TIETOSUOJASELOSTE Sivu 1 /6 1. Rekisterinpitäjä 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Kuusamon kaupungin perusturvalautakunta Osoite PL 9 93601 Kuusamo Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puh:0408608610; saho@kuusamo.fi Nimi Ylilääkäri Hanna Raittinen Osoite Yhteystiedot: Kuusamon terveyskeskus PL 24 93600 Kuusamo 3. Rekisterin nimi 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) saho@kuusamo.fi Potilasrekisteri - Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen, potilaan hoidon suunnittelu ja toteutus - hoidon seuranta ja laadun valvonta - potilaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen - terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen - potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus - potilastietojen käyttö Kuusamon kaupungin terveyspalvelujen toiminnan tilastointija seurantatarkoituksiin sekä tieteelliseen tutkimukseen PERUSTEET - Suomen perustuslain yksityiselämää koskeva säännös (731/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) Terveydenhuollon lainsäädäntö henkilötietojen käsittelyssä: - Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki) 13 (785/1992)
TIETOSUOJASELOSTE Sivu 2 /6 - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakirjojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) - Kansanterveyslaki (66/1972) - Työterveyshuoltolaki (1383/2001) - Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) - Mielenterveyslaki (1116/1990) - Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Muu lainsäädäntö: - Arkistolaki (831/1994) - Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009) - lisäksi lukuisiin erityislakeihin liittyy potilastietojen luovuttamiseen liittyviä säädöksiä 5. Rekisterin tietosisältö Potilaan yksilöinti- ja yhteystiedot: - nimi - henkilötunnus - osoite - puhelinnumero - sähköpostiosoite - yhteyshenkilön tiedot Henkilötietojen osalta tiedot ovat yhteisesti käytettävissä Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin NeaRis:n, NordLabin MultiLab:n, Coronarian ja X-Akselin itseilmoittautumisjärjestelmä Akselin kanssa. Tutkimusta ja hoitoa koskevat tiedot: - hoidon järjestämiseen liittyvät tiedot - potilaskertomustiedot - tutkimustiedot Tutkimusta ja hoitoa koskevat tiedot ovat käytettävissä hankintasopimuksella yksityisiä terveyspalveluja tuottavan Coronarian erikoissairaanhoitopalvelujen osalta, kuten myös ostopalvelusopimuksella yksityisten sosiaalihuollon hoivaja asumispalveluja tuottavien yritysten kanssa.
TIETOSUOJASELOSTE Sivu 3 /6 TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS Tiedot ovat salassa pidettäviä. PERUSTEET: - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) ja - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 (785/1992) Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: Tietoja yhdistetään potilaan suostumuksella Kuusamon kaupungin ikäihmisten palvelujen asiakasrekisterin tietoihin. Kuusamon kaupungissa toimivat yksityinen työterveyshuolto, yksityiset terveydenhuollon palveluntuottajat sekä asumis- ja hoivapalveluja tuottavat yritykset käyttävät hoidossa olevien asiakkaiden asiakas- ja potilastietoja asiakkaan suostumuksella. 6. Säännönmukaiset tietolähteet 1) - Väestörekisterikeskuksesta väestörekisteritiedot - potilas itse tai hänen omaisensa/edunvalvoja - suoritetut tutkimukset ja toimenpiteet: lähettävä terveydenhuollon toimintayksikkö, ammatinharjoittaja tai potilaan suostumuksella muu hoitolaitos Kuusamon kaupunki pyytää yhteystiedot suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteistietoja saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. 7. Tietoa voidaan luovuttaa terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville
TIETOSUOJASELOSTE Sivu 4 /6 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan potilaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 :n perusteella. 8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT: - Effica-potilastietojärjestelmä - KuntaEsko-potilastietojärjestelmä - Romexis; hammashuollon kuvantamisjärjestelmä - PhysioTools; kuntoutussuunnitelma ja -harjoitusohjelma - Ravatar-hoitoisuusluokitus - Rondo-laskutus; keskusvarasto - Ilmaisvälinejakelu; keskusvarasto - ProEconomica; kirjanpitojärjestelmä - Forum; Silmätutkimusten arkistointi ja katselu - OCT Cirrus HD; silmätutkimukset - Agfa-röntgenkuvantamisjärjestelmä - Etämittaussovellukset (Hengityskapasiteetti, verenpaine) - Akseli-itseilmoittautumisjärjestelmä - Mobiili kotihoito - Noah 4 kuulontutkimukset - Spirometria; hengityskapasiteetin mittauskäyrä - Noxturnal; unitutkimukset - Medtronic Carelink; diabeteshoitaja - Sectra IDS7; diabeteshoitaja - Holter EKG käyrän vuorokausimittaus - ENMG Hermoratatutkimukset - Etämittaus; Verensokerimittaus, verenpaine - UÄ sikiötutkimus - PACS Kuva-arkisto - NeaRIS Röntgenin toiminnanohjaus - MIS Mammografiaseulontojen toiminnanohjaus - RAVA-järjestelmä
TIETOSUOJASELOSTE Sivu 5 /6 B. MANUAALINEN AINEISTO: - paperiasiakirjat TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella A. Sähköinen aineisto Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee käsittelemään vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja vahvalla salasanalla. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. B. Manuaalinen aineisto Arkistossa ja hoitoyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukittavissa kaapeissa. Osastoilla ja poliklinikalla asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukittavissa kaapeissa. 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen PERUSTEET: Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 : Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 : Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
TIETOSUOJASELOSTE Sivu 6 /6 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Tarkastus- ja virheen korjaamispyyntö osoitetaan ko. palveluissa asiakasta viimeksi palvelleeseen yksikköön. Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita saa tarvittaessa henkilökunnalta, terveyskeskuksen Info-pisteestä sekä tietosuojavastaavalta. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Asiakirjoista perittävät maksut perustuvat voimassa olevaan Kuusamon kaupunginhallituksen ja perusturvalautakunnan päätöksiin. 11 Muut mahdolliset oikeudet