1. TULOKSELLISUUS JA TULOSTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN Arkistolaitos on tehtävänsä mukaisesti varmistanut kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilymisen ja niiden käytettävyyden, edistänyt tutkimusta sekä ohjannut ja kehittänyt arkistotointa. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto luotettavan ja monipuolisen kokonaiskuvan luomiseksi suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikoina. Arkistolaitos on toimintavuonna onnistunut tehtävässään kohtuullisesti suhteessa sen käytettävissä olleisiin määrärahoihin ja sille asetettuihin tavoitteisiin. Tässä tilinpäätöskannanotossa ministeriö kiinnittää huomiota lähinnä niihin tavoitteisiin, joita arkistolaitos ei ole saavuttanut tai saavutti erityisen hyvin. Toiminnallinen tehokkuus ja voimavarat Voimavarat 2010-2012 Talous- ja lisätalousarviot (milj.euroa) 2 010 2 011 2 012 29.40.02 arkistolaitoken toimintamenot 22,535 19,440 19,406 29.40.53.2 yksityiset arkistot 5,015 4,875 5,035 29.40.53.7 tutkimusaineistojen saatavuuden parantaminen 2,170 0,404 0,532 29.40.53 veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen 29.40.53.2 yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) mukaisiin menoihin, 29.40.53.7 tieteen ja yhteiskunnan vuorovaikutuksen edistämiseen, tutkimusaineistojen saatavuuden parantamiseen sis. kertaluonteisen digitointimäärärahan v. 2010 2,07 milj.euroa. Tilinpäätöksessä vuodelta 2011 siirtyi toimintamenomäärärahasta 331 072 euroa vuodelle 2012. Vuodelle 2013 siirtyi toimintamenomäärärahasta 262 632 euroa, mikä kertoo arkistolaitoksen heikosta maksuvalmiudesta ja toiminnan haavoittuvuudesta. Arkistolaitos sai tieteen veikkausvoittovaroista hankerahoitusta yhteensä 532 500 euroa valtionhallinnon pysyvästi säilytettävien sähköisten aineistojen palvelujärjestelmään (VAPA), mikrofilmien hankkimiseen Venäjältä, von Stedingk-suvun Suomea ja Suomen valtakunnan rajoja koskevien asiakirjojen ostoon sekä arkistojen hakemistopalvelu AHAAn kehittämiseen. Maksullisessa toiminnassa julkisoikeudellisten suoritteiden tuotto laski edellisvuodesta ollen kertomusvuonna 132 000 euroa (2011: 141 000 euroa). Liiketaloudellisten suoritteiden tuotto nousi 1 720 000 euroon (2011: 1 393 000 euroa). Julkisten suoritteiden kustannusvastaavuus oli 2012 28,7 % (2011: 28,6 %) tavoitteen ollessa 50 %. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus huononi 87,6 %:iin (2011: 107,5 %). Arkistolaitoksen yhteisrahoitteisten hankkeiden omarahoitusosuus oli 65,6 % vaihdellen hankkeittain 3,4-84,4 %:n välillä. Kustannusvastaavuustavoite oli 80 %. Arkistolaitoksen tulee erittäin tiukassa taloudellisessa tilanteessaan edelleen harkita, onko sen tarkoituksenmukaista osallistua hankkeisiin, joissa sen omarahoitusosuus nousee huomattavan korkeaksi tai toiminta vie kohtuuttomasti henkilöstön panosta. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellisvuottakin tiukempi valtion talousarviossa tehdyistä leikkauksista ja arkistolaitoksen menorakenteesta johtuen: yli 40 % sen toimintamenoista kohdentuu kiinteistömenoihin asiakirja-aineistojen säilyttämiseksi arkistolaitoksen lakisääteisten tehtävien mukaisesti. Käyttömenoihin eli muuhun kuin Arkistolaitos Sivu 1(5)
palkka- ja kiinteistömenoihin käytettävissä olevat varat ovat supistuneet jatkuvasti. Arkistolaitos on jo useamman vuoden ajan toteuttanut sopeuttamisohjelmaa taloutensa tasapainon saavuttamiseksi. Tuotokset ja laadunhallinta Arkistolaitoksen toiminnassa painottui keskusarkistoon liittyvä suunnittelu sekä aineistojen hallinnan ja saatavuuden parantaminen erityisesti sähköisesti. Arkistolaitoksen vuosien 2013-2015 tietopalvelustrategian keskeisiä tavoitteita ovat mm. sähköisen asiointipalvelun jatkuva parantaminen ja itsepalvelun lisääminen. Ministeriö katsoo, että arkistolaitoksen toimet ovat oikeansuuntaisia. Toiminnan tulosellisuutta seurataan kolmella tulosalueella, joita ovat tutkimus ja kehittäminen, aineistohallinta sekä tietopalvelu. Arkistokoulutuksen osallistujamäärissä ei edelleenkään saavutettu annettua tavoitetta, vaikka edellisvuoden tilinpäätöskannanotossa ministeriö kehotti arkistolaitosta ryhtymään toimiin koulutuksen vetovoimaisuuden parantamiseksi. Resurssien vähenemisen ja toisaalle suuntaamisen vuoksi asiantuntijatehtävien määrä putosi vuoden 2011 luvusta 6 982 vuoden 2012 lukuun 3 940 ja arkistotarkastukset lopetettiin. Kansalliseen digitaaliseen kirjastoon liittyvä, aineistojen hakemistopalveluja parantava AHAA-hanke eteni ja tutkijasalija tietopalvelujen käyttöä edistävä Astia -tilauspalvelu mahdollisti ennakkotilaukset käyttäjille. Digitaaliarkiston käyttö lisääntyi 67 %:lla (2011: 17 000 000; 2012: 28 470 000). Tutkijakäynnit vähenivät 19 %:lla ja tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrässä arkistolaitos jäi alle tavoitteesta, mikä on ymmärrettävää digitaalisten aineistojen lisääntyessä. Lisäksi tutkijasalien aukioloaikojen lyhentäminen resurssisäästösyistä on vähentänyt käyntejä. Suoritteiden määrät ylittivät tavoitteen tai nousivat edellisvuodesta mm. annetussa koulutuksessa, arkistosiirroissa sekä mikrokuvauksen, digitoinnin ja konservoinnin alueella. Arkistolaitos sai merkittävästi vähennettyä (2012: 729; 2011: 1 632) virallisten selvitysten toimitusaikojen ylityksiä (tavoite kaksi viikkoa tai vähemmän), mitä voi pitää hyvänä suuntana. Liiketaloudellisiin suoritteisiin kuuluvien selvitysten toimitusaikojen ylitykset sen sijaan kasvoivat, koska resursseja suunnattiin muualle. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Arkistolaitoksen htv-määrä oli 31.12.2012 yhteensä 235,7, kun se edellisvuonna oli 247,7 htv:tä. Sairauspoissaolojen määrä oli 7,2 pv/htv (valtion keskimääräinen taso 9,3 pv/htv) laskien edellisvuoden 11,9 pv/htv:stä, mitä voi pitää hyvänä. Arkistolaitoksen työtyytyväisyyttä mitataan joka toinen vuosi. Vuonna 2012 ei mittausta tehty. Arkistolaitos panosti kertomusvuonna edellisvuoden tavoin muutoksen hallintaan, esimiestyön ja työyhteisön kehittämiseen sekä henkilöstön urakehityksen mahdollistaviin toimiin. Ministeriö pitää linjausta hyvänä. Myös sairaustapausten määrä laski. 2. TULOKSELLISUUDEN RAPORTOINNIN ASIANMUKAISUUS Tilinpäätös antaa kokonaiskuvan arkistolaitoksen vuoden 2012 toiminnasta. Ministeriö toteaa, että tilinpäätösasiakirjan informaatioarvoa olisi kuitenkin kasvattanut tulosten ja taustalla olevien Arkistolaitos Sivu 2(5)
tekijöiden perusteellisempi analysointi. Valtiontalouden tarkastusviraston tilintarkastuskertomuksessa vuodelle 2012 on huomautettavaa arkistolaitokselle. Valtiontalouden tarkastusvirasto toteaa, että talousarviomomentin 29.40.53 (veikkauksen ja raha-arpajaisten voittovarat tieteen edistämiseen, arviomääräraha) määrärahaa on käytetty talousarvion ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 5 a :n vastaisesti vuodelle 2013 kuuluvien menojen (ennakkomaksu ulkomaisesta arkistohankinnasta, 149 000 euroa) maksamiseen. Menettelyllä on valtion talousarviosta annetun lain 7 :n vastaisesti pidennetty arviomäärärahan käyttöaikaa. Valtiontalouden tarkastusvirasto toteaa antamassaan tilintarkastuksen vuosiyhteenvedossa muun muassa, että tilinpäätöksessä esitettyjä taloudellisuutta ja tuottavuutta kuvaavia tietoja, henkilötyövuositietoja sekä tuotoksien ja laadunhallinnan tulosindikaattoritietoja voidaan pitää pääsääntöisesti luotettavina ja riittävinä, mutta tietojen yhteys laskentajärjestelmiin on dokumentoitu tilinpäätösaineistossa puutteellisesti. Lisäksi kaikkia tietoja ei ole täsmäytetty dokumentoiden kirjanpitoon eikä muiden laskentajärjestelmien tietoihin, kuten työaikajärjestelmän palkkaraporttiin. Valtiontalouden tarkastusvirasto kiinnittää huomiota myös maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuteen todeten, että Kansallisarkiston tulee ryhtyä toimiin maksullisten julkisoikeudellisten suoritteidensa alihinnoittelun poistamiseksi ja tehostaa toimia liiketaloudellisen toiminnan kannattavuuden parantamiseksi. 3. ARKISTOLAITOKSEN HAASTEET JA KEHITTÄMISTARPEET Arkistolaitoksen pitkäaikaisena haasteena on voimavarojen riittävyys. Arkistolaitos keskittyy ydintehtäviinsä ja kehittää toimintaprosessejaan tehokkaiksi. Arkistolaitoksen on otettava huomioon, että hallitusohjelman mukainen tuottavuus- ja vaikuttavuusohjelma (VATU) edellyttää resurssisäästöjä, lisäksi hallituskaudella toteutetaan muita säästöjä kuten hallinnonalan rakenteen uudistaminen. Arkistolaitoksen tulee sopeuttaa toimintaansa väheneviin voimavaroihin huomioiden samalla henkilöstön jaksaminen. Kansallisarkiston on ryhdyttävä välittömästi toimiin Valtiontalouden tarkastusviraston osoittamien puutteiden korjaamiseksi. Kansallisarkiston tulee vastaisuudessa käyttää arviomäärärahaa talousarviolain mukaisesti. Arkistolaitoksen tulee parantaa tilinpäätökseen liittyvien tietojen keräämis- ja säilyttämistapaa sekä yhteenvetolaskelmien ja muiden tietojen selvyyttä ja oikeellisuutta. Tilinpäätösraporttiin tulee jatkossakin sisällyttää laaja indikaattoripatteristo, jotta arkistolaitoksen toiminnan kokonaisuudesta sekä vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta saadaan kattava kuva. Huomiota on kiinnitettävä maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuteen ja alihinnoittelun poistamiseen. Liiketaloudellisten palveluiden hinnoittelua tulee kehittää siten, että palvelut tuottavat kustannusvastaavuus huomioiden voittoa. Arkistolaitoksen tulee sekä omissa järjestelmissään että ohjaustehtävässään ottaa huomioon voimassaoloeva lainsäädäntö, valtioneuvoston määrittelemät tietohallinnon yleiset kehittämis- ja toimintaperiaatteet ja tietohallinnon nojalla annettavat yhteentoimivuutta koskevat säännökset. Valtionhallinnon tietohallinnon kehittämiseen liittyvissä ja muissa mahdollisissa arkistolaitosta koskevissa merkittävissä linjauskysymyksissä tulee käydä keskustelua opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. Arkistolaitos Sivu 3(5)
Arkistolaitoksen tila-asiat edellyttävät edelleen suunnittelua, seurantaa ja aktiivisia toimenpiteitä ottaen huomioon tilojen tarkoituksenmukaisen käytön, mukaanlukien erityisesti tilanhallintajärjestelmän hankinnan, sekä taloudellisuuden ja tehokkuuden. Arkistolaitoksen tulee jatkaa Mikkeliin sijoitettavan keskusarkiston suunnittelutoimia opetus-ja kulttuuriministeriön asiasta tekemien peruslinjausten pohjalta. Arkistolaitoksen tulee kiinnittää huomiota sekä arkistolaitoksen organisaation kehittämiseen että tilojen tarkoituksenmukaiseen hallintaan ja logistiikkaan tavoitteena hyvä palvelukyky ja taloudellisen liikkumavaran lisääminen. 4. MINISTERIÖN TOIMENPITEET TULOKSELLISUUDEN PARANTAMISEKSI Opetus- ja kulttuuriministeriö valmistelee yhdessä arkistolaitoksen ja muiden toimijoiden kanssa arkistolainsäädännön uudistamisen niin, että uudet säädökset turvaavat keskeisen ja tarkoituksenmukaisen asiakirjallisen kulttuuriperintöaineiston säilymisen ja käyttöön saamisen tutkijoille, oikeudenhoitoon ja muille kansalaisille. Ministeriö teettää tässä yhteydessä myös teknisen selvityksen sähköisten aineistojen vastaanotto ja palvelujärjestelmä VAPAsta. Ministeriö ottaa huomioon arkistolaitoksen uutta maksuasetusta valmistellessaan Valtiontalouden tarkastusviraston kommentit maksullisen toiminnan kustannusvastaavuudesta, jonka mukaan Kansallisarkiston tulee ryhtyä toimiin maksullisten julkisoikeudellisten suoritteidensa alihinnoittelun poistamiseksi ja tehostaa toimia liiketaloudellisen toiminnan kannattavuuden parantamiseksi. Ministeriö jatkaa Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanketta tavoitteena erityisesti digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytysratkaisujen kehittäminen. Kehyspäätös vuosille 2014-2017 sisältää määrärahalisäykset vuokrakustannuksiin koskien keskusarkistoa vuodesta 2017 lähtien. Arkistolaitos Sivu 4(5)
LIITE 1 Tunnuslukujen toteumia 2010-2012 Tavoite: Arkistolaitos kehittää ja ohjaa arkistotointa siten, että julkisen sektorin 2 010 2011 2 012 asiakirjahallintoa ja arkistotointa hoidetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Annettu koulutus (luentotuntien lkm) 770 836 880 Asiantuntijatehtävien lkm 6 804 6 982 3 940 Tarkastusten lkm 76 63 (lopetettu) 29 Henkilötyövuodet (ylläolevien indikaattorien osalta) 9,9 7,61 6,89 Tavoite: Arkistolaitos säilyttää hallussaan olevat arkistoaineistot tehokkaasti ja turvallisesti sekä parantaa niiden käytetävyyttä ja saatavuutta. Järjestetyt arkistot (hyllymetriä) 2 477 3 341 3 182 Arkistosiirrot (virka- ja yksityisarkistot, hyllymetriä) 7 167 4 909 5 439 Mikrokuvauksen, digitoinnin ja konservoinnin suoritteet (kpl) 5 930 650 2 579 061 3 890 784 Henkilötyövuodet (ylläolevien indikaattorien osalta) 97,3* 56,59 57,28 Tavoite: Arkistolaitos tarjoaa asiakkailleen monipuolista, luotettavaa ja nopeaa, maksutonta ja maksullista tietopalvelua. Asiakaspalvelussa lisätään itsepalvelua sekä kehitetään sähköisiä asiointipalveluja. Viralliseen tarkotukseen tilattujen selvitysten toimitusaikatavoite on kaksi viikkoa. Tutkijakäynnit (kpl) 52 323 49 303 39 827 Tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt (kpl) 84 213 72 494 62 757 Selvitykset (kpl) 20 974 21 981 22 068 Kaukolainat (kpl) 47 204 29 894 20 014 Henkilötyövuodet (ylläolevien indikaattorien osalta) 61,9 46,44 51,55 Tavoite: Arkistolaitos kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja - tyytyväisyys. Koko henkilöstö (tehdyt henkilötyövuodet) 283,3 247,7 235,7 Työtyytyväisyysindeksi - 3,4 - Henkilöstökoulutus (%työajasta) 1,0 1,0 1,0 Sairauspoissaolot tp/htv 9,7 11,9 7,2 * Lukuun sisältyy myös kertaluontoisella elvytysrahoituksella digitointiin määräaikaisesti palkatut 27 htv Arkistolaitos Sivu 5(5)