sosiaalialan tietovarantojen ja tietojärjestelmien kehittäminen Uudellamaalla 2005-2007
Alueen sosiaalialan tiedonhallinnan nykytilanteen, ongelmakohtien ja kehittämistarpeiden selvittäminen Sosiaalitoimen tiedonhallinta Länsi- ja Keski-Uudellamaalla selvitys syksyllä 2005 (Heino & Perkiö) Länsi- ja Keski-Uudenmaan informaatioteknologian hyödyntäminen esiselvitys 2003 (Ohtonen)
yleiset tavoitteet paikantaa sosiaalialan tiedon hyödyntämisen kehittämisen kannalta keskeisimmät kysymykset kehittää sosiaalitoimen dokumentointia ja tilastointia sosiaalisen raportoinnin ja seudullisen kehittämisen näkökulmasta tuottaa informaatiota Sosiaalitaidon toiminta-alueen seutujen (Hiiden alue, KUUMA - yhteistyö, Länsi-Uusimaa) strategisten valintojen pohjaksi sosiaalihuollon tarpeiden ja erityispiirteiden näkökulmasta osatavoite 1 osatavoite 2 osatavoite 3 Sosiaalipäivystyksessä dokumentoitavan tiedon ja sen sisällön määrittely sekä asiakastietojärjestelmien seudullisen yhteiskäytön selvittäminen Lastensuojelun tiedontuotannon systematisointi ja yhtenäistäminen Seudullinen sosiaalitoimen tiedonhallinnan strategiatyön aloittaminen ja osaamisen lisääminen
lastensuojelun tiedontuotannon systematisointi ja yhtenäistäminen lastensuojelun sosiaalityöntekijöiden ryhmähaastattelut Hiiden alueella selvitetään lastensuojelun työprosessin eri vaiheissa tapahtuva dokumentointi, nykytila: mitä kirjataan ja mihin kootaan selvitys lastensuojelun dokumentoinnista ja ehdotus yhteisistä kirjaamiskäytännöistä: ryhmähaastattelut aiemmat selvitykset ja tutkimukset selvitykseen perustuvat lastensuojelun dokumentointikäytännöt käyttöön ja käytäntöjen muokkaaminen jatkotyöskentelyllä määritellään dokumentoinnin tavoitetila: mitä tieto tulisi dokumentoida ja millä tavoin luodaan sosiaalisen raportoinnin malli tuottamaan tietoa Hiiden alueen lastensuojelusta lastensuojelun yhtenäinen dokumentointi ja tiedon tuotanto
seudullisen sosiaalitoimen tiedonhallinnan strategiatyön aloittaminen ja osaamisen lisääminen Sosiaalitoimen tiedonhallinta-seminaari huhtikuun 25. päivä 2006 Järvenpäässä tiedonhallinta ja johtaminen valtakunnallinen kehittämistyö seudulliset ja paikalliset ratkaisut strategiatyön tarpeesta keskusteleminen Strategiatyötä valmistelevat työkokoukset määrittelee strategiatyön reunaehdot: mm. valtakunnallinen suuntaus seudullinen muu yhteistyö muut strategiat ja toiminnalliset tarpeet yhteistyöverkostot: sosiaalitoimen johto ja henkilöstö tietohallinnon osaajat valtakunnalliset ja seudulliset kehittämishankkeet seudulliset tavoiteohjelmat sosiaalitoimen tiedonhallintaan ja strategiatyön jatkaminen
Keski-Uusimaa 2 lastensuojelun tiedontuotannon kehittäminen Länsi-Uusimaa Hiiden alue Tammisaari Pohja Sammatti Karjalohja Karjaa Nummi-Pusula Lohja Inkoo Karkkila Siuntio Vihti Kirkkonummi Keski- Uusimaa Hyvinkää Mäntsälä Nurmijärvi Järvenpää Pornainen Tuusula Kerava 1sosiaalipäivystyksessä dokumentoitava tieto ja seudullisen asiakastietojärjestelmän tarpeen selvittäminen Hanko 3 seudullisen sosiaalitoimen tiedonhallinnan strategiatyön aloittaminen seuduilla
OHJAUSRYHMÄ Uudenmaan maakuntaliitto Länsi- ja Keski-Uudenmaan kuntien sosiaalitoimen edustajat Tutkijat Stakes Sosiaalitaito PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ SOSIAALITAIDON TYÖNTEKIJÄT LÄNSI- JA KESKI-UUDENMAAN SOSIAALITOIMI sosiaalipäivystyksen tiedonhallinta -työryhmä lastensuojelun tiedontuotannon ryhmähaastattelut tiedonhallinnan seminaari ja työkokoukset muut yhteistyöryhmät ja henkilöt MUUT YHTEISTYÖVERKOSTOT Valtakunnallinen sosiaalialan tietoteknologia-hanke Muut seudulliset sosiaalialan tietoteknologia-hankkeet Ohjelmatoimittajat HUS/Uuma aluetietojärjestelmä-hanke
Maija Gartman, sosiaalijohtaja, Keravan kaupunki Petteri Heino, erikoissuunnittelija, Sosiaalitaito Pirkko Hynynen, perusturvajohtaja, Karkkilan kaupunki Juhani Joutsenlahti, tutkija, Uudenmaan liitto Virva Juurikkala, johtava sosiaalityöntekijä, Järvenpään kaupunki Satu Koskela, sosiaalihuollon johtaja, Hyvinkään kaupunki Sirpa Kuusisto-Niemi, lehtori, Kuopion yliopisto Aino Kääriäinen, tutkija, Lastensuojelun keskusliitto Göran Sannholm, seutukehittäjä, Hangon kaupunki Anna Väinälä, erikoissuunnittelija, Stakes
Uudenmaan liitto/maakunnan kehittämisraha ja Sosiaalitaito Oy vuosille 2005-2007 toteutus Länsi- ja Keski-Uudellamaalla
2005 2006 2007 selvitys sosiaalitoimen tiedonhallinnasta OSATAVOITE 1 OSATAVOITE 2 OSATAVOITE 3 hankkeen toteuttamissuunnitelma päivystyksen työryhmä selvitys viitetietojärjestelmästä ryhmähaastattelut seminaari 25.4.06 päivystyksen yhteiset dokumentointikäytännöt: käyttöönotto ja muokkaaminen mahdollinen päätös seudullisesta järjestelmästä: rahoitus ja käyttöönotto selvitys lastensuojelun dokumentoinnista, käytännöt: käyttöönotto ja muokkaus lastensuojelun sosiaalisen raportoinnin malli sosiaalitoimen tiedonhallinnan seudullisia strategioita valmistelevat työkokoukset loppuseminaarit ja kehittämistyön jatkaminen
Erilaisista päivystykseen liittyvistä tiedonhallinnan käytännöistä sopimista: päivystäjän mahdollisuus päästä katsomaan eri kunnista tulevien asiakkaiden tietoja? mitkä ovat yhteiset dokumentoinnin käytännöt? Toiminnallinen tarve selvittää sosiaalipäivystyksen tiedonhallintaa sosiaalipäivystyksen yhteiset dokumentoinnin käytännöt Keski-Uudellamaalla seudullinen sosiaalipäivystyksen asiakastietojärjestelmä käyttöön / tarveselvitys
Keski-Uudellemaalle suunniteltu sosiaalipäivystys Hyvinkää asukkaita noin 44 000 Hyvinkään kihlakunta Hyvinkään sairaanhoitopiiri Nurmijärvi asukkaita noin 37 000 Hyvinkään kihlakunta Hyvinkään sairaanhoitopiiri Tuusula asukkaita noin 35 000 Keski-Uudenmaan kihlakunta Hyvinkään sairaanhoitopiiri sosiaalipäivystysyksiköt muuta: Kuuma-alueen yhteistyö (Hyvinkäätä lukuun ottamatta) alue kuuluu Itä- ja Keski-Uudenmaan hätäkeskukseen HUS vastaa alueen sairaanhoidosta Mäntsälä asukkaita noin 18 000 Orimattilan kihlakunta Hyvinkään sairaanhoitopiiri Pornainen asukkaita noin 5000 Porvoon kihlakunta Porvoon sairaanhoitopiiri Järvenpää asukkaita noin 38 000 Keski-Uudenmaan kihlakunta Hyvinkään sairaanhoitopiiri Kerava asukkaita noin 32 000 Keski-Uudenmaan kihlakunta HYKS toimialue
sosiaalipäivystyksessä dokumentoitavan tiedon ja sen sisällön määrittely sosiaalipäivystyksen tiedonhallinta-työryhmä määrittelee ja kuvaa sosiaalipäivystys-toiminnan työprosessin määrittelee työprosessin eri vaiheissa dokumentoitavan tiedon ja tiedon saannin tarpeen: sisältö, kirjaus, vaihto perustyön/ eri viranomaisten kanssa, seurantalomakkeet työryhmä: Elisa Arnberg Katrina Packalén Katriina Peltola Riitta Suonurmi Minna Tynkkynen Susan Sundström-Varjonen projektipäällikkö määrittelee dokumentoinnin tavoitetilan ja luo yhteiset käytännöt tavoitetilan saavuttamista varten sosiaalipäivystyksen yhteiset dokumentoinnin käytännöt Keski- Uudellamaalla
Sosiaalipäivystyksen alustava prosessikuvaus 1 Ilmoitus Ilmoitus 2 Taustatietojen Taustatietojen selvittely selvittely 3 Tilannearvio Tilannearvio 4 Työskentelyvaihe Työskentelyvaihe 5 Ratkaisun Ratkaisun tekeminen tekeminen 1 Ilmoitus Ilmoittaja: -hätäkeskus -poliisi (kenttäjohtaja, partiojohtaja jne.) -terveyskeskus tai sairaala -nuorisotyö -lastenkoti 6 Dokumentointivaihe Dokumentointivaihe 7 Tilanteen Tilanteen seuranta seuranta 8 Asiakkuuden siirto perustyöhön
sosiaalipäivystyksen eri prosessin vaiheissa tehtävä dokumentointi Dokumentointi: mitä dokumentoitavaa tietoa syntyy prosessin vaiheessa? mitä tietoja ilmoittajalta tulisi saada? muuta? Tiedonsaanti ja vaihto: mitä tietoa on saatavana? mitä tietoa pitäisi olla saatavana? tietosuoja ja suostumus, eri viranomaisten tiedonvaihto? muuta? Dokumentoitavia tietoja: Ilmoituksen tekijä (yhteyttä ottanut taho): - yhteystiedot - ajankohta (pvm ja kello) Ilmoituksen sisältö: - henkilöt, joita ilmoitus koskee: nimi, kotikunta, ikä, yhteystiedot - tapahtuman laatu/sisältö (eri vaihtoehtoja: lastensuojelu, perheväkivalta, tulipalo, muu kriisitilanne -> hätäkeskuksen koodit?) - mitä on jo tehty. Esimerkiksi: Kirjallinen lastensuojeluilmoitus (viran puolesta tehtävä)
asiakastietojärjestelmien seudullisen yhteiskäytön selvittäminen näkemyksien kerääminen seudullisesta asiakastietojärjestelmästä Kuuma sosiaalipalvelujen työryhmä päivystyksen tiedonhallinta-työryhmä kokemukset muualla Suomessa neuvottelut ohjelmatoimittajien, viitetietojärjestelmätoimittajan, HUS:in Uuma-hankkeen kanssa päätös seudullisen asiakastietojärjestelmän tarpeellisuudesta kunnallinen päätöksenteko KYLLÄ verkostot: Elisa HUS Uumahanke asiakastietojärjestelmähanke - rahoitushakemus STM/? EI esiselvitys seudullisesta asiakastietojärjestelmästä: toiminnallinen tarve, tekniset edellytykset ja vaatimukset, kustannukset sekä rahoitus seudullisen sosiaalipäivystyksen asiakastietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto seudullinen sosiaalipäivystyksen asiakastietojärjestelmä käyttöön / tarveselvitys
Seudullinen asiakastietojärjestelmä lyhyesti: kyse kuntien tai niiden organisaatioiden rajat ylittävästä asiakkaan tietojen sähköisestä siirtämisestä ja yhteiskäytöstä asiakastiedot ovat katsottavissa kaikilta järjestelmään kuuluvien kuntien ja niiden yksiköitten työasemilta. Viitetietojärjestelmä seudullisena järjestelmänä: usean eri ohjelmatoimittajan tietojärjestelmät on yhdistetty toisiinsa ns. viitehakemiston tai tietokannan avulla (esim. Satakunta, HUS ja Pirkanmaa) asiakastapahtumasta, joka on kirjattu omaan asiakasjärjestelmään, muodostuu viite viitetietokantaan viite toimii linkkinä, jonka avulla perusjärjestelmään kirjattua tietoa pääsee katsomaan suojatun internet-yhteyden kautta työntekijä toisesta kunnasta
Perustyön tiedonhallinta Päivystyksen tiedonhallinta Tuusulan sosiaalityöntekijä? Järvenpään sosiaalipäivystysyksikkö? Sosiaalitoimen omat asiakastietojärjestelmät asiakastiedoista Pro Consona muodostuu viitteitä Effica Viitetietohakemisto - eri kunnan asiakastietojen selaaminen viitetietokannan avulla? yksikön dokumentointi? käytetään jonkin kunnan asiakasjärjestelmää? vai välitetäänkö tapahtuman tiedot asiakkaan kotikuntaan, jonka järjestelmään ne kirjataan? kulkeeko päivystyksestä suoraan tietoa viitetietojärjestelmään ns. lähete-palaute-toiminnolla?? Mäntsälän sosiaalityöntekijä? Hyvinkään sosiaalipäivystysyksikkö asiakastietojen selaaminen asiakastietojen kirjaaminen ja selaaminen
mahdollisuuksia valtakunnallisesti kiinnostava seudullinen sosiaalialan asiakasjärjestelmien yhteiskäyttö askel kohti alueellisia sosiaalitoimen järjestelmiä selkeä toiminnallinen rajaus ja tarve tiedon tuotannon ja palvelun yhtenäistäminen haasteita sosiaalitoimen seudullisesta järjestelmien yhteiskäytöstä vähän aiempaa kokemusta taloudelliset kustannukset tietotekninen muutos irrallaan toiminnasta tekniset esteet järjestelmien yhteiskäytölle seudulliseen järjestelmään kirjaaminen? erilaiset tietosisällöt ja dokumentointikäytännöt ohjelmasta ja kunnasta riippuen tietosuojakysymykset
sosiaalipäivystyksen yhteiset dokumentoinnin käytännöt Keski-Uudellamaalla seudullinen sosiaalipäivystyksen asiakastietojärjestelmä käyttöön / tarveselvitys lastensuojelun yhtenäinen dokumentointi ja tiedon tuotanto seudulliset tavoiteohjelmat sosiaalitoimen tiedonhallintaan ja strategiatyön jatkaminen toimintaa kuvaavaa ja seudullisesti vertailukelpoista tietoa samanlaatuisia palveluja asiakkaalle palveluyksiköstä tai työntekijästä riippumatta työntekijän ja asiakkaan oikeudet turvaava dokumentointia seudullinen yhteistyö sosiaalialan tiedonhallinnassa
projektipäällikkö Hannu Hyytinen Seutulantie 3-5 A 04400 Järvenpää puh. 020 7401 797 hannu.hyytinen@sosiaalitaito.fi www.sosiaalitaito.fi