Rekisteriseloste Potilasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty Päivitys 1 Johtoryhmä 20.12.2011 2 23.11.2016
Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI... 1 2. REKISTERINPITÄJÄ... 1 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖT... 1 4. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA... 1 5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE... 1 6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ... 2 7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET... 2 8. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTTAMINEN... 2 9. REKISTERIN SUOJAAMINEN... 3 10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE... 3 11. HENKILOREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN... 3 12. TARKASTUSOIKEUS... 4 13. TIEDON KORJAAMINEN... 4
1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Postiosoite: PL 25, 92101 RAAHE Käyntiosoite: Rantakatu 4, 92100 RAAHE Puhelinvaihde: (08) 849 111 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖT Potilasrekisterin vastuuhenkilönä toimii Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän johtavalääkäri, jonka tehtävänä on huolehtia siitä, että potilasrekisterin toiminnot suunnitellaan ja toteutetaan säännösten ja määräysten mukaisesti. Matti Mäntymaa Terveyden ja sairaanhoidon tulosaluejohtaja, puh. 044 439 4500 sähköposti: matti.mantymaa@ras.fi 4. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Virheen oikaisua ja tarkastusoikeuden käyttämistä koskevat pyynnöt lähetetään kirjallisena osoitteeseen: Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Kirjaamo PL 25 92101 Raahe. 5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE Potilasrekisterin tarkoituksena on potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, hoidon suunnittelu, toteutus ja seuranta potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus potilastietojen käyttö toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin potilastietojen käyttö tieteellisessä tutkimus- ja opetustoiminnassa Potilaalla tarkoitetaan tässä rekisteriselosteessa potilaslain (785/1992, 2 ) perusteella terveyden- ja tai sairaanhoitopalveluita käyttävää tai muuten niiden kohteena olevaa henkilöä. Erikoissairaanhoitolaki 1062/1989
Kansanterveyslaki 66/1972 Terveydenhuoltolaki 1326/2010 Mielenterveyslaki 1116/1990 Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007 159/2007 STM asetus 298/2009 potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muuhun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä 6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Potilasrekisteri koostuu potilasasiakirjoista ja teknisistä tallenteista, jotka sisältävät henkilön yksilöimiseksi tarvittavia henkilötietoja: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot, sekä potilaan hoidon ja hoidon järjestämisen yhteydessä syntyneitä tai hoitoa varten saapuneita tietoja. Rekisteriin merkitään potilaan tutkimuksen sekä hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Tietojen merkitseminen perustuu STM:n asetukseen potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (298/2009). Potilasrekisteriin kuuluvat analogisten potilasasiakirjojen lisäksi potilaan tutkimiseen ja hoidon, toteutukseen, järjestämiseen ja dokumentointiin käytettävien tietojärjestelmien muodostamaa kokonaisuutta. Potilasrekisterin tietosisältöön kuuluvat myös digitaaliset röntgenkuva- ja laboratoriojärjestelmät sekä potilaan osastohoitoa palvelevien osastojärjestelmien sisältämät tiedot. Potilasrekisteriin kuuluvat tietojärjestelmät kirjataan tietojärjestelmäluetteloon, joka on nähtävissä tämän rekisteriselosteen yhteydessä. Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän potilasrekisterissä olevat potilastiedot tallennetaan kansalliseen potilastiedon arkistoon, Kantaan. 7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Potilasrekisterin potilashallinnolliset tiedot kerätään potilaalta itseltään tai omaisilta tai ne hankitaan väestörekisteristä esimerkiksi kotikunta- ja osoitetiedot. Tiedot potilaan kuolemasta tallennetaan rekisteriin väestörekisteristä. Terveyden- ja sairaanhoitoa koskevat tiedot kerätään sairaanhoitopiirin hoitoyksiköissä suoritetuista tutkimuksista ja hoidoista muodostuneista tiedoista sekä potilaan suostumuksella muilta hoitavilta yksiköiltä ja potilaan omaisilta. Väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietoja teknisen käyttöyhteyden avulla. 8. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTTAMINEN Potilastiedot ovat julkisuuslain (621/1999) mukaan salassa pidettäviä. Kuntayhtymän henkilöstöllä, opiskelijoilla ja ulkopuolisilla tutkijoilla ja muilla potilastietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Terveydenhuoltolain (1326/2010, 9 ) mukaisesti potilasta hoitava terveydenhuollon hoitoyksikkö saa käyttää sairaanhoitopiirin yhteisessä potilasrekisterissä olevia toisen toimintayksikön tietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Pohjois-Pohjanmaan yhteisrekisteri on sairaanhoitopiirin alueen kunnallisen terveydenhuollon rekisterinpitäjien yhteinen potilastietorekisterien kokonaisuus. Yhteisrekisterissä olevien potilastietojen käyttö tai luovutus edellyttää potilaan informointia.
Informoinnin tulee sisältää myös tieto siitä, että potilaalla on oikeus kieltää tietojensa luovutus yhteisrekisterin eri rekisterinpitäjien välillä. Potilas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa. Potilasrekisterin tiedot arkistoidaan kansalliseen potilastiedon arkistoon Kanta palvelussa. (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007) Tietoja voidaan luovuttaa sairaanhoitopiirin tai sosiaali- ja terveysministeriön antamalla luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 28 ). Tarvittavia potilastietoja voidaan luovuttaa myös nimenomaisen lainsäädöksen nojalla. Potilasrekisteristä luovutetaan henkilön tietoja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) terveydenhuollon valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 556/1989, 3 ja 4 ). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat: hoitoilmoitus syntymärekisteri huumausainerekisteri raskaudenkeskeyttämisrekisteri syöpärekisteri lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri epämuodostumarekisteri tartuntatautirekisteri näkövammarekisteri implanttirekisteri 9. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Rekisterin käyttö perustuu potilaan ja hoitavan henkilökunnan väliseen hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Tietoja saavat käyttää vain potilaan hoitoon osallistuvat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muut ovat sivullisia potilaan tietoihin nähden eikä heillä ole oikeutta ilman potilaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä. Manuaalirekisteri: Potilasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköinen rekisteri: Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet rekistereihin myönnetään tehtäväkohtaisesti. Ulkoista yhteyttä valvotaan palomuurein. 10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 11. HENKILOREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Potilasasiakirjat ja niitä vastaavat tallenteet säilytetään niille varatussa tiloissa arkistolainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti. Rekisteritietojen säilytyksessä noudatetaan Sosiaali- ja terveysministeriön antamaa asetusta potilasasiakirjoista (298/2009). Manuaalirekisteri:
Rekisterin säilytyksessä noudatetaan kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltyjä säilytysaikoja, jotka perustuvat arkistolaitoksen ja sosiaali- ja terveysministeriön antamiin määräyksiin asiakirjojen säilytysajoista ja hävittämisestä. Asiakirjat hävitetään valvotusti niin, etteivät ne joudu missään käsittelyvaiheessa asiattomien käsiin. Sähköinen rekisteri: Sähköinen rekisteri on hyvinvointikuntayhtymän verkossa, varmuuskopiot magneettitietokasetilla paloturvallisessa kaapissa. 12. TARKASTUSOIKEUS Asiakkaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki henkilötietonsa ja hänen hoitoaan koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena ja maksuttomasti kerran vuodessa (HetiL 523/1999, 26 ). Potilaalla/asiakkaalla on oikeus tutustua siihen, mitä häntä koskevia tietoja on talletettu potilasrekisteriin hänen hoitoonsa liittyen tai ettei potilasrekisteriin ole talletettu häntä koskevia tietoja (HetiL 523/1999 27 3 kohta). Potilas voi esittää tarkastuspyynnön omiin tietoihinsa henkilökohtaisesti hoitoyksiköissä tai lähettämällä kirjallisen rekisteritietojen tarkastuspyynnön Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän kirjaamoon. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä hoitoyksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö pyytäjän esittämässä laajuudessa ja kirjallisena tietosuojaohjeiden mukaisia menettelytapoja noudattaen. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen johtavan lääkärin tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 26-28 ). 13. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjä korjaa havaitut selvät virheellisyydet normaalina ylläpitomenettelynä. Havaittu virheellinen tieto oikaistaan välittömästi, kun virhe on todettu. Terveyttä ja sairautta koskevat merkinnät korjataan siten, että virheellinen tieto on myös luettavissa. Tarpeeton tieto kuitenkin poistetaan. Potilaan/asiakkaan vaatiessa tiedon korjaamista hän tekee tietoa koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti. Kirjallinen pyyntö lähetetään Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymän kirjaamoon, PL 25, 92100 Raahe. Mikäli potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä annetaan johtavan lääkärin tai hänen nimeämänsä lääkärin allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt korjaamisen epäämiseen. Kielteiseen päätökseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 523/1999 29 ).