubi hajotetaan; Klubi yhdistyy johonkin muuhun klubiin. Turvattu status quo Sota, kansannousu, poliittinen levottomuus, luonnonkatastrofit ja muut erikoisolosuhteet, mitkä estävät lionsklubeja toimimasta normaalisti. V - 4
Tavallinen status quo klubi voi: Status quo klubien rajoitukset ja oikeudet Työskennellä piirin johdon kanssa klubin palauttamiseksi toimivaan tilaan Pitää kokouksia ja keskustella klubin tulevaisuudesta ja miten saada klubin toimintaoikeus palautettua Raportoida klubin maksusuunnitelmien etenemisestä piirin johdolle sekä piiri- ja klubihallinnon jaostoon Maksaa erääntyneitä maksuja piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisille tileille; Rekrytoida uusia jäseniä, tarvittaessa, toimintatilaan palautumista varten; Valita uudet klubivirkailijat toimintatilaan pääsemiseksi Tavallinen status quo klubi ei voi: Jatkaa palveluaktiviteetteja; Jatkaa varainkeruuta; Osallistua piirin, moninkertaispiirin tai kansainvälisiin tapahtumiin tai seminaareihin; Osallistua klubin ulkopuolisiin äänestyksiin; Kannattaa tai nimittää edustajaa piirin, moninkertaispiirin tai kansainväliseen toimeen; Lähettää kuukauden jäsenilmoitusta; Ottaa uusia jäseniä; Sponsoroida uusia klubeja, leoklubit mukaan lukien. Turvatussa status quossa klubi voi kokoontua normaalisti, muttei voi äänestää piirin, moninkertaispiirin tai kansainvälisissä vaaleissa. Suositus klubin asettamisesta status quoon Piirikuvernööri voi tarpeelliseksi katsoessaan suositella klubia status quoon käyttämällä järjestön verkkosivuilta www.lionsclubs.org löytyvää Status quo suosituslomaketta (DA-971). Lomake tulee lähettää osoitteeseen: Lions Clubs International Eurafrican Department 300 W 22nd Street Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Faksi: (630) 571-1693 Sähköposti: Eurafrican@lionsclubs.org Piirikuvernöörin suositus klubin asettamisesta status quoon tulee tehdä joka vuosi 31. joulukuuta mennessä yllä mainitulla lomakkeella, joka piirikuvernöörin, ensimmäisen varapiirikuvernöörin ja lohkojohtajan tulee yhdessä allekirjoittaa. Järjestö tutkii suositusta puoltavat syyt. Kansainvälinen päämaja ilmoittaa päätöksestä piirikuvernöörille tai yhteyslionille (piirittömillä alueilla). V - 5
HUOM.! Lionsklubin määrääminen status quohon vaikuttaa myös leoklubiin, jota se sponsoroi. Lisätietoja saat ottamalla yhteyden LCI:n nuoriso-ohjelmien osastoon osoitteeseen leo@lionsclubs.org. Status quo -klubin auttaminen Status quoon asetetulle klubille tulee antaa kaikki mahdollinen apu. Status quo -klubille annetaan 90 päivää sitä varten, että piiri ehtisi vahvistaa klubia ja organisoida sen uudelleen. Toimi seuraavasti heti kun olet saanut kansainvälisestä päämajasta ilmoituksen, että klubi on asetettu status quohon: Aktivoi piirikuvernööritiimin jäsenet ratkaisemaan status quo klubien kohtaloa, niiden palauttamiseksi toimintatilaan Ilmoita Lions Clubs Internationalin päämajaan, miten työ edistyy. Varmista, että sinulla on kaikki kansainvälisestä päämajasta saatavat painotuotteet, jotka ovat klubeille avuksi toimintatilan saavuttamiseksi. Ota yhteys talousjaostoon neuvotellaksesi uudelleen klubin velkojen maksuajasta. Keskustele piirikuvernööritiimin jäsenten kanssa muista tavoista joilla voisi auttaa status quo klubeja. Jotta klubi saisi aktiivisen statuksen, sen pitää: Status quo klubin uudelleenaktivoiminen Korjata tilanne joka johti status quoon asettamiseen Antaa uudelleenaktivointiraportti, mukaan lukien: - Jäsenlista ja osoitetiedot, uusien jäsenten kummien nimet - Klubipresidentin, sihteerin ja rahastonhoitajan nimet ja osoitteet. Maksaa koko klubin velkasumma Piirikuvernööri tai yhteyslion ilmoittaa Eurafrican osastolle klubin palauttamisesta toimivaan tilaan täyttämällä ja lähettämällä Klubin uudelleenaktivointiraporttilomakkeen (DA-970) ko. osastolle. Klubi voidaan uudelleen aktivoida mihin tahansa aikaan vuodesta. Lomake DA-970 löytyy Järjestön verkkosivuilta. Perustamiskirjan lakkauttaminen a. Piirin johdon on pyrittävä parhaansa mukaan saamaan Status quo -tilassa olevat klubit takaisin hyvään asemaan. Turvattuun status quoon pääseminen vaatii piirikuvernöörin allekirjoitusella varustetun selvityksen uudelleenrakentamistoimista ja se tulee toimittaa klubi- ja piirihallinnon jaostoon 30 päivän kuluessa siitä kun klubi asetettiin status quoon. Klubilla on tämän jälkeen enintään kuusi kuukautta aikaa saada todistettavissa olevaa V - 6
edistystä jotta suojeltu asema voidaan säilyttää. Jos edistystä ei tapahdu voidaan klubi lakkauttaa seuraavassa hallituksen kokouksessa. b. Kun klubin lakkauttaminen alkaa näyttämään vääjäämättömältä, tulee lohkojohtajan ilmoittaa tästä piirikuvernöörille joka vuorostaan toimittaa piiri- ja klubihallinnon jaostolle suosituksen kyseisen klubin lakkauttamisesta. Piirittömillä alueilla tämän hoitaa yhteyslion. c. Kun klubi on ilmoitanut kansainväliseen päämajaan lakkauttamispäätöksestään ja kun piirikuvernööri on tästä yhtä mieltä, tullaan klubin perustamiskirja automaattisesti lakkauttamaan. d. Klubit voidaan lakkauttaa automaatisesti seuraavista syistä: 1.) Klubi yhdistyy toiseen, 2.) Klubi menee oikeuteen lionstoimintaan liittyvissä aisoissa, eikä peru kannetta tietyn ajan sisällä. e. Klubin lakkauttaminen voidaan mitätöidä 12 kuukauden kuluessa lakkauttamisesta, mikäli lakkauttamiseen johtaneet syyt on poistettu. Piirikuvernöörin tai yhteyslionin tulee pyytää lakkauttamisen mitätöintiä kirjallisesti. f. Lakkauttamiset muista kun edellä mainituista syistä toimitetaan kansainvälisen hallituksen tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Klubin uudelleenrakentamispalkinto Klubin uudelleenrakentamispalkinnolla myönnetään lioneille jotka olivat keskeisessä asemassa lakkautetun tai status quo -tilassa olleen klubin uudelleenaktivoimisessa ja saattamisessa toimintakuntoon. Palkintoa ei voida myöntää piirikuvernöörille. Kustakin uudelleenrakennetusta klubista voidaan myöntää erillinen palkinto. Jos kyseessä on alle 15 jäsenen heikko klubi jota ei kuitenkaan ole lakkautettu, eikä vielä laitettu status quoon, tulee palkittavaksi ehdotetun lionin olla kasvattanut klubia vähintään 20 jäseneen saman toimivuoden aikana. Klubin tulee olla hyvässä asemassa, olla aloittanut uusi palveluprojekti, toimittanut kuukausittaisen jäsenraportin kahtenatoista (12) peräkkäisenä kuukautena. Kun kyseessä on klubi joka on jo lakkautettu, tilapäisesti lopetettu tai status quo -tilassa, tullaan palkinto antamaan vasta kun klubi on uudelleen toiminnassa ja sillä on vähintään 20 jäsentä. Klubin tulee olla hyvässä asemassa, olla aloittanut uusi palveluprojekti, toimittanut kuukausittaisen jäsenraportin kahtenatoista (12) peräkkäisenä kuukautena. Tuki uusille klubeille V - 7
Opaslion ja koulutettu opaslion Opaslionohjelmalla tuetaan uusia klubeja toimintansa perustamista seuraavan kahden ensimmäisen vuoden aikana. Ohjelma pyrkii huomioimaan uusien klubien tarpeet sen kasvaessa täyteen palvelukapasiteettiinsa paikkakunnalla. Kannusta nimittämiäsi opaslioneita suorittamaan opaslionkurssi. Opaslionin koulutusohjelma tarjoaa itsenäiseen opiskeluun perustuvan koulutuksen opaslioniksi haluaville lioneille. Ota yhteyttä piiri- ja klubihallinnon osatoon päämajalla saadaksesi lisätietoa Opaslionkoulutuksesta ja saadaksesi Opaslionin koulutuspaketin ja materiaalit. Ryhmäesityksiä varten on saatavilla PowerPoint esitelmä CD-ROMilla sekä kouluttajan käsikirja. Kun uusi klubi on perustettu nimittää piirikuvernööri yhden tai korkeintaan kaksi opaslionia uudelle klubille. Opaslioneina toimivat tavallisesti kummiklubin kokeneet jäsenet, mutta tämä ei ole vaatimus. Opaslionin tulee olla kokenut lion mutta hänen ei tule olla jäsenenä uudessa klubissa. Opaslionien nimet tulee toimittaa perustamiskirjahakemuksen yhteydessä.ta ja mikäli mahdollista, ovat suorittaneet opaslionkoulutuksen. Opaslionit: Saavat uuden klubin materiaalit ja tarvikkeet ja toimittavat ne uudelle klubille Osallistuvat uuden klubin kokouksiin kahden ensimmäisen vuoden aikana Neuvovat ja opastavat klubia milloin missäkin asiassa Saavat opaslionin rintaneulan uuden klubin charter-tilaisuuden yhteydessä Pyrkivät järjestämään yhteisen kokouksen kummiklubin ja uuden klubin kanssa kerran vuodessa Rohkaisevat uutta klubia osallistumaan piirin tapahtumiin Lähettävät Kansainväliseen päämajaan statusraportteja hyväksytyillä lomakkeilla. Koulutetut opaslionit saavat Lions Clubs Internationalilta Opaslionin palkinnon kahden vuoden tehtävänsuorituksen päätyttyä. Palkinto myönnetään vasta kun piiri- ja klubihallinnon osasto on vastaanottanut kaikki vaaditut edistymisraportit. Lisätietoja opaslionohjelmasta ja koulutuksesta voi pyytää piiri- ja klubihallinnon osastolta kansainvälisestä päämajasta: Lions Clubs International Piiri- ja klubihallinto 300 W 22 nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA Faksi: 630-571-1693 Sähköposti: districtadministration@lionsclubs.org Klubin toiminta-alueen rajat V - 8
Klubin rajat ovat sen kaupungin, kunnan tai vastaavan hallintoalueen rajat, jossa klubi sijaitsee. Klubien liittyminen yhteen ja nimenmuutokset Kaksi tai useampi lionsklubia voivat halutessaan liittyä yhteen. Piirikuvernöörin tulee toimittaa Eurafrican osastolta Yhteenliittämispyyntölomake (DA-979). Vastikään yhdistynyt klubi voi pyytää päämajasta yhdistymistodistusta tunnustuksena yhdistyneiden klubien jäsenille. Klubin nimenmuutoslomake (DA-980) toimitetaan klubin toimesta Eurafrican osastolle. Lomake sisältää toimintaohjeet ja se löytyy LCI:n verkkosivuilta. Lomake on helposti löydettävissä hakutoiminnon avulla. Yksittäiset klubisiirrot Yksi klubi voi siirtyä piiristä toiseen ja naapuripiirien rajoja voidaan vastaavasti muuttaa ilman, että noudatetaan virallista menettelyä, jollei piirien rajoihin aiheudu suurta muutosta. Klubin siirtymistä voidaan harkita sen jälkeen kun seuraavat tiedot on toimitettu Eurafrikan osastolle: Sen klubikokouksen pöytäkirjan jäljennös, jossa jäsenten enemmistö hyväksyi siirron. Vastaavien piirien jokaisen nykyisen piirikuvernöörin kirjallinen hyväksyminen. Jäljennös piirihallitusten kokouspöytäkirjoista, joissa ilmoitetaan ao. piirihallitusten hyväksyntä. Kartta, joka osoittaa sekä klubin nykyisen että uuden tarkan sijainnin ja kunkin piirin uudet rajat. Yksittäisen klubin siirto tulee voimaan välittömästi hyväksymisen jälkeen. Pyyntö yhden klubin siirtämiseksi lähetetään osoitteella: Lions Clubs International Eurafrican Department 300 W 22nd Street Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Faksi: (630) 571-1693 Sähköposti: Eurafrican@lionsclubs.org Klubien pankkitilit Lionsklubin tulee pitää yllä vähintään yhtä pankkitiliä taloudellisten toimitusten käsittelemiseksi, kuten jäsenmaksujen ja muiden varojen talletus tai välttämättömien klubimaksujen suorittaminen. Lue lisäohjeita luvusta Talous (luku 9) tässä käsikirjassa. V - 9
Maksujen näistä varoista tulee ehdottomasti noudattaa Lionsklubien mallisääntöjä ja ohjesääntöä. Epävarmassa tilanteessa ottakaa yhteyttä Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon osoitteessa accountsreceivable@lionsclubs.org. Klubin kuukauden tiliote Kuukauden tiliote sisältää tiedot tilatuista klubitarvikkeista, jäsenmaksuista, muista maksuista sekä klubin suorittamista maksuista. Ottakaa yhteyttä Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon lisäkysymyksissä koskien kuukausittaista tiliotetta, accountsreceivable@lionsclubs.org. Jäsenmaksut Jäsenmaksut ovat yhdeltä vuodelta ja niistä laskutetaan kaksi kertaa vuodessa. Ne perustuvat klubin jäsenraportteihin, mitkä on annettu 30. kesäkuuta ja 31. joulukuuta. Uusien jäsenten jäsenmaksut alkavat sen kuukauden alusta, jolloin hän liittyi jäseneksi. Kokonaissumma uuden jäsenen jäsenmaksusta näkyy kuukauden tiliotteessa jäsenen nimen, numeron ja liittymispäivän lisäksi. Summaan sisältyy: Liittymismaksu kuten kansainvälinen hallitus on päättänyt; Jäsenmaksut suhteessa jäljellä oleviin kuukausiin sen maksujakson aikana; Vuosikokousrahasto; LION -lehden maksu. Perhejäsenyys Perhejäsenyysohjelmalla rohkaistaan perheitä ryhtymään vapaaehtoistoimintaan yhdessä. Tätä varten on laadittu erityinen jäsenmaksualennus lionien perheenjäsenille, sekä aktiviteettejä lapsille ja nuorille. Ensimmäinen perheenjäsen, huolimatta siitä onko hän tämän hetkinen tai uusi jäsen, maksaa täyden vuotuisen jäsenmaksun sekä kaikki sovellettavissa olevat liittymismaksut. Korkeintaan neljä muuta kelpoista täysi-ikäistä samassa taloudessa asuvaa perheenjäsentä maksavat puolet tavallisesta vuotuisesta jäsenmaksusta ja saavat vapautuksen järjestön liittymismaksusta. Keneen voidaan soveltaa perhejäsenyyden alennettuja maksuja? Perhejäsenmaksuja koskien perheeseen kuuluvat kaikki saman klubin jäsenet/liittyvät jäsenet, jotka asuvat samassa taloudessa ja jotka ovat sukua syntymän tai avioliiton kautta tai muulla laillisella tavalla, mukaan lukien tavallisimmat perhesuhteet kuten vanhemmat, lapset, puolisot, tädit, sedät/enot, serkut, isovanhemmat ja puolison sukulaiset. Miten perheiden rekisteröinti perheyksiköksi tapahtuu? Uusien klubien tulee toimittaa Perheyksikön todistuslomakkeen (TK30) jokaisesta perheyksiköstä klubin perustamiskirjahakemuksen kanssa. Nykyiset klubit toimittavat perheyksikön todistuslomakkeen MMR tai WMMR-ilmoituksen yhteydessä, ilmoittaessaan uusista perhejäsenistä. Uusi todistuslomake vaaditaan silloin kun jäsenstatus tai osoite muuttuu. Alla taulukko josta ilmenevät perhejäsenyyden liittymis- ja jäsenmaksut V - 10
Nykyiset lionit Uudet lionit Perustajalionit 1*** Toinen, kolmas, neljäs, viides 1*** Toinen, kolmas, neljäs, viides 1*** Toinen, kolmas, neljäs, viides Vuosittaiset maksut USD 39,00 USD 19,50* USD 3900 USD 19,50** USD 39,00 USD 19,50 Liittymismaksu Aikaisemmin maksettu Aikaisemmin maksettu USD 25,00 USD 30,00 Siirtymismaksu USD 20,00 * Jäsenyysalennus pitää todistaa. Alennusta sovelletaan vasta todistamista seuraavassa puolivuotislaskutuksessa. ** Pitää olla todistettu perheen jäsen jäseneksi-ilmoittamishetkellä ja alennusta sovelletaan heti. *** Ensimmäinen jäsen. Jos sinulla on kysymyksiä perhejäsenmaksuista, ota yhteys memberprog@lionsclubs.org. Jos sinulla on kysymyksiä sähköisestä perheenjäsenten vahvistamisesta, ota yhteys wmmr@lionsclubs.org. Opiskelijat ja lioneiksi siirtyvät leot Opiskelijajäsenet ja lioneiksi siirtyvät leot -ohjelma alkoi 1.7.2007. Järjestöön liittyvät opiskelijat, entiset leot sekä muut nuoret aikuiset saavat nyt jäsenmaksualennuksen ja maksavat vain puolet kansainvälisestä jäsenmaksusta, lisäksi kampusklubeihin voidaan soveltaa joustavaa, pidennettyä maksuperiodia. Keneen voidaan soveltaa opiskelija-alennusta? Opiskelijaan joka ovat kirjoilla jossakin oppilaitoksessa ja on iältään 18 30-vuotias. Opiskelijan on todistettava kirjoilla oleminen oppilaitoksessa, sekä ikänsä. Mistä osista opiskelijaohjelma koostuu? Aktiivijäsenyys: Hyväksytyt jäsenet ovat aktiivijäseniä, joilla on kaikki oikeudet ja etuoikeudet, mukaan lukien täydellinen äänioikeus, ja heillä on kaikki velvoitteet, joita jäsenyys lionsklubissa antaa tai edellyttää. Opiskelijajäsenyysalennus: Tähän luokkaan oikeutetuilta ei peritä liittymismaksuja lainkaan ja vain puolet jäsenmaksuista (US$19,50) jotka maksetaan puolivuosittain. Piirit ja moninkertaispiirit voivat halutessaan myöntää opiskelijoille alennusta omista jäsenmaksuistaan. Kampusklubin laskutuskauden pidentäminen: Kampusklubit, joissa on opiskelijajäseniä, saavat nyt huhtikuun 15. päivään asti aikaa tammikuun jäsenmaksujen maksamiseen ja lokakuun 15. päivään asti heinäkuun jäsenmaksujen maksamiseen. Näin saadaan maksuaikataulu sopimaan oppilaitosten lukukausiaikatauluun. V - 11
Kuka voi saada leosta lioniksi alennuksen? 1. Entiset leot Nykyiset ja entiset leot jotka ovat iältään 18 ja 30 ikävuoden välillä. Nykyisten ja entisten leojen tulee todistaa ikänsä sekä palvelunsa leona. Leoilla on mahdollisuus perustaa uusi lionsklubi ja rekrytoida muita entisiä leoja liittymään. 2. Kriteerit täyttävät muut nuoret aikuiset Alennusta voidaan soveltaa myös muihin nuoriin aikuisiin, iältään vähintään 18 ja korkeintaan 30, niissä tapauksissa joissa vähintään kymmenen muuta jäsentä uudessa klubissa ovat edellä mainitut kriteerit täyttäviä leoja. Nuorten aikuisten tulee todistaa ikänsä. Mistä osista leosta lioniksi -ohjelma koostuu? Aktiivijäsenyys: Hyväksytyt jäsenet ovat aktiivijäseniä, entisiä leoja tai kriteerit täyttäviä nuoria aikuisia, joilla on kaikki oikeudet ja etuoikeudet, mukaan lukien täydellinen äänioikeus, ja heillä on kaikki velvoitteet, joita jäsenyys lionsklubissa antaa tai edellyttää. Leosta lioniksi jäsenalennus: Nykyiset ja entiset leot sekä kriteerit täyttävät nuoret aikuiset saavat jäsenmaksualennukset, vain puolet jäsenmaksuista (US$19,50), eikä liittymismaksua peritä ollenkaan. Voidaanko alennettua jäsenhintaa soveltaa myös perinteisissä lionsklubeissa? Kyllä, kaikki opiskelijat ja entiset leot jotka ovat jäseninä, saavat alennetun opiskelijan tai leosta lioniksi jäsenmaksun. Muut nuoret aikuiset voivat saada alennuksen vain siinä tapauksessa, että he liittyvät klubiin jossa on jäseninä vähintään kymmenen entistä leoa. Opiskelijajäsenalennusta ja leoista lioniksi jäsenyyttä koskevissa asioissa ota yhteyttä sähköpostitse: student@lionsclubs.org tai leo2lion@lionsclubs.org Kysymyksissä liittyen perhejäsenten rekisteröimiseen, laita postia osoitteeseen WMMR@lionsclub.org. Uudelleen jäseneksi liittynyt tai siirtojäsen Kuka tahansa lion, joka eroaa lionsklubista ja liittyy myöhemmin uudelleen tai hakee siirtojäsenyyttä, on uusi jäsen, jos eroamisesta on kulunut yli kuusi kuukautta ja klubia veloitetaan tämän mukaisesti. Eronneet jäsenet Jäsenmaksu palautetaan eronneista jäsenistä vain, jos eronneet jäsenet ilmoitetaan päämajaan kesäkuun tai joulukuun aikana vastaavilta puolivuotiskausilta ja kuukauden jäsenilmoitus on päämajassa 31. heinäkuuta tai 31. tammikuuta mennessä vastaavilta puolivuotiskausilta. Palautusta ei anneta minään muuna ajankohtana vuoden aikana. Eronneiden jäsenten nimet, jäsennumerot ja palautetut jäsenmaksut (jos sellaisia on), ovat klubin kuukauden tiliotteella. Jäsentietojen muutoksen vahvistus V - 12
Jäsentietojen muutokset näkyvät klubin kuukauden tiliotteella vain, jos on suoritettu maksu tai on annettu palautusta. Nimi ja jäsennumero näkyvät myös tiliotteella. Perustajajäsenet Klubeja veloitetaan perustajajäsenistä liittymistä seuraavan kuukauden alusta sen jälkeen kun heidän tietonsa on ilmoitettu päämajaan. Maksu perustuu jäljellä oleviin kuukausiin siltä maksujaksolta (puolivuotiskaudelta). V - 13