Kirje OKM/15/040/2013 5.2.2015 Opetusneuvos Annu Jylhä-Pyykönen Viite Asia 19.3.2013 asetetun arkistolakityöryhmän määräajan jatkaminen 30.4.2015 saakka työn loppuun saattamiseksi Opetus-ja kulttuuriministeriö asetti 19.3.2013 työryhmän selvittämään arkistolakiin ja - asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeetja tekemään hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi lainsäädännöksi. Työryhmä laati määräaikansa 31.12.2014 puitteissä esityksen arkistolaitosta koskevan lainsäädännön uudistamiseksi. http://www.minedu.fi/export/sites/default/opm/julkaisut/2015/liitteet/tr03.pdf?lang=fi Työryhmän selvityksissä ilmeni, että nykyinen viranomaisten tietoaineistojen käsittelyä ja tiedonhallintaa koskeva lainsäädäntö ei muodosta johdonmukaista kokonaisuutta. Lisäksi työryhmä katsoi, että lainsäädäntöä olisi uudistettava arkistoisin päivitystä laajemmin kokoamalla yhteen yleislakiin kaikki keskeiset tiedonhallintaa ja tietojen käsittelyä julkishallinnossa koskevat säännökset ottaen huomioon informaation koko elinkaari. Edellä esitetyn johdosta opetus-ja kulttuuriministeriä on päättänyt jatkaa 19.3.2013 asetetun arkistolakityöryhmän määräaikaa 30.4.2015 saakka arkistolainsäädännön uudistamiseksi annetun toimeksiannon saattamiseksi loppuun. Työryhmää täydennetään nimittämällä jäseneksi työryhmän asiantuntijana toiminut hallitusneuvos Hannele Kerola valtiovarainministeriöstä. Työryhmän kulut, enintään 3 000 euroa, maksetaan talousarvion momentin 29.40.20 määrärahasta. Määrärahaa voidaan käyttää tarvittaviin selvitystöihin. Määräraha sisältää lisäksi normaalit työryhmätyöskentelystä aiheutuvat kustannukset. Opetusministeri Krista Kiuru Opetusneuvos Jaana Roos Opetus-ja kulttuuriministeriö Undervisnings-och kulturministeriet www.minedu.fi Meritullinkatu 1 0, Helsinki PL 29, 00023 Valtioneuvosto Sjötullsgatan 10, Helsingfors PB 29, 00023 Statsrädet Y-tunnus 0245872-8 Puh. 09 160 04 [ kirjaamo@minedu.fi Tfn 09 160 04 kirjaamo@minedu.fi FO-nummer 0245872-8
OKM/15/040/2013 2(2) Liite Arkistolain uudistamista valmistelevan työryhmän asettaminen, 19.3.2013, Dnro 15/040/2013 Jakelu 19.3.2013 asetetun työryhmän jäsenet, sihteerit ja asiantuntijat Lainsäädäntöneuvos Hannele Kerola Tiedoksi Erityisavustaja Mikko Koskinen Kansliapäällikkö Anita Lehikoinen Opetus-ja kulttuuriministeriön taloushallintoyksikkö Opetus- ja kulttuuriministeriön hankerekisteri Opetus-ja kulttuuriministeriön tiedotus Arkistolaitos Ministeriöt Suomen Kuntaliitto Tampereen kaupunki
19.3.2013 Jakelussa mainitut Dnro 15/040/2013 Arkistolain uudistamista valmistelevan työryhmän asettaminen Opetus- ja kulttuuriministeriö on tänään asettanut työryhmän selvittämään arkistolakiin ja - asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tekemään hallituksen esityksen muodossa esityksen uudeksi lainsäädännöksi. Toimikausi Työryhmän määräaika on 31.12.2014. Työryhmä toimittaa opetus-ja kulttuuriministeriölle väliraportin 15.12.2013 mennessä. Tausta Voimassa oleva arkistolaki (831/1994) ja arkistoasetus (832/1994) säätelevät arkistotointa ja arkistolaitoksen organisointia. Laki koskee valtion ja kunnallisia viranomaisia, muita itsenäisiä julkisoikeudellisiä laitoksia, valtion ja kunnan liikelaitoksia, ortodoksista kirkkoa sekä muita yhteisöjä ja yksityisiä niiden hoitaessa julkista tehtävää. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistolaitos ohjaa viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitoa, huolehtii arkistotolmen yleisestä kehittämisestä sekä määrää, mitkä asiakirjat tulee säilyttää pysyvästi. Arkistolaitos koostuu Kansallisarkistosta Helsingissä sekä piirihallintoviranomaisina toimivista Hämeenlinnan, Turun, Jyväskylän, Vaasan, Mikkelin, Joensuun ja Oulun maakunta-arkistoista. Monet nykyisen arkistolain käsitteet ovat ongelmallisia ja tulkinnanvaraisia nykyajan digitaalisessa toimintaympäristössä ja sähköisen arkistoinnin kaudella. Asiaklrjatiedon säilyttämisen ja käytettävyyden varmistamiseen liittyvät määräykset on nykyisessä laissa ilmaistu paperimaailman käsitteillä. Tällaisia ovat muun muassa asiakirja-, arkistonmuodostaja- sekä arkistoimi- ja asiakirjahallintotermien määrittelyt. Myös arkistoisin ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) annetun lain, samoin kuin julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) annetun lain välillä on tulkinnanvaraisuuksia. Arkistolakiuudistusta on perusteltua viedä eteenpäin samaan aikaan julkisen hallinnan tietohallinnon kehittämiseen liittyvien linjausten ja toimien kanssa. Arkistolain voimaantulon (1994) jälkeen toimintaympäristö on muuttunut myös fyysisesti. Viime vuosinä valtionhallinnon virastoja ja laitoksia on yhdistettyjä lakkautettu sillä seurauksella, että arklstolaitokseen siirtyy aineistoa yhä enemmän ja aiemmin arvioitua nopeammalla aikataululla. Jotta arkistolaitos yhtenä yhteiskunnan keskeisenä muistiorganisaationa pystyy säilyttämään ja asettamaan käyttöön kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä, tulee arklstolakiuudistuksessa tarkastella myös arkistolaitoksen toimintaa organisaationa. Tehtävä Työryhmän tehtävänä on selvittää arkistolakiin ja -asetukseen liittyvät keskeiset uudistustarpeet ja tehdä hallituksen esityksen muodossa esitys uudeksi lainsäädännöksi. Työryhmän tulee työssään ottaa huomioon toimintaympäristön muutokset, erityisesti tieto-ja viestintäympäristön digitalisoitumiskehitys ja julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämiseen liittyvät linjaukset ja tavoitteet, julkisen hallinnon rakenteiden muutokset sekä valtionhallinnon vaikuttavuuteen, tehokkuuteen ja tuottavuuteen liittyvät näkökohdat. Työryhmän tulee samalla tarkastella mitkä ovat Opetus- ja lailttuuriministeriö Undervisnings- och kultlirministeriet ww-v.minedi. Meritullinkatu 10, Hslsinki PL 29, 00023 Valtionsuvosto Sjötullsgatan 10, Helsincjfors PB 29, 00023 Statsrädet Puh,0295 3 30004 etu.sukunimi@minedu.fi Tfn 0295 3 30004 for.eftemamn@minedu.ii
jatkossa arkistolaitoksen tarkoituksenmukaiset tehtävät ottaen huomioon valtiontalouden tilan nyt ja tulevaisuudessa. Työryhmän kokoonpano Työryhmään kuuluvat seuraavat jäsenet: Opetusneuvos AnnuJylhä-Pyykönen, opetus-ja kulttuuriministeriä, puheenjohtaja Pääjohtaja Jussi Nuorteva, arkistolaitos, varapuheenjohtaja Kehittämispäällikkö Kenneth Ahlfors, Kansallisarkisto, sihteeri Erityisasiantuntija Maaret Botska, Suomen Kuntaliitto Opetusneuvos Juha Haataja, opetus-ja kulttuuriministeriö Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen, Kansallisarkisto Kulttuuriasiainneuvos Minna Karvonen, opetus-ja kulttuuriministeriö Neuvotteleva virkamies Anne Kauhanen-Simanainen, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tietoja viestintätekninen toiminto (Julk ICT) Arkistoneuvos Jaana Kilkki, Kansallisarkisto Johtaja Jukka Liedes, opetus- ja kulttuuriministeriä Ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, opetus-ja kulttuuriministeriö, sihteeri Hallitusneuvos Eerikki Nurmi, opetus-ja kulttuuriministeriä Asianhallintapäällikkö Helena Pajari, Tampereen kaupunginarkisto Johtaja Veli-Matti Pussinen, Turun maakunta-arkisto Kehittämisjohtaja Marko Puttonen, valtiovarainministeriö, kunta-ja aluehallinto-osasto Neuvotteleva virkamies Päivi Tommila, työ-ja elinkeinoministeriö Lainsäädäntöneuvos Anna-Riitta Wallin, oikeusministeriö, lainvalmisteluosasto Lisäksi sihteerinä toimii kehittämispäällikkö Tomi Rasimus Kansallisarkistosta. Työryhmän tulee tarvittaessa kuulla arkistolaitoksen henkilöstöä, maakunta-arkistoja sekä arkistolaitoksen keskeisiä sidosryhmiä ja muita asiantuntijoita. Työryhmän kulut Työryhmän kulut, enintään 20 000 euroa, suoritetaan talousarvion momentin 29.40.20 määrärahasta. Määrärahaa voidaan käyttää tarvittaviin selvitystöihin, jotka täsmentyvät työryhmän työn kuluessa, Määräraha sisältää lisäksi normaalit työryhmätyöskentelystä aiheutuvat kustannukset. Opetusministeri ^/rr - Ylitarkastaja Eeva KauniSma? JAKELU Työryhmän puheenjohtaja, jäsenet ja sihteerit TIEDOKSI erityisavustaja Aleksi Kalenius opetus-ja kulttuuriministeriön taloushallintoyksikkö opetus-ja kulttuuriministerlön hankerekisteri opetus-ja kulttuuriministeriän tiedotus arkistolaitos ministeriöt Suomen Kuntaliitto Tampereen kaupunki
Hallitusneuvos Immo Aakkula Pvm 20.3.2014 Dnro 15/040/2013 Asia: Jäsenen vaihtaminen arkistolain uudistamista valmistelevaan työryhmään Arkistolain uudistamista valmistelevan työryhmän jäseneksi on lainsäädäntöneuvos Eerikki Nurmen tilalle nimetty hallitusneuvos Immo Aakkula opetus-ja kulttuuriministeriöstä 20.3.2014 alkaen. Opetusministeri Krista Kiuru Ylitarkastaja Eeva Kaunismaa TIEDOKSI Lainsäädäntöneuvos Eerikki Nurmi Arkistolain uudistamista valmistelevan työryhmän puheenjohtaja, jäsenet ja sihteerit Kansliapäällikkö Anita Lehikoinen Erityisavustaja Esa Suominen Opetus-ja kulttuuriministeriön taloushallintoyksikkö Opetus-ja kulttuuriministeriön hankerekisteri Opetus-ja kulttuuriministeriön tiedotus Arkistolaitos Opetus- ja kulttuliriministeriö Meritullinkatu 10, Helsinki PL 29, 00023 Valtioneuvosto Puh. 0295 3 30004 1 etu.sukunirnifsminedu.fi Undervisnings- och kulturrninisteriet Själullsgatan 10, Helsingfors PB 29, 00023 Stalsradet Tfn 0295 3 30004 for.elternamn@ininedu.fi www.minedu.fi