KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 1 (9) Aika: 3.9.2014 kello 10.00 15.45 Paikka: Kokoontuminen Kotkan kirkkoon klo 10.00. Kiinteistökatselmus ohjelman mukaisesti. Läsnä: Kai Holmberg puheenjohtaja Aimo Ilomäki varapuheenjohtaja Kari Hentunen jäsen Eine Hänninen jäsen Seppo Karjalainen jäsen, Aittakorven seurakuntatalon katselmuksesta alkaen paikalla Eva-Liisa Matikainen varajäsen Pirkko Itälä sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Jorma Korpela Hannamari Kovakoski hallintojohtaja hautaustoimen työnjohtaja Poissa: Raimo Heikkinen hautaustoimenpäällikkö Jukka Lopperi kirkkoherra Hannu Marttila kirkkoherra Anna-Tiina Järvinen vs. kirkkoherra Riku Pirinen jäsen Nina Johanna Rask jäsen 97 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Puheenjohtaja Holmberg avasi kokouksen. 98 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi seuraavin muutoksin: Kiinteistökatselmuksen ohjelma muutettiin niin, että Höyterin kurssikeskuksen katselmus jää pois ja Ristiniemen kurssikeskuksesta siirrytään Hovinsaaren toimitilaan, jossa pidetään kokous. 99 Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallinto- ja kiinteistötoimistossa 14 päivän ajan 11. - 25.9.2014 toimiston aukioloaikoina. Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Eine Hänninen ja Seppo Karjalainen. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Eine Hänninen ja Eva-Liisa Matikainen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 2 (9) 100 Kiinteistöjen katselmukset Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044-752 9513 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan tehtävät määritellään Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä 5. luvun 21. Johtokunnan tehtäviksi on mainittu mm.: 5) huolehtia siitä, että seurakuntayhtymän omistamat kiinteistöt ovat niiden käyttötarkoitusta ja käyttöturvallisuutta vastaavassa kunnossa ja suorittaa tässä tarkoituksessa tarpeellisiksi katsomiaan tarkastuksia. 6) huolehtia siitä, että seurakuntayhtymän ja seurakuntien omistamaa ja vuokraamaa kiinteätä ja irtainta omaisuutta käytetään ja hoidetaan huolellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hyväksyä vastuualueensa irtaimiston poistot ja päättää irtaimen omaisuuden myynnistä. 7) seurata kiinteistöjen käyttöastetta ja käytön tarkoituksenmukaisuutta. Edellä mainituista tehtävistä huolehtimista varten järjestetään ke 3.9.2014 katselmukset seuraaviin kiinteistöihin: 1. Kotkan kirkko 2. Haltijantien kerhohuone 3. Aittakorven seurakuntatalo 4. Ristiniemen seurakuntakeskus 5. Höyterin seurakuntakeskus Tarvittaessa sovitaan muille kiinteistöille toinen katselmuspäivä. 1. Kotkan kirkko - sadevesijärjestelmän rakentaminen on valmistumassa - julkisivujen ja kellotornin korjaustöiden suunnitelmat olemassa; Vahanen Oy - sisäpuolisten korjausten suunnitelmat olemassa; Vahanen Oy - sisäilmaolosuhteiden kartoittaminen alkamassa; KyAMK - kattokruunujen sähköistyksen uusiminen käynnissä 2. Haltijantien kerhohuone - remontti käynnissä - keittiön asennus viikolla 35; taloyhtiö maksaa keittiön uusimisen 3. Aittakorven seurakuntatalo - ikkunapuitteiden kunnostus on tehty - ikkunaelementtien vaihto on kesken - kaukolämpötyö on aloitettu viikolla 34 ja valmistuu 30.9.2014 mennessä - vaarojen arviointi tehty -> työterveyshoitaja tekee katselmuksen 1.10.2014
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 3 (9) 4. Ristiniemen kurssikeskus 5. Höyterin kurssikeskus - käyttäjien korjausesitysten mukaisia töitä - kalusteiden uusiminen/kunnostus syyskuussa 2014 - hirsiseinien tilkitsemistä Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö: Johtokunta päättää pöytäkirjaan kirjattavista asioista ja havainnoista. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti seuraavista kirjauksista katselmuksen kohteiden osalta: 1. Kotkan kirkko - tilataan kirkon kosteusvaurioiden selvitystyö KyAMK:n rakennustekniikan osastolta kohteessa esitellyn projektisuunnitelman ja tarjouksen perusteella - päätettiin, että seurakuntayhtymä on mukana KyAMK:n kolmivuotisessa energiaselvityshankkeessa ja että hanketta varten varataan vuosien 2015 2017 talousarvioiden asiantuntijapalveluihin 10 000 määräraha/vuosi; hankkeessa seurakuntayhtymän kiinteistöistä pääkohteena on Ristiniemen kurssikeskus - kirkon syöksytorvien jatkaminen sadevesikaivoihin suunnitellaan ja toteutetaan syksyn 2014 aikana 2. Haltijantien kerhohuone - remontti valmistumassa 3. Aittakorven seurakuntatalo - sisääntuloaulan kalustusta muutetaan yleisilmeen parantamiseksi 4. Ristiniemen kurssikeskus - järjestetään piha-alueiden kunnostustalkoot syksyn 2014 aikana 5. Hovinsaaren toimitila - siistit ja toimivat tilat 101 Tilintarkastusmuistiot 2013 Valmistelijat kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044 752 9513 ja hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen puh. 041 462 6210 Yhteinen kirkkoneuvosto (YKN 4/2014, 21.5.2014, 64 )on pyytänyt kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalta selvityksen tilintarkastajien muistioissa (30.4.2014) esitetyistä havainnoista.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 4 (9) Tarkastushavainnot tilikauden 2013 aikaisista tarkastuksista Toimenpidesuositukset: Suosittelemme, että seurakuntayhtymässä valmistellaan toimintaohjeet asukasvalintojen suorittamisesta. Suosittelemme, että takuuvuokrien perimisestä valmistellaan toimintaohjeet sisältäen määräykset myös takuuvuokrien palauttamisesta. Suosittelemme, että seurakuntayhtymän arvonlisäverollisena vuokratut tilat kartoitetaan ja luetteloidaan. Lisäksi muistiossa on kiinnitetty huomiota sisäisen valvonnan riittävään toteutumiseen ja riittävän varahenkilöjärjestelmän varmistamiseen. Toimintaohjeita ja joitakin periaatteita asukasvalintaprosessista on kirjattu, kun tehtiin päätös vuokravälityspalvelun hankinnasta. Materiaalista on muokattavissa asukasvalintaprosessin ohjeistus. Toimintaohjeista takuuvuokrien perimisestä on määritelty vuokravälityspalvelun hankintapäätöksen yhteydessä. Materiaalia täydentämällä saadaan tarvittava toimintaohjeistus takuuvuokrien perimiseen ja palauttamiseen. Arvonlisäverollisena vuokratut tilat on kartoitettu ja luetteloitu. Kirkon Palvelukeskuksen asiakkaaksi liittyminen vuoden 2015 alusta edellyttää valtuuksien ja käyttöoikeuksien tarkastelua ja määrittämistä. Varahenkilöjärjestelmä tulee varmistettua em. työn yhteydessä vuoden 2014 loppuun mennessä. Tarvittavat ohjeistukset valmistuvat vuoden 2014 loppuun mennessä. Tilintarkastusmuistio Talousarvion toteutumisesta: Investointeihin käytettiin kokonaisuudessaan vain 33,4 % varatuista määrärahoista. Investointikohteiden pitkäjänteiseen suunnitteluun on tarpeen kiinnittää enemmän huomiota, jotta vältytään talousarvioon otettavilta turhilta määrärahoilta. Vuoden 2014 investointiohjelmaan on koottu vain ne hankkeet, joiden toteuttamiseen on tarvittava resurssi olemassa. Kiinteistöselvityksen päivityksessä määritellään investointikohteet PTS 2015-2017. Lisäksi siinä arvioidaan vuoden 2017 jälkeen mahdollisesti tulevia hankkeita. Hautainhoitorahastosta:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 5 (9) Ehdotus, hallintojohtaja: Hautainhoitorahaston ylikatteisuus on heikentynyt voimakkaasti toimintavuoden aikana 157 981, joka on lähes 65 %. Edellisenä toimintavuonna ylikatteisuus oli 244 127. Jos toimintaa jatketaan tähän tapaan, ylikatteisuus muuttuu jo parin vuoden sisällä alikatteisuudeksi. Tässä tilanteessa tulisi selvittää, onko hautainhoidosta perittävät maksut ajan tasalla kustannuksiin verrattuna, onko hautainhoidosta perittävät maksut ajan tasalla kustannuksiin verrattuna, onko hautainhoidon taso liian korkea ja ovatko seurakuntayhtymän perimät kustannusosuudet hautainhoitorahastolta oikeassa suhteessa työvoimakustannuksiin nähden. Seurakuntayhtymä vastaa rahaston varojen riittävyydestä hoitosopimuksen osapuolille. Hautojen hoitoon ei tulisi kuitenkaan käyttää seurakuntayhtymän verorahoitusta. Hautainhoitorahaston ylikatteisuus on vähentynyt viimeisinä vuosina, etenkin vuoden 2013 aikana. Työaikaseurannalla on haettu selvyyttä neljännen ja kahdeksannen pääluokan väliseen työjakaumaan. Vähennykset neljännen pääluokan kausityöntekijöiden palkkamäärärahoissa ovat siirtäneet kulurakennetta liiaksi hautainhoitorahaston puolelle. Tilanne on huomioitu kauden 2014 budjettia laadittaessa, kulurakenteessa on edelleen tarkastamisen paikkoja. Rahaston tavoite ei ole olla ylijäämäinen, mutta alijäämäinenkään se ei voi olla. Yksittäisten sukuhautojen hoitoon ei saa käyttää seurakuntayhtymän verorahoitusta, mutta yhteisöverotuotto on kohdennettavissa hautausmaiden yleisten alueiden hoitoon. Hautainhoidosta perittävät maksut ovat kohdallaan, rahaston ongelmalliset, 20 vuoden mittaiset hoitosopimukset, vähenevät koko ajan. Tulevat vuodet tietävät edelleen työvoimakustannusten leikkausta, jonka vaikutus kohdentuu hautausmaiden yleisten alueiden hoitotasoon. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää - merkitä kiinteistöpalvelupäällikön ja hautaustoimen päällikön selvityksen tiedoksi ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle - käsitellä ja hyväksyä toimintaohjeet asukasvalintojen suorittamisesta ja takuuvuokrien perimisestä ja palauttamisesta vuoden 2014 aikana - käsitellä ja hyväksyä seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston kustannusten jakoon perustuvat laskelmat. Hautainhoidon vuoden 2015 maksuista päätettäessä esitellään johtokunnalle käsittelyn yhteydessä Haminan seurakunnan ja Kouvolan seurakuntayhtymän vastaavat hoitomaksut. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti - merkitä kiinteistöpalvelupäällikön ja hautaustoimen päällikön selvityksen tiedoksi ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle - käsitellä ja hyväksyä toimintaohjeet asukasvalintojen suorittamisesta ja takuuvuokrien perimisestä ja palauttamisesta vuoden 2014 aikana - käsitellä ja hyväksyä seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston kustannusten jakoon perustuvat laskelmat. Hautainhoidon vuoden 2015 maksuista päätettäessä esitellään johtokunnalle kä-
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 6 (9) sittelyn yhteydessä Haminan seurakunnan ja Kouvolan seurakuntayhtymän vastaavat hoitomaksut. 102 Kiinteistötoimen talousarvion ja toimintasuunnitelman toteutuminen Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044 752 9513 Kokousmateriaalin mukana toimitetaan kiinteistötoimen talousarvion toteutumisvertailu 21.8.2014. Toimintatuottoja on kertynyt lähes saman verran kuin edellisenä vuonna. Toimintakuluissa palveluiden ostojen kulut ovat budjetoitua suuremmat; koneiden ja laitteiden kunnossapitokustannukset sekä asiantuntijapalveluiden hankintaan varatut määrärahat ovat ylittymässä. Muiden kuluryhmien osalta ovat budjetoidut määrärahat riittäviä. Toiminnan tavoitteiden toteutumisen arviointi esitellään kokouksessa. Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää merkitä selvitykset tiedokseen. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti merkitä selvitykset tiedokseen. 103 Muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan Valmistelija kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälä puh. 044 752 9513 Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä kirkkovaltuuston hyväksyttäviksi talousarviovuoden aikana. Kirkkojärjestyksen 15. luvun 6 :n mukaan kirkkovaltuusto päättää muutoksista talousarvioon. Muutoksista yhteistaloudessa olevien seurakuntien talousarvioon ei tarvitse hankkia seurakuntaneuvostojen lausuntoja. Esityslistan mukana toimitetaan investointien toteumavertailu 19.8.2014. Investointimäärärahoihin 2014 tarvitaan lisäyksiä seuraavasti: RAHOITUSLASKELMA-ARVIO Investointiosa Investointimenomäärärahojen lisäykset 97310 Runeberginkatu 2 Vuokratilojen korjaustyöt 11 000 Sähkötöissä ja osassa maalaustöitä jouduttiin käyttämään urakoitsijaa. 96402 Parikan huoltorakennus Vesikaton uusiminen 4 700
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 7 (9) 93607 Määrärahavaraus vuoden 2013 investointiohjelmassa. Suunnittelu tehty 2013, mutta laskutettu 2014 Aittakorven seurakuntatalo Vesikaton uusiminen 7 400 Määrärahavaraus vuoden 2013 investointiohjelmassa. Suunnittelu tehty 2013, mutta laskutettu 2014 91107 Kotkan kirkko Sadevesijärjestelmän rakentaminen 40 000 Museoviraston osallistuminen ja maanvaihto sekä louhintaa arvioitua enemmän 97303 Kiireelliset johtokunnan päätöksellä Talousarvioon varattu määräraha on pääosin käytetty. 20 000 Investointimenomäärärahojen lisäykset yhteensä 83 100 Investointimenomäärärahojen vähennykset 91304 Kymin kirkko Suunnitellut korjaukset eivät toteudu 2014 aikana. 70 000 Investointimenomäärärahojen vähennykset yhteensä 70 000 Ehdotus, kiinteistöpalvelupäällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päättää esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se vahvistaa seuraavat muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan: Investoinnit Investointimäärärahojen lisäykset 97310 Runeberginkatu 2 korjaukset - 11 000 96420 Parikan huoltorakennuksen katto - 4 700 93607 Aittakorven seurakuntatalon vesikatto - 7 400 91107 Kotkan kirkon sadevesijärjestelmä - 40 000 97303 Kiireelliset johtokunnan päätöksellä - 20 000 Investointimäärärahojen lisäykset yhteensä - 83 100 Investointimäärärahojen vähennykset 91304 Kymin kirkon korjaustyöt 70 000 Investointimäärärahojen vähennykset yhteensä 70 000
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 8 (9) Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se vahvistaa seuraavat muutokset vuoden 2014 talousarvion investointiosaan: Investoinnit Investointimäärärahojen lisäykset 97310 Runeberginkatu 2 korjaukset - 11 000 96420 Parikan huoltorakennuksen katto - 4 700 93607 Aittakorven seurakuntatalon vesikatto - 7 400 91107 Kotkan kirkon sadevesijärjestelmä - 40 000 97303 Kiireelliset johtokunnan päätöksellä - 20 000 Investointimäärärahojen lisäykset yhteensä - 83 100 Investointimäärärahojen vähennykset 91304 Kymin kirkon korjaustyöt 70 000 Investointimäärärahojen vähennykset yhteensä 70 000 104 Hautaustoimen toiminnan ja talouden tilanne Valmistelija hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkinen puh. 041 462 6210 Hautaustoimen osalta kulunut vuosi on mennyt kokonaisuutena hyvin. Heinäkuun lopun toteumavertailussa toimintatuottojen toteuma on 72 % ja toimintakulujen osalta toteuma on 58,6 %. Yksittäisinä poikkeamina voi nostaa esiin krematorion kohdalla huomattavat ylitykset rakennusten ja laitteiden kunnossapidon osalta, jotka kuitenkin kompensoituvat vakuutuskorvausten myötä (vuoden vaihteen palovahinko). Helilän hautausmaan kohdalla alueiden kunnossapidon kohdalla on selkeä ylitys johtuen puuston hoitotoimenpiteistä, vastaavasti muissa kohteissa on syntynyt säästöä. Ehdotus, hautaustoimen päällikkö: Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käy läpi hautaustoimen toiminnan ja talouden tilanteen, merkitään tiedoksi. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta kävi läpi hautaustoimen toiminnan ja talouden tilanteen ja merkitsi sen tiedoksi. 105 Muita asioita 1. KyAMK:n energiaselvityshankkeen ohjausryhmään valitaan johtokunnan edustajaksi Aimo Ilomäki. 2. Kymin kirkon peruskorjaushankkeen ohjausryhmään valittiin johtokunnan edustajaksi Kari Hentunen. 3. Merkittiin tiedoksi hallintojohtajan päätös 25 / 29.8.2014; Mariankatu 14 kustannuslaskentaa koskevan Ramboll Finland Oy:n tarjouksen hyväksyminen 4. Johtokunnan talousarviokokous pidetään 1.10.2014
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA 9 (9) 106 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.45. Kai Holmberg puheenjohtaja Pirkko Itälä sihteeri Pöytäkirja on todettu kokouksen ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa Eine Hänninen Eva-Liisa Matikainen