PÖYTÄKIRJA 2/2015 1 (6) AS OY JUHANNUSRINNE HALLITUKSEN KOKOUS Aika: 2.3.2015 kello 17:00 19.40 Paikka: Matinkylän Huolto, Gräsantörmä 2, 02200 Espoo, Oraclen talo Paikalla: Jukka Tana puheenjohtaja Heikki Haavisto jäsen Henri Lassander jäsen Antti Kiiski jäsen Antti Niemi jäsen Riitta Mustonen isännöitsijä / sihteeri 1. Kokouksen avaus, päätösvaltaisuus ja laillisuus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa sen päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. 2. Työjärjestys Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään ja allekirjoitetaan edellisen kokouksen pöytäkirja 8/2014. Hyväksyttiin ja allekirjoitettiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 4. Vastikerästit Todetaan vastikesaatavien tilanne per 2.3.2015. Huoneiston XX vastikevelka on 643,58. Osakkaalle on lähetetty isännöitsijän allekirjoittama maksukehotus yhden kuukauden jäljellä olevasta vastikkeesta. Todettiin, että muita vastikesaatavia ei ole. 5. Osakeomistuksessa tapahtuneiden muutosten hyväksyminen Todetaan toimintakertomuksen mukaiset osakerekisterimuutokset. Huoneiston nro uusi rekisteröinti merkintä pvä A 2 Siitonen Miia ja Wirta Jussi 10.3.2014. 6. Tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2014 Käsitellään tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2014. Hyväksytään ja allekirjoitetaan toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2014. Päätetään kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2014 tilit ja hallinto. Päätös Käsiteltiin tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2014 (liite 2) Allekirjoitettiin toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2014 ja päätettiin jättää se tilintarkastajien tarkastettavaksi PÖYTÄKIRJA 2/2015 2 (6)
7. Remontti-ilmoitukset Todetaan osakkaiden vuoden 2014 aikana lähettämät remontti-ilmoitukset seuraavasti: - H 16, keittiöremontti - sähkömuutokset H 16 huoneiston muutostyöilmoitus jätettiin 25.7.2015, koskien keittiön kunnostusta. 8. Tariffit ja palvelumaksut vuonna 2015 Todetaan tariffikorotuksia 1.1.2015 alkaen seuraavasti: - lämmityksen tehomaksu, ei korotusta - lämmityksen kulutusmaksu, korotus 2,9 % - vesimaksut, korotus 2, 6 % - vesimaksun perusmaksun korotus 2,6 % - jätehuolto, korotus 1,2 % - jätehuolto, lasin keräysastian tyhjennyshinta alenee 15 %, metallin keräysastian tyhjennyshinta alenee 2 % - Sita Oy (paperi ja kartonki), korotus 3,5 % - kiinteistövakuutus, korotukset 2-25 % 8.1 Käsitellään Matinkylän Huolto Oy:n esittämien sopimushintojen korotus liitteineen 1.1.2015 alkaen. Todetaan esitetyn korotuksen olevan keski-määrin 1,9 % prosenttia. Päätetään hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n hallituksen vahvistamiin alasopimuskohtaisiin palvelumaksujen ja yksikköhintojen tarkistuksiin perustuvat kiinteät palvelusopimusja erillisveloitushinnat vuodelle 2015. 8.2 Kaukolämmön sähköinen kulutusraportti Todetaan, että Matinkylän Huolto Oy on tilannut Fortumin maksuttoman e-raportin toimitettavaksi kaikkien isännöintikohteidensa puheenjohtajille kuukausittain. Raportista voi helposti seurata yhtiön lämmönkulutusta ja vertailutietoa vastaaviin kiinteistöihin. Todettiin ehdotuksen mukaiset tariffikorotukset 1.1.2015 alkaen. 8.1 Päätettiin hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n hallituksen vahvistamiin alasopimuskohtaisiin palvelumaksujen ja yksikköhintojen tarkistuksiin perustuvat kiinteät palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat vuodelle 2015 liitteineen. 8.2 Kaukolämmön sähköinen kulutusraportti Todettiin ettei hallituksella ja isännöitsijällä ollut käytössä vuoden 2014 kaukolämmön sähköistä kulutusraporttia. Isännöitsijä tilaa raportin Fortum Oy:ltä. 9 Kunnossapidon periaateohjelman käsittely Käsitellään kunnossapidon periaateohjelma ja hyväksytään korjaushankkeet vuosille 2015 2024. Päätetään varautua teettämään vuonna 2015 seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä 53.000 euroa seuraavasti: lämpökanaalin lämpöputken uusiminen 30 000 patteriventtiilien uusimisen suunnittelu 3 000 PÖYTÄKIRJA 2/2015 3 (6)
leikkipaikan kunnostus 20 000 Päätetään esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Käsiteltiin hallituksen laatima kunnossapidon periaateohjelma, liite. Hyväksyttiin kunnossapidon periaateohjelma vuosille 2015 2024 ja päätettiin esittää teetettäväksi vuonna 2015 seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä noin 50.400 euroa seuraavasti: - lämpövesiputkien korjaus 30.000 - räystäskourujen puhdistus 400 - leikkipaikan kunnostus 20.000. Päätettiin esittää hallituksen laatima kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. (Liite) 10 Talousarvio vuodelle 2015 10.2 Vastikekauden muutos Päätetään hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n ehdotus, jonka mukaisesti yhtiön vastikekausi alkaa 1.6. nykyisen 1. 5. sijaan. Todetaan muutosehdotuksen taustalla olevan mm. vastikemuutoksiin liittyvien toimintojen tehostaminen. 10.2 Vuoden 2015 talousarvion käsittely Käsitellään vuodelle 2015 laadittu talousarvioesitys. Päätetään esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: 1.1. 31.5.2015 1.6. 31.12.2015 Hoitovastike 2,11 /os./kk 2,11 /os./kk Käyttökorvaukset: Vesimaksu 17.00 /kk 17.00 /kk Pääomavastikkeet: 1.1. 31.5.2015 1.6. 31.12.2015 Rahoitusvastike 0,38 /os./kk 0,41 /os./kk Rahoitusvastike 1 0,27 /os./kk 0,17 /os./kk Rahoitusvastike 2 0,42 /os./kk 0,42 /os./kk Päätetään pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätetään hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätetään esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Päätettiin hyväksyä talousarvioehdotus kokouksessa tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja edellä kohdassa 10.2 mukaisesti. Päätettiin esittää vuoden 2015 talousarvio yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. PÖYTÄKIRJA 2/2015 4 (6)
11 Hallituksen esitys tilintarkastajien ja varatilintarkastajien valinnasta Päätetään esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaisiksi tilintarkastajiksi BDO Oy, päävastuullisena tilintarkastajana Tomi Rimpinen, KHT - varatilintarkastajaksi BDO Oy ja heidän nimeämänsä henkilöt. Päätettiin esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaisiksi tilintarkastajiksi BDO Oy, päävastuullisena tilintarkastajana Tomi Rimpinen, KHT - varatilintarkastajaksi BDO Oy ja heidän nimeämänsä henkilöt. 12 Hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä Päätetään esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100 euroa kokoukselta - hallitus esittää hallituksen jäsenille maksettavaksi 80 euroa kokoukselta - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. Päätettiin esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100 euroa/kokous - hallitus esittää hallituksen jäsenille maksettavaksi 80 euroa/kokous - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. 13 Varsinainen yhtiökokous 2015 ja käsiteltävät asiat Päätetään yhtiökokouksen ajankohta sekä paikka. Päätetään käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen - yhtiöjärjestysmuutosten hyväksyminen Päätettiin kutsua varsinainen yhtiökokous koolle 9.4.2015 kello 18.00 Olarin kirkon kerhorakennuksen monitoimisali, Olarinluoma 4, 02210 Espoo Päätettiin käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - yhtiöjärjestyksen muutos - hallituksen laatima kunnossapidon periaateohjelman - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen - ilmalämpöpumpun yleisohjeiden käyttöönotto taloyhtiössä - PÖYTÄKIRJA 2/2015 5 (6)
14 Sähkönmyyntisopimus Loiste Sähkönmyynti Oy:n kanssa Todetaan, että Matinkylän Huolto Oy on kilpailuttanut isännöinti-kohteidensa kiinteistösähköä kilpailutuksen vapauduttua osittain vuonna 1995. Todetaan, että viimeisin kilpailutettu sopimuskausi Helsingin Energian kanssa päättyi 31.12.2014. Todetaan, että loppuvuonna 2014 tehdyssä kiinteistösähkön kilpailutuksessa edullisimman tarjouksen jätti kajaanilainen Loiste Sähkönmyynti Oy, jonka kanssa Matinkylän Huolto Oy teki sähkönoston osalta sopimuksen seuraavin ehdoin: - sopimuskausi 1.1.2015 31.12.2017 - sähkönkäyttöarvio 15000 kwh/vuosi - energiamaksu 40,90 /MWh eli 4,09 snt/kwh, kiinteä hinta koko sopimuskauden ajan - perusmaksu 2,00 /kk, kiinteä hinta koko sopimuskauden ajan - hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa eivätkä sähkön siirtoon liittyviä maksuja Todettiin ehdotusten mukaisesti. 15 Avoimet asiat 15.1 Yhtiöjärjestyksen muutos Yhtiöjärjestysmuutoksen tilanne. Päätettiin ottaa yhtiöjärjestyksen muutos esille varsinaisen yhtiökokouksen päätettäväksi. Päätettiin esittää esittää uuden hyväksyttäväksi uusi yhtiöjärjestys, jossa vesimaksun kerääminen esitetään tehtäväksi hallituksen esittämällä tavalla.
15.2 Leikkipaikan kunnostus Käsitellään ja päätetään leikkipaikan kunnostuksesta vuonna 2015. Päätettiin esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle alaleikkipaikan kunnostaminen yhtiökokouksen hyväksymän suunnitelman mukaan, liite. Suunnitelma laitetaan yhtiökokouskutsun liitteeksi. 15.3 Räystäskourujen puhdistus Käydään läpi Matinkylän Huolto Oy:ltä saatu tarjous ja päätetään tarvittavat toimenpiteet. Päätettiin tilata räystäskourujen puhdistus Matinkylän Huolto Oy:ltä. 15.4 Ilmalämpöpumpun asennusohjeistus Käsitellään teknisen isännöitsijän lausunto ilmalämpöpumppujen asentamiseen ja vaikutuksesta huoneistojen ilmanvaihtoon. Päätettiin esittää varsinaiselle yhtiökokoukselle, että ilmalämpöpumpun yleisohjeistusta käytetään taloyhtiön lämpöpumppujen asentamisen PÖYTÄKIRJA 2/2015 6 (6)
ohjeistuksena. Ilmalämpöpumpun asentamisesta tulee aina tehdä muutostyöilmoitus, jonka taloyhtiön hallitus hyväksyy. 16 Muut asiat Postilaatikoiden uusiminen Hallitukselle on tullut kysely postilaatikoiden uusimisesta. Päätettiin, että asia voidaan ottaa varsinaisen yhtiökokouksen päätettäväksi, mikäli asianomainen sitä pyytää. Hallitus katsoo, että postilaatikoiden suhteen tulee noudattaa yhdenmukaisuutta eikä itse aio esittää yhtiökokoukselle postilaatikoiden uusimista.. 17 Seuraava kokous Päätetään hallituksen seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka. Todettiin, että tämä hallitus ei enää kokoonnu ennen varsinaista yhtiökokousta. 18 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja toteaa kokousasioiden tulleen käsitellyiksi ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19:40. Pöytäkirjan vakuudeksi: Jukka Tana Riitta Mustonen puheenjohtaja isännöitsijä Heikki Haavisto Henri Lassander jäsen jäsen Antti Kiiski Antti Niemi jäsen jäsen