Tulorekisteri muuttaa palkkatietojen ilmoittamisen Tilitoimistoraadit syksy 2017
Tulorekisteri on sähköinen tietokanta palkka-, eläke-, ja etuustiedoille Yksi rekisteri yksi standardoitu tapa toimia Tulorekisteri kokoaa tiedon yhteen ja välittää sen eteenpäin tietoa tarvitseville tahoille. Tulorekisteri ei muokkaa eikä jalosta sinne syötettyä tietoa, vaan toimii raakadatan välittäjänä. Kaksivaiheinen toteutus 1. Vuodesta 2019 lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot. 2. Vuodesta alkaen ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot. Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee kaikkia palkkatiedon maksajia heti 1.1.2019 lähtien ilman siirtymäaikoja.
Tulorekisteri Tiedon käyttäjät Palkansaaja tai etuustulon saaja Palkkalaskelma tai etuuspäätös Pankkitili Työnantaja 1 Etuuden maksaja 1 Työnantaja n Etuuden maksaja n 2019 2019 Tulorekisteri 2019 2019 2019 2019 Kela Työeläkelaitokset ja ETK Työttömyysvakuutusrahasto Verohallinto Koulutusrahasto Työsuojeluviranomaiset TEMin hallinnonala Tilastokeskus Työttömyyskassat Vahinkovakuutusyhtiöt Kunnat
Tulorekisterin keskeisiä periaatteita
Keskeiset periaatteet Palkkojen vuosi-ilmoittaminen loppuu. Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018. 1.1.2019 alkaen palkkatiedot ilmoitetaan vain kerran tulorekisteriin kaikkien tulorekisterin tiedon käyttäjien tarpeisiin. Tietojen ilmoittaminen reaaliaikaistuu. Monenkertainen saman palkkatiedon ilmoittaminen loppuu. Tiedot ilmoitetaan maksupäivänä + 5 päivää. Tiedot annetaan maksukohtaisesti. Tiedot annetaan tulonsaajakohtaisesti ja jokaisesta maksutapahtumasta erikseen. Sähköinen asiointi on perusedellytys. Tiedot voi antaa paperilomakkeella vain erityisestä syystä. Ilmoittamiseen liittyviä manuaalisia työvaiheita on mahdollista vähentää teknisen rajapinnan avulla. Tulorekisteri koskee vain ilmoittamista. Maksamisen kassavirtoihin tai eräpäiviin ei vaikutuksia. Tulorekisterin tietosisältö on rakennettu yhdessä tiedon käyttäjien ja tuottajien kanssa. Jokaista tietoa tarvitsee jokin käyttäjä eli turhaa tietoa ei ole. Termistöä on yhtenäistetty ja uusia termejä on tullut, esim. tulorekisterissä palkkalajit = tulolajit.
Keskeistä menettelyssä Tietojen ilmoittaminen ja niiden hyödyntäminen on maksutonta Tulorekisteriin ilmoitetaan 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut suoritukset ja näistä tuloista tehtävät korjaukset Tulorekisteriin annetut tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10 vuoden ajan, mikä vastaa sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa. Tulorekisteri ei luo uusia tiedonsaantioikeuksia kaikki tulorekisterin tiedot eivät ole vapaasti kaikkien saatavilla lainsäädäntö määrittelee, mitä tietoa kukin tiedon käyttäjä saa nähdä tai käyttää
Tietojen ilmoittaminen on vaivatonta teknisen rajapinnan avulla Tulorekisterihanke on tehnyt jo useamman vuoden yhteistyötä palkkahallinnon ohjelmistotalojen kanssa. Ensisijainen tavoite on, että palkkahallinnon ohjelmasta rakennetaan tekninen rajapinta tulorekisteriin.
Teknisen rajapinnan hyödyt Sähköiset palvelut takaavat tietojen laadun. Manuaaliset työvaiheet vähenevät ja hyödynnetään automaatiota. Käyttäjällä on tunne, että käyttää yhtä ohjelmaa. Henkilökohtaista tunnistautumista ei tarvita jokaisella ilmoittamisen kerralla, vaan tunnistautuminen tehdään varmenteen avulla rajapinnan avaamishetkellä. Jos palkkajärjestelmästä on rakennettu tekninen rajapinta tulorekisteriin, ei ilmoittamista tarvitse erikseen tehdä erillisessä palvelussa, vaan tiedot siirtyvät automaatiossa tulorekisteriin ja sieltä tiedon käyttäjille. Muita ilmoittamisen kanavia: Tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu, jossa tiedot on mahdollista ilmoittaa latauspalvelussa tai verkkolomakkeella. Erityisestä syystä tiedot voidaan antaa paperilomakkeella.
Mikä muuttuu palkanlaskijan työssä? Palkkatietojen ilmoittamisen rytmi muuttuu ilmoittaminen tapahtuu reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Käytännössä vuosiilmoittamisesta siirrytään maksukohtaiseen ilmoittamiseen viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018 ilmoittamiseen liittyvät työt jakaantuvat tasaisemmin koko vuodelle Saman palkkatiedon moninkertainen ilmoittamisvelvollisuus poistuu Ajassa taaksepäin tehtävien selvittelyiden määrä vähenee - jos tiedot on kerran annettu, ei niitä enää kysytä uudestaan Kaikki pakolliset tiedot tulee ilmoittaa
Mikä ei muutu palkanlaskijan työssä? Tulorekisteri ei muuta palkkakirjanpitoa Tulorekisteri ei poista palkkalaskelmaa Tulorekisteri ei vaikuta maksamisen velvoitteisiin tai rahavirtoihin muutos koskee vain ilmoittamista Eräät tilastolliset velvoitteet säilyvät Tulorekisteri ei vaikuta lopulliseen verotukseen
Palkkatietojen tietosisältö Palkkojen tietosisältö on rakennettu yhdessä tiedon käyttäjien ja tuottajien kanssa. Jokaista tulorekisterin tietoa tarvitsee joku käyttäjä ts. turhaa tietoa ei ole Tietosisältö on jaettu kahteen ilmoitukseen: 1. Palkkatietoilmoitus Pakolliset tiedot (P) Täydentävät tiedot (V) Täydentävät tulolajit Muut täydentävät lisätiedot 2. Työnantajan erillisilmoitus tiedot, joita ei ilmoiteta palkkatietoilmoituksella
Tietosisältö: Pakolliset ja täydentävät tiedot Tulorekisterin palkkatietoilmoituksen tietosisällön tiedot voidaan jakaa pakollisiin ja täydentäviin tietoihin Pakolliset tiedot korvaa vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkealalle, TVR:lle ja tapaturmavakuuttajille sekä tietyt kuukausi-ilmoitusvirrat Verohallinnolle ja työeläkealalle hyödyt jäävät vähäisiksi, jos vain pakolliset tiedot annetaan Täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot tietoja, jotka välttämättömiä tulonsaajan lakisääteisten etuuksien tai asiakasmaksujen toimeenpanossa. täydentävät lisätiedot ovat valtaosin saatavissa yritysten palkkahallinnon tietojärjestelmistä
Ilmoitettavat tiedot: Pakolliset ja täydentävät tiedot Suosituksena on, että tiedot annetaan tulorekisteriin mahdollisimman kattavasti Täydentävät tiedot ovat tietoja, jotka nykyisin tulee antaa pyydettäessä. Täydentävät tiedot ovat mm. tiettyjä palvelussuhdetta koskevia tietoja, poissaolotietoja tai tulolajien ansaintajaksoja. Tietoja käytetään etuuspäätöksien tekemiseen, asiakasmaksujen määräämiseen ja korvauskäsittelyyn. Kun työnantaja antaa täydentävät tiedot välittömästi palkan maksun yhteydessä, ajassa taaksepäin tehtävät selvittelytyöt vähenevät. Työnantajan hakemat etuudet: kuormittavat työnantajaa suoraan. Työntekijän hakemat etuudet: kuormittavat työnantajaa epäsuorasti, kun työntekijä pyytää työnantajalta palkkatodistuksen tai etuuden myöntäjä lisäselvityksiä.
Palkkatietoilmoituksen sisältö Perustiedot / yhteystiedot Maksajan ja tulonsaajan perustiedot Palkat / ansiotulot (joko yhteissummana tai eriteltyinä) Erilaiset palkat (urakka-, tulos-, bonus- ja aikapalkka) Työaika- ja poikkeustilannekorvaukset ja -lisät Palvelussuhteen päättämiseen ja lomautukseen liittyvät korvaukset Erikseen ilmoitettavat tulolajit Luontoisedut erittely pääsääntöisesti kuten nykyisin Veron vuosi-ilmoituksella Kustannusten korvaukset erittely pääsääntöisesti kuten nykyisin Veron vuosi-ilmoituksella Organisaation voitonjakoon perustuvat suoritukset Vain ep:n alaiset suoritukset, urheilijan suoritukset, kv-tilanteisiin liittyvät korvaukset jne Palvelussuhteen tiedot Palkkauksen tyyppi, muoto, kesto, yksikköhinta, viikkotyöaika, ammattiluokka Vakuuttamistiedot Eläkealan ja työtapaturmavakuuttajien vakuutusnumerot, muut vakuuttamistiedot Tuloista vähennettävät erät Kaikki palkasta vähennettävät erät ja maksut, ennakonpidätys, nettopalkka, ulosmittaus Poissaolotiedot Palkalliset ja palkattomat poissaolot sekä niiden syyt, palkallisen poissaolonajan palkka, Perusteeton etu Määrä ja mihin palkkakauteen ja tulolajiin kohdistuu Takaisinperintä Määrä ja mihin palkkakauteen ja tulolajiin kohdistuu 14
Työnantajan erillisilmoitus Tällä hetkellä tunnistettu seuraavat työnantajakohtaiset tiedot, joita ei ilmoiteta tulonsaajakohtaisella palkkatietoilmoituksella Ilmoitettavat tiedot: 1. Ei palkanmaksua tieto Säännöllisen työnantajan ilmoitettava kuukausittain, jollei palkanmaksua 2. Työnantajan sairausvakuutusmaksu (yhteismäärä) Maksaja ilmoittaa kyseisen kuukauden aikana maksamisensa palkkojen perusteella laskemansa työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän 3. Työnantajan sairausvakuutusmaksun määrästä tehtävät vähennykset, joista työnantaja maksaa sv-maksun Maksajan oma-aloitteisesti sairausvakuutusmaksuista tekemät vähennykset
Tietojen korjaaminen Korvaava menettely Suorituksen maksaja on vastuussa tulorekisteriin tallennettavaksi antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta Tulorekisterin palkkatietojen korjaamisessa käytetään korvaavaa menettelyä Ilmoitusta korjataan siten, että kaikki tiedot annetaan uudelleen, myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot Korvaava ilmoitus tehdään sen maksupäivän ilmoitukselle, jolle virhe kohdistuu Tulonsaajalla voi olla samalla palkanmaksukaudella ja -päivällä useita voimassaolevia ilmoituksia Uusi ilmoitus ei korvaa aiemmin annettua ilmoitusta Tietojen korjaamisessa on pystyttävä kohdistamaan korjaus oikeaan ilmoitukseen tulorekisterin ilmoitusviite, jolla korjaukset kohdennetaan oikeaan ilmoitukseen, jonka maksaja saa uuden ilmoituksen yhteydessä maksajan oma ilmoitusviite, jos tulorekisterin muodostaman ilmoitusviitettä ei haluta tai voida käyttää korjaamisessa 16
Haluatko tietää lisää? Lue lisää tulorekisteri.fi Kysymykset YHT.Tulorekisteri_toiminnallinen@vero.fi