KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 1 (8) Aika: 16.4.2014 kello 16.30 18.05 Johtokunnan jäsenet paikalle kello 16.00 Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Kai Holmberg puheenjohtaja Aimo Ilomäki varapuheenjohtaja Kari Hentunen jäsen Eine Hänninen jäsen Seppo Karjalainen jäsen Riku Pirinen jäsen Eva-Liisa Matikainen varajäsen Päivi Tuomala sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Jorma Korpela Raimo Heikkinen Jukka Lopperi Hannu Marttila hallintojohtaja hautaustoimenpäällikkö kirkkoherra kirkkoherra Kutsuttuna: Jyrki Ahokas erityisammattimies Poissa: Nina Johanna Rask jäsen (ilm. esteestä) Pirkko Itälä kiinteistöpalvelupäällikkö Juha Tanska kirkkoherra 52 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Puheenjohtaja avasi kokouksen. 53 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 54 Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa 14 päivän ajan 28.4. - 12.5.2014 toimiston aukioloaikoina. Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Kari Hentunen ja Eine Hänninen. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Kari Hentunen ja Eine Hänninen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 2 (8) 55 Tontin myynti / Korsulankatu 4 valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 15.1.2014: Kotka Kymin seurakuntayhtymän omistaa Kotkan kaupungin Käpylän kaupunginosassa (32) korttelissa 35 tontin numero 7. Tontin pinta-ala on 2 582 m 2 ja sen rakennusoikeus 1550 k-m 2. Asemakaava on saanut lainvoiman 21.7.2005, kaavamerkintä A, kerrosluku II. Kokouskutsun mukana toimitetaan tonttikartta. Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta päättää pyytää Korsulankatu 4:n tontista lehti-ilmoituksella ostotarjoukset. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti pyytää Korsulankatu 4:n tontista lehtiilmoituksella ostotarjoukset sen mahdollisesta kehittämisestä ja ostamisesta. Ostotarjouspyyntö Myytävää tonttia koskeva asemakaava on saanut lainvoiman 21.7.2005. Tontin pintaala on 2582 m 2 ja sen rakennusoikeus 1550 k-m 2. Kohteeseen saa rakentaa kaksikerroksisen asuinrakennuksen. Asemakaavassa on ohjeellisena osoitettu miten rakennusten ja autojen säilytyspaikat voisi toteuttaa. Rakennuksen saa toteuttaa useampana massana. Tonttia tarjotaan ostettavaksi seuraavasti: vaihtoehto a) voimassa olevan asemakaavan mukaisena tonttina vaihtoehto b) Mikäli taloudellisesti on perustelua muuttaa asemakaavaa, ostamaan tontin uuden asemakaavan mukaisena tonttina. Tässä tapauksessa rakennusoikeuden hinnan euroa per k-m 2 tulee olla vähintään samansuuruinen kuin vaihtoehdossa a. Ostaja vastaa kiinteistökaupasta aiheutuvista kustannuksista, lainhuutokustannuksista, varainsiirtoverosta sekä kaupanvahvistajan palkkiosta. Tarjous tulee jättää oheisella tarjouslomakkeella 21.3.2014 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Hallintojohtaja Jorma Korpela Kotka-Kymin seurakuntayhtymä Hallinto- ja taloustoimisto Mariankatu 14 E 48100 Kotka Kuoreen merkintä tontin ostotarjous. Seurakuntayhtymä pidättää itselleen oikeuden hyväksyä itselleen parhaaksi katsomansa tarjouksen tai hylätä kaikki tarjoukset. Tarjouksen hyväksyminen edellyttää määräenemmistöpäätöstä yhteisessä kirkkovaltuustossa ja päätöksen kirkkolain mukaista vahvistamista kirkkohallituksessa. Asia pyritään käsittelemään yhteisessä kirkkovaltuustossa huhtikuussa 2014. Tämän jälkeen laaditaan varaussopimus, jonka allekirjoituksen yhteydessä maksetaan etumaksuna 10 % kauppahinnasta. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää asian edelleen vahvistettavaksi. Päätöksen vahvistaminen tuomiokapitulissa ja kirkkohallituksessa kestää noin 6-7 kk yhteisen kirkkovaltuuston päätöksestä lukien. Vahvistuksen jälkeen allekirjoitetaan kauppakirja. Kauppasummasta vähennetään aikaisemmin maksettu etumaksu. Mikäli kirkkohallitus ei hyväksy esitystä tai päätös ei saa lainvoimaa palautetaan etumaksu ilman korkoa.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 3 (8) Lisätietoja asiasta antaa hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494. Kotka-Kymin seurakuntayhtymä Määräaikana seurakuntayhtymälle toimitettiin yksi ostotarjous. Tarjousta täsmentävät neuvottelut käydään 9.4.2014. Neuvottelutulos esitellään johtokunnalle kokouksessa. Ehdotus, hallintojohtaja Johtokunta päättää asiasta kuultuaan neuvottelutuloksen perusteella tehdyn päätösehdotuksen. Asian käsittely päätettiin siirtää seuraavaan kokoukseen. 56 Myyntitarjous/Ristiniemen kurssikeskuksen lisäalue valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunta 15.1.2014: 1. Ristiniemen kurssikeskuksen piha-alueen mahdollinen laajentaminen. Kokouskutsun mukana on selvitys. Käydään periaatekeskustelu jatkovalmistelusta. Merkittiin selvitys lisäalueen käyttömahdollisuuksista (Lars Olsson 7.1.2013) tiedoksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valtuutti puheenjohtaja Kai Holmbergin, hallintojohtaja Jorma Korpelan ja asiantuntija Vesa Moision käymään maanomistajan kanssa jatkoneuvottelut maakaupasta. Johtokunta päätti asiasta käytyjen neuvottelujen jälkeen. Päätettiin tarkistaa laajennusalueelle mahdollisesti toimitetun täyttömaan puhtaus. Tauno Onnelan myyntitarjous ja hintapyyntö toimitetaan johtokunnalle kokouskutsun yhteydessä. Lars Olssonin selvitys lisäalueen (kiinteistötunnus 285 417-1 -496, palsta 1) käyttömahdollisuuksista toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Lisäalueen hankintaan ei ole talousarviossa määrärahaa. Kokouskutsun mukana lähetetään tieisännöitsijän arvio tietoimituksessa määrätyn tienoikaisun kustannuksista, jotka ovat 16 060 euroa. Johtokunta valtuuttaa puheenjohtajan yhdessä hallintojohtajan kanssa käymään neuvottelut lisäalueen ostamisesta niin, että kauppahinta on merkittävästi tarjousta alempi. Neuvottelut käydään ehdolla, että yhteinen kirkkovaltuusto myöntää johtokunnan esityksestä alueen ostoon rahoituksen. Ostosta päätettäessä huomioidaan seurakuntayhtymän ja rovastikunnan kurssi- ja leirikeskuksien kokonaisvaltainen kehittäminen ja Ristiniemen piha-alueen pysäköinti- ja tiejärjestelyt.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 4 (8) Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti, että neuvotteluja jatketaan niin, että kauppahinta on merkittävästi tarjousta alempi. Johtokunta käsittelee asian uudelleen, mikäli neuvottelujen perusteella on mahdollista valmistella kaupasta esisopimus. 57 Reitin käyttöoikeussopimus valmistelija, hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen, puh 041 462 6210 Karhulan Moottorikerho- KarMk ry:n ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymän välinen edellinen viiden vuoden mittainen reitin käyttöoikeussopimus päättyi 24.10.2013. Reitti kulkee lentokentän maaston itäisen palstan alueella. Uudessa reittiluonnossopimuksessa esitetään reitin leventämistä 2 metristä 3 metriin ja pituuden lisäämistä noin kolmanneksella. Reitin leventäminen mahdollistaa mönkijöiden käytön reitillä. Lisättävä reitti ei kulje vanhemman taimikon alueella, eikä aiheuta metsätaloudellisesti merkittävää haittaa. Edellistä sopimusta käsiteltäessä johtokunta painotti nuorten harrastustoimintaa tukevaa ratkaisua. Reitin sijainti maastossa ilmenee karttaliitteestä, lisäreitti katkoviivalla. Ehdotus, hautaustoimen päällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta tutustuu reitin käyttöoikeussopimukseen ja esittää uuden, 5-vuotisen sopimuksen allekirjoittamista Karhulan Moottorikerho- KarMK ry:n kanssa. Kiinteistö- ja hautaustoimen hyväksyi sopimuksen ja valtuutti hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkisen allekirjoittamaan Karhulan Moottorikerho KarMk ry:n kanssa käyttöoikeussopimuksen 200 euron vuosivuokralla. 58 Islaminuskoisten hauta-alueen perustaminen Laajakosken hautausmaalle valmistelija, hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen, puh. 041 462 6210 Islaminuskoisten hauta-alueen perustaminen on ollut esillä jo aikaisemmissa johtokunnan kokouksissa ja johtokunta on käynyt tutustumassa tarkoitukseen varattuun alueeseen Laajakosken hautausmaalla. Islaminuskoisten hautaamisessa haudan suunta on keskeinen asia. Haudat kaivetaan itä-länsisuuntaisesti (22 astetta etelään) niin, että pääpuoli länteen, kasvot etelään. On suositeltavaa, että yksittäinen hautapaikka eroaa muusta alueesta kumpareena, koska heidän uskonsa mukaan hautojen päällä käveleminen tai istuminen on kiellettyä. Hanke pyritään toteuttamaan mahdollisimman pitkälle omana työnä. Alueesta on laadittu karttapohja, joka on liitteenä. Ehdotus, hautaustoimen päällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta tutustuu laadittuun suunnitelmaan ja hyväksyy sen toteutettavan islaminuskoisten hauta-alueen karttapohjaksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta tutustui laadittuun suunnitelmaan ja hyväksyi sen toteutettavan islaminuskoisten hauta-alueen karttapohjaksi. Hautaustoimen maksut määräytyvät seurakuntayhtymän vahvistettujen hautaustoimen maksujen ja taksojen perusteella.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 5 (8) 59 Kymin kirkon vesikattotyö valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Yhteinen kirkkoneuvosto 26.3.2014: Museoviraston lausunnon perusteella yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se hyväksyisi Kymin kirkon vesikatteen uusimisen peltikatteeksi. Lausunnossaan Museovirasto edellyttää, rakennussuojelun kannalta, että peltikate toteutetaan perinteisin menetelmin, peltikaton alapuolinen tuuletus toimii ja poistettavat tiili- ja etenkin peltikate (tekotapa ja materiaalinäyte) dokumentoidaan tarkoin. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää, että kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle annettaisiin oikeus hyväksyä yksityiskohtaiset suunnitelmat ja toteuttaa vesikattotyöt kesän 2014 aikana. Toteutukseen esitetään varattavaksi lisämäärärahaa 15.000 euroa ja suunnitteluun 5.000 euroa. Yhteinen kirkkovaltuusto käsittelee värityssuunnitelman myöhemmin. Yhteisen kirkkovaltuuston päätös alistetaan kirkkohallitukselle vahvistettavaksi (KL 14 luku 2 2 momentti). Yhteisen kirkkovaltuuston kokous on 9.4.2014. Päätös esitellään kokouksessa. Kokouskutsun mukana toimitetaan Kymin kirkon vesikattotöiden pääpiirustukset ja museoviraston lausunto. Todetaan, että yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi yhteisen kirkkoneuvoston esityksen vesikatteen uusimisesta ja lisärahoituksesta. Johtokunta käsittelee ja hyväksyy pääpiirustukset. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää antaa rakennusmestarin tehtäväksi kilpailuttaa ko. vesikattotyöt niin, että maalaustyöt toteutetaan erillisurakkana kesällä 2015. Johtokunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. 60 Ruonalan seurakuntatalo / II kerroksen tilojen vuokraaminen valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh. 044 752 9494 Yhteinen kirkkoneuvosto 26.3.2014: Yhteinen kirkkoneuvosto antoi valtuudet neuvotella Ruonalan seurakuntatalon yläkerran tilojen vuokraamisesta kristillisen päiväkodin toimintaan. Vuokrasopimuksesta ja sen yksityiskohdista päättää kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 16.4.2014:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 6 (8) Kotkan kristillisen päiväkodin kannatusyhdistys anoo lupaa vuokrata Ruonalan seurakuntatalon yläkerran tilat päiväkotitoimintaan 1.6.2014 alkaen. Vuokraksi on ehdotettu 1 800 euroa/kk (sis. alv.) sekä osuus veden, sähkön kulutuksesta ja jätehuollosta. Päiväkodin tilojen siivouksesta vastaisi yhdistys. Kirjelmä toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Langinkosken seurakunnan nuorisotyölle ja ip-toiminnalle jäisi käyttöön nykyiset alakerran tilat. Yläkerrassa järjestetylle toiminnalle on kirkkoherran selvityksen mukaan järjestettävissä korvaavat tilat. Rakennustarkastaja suorittaa tilojen katselmuksen 11.4.2014. Johtokunta päättää hyväksyä Kotkan kristillisen päiväkodin kannatusyhdistys ry:n tarjouksen Ruonalan seurakuntatalon II kerroksen tilojen vuokraamisesta ajaksi 1.6.2014-31.5.2016. Johtokunta päättää hakea rakennuslupaa tilapäiselle päiväkotitoiminnalle ko. tiloissa. Johtokunta valtuuttaa kiinteistöpalvelupäällikön allekirjoittamaan vuokrasopimuksen seuraavilla ehdoilla: - sopimuksessa on määritelty sähkön ja veden kulutuksen sekä jätehuollon laskutusperiaatteet. - Seurakuntayhtymä vastaa kustannuksellaan pysäköintialueiden talvikunnossa pidosta. - vuokravakuus on 3 kuukauden vuokra, irtisanomisaika yhdistykselle 3 kk. - päiväkotitoiminnan aloittamisen johdosta tehtävistä pienistä korjaustöistä ja kustannusten jakamisesta sovitaan yhdessä. - irtaimisto ja kalusteet eivät sisälly vuokraan. Johtokunta päätti valtuuttaa kiinteistöpalvelupäällikön allekirjoittamaan vuokrasopimuksen edellä mainituin ehdoin. 61 Kotkan kirkon sadevesijärjestelmä valmistelija, kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä, puh. 044 752 9513 Insinööritoimisto Linos Oy on laatinut suunnitelman ulkopuolisen sadevesijärjestelmän rakentamiseen Kotkan kirkolle. Suunnitelmasta pyydetty Museoviraston lausunto toimitetaan kokouskutsun mukana. Investointiohjelmassa 2014 hankkeen toteuttamiseen on varattu 70 000 euron määräraha. Suunnitelman perusteella on pyydetty tarjouksia ja selonottoneuvottelut pidetään ennen kokousta. Ehdotus urakoitsijavalinnasta tuodaan kokoukseen. Johtokunnalle jaettiin yhdistelmä urakkatarjouksista. Merkitään Museoviraston lausunto tiedoksi ja huomioidaan lausunnossa mainitut tarkistukset suunnitelmissa.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 7 (8) Johtokunta hyväksyi Maanrakennus Weckman Oy:n tarjouksen, urakkasumma on 61 550 euroa (alv 0 %). Johtokunta päättää siirtää kohteelle jakamattomasta investointimäärärahasta (097303) 20 000 euroa ko. kohteelle (091107). Johtokunta hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. 62 Hautaustoimen päällikön päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi hautaustoimen päällikön päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. - 1 Kymen krematoriolle hankittu pahviuurnia - 2 Mikko Tapolan palkkaaminen Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 63 Saapuneet kirjeet 1. Kotkan kaupunki/ympäristöterveyspäällikkö - viranhaltijapäätös koskien Kotkan seurakuntien kokoontumistila, Runeberginkatu 2 Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 64 Muita asioita Muita asioita ei ollut. 65 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen 18.05. Kai Holmberg puheenjohtaja Päivi Tuomala sihteeri
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 8 (8) Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa 28 päivänä maaliskuuta 2014 Kari Hentunen Eine Hänninen