Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 1 (7) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 5.2.2008 klo 12.00 16.05 Paikka Läsnä Asiantuntijat Poissa Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C222 Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Stakes Jukka Lindeman, informaatikko, KTL (saapui klo 12.18) Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Iiris Kuusinen, kirjastonjohtaja, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu, Ulla Ohvon sijaisena Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto (poistui klo 15.00) Toni Vesterinen, suunnittelija, Kansalliskirjasto (paikalla kohdan 2 käsittelyn ajan) Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen klo. 12.00. Todettiin että esityslistaan on lisätty kohtaan kolme lause: Työ yliopistojen aineistomäärärahan uudelleenkohdentamiseksi aloitettiin vuonna 2007. Todettiin myös, että sähköpostitse hyväksytty konsortioryhmän edellisen kokoukseen pöytäkirja lähetettiin jäsenille esityslistan liitteenä (liite 1). 2. FinELib-aineistojen kilpailuttaminen Osa FinELibin lisensioimista e-aineistoista kuuluu lain mukaan kilpailutettavien hankintojen piiriin. Uusi laki julkisista hankinnoista tuli voimaan 1.6.2007 ja sen mukaisia menettelyjä on noudatettava kaikissa 15 000 euron kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Uuden lain myötä FinELib-aineistojen kilpailuttamista on kehitetty ja tehostettu entisestään. Olennainen asia aineistoja kilpailutettaessa on tarjouspyynnössä esitettävien tarjoukseen kohdistuvien ehdottomien vaatimusten ja tarjousten vertailussa käytettävien valintakriteerien määrittäminen. Lisäksi huolehditaan mm. hankintamenettelyjen edellyttämien asiakirjojen ja aikataulujen oikeellisuudesta. Aineistojen kilpailuttaminen on työläs ja asiantuntemusta vaativa prosessi, mutta keskitetysti hoidettaessa sen kautta saavutetaan hintaetua ja ajansäästöä. Kilpailuttamisprosessia seurataan jatkuvasti ja sen käytäntöjä kehitetään tarvittaessa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 2 (7) Suunnittelija Toni Vesterinen esittelee kilpailutusprosessia ja siihen liittyvää kriteeristöä. Keskustellaan prosessista ja kriteereistä. Päätös: Suunnittelija Toni Vesterinen esitteli 1.6.2007 voimaanastuneen hankintalain mukaista FinELibin kilpailutusprosessia, kilpailutuksen asiakirjoja ja valinnan kriteeristöä. Vesterinen totesi, että tarjouspyyntö on laadittava huolella. Ari Rouvari kertoi Nelli-yhteensopivuuden testaamisen olevan työlästä ja aikaa vievää ja esitti, että valinta tehdään kustantajan antamien tietojen perusteella ja testauksesta luovutaan. Käytiin keskustelua valinnan kriteeristöstä, mm. onko kriteereissä tarpeen olla mukana käyttöliittymät. Todettiin, että tähän mennessä FinELib-hankinnassa ei käyttöliittymä ole ollut valintakriteerinä eikä palveluyksikön asiantuntemus riitä käyttöliittymien testaamiseen. Todettiin, että käyttöliittymien ottaminen mukaan valinnan kriteeristöön ei ole tarpeen. Nelli-yhteensopivuuden testaamisen osalta todettiin, että mikäli testausta ei jatkossa tehdä, on harkittava Nellin painoarvon laskemista pienemmäksi. Palveluyksikön kokemukset vuoden 2007 kilpailutuksista osoittavat, että kilpailutuksessa tarvitaan asiantuntemusta ja aikaa. Asiakirjat on laadittava huolella ja dokumentoitava prosessi hyvin. Huolellisesta valmistautumisesta huolimatta kustantajilla on vaikeuksia sopeutua virallisen kilpailutuksen muotoseikkoihin ja aikatauluihin. Kilpailutuksella voidaan kuitenkin saavuttaa hintaetua ja parempia sopimusehtoja. 3. Kertomus FinELibin toiminnasta vuodelta 2007 Vuosi 2007 oli FinELibin strategiakauden 2007 2015 ensimmäinen vuosi. Kaudella 2007 2009 aloitti myös uudella kokoonpanolla FinELibin ohjausryhmä ja konsortioryhmä sekä asiantuntijaryhmät. Vuonna 2007 juhlittiin FinELibin toiminnan 10-vuotisjuhlia. Juhlat huipentuivat perinteiseen FinELib-päivään 29.5. Kansalliskirjaston organisaatiota uudistettiin vuonna 2007 ja sillä oli vaikutuksia myös FinE- Libin toimintaan. FinELibin palveluyksiköstä tuli osa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelut-tulosaluetta. Vuoden 2007 keväällä toteutettiin FinELibin jäsenkirjastojen asiakkaille suunnattu elektronisten aineistojen käyttäjäkysely. Sillä selvitettiin, minkä tyyppisiä aineistoja opiskelijat, tutkijat ja muut kirjastojen asiakkaat tarvitsevat ja miten he käyttävät e- aineistoja. Lisäksi pyydettiin palautetta tarjolla olevista e-aineistoista sekä kartoitettiin palvelujen kehittämisideoita. Kyselyssä olivat mukana yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten lisäksi ensimmäisen kerran myös yleiset kirjastot. Kysely osoitti selvästi, että e-aineistojen käytöllä on merkittäviä vaikutuksia. E- aineistojen käyttö on helpottanut aineistojen löytymistä ja käsille saamista sekä oman alan seurantaa erityisesti tutkijoiden osalta. Se on myös useissa tapauksissa laajentanut aineistotarjontaa ja säästänyt työaikaa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 3 (7) Yleisten kirjastojen aineistohankinnan volyymi on kasvanut kirjastosektoreista eniten. Artikkelilataukset lähes kaksinkertaistuivat vuodesta 2006. Vuoden 2007 alusta uutena aineistona saatiin konsortion käyttöön yleisten kirjastojen pitkään toivoma Aleksi-viitetietokanta. Myös muihin kotimaisiin hankintoihin (mm. Medic, Kansallisbiografia) tuli mukaan lisää yleisiä kirjastoja. Kasvusta huolimatta aineistojen käyttö ja aineistohankintoihin käytetty rahamäärä on vielä pieni verrattuna muihin kirjastosektoreihin. Yleisten kirjastojen osuus FinELibin e-aineistojen kokonaisrahoituksesta on 3 %. Vuodesta 2006 ammattikorkeakoulujen aineistojen käyttö (artikkelilataukset) kasvoi 25 % ja aineistoihin käytetty rahamäärä 14 %. Aleksi uutena FinELibaineistona keräsi ammattikorkeakouluista heti 21 tilaajaa. Myös jo aiemmin solmittuihin sopimuksiin tuli mukaan uusia ammattikorkeakouluja. FinELibin kautta lisensioitujen aineistojen käyttö tutkimuslaitoksissa on kasvanut edellisvuodesta vain 4 %. Vuosien 2005 2006 välisenä aikana kasvua oli 5 %. Näyttääkin siltä, että aineistojen käytön määrä tutkimuslaitoksissa on vakiintumassa nykytasolle. Pienille erikoiskirjastoille kuuluminen FinELib-konsortioon antaa mahdollisuuden hyödyntää suuren konsortion neuvotteluetua ja asiantuntemusta aineistojen hinnoittelu- ja sopimusehdoissa. Kirjastoverkon laatimassa perusaineistoesityksessä esitetään keskitettyä rahoitusta myös tutkimuslaitoksille e- aineistojen hankintaan, jotta kansainvälisesti korkeatasoinen tutkimus voidaan turvata myös tutkimuslaitossektorilla. Toteutuessaan esitys antaisi tutkimuslaitoksille nykyistä paremmat mahdollisuudet laajentaa aineistovalikoimaansa. Yliopistot hankkivat edelleen valtaosan FinELib-aineistoista sekä määrällisesti että arvoltaan. Yliopistoissa aineistoja käytetään eniten ja käyttö kasvaa edelleen (31 %). Työ yliopistokirjastojen aineistomäärärahan uudelleen kohdentamiseksi aloitettiin vuonna 2007. Nelli-portaali pyritään integroimaan oppimisalustoihin, mikä helpottaisi opetuksen ja opiskelun sujuvuutta. Turun yliopiston kanssa käynnistettiin Moodleoppimisympäristön ja Nellin integrointipilotti. Shibboleth-tunnistuksen käyttö Nelliportaalissa kasvoi. Vuoden 2007 lopussa Shibboleth oli käytössä 11 yliopiston ja 7 ammattikorkeakoulun Nelli-portaaleissa. Arja Tuuliniemi esittelee yhdessä FinELibin muiden suunnittelijoiden kanssa raportin vuoden 2007 toiminnasta (liitteet 2-10). Keskustellaan raportista. Kootaan konsortioryhmän kommentit raportista ohjausryhmän käsittelyä varten. Päätös: Raportti käytiin läpi kohta kohdalta. Raporttiin kokouksessa ehdotetut muutokset päivitetään ohjausryhmän versioon. Todettiin, että palveluyksikkö on toiminut hyvin, kun on neuvotellut yhdistymislausekkeita sopimuksiin. Paula Mikkonen esitti toivomuksen, että tieto organisaatioiden yhdistymisistä tulisi saattaa mahdollisimman aikaisin palvelukeskuksen tietoon sillä ne saattavat vaikuttaa joskus hyvinkin paljon aineistosopimuksiin.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 4 (7) Käyttäjäkysely toteutettiin vuonna 2007. Kyselyn käsittelyyn ja analysointiin käytettiin paljon työaikaa, mm. informaatiotutkimuksen opiskelija käytti osan harjoitteluajastaan kyselyn analysointiin. Koska kyselyn toteuttaminen edellyttää merkittävää työpanosta, kysely toteutetaan joka kolmas vuosi. Keskusteltiin Nellin käytöstä. Mirja Iivonen totesi, että Tampereen yliopiston kirjaston asiakaskyselyn perusteella e-aineistojen käytön suurin kehittämiskohde on Nelli. Aiheenmukaista hakua Nellistä pidetään vaikeana eikä sen avulla löydetä aineistoa. Usein Nelliä käytetään vain paikantamiseen. Todettiin, että asiakkaat kokevat edelleen Nellin käytön vaikeaksi. Ari Rouvari totesi, että Nellin käyttöön vaikuttaa myös Nellin markkinointi, mm. miten näkyvästi Nelli on esillä kirjaston verkkosivuilla. Maria Schröder kertoi että Svenska Handelshögskolanin Nellin korkeiden käyttölukujen takana on panostus Nellin käyttöönottoon ja tukeen. Kaisa Tamminen esitteli vuoden 2007 toteuman ja vuoden 2008 budjetin. Hän kertoi että vuoden 2008 budjetti on vielä luonnos, joka vahvistettaneen helmikuun lopulla. FinELibin kokonaisrahoitus oli vuonna 2007 16,1 milj. Vuodelle 2007 budjetti alitettiin 184.000 eurolla. Tästä summasta siirtyy FinELibin käyttöön vuodelle 2008 50.000 euroa. Konsortioryhmä edellyttää, että FinELibille budjetoidut rahat jäävät FinELibin käyttöön. Samalla kun säästöjä on jäänyt, on kirjastojen omarahoitusosuus kasvanut ja FinELib on joutunut leikkaamaan kuluja. Lopuksi todettiin, että talousraportointi on monipuolista ja havainnollista, raportissa näkyy budjetti ja toteuma sekä rahoituslähteet. Keskustelua käytiin myös henkilöstökulujen jakautumisesta eri sektoreiden välillä. Arja Tuuliniemi ja Kaisa Tamminen selvittivät kysymyksessä olevan sisäinen budjetointi. Todettiin, että taloustaulukossa tulee näkyä FinELibin henkilöstökulut yhteensä (mukaan lukien Nelli ja aineistohankinta). Keskusteltiin, voiko työajanseurantaa käyttää palveluyksikön työajan kohdentamiseksi eri sektoreille. Arja Tuuliniemi kertoi, että työajan seuraaminen sektoreittain ei ole mahdollista, koska usein palveluja tuotetaan samanaikaisesti kaikille sektoreille. Lisäksi Kansalliskirjaston työajanseuranta perustuu otantaan. 4. FinELib toimintasuunnitelma vuodelle 2008 FinELib-konsortio edistää tutkimuksen laatua ja vaikuttavuutta tarjoamalla elektronisia aineistoja tutkijoiden ja opiskelijoiden käyttöön. Yleisten kirjastojen asiakkaille elektronisten aineistojen laaja käyttö mahdollistaisi tiedon saannin toteutumisen kaikkialla Suomessa. FinELibin palveluyksikkö on osa Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja ja toimii e-aineistojen hankintaa ja käyttöä edistävänä palvelukeskuksena Suomen kirjastoille. Keskitettyjä palveluja kehitetään yhteistyössä jäsenkirjastojen kanssa, mistä yhtenä osoituksena on konsortion yhteinen strategia vuosille 2007-2015. FinELib pyrkii tehokkaisiin, joustaviin, teknisesti moderneihin ja yksinkertaisiin prosesseihin. Vuoden 2008 toiminnan painopiste on elektronisten aineistojen hankinta ja käyttö muuttuvassa toimintaympäristössä. Opetusministeriön suunnitelman mukaan korkeakoulujen lukumäärä vähenee siten, että yliopistoja tulee olemaan 15 16 ja
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 5 (7) ammattikorkeakouluja 20 22. Tutkimuslaitosten osalta on nähtävissä sama suuntaus, toiminnan tehostaminen johtaa organisaatioiden yhdistymisiin. Rakennemuutos näkyy myös yleisissä kirjastoissa. Vuoden 2009 alusta Suomessa tulee olemaan vähintään 60 kuntaa vähemmän kuin vielä vuonna 2008. Muuttuva toimintaympäristö edellyttää, että konsortion on mietittävä uudelleen FinELibin rakenteita, asiakkuudenhallintaa, kustantajien kanssa solmittavia sopimuksia, työprosesseja, aineistojen käyttäjäryhmiä, käyttäjien tunnistautumista sekä konsortion ja palveluyksikön keskinäistä työnjakoa. Vuonna 2008 lisätään kohdennettua viestintää eri kirjastosektoreille ja muille kohderyhmille. Erityisesti yleisille kirjastoille suunnattua tiedotusta kehitetään. Alkuvuodesta 2008 www-sivu-uudistus saatetaan päätökseen. Palveluyksiköllä on vuonna 2008 käytettävissään vähemmän henkilöresursseja ja tästä syystä on mietitty yhteistyössä konsortion jäsenkirjastojen kanssa toiminnan tehostamisen mahdollisuuksia. Vuonna 2008 neuvotellaan sopimusten uudistamisesta sekä jatketaan neuvotteluja muutamasta vuodelta 2007 siirtyneestä aineistosta. Uusia aineistoneuvotteluja ei aloiteta. Palveluyksikkö kerää edelleen vuonna 2008 keskitetysti tilastoja FinELib-aineistojen käytöstä. Tallennettavien tilastoelementtien määrää vähennetään vuoden 2008 alusta lukien, jolloin kootaan kokotekstiaineistoista artikkelilataukset ( downloadit ) ja muista aineistoista haut. Nelliportaalin toiminnan painopisteitä vuonna 2008 ovat toimintaympäristön aiheuttamat muutokset, järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu ja toteuttaminen, Nellin integrointi oppimisympäristöihin sekä kansainvälinen yhteistyö IGeLU:n puitteissa. Arja Tuuliniemi ja Ari Rouvari esittelevät toimintasuunnitelman ja alustavan budjetin (liite 11 12). Keskustellaan budjetista ja toimintasuunnitelmasta sekä konsortion jäsenten roolista toimintasuunnitelman toteuttajina. Kootaan konsortioryhmän kommentit toimintasuunnitelmasta ohjausryhmän käsittelyä varten. Päätös: Kaisa Tamminen kertoi vuoden 2008 budjetista. Yleisten kirjastojen osuuksiin on tullut muutoksia (lisäys), joita ei vielä näy käsiteltävässä budjetissa. Edelliseen vuoteen verrattuna merkittävin vähennys on muissa kuluissa. Vuodelta 2008 siirtyneestä 50 000 noin 10 000 esitetään käytettäväksi yliopistojen aineistoihin ja 40 000 Haltin kehittämiseen. Suurin syy Haltin kehittämistarpeeseen on aineistomäärärahan jaon periaatteissa tapahtunut muutos, jossa määräraha ei perustu enää tiettyyn prosenttiin kustannuksista vaan on kiinteä euromääräinen summa. Nellin kehittämisraha on pienentynyt, samoin atk-kulut. ATK-kulujen vähennys johtuu kirjastoverkkopalvelujen yhteisen palvelimen tuottamista säästöistä Konsortioryhmä toivoo toimintasuunnitelman talousosioon sanallista tekstiä: mistä rahat tulevat, miksi ne kohdennetaan siten kuin kohdennetaan, miksi muut kulut vähenevät. Edellisvuodesta toivottiin FinELibin kokonaisuuden osalta muutoslukuja (euro+/-, %), vertailua vuoden 2007 budjetin ja vuoden 2008 budjetin välillä. Konsortioryhmä korosti että FinELib-toimintaan tarkoitettuja määrärahoja ei saisi käyttää Kansalliskirjaston muihin tarpeisiin.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 6 (7) Arja Tuuliniemi esitteli toimintasuunnitelmaa muilta osin ja kertoi että toiminnan painopiste on toimintaympäristön rakenteellisessa kehittämisessä. Myös kilpailutus tulee työllistämään. Tuloskortit käytiin läpi kohdittain ja joitakin muutostoivomuksia esitettiin. Arja Tuuliniemi kirjasi muutostoivomukset. Toimintasuunnitelma esitellään FinELibohjausryhmälle sovittujen muutosten jälkeen. 5. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 5.1. Nelli-portaali Ari Rouvari kertoo Nelli-portaaliin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Ari Rouvari kertoi että kehitystyötä on tehty Web 2.0- ja oppimisympäristöasioissa. 5.2. Kustannustoimiala 6. Tiedotusasiat Arja Tuuliniemi kertoo kustannustoimialan ajankohtaisista asioista. Keskustelu: Arja Tuuliniemi kertoi miten kansainvälisen konsortioyhteistyön tuloksena American Association for the Advancement of Science (AAAS/Science) saavutti neuvottelutuloksen JSTORin kanssa siitä, että Science-lehden backfilet palautetaan JSTOR-palveluun. 6.1.1. FinELib-päivä on 9.5.2008. 6.1.2. Triangelipäivät 7. Muut asiat 8. Seuraava kokous Triangelipäivien järjestämisestä vuodelle 2008 ei kiinnostunutta organisaatiota ole vielä löydetty, Asiantuntijatapaamista pidetään kuitenkin tärkeänä, joten järjestäjää etsitään vielä. Muita asioita ei ollut. Seuraava kokous päätettiin pitää 5.6.2008 klo. 10.00 13.00.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 7 (7) 9. Kokouksen päättäminen LIITTEET Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo 16.05. Liite 1: Edellisen kokouksen pöytäkirja (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/finelib/finelib_konsortio/kokousasiakirjat/konsortioryhm a/files/liitetiedosto2/konsortioryhma_poytakirja_2007_4_.pdf) Liite 2: FinELibin raportti vuoden 2007 toiminnasta Liite 3: FinELib-raportin liite 1a Ohjausryhmä Liite 4: FinELib-raportin liite 1b Konsortioryhmä Liite 5: FinELib-raportin liite 2 Tutkimukset Liite 6: FinELib-raportin liite 3 Kirjastoverkolle suunnatut koulutukset Liite 7: FinELib-raportin liite 4 Esitelmät, artikkelit Liite 8: FinELib-raportin liite 5 Jäsenyydet Liite 9: FinELib-raportin liite 6 Budjetin toteuma Liite 10: FinELib-raportin liite 7 Vertailu Budjetti 2007 toteuma Budjetti 2008 Liite 11: FinELibin toimintasuunnitelma 2008 Liite 12: FinELibin budjettiluonnos 2008