Luku 5 KLUBIN TOIMINTA Klubin asioiden menestyksellinen hoitaminen on ehdoton edellytys jäsenkasvulle ja järjestömme tulevaisuudelle. On olemassa useita uusia työkaluja, jotka voivat auttaa klubeja vastaamaan yhä muuttuviin tarpeisiin. Klubin menestyminen Teidän klubinne, teidän tapanne Tämä hyödyllinen opas auttaa muokkaamaan klubin kokouksia, jotta ne vastaavat paremmin klubin jäsenten tarpeisiin. Tähän sisältyy yksinkertainen ja hauska harjoitus, joka auttaa päättämään minkälaiset tavat tulee säilyttää ja mitä pitäisi muuttaa sekä minkälainen prosessi sopii muutoksen toteuttamiseksi! Suunnitelma vahvemmalle klubille Tehokkaimmat lionsklubit pyrkivät jatkuvasti tunnistamaan tapoja, joilla laajentaa niiden antaman humanitäärisen työn vaikutusta ja vastata jäsenten tarpeisiin ja odotuksiin. Tämä uusi työkalu auttaa klubeja tunnistamaan mahdollisuuksia laajentaa palvelua, parantaa klubin toimintaa ja kehittää uusia johtajia ja sitten auttaa laatimaan klubin "piirustukset" muutosten toteuttamiseksi. Pienet muutokset voivat tehdä suuren eron toiminnassa ja tämä uusi ja helppokäyttöinen työkalu auttaa uusien ideoiden löytämisessä! Klubin laatuprosessi (KLP) Klubin laatuprosessin (KLP) avulla klubi voi tehostaa toimintaansa palvelussa, viestinnässä, johtamisessa ja jäsenten tyytyväisyyden ylläpitämisessä. Klubin laatuprosessi on nelivaiheinen prosessi, jonka toteuttamiseen voidaan käyttää yhdestä neljään istuntoa klubikokouksissa, retriitissä tai muussa kokoontumisessa. Klubit voivat valita kahdesta eri vaihtoehdosta: 1. Pro on ohjaajan vetämä workshop. Se on suunniteltu klubeille, joissa halutaan koulutettu lionohjaaja opastamaan jäseniä workshopissa. 2. Lite suoritetaan itsenäisesti. Se on suunniteltu klubeille, joissa halutaan oman jäsenen johtavan workshopia. V-1
Osallistuva klubi tutkii kummassakin tavassa paikkakunnan tarpeita, analysoi jäsenten kokemuksia, tunnistaa klubin ja LCI:n resurssit ja kehittää toimintasuunnitelmia tukemaan klubin tavoitteita. Klubien jäsenilmoitukset Kaikkia lionsklubeja pyydetään raportoimaan jäsenyydessä tapahtuneista muutoksista kerran kuukaudessa. Vaikka muutoksia ei olisi tapahtunut, klubien tulee ilmoittaa "Ei muutoksia." Joka kuukausi päivitetyt tiedot varmistavat, että laskut ovat oikein ja lehdet ja muut postitukset, palkinnot ja muut viestit menevät oikeisiin osoitteisiin. MyLCI:n sivulle pääsee seuraavan linkin kautta http://mylci.lionsclubs.org/ http://www.lionsclubs.org/fi/member-center/resources/mylci.php Mene LCI:n kotisivulle osoitteessa www.lionsclubs.org tai http://www.lionsclubs.org/fi/index.php Klikkaa MyLCI-linkkiä sivun keskiosassa. Klubipresidentit ja -sihteerit voivat lähettää kuukauden jäsentietojen muutokset käyttämällä MyLCI-verkkosivua. MyLCI:n kautta ilmoitettavat jäsenmuutokset näkyvät heti ja LCI:n päämaja, piirien ja moninkertaispiirien virkailijat ja puheenjohtajat pääsevät näkemään uusimmat tiedot välittömästi. Kuluva kuukausi on avoin raporttien toimittamiselle koko kuukauden ajan - ensimmäisestä päivästä kuun viimeiseen päivään asti. Kun teet "Ei muutoksia" -ilmoituksen, voit myöhemmin saman kuun aikana lähettää uuden raportin jos tarpeellista. Raportit päivitetään kuukauden mukaan. Raportointikuukausi päättyy kuun viimeisenä päivänä klo 24:00 (keskiyöllä) Oak Brookin paikallista aikaa (Central Standard Time, CST). Huomaa: MyLCI-ohjelma hyväksyy vain nykyisen kalenterikuukauden raportin. Voit merkitä tapahtumat kaksi (2) kuukautta taaksepäin, mutta ne tulevat näkyviin nykyisen kalenterikuukauden yksityiskohdat -osassa. Jos raportit täytyy päivätä yli kaksi (2) kuukautta taaksepäin, joudut lähettämään MMR-lomakkeen paperiversiona (c23a) jäsenpalvelukeskukseen alla mainittuun osoitteeseen. Jäsenraportteja ei voida lähettää etukäteen tuleville kuukausille. Klubipresidentit ja -sihteerit voivat myös lähettää kuukauden jäsentietojen muutokset käyttämällä paperiversiona käyttämällä MMR-lomaketta (c23a). Jäsenraportit, jotka saadaan kalenterikuukauden 20 päivään mennessä (esim. 20.7., 20.8.) otetaan mukaan sen kuukauden tietoihin. Paperiversion MMR-lomakkeesta voi ladata etsimällä joko MMR tai c23a LCI:n verkkosivulla osoitteessa www.lionsclubs.org tai se voidaan tilata jäsenpalvelujen osastolta alla mainitusta osoitteesta. Paperiversion MMR-lomakkeesta voi lähettää postitse, faksilla tai sähköpostitse jäsenpalvelukeskukseen osoitteella: V-2
Lions Clubs International Jäsenpalvelujen keskus 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois, 60523 USA Puhelin: 630-203-3830 Faksi: 630-706-9295 Sähköposti: memberservicecenter@lionsclubs.org Klubivirkailijailmoitus Joka vuosi klubin vaalien jälkeen klubeja pyydetään raportoimaan niiden uudet virkailijat kansainväliseen päämajaan. Kun uudet virkailijat ilmoitetaan: Etsi klubi (järjestön verkkosivulla oleva toiminto) näyttää myös uusien virkailijoiden tiedot Uudet virkailijat saavat viestejä ja postituksia päämajasta ja piiristä Uudet virkailijat pääsevät käyttämään MyLCI-sivustoa Samasta syystä pyydämme että kaikista virkailijamuutoksista raportoidaan pitkin vuotta. Pyydämme, että kaikki klubit raportoivat niiden vastavalitut tai uudelleen valitut virkailijat kansainväliseen päämajaan viimeistään 15. toukokuuta. Klubipresidentit ja -sihteerit voivat lähettää kuukauden jäsentietojen muutokset käyttämällä MyLCI-verkkosivua. Virkailijat, jotka on ilmoitettu MyLCI:n kautta näkyvät heti LCI:n päämajassa ja samoin moninkertaispiirien ja piirien virkailijat ja puheenjohtajat näkevät nämä tiedot välittömästi. Klubipresidentit ja -sihteerit voivat myös lähettää tiedot uusista virkailijoista ja/tai muutoksista paperiversiona käyttämällä virkailijailmoitusta (PU101). Paperinen MMRlomake löytyy myös verkkosivulta, josta sen voi ladata etsimällä Klubivirkailijaraportti tai PU101 osoitteessa www.lionsclubs.org. Paperiversion MMR-lomakkeesta voi lähettää postitse, faksilla tai sähköpostitse jäsenpalvelukeskukseen osoitteella: Lions Clubs International Jäsenpalvelujen keskus 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois, 60523 USA Puhelin: 630-203-3830 Faksi: 630-706-9295 Sähköposti: memberservicecenter@lionsclubs.org V-3
Arvokkaat verkkoraportit Verkossa on neljä arvokasta raporttia, joiden lukemiseen ei vaadita sisäänkirjautumista. Nämä raportit ovat: Jäsenraportti (Jaoteltu klubin nimellä piireittäin, raportilla annetaan lukumäärät uusista, eronneista tai siirretyistä jäsenistä toimivuoden alusta jokaisesta piirin klubista.) Puuttuvat klubivirkailijat (Listattu piirin nimen mukaan. Raportilla löytyvät klubit, jotka eivät ole ilmoittaneet klubivirkailijoita.) Yhteenveto jäsenyyslajeista ja sukupuolesta klubeittain (jaoteltu klubin nimen mukaisesti, raportilla näkyvät kaikki jäsenet sukupuolen ja jäsenyyslajin perusteella (perheyksikkö, leolion, opiskelija, nuori aikuinen.) Kumulatiivinen jäsenraportti (Jaoteltu piirin nimen mukaan, raportilla näkyvät piirin klubien lukumäärä ja kokonaisluvut lisätyistä, erotetuista ja siirretyistä jäsenistä toimivuoden alusta asti.) Nämä raportit löytyvät MyLCI:n sisäänkirjautumissivulta http://mylci.lionsclubs.org/. Tukipaneelin oikealta puolelta löytyy Jäsenraportit -linkki. MyLCI-tuki Lisätietoja tai apua MyLCI-sivuston kanssa saat soittamanlla numeroon 630-468-6900 tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen mylci@lionsclubs.org. Lionsklubin palveluaktiviteetti-ilmoitus Lionsklubin aktiviteetti-ilmoitus on tärkeä työkalu jonka avulla pyritään pitämään kirjaa klubien humanitäärisistä palveluista ja niiden vaikutuksesta ympäri maailmaa. Päämajan globaali tietokanta järjestelee yksittäisten klubien ilmoitukset ja tunnistaa niiden perusteella palvelutrendejä jotka vaikuttavat järjestömme palveluohjelmien kehitykseen. Palveluaktiviteettien ilmoitusohjelman avulla klubit voivat seurata palveluprojektien edistymistä ja jakaa tietoja muille klubeille. Klubit voivat nyt: Antaa jokaisesta aktiviteetista kerronnallisen yhteenvedon. Ladata valokuvia. Etsiä aktiviteetteja avainsanojen ja hakukriteerien avulla. Määritellä toistuvat nimikkoaktiviteetit. V-4
Jakaa tietoja palveluaktiviteeteista muille klubeille. Asettaa palvelutavoitteita ja seurata niiden edistymistä. Piirin tasolla lionsjohtajat voivat käyttää ohjelmaa erilaisten raporttien luomiseksi palveluprojekteista piirissä. He voivat myös tarkastella piirin klubien aktiivisuutta ja osallistumista maailmanlaajuisiin palvelukampanjoihin tai tiettyihin palveluprojekteihin, asettaa piirin laajuisia palvelutavoitteita ja seurata klubien edistymistä näissä tavoitteissa. Piirin johtajien tulisi rohkaista ja kannustaa klubeja käyttämään MyLCI:n aktiviteettiilmoitusta kuukausittain. Jos klubilla ei kuitenkaan ole tietyn kuun aikana palvelutoimintaa, ei siltä kuukaudelta tarvitse lähettää raporttia. Klubisihteerillä on aikaa heinäkuun 15. päivään asti ilmoittaa vuoden aikana suoritetut aktiviteetit. Klubisihteerit jotka toimittavat aktiviteetti-ilmoitukset 15. heinäkuuta mennessä voivat ladata verkkosivuilta kansainvälisen presidentin allekirjoittaman henkilökohtaisen kunniakirjan (alkaen kesäkuusta). HUOMAA: Palveluaktiviteetti-ilmoituksen voi toimittaa vain verkossa (MyLCI). Paperisia ilmoituksia ei enää oteta vastaan. Lisätietoja saa osoitteesta activityreports@lionsclubs.org. Klubien tilit Myöhästyneet maksut/tilapäinen lakkauttaminen Kuvernööri saa joka kuukausi tiliyhteenvedon, jossa on tiedot kaikkien piirin klubien tileistä. Käytä tätä tiliyhteenvetoa työkaluna ja muistuta klubeja siitä, että kaikki jäsenmaksut ja klubitarvikkeiden maksut tulee maksaa ajallaan. Klubit voivat olla piirikuvernööriin yhteydessä kysyäkseen neuvoja erääntyneiden maksujen järjestämisessä kuntoon. Yhteydenotoilla klubeihin on huomattu olevan suuri merkitys laskujen hoitamisessa ajantasalle. Ole hyvä ja ota yhteyttä Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon osoitteessa membershipbilling@lionsclubs.org pyytääksesi apua tässä asiassa. Klubien tilapäinen lakkauttaminen maksuhäiriöiden takia Klubi, jolla on maksamattomia laskuja yli US$20 per jäsen tai US$1000 per klubi, kumpi tahansa on vähemmän, yli 90 päivän ajalta, erotetaan määräaikaisesti, mukaan lukien klubin perustamisasiakirjan peruuttaminen sekä kaikkien oikeuksien, etuoikeuksien ja velvollisuuksien peruuttaminen. Alkaen 1. heinäkuuta 2015, klubit, joilla on maksamattomia laskuja yli US$20 per jäsen tai US$1000 per klubi, kumpi tahansa on vähemmän, yli 90 päivän ajalta, erotetaan määräaikaisesti, mukaan lukien klubin V-5
perustamisasiakirjan peruuttaminen sekä kaikkien oikeuksien, etuoikeuksien ja velvollisuuksien peruuttaminen. Jos klubi ei saavuta hyvää asemaa, kuten on määritelty hallituksen säännöissä ennen tai viimeistään erottamisen jälkeisen kuun 28. päivä, klubin perustamisasiakirja peruutetaan automaattisesti. Määräaikaisesti erotetut klubit voivat järjestää kokouksia keskustellakseen klubin tulevaisuudesta ja tunnistaakseen tapoja saavuttaa aktiivinen status sekä hoitaa maksamattomat laskut tai pyytää maksusuunnitelmaa. Klubit eivät kuitenkaan voi suorittaa seuraavia aktiviteetteja: a. Järjestää palveluaktiviteetteja ja varainkeruuta; b. Osallistua piirin tapahtumiin ja seminaareihin; c. Tukea ehdokasta piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisiin virkoihin; d. Toimittaa kuukausittaisia jäsenraportteja; e. Sponsoroida uusia klubeja, mukaan lukien leo- ja lionessklubit. Joka kuukausi piirikuvernööri ilmoittaa klubeille mitkä klubit piirissä on erotettu määräaikaisesti, mitkä on vapautettu määräaikaisesta erottamisesta ja mitkä on lakkautettu. Piirikuvernööri ja muut piirivirkailijat voivat auttaa klubeja välttämään tarpeettomat perustamiskirjan lakkauttamiset rohkaisemalla lakkautusuhan alla olevia klubeja joko maksamaan rästissä olevan maksunsa tai ottamaan yhteyttä kansainvälisen päämajan talousosastoon maksusuunnitelman laatimiseksi. Maksuvaikeuksien jälkeinen uudelleen aktivointi Palautuakseen toimintatilaan määräaikaisen erottamisen jälkeen, klubin tulee: Maksaa erääntynyt summa kokonaisuudessaan ja toimittaa suoristuksesta kuitti Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon accountsreceivable@lionsclubs.org. Toimittaa kuukausittainen jäsenilmoitus, jotta klubin jäsenrekisteri pysyy ajan tasalla. Uudelleenaktivointi-ilmoitusta ei tarvita, kunhan klubin jäsenrekisteri tarkastetaan tarpeeksi usein. Mikäli klubin ei ole mahdollista maksaa koko summaa kerralla, se voi pyytää talousosastolta maksusuunnitelman ja suorittaa maksuja sen mukaisesti. Klubi palautetaan toimintatilaan vasta sitten, kun koko summa on maksettu. Perustamiskirjan lakkauttaminen maksuvaikeuksien takia Klubi lakkautetaan automaattisesti mikäli maksuja ei ole suoritettu määräaikaista erottamista seuraavan kuun 28. päivään mennessä. Klubi voidaan kuitenkin aktivoida uudelleen, kun erääntynyt summa on kokonaisuudessaan maksettu ja uudelleenaktivointi-ilmoitus toimitettu päämajaan piirikuvernöörin allekirjoituksella varustettuna. Myös ensimmäistä varapiirikuvernööriä saatetaan pyytää allekirjoittamaan uudelleenaktivointi-ilmoitus, jos aktivointi ylittää 10 klubia virkavuoden aikana. Näiden V-6
tulee olla perillä 12 kuukauden sisällä klubin lakkauttamisesta. Alkaen 1. heinäkuuta 2015, klubeja, jotka on lakkautettu useammin kuin kaksi kertaa ei voida enää aktivoida uudelleen. Piirikuvernööri toimittaa täytetyn klubin uudelleen aktivointilomakkeen (DA-970) Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastolle kansainvälisessä päämajassa jos uudelleen aktivoimista pyydetään. Tämä ilmoitus löytyy järjestön verkkosivuilta. Status Quo ja prioriteettistatus Status Quo ja prioriteettistatus Status quolla tarkoitetaan Lionsklubin perustamiskirjan, sen oikeuksien ja velvollisuuksien tilapäistä pidättämistä. Pääjohtajalla ja jaoksilla, kansainvälisen hallituksen puolesta toimien, on oikeus asettaa lionsklubi status quo tilaan tai vapauttaa se status quosta. Status quon tarkoitus on lopettaa klubin aktiviteetit kun se ei enää täytä klubille asetettuja velvollisuuksia kunnes status quo peruutetaan tai klubi lakkautetaan. Lionsklubit voidaan asettaa seuraaviin status quo -kategorioihin: 1. Jos klubi ei noudata järjestön tarkoitusta: Kun klubi tai sen jäsenet ovat tehneet vakavan rikkomuksen kuten esimerkiksi, mutta ei rajoitu tähän, oikeusjutun nostaminen tai klubin riidanratkaisun epäonnistuminen, klubi voidaan asettaa välittömästi status quoon. a. Kun klubi on status quossa, se ei voi 1. Järjestää palveluaktiviteetteja 2. Järjestää varainkeruuaktiviteetteja 3. Osallistua piirin, moninkertaispiirin tai kansainvälisiin tilaisuuksiin ja seminaareihin 4. Äänestää klubin ulkopuolisista asioista 5. Tukea ehdokasta piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisiin virkoihin 6. Lähettää kuukausittaiset jäsenilmoitukset ja muut lomakkeet 7. Sponsoroida lionsklubia, perustaa leo- tai lionessklubeja b. Hyvään asemaan päästäkseen status quossa olevan klubin tulee: 1. Korjata tilanne joka johti status quo -tilaan 2. Maksaa kaikki erääntyneet piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut V-7
3. Toimittaa päämajaan uudelleenaktivointi-ilmoitus jäsen- ja virkailijatietoineen jos tarpeen 4. Suositus klubin vapauttamiseksi status quo -tilasta voidaan tehdä milloin vain toimivuoden aikana c. Lakkauttaminen: Kun on tehty vakava rikkomus ja klubin lakkauttaminen on järjestön etujen mukaista, hallintojohtajan tai hänen edustajansa pyynnöstä neuvonpidossa lakiasiain jaoston kanssa, klubin perustamisasiakirja voidaan lakkauttaa. 2. Jos Lionsklubin velvollisuuksia ei täytetä, kuten esimerkiksi jättämällä säännölliset klubikokoukset pitämättä, kuukauden jäsenilmoitusta ei lähetetä yli kolmeen kuukauteen; ei makseta piirin tai moninkertaispiirin maksuja tai muita velvoitteita kuten mainittu kohdassa A.1. tässä luvussa tai kuten mainittu Kansainvälisissä malli- ja ohjesäännöissä. Piirikuvernööri (ensimmäisen varapiirikuvernöörin ja lohkon puheenjohtajan hyväksynnällä) pyytää klubin asettamista status quoon, jos se ei noudata lionsklubeille asetettuja velvoitteita. Pyynnön mukana tulee lähettää riittävät todisteet siitä että klubi ei noudata kansainvälisen hallituksen ohjesääntöä ja mallisääntöjä ja selvitys mitä toimia piirikuvernööritiimi on suorittanut klubin rohkaisemiseksi sääntöjen noudattamiseen. Pyynnöt tulee saada vähintään 90 päivää ennen piirin ja/tai moninkertaispiirin vuosikokousta. Klubi asetetaan status quoon kun on saatu riittävä todistus siitä että klubi ei noudata kansainvälistä sääntöä ja ohjesääntöjä. a. Kun klubi on status quossa, se ei voi 1. Järjestää palveluaktiviteetteja; 2. Järjestää varainkeruuaktiviteetteja; 3. Osallistua piirin, moninkertaispiirin tai kansainvälisiin tilaisuuksiin ja seminaareihin; 4. Äänestää klubin ulkopuolisista asioista; 5. Tukea ehdokasta piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisiin virkoihin; 6. Lähettää kuukausittaisia aktiviteetti- ja jäsenilmoituksia; 7. Sponsoroida lionsklubia, perustaa leo- tai lionessklubeja. b. Status quo klubeja tulee avustaa kaikin mahdollisin tavoin klubin lakkauttamisen välttämiseksi. Status quo -klubien auttamisessa tulee noudattaa seuraavia menetelmiä: 1. Kun klubi on asetettu status quoon sääntöjen noudattamatta jättämisen takia, tulee piirikuvernööritiimin tai yhteyslionin välittömästi ryhtyä V-8
auttamaan klubia kohti hyvän aseman saavuttamista. Piirikuvernööritiimin tulee pitää piirikuvernööri ajantasalla status quo klubien edistyksestä lohkossa. 2. Jos tilanteessa on avuksi, piirikuvernööri voi nimittää kurssin käyneen opaslionin auttamaan klubia takaisin hyvään asemaan. Sekä klubin että DG-tiimin tulee hyväksyä opaslion. 3. Piirikuvernöörin tai yhteyslionin tulee seurata edistymistä ja ilmoittaa LCI:n päämajaan kirjallisesti mitä edistymistä on tapahtunut ja suositella klubin lakkauttamista. c. Hyvään asemaan päästäkseen status quossa olevan klubin tulee: 1. Korjata tilanne joka johti status quo -tilaan; 2. Maksaa kaikki erääntyneet piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut; 3. Toimittaa päämajaan uudelleenaktivointi-ilmoitus jäsen- ja virkailijatietoineen jos tarpeen; 4. Suositus klubin vapauttamiseksi status quo -tilasta voidaan tehdä milloin vain toimivuoden aikana; 5. Kun klubi on taas hyvässä asemassa, se voi muttaa sen jäsen- ja virkailijatietoja. d. Lakkauttaminen: Klubit, jotka eivät osoita edistymistä tai ne eivät pyri noudattamaan kansainvälisen järjestön sääntöjä ja ohjesääntöä tietyn ajan kuluessa ilmoitetaan kansainväliselle hallitukselle, joka päättää klubin lakkauttamisesta, sen jäämisestä status quoon tai siirtymisestä hyvään asemaan. 3. Ei-olemassa olevat tai tekaistut klubit a. Jos epäillään, että lionsklubi ei ole toiminnassa ja se on fiktiivinen, klubin toimintaa pitää tarkastella perusteellisesti, mukaan lukien: 1. Tarkistetaan kuukauden jäsenilmoitukset ja trendit jäsenten hankkimisessa tai menettämisessä 2. Kerätään todisteet klubin kokouksista ja aktiviteeteista 3. Tarkistetaan, että jäsenmaksut on suoritettu (piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset) 4. Varmistetaan että klubi on osallistunut lohkon, alueen ja piirin tapahtumiin 5. Tarkistetaan tapaukset joissa yhdestä piiristä on tullut kerralla useita klubinperustamishakemuksia V-9
6. Kerätään raportit piirikuvernööriltä ja ensimmäiseltä ja toiselta varapiirikuvernööriltä sekä lohko- ja aluejohtajilta, GMT- tai GLTkoordinaattorilta ja muilta piirin tai moninkertaispiirin johtajilta. 7. Otetaan yhteyttä alueen kansainvälisiin johtajiin klubin olemassaolon varmistamiseksi ja heidän kommenttiensa saamiseksi. 8. Kerätään muu tarpeellinen tieto 9. Samanaikaisesti lähetetään klubille rekisteröitynä kirjeenä ilmoitus ja siitä jäljennökset yllä mainituille henkilöille, jossa ilmoitetaan, että klubi on kansainvälisen päämajan tarkastuksen alaisena, ja pyydetään klubin presidenttiä vastaamaan lähetettyyn ilmoitukseen. Jos kahden viikon kuluessa klubista ei saada vastausta, lähetetään kirjallinen ilmoitus ja yhteydenottopyyntö vielä kerran. b. Jos toiseen yhteydenottoon ei saada klubin vastausta kahden viikon kuluessa, piirikuvernöörille, ensimmäiselle ja toiselle varapiirikuvernöörille ja piirin laajennusjohtajalle lähetetään vielä yksi viesti, jossa ilmoitetaan klubin asettamisesta status quoon ja että piiri- ja klubihallinnon toimikunta käsittelee saadut tiedot ja suosittelee jatkotoimia hallitukselle. Näitä jatkotoimia voivat olla: 1. Klubin lakkauttaminen 2. Piirikuvernöörit, jotka ovat hyväksyneet klubin perustamisen, voivat menettää oikeuden saada järjestön myöntämiä palkintoja, he menettävät entisen piirikuvernöörin tittelin ja heitä voidaan mahdollisesti pyytää eroamaan järjestöstä. 3. Kummiklubi saatetaan asettaa status quoon 4. Muita sopivaksi katsottuja toimia voidaan harkita c. Koska asian selvittämiseen menee runsaasti aikaa, ilmoitukset ei-olemassa olevasta klubista tulee tehdä piiri- ja klubihallinnon osastolle viimeistään 90 päivää ennen piirin tai moninkertaispiirin vuosikokousta. d. Klubi asetetaan status quoon kun tarvittavat todisteet on saatu siitä, että klubia ei ole olemassa. e. Lakkauttaminen: Ei-olemassa olevien klubien tiedot esitellään kansainväliselle hallitukselle, joka päättää tuleeko klubi lakkauttaa, pysyykö se status quossa tai onko se hyvässä tai aktiivisessa tilassa. 4. Lakkauttaminen tai yhteenliittyminen - Kun klubi on ilmoittanut kansainväliseen päämajaan lakkauttamispäätöksestään tai se yhdistyy toisen klubin kanssa ja kun piirikuvernööri on tästä yhtä mieltä, tullaan klubin perustamiskirja automaattisesti lakkauttamaan. Suositus klubin asettamisesta status quoon V-10
Piirikuvernööri voi tarpeelliseksi katsoessaan suositella klubia status quoon lähettämällä DA-971 lomakkeen päämajaan. Lomake löytyy Järjestön verkkosivuilta www.lionsclubs.org. Lähetä täytetty lomake osoitteella: Lions Clubs International Eurafrican Department 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Faksi: 630-706-9273 Sähköposti: eurafrican@lionsclubs.org LAKKAUTTAMISEN PERUUTTAMINEN Klubin lakkauttaminen voidaan mitätöidä 12 kuukauden kuluessa lakkauttamisesta, mikäli lakkauttamiseen johtaneet syyt on poistettu. Kaikki entiset velat tulee maksaa. Piirikuvernöörin tai yhteyslionin tulee pyytää lakkauttamisen mitätöintiä Uudelleenaktivointi-ilmoituksella. Pyynnöt uudelleenaktivoimisesta, jotka saadaan vähemmän kuin 90 päivää ennen piirin tai moninkertaispiirin vuosikokousta voidaan jättää käsittelemättä kunnes vuosikokous on pidetty. KLUBIEN PRIORITEETTISTATUS Prioriteettiklubit ovat klubeja, jotka tarvitsevat erityishuomiota, mutta ne ovat aktiivisessa tilassa ja niillä on kaikki aktiivisen lionsklubin oikeudet ja vastuut. Klubit voidaan asettaa prioriteettistatukseen milloin tahansa vuoden aikana. Kun klubi asetetaan prioriteettistatukseen, DG-tiimin tulee osoittaa miksi uudelleenrakentaminen on välttämätöntä ja antaa suunnitelma uudelleenrakentamisen toteuttamiseksi. Jokainen piiri voi asettaa korkeintaan viisi lionsklubia prioriteettistatukselle. Muita klubeja voidaan asettaa tämän jälkeen prioriteettistatukselle Piiri- ja klubihallinnon toimikunnan suostumuksella. Klubin, piirikuvernöörin ja ensimmäisen varapiirikuvernöörin tulee hyväksyä hakemus asettaa klubi prioriteettistatukselle ja hakemus tulee lähettää Piiri- ja klubihallinnon jaostoon. Klubissa tulee tapahtua mitattavissa olevaa edistymistä, jotta se voi pysyä prioriteettistatuksessa. Jos todistettavaa edistymistä tai nettokasvua jäsenmäärässä ei tapahdu kuuden kuukauden kuluessa, klubi voi menettää sen prioriteettistatuksen. Prioriteettistatus antaa piirikuvernööritiimin jäsenille mahdollisuuden vierailla kaksi ylimääräistä kertaa (piirikuvernööri tai hyväksytty DG-tiimin jäsen) klubissa. Varat tähän myönnetään nykyisen piirikuvernöörin budjetista. Prioriteettiklubi on aktiivinen klubi, jolla on kaikki lionsklubin oikeudet ja velvollisuudet ja sen tulee: V-11
a. Hyväksyä opaslionin nimittäminen klubille kahdeksi vuodeksi ja tehdä läheistä yhteistyötä piirin johdon kanssa klubin uudelleenrakentamiseksi. Sekä klubin että DG-tiimin tulee hyväksyä opaslion. b. Järjestää kokouksia, joissa keskustellaan klubin hallinnon parantamisesta, kehitetään johtajia ja lisätään jäsenmäärää. c. Raportoida edistymisestä aktiivisen statuksen saavuttamisessa piirin johdolle ja päämajaan Klubi- ja piirihallinnon jaostolle. d. Järjestää palveluaktiviteetteja ja varainkeruuta. e. Osallistua piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisiin tapahtumiin ja seminaareihin, mukaan lukien äänestää ja kannattaa tai nimittää ehdokas piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliseen virkaan, sponsoroida lionsklubia tai perustaa leoklubi. f. Lähettää kuukausittaisia aktiviteetti- ja jäsenilmoituksia; Prioriteettiklubissa olevat klubit jatkavat niiden jäsenmaksujen maksamista ja täyttävät niiden velvollisuudet tai ne voidaan asettaa status quoon ja lakkautetaan. Klubin katsotaan menestyneen, jos se on saavuttanut klubin asettamat tavoitteet, jotka se asetti kun prioriteettistatus myönnettiin sille. Suojeleva status quo 1. Lionsklubi voidaan asettaa suojelevaan status quoon piirikuvernöörin pyynnöstä silloin, kun sen kotimaassa tai -alueella: a. On käynnissä sota tai sisäinen levottomuus; b. Vallitsee poliittinen epävakaus; c. On tapahtunut luonnonkatastrofi; d. Tai jotkut muut erityistilanteet estävät klubia toimimasta normaalisti. 2. Lionsklubi voidaan asettaa suojelevaan status quoon aluksi 90 päivän ajaksi ja vielä lisäpäivien ajaksi mikäli tilanne sitä vaatii. 3. Suojelevassa status quossa olevan klubin voidaan sallia toimivan normaalisti, hallituksen sääntökokoelman Lionsklubin määritelmän mukaisesti, paitsi: a. Jäsenmaksujen suorittaminen (piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset); b. Kuukausittaisten aktiviteetti- ja jäsenilmoitusten toimittaminen. Klubi vapautetaan suojelevasta status quosta kun se pystyy toimimaan omin päin, maksaa sen piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset velat ja lähettää uudelleenaktivointiraportin. Suositus suojelevassa status quo -tilassa olleen klubin vapauttamisesta voidaan tehdä koska tahansa vuoden aikana, mutta V-12
erityisolosuhteissa kansainvälinen hallitus, piiri- ja klubihallinnon toimikunnan puolesta voi antaa vapauttaa klubin osasta velkojen maksua. Klubin uudelleenrakentamispalkinto Klubin uudelleenrakentamispalkinto myönnetään lioneille, jotka olivat keskeisessä asemassa lakkautetun tai status quo -tilassa olleen pienen klubin uudelleenaktivoimisessa ja saattamisessa toimintakuntoon. Palkintoa ei voida myöntää piirikuvernöörille. Kustakin uudelleenrakennetusta klubista voidaan myöntää erillinen palkinto. Jos kyseessä on alle 15 jäsenen heikko klubi jota ei kuitenkaan ole lakkautettu, eikä vielä laitettu status quoon, tulee palkittavaksi ehdotetun lionin olla kasvattanut klubia vähintään 20 jäseneen saman toimivuoden aikana. Klubin tulee olla hyvässä asemassa, olla aloittanut uusi palveluprojekti, toimittanut kuukausittaisen jäsenraportin kahtenatoista (12) peräkkäisenä kuukautena. Kun kyseessä on klubi joka on jo lakkautettu, tilapäisesti lopetettu tai status quo - tilassa, tullaan palkinto antamaan vasta kun klubi on uudelleen toiminnassa ja sillä on vähintään 20 jäsentä. Klubin tulee olla hyvässä asemassa, olla aloittanut uusi palveluprojekti, toimittanut kuukausittaisen jäsenraportin kahtenatoista (12) peräkkäisenä kuukautena. Tuki uusille klubeille Opaslion ja koulutettu opaslion -ohjelma Opaslionohjelmalla tuetaan uusia klubeja niiden kahden ensimmäisen toimivuoden aikana. Ohjelma pyrkii huomioimaan uusien klubien tarpeet niiden kasvaessa täyteen palvelukapasiteettiinsa paikkakunnalla. Rohkaise kaikkia opaslioneita suorittamaan Opaslionin koulutus. Opaslionin koulutusohjelma tarjoaa itsenäisenä opiskeluna suoritettavan kurssin opaslioniksi haluaville lioneille. Materiaalit löytyvät verkosta osoitteessa www.lionsclubs.org. Hae tiedot kirjoittamalla Koulutettu opaslion kotisivun yläreunassa olevaan hakulaatikkoon tai ota yhteyttä Piiri- ja klubihallinnon jaostoon josta saat tarvittavat tiedot Opaslionin koulutusohjelmasta sekä Koulutetun opaslionin työkalut ja esitelmät. Ryhmäesityksiä varten on saatavilla PowerPoint esitelmä sekä kouluttajan käsikirja. Huomaa seuraavat yksityiskohdat: 1. Yksi opaslion voi palvella korkeintaan kahden klubin oppaana samanaikaisesti. 2. Jotta lion säilyttää Koulutetun opaslionin pätevyyden, hänen tulee käydä opaslionin kurssi uudelleen joka kolmas vuosi. V-13
Kun piiriin perustetaan uusi klubi, piirikuvernööri nimittää klubille enintään kaksi opaslionia. Opaslionit tulevat usein sponsoriklubista, mutta se ei ole välttämätöntä. Opaslionin tulee olla kokenut lion mutta hänen ei tule olla jäsenenä uudessa klubissa. Opaslionien nimet tulee toimittaa perustamiskirjahakemuksen yhteydessä. Opaslionit: Saavat uuden klubin materiaalit ja tarvikkeet ja toimittavat ne uudelle klubille; Osallistuvat uuden klubin kokouksiin ensimmäisen kahden vuoden aikana; Neuvovat ja opastavat klubia tarpeen mukaan; Saavat opaslionin rintaneulan uuden klubin charter-tilaisuuden yhteydessä; Pyrkivät järjestämään yhteisen kokouksen kummiklubin ja uuden klubin kanssa kerran vuodessa; Rohkaisevat uutta klubia osallistumaan piirin tapahtumiin; Lähettävät statusraportteja kansainväliseen päämajaan. Koulutetut opaslionit saavat Lions Clubs Internationalilta Opaslionin palkinnon kahden vuoden viran päätyttyä, kun piiri- ja klubihallinnon osasto on vastaanottanut kaikki vaaditut edistymisraportit piiriltä. Lisätietoja opaslionohjelmasta ja koulutuksesta voi pyytää piiri- ja klubihallinnon jaoston Eurafrican osastolta, kansainvälisestä päämajasta: Lions Clubs International Eurafrican Department 300 W. 22 nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA Faksi: 630-706-9273 Sähköposti: districtadministration@lionsclubs.org Klubien yhteenliittymiset ja nimenmuutokset Kaksi tai useampi lionsklubia voivat halutessaan liittyä yhteen. Piirikuvernöörin tulee toimittaa Eurafrican osastolle täytetty Yhteenliittämislomake (DA-979). Vastikään yhdistynyt klubi voi pyytää päämajasta yhdistymistodistusta tunnustuksena yhdistyneiden klubien jäsenille. Klubin nimenmuutoslomake (DA-980) toimitetaan klubin toimesta Eurafrican osastolle. Lomake sisältää toimintaohjeet ja se löytyy LCI:n verkkosivuilta. Lomake on helposti löydettävissä hakutoiminnon avulla. Uusi perustamiskirja voidaan lähettää USD25 dollarin hintaan. V-14
Yksittäiset klubisiirrot Yksittäinen klubi voi siirtyä piiristä toiseen ja naapuripiirien rajoja voidaan vastaavasti muuttaa ilman, että noudatetaan virallista menettelyä, ellei piirien rajoja ole tarkoitus muuttaa ratkaisevasti. Klubin siirtymistä voidaan harkita sen jälkeen kun seuraavat tiedot on toimitettu Eurafrikan osastolle: Sen klubikokouksen pöytäkirjan jäljennös, jossa jäsenten enemmistö hyväksyi päätöksen siirrosta; Vastaavien piirien jokaisen nykyisen piirikuvernöörin kirjallinen hyväksyminen; Jäljennös piirihallitusten kokouspöytäkirjoista, joissa ilmoitetaan kyseessä olevien piirihallitusten hyväksyntä; Kartta, joka osoittaa sekä klubin nykyisen että uuden tarkan sijainnin ja kunkin piirin uudet rajat. Yksittäisen klubin siirto tulee voimaan välittömästi hyväksymisen jälkeen. Pyyntö yhden klubin siirtämiseksi lähetetään osoitteella: Lions Clubs International Eurafrican Department 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Faksi: 630-706-9273 Sähköposti: eurafrican@lionsclubs.org Klubin pankkitilit Lionsklubin tulee pitää yllä vähintään yhtä pankkitiliä taloudellisten toimien käsittelemiseksi, kuten jäsenmaksujen ja muiden varojen talletus tai välttämättömien klubimaksujen suorittaminen. Lue lisäohjeita luvusta Talous (luku 9) tässä käsikirjassa. Maksujen näistä varoista tulee ehdottomasti noudattaa Lionsklubien mallisääntöjä ja ohjesääntöä. Ota yhteyttä Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon lisäkysymyksissä koskien kuukausittaista tiliotetta accountsreceivable@lionsclubs.org. Klubin kuukausittaiset tiliotteet Kuukauden tiliote sisältää tiedot tilatuista klubitarvikkeista, jäsenmaksuista, muista maksuista sekä klubin suorittamista maksuista. 2011 Klubien tiliyhteenvedot ovat klubivirkailijoiden saatavilla MyLCI:n -sivulla. Voit ottaa yhteyttä Tilisaatavien ja klubien tilipalveluiden osastoon jos sinulla on kysymyksiä koskien tiliotteita accountsreceivable@lionsclubs.org. Jäsenmaksut Jäsenmaksut ovat jokavuotisia ja ne laskutetaan kaksi kertaa vuodessa. Ne perustuvat klubin jäsenraportteihin, jotka on annettu 30. kesäkuuta ja 31. joulukuuta. V-15
Uusien jäsenten jäsenmaksut alkavat sen kuukauden alusta, jolloin hän liittyi jäseneksi. Kokonaissumma uuden jäsenen jäsenmaksusta näkyy kuukauden tiliotteessa jäsenen nimen, numeron ja liittymispäivän lisäksi. Kokonaissummaan sisältyy: Liittymismaksu kuten kansainvälinen hallitus on päättänyt Jäsenmaksut suhteessa jäljellä oleviin kuukausiin sen maksujakson aikana Uudelleen liittynyt tai siirtojäsen Kuka tahansa lion, joka eroaa lionsklubista ja liittyy myöhemmin uudelleen tai hakee siirtojäsenyyttä, on uusi jäsen, jos eroamisesta on kulunut yli kaksitoista kuukautta ja klubia veloitetaan tämän mukaisesti. Eronneet jäsenet Jäsenmaksu palautetaan eronneista jäsenistä vain, jos eronneet jäsenet ilmoitetaan päämajaan kesäkuun tai joulukuun aikana vastaavilta puolivuotiskausilta ja kuukauden jäsenilmoitus on päämajassa 31. heinäkuuta tai 31. tammikuuta mennessä vastaavilta puolivuotiskausilta. Palautusta ei anneta minään muuna ajankohtana vuoden aikana. Jäsenmuutosten varmistaminen Klubeja veloitetaan uusista perustajajäsenistä liittymistä seuraavan kuukauden alusta sen jälkeen kun heidän tietonsa on ilmoitettu päämajaan. Maksu perustuu jäljellä oleviin kuukausiin siltä maksujaksolta (puolivuotiskaudelta). Perustajajäsenet Klubeja veloitetaan perustajajäsenistä liittymistä seuraavan kuukauden alusta sen jälkeen kun heidän tietonsa on ilmoitettu päämajaan. Maksu perustuu jäljellä oleviin kuukausiin siltä maksujaksolta (puolivuotiskaudelta). Klubin terveystarkastusraportti Klubin terveystarkastusraportti laadittiin antamaan lionjohtajille tietoja, jotka voivat auttaa arvioimaan klubin terveyttä. Siinä on kokoelma tietoja, jotka on kerätty klubin raporteista, maksuista ja muista sisäisistä tiedoista. Jakelu: Raportti lähetetään joka kuukauden toisella viikolla DG-tiimille, hallituksen sihteerille, piirin GMT- ja GLT-koordinaattoreille, väliaikaislohkon puheenjohtajalle, kuvernöörineuvoston puheenjohtajalle, moninkertaispiirin GMT- ja GLT koordinaattoreille, piirin ja moninkertaispiirin LCIF-koordinaattoreille, yhteyslioneille sekä opaslioneille (vain heidän omien klubiensa tiedot). Raportti perustuu kuukauden lopun numeroihin. Raportin muoto: V-16
Raportissa on kaksi osaa. Ensimmäisessä osassa on klubiin liittyvää tietoa kuten jäsenten määrä klubissa, klubin lahjoitukset ja raportointihistoria. Piirin luvuista löytyy yhteenveto raportin lopussa ja siinä annetaan tietoa piirin yleisestä tilanteesta. Klubeihin liittyvät tiedot: Monet kohdat ovat itsestään selviä, mutta alla on lisätietoja jokaisesta kohdasta ja tarpeellisesta toiminnasta piirin tilanteen parantamiseksi. Status Tässä osassa listataan jokaisen nykyisen klubin tilanne ja montako kertaa klubi on asetettu status quoon viimeisen kahden vuoden aikana. Huomio tulee kiinnittää siihen onko klubi nyt status quossa tai lakkautettu. Usein kyse on jäsenmaksujen maksamatta jättämisestä. Klubiin tulee ottaa yhteyttä, jotta se voi saada hyvän aseman palautettua. Jäsenyys Tämä osa perustuu kuukauden lopun kumulatiiviseen raporttiin. Vakavat jäsenmenetykset ja alhainen jäsenmäärä on merkitty punaisella. Vihreä väri tarkoittaa huomattavaa positiivista kasvua. Tässä osassa on myös klubin jäsenmäärä vuosi sitten ja eronneiden jäsenten keskimääräinen palveluaika, joka kertoo siitä onko klubi menettämässä uusia tai jo pidempään jäseninä olleita henkilöitä. Jäsentiedot ovat tarkkoja vain jos ne on raportoitu oikein. Seuraava osio auttaa päättelemään ovatko jäsenraportit ajan tasalla. Raportit Terveet klubit raportoivat säännöllisesti. Tämä osa pitää sinut ajan tasalla jäsen-, virkailija- ja aktiviteettiraporttien lähettämisen ajankohdista. Jos jäsenraportteja ei ole, se saattaa tarkoittaa että jäsentiedot eivät ole ajan tasalla. Siinä kerrotaan myös miten monta kautta presidentti on palvellut. Huomiota tulee kiinnittää klubeihin, joissa on sama presidentti monen vuoden ajan tai joissa kierrätetään samoja ihmisiä johtajan viroissa. Jotta klubi pysyy terveenä, sen tulee kehittää uusia johtajia. Huomaa, että alueet, joissa ei käytetä MyLCI-raportointia, aktiviteettiraportin sarakkeessa saattaa olla "NA." Jos "NR" näkyy listalla, se tarkoittaa että maalla on pääsy MyLCI:ihin, mutta sitä ei ole käytetty. Toinen kriittinen sarake on lista toimivista sähköpostiosoitteista. Huomaa että listatut nimien lyhenteet edustavat klubivirkailijoita, joista ei ole toimivaa sähköpostiosoitetta tiedossa. Koska suurin osa LCI:stä lähetetyt viestit lähetetään sähköpostitse, nämä johtajat jäävät ilman uusimpia tietoja. On tärkeää huolehtia, että jokaisella virkailijalla on toimiva sähköpostiosoite, jotta he saavat tarvitsemansa tiedot. LCIF Tässä osassa listataan kaikki klubin tai klubin jäsenten tekemät lahjoitukset säätiölle. Raportin yhteenveto: V-17
Raportin lopusta löytyy yhteenveto piirin luvuista ja yleisestä tilanteesta. Käytä tätä tietoa tunnistaaksesi alueet, joilla tarvitaan parannusta ja mitataksesi yleistä edistymistä. Raportin kokoaa piiri- ja klubihallinnon jaosto. Jos sinulla on kysyttävää raporttiin liittyen, ota yhteyttä piiri- ja klubihallintoon districtadministration@lionsclubs.org. V-18
V-19