Hallituksen kokouksen 1/2007 pöytäkirja Paikka: Lauantai 6.5.2006, Tammelan liikuntakeskus Aika: klo 14-17 Läsnä: 1/07 2/07 3/07 Kempe Riitta, pj. Markku Kimmo, vpj. - Kettumäki Kati, siht. - Mäntylä Jarmo - Teemu Kaivola Anu Mäkinen Suvi Lahtinen Kalevi Vainio Maija Nivala Hannu Rauhamaa Elisabeth Nygård - Kimmo Haapanen - 1 Kokouksen avaus Pj Riitta Kempe avasi kokouksen klo 14. 2 Kokouksen järjestäytyminen Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Riitta Kempe ja sihteeriksi Suvi Lahtinen. Pöytäkirjan tarkastajina ja ääntenlaskijoina toimivat Teemu Kaivola ja Kalevi Vainio. 3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouksessa läsnä olivat Riitta Kempe, Teemu Kaivola, Kalevi Vainio, Hannu Rauhamaa, Anu Mäkinen, Maija Nivala ja Suvi Lahtinen. 4 Vahvistetaan sähköpostilla tehdyt päätökset Hämeenlinnan seudun vesipelastuskoirat ry on hyväksytty VUL:n jäseneksi 1.5.2007 lähtien. Hallituslaisista enemmistö antoi hyväksyntänsä (10/12) HSV:n jäsenyydelle sähköpostiäänestyksessä (27.4.2007): Riitta Kempe pj., Kati Kettumäki siht., Suvi Lahtinen, Hannu Rauhamaa, Kalevi Vainio, Teemu Kaivola, Anu Mäkinen, Elisabeth Nygård, Maija Nivala ja Kimmo Haapanen. Asiaa eivät kommentoineet 1.5. mennessä: Markku Kimmo vpj, Jarmo Mäntylä. Sulanmaan kilpailuhakemukset ja kilpailukalenteri on hyväksytty kevään osalta. Syksyn kilpailukalenteria ei ole vielä vahvistettu eikä SM-sopimuksia solmittu. Espoon palveluskoiraklubi ry on hyväksytty yksimielisesti VUL:n jäseneksi 22.3.2007 alkaen.
Maajoukkueen lisäbudjetista (talvi MM ja EM) päättäminen. Toimintasuunnitelmaan arvokisoja varten oli budjetoitu 13000. EM-kisojen siirtämisestä aiheutuneista lisäkuluista toimintasuunnitelmaan kirjattu määräraha oli vaarassa ylittyä, koska neljän urheilijan sijaan EM-kisoihin osallistuu 10 urheilijaa ja lisäksi tarvittiin toinen joukkueenjohtaja EM-kisojen hajasijoituksen vuoksi. Päätettiin myöntää kansainvälisiin kisoihin 1500 euroa lisää rahaa, jotka varauduttiin käyttämään seuraavasti: MM-kisoihin osallistuvat ja sieltä EM-kisoihin matkaavat (8 hlö) saavat 100 euroa lisää matkaavustusta. A-maajoukkue EM yht. 800 euroa. Ajojoukkueen johtajalle budjetoidaan 700 euroa. Mutta, jos joku joukkueen urheilijoista voi hoitaa tehtävän, koko summaa ei todennäköisesti tarvitse käyttää (arvioidaan tapauskohtaisesti). MM- ja EM-kisojen maajoukkuebudjetista tehty uusi arvio: MM-kisojen osanottomaksut 2000 EM-kisojen osanottomaksut 1000. Joukkueenjohtajien MM-kulut 700 (Riitta 450 eur ja Anu 250 eur). EM-kisoissa joukkueenjohtajan kulut 700 (Markku). Vauhdin voitelijan matka- sekä majoituskulut MM-kisoihin 600 (0.12 eur/km, majoitus 30 eur/vrk, päivälliset á 10 eur). Matka-avustukset MM-kilpailijoille yhteensä 8400 (700 kilpailijalle A-maajoukkue, 12 hlö). Kansainvälisten kisojen budjetti yhteensä 13400. Hallituslaisten puhelinkulut puhututtavat. Liiton asioiden hoitamisesta koituvat omakustanteiset puhelinkulut ovat nousseet monilla hallituksen jäsenillä kohtuuttoman suuriksi. Selvitetään Soneran SLU:n liitoille tarjoaman lyhytvalintanumeroiden käyttömahdollisuutta hallitusjäsenten kesken. Lyhytvalintanumerot pienentäisivät hallituksessa työskentelevien puhelinlaskukuluja. Eeva-Liisa Aunio selvittää asiaa. VUL-esitteistä päätettiin tehdä 3000 kappaleen lisätilaus. Seurat ja jäsenet voivat tilata esitteitä ilmaiseksi puheenjohtajalta ja jakaa niitä erilaisissa valjakkourheilua esittelevissä tapahtumissa tai lajista kiinnostuneille henkilöille. Sevenprintin tarjous: Arto Ylitolva, puhelin 0400-351 490, email: arto.ylitolva@sevenprint.fi, Oy Sevenprint Ltd - PL 8140 (Norvatie 4), 96101 Rovaniemi - Puhelin 016-3311 400. Tarjous No 34860. Tarjoan Sinulle painotyötä seuraavasti: Suomen Valjakkourheilu esite 105*297mm 8-sivua 4/4, esite, koko 105 297 mm, laajuus 8 sivua, värillisyys 4/4, 4-väri, paperi EDIXION 170g, määrä 2500 kpl. Aineisto lisäpainos muutoksitta, repro arkkiasemointivedos, jälkikäsittely puhtaaksileikkaus, nuuttaus, kerien taitto 8 sivua, pakkaus A4 laatikkoon. Kuvaus lisäpainos muutoksitta, pain. 29655, 10.05. Hinta 2500 kpl veroton 661,00, verollinen (alv 22%) 806,42. Seuraavat 1000 kpl veroton 110,00, verollinen (alv 22%) 134,20. Toimitusaika sopimuksen mukaan, Toimitusehdot vapaasti painossamme. Maksuehto 14 pv netto. Viivästyskorko 9,5 %. Tarjous on voimassa 23.2.2007 saakka. Laskutuslisä 6,00 euroa alle 200,00 euron laskuissa (alv 0%). Noudatamme graafisen alan yleisiä toimitusehtoja. Tilinpäätöksen ja tarkastuksen sekä vuosikokouksen aikataulu. Tilinpäätöksen tulee olla valmis huhtikuussa viikolla 16. Tilinpäätöksen allekirjoitus, vuosikertomus, toiminta- ja taloussuunnitelma 2008 ja talouden toimintakertomus pyritään valmistelemaan 6.5.2007 pidettävään kokoukseen. Vuosikokous on 26.5.2007. 5 Vuosikokouksen valmistelu Paikalla olleet hallituksen jäsenet allekirjoittivat tilinpäätöksen.
Hyväksyttiin vuosikertomus 2006 esitettäväksi vuosikokoukselle. Tarkennettiin toiminta- ja taloussuunnitelmaan 2008 tulevia seuratoimintaa tukevia toimenpiteitä ja määrärahoja. 1) Nuorisotoiminnan lisäämiseksi seurat voivat hakea liitolta avustusta seuran nuorisotoiminnan järjestämiseen tai nuoriso-ohjaajien kouluttamiseen. Toimintaan varattiin 700 euron määräraha. 2) Liitto tehostaa kilpailutapahtumien mainontaa Koiramme-lehden kautta ja tarjoaa näin seuroille tapahtumien markkinointitukea lajin ja tapahtumien näkyvyyden ja tunnettavuuden lisäämiseksi. Markkinointiin varattiin 2000 euroa. 3) Lisäksi päätettiin, että seurat voivat hakea liitolta avustusta (n. 100-200 eur/seura) kilpailutoiminnan järjestämiseen. Kilpailutoiminnan tukemiseen varattiin määrärahoja yhteensä 2000 euroa. 4) Liitto pyrkii pienentämään SM-kilpailujen järjestämisestä muodostuvaa mahdollista taloudellista riskiä seuroille esim. kilpailun peruuntuessa force major -tilanteessa. Tappiotakuuhakemukset käsitellään tapauskohtaisesti. 5) Jäsenseuroja motivoidaan palkitsevaan myyntitoimintaan tapahtumissaan, tarjoamalle heille 10%:n myyntiprovisio, mikäli liiton tarvikevälitys on tapahtumassa mukana. Valjakkoajon pitkillä matkoilla kilpailevien urheilijoiden taloudellinen tukeminen. LD kisat eivät ole ESDRA:n tai IFSS:n alaisia kisoja. Todettiin, että siitä huolimatta jo 2007 toiminta- ja taloussuunnitelmassa on ollut em. määrärahavaraus ja päätettiin pitää se ennallaan (900 eur). Hallitus nimeää syksyllä ajon pitkän matkan kilpailun (tai kilpailut), johon maajoukkueurheilijoilla on mahdollista saada matkaavustusta. Todettiin erovuoroiset hallituksen jäsenet ja kartoitettiin ehdokkaita liiton hallituspaikoille. Erovuoroisia ovat tänä vuonna Jarmo Mäntylä, Maija Nivala, Kalevi Vainio, Kati Kettumäki ja Suvi Lahtinen. Halukkuutensa jatkaa hallituksessa ilmoittivat Maija Nivala ja Suvi Lahtinen. Vuosikokoukselle esitettävät kansallisten sääntöjen sääntömuutokset. 1) B-koirien pulkan painosäännöksi ehdotettiin 0,5koiran paino, aivan kuten Ruotsissa. 2) Esitetään, että suursnautseri, dobermanni ja setterit siirretään B-luokkaan, kuten SoCkisojen säännöissäkin. Vuosikokoukselle esitettävät liittosääntöjen päivitykset ja muutokset 1) Esitetään liiton englanninkielisen nimen muuttamista muotoon Finnish Sleddog Sport Federation, jonka lyhenne on FSSF. Liiton nykyinen englanninkielinen nimi on Finnish Federation of Sleddog Sportsmen. 2) Esitetään liiton vuosikokouksessa äänestäville seuroille 6 äänen äänimääräkattoa, koska vuonna 2007 astui voimaan 300 euron jäsenmaksukatto. Uudeksi käytännöksi esitetään, että jäsenmäärästä tulevat äänet lasketaan kuten ennenkin (1-100 jäsentä = 1 ääni, 101-300 jäsentä = 2 ääntä, yli 300 jäsentä = 3 ääntä), mutta kilpailulisensseistä voisi saada korkeintaan 3 lisä-ääntä seuralle seuraavasti: 1-10 lisenssiä tuo yhden lisääänen. 11-20 lisenssiä oikeuttaa kahteen lisä-ääneen ja yli 21 lisenssistä saa korkeintaan kolme lisä-ääntä. Tällöin maksimiäänimäärä seuroilla olisi kuusi kappaletta. 3) Esitetään, että liittohallitukseen valitaan kaksi sulanmaan lajien edustajaa (toimikausi kaksi vuotta) ja vähennetään vastaavasti yksi paikka valjakkoajosta ja yksi paikka
valjakkohiihdosta. Parittomina vuosina olisi tällöin erovuorossa kaikkien lajien piiristä kaksi jäsentä. Vuoden 2008 jäsenmaksuihin ja kilpailulisenssien hintoihin sekä liiton toimihenkilöiden kulukorvauksiin liittyvät vuosikokousesitykset 1) Esitetään, että jäsenmaksut pysyvät ennallaan: vuoden 2008 perusjäsenmaksu on 55, minkä lisäksi seura maksaa jokaisesta lisenssiurheilijasta 5. 2) Esitetään, että lajilisenssien hinnat pidetään ennallaan, jolloin kilpailulisenssin hinta on 44 (ilman vakuutusta 32 ) ja harrastuslisenssin hinta 29 (ilman vakuutusta 17 ). Vakuutuksen osuus lajilisenssin hinnasta oli vuonna 2007 12. Mikäli vakuutusyhtiö korottaa kauden 2007-2008 vakuutusmaksuja, vastaava korotus siirretään lisenssihintoihin. Lajilisenssiin sisältyy myös Valjakkourheilulehden vuosikerta. 3) Kilpailukohtaisen vakuutusmaksun hinnaksi hallituksen esitys on 5. 4) Liiton toimihenkilöiden matkakulukorvausta esitetään nostettavaksi 12 sentistä 15 senttiin. SM-kilpailutuomarien matkakulukorvaus esitetään säilytettävän ennallaan 20 sentissä. Lisäksi liiton hallituksen jäsenille esitetään oikeutta laskuttaa liitolta puhelinkuluja, jotka aiheutuvat liiton asioiden hoitamisesta. Palkintojen ja stipendien jako Liiton viiri kiitokseksi ansiokkaasta työstä valjakkourheilun hyväksi esitetään myönnettäväksi SHS:lle, joka täyttää 40 vuotta. Vuoden valjakkourheilijoiden palkitseminen. Vuoden valjakkourheilijoille päätettiin myöntää 400 stipendi, henkilökohtaisesta arvokisamitalista 200 stipendi ja kv. arvokisasijoituksesta (MM ja EM) 6. parhaan joukkoon 100 stipendi. Valjakkohiihto: Minna Viide: MM1.(SW1), MM5. (PW1), MM-viesti 3. 400 vuoden valjakkohiihtäjä ja valjakkohiihdon talvimalja. Maija Nivala: EM1.(SW1), MM4. (CW1) ja EM6. (SW1), EM ja MM viestit pronssia 200. Marika Tiiperi: EM2 ja EM ja MM viestit 200 Valjakkoajo: Pasi Heinonen: (8S MM2) 400 vuoden valjakkoajaja ja valjakkoajon talvimalja. Osmo Hakosalo: (6S EM3. ja 6S MM11.) 200. V-P Lehtomäki: (6S EM6.) 100 Vuoden nuori valjakkourheilija: Antti Mäkiaho 100. Lisäksi seuraaville valjakkoajon pitkänmatkan ajajille päätettiin myöntää stipendit: Mikael Jutila (Finmarkslöpet 12., LD SM2.) 250. Ole Wingren (Pasviktrail 5.) 250. 6 Tulevat tapahtumat Tuomarikoulutus Rokualla. Kalevi Vainio toimii kouluttajana. Nuorille tulossa vaellusviikonloppu kesällä, päivämäärä vielä avoin. Suvi Lahtinen toimii vaelluksen järjestelijänä.
Nuorten leiri suunnitelmissa syyskuulle, päivämäärä vielä avoin. Suvi Lahtinen varailee perinteistä Riitalan kämppää leirikäyttöön. Suunnitteilla koirajuoksu-/koirapyöräily valmennusviikonloppu Jämille 9.-10.6.2007 ja Rokualle syyskuun aikana. Kouluttajina toimisivat lajeissa kokeneet ja menestyneet kisaajat ja valjakkourheilun taitajat. Valjakkourheilutapahtumia aletaan markkinoimaan Koiramme -lehdessä syksystä 2007 lähtien. Koiramme -lehteen suunnitellaan mainos, joka pysyy samanlaisena ulkomuodoltaan. Mainos tuotetaan ostopalveluna ja sen suunnittelee ja lähettää annetun aikataulun mukaan Koiramme -lehteen Anu Mäkinen. Vuosittaiseen Helsingin Messukeskus näyttelyyn 9.-10.12.2006 osallistutaan jälleen yhteisosastolla SHS:n kanssa. 7 Jäsenhakemus Carelia Eastpoint Ry päätti 2.5.2007 olleessa hallituksensa kokouksessa anoa VUL:n jäsenyyttä. VUL:n hallitus myönsi pitkäaikaiselle koiravaljakkokilpailujen järjestäjälle jäsenyyden. 8 Kilpailutoiminta Juha Hyvönen on anonut SM-kisoista (Longtrail LLD-SM 2007) koituneiden tappioiden korvaamiseksi tukea VUL: lta. Haettava tukisumma muodostuu moottorikelkan vuokrauskuluista ja on yhteensä 509,29. Reitin (110 km) merkkaaminen ja turvajärjestelyt vaativat moottorikelkan käyttöä. VUL päättää myöntää em. tukisumman pitkänmatkan kilpailujen järjestelykulujen tappioiden korvaamiseksi, koska SMkilpailusopimus oli SHS:n, Carelian Eastpoint ry:n ja VUL:n välinen. Liitto kuitenkin painottaa, että vastaisuudessa sitovat osanottomaksut on maksettava kilpailun järjestäjälle hyvissä ajoin ennen kilpailua. Ilmoittautuminen kilpailuun tulee hyväksyä vasta sitten, kun osanottomaksu on maksettu. ESDRA:n sääntömuutokset tullaan päivittämään suomenkieliseen versioon. Sulanmaan maajoukkuejärjestelmä ja sulanmaan arvokilpailuihin osallistuminen. Hallitus nimeää B-maajoukkueen rungon edellisen kauden näyttöjen (kv ja SM) perusteella. Näillä urheilijoilla on oikeus osallistua EM-kisoihin omalla kustannuksellaan kuitenkin niin, että VUL maksaa osanottomaksut. A-maajoukkue, joka pääsee liiton laajemman tuen piiriin, nimetään kauden näyttöjen, SM-kilpailuja ja/tai katsastusten perusteella. A-maajoukkueurheilijoille tuki on 400 eur Slovakian EM-kisoihin. Sulanmaan SM-kisat 2007 tulevat olemaan ensisijaiset A-maajoukkueen katsastuskilpailut Slovakian EM-kisoihin. Joukkueen johtajan valinta on vielä auki. Talvikalenterin 2008 suunnittelu on käynnissä. Hakemuksia otetaan vastaan elokuun loppuun asti. 9 Kansainväliset asiat Liiton edustaja ESDRA:n Saksassa pidettävään vuosikokoukseen. Vapaa-ehtoisia ei löytynyt, sillä kokous osuu juuri juhannusviikonlopulle.
10 Tarvikevälitys Tarvikevälityksen varasto on tällä hetkellä täynnä. Tilaukset on hoidettu talvella tarpeen mukaan. Valjakkourheiluaiheisia kesäajan asuja on alettu katsastelemaan. Haltilla on joitain asuja varastossa ja niiden saantia ja hintatasoa tiedustelee Maija Nivala. Anu Mäkinen taas on ollut yhteydessä Heli-Sport yritykseen, josta mahdollisuutena olisi saada urheilijoille yksilöllisemmät asut, tosin hieman hintavampana. Myös talveksi on tiedusteltu Haltin hiihtoasuja ja liivejä. 11 Muut esille tulleet asiat. Maajoukkueurheilijoiden urheilijasopimukset. Talvikaudella 2007 liitto maksoi turhaan suuren summan osanottomaksuja EM-kisoihin urheilijoiden peruuttaessa osanottonsa viime tingassa. Näitä osanottomaksuja ESDRA ei palauta. Vastaisuudessa maajoukkueurheilija velvoitetaan maksamaan kansainvälisen kilpailun osanottomaksu joko kokonaan tai osittain takaisin liitolle, mikäli hän jää pois kilpailusta ilman pätevää syytä. Selvitellään vetovalion arvon hankkimisen mahdollisuutta VUL:n kilpailutoiminnan kautta. Vetovalion säännöt seuraisivat hyvin pitkälle Ruotsissa toimivia VVA-sääntöjä. Pj Riitta Kempe Sihteeri Suvi Lahtinen Pöytäkirjan tarkastajat: Kalevi Vainio Teemu Kaivola