MUISTIO LEANISTA KÄYTÄNTÖÖN -HANKKEN OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika Tiistai 19.9.2017 klo 8.00 9.30 Paikka Satakunnan keskussairaala, B1 neuvotteluhuone Jäsenet Haavisto Ermo, puheenjohtaja Hakanen Katriina (Arvola Tuula) Vaula Eija (Peltomaa Katriina) - 9.00 Korpela Jukka (Nieminen Eija) Sjövall Sari (Santavirta Juhani) Luoma Anssi (Maunola Minna) Alinen Jouko (Saarinen Tuula) Viljanen-Peuraniemi Mari Niemi Mari Kemppainen Raija (Starck Erja) Purola Heidi, sihteeri Suominen Sanna, esittelijä Kutsuttuna Klimoff Saija, YAMK-opiskelija 9.00 Poissa Haapasalo-Pesu Kirsi-Maria (Hänti Jussi) Kallio Tapio (Laine Ari-Pekka) Hagman Harri (Nurmi Liisa) Asialista 2/2017 1. Avaus ja kokouksen päätösvaltaisuus Puheenjohtaja Ermo Haavisto 19.9.2017: Kokoukseen ovat oikeutettuja osallistumaan, jäsenet ja varajäsenet, projektisuunnittelija, sihteeri sekä kutsuttuna Saija Klimoff (3. LeanGame verkko-oppimispelin pilotoinnin tulokset). Todetaan läsnäolijat ja kokouksen päätösvaltaisuus. Todettiin läsäolijat ja kokouksen päätösvaltaisuus. Avattiin kokous.
2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 1. Ohjausryhmän kokouksen muistio 10.4.2017 Puheenjohtaja Ermo Haavisto 19.9.2017: Ohjausryhmän jäsenet esittävät tarvittavat muutokset aiemmin tutustumaansa muistioon. Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 3. LeanGame verkko-oppimispelin pilotoinnin tulokset 2. LeanGame oppimispelin pilotoinnin tutkimustulokset (liitetään muistioon) YAMK-opiskelija Saija Klimoff 19.9.2017: LeanGame verkko-oppimispelin pilotoinnin tutkimustulosten esittely. Ohjausryhmä esittää tutkimustulosten perusteella näkemyksensä LeanGame:n jalkauttamisen etenemisestä. Saija esitteli oppimispelin pilotoinnin tutkimustuloksia. Oppimispelin tutkimustuloksista voidaan todeta, että koulutukseen osallistuminen oli eniten pelattu peli, lisäksi kaikista pelaajista reilu puolet ei ollut kuullutkaan leanista aiemmin. Pelin pelaamisella ei koettu että saadaan ideoita leanin toteuttamiseen. Hukan tunnistamisen osalta ei myöskään koettu pelin opettavan tarpeeksi. Kyselyn perusteella 78 % osallistuisi myös jatkossa opetukseen, joka tapahtuu oppimispelin kautta. Peliä myös suositeltaisiin työtoverille. Edelleen vastaajat kokivat, että pelin tavoite ja tarkoitus jäivät pelaajille epäselviksi. Kaikkiaan peli todettiin lähinnä asian tutuksi tuojana, ja toivottiin että pelistä saisi enemmän konkreettista tietoa, palautetta ja ylipäätään jotain jatkossa hyödynnettävää tietoa. Pelin toiminnalliset ongelmat (ei voi keskeyttää, kesto liian pitkä, käyttöjärjestelmäongelmat) estävät tehokkaan hyödyntämisen. Keskusteltiin pelillistämisen olevan ajankohtainen tapa levittää tietoa ja kouluttaa. Pohdittiin, miten pelimuotoisena toteutetun koulutuksen saisi parhaiten hyödynnettyä. Todettiin että käyttöjärjestelmä ei saa muodostua käytön esteeksi, joten pelin toimiminen ja riittävä joustavuus olisi ensiarvoisen tärkeää.
LeanGame ei ole riittävä koulutusmuoto yksinään, mutta se voisi toimia osana muuta koulutusta. Sen jalkauttamista Satakunnan sairaanhoitopiirissä ei kuitenkaan laajenneta ennen kuin käyttöjärjestelmäongelmat saadaan ratkaistua (pelin keskeytys, toimiminen ongelmitta kaikilta tietokoneilta). 4. Leanista käytäntöön -hankkeen tilannekatsaus 3. Väliraportti 1.4. 31.8.2017 Projektisuunnittelija Sanna Suominen 19.9.2017: Väliraportin tulosten esittely. Käydään läpi väliraportti Sannan esittelemänä. Lean-koulutuspaketteja on tilattu ja toimitettu toistaiseksi vain välinehuoltoon ja asiakaspalvelukeskukseen. Lisäkoulutusta on tarjottu toukokuussa 2 eri tilaisuudessa, lisäksi opastusta on annettu pyynnöstä Harjavallan sairaalan laitoshuoltajille, kirurgian poliklinikalle ja sädehoitoyksikköön. Henkan lean-sivuston vierailijamäärä on lähtenyt laskuun. Lean -agentit ovat tavanneet vastuualueittain huhtikuussa, lisäksi on järjestetty yhteistapaaminen. Käytiin läpi osallistumisaktiivisuus vastuualueittain. Huomioitavaa on, että projektisuunnittelijalta on alettu tilata aiempaa selvästi enemmän konsultointiapua. Lean -agenteilla toteutetun kyselyn tuloksista voidaan päätellä, että koulutusta ja tukea on saatu tarpeeksi, mutta ajan saaminen lean-asiaan on ollut paikoittain vaikeaa. Esimiehen tukea on saatu vaihtelevasti, kollegojen keskuudessa esiintyy jonkin verran passiivista vastarintaa ja koetaan ettei asia kiinnosta. Keskustelu: Keskusteltiin esimiesten muistuttamisesta lean-asian tärkeydestä. Todettiin, että esimiesten tuki on merkittävä hankkeen etenemisessä ja se tulisi taata lean-yksiköissä. Pohdittiin leanin hyödyntämistä muutosten osana, toiminnalliset muutokset tarjoavat mahdollisuuden kehittää toimintoja kun niitä joka tapauksessa muutetaan. Lean -agenttien ottaminen mukaan esim. vastuualuejohtoryhmiin toisi heidän hankkeen tiimoilta tekemänsä työn näkyvämmäksi. Sairaanhoidon toimialueen esimiesseminaarissa saadaan lean-asiaa kerralla suurelle määrälle esimiehiä, miten tiedotetaan muita toimialueita? Pohdittiin mistä aiheutuu agenttien kokema esimiesten tuen puute. Esimiehen tietämys aiheesta auttaisi ymmärtämään agenttien työtä ja ehkä toisi paremmin tukea. Todettiin, että lean-agenttien toiminta-ajatusta voisi selkiyttää, ja painottaa heidän merkitystään hankkeen onnistumisessa. Hankkeessa ollaan noin puolivälissä ja voidaan todeta että paljon hyvää on saatu aikaan.
Lean -kehittämishankkeita on elokuun 2017 loppuun mennessä suunniteltu aloitettavaksi, aloitettu tai saatu valmiiksi yhteensä 104 kpl. Määrä on lisääntynyt 32 hankkeella huhtikuun 2017 jälkeen. Käytiin läpi hankkeet vastuualueittain ja kohteittain. Todettiin, että suurin osa hankkeista liittyy järjestykseen ja siisteyteen. Päätettiin, että jatketaan asian ajankohtaisena pitämistä ja Yyterin seminaarissa sairaanhoidon toimialueen osalta Sanna muistuttaa esimiesten tuen merkityksestä. 5. Leanista käytäntöön -hankkeen jatkosuunnitelma Projektisuunnittelija Sanna Suominen 19.9.2017: Hankkeen jatkosuunnitelmien esittely. Ohjausryhmä keskustelee suunnitelmaan tehdyistä muutoksista sekä tekee omat ehdotuksensa. Ohjausryhmä hyväksyy suunnitelman tarvittavin muutoksin, jotka projektisuunnittelija tekee. Sanna esitteli jatkosuunnitelmia. Koulutusta ( lean ja laatutyökalut, syventävä LEAN -koulutus) lean-agenteille ja esimiehille jatketaan, suunnitteilla on myös sairaalavierailuja lean -agenteille. Ns. vara-agentteja varten järjestetään lean-koulutusta, lisäksi yhteistyötä tehdään VSSHP:n, VSHP:n ja PSHP:n kanssa. Hankkeen näkyvyyttä lisätään henkilökunnalle pop-up -tyyppisen tapahtuman kautta, ja asiakkaille / potilaille Suomi 100- Satasairaala -työryhmän johdolla. Todettiin että tavoitteiden asettaminen ja aikatauluttaminen auttavat leanin siirtämisessä osaksi käytännön toimintaa. Päätettiin, että toiminnan jatkosuunnitelma hyväksytään sellaisenaan. Esimiestason kouluttamista varten aikataulu tulee laatia mahdollisimman pian, ja esimiesten tehtävä on ilmoittaa mihin tilaisuuteen osallistuu. Koulutustilaisuuksia tulee olla riittävän monta, vähintään 4 kpl. 6. Muut asiat Ei muita asioita. 7. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Seuraava kokous järjestetään 23.1.2018 klo 8.00. Sanna kutsuu ohjausryhmän koolle ja lähettää esityslistan. 8. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 9.23.
LIITTEET Liite 1 Ohjausryhmän kokouksen muistio 10.4.2017 Liite 2 LeanGame oppimispelin pilotoinnin tutkimustulokset (liitetään muistioon) Liite 3 Väliraportti 1.4. 31.8.2017