Pöytäkirja 11/2015 Porin Ylioppilasyhdistys Pointer ry:n hallituksen kokous Aika: 20.5. klo 17.00 Paikka: Ravintola Amarillo Paikalla: Puheenjohtaja Jukka Jokiranta Opiskelijasihteeri Linnea Kotiniemi Varapuheenjohtaja Annina Hietaranta Sosiaali- ja koulutuspoliittinen vastaava, opiskelijatalovastaava Heikki Rosenholm Liikunta- ja tutorvastaava Joonas Marjamäki Viestintävastaava Sonja Lautamatti Kulttuuri- ja tapahtumavastaava sekä dokumentoija Petteri Nurmi Rahastonhoitaja Nadia Tammi Vierailija: toimistotyöntekijä Anna Hokkanen 1. Kokouksen avaus Avattiin kokous ajassa 17.22. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätös: Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Järjestäytyminen Päätös: Päätettiin, että kohdassa 6. Puheenjohtajana kulukorvaus puheenjohtajana toimii Annina Hietaranta. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Petteri Nurmi ja Nadia Tammi. Myönnettiin Anna Hokkaselle läsnäolo- ja puheoikeus. Esitys: Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. Myönnetään Anna Hokkaselle läsnäolo- ja puheoikeus. 4. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Lisättiin esityslistalle kohdat 15. Opiskelijapalvelusopimukset 2015-2016 ja 16. Pointerin markkinointi uusille opiskelijoille. Siirrettiin niiden jälkeisiä kohtia yhdellä eteenpäin. Hyväksyttiin pöytäkirja tehdyin muutoksin. 1/5
5. Yhdistyksen taloudellinen tilanne Esitys: Kuullaan Linnea Kotiniemeä yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Päätös: Merkittiin tiedoksi, että käyttötilillä on noin 6,5 tuhatta ja hallintotilillä noin 45 tuhatta. Lisäksi Pointin tilillä on noin 6 tuhatta. Merkittiin tiedoksi, että syksyllä tilejä pitää tasata, jotta hallintotilille ei jää ylimääräistä rahaa, kun taas käyttötilillä saattaa olla liian vähän rahaa. 6. Puheenjohtajan kulukorvaus Esitys: Päätetään maksaa Jukka Jokirannalle puheenjohtajan kulukorvaus tammikuusta kesäkuuhun (660 ) ehdotuksen mukaisesti: Työhuonekorvaus (puolipäiväinen) 350,00 175,00 Puhelinkorvaus (20 /kk) 240,00 120,00 Korvaus tietoliikenneyhteydestä (40 /kk) 480,00 240,00 Työkalukorvaus (tietokone 1000, poisto 25 %) 250,00 125,00 Päätös: Päätettiin esityksen mukaan. 7. Akateeminen Wappu Esitys: Kuullaan Linnea Kotiniemeä tapahtuman onnistumisesta ja toteutuneesta budjetista. Päätös: Merkattiin tiedoksi, että budjetin mukaan Pointer jäi 700 euroa miinukselle. Alkuperäisen budjetin mukaan miinusta piti tulla vain 500 euroa, mutta budjetti liikkui mm. Cabaretin narikkamaksun takia. Tilanne ei ole kuitenkaan huolestuttava. Kaiken kaikkiaan Wappu onnistui erittäin hyvin ja yksittäisiä osallistujia oli yli sata. Vastuunanto ainejärjestöille toimi hyvin. Merkattiin tiedoksi, että tulevaisuudessa Wapun voisi järjestää samalla tavalla. Aiemmin, ainakin vuosina 2008-2011, järjestäminen on hoidettu nimenomaan antamalla järjestelyvastuuta ainejärjestöille. Se onnistui erittäin hyvin. 8. Opiskelijatalo Saikku Esitys: Kuullaan Heikki Rosenholmia opiskelijatalo Saikun ajankohtaisista asioista. Päätös: Merkattiin tiedoksi, että Heidi Särkipaju jää äitiyslomalle heinäkuun lopussa. Anna Hokkanen aloittaa Särkipajun sijaisena ja tekee 60% työviikkoa. Hokkanen aloittaa puhelin- ja sähköpostipäivystämisen 1.8., mutta menee fyysisesti paikalle puolessavälissä elokuuta. Merkattiin tiedoksi, että Saikun toiminta on pyörinyt hyvin, vaikka ravintoloitsija lopetti. Varauksia on ollut paljon. 2/5
9. Tabletin hankinta izettleä varten Esitys: Keskustellaan izettlen kanssa käytettävän tabletin hankinnasta. Päätös: Merkattiin tiedoksi, että tabletissa ei ole välttämätöntä olla sim-kortin paikkaa. Internetyhteyden voi jakaa esimerkiksi puhelimesta. Esimerkiksi vanhan mallinen ipad voisi toimia. Sovittiin budjetiksi 100-300 euroa ja tabletti hankitaan kesäkuun aikana. 10. Syksyn tapahtumat Esitys: Keskustellaan syksyn tapahtumista ja päätetään niiden ajankohdat. Viime syksynä tapahtumia on ollut seuraavanlaisesti: Päätös: Merkattiin tiedoksi, että järjestelyvastuuta voisi antaa jälleen ainejärjestöille kuten Wappuna ainakin kastajaisten ja saunaillan tiimoilta. Pointer osallistuisi kuitenkin taloudellisesti. Päätettiin tapahtumien ajankohdat seuraavanlaisesti: Uusien saunailta: keskiviikko 26.8.2015 Kastajaiset: keskiviikko 9.9.2015 (Pyydetään tutorvastaava Joonas järjestelemään) Risteily: 8.-9.10.2015 (Petteri hoitaa tarjoukset yms.) Linnea selvittelee SAMMAKKOn kanssa järjestettävien Halloween bileiden ajankohtaa. Pointerin joulujuhlan ajankohta sovitaan syksyllä. 11. Syksyn hallitustilanne Esitys: Keskustellaan syksyn hallitustilanteesta ja mahdollisesta tarpeesta rekrytoida uusia jäseniä hallitukseen. Päätös: Merkattiin tiedoksi, että Nadia on Porissa syksyn ja pystyy jatkamaan hallituksessa. Annina sen sijaan ei haluaisi jatkaa syksyllä. Ryhdytään heti alkusyksystä rekrytoimaan Anninan tilalle jotakuta. Uusi jäsen ei voi kuitenkaan olla Kulttuurituotannon ja maisemantutkimuksen koulutusohjelman opiskelija, sillä silloin sen yksikön opiskelijoiden määrä hallituksessa rikkoisi Pointerin sääntöjä. 12. Toimistoapulaisen paikka syksyllä Esitys: Keskustellaan Anna Hokkasen työsuhteen jatkamisesta syksyllä 2015. Päätös: Päätettiin, että Hokkasen työsopimusta jatketaan elokuun 17. päivästä vuoden loppuun. Merkattiin tiedoksi, että Hokkasen sijaisuus Saikulla ei vaikuta hänen työskentelyynsä Pointerilla. Hokkasen työpuhelimen numero laitetaan Saikun kotisivuille, mutta Hokkanen käyttää sitä vain puheluihin vastaamiseen, kun on Saikulla töissä. 3/5
13. Pyöräilykypärien hankinta Esitys: Päätetään ostaa kaksi pyöräilykypärää, joita voi lainata ilmaiseksi kampuspyörien lainauksen yhteydessä. Päätös: Linnea selvittää ostaako Pointer kypärät itse vai voisiko koordinaatioyksikkö kustantaa ne. Kypärät saavat maksaa yhteensä noin 70 euroa. Linnea hoitaa asian kesän aikana. 14. Opiskelijasihteerin loma ja kesän kirjanpito Esitys: Keskustellaan opiskelijasihteerin lomasta ja kesän kirjanpidon järjestämisestä. Päätös: Päätettiin, että opiskelijasihteeri vaihtaa lomarahansa vapaiksi. Hän on luultavasti heinäkuun lomalla, mutta ilmoittaa tarkemmat päivämäärät kesäkuun alkupuolella suoraan hallitukselle. Opiskelijasihteeri ja rahastonhoitaja hoitavat silti kassanlaskennan ja lähettävät kuitit kirjanpitoon normaalisti kesän aikana. 15. Opiskelijapalvelusopimukset 2015-2016 Esitys: Keskustellaan uusien opiskelijapalvelusopimusten tekemisestä vanhojen päättyessä. Päätös: Merkattiin tiedoksi, että Linnea on ollut asiasta yhteydessä yksiköihin. Aallolla ei ole enää tutkinto-opiskelijoita syksyllä, joten opiskelijapalvelusopimusta ei jatketa Aallon kanssa. Aallon jääminen pois vaikuttaa muiden yksiköiden veloituksiin hallintokulujen sekä vapaa-ajanpalveluiden veloituksen suhteen. Jokaisen yksikön kustannukset nousevat 500-600 euroa vuotta kohti. Yksiköitä on tiedotettu asiasta ja tarvittaessa asiasta puhutaan vielä kesäkuun hallintoryhmän kokouksessa. Allekirjoitettiin opiskelijapalvelusopimukset valmiiksi Pointerin puolesta. Linnea toimittaa sopimukset yksiköille allekirjoitettavaksi. 16. Pointerin markkinointi uusille opiskelijoille 17. Muut asiat Esitys: Keskustellaan Pointerin markkinoinnista uusille opiskelijoille. Päätös: Päätettiin tilata syksyksi taas Pointer aurinkolaseja uusille opiskelijoille. Aurinkolasit voisivat olla violetit. Lisäksi päätettiin tehdä noin A4 esite Pointerista, joka annetaan uusille opiskelijoille infopakettien mukana. Linnea etsii käsiinsä viime vuonna tilattuja esitteitä. Merkattiin tiedoksi, että johtoryhmän kokouksessa oli puhuttu äänievakuointijärjestelmän sekä defribrillaattorin hankinnasta. Hankintaa siirrettiin vielä, mutta luultavasti jossain vaiheessa ne hankitaan. Lisäksi yliopistokeskuksesta tulee savuton syksyllä. Kokouksessa oli myös pohdittu ensiapukoulutusten järjestämistä. Pointer voisi järjestää sellaisen esimerkiksi hyvinvointipäivän yhteyteen. Opiskelijapsykologin palvelut ovat muuttumassa, mutta asia on vasta työn alla. 4/5
Kirjastolle tulee lisää aukiolotunteja, jolloin se toimii itsepalvelukirjastona. Se on auki hälytysten puitteissa eli aina, kun keskuksella on mahdollista olla, kirjasto on auki. 18. Seuraava kokous Pidetään seuraava kokous elokuussa. Sovitaan ajankohta myöhemmin kesän aikana Doodlen avulla. 19. Kokouksen päättäminen Päätettiin kokous ajassa 19.18. Jukka Jokiranta Linnea Kotiniemi Petteri Nurmi Nadia Tammi 5/5