Kaupunginhallitus 29 27.01.2014 Kaupunginvaltuusto 12 17.02.2014 Perussuomalaisten valtuustoaloite kaupungin viranhaltijapäätösten tiedottamisesta 578/07.02.01.00/2013 KH 29 Valmistelija/lisätiedot: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu, puh. 040 724 8776 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Aloite 29.4.2013: Perusteluosa Teksti on lainattu Lappeenrannan viestintäohjeesta. Perustuslaki, kuntalaki, julkisuuslainsäädäntö ja hallintolaki säätelevät kunnan viestintävelvollisuutta. Perustuslaki määrittelee jokaisen perusoikeuden tietoon ja hyvään hallintoon. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsäännön mukaan julkisia, ja jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Kuntalaki velvoittaa tiedottamaan ja luomaan edellytykset asioihin osallistumiselle ja vaikuttamiselle. Valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palveluiden käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Tähän pyritään muun muassa tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia, selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa ja avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asioiden hoitoa, valmistelua ja suunnittelua. Kuntalain tiedottamissäännöksissä velvoitetaan kuntaa tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista ja siitä millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Julkisuuslainsäädäntö turvaa ja edistää tiedonsaantia. Viranomaisen tulee toimia julkisuusmyönteisesti ja tiedonsaannin rajoittamiselle tulee olla objektiivinen peruste. Jos pyydettyjä tietoja ei anneta, tämä on perusteltava. Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoa ja täydentää tiedottamissäännöstä sekä julkisuuslain säännöksiä tiedonsaannin edistämisvelvollisuudesta. Laajavaikutteisen asian vireilläolosta tulee ilmoittaa ja niiden osalta tulee varata vaikuttamismahdollisuuksia.
Kunnan velvollisuus tiedottaa koskee myös kuntakonsernia ja kaupunkiyhtiöitä. Nykyaikaisen tiedottamisen perusta on verkkosivut. Ei riitä, viranhaltijapäätökset ovat hallintokuntien ilmoitustaululla. Kaupungin viestintäohjeesta puuttuu kokonaan maininta viranhaltijapäätösten tiedottamisesta. Lautakuntiin viranhaltijapäätökset tulevat puolivuosittain. Tämä ei mahdollista lautakunnan puuttumista tehtyyn viranhaltijapäätökseen, koska asia on edennyt jo pitkälle tekovaiheeseen. Me allekirjoittaneet esitämme, että viranhaltijapäätökset on laitettava kaupungin verkkosivuille niin, että ne ovat kaikkien luettavissa. Salassa pidettävistä asiakirjojen suhteen noudatetaan mitä laeissa, asetuksissa ohjeissa on mainittu. Etelä-Karjalan pelastuslaitoksen 22.8.2013: Viitaten Lappeenrannan kaupunginkanslian lausuntopyyntöön, koskien Perussuomalaisten valtuustoaloitetta kaupungin viran haltijapäätösten tiedottamisesta kaupungin verkkosivuille, Etelä-Karjalan pelastuslaitos esittää lausuntonaan seuraavaa: Hallintolain (434/2003) 54 :n perusteella viranomaisen on annettava tekemänsä päätös viipymättä tiedoksi asianosaiselle ja muulle tiedossa olevalle, jolla on oikeus hakea siihen oikaisua tai muutosta valittamalla. Viranomaisen on annettava tiedoksi myös sellainen päätös, johon liittyy muutoksenhakukielto. Lain 55 :n mukaan tiedoksianto toimitetaan tavallisena tai todisteellisena tiedoksiantona taikka, jos sitä ei voida edellä tarkoitetuin tavoin toimittaa, yleistiedoksiantona. Yleistiedoksiantoa voidaan käyttää myös silloin, kun asiakirja on annettava tiedoksi yli kolmellekymmenelle tiedossa olevalle henkilölle tai kun henkilöiden lukumäärää ei tiedetä. Lain 62 :n perusteella yleistiedoksiannossa asiakirja pidetään määrätyn ajan vastaanottajan nähtävillä viranomaisessa. Asiakirjan nähtäville asettamisesta on ilmoitettava virallisessa lehdessä ja sen lisäksi viranomaisen ilmoitustaululla tai sellaisessa sanomalehdessä, josta vastaanottajan voidaan otaksua parhaiten saavan tiedon. Ilmoituksesta on käytävä ilmi, mitä asia koskee sekä maininta siitä, missä ja mihin ajankohtaan saakka asiakirja pidetään nähtävillä. Ilmoituksessa on todettava, että tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä ilmoituksen julkaisemisesta virallisessa lehdessä.
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 9 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Lain 11 :n perusteella hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Lain 20 :n perusteella viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla. Pelastustoimen osalta suurin osa tehtävistä päätöksistä koskevat pelastuslainsäädännön säädettyjä asioita (lupa-, ja valvontapäätökset), joiden osalta tehtyyn hallintopäätökseen haetaan muutosta hallinto-oikeudelta siten kuin hallintolainkäyttölaissa (586/1996) säädetään. Viranhaltijapäätökset koskevat usein sellaisia asioita, että niiden ei ole katsottu sisältävän siinä määrin laajaa julkisuutta kiinnostavia tietoja, että ne tulisi julkaista laajemmin internetissä. Lisäksi päätökset voivat koskea yksityiseen henkilöön liittyviä asioita, joita ei ole tarkoituksenmukaista julkaista, vaikka ovat julkisia, jotta luottamus viranomaistoimintaan säilyisi. Edellä esitettyyn viitaten pelastuslaitos ei pidä tarkoituksenmukaisena, että kaikki viranhaltijapäätökset laitetaan kaupungin verkkosivuille niin, että ne ovat kaikkien luettavissa. Tämä aiheuttaisi toimialoille lisää työtä ja kustannuksia. Samoin se voisi korottaa kynnystä asiointiin viranomaisessa, jos epäilyksenä on asian joutuminen julkisuuteen verkkosivujen kautta. Nykykäytäntö on taannut sen, että hakijalla, valittajalla tai jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on saanut asiasta päätöksen tai muun tiedonsaannin. Mikäli kaupunki päättää, että viranhaltijapäätökset laitetaan myös kaupungin verkkosivuille, tulisi niiden hallinnointi keskittää yhteen paikkaan huomioiden hallintolain, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain, sekä henkilötietolain asettamat lainsäädännölliset velvoitteet. Lisäksi tulee huomioida maakunnallisen palvelutuotannon erityispiirteet. Lappeenrannan seudun ympäristötoimen lausunto 26.8.2013: Lappeenrannan kaupungin kaupunginkanslia pyytää toimialojen lausuntoa perussuomalaisten valtuustoryhmän valtuustoaloitteesta koskien kaupungin viranhaltijapäätöksistä tiedottamista. Lappeenrannan seudun ympäristötoimi lausuu asiasta seuraavaa:
Lappeenrannan seudun ympäristötoimi on Lappeenrannan seudun ympäristölautakunnan alainen ylikunnallinen ympäristöterveydenhuollon ja ympäristönsuojelun valvontaviranomainen Lappeenrannan, Lemin, Luumäen, Savitaipaleen ja Taipalsaaren alueella. Lappeenrannan seudun ympäristötoimessa tehdyistä viranhaltijapäätöksistä 80 % (n. 80-100 kpl/vuosi, joskus ajoittain yli 400 kpl/vuosi) on erityislakien mukaisia viranhaltijapäätöksiä. Päätökset koskevat pääosin yksittäistä toimijaa ja hänen toimintaansa tai toiminnan ehtoja. Päätös voi koskea myös yksityistä kiinteistönomistajaa tai haltijaa. Erityislakeja ovat mm. terveydensuojelulaki, jätelaki, elintarvikelaki, ja ympäristönsuojelulaki. Erityislakien mukaisissa päätöksissä on säädetty päätöksen kuulemisesta tai julkipanosta/kuuluttamisesta erikseen. Kun päätösvalta on delegoitu viranhaltijalle, lautakunnalla ei ole otto-oikeutta erityislakien mukaisiin päätöksiin. Päätökseen tyytymättömällä asianosaisella on mahdollisuus kuitenkin oikaisuvaatimuksen tekemiseen lautakunnalle tai hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Kuntalain mukaisista viranhaltijapäätöksistä on osa hankintapäätöksiä, jotka kohdistuvat pääosin käytännön työn vaatimiin pienhankintoihin tai erilaisiin hankkeisiin. Muut päätökset ovat enimmäkseen erilaisia henkilöstöpäätöksiä. Lappeenrannan seudun ympäristötoimen viranhaltijapäätökset viedään päätösluettelon muodossa tiedoksi Lappeenrannan seudun ympäristölautakuntaan kuukausittain. Esityslista on kuntalaisten luettavissa kaupungin internet-sivuilla. Kaikki päätökset ovat myös nähtävillä Lappeenrannan seudun ympäristötoimen Lappeenrannan toimipisteessä. Erityislakien mukaisista viranhaltijapäätöksistä suurin osa koskee yksittäisen toimijan toimintaa - esim. vanhainkodin tai kampaamon perustamista, asumisjärjestelyjä, kiinteistön jätehuoltoa tai asukkaan toimintaa. Päätöksessä saatetaan kertoa hyvinkin yksityiskohtaisesti toiminnasta, tiloista ja niiden varusteluista. Päätökset ovat pääosin julkisia siten, kun laki asiakirjojen julkisuudesta edellyttää. Osa päätöksen tiedoista on kuitenkin sellaisia, jota internetissä loukkaamatta yksityistä oikeutta ei voida jakaa (mm. yksittäisen henkilön osoitetiedot). Mikäli päätös julkaistaan internetistä, tulee jokainen päätös tarkistaa aina erikseen ennen julkaisua.
Osa julkipanon ja kuulutuksen vaativista päätöksistä tai kuulutuksista julkaistaan jo nyt internet-sivuilla. Kaikki julkipanon jälkeen annettavat kuulutukset julkistetaan myös kaupungin internetsivuilla esim. melupäätöskuulutukset. Lappeenrannan seudun ympäristötoimi toteaa, että erityislakien mukaiset viranhaltijapäätökset tai kuntalain mukaiset henkilöstöpäätökset sisältävät usein tietoa, jota ei saa levittää internetissä. Jokainen päätös jouduttaisiin käymään erikseen läpi koska ne eivät sovellu suoraan julkaistavaksi internet-sivuilla. Päätöksissä voi olla salassa pidettäviä tietoja, joiden mahdollinen esiintyminen on tarkastettava erikseen aina, jos päätöstä pyydetään nähtäväksi. Mikäli tähän päädytään Lappeenrannan kaupungin osalta, tulee julkistaminen keskittää ja hoitaa päätösten muokkaaminen julkaisukuntoon keskitetysti. Tällaisessa on myös vaarana uuden tietojärjestelmän hankkiminen, mikä johtaisi entistä laajempaan hallitsemattomaan ohjelmistokokonaisuuteen. Lappeenrannan seudun ympäristötoimen tekemät viranhaltijapäätökset ovat pääsäätöisesti julkisia, jolloin niihin tutustuminen on mahdollista ympäristötoimessa. Yhteenveto Lappeenrannan seudun ympäristötoimen tehtävien toteutumisen kannalta asiakirjojen ja päätösten julkisuus on etu. Käytännössä kuitenkin viranhaltijapäätösten julkaisu suoraan sellaisenaan internetissä ei ole mahdollista. Jokainen päätös joudutaan erikseen muokkaamaan internetjulkaisua varten. Tämä lisää työtä, mikä voi olla pois varsinaisesta perustehtävästä. Tällä perusteella Lappeenrannan seudun ympäristötoimi ei kannata tehtyä esitystä. Kulttuuritoimen lausunto 30.8.2013: Perussuomalaisten valtuustoaloite kaupungin viranhaltijapäätösten tiedottamisesta 1. Mistä / minkä tyyppisistä asioista tehdään viranhaltijapäätöksiä Yleispäätökset: avustukset teatterin ja orkesterin ohjelmistojen vahvistukset teatterilippujen hintapäätös kaupunginorkesterin lippujen hintapäätös kirjastojen, museoiden ja kirjastoauton aukiolomuutokset näyttelyohjelmisto
kirjaston ja museon maksut ja taksat Hankintapäätökset kausijulkaisujen painatus muut hankinnat (varanhaltijan hankintavaltuuden mukaisesti) Henkilöstöpäätökset eläkkeelle siirtyminen henkilöstön sisäiset siirrot päätöksiä, joita ei tehdä muilla ohjelmilla salassa pidettävät 2. Onko viranhaltijapäätöksissä sellaisia päätöksiä, joita ei ole suotavaa / sallittua julkaista Internetissä salassa pidettävät henkilöstöpäätökset 3. Miten viranhaltijapäätökset nykyisin saatetaan tiedoksi kuntalaisille lautakunta päättänyt toimikautensa alussa, että päätökset ovat nähtävinä tulosalueiden toimistoissa joka maanantai klo 9-12, jos päivä on pyhäpäivä, nähtävillä pito siirtyy seuraavaan arkipäivään luottamushenkilöille tiedoksi lautakunnan kokouksessa 4. Esteitä viranhaltijapäätösten julkistamiseksi Internetissä ei esteitä Teknisen toimen lausunto 30.8.2013: Kaupunginkanslia on pyytänyt selvitystä teknisen toimen viranhaltijapäätöksistä. 1. Mistä / minkätyyppisistä asioista tehdään viranhaltijapäätöksiä? hankinta-asiat (urakat, tavarahankinnat, suunnittelijat, konsultit) henkilöstöpäätökset tonttien myyminen tontinvaraamispäätökset julkisen alueiden vuokraamis- ja varaamisasiat kiinteistöjen/tilojen vuokraamiset saatavien poistaminen kirjanpidosta
joukkoliikennepäätökset kadunpitopäätös korvauspäätökset liikennemerkkipäätökset kadunpitäjän luvat maksut ja taksat tilapäiset liikennejärjestelyt maan ostot rasitesopimukset, haltuunotot puutarhapalstat, metsästysvuokrat, pellonvuokraukset puutavaran myynti, metsien hoito ym. asumisoikeuden haltijan nimeäminen asumisoikeuden luovutuskorvauksen vahvistaminen ARA-asunnon asukasvalinnan ja vuokran valvontapäätös kaupungin asuntojen korjaus-,, energia- ja terveyshaitta-avustuksista annetun lain mukaan myöntämät valtionavustukset ARA-lainahakemukset vuokra- ja asumisoikeustalojen rakentamista ja perusparantamista varten (kunta antaa lausunnon paitsi omistusasunto-kohteissa, joissa kunta päättää lainan hyväksymisestä) hakemus vapautuksen saamiseksi aravarajoituslain tarkoittamista käyttö- ja luovutusrajoituksista (kunta toimii lausunnonantajana) päätös kaupungin talousarviovaroista myönnettävästä hissiavustuksesta rakennuslupapäätökset toimenpidelupapäätökset purkamislupapäätökset vastaavien työjohtajien / muiden työjohtajien hyväksynnät / hylkäämiset 2. Onko viranhaltijapäätöksissä sellaisia päätöksiä, joita teidän näkemyksenne mukaan ei ole suotavaa/sallittua julkaista internetissä? korvauspäätökset henkilöstöpäätökset, paitsi virkoihin ja työsuhteisiin valinnat yksittäisten maataloustukipäätösten julkaiseminen netissä ei ole sallittua, sillä ne sisältävät lain tarkoittamia salassa pidettäviä tietoja kuten yrityksien liikesalaisuuksia ja henkilötietoja. asuntotoimen viranhaltijapäätökset. Asuntotoimen viranhaltijapäätökset pääsääntöisesti kohdistuvat yksittäiseen henkilöön.
Mikäli valtion lainan tai avustuksen ehdoton myöntämiskriteeri on se, että hakijan tulot jäävät tietyn tulorajan alapuolelle, päätös lainan tai avustuksen myöntämisestä kuvaa saajan taloudellista asemaa julkisuuslain 24.1 :n 23 kohdassa tarkoitetulla tavalla. Tämä päätös liitteineen on salassa pidettävä. Siten omakotilainan hyväksyminen ja useat yksityishenkilöille myönnettävät korjaus- ja energia-avustuksia koskevat päätökset ovat salassa pidettäviä. Asumisoikeuden haltijoiksi hyväksytyistä voidaan katsoa muodostuvan henkilörekisteri. Henkilörekisterin henkilötietojen laittaminen kotisivuille on henkilötietojen sähköistä luovuttamista. Tämä voi tapahtua vain asianosaisen henkilön suostumuksella ellei joku laki anna poikkeuksellisesti oikeutta tietojen luovuttamiseen. Vastaava henkilörekisteri muodostuu tiettyyn vuokrataloon hyväksytyistä. Julkisuusperiaate ja tiedottamisvelvollisuus liittyvät yleisiin ja yhteisiin asioihin. Yksityisyyden ja henkilötietojen suoja kohdistuu yksittäistä, tunnistettavaa henkilöä henkilökohtaisesti koskeviin asioihin. 3. Miten viranhaltijapäätökset nykyisin saatetaan tiedoksi kuntalaisille ja luottamushenkilöille? Asianosaisille: kunta- ja hankintalain mukaan Rakennuslautakunnan ja virkamiesten lupa-asioissa tekemistä viranomaisratkaisuista ilmoitetaan ennen päätöksen antamista rakennusvalvonnan ilmoitustaululle asetettavassa luettelossa. Rakennuslupapäätökset annetaan julkipanon jälkeen. Päätöksen katsotaan tulleen kaikkien asianosaisten tietoon sinä päivänä, jona se on annettu. Antamispäivä on julkipanoilmoituksessa erikseen mainittu. Kuntalaisille: yleisesti nähtävillä ao. vastuu-/tulosalueella päätöstä seuraavana maanantaina ja sen sattuessa juhlapyhäksi ensi arkipäivänä sen jälkeen. MRL:n mukaiset lautakunnan ja delegoinnin mukaiset virkamiehen viranomaispäätökset päätöslistat julkaistaan myös internetissä ja viedään rakennuslautakunnan
kokoukseen tiedoksi. Luottamushenkilöille: ao. lautakuntaan kahden kuukauden välein. 4. Onko teidän mielestänne jotakin estettä, miksi viranhaltijapäätöksiä ei tulisi julkaista netissä? ei, mutta tulee huomioida yksityisyyden ja henkilötietojen suoja Lappeenrannan seudun ympäristötoimi on antanut asiasta oman vastauksensa. Henkilöstöjohtajan lausunto 5.9.2013: Perussuomalaisten valtuustoryhmä on esittänyt kaikkien viranhaltijapäätösten laittamista kaupungin verkkosivuille niin, että päätökset ovat kaikkien luettavissa. Pyydettynä lausuntona aloitteeseen totean kunnioittaen seuraavaa. Henkilöstöpalveluissa viranhaltijapäätöksiä tehdään ensisijaisesti palkka-asioista. Näiden lisäksi tehdään joitakin yksittäisiä päätöksiä, jotka koskevat yleensä hankintaa. Muita asioita koskevia päätöksiä tehdään erittäin harvoin. Palkkausta koskevat päätökset ovat esimerkiksi työkokemuslisien, henkilökohtaisten lisien tai erillispalkkioiden myöntämisiä ja erilaisia oikaisuja. Ratkaisut ovat euromääräisesti pieniä. Näistä ei ole myöskään tarpeen tiedottaa käytännössä muille kuin palkanlaskennalle. Esimerkiksi asianomaiselle itselleen ei erikseen lähetä päätöksiä, vaan selvitys palkasta ja sen perusteista näkyy palkkanauhassa. Aika ajoin käydään keskustelua siitä, tuleeko palkka-asioista ylipäätään tehdä viranhaltijapäätös eli onko esimerkiksi kokemuslisän myöntäminen todella päätöksentekoa vai onko kyseessä vain työehtosopimuksen soveltaminen eli täytäntöönpanotoimi. Asiaa on ainakin toistaiseksi tulkittu niin, että palkka-asioista tehdään päätös jo hyvän dokumentoinnin vuoksi. Asiaa kuitenkin selvitetään parhaillaan. Tämän taustalla on byrokratian vähentäminen ja toimintojen tehostaminen. Tässä yhteydessä pohditaan myös sitä, missä nämä päätökset on järkevää tehdä.
Henkilöstöpalvelut tekee niin ikään vuosittain päätöksiä joistakin yksittäisistä hankinnoista. Nämä tehdään pääsääntöisesti yhteistyössä Etelä-Karjalan hankintapalvelujen kanssa. Hankinnat koskevat henkilöstökoulutusta ja esimerkiksi ensiapukurssien järjestämistä. Henkilöstölle pitkästä palveluajasta annettavat lahjat kilpailutetaan muutaman vuoden välein. Henkilöstöpalvelujen tekemät hankintapäätökset koskevat yleensä vain kaupungin henkilöstöä, joten niistä ei ole tarpeen tiedottaa yleisesti kuntalaisille. Päätöksistä tiedotetaan tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi kaupungin Wintrassa. Kunta-alan palkat ja hankinnat ovat julkisia. Tästä näkökulmasta ei ole estettä julkaista henkilöstöpalveluissa tehtyjä päätöksiä kaupungin verkkosivuilla. Näihinkin päätöksiin voi kuitenkin liittyä myös salassa pidettäviä, kuten ihmisten terveydentilaa koskevia, tietoja. Mahdollisen julkaisemisen yhteydessä on aina tarkistettava, ettei kenenkään henkilötietosuoja vaarannu. Toinen kysymys on se, ovatko henkilöstöpalveluissa tehdyt viranhaltijapäätökset yleisesti edes siinä määrin kiinnostavia, että ne on syytä julkaista internetissä. Kasvatus- ja opetustoimen lausunto 6.9.2013: Kaupunginkanslia on pyytänyt kasvatus- ja opetustoimen lausuntoa yllämainitusta valtuustoaloitteesta. Valtuustoaloitteessa muun ohessa todetaan, että lautakuntiin viranhaltijapäätökset tulevat puolivuosittain ja tämä ei mahdollista lautakunnan puuttumista tehtyyn viranhaltijapäätökseen, koska asia on edennyt jo pitkälle tekovaiheeseen. Aloitteen tekijät esittävät, että (kaikki) viranhaltijapäätökset olisi laitettava kaupungin verkkosivuille niin, että ne olisivat kaikkien luettavissa. Viranhaltijapäätösten tiedoksi saattaminen lautakuntiin vaihtelee. Kasvatus- ja opetustoimi toteaa, että valtuustoaloitteessa olevat esitiedot eivät pidä paikkaansa kasvatus- ja opetuslautakunnan osalta. Aloitteentekijät näkevät nähtävästi epäkohtana, että lautakunta ei voisi puuttua tehtyihin viranhaltijapäätöksiin. Tällä tarkoitettaneen puutetta mahdollisen kuntalain 51 :n tarkoittaman otto-oikeuden käyttöön. Kuntalain 51 :n mukaan, lautakunta, sen puheenjohtaja tai esittelijä voivat ottaa lautakunnan käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla siirretty lautakunnan alaisen viranhaltijan toimivaltaan.
Otto-oikeus koskee vain asioita, joiden päätösvalta perustuu kuntalakiin ja päätösvalta on siirretty kuntalain nojalla kunnanhallituksen tai lautakunnan alaisen viranomaisen toimivaltaan. Erityislainsäädännön alaan kuuluvat viranhaltijapäätökset jäävät otto-oikeuden ulkopuolelle, vaikka päätösvalta delegoinnin perusteella on saatettu siirtää viranhaltijalle. Viranhaltijoiden päätöksistä suurin osa on erityislainsäädäntöön perustuvia. Erityislainsäädännön alaan, kuten myös kuntalain alaan kuuluvat viranhaltijapäätökset liittyvät usein sillä tavalla jonkin yksilön oikeuteen tai asemaan, että kyseiset päätökset ovat viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan salassa pidettäviä. Näin erityisesti kasvatus- ja opetustoimessa suuri osa viranhaltijapäätöksistä on salassa pidettäviä kuten esim. päivähoidon asiakkuuteen liittyvät päätökset ja opetukseen liittyvät, yksittäistä oppilasta koskevat asiat (esim. erityinen tuki yms.). Toinen suuri osa päätöksistä on tavanomaisia henkilöstöhallinnon, osin julkisia, osin salassa pidettäviä päätöksiä (vuosilomat, sairaslomat, virkavapaat yms.). Yksilöä koskevien julkistenkin päätöksien osalta on erotettava päätöksen julkisuus ja päätöksen aktiivinen levittäminen internetin välityksellä, mitkä ovat kaksi eri asiaa. On huomattava, että sitä mitä kerran internetiin tallennetaan, ei välttämättä voida poistaa. Yksittäistä henkilöä koskevien julkistenkin päätösten tarpeetonta levittämistä internetin välityksellä tulee välttää. Esim. rikoslain 24 luvun 8 :n 1 momentin mukaan yksityiselämää koskevan tiedon oikeudeton levittäminen eli toimittaminen lukuisten ihmisten saataville on kriminalisoitu, jos teko on omiaan aiheuttamaan vahinkoa tai kärsimystä loukatulle tai häneen kohdistuvaa halveksuntaa. Mahdollisen rikosprosessin (poliisin esitutkinta, syyttäjän syyteharkinta, oikeuden tuomio) lopputulos ratkaisee mikä yksittäistapauksessa voidaan katsoa yksityiselämään kuuluvaksi tiedoksi ja sen loukkaavaksi levittämiseksi, mutta asianosaisen subjektiivinen kokemus asiasta ja mainittu rikoslain säännös antaa perusteen tehdä asiasta rikosilmoituksen. On myös huomattava, että kaikkien viranhaltijapäätösten julkaiseminen kaupungin verkkosivuilla edellyttäisi huikean määrän lisätyötä ja se edellyttäisi mittavaa henkilöstöresurssia, jollaista ei ole käytettävissä. Tällaista toimintaa tuskin voidaan pitää tuottavuutta lisäävänä ja tarpeellisena hallintotyönä.
Kasvatus ja opetustoimessa on noin 160 (vakituiset/määräaikaiset) esimiestä, jotka tekevät viranhaltijapäätöksiä. Kokonaisuudessaan viranhaltijapäätöksiä tehdään siis valtavat määrät. Suurin osa niistä lienee sellaisia, joissa ei ole kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta. Kasvatus- ja opetuslautakunta onkin päättänyt (Kola 21.1.2013/ 5) sille tiedoksi saatettavien viranhaltijapäätösten osalta seuraavasti: 1) lautakunnalle ei tarvitse ilmoittaa muista kuin 2)- kohdassa mainituista päätöksistä, jotka alaisensa viranhaltijat ovat tehneet johtosäännössä tai toimintasäännössä määritetyn ratkaisuoikeutensa perusteella eikä lautakunta käytä näissä asioissa otto-oikeuttaan, ellei jossain yksittäistapauksessa erikseen muuta päätetä ja että 2) lautakunnalle toimitetaan tiedoksi lautakunnan alaisten viranhaltijoiden toimivaltansa siirtämistä koskevat päätökset sekä vakinaisen viranhaltijan ottamista koskevat päätökset. Kasvatus- ja opetuslautakunnalla on siis muun ohella otto-oikeus vakinaisen viranhaltijan ottamista koskeviin päätöksiin. Viranhaltijan ottopäätökset on ohjeistettu tekemään sellaisessa aikataulussa, että ne voidaan toimittaa lautakunnalle tiedoksi ajassa, joka mahdollistaa lautakunnan otto-oikeuden käytön. Tämän periaatepäätöksen mukaan kasvatus- ja opetuslautakunnalla on myös oikeus, sen niin erikseen päättäessä, otto-oikeuden alaan kuuluvissa yksittäistapauksissa ottaa mikä tahansa asia käsiteltäväkseen. Kaupungin verkkosivuilla julkaistavan kasvatus- ja opetuslautakunnan esityslistan kautta näiden viranhaltijapäätösten yksilöintitiedot tiedot ovat kaikkien luettavissa. Tämä menettelytapa on ollut käytössä kasvatus- ja opetuslautakunnassa jo kolmatta valtuustokautta ja se on hyväksi havaittu ja todettu menettelytapa. Valtuustoaloitteessa lisäksi todetaan muun ohessa, että kuntalain mukaan kunta on velvollinen tiedottamaan asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niistä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista ja siitä, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Tämä kuntalain 29 :n mukainen tiedottamisvelvollisuus koskee luonteeltaan asioita, joilla on vaikutusta suurempaan tai laajempaan joukkoon kuntalaisia tai muita kohderyhmiä ja joihin kohdistuu laajempaa ja yleisempää mielenkiintoa. Tämän tyyppisissä asioissa ei yleensä tehdä lainkaan valmistelevia tai lopullisia päätöksiä viranhaltijapäätöksinä, vaan ne käsitellään jossain kunnallisessa toimielimessä. Tiedottamisvelvollisuuden käytännön toteuttamisesta viranhaltijat ovat vastuussa. Tiedottaminen tapahtuukin erillisin
lehdistö- tai mediatiedottein sekä kuulemistilaisuuksien järjestämisin, ei viranhaltijapäätöksin. Ratkaistava asia päätyy kunnallisen toimielimen ratkaistavaksi, jolloin ennen päätöksentekoa asia on kaikkien luettavissa kaupungin verkkosivuilla julkaistavalta esityslistalta. Edellä esitetyin perustein kasvatus- ja opetustoimen näkemyksen mukaan vallitsevia käytäntöjä ei tule muuttaa eikä viranhaltijapäätöksiä tule julkaista kaupungin verkkosivuilla. Tarkastustoimen lausunto 10.9.2013: Lappeenrannan kaupungin tarkastustoimi (ulkoinen ja sisäinen tarkastus) toteaa pyydettynä lausuntona seuraavaa: Tarkastustoimessa tarkastuspäällikkö tekee lähinnä henkilöstöpäätöksiä ja muut asiat viedään tarkastuslautakunnalle tai kaupunginjohtajalle päätettäväksi. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaki tuli voimaan 1.12.1999. Julkisuuslailla lisättiin viranomaisten toiminnan avoimuutta, velvoitettiin viranomaiset toteuttamaan hyvää tiedonhallintatapaa sekä parannettiin mahdollisuuksia saada tietoja viranomaisten käsittelyssä olevista asiakirjoista. Lakia sovelletaan valtion viranomaisten lisäksi muun muassa kunnallisiin viranomaisiin, joita ovat lähinnä kunnan ja kuntayhtymien toimielimet sekä liikelaitokset. Salassa pidettävän tiedon paljastaminen ilman lakiin perustuvaa syytä merkitsee virkasalaisuuden rikkomista. Kunnan yhtiöt jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle. Kunnan osakeyhtiöt ovat itsenäisiä oikeushenkilöitä, joiden hallussa olevien asiakirjojen julkisuus määräytyy osakeyhtiölain mukaan. Kuntalain 62 :n mukaan "Toimielimen kokouksesta pidetään pöytäkirjaa. Luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöksistä pidetään pöytäkirjaa, jollei se päätöksen luonteen johdosta ole tarpeetonta." Heikki Harjulan ja Kari Prättälän Kuntalain kommentaariosan mukaan: Kunnallishallinnon päätösasiakirja on pöytäkirja. Pöytäkirjoja ovat toimielimen pöytäkirjat sekä luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöspöytäkirjat (ns. päätösluettelot). Luottamushenkilön ja viranhaltijan tekemistä päätöksistä on pidettävä pöytäkirjaa, jollei pöytäkirja päätöksen luonteen johdosta ole tarpeeton. Pöytäkirjan pitämisellä parannetaan muun muassa
kansalaisten mahdollisuuksia valvoa oikeusturvaansa (muutoksenhaku) ja yleensä mahdollisuutta valvoa hallintoa (julkisuusperiaate, tilintarkastajat). Osa päätöksistä saattaa olla juoksevaan hallintoon kuuluvia ratkaisuja, joiden luonne ei vaadi pöytäkirjaamista. Myöskään luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöspöytäkirjan sisällöstä ja muodosta ei säädetä laissa. Koska luottamushenkilö ja viranhaltija yleensä tekevät päätöksen yksin (ilman esittelyä), ei pöytäkirjaa tarkasteta. Riittävää on, että viranhaltija itse allekirjoittaa tekemänsä päätökset eli päätöspöytäkirjan. Kuntalain 63 :n mukaan Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Muun viranomaisen pöytäkirja pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Heikki Harjulan ja Kari Prättälän Kuntalain kommentaariosan mukaan: Valtuuston, kunnanhallituksen sekä lautakuntien pöytäkirjojen nähtävänä pitäminen on pakollista. Sen sijaan laki ei velvoita luottamushenkilön ja viranhaltijan pöytäkirjojen nähtävänä pitämiseen. Nähtävänä pitämisen tarpeellisuuden harkitsee asianomainen viranomainen. Nähtävänä pitäminen on tarpeellista aina silloin, kun halutaan saada päätökset lainvoimaisiksi eli nähtävänä pitämisen tarve riippuu muun muassa siitä, onko tarpeen varmistaa päätöksen lainvoimaisuus ennen päätöksen täytäntöönpanoa. Jos pöytäkirja sisältää salassa pidettäviä tietoja, sitä ei niiltä osin saa pitää yleisesti nähtävänä. Edellä olevaan selvitykseen viitaten tarkastustoimi toteaa, että kun julkisuuslainsäädäntö ja yksityisyys ja henkilötietojen suoja huomioidaan, tarkastustoimi ei näe estettä sille, että kaupungin viranhaltijan päätöspöytäkirjat voidaan julkaista kaupungin verkkosivuilla. Mikäli pöytäkirja sisältää salassa pidettäviä tietoja, sitä ei niiltä osin voi julkaista eikä pitää yleisesti nähtävänä. Nuoriso- ja liikuntatoimen lausunto 18.9.2013: Nuoriso - ja liikuntatoimessa viranhaltijapäätöksiä tekevät liikuntatoimenjohtaja ja nuorisotoimenjohtaja.
Viranhaltijapäätöksiä annetaan kohdeavustuksista, toimien ja sijaisuuksien täyttämisistä, tutkimusluvan antamisista, tilavuorojen käytöstä, konehankinnoista, laitehankinnoista yms. Yllämainitut viranhaltijapäätökset voidaan jatkossa hyvin julkaista myös internetissä. Päätökset annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Lisäksi toimien ja virkojen valintapäätökset sekä avustuspäätökset viedään tiedoksi nuoriso - ja liikuntalautakunnalle. Kaupunginkanslian lausunto 5.12.2013: Eräät, kuntalain mukaiset viranhaltijapäätökset on laitettava julkisesti nähtäville, jotta ne saavuttaisivat lainvoiman. Niitä viranhaltijapäätöksiä, joista voi valittaa kunnallisvalituksen sijaan hallintovalituksella, ei tarvitse laittaa julkisesti nähtäville, koska valitusoikeus on ainoastaan asianosaisilla. Lappeenrannan kaupungin viranhaltijapäätökset pidetään yleisesti nähtävillä toimielinten päättämällä tavalla. Lappeenrannan kaupungin hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallituksen ja lautakuntien alaisten viranomaisten on ilmoitettava kaupunginhallitukselle tai lautakunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta asioita tai asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus tai lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Viranhaltijapäätösten tiedoksi saattaminen toimielimille perustuu toimielinten päätöksiin ja ohjeisiin. Viranhaltijapäätösten muu tiedottaminen, esimerkiksi verkkosivuilla julkistaminen, kuuluu kuntalain 29 :n mukaiseen tiedottamiseen ja on kunnan harkinnassa. Suomen Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan kunnalla on laaja harkintavalta siinä, miten laajasti ja mitä välineitä käyttäen se tiedottaa. Kunta harkitsee, missä asioissa on sellainen tiedottamisintressi, että sen tulisi aktiivisesti saattaa tietoja laajemmin saataville. Kaikkien viranhaltijapäätösten verkkojulkaisuun ei ole pakkoa, eikä useissa tapauksissa tarvettakaan. Yksilöpäätöksiin liittyy usein salassa pidettävää tietoa, jota ei voida julkaista verkossa tai muullakaan tavalla. Yksilöpäätöksiin sisältyy usein myös henkilötietoja, joiden käsittelyssä on otettava huomioon henkilötietolaki ja yksityisyyden suoja. Henkilötietojen julkaiseminen verkossa ei kunnan tiedottamistarpeen kannalta ole useinkaan tarpeellista, ja siten henkilötiedot tulisi lähtökohtaisesti poistaa verkossa julkaistavista viranhaltijapäätöksistä.
Viranhaltijapäätökset eri toimialoilla ovat suurilta osin henkilöstöpäätöksiä, hankintapäätöksiä ja yksilöön kohdistuvia erityislainsäädäntöön perustuvia päätöksiä, joista valitusoikeus on ainoastaan asianosaisella. Viranhaltijapäätösten luonteen vuoksi viranhaltijapäätöksiin ei useinkaan liity tiedottamisintressiä. Kaikkien viranhaltijapäätösten julkaiseminen verkossa edellyttäisi viranhaltijapäätösten tarkkaa läpikäyntiä ja salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen poistamista sekä joissakin tapauksissa erillisen verkkojulkaisuun soveltuvan tietojärjestelmän olemassaoloa. Kaupunginkanslia on selvittänyt myös muiden kaupunkien käytäntöjä viranhaltijapäätösten julkaisemisesta internetissä. Suurin osa kaupungeista ei julkaise viranhaltijapäätöksiä kokonaisuudessaan internetissä. Helsinki on ainoa kaupunki, joka on ottanut menettelyn laajemmin käyttöön. Muissa kaupungeissa noudatetaan viranhaltijapäätösten päätösluettelon julkaisemista esityslistoilla. Edellä lausuttu huomioiden kaikkien viranhaltijapäätösten kokonaisuudessaan verkkojulkaiseminen ei ole kunnan tiedottamistoiminnan kannalta tarpeellista eikä siihen liittyvien toimien aiheuttaman työmäärän takia myöskään tarkoituksenmukaista. Toimialojen jo nykyiselläänkin käyttämä viranhaltijapäätösten tiedoksianto esityslistoilla, jotka julkaistaan verkkosivuilla, toteuttaa aloitteessa esitettyä päätösten julkaisemista verkossa. Toimialojen lausunnoista käy kuitenkin ilmi, että toimialat ovat päättäneet viranhaltijapäätösten tiedoksi saattamisesta hieman eri tavoin huomioiden kyseisellä toimialalla syntyvien viranhaltijapäätösten luonne. Suurella osalla päätösluettelot julkaistaan osana esityslistaa, mutta julkaisutavat ja ajankohdat vaihtelevat. Aloitteessa esitetty viranhaltijapäätösten julkaiseminen internetissä olisikin hallinnon avoimuuden ja selkeyden näkökulmasta sekä myös sen aiheuttaman hallinnollisen työmäärän näkökulmasta tarkoituksenmukaisimmin toteutettavissa siten, että eri toimielinten toimintatapaa viranhaltijapäätösluetteloiden julkaisemisessa toimielinten esityslistoilla yhdenmukaistetaan ja näin turvataan se, että merkittävimmistä ja yleistä mielenkiintoa herättävistä viranhaltijapäätöksistä tiedottaminen verkossa on yhtenäistä. (AK)
Kj Kaupunginhallitus merkitsee valtuustoaloitteen ja siihen annetut lausunnot tiedoksi ja toteaa, että hallinnon avoimuus ja asianmukainen päätöksistä tiedottaminen on kaupungin keskeisiä toimintaperiaatteita. Kaikkien viranhaltijapäätösten julkaiseminen kokonaisuudessaan internetissä ei kuitenkaan sellaisenaan ole tarkoituksenmukaista suhteessa päätösten luonteeseen ja suureen työmäärään, jota se edellyttää sekä suhteessa päätettävien asioiden yleiseen mielenkiintoon. Kaupunginhallitus antaa kaupunginkanslialle tehtäväksi antaa yhdenmukaiset ohjeet toimielimille viranhaltijapäätösluetteloiden julkaisemiseksi verkkosivuilla osana toimielinten esityslistoja. Asia saatetaan tiedoksi kaupunginvaltuustolle. Kh Hyväksyttiin. KV 12 (AK) Kh Kv Merkitään tiedoksi. Hyväksyttiin.