RAUTATIET OSANA KONFERENSSI- MATKAILUN KEHITTÄMISTÄ 1
KOUVOLA, FINLAND ST. PETERSBURG, RUSSIA 25.-28.9.2013
Johdanto Helsingin yliopiston Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian Kouvolan yksikkö järjesti kansainvälisen liikenteen ja liikkumisen historian tutkijoiden konferenssin Transport and borders 25.-28.9.2013 kaksoiskaupunkikonferenssina Kouvolassa ja Pietarissa. Konferenssi oli kansainvälisen liikennetutkimusjärjestön International Association for the History of Transport, Traffic and Mobility T²M vuosikonferenssi. T²M -konferenssin pitopaikka vaihtelee eri puolella maailmaa joka vuosi. Konferenssi järjestettiin ensimmäistä kertaa Pohjoismaissa tai Venäjällä. Palmenian yhteistyökumppanina toimi Pietarin rautatieyliopisto. Konferenssi oli osa EAKR-rahoitteista Inter-Reilia hanketta, jonka tavoitteena on luoda perustaa omaleimaiselle palvelukonseptin kehittymiselle, joka tarjoaisi mahdollisuuden alueelliselle erikoistumiselle ja erottautumiselle matkailussa. Keskeisenä tehtävänä oli selvittää Kouvolan ja Pietarin yhteistä potentiaalia kansainvälisten konferenssien järjestäjien keskuudessa. Tavoitteena oli myös kehittää Kymenlaakson Venäjä-yhteistyötä tiede- ja korkeakouluyhteistyön ja matkailunkonseptien näkökulmasta. Tämän julkaisun tavoitteena on tarkastella konferenssimatkailun mahdollisuuksia Kouvolassa ja antaa käytännön työkaluja konferenssien järjestämiseen. Julkaisussa käydään läpi tieteellisen konferenssin järjestämisen eri vaiheet, esimerkkinä käytetään kokemuksia Transport and Borders-konferenssista. Mukana on osallistujien mielipiteitä siitä, miten Kouvola ja sen ympäristö soveltuvat konferenssimatkailukohteeksi. Kouvolan sijainti Pietarin ja sen lähialueiden vieressä on ainutlaatuinen. Uudelle toimialalle on siis selkeä kasvualusta olemassa. Työryhmä: projektipäällikkö Heli Mäki, suunnittelija Jenni Korjus, erikoissuunnittelija Anu Kilpinen graafinen suunnittelija Juan Cubilla Helsingin yliopisto, Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia, Kouvola 3
SUOMEN VAHVUUDET Suomi on suosittu konferenssien isäntämaa, tosin suurin osa konferensseista järjestetään pääkaupunkiseudulla. Helsinki ylsi vuoden 2012 suosituimpien konferenssikaupunkien kansainvälisellä listalla salle 14. Harppaus vuoteen 2011 nähden oli huomattava, sillä tuolloin Helsinki oli sijalla 25. Suomessa järjestettävien konferenssien määrä on kasvanut viidessätoista vuodessa kolminkertaiseksi. 1 Union of International Associations -järjestön vuosittain kokoamassa vertailussa on mukana yli 1 300 kaupunkia ja 167 maata. Suomi nousi maakohtaisessa vertailussa sijalle 16. Helsingissä pidettiin viime vuonna lähes 300 kansainvälistä kokousta, joihin osallistui 60 000 henkilöä. Suomi ja Helsinki ovat siis kilpailukykyisiä ja houkuttelevia konferenssin pitopaikkoja. Kansainvälisten tutkimusten mukaan konferenssivieras viipyy paikkakunnalla keskimäärin neljä vuorokautta ja käyttää päivässä noin 350 euroa. 2 Suomen saavutettavuus ja turvallisuus mainitaan tärkeimmiksi syiksi Suomen valinnassa konferenssimaaksi. 90 % osallistujasta mainitsee suomalaisten isäntäkaupunkien turvallisuuden joko hyväksi tai erittäin hyväksi. Suomalainen vieraanvaraisuus sai myös korkeat arvosanat. Saavutettavuuden tekee helpoksi 180 kansainvälistä päivittäistä lentoa, jotka saapuvat 1 Helsingin kaupungin matkailu- ja konferenssitoimisto, lehdistötiedote 6.6.2013. 2 Helsingin kaupungin matkailu- ja konferenssitoimisto, lehdistötiedote 6.6.2013. 4
Helsinki-Vantaalle. Myös useisiin sisämaan kaupunkeihin on kansainvälisiä lentoyhteyksiä, lähimpänä Lappeenrantaan. Yli 80 % Suomessa järjestettävistä konferensseista pidetään touko-syyskuun aikana, vilkkainta on kesäkuussa. Eniten konferensseja järjestetään lääketieteen sekä tietotekniikan ja teknologian alalla. Valtaosa konferenssivieraista on eurooppalaisia, iältään 31 50 -vuotiaita. Noin joka viidennellä vieraalla on mukana seuralainen. Kansainvälisten konferenssien osallistujamäärä on keskimäärin 200 henkilöä. Matkailun edistämiskeskus (MEK) on laskenut, että yhden kansainvälisen konferenssivieraan tulovaikutukset ovat noin 1000 euroa/henkilö, joten keskikokoisenkin kokouksen vaikutukset isäntäkaupungille ovat noin 200 000 euroa. 5
6 KOUVOLAN VAHVUUDET
Kouvolassa on edullisempaa järjestää konferenssi kuin Helsingissä, sillä palveluiden hintataso on yleisesti matalampi. Kaupungin koko on eduksi, sillä täällä ei ole suuren kaupungin houkutuksia, jolloin osallistujat pysyvät kuuliaisemmin konferenssissa. Kaupungissa on silti lukuisia mahdollisuuksia erilaisten mielenkiintoisten ekskursioiden järjestämiseen, erityisesti luontoelämyksiä. Liikkuminen kaupungissa on helppoa. Kaikki tarvittavat paikat ovat kävelyetäisyydellä. Kokouspaikan ja hotellien välillä ei tarvita bussi- eikä autokuljetuksia. Kouvola pystyy profiloitumaan eri tavalla muihin konferenssikaupunkeihin nähden, sillä Kouvola ei ole vielä monille tuttu matkailukaupunkina. Kaupunki tarjoaa hyvän kokouspaikkakeskittymän Kouvola-talolla ja Kuusankoski-talolla, vaikka Kouvolassa ei vielä varsinaista konferenssikeskusta olekaan. Kouvolalla on hyvät edellytykset yhdistää konferenssi-, luonto- ja ostosmatkailua vetovoimaiseksi kokonaisuudeksi. Konferenssimarkkinointi on pitkäjänteistä toimintaa, mutta onnistuessaan se tuo rahaa kaupunkiin. Järjestöjen lisäksi myös suuret yritykset järjestävät asiakaskonferensseja ja incentive/ kannustematkoja työntekijöilleen ja yhteistyökumppaneilleen. Työn merkeissä matkustavien maksukyky on aivan toista luokkaa kuin lomamatkailijoiden. 3 Perinteisen kokousmatkailun ja vapaa-ajanmatkailun välinen raja on kaventumassa. Nykyään työperäiseen matkailuun sisältyy myös vapaa-ajan matkailun elementtejä. Työmatkailuun ei niinkään voida vaikuttaa matkailun perinteisillä markkinointikeinoilla vaan kysyntään vaikuttaa lähinnä talouden nousu- ja laskusuhdanteet ja siksi uusien yhteistyö toimintamallien ja tuotteiden rakentaminen on tärkeää. Nopeaa junayhteyttä Pietariin hyödyntämällä voidaan luoda mielenkiintoisia konferenssipaketteja. Pietarin läheisyyden hyödyntäminen vaatii hyvien kumppaneiden löytämistä ja yleisesti toimintaedellytyksien parantumista Pietarin alueella. Pietarin alueelle ja muualle Venäjälle suunnatun markkinoinnin lisääminen. Pietarin alueelle ja muualle Venäjälle suunnatun myyntityön lisääminen Korkeakoulujen kontaktien hyödyntäminen 3 Matkailun ennakoinnin tietopankki; www.matkailu.org/ennakointi. 7
Konferenssin hakeminen Hakuprosessi Konferensseja kannattaa hakea. Suunniteltaessa kansainvälisen järjestön konferenssin kutsumista on syytä analysoida ensin mahdollisuudet saada kokous Suomeen. Ensin on selvitettävä kutsumenettelyä koskevat säännöt ja tavat, missä ja milloin päätös tehdään. Kansainvälisissä järjestöissä päätös konferenssin paikasta tehdään useimmiten 1 4 vuotta ennen kokousta, riippuen järjestön koosta. Konferenssimatkailun markkinoinnin kohderyhmä poikkeaa perinteisestä matkailumarkkinoinnista. Markkinointi on enemmän business-to-business markkinointia, joka tekee markkinoinnista monimutkaisempaa ja vaatii enemmän erityisosaamista. Päätöksen tekee yleensä useampi henkilö yhdessä, joilla kaikilla on erilaiset roolit, intressit ja motiivit päätöksen suhteen. Tiedot aikaisemmin järjestetyistä kongresseista ovat myös tärkeitä. Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian henkilöstöä on osallistunut rautatiehistoriaan ja kulttuuriin liittyvien hankkeiden kautta liikennehistoriaa tutkivien kansainvälisten järjestöjen toimintaan. Suurin näistä järjestöistä on The International Association for the History of Transport, Traffic and Mobility eli T²M. Yhteydenpito järjestöön on antanut mahdollisuuden tutustua järjestön sääntöihin, tapoihin ja erityisesti aktiivisiin henkilöihin. Tiedossamme oli myös, ettei T²M-järjestöllä ollut juurikaan kontakteja Venäjälle ja järjestön strategiaan kuului saada yhteyttä varsinkin EU:n alueen ulkopuolella toimiviin tutkijoihin ja yliopistoihin. Vaikka T²M:n vuosittaiset kokoontumiset on pidetty suurissa kaupungeissa (New Delhi 2010, Berliini 2011, Madrid 2012), haimme rohkeasti konferenssia Suomeen ja Kouvolaan. Koska Suomessa alan tutkimuksen taso on kaukana kansainvälisestä kärjestä, päätimme tarjota mielenkiintoista teemaa ja poikkeuksellisia järjestelyjä kaksois-kaupunkiteeman Kouvola-Pietari muodossa. Konferenssin järjestämiseksi edellytetään virallista ehdotusta isäntäkaupungilta / organisaatiolta. Valintaan vaikuttavat ensisijaisesti konferenssipaikan sijainti, luotettavuus ja paikallisen organisaation mahdollisuudet hoitaa järjestelyt. Palmenia oli järjestänyt Kouvolassa vuonna 2009 pienen (n. 30 henkilöä) rautatiehistoriaa käsittelevän kv-seminaarin, joka toimi hyvänä preferenssinä hakuvaiheessa. Seminaari oli hyvin suunniteltu ja toteutettu, joka antoi osallistujille käsityksen Kouvolan konferenssivalmiuksista sekä retkikohdetarjonnasta. Ehdotus voi koostua mm. kutsukirjeistä, suosituskirjeistä, esittelyteksteistä, esitteistä, julisteista ja av-materiaalista. Kouvolan kaupungilla ei tähän markkinointitarkoitukseen löytynyt valmista materiaalia, vaan teimme sen itse. Kaupungin valmiit markkinointimateriaalit (powerpointit, videot, esitteet) olivat joko suomenkielisiä ja / tai lapsiperheille suunnattuja. Vuoden 2013 konferenssin järjestämisestä olivat kiinnostuneita myös Washington D.C, Kapkaupunki ja Sidney. Lopullinen valinta tehtiin Washingtonin ja Kouvola-Pietarin välillä. 8
Ajankohta Konferenssin ajankohtaa valitessa oli huomioitava kansainvälisen järjestön perinteiset kokousajat sekä Suomen olosuhteet. Normaalisti vuosikokoontuminen on ollut T²M-järjestössä marraskuussa, mutta Suomen sääolosuhteiden vuoksi ehdotimme ajankohdaksi syyskuun loppua. Päällekkäisyyksien välttämiseksi selvitimme muiden alan tapahtumien ajankohtia. Konferenssin järjestäminen Konferenssiorganisaatio Konferenssi järjestettiin yhteistyönä Helsingin yliopiston Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian Kouvolan yksikön ja Pietarin rautatieyliopiston kanssa. T²M-konferenssia varten laadittiin kolmenvälinen sopimus yleisestä konferenssin järjestämisestä (Helsingin yliopiston, Pietarin Rautatieyliopiston ja T²M:n välillä) sekä oma erillinen sopimus yliopistojen välillä käytännön järjestelyistä, kustannuksista ja rahoituksesta. Sopimus asetti konferenssin järjestelyille tietyt reunaehdot, joihin emme voineet vaikuttaa. Palmenialla oli päävastuu järjestelyistä. Valmistelut käynnistyivät konferenssiorganisaation nimeämisellä. T²M -konferenssin järjestelyistä Suomessa vastasi neljän hengen ryhmä. Pietarin päässä järjestely hoiti yksi henkilö. Ryhmä pidettiin pienenä, jotta pystyttiin nopeisiin päätöksiin. Lisäksi konferenssipäivinä oli Kouvolassa 8 opiskelijaa avustamassa sekä Pietarissa 18 vapaaehtoista avustajaa. Ensimmäisiin tehtäviin kuuluu kansainvälisen järjestön ja kansallisen järjestelyistä vastaavanorganisaation välisen työnjaon selvittäminen. Eri vastuukokonaisuuksia olivat esim. konferenssin tieteellinen ohjelma, tilajärjestelyt, vapaa-ajanohjelma, kuljetukset, majoitukset, markkinointi ja tiedotus. Tehtävien jako kansainvälisen järjestön kanssa sovittiin niin, että T²M huolehtii yhteydenpidosta osallistujien suuntaan. Heidän tehtävänään oli lähettää hyväksymiskirjeet konferenssiin osallistujille ja vastata heidän tiedusteluihinsa. He vastasivat myös rekisteröitymiseen ja rahaliikenteeseen liittyvistä käytännön järjestelyistä. Palmenian vastuulle jäi konferenssin Call for Papers (esitelmäkutsu) sekä konferenssin tieteellisen ohjelman laatiminen, pääpuhujien ja sessioiden puheenjohtajien hankkiminen, tilajärjestelyt, vapaa-ajan ohjelma, kuljetukset sekä majoitusmahdollisuuksien selvittäminen sekä markkinointi ja tiedotus majoituksista, retkistä, matkajärjestelyistä ja liikenneyhteyksistä ja lupa-asioista (viisumit Suomeen ja Venäjälle) sekä viisumikutsut Suomeen ja kutsujen koordinointi Venäjältä. Pietarin rautatieyliopisto laati viisumikutsut Venäjälle ja vastasi pääosin paikallisten järjestelyjen toteuttamisesta Pietarissa. 9
Ilmoittautuminen ja maksuliikenne Kansainvälisissä konferensseissa on aktiiviosallistujien osallistumismaksu 300 500 euroa henkilöltä. Seuralaisten osallistumismaksu on keskimäärin 89 euroa. 4 Useimmin osallistumismaksua ei seuralaisilta peritä. Transport and borders -konferenssin osallistumismaksu oli 220 aktiiviosallistujilta, joka kattoi koko konferenssiohjelman, avajaisjuhlan, junalipun Kouvolasta Pietariin sekä Pietarissa illallisbanketin. Seuralaisille myytiin 50 euron paketti, johon kuului junalippu, avajaisjuhla sekä Pietarin banketti. Opiskelijoille ja T²M:n jäsenille oli alennettu osallistumismaksu. Osallistujien ilmoittautumisten ja maksujen vastaanottaminen ja osallistumisen vahvistaminen ovat järjestelyiden keskeisiä tehtäviä. Konferenssimaksut sujuvat sekä järjestäjän että osanottajan kannalta yleensä parhaiten luottokortilla. Koska kaikilla ei ehkä ole käytettävänään luottokortteja (mm. opiskelijat), on syytä tarjota osanottajille myös mahdollisuus suorittaa maksunsa pankkisiirrolla. Koska ilmoittautuminen ja maksuliikenne tapahtuivat kansainvälisen järjestön kautta, paikallisilla järjestäjillä ei ollut käytössään ajantasaista tietoa ilmoittautuneiden määrästä eikä suoritetuista maksuista. Tiedotus osallistujista, heidän esitelmiensä aiheista ja edustamistaan organisaatioista oli puutteellista ja ajoittain jopa surkeaa, mikä aiheutti suuria ongelmia ja epävarmuutta käytännön järjestelyjen suhteen. Ilmoittautumisen olisi ehdottomasti pitänyt tapahtua paikallisten järjestäjien kautta, samoin kuin maksuliikenteenkin. Passit ja viisumit Suurin osa Venäjälle saapuvista ulkomaalaisista tarvitsee pääsääntöisesti voimassa olevan passin lisäksi myös viisumin. Schengen-alueen maiden välillä matkustusasiakirjaa ei yleensä tarkasteta, mutta matkustajan on kuitenkin pidettävä mukanaan voimassa oleva passi tai uudenmallinen henkilökortti. Venäläisten eri maissa sijaitsevien lähetystöjen toimintatapojen välillä ilmeni suuria eroja viisumien myöntämisessä. Osa konferenssin osallistujista sai viisumin nopeasti, helposti ja pienin kustannuksin. Osalle viisumin saanti osoittautui todella hankalaksi ja vaati useita käyntejä lähetystössä, mikä lisäsi viisumin kustannuksia ja vähensi motivaatiota osallistua konferenssiin. Muutama henkilö ei saanut viisumia lainkaan, joten he jäivät kokonaan pois tai osallistuivat ainoastaan Suomen osuuteen. Luultavasti myös viisumi hankkiminen aiheutti osittain myös osallistujakatoa, vaikka vaikeuksia viisumin saamisessa ei olisi ollutkaan. Aktiivisesta tiedottamisesta huolimatta osa osallistujista aloitti viisumin hankkimisen hyvin myöhäisessä vaiheessa, mikä loi epävarmuutta heidän osallistumisensa suhteen. Tämä puolestaan hankaloitti suuresti konferenssin tieteellisen ohjelman laatimista ja osittain myös muita järjestelyitä (iltaretkeä ja Allegro-lippuja). 4 Matkailun edistämiskeskus, Kongressit Suomessa 2010, 14. 10
Markkinointi ja viestintä Konferenssin markkinointi jaettiin T²M:n ja paikallisten järjestäjien kesken, niin, että kaikki osapuolet hyödynsivät omia verkostoitaan ja viestintäkanaviaan. Venäjällä tapahtuva viestintä oli venäläisten partnereiden vastuulla. Konfrenssin virallisina sivuina toimi T²M:n sivusto www.t2m.org, jonka kautta rekisteröityminen tapahtui. Lisäksi laadittiin konfrenssin omat kotisivut www.reilia.fi/ t2m, jotka toimivat samalla suomalaisten ja venäläisten järjestäjien keskustelualustana. Sivuilla kerrottiin ajankohtaisista asioista, hotellivaihtoehdoista kummassakin kaupungissa sekä tieteellisestä ohjelmasta. Lisäksi sivuilta löytyi tietoa viisumin hakuprosessiin ja matka-avustusten hakemiseen. Sivuilla vieraili ennen konferenssia 1617 kävijää. 5 Palautekyselyssä 29/40 vastaajasta antoi verkkosivujen informatiivisuudelle arvosanan excellent tai very good 5 Sivuston käyttäjätilastot vuodelta 2013. 11
Tieteellisen ohjelman julkaisu jäi valitettavan myöhäiseksi johtuen ohjelmaan tulleista jatkuvista muutoksista, jotka johtuivat haasteellisista järjestelyistä kahden maan ja kaupungin välillä. Tästä syystä osa osallistujista sai tietää myöhäisessä vaiheessa oman esitelmänsä ajankohdan ja pitopaikan. Seminaarien ja konferenssien markkinointiin sopivat erinomaisesti blogit. Konferenssin markkinointiin käytettiin myös www.reilia.fi blogia sekä T²M:n Facebook-sivua. Konferenssille luotiin oma visuaalinen ilme, joka näkyi verkkosivuilla sekä kaikissa konferenssin painomateriaaleissa (esim. käsiohjelmassa, julisteessa). Visuaalinen ilme, erityisesti juliste, sai paljon hyvää palautetta osallistujilta ja moni tahtoikin julisteen muistoksi konferenssista. Käsiohjelmat loppuivat kesken. Konferenssipalautteessa Kouvola-talon tiloille ja välineistölle 38 /40 vastaajasta antoi arvosanan excellent tai very good Kaikille osallistujille jäettiin konferenssikassi, jossa oli käsiohjelman lisäksi VR:n sponsoroima kirja Suomen rautateiden historiasta, englanninkielinen artikkelikokoelma suomalaisesta liikennehistoriasta, Palmenian toimittama artikkelikokoelma Railways, Kouvolan kaupungin kartta, esite ja Helsingin yliopiston infolehti. Tilat Kouvola-talo Konferenssitilaksi valittiin Kouvola-talo, koska sieltä löytyi yleisistuntojen tarvitsemat tilat, sessioita varten pienempiä tiloja, näyttelytiloja sekä mahdollisuudet ruokailun järjestämiseen ja kahvitaukoihin. 12
Kouvola-talon tilat toimivat hyvin kaikkia konferenssitoimintoja silmällä pitäen. Kaikki toiminnot saatiin järjestettyä lähelle toisiaan, joten mahdollisuus liikkua neljän rinnakkain pidettävän session välillä oli mahdollista. Hotellit Majoitusta varten varattiin kiintiöt hotelli Sokos Hotel Vaakunasta ja Cumuluksesta. Vaakunan ja Cumuluksen valitsimme paitsi tason, mutta myös sijainnin vuoksi, joka on erityisen hyvä suhteessa konferenssipaikkaan ja rautatieasemaan. Kiintiöiden sopiminen oli erittäin sujuvaa ja hotellien puolelta ammattimaisesti hoidettua. Molemmista hotelleista varattiin alkuvaiheessa 100 vuodepaikan kiintiöt. Konferenssipäivämääriä sovittaessa tarkastettiin, ettei kaupungissa ole samanaikaisesti muita suuria tapahtumia (urheilukilpailuja tms.) sillä kaupungin majoituskapasiteetti ei silloin olisi riittävä. Hotellien huonekiintiöt edellyttävät huonevarauksia hyvin varhaisessa vaiheessa, useita viikkoja ennen tapahtumaa. Kiintiöiden takarajaan mennessä huoneen oli varannut ainoastaan muutama konferenssivieras. Tästä voidaan päätellä, että konferenssin osallistujat varaavat majoituksen kohtuullisen myöhään. Varauksia tehtiin myös kiintiöiden ohi jotain muuta kautta, erityisesti internetin hotellivaraussivustoilta. 13
Molempien hotellien yhteistyö konferenssin järjestäjien kanssa oli esimerkillisen hyvää ja joustavaa niin varausten kuin erityistoiveiden suhteen. Cumulus ja Vaakuna edustavat hotelleista erittäin hyvää keskitasoa ja niihin oltiin asiakaspalautteissa tyytyväisiä vaikkakin Vaakunan ja Cumuluksen hintatasoa pidettiin kohtuullisen kalliina. Hotellien vertailua kansainvälisesti vaikeuttaa hotellia valitsevilla asiakkailla se, ettei Suomessa hotelleilla ole virallista tähtiluokitusta, toisin kuin useimmissa muissa maissa. Palvelu hotelleissa oli kielitaitoista. Molemmilla hotelleilla on myös englanninkieliset www-sivut. Osallistujien palautteen perusteella Kouvolan keskustasta puuttuu hyviä matalamman hintatason majoitusvaihtoehtoja. Osa konferenssiosallistujista oli varannut majoituksen Turistihovista ja Sommelosta, vaikka emme olleet näitä hotelleja markkinoineet konferenssin verkkosivuilla tai etukäteisinformaatiossa. Toisaalta kaupungista puuttuu myös hyvin korkeatasoinen hotelli. Teema, esiintyjät ja ohjelma Konferenssin teema Transport and borders oli valittu etukäteen ja se oli tiedossa konferenssin isännyyden hakuvaiheessa. Teema sai paljon kiitosta osallistujilta varsinkin kun se konkretisoitui fyysisesti rajan ylittämisenä. Kun osallistujilta kysyttiin, mikä oli heidän mielestään konferenssissa parasta, usea mainitsi juuri teeman ja paikkakunnat: Different locations (very valuable for the border topic) Conference contain and context The idea and practice to organize the conference across the border The theme, the opening conferences The unity of form and content (reached by the Allegro trip) The fact that it was in two cities, fittingly for the conference theme Palautevastauksia kysymykseen: What was most valuable about the conference in general? 14
Ylhäällä kansanedustaja Pekka Haavisto. Oikealla ylhäällä VR:n yhteiskuntasuhde- ja ympäristöjohtaja Otto Lehtipuu. Alhaalla vasemmalla Finnairin varatoimitusjohtaja Ville Iho. Kuvat Juan I. Cubilla Konferenssin avajaisiin oli T²M:n taholta toivottu puhujaksi poliitikkoa tai yritysmaailman edustajaa, joka voisi valottaa tulevaisuuden näkymiä konferenssin teeman näkökulmasta. Konferenssin avajaispuhujina olivat VR:n yhteiskuntasuhde- ja ympäristöjohtaja Otto Lehtipuu sekä kansanedustaja Pekka Haavisto, jonka puheenvuoro rajoista ja niiden erilaisista merkityksistä teki konferenssin osallistujiin suuren vaikutuksen. Haaviston puheenvuoroon viitattiin vielä konferenssin päätössessiossa. Toisen päivän pääpuhujana oli Finnairin varatoimitusjohtaja Ville Iho pureutumalla vaikuttavalla tavalla Finnairin mahdollisuuksiin menestyä jatkuvasti kiristyvässä lentoyhtiöiden välisessä kilpailussa. Konferenssin tieteellinen ohjelma käsitti 18 sessiota, joissa esiteltiin yhteensä 62 liikenteeseen ja liikkumiseen liittyvää tutkimusta. Konferenssiin lähetettiin yhteensä 120 esitysehdotusta, joka oli n. 40 % enemmän kuin viime vuosina T²M:n konferensseihin on lähetetty. Esityksistä valittiin 80 mukaan konferenssin ohjelmaan. Peruutuksista johtuen lopullinen tieteellinen ohjelma käsitti 18 esitystä vähemmän. Konferenssin päivittäisen ohjelman suunnittelu toteutettiin lukujärjestyksen muodossa. Haasteelliseksi ohjelman suunnittelun teki kaksi eri maata ja kaupunkia. Osa esiintyjistä varmisti todella myöhäisessä vaiheessa tulonsa. Osa osallistui vain toiseen seminaarinosioon. Tiedot rekisteröitymisistä saapuivat meille välillä hyvin pitkälläkin viiveellä kansainvälisen järjestön toimesta, mikä hankaloitti entisestään ohjelman ja sessioiden laatimista. Muutoksia tuli melkein päivittäin, joista osa johtui viisumi- ja rahoitusongelmista. 15
Konferenssit kestävät keskimäärin 3 päivää. (viite: Matkailun edistämiskeskus, Kongressit Suomessa 2010, 2) T²M:n vuosikonferenssit ovat olleet neljän päivän mittaisia. Koska yhdestä konferenssipäivästä osa kului matkustamiseen, jouduttiin ohjelmaa sessioiden osalta tiivistämään. Rinnakkaisia sessioita oli samanaikaisesti 3-4, niiden esiintyjämäärä tuli olla sama, jotta siirtyminen sessioiden välillä oli mahdollista. Monen muuttuvan tekijän vuoksi osa sessioista jäi teemalta hyvin yleiselle tasolle ja sisälsivät keskenään hyvinkin erilaisia ja eritasoisia esityksiä. Suurista haasteista huolimatta tieteellinen ohjelma oli kokonaisuudessaan onnistunut ja sai paljon hyvää palautetta osallistujilta: Great discussions after presentations Paper presentation sessions Presentations and contact with Baltic and Russian colleagues Palautevastauksia kysymykseen: What was most valuable about the conference in general? Ylhäällä Nevin Cosar (vas.), Magdalena Pernold (kesk.), ja Aleksandra Bekasova (oik.). Alhaalla Colin Divall (vas.), Norman Kellerman (kesk.), Arnaud Passalacqua (oik.). Oikealla ylhäällä Sihpo Khumalo ja Nuno Soares, oikealla alhaalla Elena Kochetkova. Kuvat: Juan I. Cubilla ja T 2 M 16
Ohjelman ja kaiken toiminnan kokonaiskoordinointi oli aikataulullisesti tärkeää. Kahden valtion ja kaupungin välisen konferenssin ohjelmaan tuli varata riittävästi siirtymisiin, aterioihin ja taukoihin. Varsinkin Pietarin liikenteen vuoksi oli varattava riittävästi aikaa siirtymiseen asemalta hotelleille. Eri palvelupisteiden aukioloajat oli myös suunniteltava konferenssin aikatauluun sopiviksi. Pietarissa olimme klo 11 ja hotelleihin pääsee yleensä kirjautumaan vasta klo 14. Muutama vieras jäi ilman huonetta heti saapumisen jälkeen. He eivät olleet halunneet varata aikaisempaa kirjautumista, joka on lisämaksusta mahdollista saada. Pietarissa oli rautatieyliopiston puolesta avaustilaisuus, joka sisälsi pitkiä venäjänkielisiä puheita. Puheet käännettiin englanniksi simultaanitulkkien toimesta. Tämän osuuden ei katsottu tuovan erityistä lisäarvoa konferenssiin ja osa mainitsi tilaisuuden konferenssinpalautteessa vähiten miellyttäneenä asiana. Tämänkaltaisiin tilaisuuksiin on kuitenkin syytä varautua venäläisten organisaatioiden kanssa yhteistyötä tehdessä ja on tärkeää, että myös osallistujat ymmärtävät tämän. Official speeches (e.g. first afternoon in St.Petersburg) The Soviet-style politcal speeches at the Petersburg Transport University. Illallisbanketti oli ohjelmaltaan ja ruokailun osalta todella hienosti hoidettu. Kaikki käytännön asiat Pietarissa oli järjestetty hyvin ja konferenssiosallistujien avuksi oli ilmoittautunut 18 vapaaehtoista opiskelijaa, jotka opastivat ja toimivat apuna koko konferenssin ajan. Illallisbanketin sisällyttäminen konferenssimaksuun ei miellyttänyt kaikkia, vaan muutama henkilö olisi halunnut pitää sen erillisenä tapahtumana. Toisaalta konferenssinmaksu ei ollut juurikaan edellisvuosia korkeampi, vaikka oli järjestelyiltään vaativampi ja monipuolisempi. Banketin voi sisällyttää osallistumismaksuun tai sen voi järjestää erillisenä maksullisena tapahtumana. The inclusion of the gala banquet in the conference fee Imho Banquet is always odd (and troublesome, though not for me personally) part Palautevastauksia kysymykseen: What was least valuable about the conference in general? 17
Osallistujat Konferenssiin osallistui tutkijoita yhteensä 21 maasta, edustettuina 36 eri yliopistoa /korkeakoulua. Mukana oli pitkän akateemisen uran tehneitä professoreja sekä jatko-opiskelijoita. Maat Suomi Tanska Iso-Britannia Saksa Venäjä Ranska Belgia Kanada Turkki Itävalta Viro Tsekin tasavalta Qatar Sveitsi Portugali Kolumbia Italia Espanja Meksiko Ukraina Etelä-Afrikka 18
Yliopistot University of York Freie Universität Berlin Petersburg State Transport University Université Paris Diderot European University at St. Peterburg Humboldt Univeristy in Berlin Lomonosov Moscow State University University of Manchester Ghent University Yildiz Technical Univeristy Univeristy of Innsbruck Karelian Research Centre of Russian Academy of Sciences University Michel de Montaigne University of Charles University of Stuttgart Virginia Commonwealth University University of Oxford University of Applied Sciences Zürich Technical University of Berlin University of Manitoba Universidad Nacional de Colombia Institute of Economics of Karelian Research Centre European University Institute Florence Ural Federal University Universidad Iberoamericana Okanagan College Kelowna Johann Wolfgang Goethe University Western University Swiss Federal Institute of Technilogy Zurich School of Advanced Study University of London UNAM Mexico Turun yliopisto Helsingin yliopisto Oulun yliopisto Tampereen yliopisto Itä-Suomen yliopisto Lisäksi osallistujia oli liikennemuseoista, viranomaistahoista (mm. ministeriöistä, Etelä-Afrikan tielaitoksesta) sekä muutama itsenäinen tutkija. National Museum of Science and Technology, Denmark Canada Science and Technology Museums Corporation Eesti Maremuuseum Suomen Merimuseo Suomen työväenmuseo Verstas Trafiikkimuseot VTM Consultores em Engenharia e Planeamento Lda Lisboa Outotec GmbH Berlin Flemish Transport Ministry, Belgium Cross-Border Road Transport Agency, South-Africa 19
Paikalliskuljetukset Kouvolassa bussi- ja autokuljetuksia asemalta Cumulukseen ja Vaakunaan tai konferenssipaikalle ei tarvittu lyhyiden etäisyyksien vuoksi. Sommeloon majoittuneet käyttivät paikallisbusseja. Retkelle oli omat kuljetukset Kouvolassa. Pietarissa oli kuljetukset asemalta hotelleille ja hotelleita yliopistolle ja takaisin. Kuljetuksien aikataulut toimitettiin kaikille osanottajille käsiohjelman yhteydessä. Kuljetusaikataulut olivat esillä myös verkkosivuilla. Allegro Siirtyminen Pietariin tapahtui konferenssin 3. päivän aamuna klo 7.20 lähtevällä junalla. Kouvolasta siirtyi Pietariin yhteensä 80 konferenssiosallistujaa. Ohjelman mukaisesti kokoonnuttiin asemalle klo 7.00, jossa kaikille jaettiin paikkalippu. Kaikki olivat ajoissa paikalla ja junamatka sujui erinomaisesti. Rajamuodollisuudet olivat nopeat ja kaikilta ongelmilta vältyttiin vaikka mukana oli passintarkastajien kommenttia lainaten sillisalaatti eri kansalaisuuksia. Viisumivaatimuksista oli tiedotettu paljon etukäteen ja varmistettu että jokaisella Venäjälle lähtijällä on voimassa oleva viisumi. Tämä vaatii järjestäjiltä paljon lisätyötä. Venäjän rajanylitykseen vaadittavat matkustajakortit (immigration cad) oli jaettu täyttöohjeineen kaikille etukäteen täytettäviksi. Konferenssin aikana ja myöhemmin palautteessa kysyimme Kouvolasta Pietariin siirtymisen onnistumista. Lähes kaikki pitivät Allegro-matkaa hienona kokemuksena ja siirtymistä EU:n rajojen ulkopuolelle hyvin konferenssin teemaan sopivana. Palautekyselyssä 34 / 40 vastaajasta antoi Allegromatkalle arvosanan excellent tai very good. Ateriat Aterioiden suunnitteluun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Maistuvat ateriat luovat hyvän tunnelman, mutta epäonnistuneet muistetaan kauan. Koska konferenssiaikataulu oli tiukka, kokouspaikan lounaiden tuli sujua joustavasti, ilman siirtymisiä ja turhaa jonottamista. Niinpä tilaisimme lounasruokailun Kouvola-talon ravintolayrittäjältä. Ruoantaso oli kohtuullinen ja ateria vaihtoehtoja kaikille riittävästi. Englanninkieliset nimilaput aterioista jäivät kuitenkin puutumaan, ne olivat vain suomeksi etukäteistoiveista huolimatta. 20
Konferenssin kaikki osallistujat mahtuivat hyvin syömään ravintolan ja aulan tiloissa ja koska siirtymisiä ei ollut, jäi aikaa sessioiden jälkeisille lounaskeskusteluille. Konferenssissa ateriat ja taukotarjoilut sisältyivät konferenssimaksuun. Toisen konferenssinpäivän lisämaksulliseen iltaretkeen kuului kevyt keittoruokailu. Konferenssin kaikkien aterioiden ruokalistat olivat koordinoidut siten, että ne antoivat edustavan läpileikkauksen suomalaisesta ja venäläisestä ruokakulttuurista. Erikoisruokavaliota noudattavat ja eri uskontokuntien edustajat huomioitiin. Näyttely Konferenssin aikana esillä oli kaksi eri näyttelyä. Kouvolassa esillä oli VR:n 150-vuotisjuhlanäyttely, kolmikielinen valokuvanäyttely Muistikuvia, Suomen historiaa rautateillä. Näyttely sisältää valokuvasuurennoksia kuvateksteineen. Kuvatekstit ovat suomeksi, englanniksi ja venäjäksi. Lisäksi esillä oli konferenssiin lähetettyjä tieteellisiä postereita. Näyttelyn sijainti lähellä kokousja ateriointitiloja takasi sen, että osanottajat voivat helposti tutustua niihin, eikä niitä varten tarvinnut varata aikaa muun ohjelman lomassa. Tilaisuudet ja retket Vapaa-ajan ohjelma on tärkeä osa konferenssin kokonaisuutta. Se voi vaikuttaa myönteisesti jopa osallistumispäätökseen. Konferenssin vastaanotto kannattaa suunnitella erityisen hyvin, sillä onnistuessaan se luo heti myönteisen hengen koko tapahtuman ajaksi. Myös seuralaisten viihtyminen voi vaikuttaa ratkaisevasti koko tapahtuman onnistumiseen. Ainakin yksi retki tai tilaisuus on hyvä sisällyttää konferenssimaksuun. Transport and borders-konferenssin osallistumismaksuun kuuluivat konferenssin avajaisjuhla, matkustus Allegrolla Kouvolasta Pietariin sekä Pietarissa illallisbanketti. Erikseen järjestettiin retki Kotkan Merikeskus Vellamoon, jossa oli mahdollisuus tutustua Merimuseon ja Kymenlaakson museon näyttelyihin. Iltapalaksi tarjoiltiin lohikeittoa ja lettuja. Retkelle osallistui 61 henkilöä. Merikeskus Vellamo tarjosi konferenssiväelle ilmaisen sisäänpääsyn. Poikkeuksellisesta aukioloajasta jouduimme maksamaan erillisen korvauksen. 21