PE-6/QUAEST/PV/2008-08 EUROOPAN PARLAMENTTI KVESTORIT PÖYTÄKIRJA kokouksesta 23. huhtikuuta 2008 klo 15.00 Louise WEISS -rakennus (LOW) kokoussali S 3.4 STRASBOURG Sisältö 1. Esityslistaluonnoksen hyväksyminen... 3 2. Pöytäkirjojen hyväksyminen 14. marraskuuta 2007, 30. tammikuuta 2008, 13. helmikuuta 2008 ja 20. helmikuuta 2008 pidetyistä kokouksista... 3 3. Puheenjohtajan ilmoitukset... 3 3.1 Toimistotilaa poliittisille ryhmille EP:n tiedotustoimistoista... 3 4. Kvestorien toiminta - Vuoden 2008 kolmannen neljänneksen työohjelma - Tiedotuksen, henkilöstöasioiden, infrastruktuurin ja logistiikan, käännöstoiminnan ja varainhoidon sekä innovaation ja teknisen tuen pääosastojen arviot... 4 5. Parlamentin jäsenten avustajien työterveyspalvelut... 5 6. Muutokset vierailijaryhmien ja toimittajien sisäänkäynteihin ja jäsenten pääsyyn LOWrakennuksessa Strasbourgissa sijaitsevaan virka-autojen paikoitushalliin... 5 7. Pääsy PHS-rakennuksen kolmannen kerroksen baariin... 6 8. Tupakointi ASP-rakennuksen jäsenten baarissa... 6 Sivu PE404.101/QUAEST
9. Vierailijat Euroopan parlamentissa...6 9.1 Ehdotettu tarkistus vierailijaryhmien vastaanottamista koskeviin sääntöihin (vakioateria)...6 9.2 Vierailijaryhmille maksettavia korvauksia koskevat järjestelyt...7 9.3 Vierailijat Euroopan parlamentissa Strasbourgissa muulloin kuin istuntojen aikaan...7 10. Suljetuin ovin - muut asiat ja yksittäisten jäsenten pyynnöt...7 11. Parlamentin tiloissa Brysselissä sijaitsevien pankkien tilojen kunnostaminen...7 12. Tiedoksi annettavat asiat...7 13. Seuraavan kokouksen aika ja paikka...8 LIITE: Läsnäololista PE404.101/QUAEST 2/10
Puheenjohtajana toiminut FRIEDRICH avasi kokouksen keskiviikkona 23. huhtikuuta 2008 klo 15.05. 1. Esityslistaluonnoksen hyväksyminen OoO - panivat merkille esityslistaluonnoksen (PE 404 098/Quaest.); - hyväksyivät esityslistan sellaisena kuin se on esitettynä tässä pöytäkirjassa. 2. Pöytäkirjojen hyväksyminen 14. marraskuuta 2007, 30. tammikuuta 2008, 13. helmikuuta 2008 ja 20. helmikuuta 2008 pidetyistä kokouksista - hyväksyivät seuraavien kokousten pöytäkirjat: 14. marraskuuta 2007 Strasbourgissa pidetty kokous (PE 399.775/Quaest.); 30. tammikuuta 2008 Brysselissä pidetty ylimääräinen kokous (PE 399.808/Quaest.); 13. helmikuuta 2008 Brysselissä pidetty ylimääräinen kokous (PE 399.863/Quaest.); 20. helmikuuta 2008 Strasbourgissa pidetty kokous (PE 399.840/Quaest.). 3. Puheenjohtajan ilmoitukset 3.1 Toimistotilaa poliittisille ryhmille EP:n tiedotustoimistoista - kuulivat NICHOLSONin esityksen, jossa hän kertoi kvestoreille poliittisten ryhmien hiljattain esittämistä toimistotilaa parlamentin tiedotustoimistoista koskevista pyynnöistä; - keskustelivat asiasta; kvestorit LULLING ja MULDER käyttivät puheenvuoron; - päättivät palata myöhemmässä kokouksessa toimistotilojen myöntämistä poliittisille ryhmille EP:n tiedotustoimistoista koskeviin kriteereihin. 3/10 PE404.101/QUAEST
4. Kvestorien toiminta - Vuoden 2008 kolmannen neljänneksen työohjelma - Tiedotuksen, henkilöstöasioiden, infrastruktuurin ja logistiikan, käännöstoiminnan ja varainhoidon sekä innovaation ja teknisen tuen pääosastojen arviot - panivat merkille seuraavat asiakirjat: - RATTIn 17. huhtikuuta 2008 päivätty kirje vuoden 2008 seuraavan neljänneksen työohjelmasta (PE 404.108/Quaest.); - STRATIKAKISin 15. huhtikuuta 2008 päivätty kirje vuoden 2008 seuraavan neljänneksen työohjelmasta (PE 404 097/Quaest.); - LAHOUSSEn 31. maaliskuuta 2008 päivätty kirje vuoden 2008 seuraavan neljänneksen työohjelmasta (PE 404 093/Quaest.); - VANHAERENin 28. maaliskuuta 2008 päivätty kirje vuoden 2008 seuraavan neljänneksen työohjelmasta (PE 404 094/Quaest. ja liite); - WILSONin kirje vuoden 2008 seuraavan neljänneksen työohjelmasta (PE 404 096/Quaest.); - LAFORESTin 17. maaliskuuta 2008 päivätty kirje vuoden 2008 seuraavan neljänneksen työohjelmasta (PE 404 083/Quaest.); - totesivat, että asianomaisten yksikköjen toimittamien tietojen perusteella tärkeimpiin asioihin, joita kvestorit todennäköisesti käsittelevät seuraavien kolmen kuukauden aikana, kuuluu erityisesti: 1) jäsenten avustajien vuosilta 2004 2005 ja 2007 peräisin olevien ennakoiden tasaamisen seuranta; 2) vaalikauden päättymistä koskeva tiedonanto; 3) muistio kieltenopettajien rekrytoinnista; 4) sähköisesti toimivat lukot; 5) tupakointialueet; 6) PHS-rakennuksen sisäänkäynnin kunnostaminen; 7) Logitran-tietokoneohjelman esittely (sovellus, jonka avulla jäsenet voivat ilmoittautua sähköisesti useille kursseille); 8) Vox Box -hanke; 9) kokoustilojen kunnostus visuaalista identiteettiä koskevan hankkeen yhteydessä; 10) ehdotus vierailijaryhmiä koskevien sääntöjen muuttamiseksi; 11) mahdollisesti tiedonanto CODEXia koskevista täytäntöönpanotoimista, uudet sopimustyypit ja komennuksella olevien työntekijöiden sosiaaliturva mukaan luettuna; - hyväksyivät tämän neljännesvuoden ohjelman toimitettavaksi puhemiehistölle sen seuraavaan kokoukseen. PE404.101/QUAEST 4/10
5. Parlamentin jäsenten avustajien työterveyspalvelut - panivat merkille henkilöstöasioista vastaavan pääjohtajan WILSONin 1. helmikuuta 2008 päivätyn muistion, joka sisältää luettelon työterveysaseman avustajia koskevista toimista (PE 399.843/Quaest. ja PE 399.820/Quaest.); - keskustelivat parlamentin jäsenten avustajien ja harjoittelijoiden, joiden asemasta määrätään puhemiehistön CODEXia koskevassa päätöksessä (22 28 artikla), mahdollisuudesta käyttää parlamentin työterveysaseman lääkäripalveluja; puheenvuoron käyttivät kvestorit DE VITS ja MULDER sekä työterveysaseman lääkäri PAOLANTONIO; - päättivät palata CODEX-asiaan myöhemmässä kokouksessa. 6. Muutokset vierailijaryhmien ja toimittajien sisäänkäynteihin ja jäsenten pääsyyn LOWrakennuksessa Strasbourgissa sijaitsevaan virka-autojen paikoitushalliin - panivat merkille seuraavat asiakirjat: 12. maaliskuuta 2008 päivätty muistio infrastruktuurin ja logistiikan pääosastosta Strasbourgissa sijaitsevan LOW-rakennuksen sisäänkäynnin kunnostuksen arvioiduista kustannuksista (PE 404.074/Quaest.), yhteenveto 20. helmikuuta 2008 pidetyssä kvestorien kokouksessa tehdyistä päätöksistä, 13. joulukuuta 2007 päivätty muistio infrastruktuurin ja logistiikan pääosastosta otsikolla "Strasbourg - LOW-rakennus - Hissin asentaminen jäsenten sisäänkäynnin ja virka-autojen paikoitushallin välille osana toimittajien ja vierailijaryhmien sisäänkäyntien muutostöitä" (PE 399.800/Quaest. ja liite); - jatkoivat keskustelua mahdollisuudesta asentaa hissi jäsenten sisäänkäynnin ja virkaautojen paikoitushallin välille osana toimittajien ja vierailijaryhmien sisäänkäyntien muutostöitä; puheenvuoron käyttivät kvestorit LULLING, NICHOLSON ja DE VITS sekä infrastruktuurin ja logistiikan pääosaston pääjohtaja; - päättivät yksimielisesti tehdä ehdotuksen muutoksista vierailijaryhmien ja toimittajien sisäänkäynteihin LOW-rakennuksessa ja hissin asentamisesta jäsenten sisäänkäynnin ja virka-autojen paikoitushallin välille, jotta seuraavassa puhemiehistön kokouksessa voitaisiin tehdä lopullinen päätös, odotettaessa tarvittavien määrärahojen vapautumista käytettäviksi. 5/10 PE404.101/QUAEST
7. Pääsy PHS-rakennuksen kolmannen kerroksen baariin - panivat merkille 12. maaliskuuta 2008 päivätyn pääsihteerin muistion pääsystä PHSrakennuksen kolmannen kerroksen baariin (PE 404.078/Quaest. ja liite); - jatkoivat keskustelua mahdollisuudesta muuttaa nykyisiä sääntöjä, joita sovelletaan Brysselissä sijaitsevan Paul Henri SPAAK -rakennuksen kolmannessa kerroksessa sijaitsevaa baaria käyttäviin vierailijoihin; puheenvuoron käyttivät kvestorit LULLING, MULDER ja NICHOLSON; - hyväksyivät pääsihteerin ehdottamat toimet, jotka koskevat pääsyä PHS-rakennuksen baariin. 8. Tupakointi ASP-rakennuksen jäsenten baarissa - panivat merkille seuraavat asiakirjat: 1. huhtikuuta 2008 päivätyn sähköpostiviestin parlamentin jäsen GUARDANSilta tupakoinnista jäsenten baarissa Brysselissä (PE 404.103/Quaest.), infrastruktuurin ja logistiikan pääosaston vastausluonnoksen GUARDANSin sähköpostiviestiin (PE 404.107/Quaest); - keskustelivat jäsenen esittämästä valituksesta, joka koskee tupakointia jäsenten baarissa Brysselissä ja mahdollisista toimenpiteistä tupakointikiellon täytäntöönpanemiseksi tällä alueella; puheenvuoron käyttivät kvestorit LULLING, NICHOLSON ja DE VITS; - pyysivät pääsihteeriä arvioimaan kiireellisesti mahdollisuutta luoda tupakointialue ASP-rakennuksen jäsenten baariin ja saattamaan pikaisesti päätökseen hankkeen, jossa asennetaan tupakoijille erikseen varatut alueet parlamentin tiloihin puhemiehistön 12. helmikuuta 2007 tekemän päätöksen mukaisesti; - hyväksyivät asianomaiselle jäsenelle lähetettävän kirjeluonnoksen. 9. Vierailijat Euroopan parlamentissa 9.1 Ehdotettu tarkistus vierailijaryhmien vastaanottamista koskeviin sääntöihin (vakioateria) Kohdan käsittely siirrettiin myöhempään ajankohtaan. PE404.101/QUAEST 6/10
9.2 Vierailijaryhmille maksettavia korvauksia koskevat järjestelyt - panivat merkille 8. huhtikuuta 2008 päivätyn sähköpostiviestin PALUBINKASilta FAZAKASille vierailijaryhmille suoritettavia maksuja koskevista säännöistä (PE 404.102/Quaest.); - keskustelivat vierailijaryhmille suoritettavia maksuja koskevista säännöistä ja vahvistivat nykyiset säännöt, jotka noudattavat varainhoitoasetusta; puheenvuoron käyttivät DE VITS ja FAZAKAS. 9.3 Vierailijat Euroopan parlamentissa Strasbourgissa muulloin kuin istuntojen aikaan - panivat merkille seuraavat asiakirjat: 3. huhtikuuta 2008 päivätyn kirjeen parlamentin jäseneltä GEBHARDTilta FAZAKASille vierailijaryhmistä Strasbourgissa (PE 404.088/Quaest.), 28. maaliskuuta 2008 päivätyn muistion EP:n Strasbourgin toimiston päälliköltä FRITZiltä vierailijoiden vastaanottamisesta parlamenttiin Strasbourgiin muulloin kuin istuntojen aikaan (PE 404.084/Quaest.); - keskustelivat vierailijoiden vastaanottamisesta Strasbourgissa muulloin kuin istuntoviikoilla; puheenvuoron käyttivät DE VITS ja parlamentin Strasbourgin toimiston päällikkö; - pyysivät pääsihteeriä tekemään ehdotuksen, jolla vahvistetaan vierailijaryhmistä Strasbourgissa vastaavien henkilöstötaulukkoa ja otetaan mahdollisesti käyttöön erillinen vierailijoiden alue parlamentin tiloissa Strasbourgissa. 10. Suljetuin ovin - muut asiat ja yksittäisten jäsenten pyynnöt 11. Parlamentin tiloissa Brysselissä sijaitsevien pankkien tilojen kunnostaminen Kohdan käsittely siirrettiin myöhempään ajankohtaan. 12. Tiedoksi annettavat asiat Tiedoksi annettavia asioita ei ollut. 7/10 PE404.101/QUAEST
13. Seuraavan kokouksen aika ja paikka - päättivät pitää seuraavan kokouksensa Strasbourgissa LOW-rakennuksen huoneessa S3.4 keskiviikkona 21. toukokuuta 2008 klo 15.00 17.30. * * * Kokous päättyi klo 17.30. * * * PE404.101/QUAEST 8/10
LIITE LÄSNÄOLOLISTA Strasbourgissa 23. huhtikuuta 2008 LÄSNÄ FRIEDRICH, puheenjohtaja NICHOLSON LULLING DE VITS FAZAKAS MULDER KOKOUKSESSA LÄSNÄ MYÖS Pääsihteerin kabinetti Oikeudellinen yksikkö Johdon pääosasto Viestinnän pääosasto Henkilöstöasioiden pääosasto SUAREZ MELLA LORENZ CHRETIEN THOMANN JIMENEZ LOZANO CRESPINET FRITZ PIPLAT VAN DEN BROEK DI PAOLANTONIO Infrastruktuurin ja logistiikan pääosasto Varainhoidon pääosasto SIHTEERISTÖ STRATIGAKIS QUINTELA GLASS VANHAEREN GUILLEN ZANON CAMPILHO DREXLER PEGAZZANO 9/10 PE404.101/QUAEST
Avustajat RANZ METADJER Kvestorien sihteeristö BOYD (NICHOLSON) LAMESCH (LULLING) BERTRAND (DE VITS) WINKLER (FRIEDRICH) KONTÁR (FAZAKAS) SMIT (MULDER) PE404.101/QUAEST 10/10