Ramirentkonsernin eettiset ohjeet www.ramirent.com
2 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet Sisällys 1. Henkilöstö... 5 1.1. Yhtäläiset mahdollisuudet ja yhdenmukainen kohtelu 1.2. Ihmisoikeudet 1.3. Hyvinvointi ja turvallisuus työpaikalla 1.4. Sivutoimet 2. Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppanisuhteet... 6 2.1. Korruption ja lahjonnan vastainen toiminta 2.2. Laskujen muokkauksen kieltäminen 2.3. Rehellinen kilpailu ja kilpailuvapautta koskevan lainsäädännön noudattaminen 2.4. Luottamukselliset tiedot ja sisäpiiritiedot 2.5. IFRS-standardin mukaisten kirjanpito- ja raportointikäytäntöjen noudattaminen 2.6. IT-tietoturva 3. Ympäristönsuojelu ja turvallisuus... 8 4. Sponsorointi ja yhteisöllisyys.. 9 5. Eettisten ohjeiden rikkominen.. 10 5.1. Kontaktit 5.2. Miten raportoida ohjeiden rikkomisesta Eettinen raportointipalvelu kysymyksiä ja vastauksia....11 Ramirentin eettiset ohjeet Ohjeiden hyväksyjä: yhtiön hallitus Ohjeiden laatija: konserniviestintä Intra.ramirent.com/Corporate Communications and Branding Ohjehistoria Ensimmäinen hyväksytty versio: 22.9.2008 Päivitetty: 22.4.2010.
3 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet Konsernijohtajan alustus Arvoisa kollega, Ramirentistä on kehittynyt aidosti kansainvälinen yritys. Vahvan brändinsä avulla se palvelee laajaa asiakaskuntaansa monissa toimintamaissaan. Työtämme ja yhtiön toimintaa ohjaa korkeatasoiset periaatteet siitä, mikä on hyvää käytöstä ja toimintaa liike-elämässä. Ramirentin eettinen ohjeisto on sitova asiakirja, jossa määritellään eettiset periaatteet kaikille toiminnoillemme ja toiminta-alueillemme. Eettisten ohjeiden henkeä ilmennetään päivittäiseen työhömme vaikuttavissa yhtiön menettelyissä ja säännöksissä. Eettisissä ohjeissa kuvaillaan ja selitetään tavoitteenasettelua ja sääntelyä, jotka heijastavat sitoutumistamme vastuulliseen, eettiseen ja lainmukaiseen toimintaan. Palvelumme ja taloudellinen suorituskykymme ovat herättäneet asiakkaissamme ja sidosryhmissämme luottamusta ja kunnioitusta. Hyvä maineemme perustuu määrätietoiseen sitoutumiseen toimia reilusti ja rehellisesti suhteessa asiakkaisiimme, omistajiimme, henkilöstöömme, tavarantoimittajiimme, liikekumppaneihimme ja muihin sidosryhmiin. Maineemme turvana meillä on toimintamme tinkimätön rehellisyys, vastuullisuus ja avoimuus. Teemme määrätietoista työtä petosten, lahjonnan ja asiattoman käytöksen ehkäisemiseksi. Osana tätä sitoutumista olemme ottaneet käyttöön eettisten ohjeiden kaltaisia uusia välineitä voidaksemme taata toimivamme eettisesti korkealla tasolla. Eettiset ohjeet on tarkoitettu kaikille konsernimme työntekijöille, johtajille sekä hallituksen, johtoryhmän ja muiden vastaavien toimielinten jäsenille. Odotan näitä ohjeita noudatettavan yrityksen toiminnassa ja päätöksenteossa. Sinun vastuullasi on ilmoittaa välittömästi alaisillesi eettisten ohjeiden sisällöstä ja kannustaa heitä noudattamaan niitä poikkeuksetta. Eettisissä ohjeissa asetetaan korkeatasoisia tavoitteita toimillemme ja käyttäytymisellemme. Tarkoituksena on suojella työntekijöitämme, asiakkaitamme ja yhtiön mainetta. Näen tämän ohjeistuksen alkusysäyksenä palkitsevalle kehitykselle, jossa yhteisenä päämääränämme on toiminnan jatkuva parantaminen. Eettiset ohjeemme perustuvat vakaaseen käsitykseen, että esimerkillinen käytös on paras tie rehellisyyteen. Yhteisenä velvollisuutenamme on omaksua eettisten ohjeiden ja muiden yhtiön antamien ohjeiden henki toimintamme ohjenuoraksi. Mikäli eettisten ohjeiden vastaista toimintaa havaitaan tai epäillään perustellusti tapahtuvan, kaikilla konsernin työntekijöillä on nyt mahdollisuus raportoida asiasta. Yrityksen johtoon kuuluvien vastuulla on lisäksi tuoda aktiivisesti esille arvojamme ja periaatteitamme. Edellytän johtohenkilöiden toimivan tässä asiassa roolimalleina. Jos havaitset yhtiön toiminnassa piirteitä, jotka ovat mielestäsi eettisten ohjeiden vastaisia, tai jos jokin yhtiön liiketoimintaan liittyvä seikka huolestuttaa sinua, haluan sinun ottavan asian esille. Me olemme kaikki osaltamme vastuussa yhtiön suojelemisesta. Kannustamme työntekijöitä ilmoittamaan havaitsemastaan tai epäilemästään virheellisestä toiminnasta. Yhtiöllä on käytössä normaali esimiehille ja johtohenkilöille tarkoitettu raportoinnin prosessi, jota työntekijöitä kehotetaan käyttämään tarvittaessa. Lisäksi olemme ottaneet käyttöön eettisen raportointipalvelun. Tämä yhtiöstä riippumattoman yrityksen operoima palvelu on tarkoitettu kanavaksi, jonka kautta henkilöstö voi turvallisesti raportoida yhtiön toiminnassa esille tulevia, todellisia tai epäiltyjä eettisesti kestämättömiä toimia tai väärinkäytöksiä. Haluan kiittää sinua sitoutumisestasi yrityksen menestyksen rakentamiseen. Voimme olla ylpeitä saavutuksistamme. Noudattamalla eettisiä ohjeitamme varmistat osaltasi, että konsernimme voi jatkaa esimerkin näyttämistä palvelun tasossa ja toiminnan rehellisyydessä ja huolehtia hyvin sekä asiakkaistaan että työntekijöistään. Magnus Rosén konsernijohtaja, Ramirent Oyj
4 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet Ramirentin eettiset ohjeet Ramirentin eettiset ohjeet tukevat yhtiön kestävää kehitystä ja menestystä. Ne toimivat yleisesti ja yhteisesti hyväksyttynä ohjeistona Ramirentille ja sen sidosryhmille. Eettiset ohjeet luovat yhtenäisen perustan kaikille Ramirentin liiketoimille ja työtehtäville. Eettiset ohjeet käsittelevät Ramirentin yrityskulttuuria, yleisesti hyväksyttyjä käytäntöjä ja sitoutumista lain ja säännösten noudattamiseen. Eettiset ohjeet koskevat Ramirent-konsernin kaikkia työntekijöitä, alihankkijoita ja tavarantoimittajia. Eettiset ohjeet ja konsernin toimintakäytännöt ovat saatavilla Ramirentin intranetistä osoitteesta https://intra.ramirent.com. Ohjeet voi myös tilata sähköpostiosoitteesta communications@ramirent.com.
5 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet 1. Henkilöstö 1.1. Yhtäläiset mahdollisuudet ja yhdenmukainen kohtelu Hyvän ilmapiirin luominen työpaikalle edellyttää kaikkien työntekijöiden yhdenmukaista kohtelua ja yhtäläisten mahdollisuuksien tarjoamista kaikille. Lisäksi toisten hyvinvoinnista on otettava yhteinen vastuu ja muiden mielipiteitä on kunnioitettava. Teemme jatkuvasti yhdessä töitä luodaksemme hyvän ja innostavan työympäristön, jonka tunnuspiirteitä ovat turvallisuus, tyytyväisyys ja osallistuminen. Emme hyväksy syrjintää tai ahdistelua missään muodossa emmekä minkäänlaisia rikkomuksia. Lähtökohtanamme on, että jokainen ihminen on samanarvoinen. Suhtaudumme toisiimme kunnioittavasti ja luottavaisesti. Jokaisella on oikeus kehittyä niin Ramirentiä kuin sen työntekijöitäkin nyt ja vastaisuudessa koskevien osaamisedellytysten mukaisesti. Luovan ilmapiirin muodostumiseen myötävaikuttavat avoin mielipiteenvaihto sekä kokemusten, osaamisen ja arvojen jakaminen. Pyrimme luomaan avoimen ilmapiirin, jossa jokainen voi ilmaista mielipiteensä vapaasti, osallistua ja vaikuttaa yhtiön kehitykseen ja tukea sitä päivittäisellä työpanoksellaan parhaansa mukaan. 1.2. Ihmisoikeudet Työnantajana Ramirent on sitoutunut kansainvälisen työjärjestön ILO:n ydinsopimuksen periaatteisiin, joita ovat järjestäytymisvapaus ja työehtosopimusneuvottelut; yhtäläinen korvaus miehille ja naisille samanarvoisesta työstä; pakkotyön lakkauttaminen; rotuun, sukupuoleen, ihonväriin, uskontoon, poliittiseen mielipiteeseen, syntyperään tai yhteiskunnalliseen asemaan perustuvan syrjinnän poistaminen sekä lapsityövoiman käytön lakkauttaminen. Odotamme, että myös asiakkaamme, tavarantoimittajamme ja muut yhteistyökumppanimme kohtelevat työntekijöitämme kunnioittavasti ja samanarvoisesti. Ostosopimuksissamme olevan lausekkeen nojalla voimme välittömästi lopettaa yhteistyön, jos käy ilmi, että joku tavarantoimittajistamme käyttää lapsityövoimaa. 1.3. Hyvinvointi ja turvallisuus työpaikalla Tarjoamme työntekijöillemme turvallisen, terveellisen ja hyvin hallitun työympäristön. Ehkäisemme onnettomuuksia ja henkilövahinkoja toteuttamalla käytäntöjä ja toimenpiteitä, joilla minimoidaan työympäristölle luontaisten vaarojen aiheuttajat. Laadimme ja ylläpidämme järjestelmiä ja parhaita toimintatapoja, jotta voimme havaita ja välttää työstä henkilöstön hyvinvoinnille ja turvallisuudelle mahdollisesti aiheutuvat uhat, reagoida niihin ja toimia niiden eliminoimiseksi. Turvallinen työympäristö on myös raitis. Ramirentin henkilöstöön kuuluvat eivät saa työskennellä alkoholin tai muiden päihteiden vaikutuksen alaisina. Rajallisia määriä alkoholia saatetaan kuitenkin tarjota, jos paikalliset tavat tai erityiset tilaisuudet sitä edellyttävät. Työntekijä ei voi kuitenkaan käyttää alkoholia, jos hänen on käytettävä konetta, ajettava ajoneuvoa tai hoidettava muita tehtäviä, joiden suorittamisesta alkoholin vaikutuksen alaisena voi koitua merkittävää haittaa. 1.4. Sivutoimet Ramirentin työntekijät eivät saa sitoutua kilpailevaan yritykseen eivätkä osallistua toimiin, jotka voivat heikentää joko työntekijän tai Ramirentin yrityksenä nauttimaa luottamusta. Sivutoimi ei myöskään saa sitouttaa työntekijää niin, että se vaikuttaa hänen kykyynsä suoriutua työstään täysipainoisesti. Kaikkiin sivutoimiin vaaditaan esimiehen kirjallinen suostumus. Jos sivutoimi on liiketoimintaa, joka on samankaltaista kuin Ramirentin toiminta tai kilpailee Ramirentin liiketoimien kanssa, sivutoimeen vaaditaan lisäksi kyseisen segmentin johtajan tai konsernin toimitusjohtajan kirjallinen suostumus.
6 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet 2. Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppanisuhteet Terveellä pohjalla olevassa liiketoiminnassa hyvät asiakas-, toimittaja- ja kumppanuussuhteet ovat keskeisen tärkeitä. Siksi Ramirent panostaa hyvien suhteiden luomiseen ja ylläpitämiseen. Tilaisuuksia tapaamiseen ja näkemysten vaihtamiseen on paljon. Näitä ovat esimerkiksi tiedotustilaisuudet, asiakastapaamiset ja opintomatkat. Tällaisissa suhteiden luontiin ja kehittämiseen tarkoitetuissa tilanteissa saatetaan keskustella muistakin asioista kuin toimintaan suoranaisesti liittyvistä koneista tai teknisistä ratkaisuista. Sosiaaliset tilaisuudet ovat tärkeä osa liikesuhteita, mutta ne eivät saa johtaa tilanteisiin, joissa Ramirentin tai sen asiakkaiden tai tavarantoimittajien toiminnan katsotaan olevan ristiriidassa kilpailulakien kanssa tai se tulkitaan lahjonnaksi tai korruptioksi. Nämä ovat vakavia rikkomuksia tai rikoksia, jotka voivat johtaa henkilökohtaiseen vastuuseen ja aineellisiin kustannuksiin ja vahingoittaa Ramirentin mainetta. 2.1. Korruption ja lahjonnan vastainen toiminta Ramirent ei osallistu liiketoimintaan, joka saattaa johtaa eturistiriitoihin. Me emme maksa lahjuksia tai laittomia maksuja liiketoiminnan hankkimiseksi tai jatkamiseksi. Emme myöskään lahjo viranomaisia myönteisten päätösten tai palvelusten toivossa. Emme tue rahanpesua tai osallistu rahapesuun missään olosuhteissa. Emme ota liikekumppaneilta vastaan lahjoja, jotka ylittävät tavanomaisen vieraanvaraisuuden. Asiakaslahjat ja asiakkuusohjelmat Emme anna tai vastaanota lahjoja tai ota käyttöön asiakkuusohjelmia, jotka ylittävät tavanomaisen vieraanvaraisuuden liikekumppaneiden välillä. Emme myöskään maksa päivällisiä tai järjestä yhtiön sisäisiä tai ulkopuolisia juhlia tai tapahtumia, jotka ylittävät tavanomaisen vieraanvaraisuuden liikekumppaneiden välillä. Perustamme toimintamme paikallisten veroviranomaisten ohjeistuksiin. Asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja muille sidosryhmille annettavat lahjat valitaan lahjavalikoimastamme, johon kuuluu vain paikallisen veroviranomaisen ohjeistuksen mukaisia lahjoja. Lisäksi on huomioitava, että verolainsäädännön sallimat lahjat saattavat olla lahjontaa ja korruptiota koskevan lainsäädännön vastaisia. Jos lahjan tai palveluksen antaminen tai vastaanottaminen sisältää vähäisenkin eturistiriidan mahdollisuuden, tällaisen lahjan tai palveluksen antamiseen tai vastaanottamiseen on hankittava etukäteen esimiehen kirjallinen suostumus. 2.2. Laskujen muokkauksen kieltäminen Ramirent ei harjoita laskujen muokkausta. Se rinnastetaan oikeudellisesti väärän todistuksen antamiseen, joka on lainvastaista toimintaa. Henkilöstömme tulee kieltäytyä laskujen muokkaukseen liittyvistä pyynnöistä välittömästi. Tämä periaate estää asiakkaitamme ja henkilöstöämme altistumasta rikollisille toimille. 2.3. Rehellinen kilpailu ja kilpailuvapautta koskevan lainsäädännön noudattaminen Vakaa talous edellyttää toimivaa kilpailua kaikilla toimialoilla. Ramirent tukee ja edistää rehellistä kilpailua ja vapaita markkinoita. Ramirent vastustaa ehdottomasti kaikenlaista yhteistyötä, joka rajoittaa tai estää vapaata kilpailua. Ramirent ei hyväksy esimerkiksi kilpailijoiden kesken tehtyjä sopimuksia hinnoittelusta tai markkinoiden ja asiakkaiden jakamisesta. Rehellistä kilpailua ja kilpailuvapautta koskevat säännöt ja lisäohjeet on koottu Ramirentin oppaaseen Yhteenveto kilpailuoikeuteen liittyvistä ohjeista. Opas on saatavilla yhtiön intranetissä osoitteessa intra.ramirent.com/legal and Corporate Governance/Guidelines. 2.4. Luottamukselliset tiedot ja sisäpiiritiedot Ramirent kannustaa avoimeen viestintään oleellisena osana yrityskulttuuria. Avoin viestintä edistää yrityksen sisäistä kokemusten vaihtoa ja innostuksen ja motivaation leviämistä. Tästä huolimatta on tärkeää suojella yhtiön luottamuksellisia tietoja esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: Yhtiön luottamukselliset sisäpiiritiedot Julkisesti listattuna yrityksenä Ramirent noudattaa Helsingin pörssin (NASDAQ OMX) sääntöjä ja lainsäädäntöä, joissa on määritetty ohjeet osakkeen hintaan vaikuttavien yritystietojen julkistamista varten. Ramirent Oyj:ssä kaikki tiedot, joilla saattaa olla vaikutusta Ramirentin osakkeen hintaan ja joita pörssin säännöt näin ollen koskevat, on ensin ilmoitettava ainoastaan konserniviestinnän kautta (lisätietoja on Ramirentin sisäpiiriohjeessa osoitteessa https://intra.ramirent.com/ Legal and Corporate Governance/Insiders instructions and forms). Näin voidaan varmistaa, että tiedot jaetaan oikeassa muodossa ja samanaikaisesti kaikille osapuolille sekä Ramirentin työntekijöille. Kaikki pörssitiedotteet, taloustiedot ja yhtiön kehitystä koskevat tiedot voi julkistaa vain konserniviestinnän kautta. Jos konserniviestintä ei ole julkaissut taloustietoja, niitä ei saa levittää.
7 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet Yhtiön muut luottamukselliset tiedot Suhteessa asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin: hinta- ja volyymitiedot, yhteisiin tarjouksiin liittyvät tiedot ja vastaavat tiedot. Suhteessa toimittajiin: tuotekehitykseen, tuotetestaukseen, hintoihin, toimitusehtoihin ja muihin vastaaviin asioihin liittyvät tiedot. Sisäisesti: kilpailukykyyn ja kasvumahdollisuuksiin liittyvät tiedot ja henkilöstöön liittyvät tiedot. Oletamme yhteistyökumppaneidemme suojaavan tietojamme samalla tavalla kuin me suojaamme asiakkaidemme ja toimittajiemme tietoja. Tästä syystä olemme kaikki vastuussa siitä, että yhtiön sisäiset tiedot, joita ei ole julkaistu yleisesti, pidetään luottamuksellisina. 2.5. IFRS-standardin mukaisten kirjanpito- ja raportointikäytäntöjen noudattaminen Ramirent Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka rakenne ja toiminta on järjestetty Suomen lakien mukaisesti. Yhtiöllä on tytäryhtiöitä 13 maassa: Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Puolassa, Unkarissa, Venäjällä, Ukrainassa, Tšekin tasavallassa ja Slovakiassa. Yhtiön kotipaikka on Helsinki. Emoyhtiö Ramirent Oyj:n osakkeet on noteerattu Helsingin pörssissä (NASDAQ OMX). Konsernitilinpäätökset on laadittu IFRS (International Financial Reporting Standards) standardien mukaisesti tilikaudesta 2005 lähtien. 2.6. IT-tietoturva IT-tietoturvan tavoitteena on suojata liiketoiminnat keskeytyksiltä ja tietoturvan vaarantavilta tilanteilta estämällä haitallisia tapahtumia ja pitämällä niiden määrä mahdollisimman alhaisena. Ramirentin IT-tietoturvakäytäntöjen tarkoituksena on suojata yhtiön tiedot ja omaisuus uhkilta, jotka voivat olla sisäisiä tai ulkoisia ja tahallisia tai tahattomia. Edellisessä kohdassa mainittuja tietoja säilytetään yhä enemmän erilaisissa tietoteknisissä tallennusvälineissä. Tietokoneisiin tallennettujen tietojen suojaaminen on luonnollisesti yhtä tärkeää kuin muiden tietojen suojaaminen. Ramirentin ITtietoturvakäytännöistä saa lisätietoja osoitteesta intra.ramirent.com/group IT.
8 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet 3. Ympäristönsuojelu ja turvallisuus Ramirent pyrkii kestävään kehitykseen. Yrityksen toiminta-ajatus on jo pohjimmiltaan ympäristöystävällinen. Kun yritykset ja yksityishenkilöt vuokraavat tarvitsemiaan koneita ja laitteita niiden ostamisen sijaan, vaikutus ympäristöön ja luonnonvarojen käyttöön on monessa mielessä positiivinen. Tarvittavien koneiden kokonaismäärä vähenee, ja uudet koneet ovat aiempaa ympäristöystävällisempiä. Ympäristö-, työympäristö- ja työturvallisuusasiat on sisällytetty toiminnallisiin tavoitteisiin. Toimimme järjestelmällisesti ympäristön suojaamiseksi, hyvän työympäristön luomiseksi, onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja toiminnan turvallisuuden varmistamiseksi. Seuraamme jatkuvasti sääntöjen ja säädösten kehittymistä, muokkaamme toimintatapojamme ja -menetelmiämme olosuhteiden muuttuessa ja tiedotamme asiakkaillemme jatkuvasti esimerkiksi yhteisiä projektejamme koskevista asioista. Asetamme toimittajillemme selkeät ympäristönsuojeluvaatimukset. Asiakkaamme voivat luottaa siihen, että koneita ja laitteita vuokratessaan he saavat ympäristöystävällisen ja turvallisen vaihtoehdon. Ympäristönsuojelu ja työturvallisuus taataan perinpohjaisella prosessilla, jolla pyritään estämään kaikki mahdolliset onnettomuudet. Prosessi kattaa kaikki osa-alueet valmistelevista työvaiheista käyttöönottoon ja projektin viimeistelemiseen. Prosessi sisältää riskiarvioinnit, vastuuvelvollisuuteen liittyvät kysymykset sekä omien työntekijöiden, kollegoiden ja asiakkaan henkilöstön kouluttamisen kemikaalien ja tuotteiden turvalliseen ja ympäristöystävälliseen käyttöön.
9 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet 4. Sponsorointi ja yhteisöllisyys Sponsorointikäytäntömme mukaisesti tuemme ensisijaisesti urheiluun, kulttuuriin ja ympäristönsuojeluun liittyviä ohjelmia. Ramirent ei sponsoroi poliittista toimintaa eikä väkivaltaan, uskonnollisiin järjestöihin, alkoholiin tai huumausaineisiin liittyvää toimintaa. Meille sponsorointi tarkoittaa markkinointia vähintään kahden osapuolen välistä, liiketoimintaan verrattavissa olevaa vaihtoa, jossa sponsorointiprojektiin sitoutumisen tarkoituksena on tuoda yritykselle taloudellista hyötyä. Yksi perusperiaatteistamme on, että edellytämme myös saavamme jotain vastineeksi. Näin sponsorointiprojekti voidaan käsittää yhteiseksi hankkeeksi, eikä sijoitusta pidetä verotuksellisista syistä lahjoituksena. Sponsorointiprojekteista laaditaan aina kirjalliset sopimukset. Pyrimme tasapainottamaan eri sponsorointiprojekteja siten, että tukea voidaan osoittaa mahdollisimman monelle taholle. Ramirent kannustaa yksiköitään ja henkilöstöään osallistumaan yhteistä hyvää edistäviin ohjelmiin sillä ehdolla, että tällaisilla ohjelmilla ei ole yhteyksiä poliittisiin puolueisiin, henkilövaalikampanjoihin tai poliittisesti suuntautuneisiin järjestöihin. Ramirent ei yhtiönä koskaan ota kantaa poliittisiin asioihin, tue poliittisia puolueita tai anna taloudellista tukea poliittiselle toiminnalle. Urheilussa sponsoroimme ensisijaisesti yksittäisiä tapahtumia ja jatkuvaa kilpailutoimintaa harjoittavia organisaatioita. Yksittäisiä urheilijoita sponsoroidaan vain harvoin. Kulttuurin alalla yhtiö voi hyötyä sponsoroinnista esimerkiksi pyytämällä kulttuurin ammattilaisia ja asiantuntijoita kertomaan henkilöstöllemme viestinnän, kehonkielen ja vastaavien asioiden merkityksestä. Ramirent kannustaa yksiköitään tukemaan Ramirentin yritystoimintoihin liittyvää opiskelua. Opinnot voivat liittyä ympäristönsuojeluun, Itä-Eurooppaan, turvallisuuskoulutukseen, laitteisiin ja koneisiin sekä rakentamiseen ja rakennusmenetelmiin liittyviin aloihin (ks. Ramirent-konsernin sponsorointia koskevat ohjeet).
10 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet 5. Eettisten ohjeiden rikkominen Ramirentin eettisten ohjeiden rikkomuksista raportoidaan Ramirent-konsernin johtoryhmälle. Rikkeet saattavat johtaa työntekijän irtisanomiseen tai yhteistyön päättymiseen alihankkijan tai toimittajan kanssa. 5.1. Kontaktit Kun tarvitset apua yrityksen käytäntöjen tulkinnassa, vaikeiden päätösten teossa tai eettisten periaatteiden soveltamisessa, toimi seuraavasti: keskustele esimiehesi kanssa keskustele henkilöstöpäällikön kanssa ota yhteyttä lakiasiainjohtajaan konsernihallinnossa 5.2. Miten raportoida ohjeiden rikkomisesta Jos työntekijä uskoo, että joku yrityksen työntekijä tai muu henkilö tai yksikkö on yrityksen nimissä tai sen kanssa yhteistyössä toimiessaan rikkonut lakia tai taloudelliseen raportointiin, korruptioon tai muuhun käytökseen liittyviä sisäisiä käytäntöjä, suosittelemme yhteyden ottamista yllä mainittuihin tahoihin. Voit myös käyttää eettistä raportointipalveluamme ja Internet-pohjaisia palvelujamme. Yritys ei suosittele nimettömien ilmoitusten tekemistä. Yrityksen raportointijärjestelmä sallii kuitenkin luottamuksellisten ja nimettömien ilmoitusten tekemisen eettisen raportointipalvelun kautta joko Internetin välityksellä tai puhelimitse. Eettistä raportointipalvelua käytetään vain kirjanpidollisten ja taloudellisten väärinkäytösten raportointiin, kuten: kirjanpito ja raportointistandardit rahanpesu yrityksen omaisuus sisäpiiritieto lahjonta tai korruptio keksityn ihmisen palkkaaminen Lisätietoja saa dokumentista Ramirent Ethics Helpline Reporting Procedure.
11 Ramirent-konsernin eettiset ohjeet Eettinen raportointipalvelu kysymyksiä ja vastauksia K: Mikä on eettinen raportointipalvelu? Eettinen raportointipalvelu on kattava ja luottamuksellinen raportointityökalu, jonka avulla Ramirentin johto ja muu henkilöstö voivat tehdä yhteistyötä yhtiön toimintaan liittyvien petosten ja muun vilpillisen toiminnan, väärinkäytösten ja asiattoman käytöksen ehkäisemiseksi tai lopettamiseksi. Palvelun avulla työympäristöä voidaan muokata yhä positiivisempaan suuntaan. K: Miksi eettinen raportointipalvelu on otettu käyttöön? Ramirent on sitoutunut toteuttamaan avoimuuden periaatetta työympäristössään. Tiedostamme kuitenkin, että työntekijät eivät voi kaikissa tilanteissa tuoda ongelmallisia asioita esiin linjavastuussa oleville esimiehilleen joutumatta arkaluontoiseen tai kiusalliseen asemaan. Siksi olemme ottaneet käyttöön eettisen raportointipalvelun. Palvelun kautta kaikki henkilöstöön kuuluvat voivat tuoda luottamuksellisesti esiin yhtiön toiminnan eettisiin näkökantoihin liittyviä seikkoja ja asioita, jotka saattaisivat vahingoittaa yhtiön mainetta tai taloudellista asemaa, mikäli niihin ei kiinnitettäisi yhtiössä huomiota. K: Kuka vastaa eettisen raportointipalvelun toiminnasta? Eettisen raportointipalvelun toiminnasta vastaa itsenäinen asiantuntijayritys InTouch. Yritys vastaa monen tunnetun yhteisön eettisiin ohjeistoihin liittyvistä raportointipalveluista. Palvelu on käytettävissä maksuttoman puhelinnumeron tai Internetin kautta kaikkina viikonpäivinä ja vuorokaudenaikoina. InTouch ei osallistu raportointia seuraaviin tutkimuksiin tai selvityksiin. Se on riippumaton yhteistyökumppani, mikä madaltaa kynnystä raportoida ongelmista ja tarjoaa suoran, nopean ja turvallisen yhteyden Ramirentin sisäiseen valvontaan. K: Miten eettinen raportointipalvelu toimii? Palvelua voi käyttää puhelimitse tai Internetin kautta. Puhelimitse: Soita ilmaisnumeroon 0800 914 544 ja näppäile Ramirentin käyttökoodi 72647 (R-A-M-I-R puhelimen numeronäppäimistössä). Saat ohjeet, joiden avulla voit helposti tallentaa suojatun viestin. Sinulle annetaan myös tapausnumero, jota käyttämällä voit soittaa palveluun uudestaan noutaaksesi vastauksen viestiisi tai vastaanottaaksesi lisätietopyyntöjä, jos olet jättänyt raporttisi nimettömänä. Internetin kautta: Internetissä voit raportoida eettisistä ongelmista kunkin Ramirentin toimintamaan kielellä InTouchin verkkosivuston kautta syöttämällä Ramirentin käyttökoodin osoitteessa www. intouchfeedback.co.uk/ramirent. Myös verkkopalvelun käyttäjille annetaan henkilökohtainen tapausnumero. InTouch-verkkosivustoa voi käyttää Ramirent-konsernin verkkosivuston ja intranetin kautta osoitteessa www.ramirent. com/portal/en/contact_us sekä ja maakohtaisten sivustojen ja intranet-palvelujen kautta Yhteystiedot/Raportoi väärinkäytöksestä -osiossa. K: Miten palvelun luottamuksellisuus taataan? Eettinen raportointipalvelu on suunniteltu siten, ettei sen avulla voida tehdä äänitunnistusta, selvittää soittajan numeroa tai määrittää sähköpostiviestin lähettäjää. InTouch siirtää ääniviestit kirjoitusasuun sanatarkasti ja poistaa sen jälkeen äänitaltion asianmukaisesti ja varmasti. Kukaan Ramirentin henkilöstöstä ei kuule soittajan ääntä, eikä InTouch yritä jäljittää soittajan tunnusta. Sähköpostiviestin lähetysosoitteita ei tallenneta. InTouch leikkaa ja liittää InTouchin verkkosivuston kautta lähetyt viestit erilliseen sähköpostiviestiin, joka lähetetään salattuna Ramirentin sisäiseen valvontaan. Ellei raportoija itse ilmoita henkilöllisyyttään, InTouch tai Ramirent-konserni eivät voi saada raportoijan henkilöllisyyttä selville. K: Jos eettistä raportointipalvelua käyttävät henkilöt toimivat anonyymisti, miten he saavat vastauksen viestiinsä? Yksi eettisen raportointipalvelun keskeisistä ominaisuuksista on, että käyttäjät voivat milloin tahansa noutaa palvelusta vastauksen nimettömänä jättämäänsä viestiin. He voivat halutessaan myös jättää palveluun lisätietoja. Tämän tekee mahdolliseksi tapausnumero, jonka kaikki eettisen raportointipalvelun käyttäjät saavat. Yksilöllisen tapausnumeron avulla käyttäjät voivat noutaa palvelusta vastauksen viestiinsä tai lisätietopyynnön raportoimiensa asioiden tutkimisen edistämiseksi. Nämä tietojenvaihdot toteutuvat puhelimitse tai tietoverkon välityksellä sen mukaan, mitä väylää käyttäen alkuperäinen viesti on jätetty. Ramirentin ylempään johtoon kuuluvat eivät missään vaiheessa näiden tietojenvaihtojen aikana kuule raportin tehneen työntekijän ääntä tai näe tämän sähköpostiosoitetta. K: Millaisista asioista eettisen raportointipalvelun kautta voi ilmoittaa? Eettistä raportointipalvelua voidaan hyödyntää tilanteissa, joissa eettisiä näkökantoja ei voida käsitellä suoraan linjavastuussa olevan esimiehen kanssa tai joissa työntekijä ei tiedä kenen puoleen kääntyä asiassa, jonka hän arvioi voivan vaikuttaa merkittävästi koko Ramirentkonserniin. Raporttien aiheina voivat olla esimerkiksi: varkaus tai petos virheellinen kirjanpito lahjonta ammatillinen väärinkäytös terveys- ja turvallisuusriskit ympäristövahinko Ramirentin maineen vahingoittuminen Eettistä raportointipalvelua ei ole tarkoitettu sellaisten epäkohtien ilmituontiin, joita varten on jo olemassa vakiintuneet käytännöt (esim. työpaikkakiusaaminen). K: Tarvitaanko raportointia varten todisteita epäeettisestä toiminnasta? Emme edellytä raportoijilta täysin pitäviä todisteita väärinkäytöksistä tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Toivomme kuitenkin raportoijien voivan kertoa perusteita raportointiin johtaneelle huolenaiheelleen. Koska kaikki raportoidut asiat tutkitaan, on tärkeää, ettei palvelua käytetä väärin. Palvelun tahallinen väärinkäyttäminen saattaa johtaa kurinpidollisiin toimiin. K: Joudunko raportoituani silmätikuksi tai koston kohteeksi? Noudattamamme periaate on, ettei kukaan henkilö, joka hyvin tarkoitusperin raportoi epäilemistään epäeettisistä toimista, joudu millään tavoin kärsimään tästä. Tietyissä olosuhteissa myös laki suojelee työntekijän oikeutta paljastaa työpaikalla tapahtuvia väärinkäytöksiä ilman, että hänelle koituu siitä haittaa. K: Mitä tapahtuu eettisen raportointipalvelun kautta lähetetyille viesteille? Viestit käännetään ja lähetetään Ramirentin sisäiseen valvontaan (Internal Audit), joka ryhtyy viipymättä niiden vaatimiin toimenpiteisiin vaarantamatta kenenkään yksityisyyttä. Jos tarkempia tutkimuksia vaaditaan, epäiltyjä epäeettisiä toimia käsitellään asian luonteen mukaisesti seuraavilla vaihtoehtoisilla tavoilla: Ramirentin sisäinen valvonta tutkii asian asia siirretään asianmukaisen riippumattoman tahon (kuten yhtiöstä riippumattomien tilintarkastajien tai poliisin) tutkittavaksi. Pyrimme pitämään raportoijan tilanteen tasalla tutkimusprosessin aikana. ilmoitamme raportoijalle tutkimuksen tuloksesta ja mahdollisista toimenpiteistä. HOTline Suomi 0800 914 544 www.ramirent.com