Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmä Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmä 5/2010 10.12.2010 - Liite 1 Esittelijä: Markku Laitinen Digitaalisen kirjaston ohjausjärjestelmä KOKOUSMUISTIO Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmä Aika: torstai 30.9.2010 klo 9.00-10.55 Paikka: Kansalliskirjasto, auditorio, Yliopistonkatu 1, Helsinki Läsnä: Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto, pj. (Videoyhteys) Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto (klo 10.15 lukien) Päivi Jokitalo, Kansalliskirjasto Markku Laitinen, Kansalliskirjasto Vappu Lappalainen, Tilastokirjasto Kristina Linnovaara, Kansalliskirjasto Päivi Rasinkangas Oulun kaupunginkirjasto - maakuntakirjasto Eila Vainikka, Suomen kuntaliiton kirjasto (klo 9.20 asti) Poissa: Risto Heikkinen, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto Eeva-Liisa Lehtonen, Aalto-yliopiston kirjasto Ritva Nurminoro, Lapin maakuntakirjasto Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Eija Suikkanen, Turun amk-kirjasto Eila Tapio, Oulun yliopiston kirjasto 1. IFLA:n 2012 satelliittikongressi IFLA:n Tilastojaos (Statistics and Evaluation Section) on hyväksynyt vaikuttavuuden arviointiryhmän esityksen järjestää Helsingin IFLA:n yhteydessä 9. 10.8.2012 Turussa satelliittikongressi. Kongressin aiheena on alustavasti Statistical analyzes and other methods as tools for the management and the decision making in analyzing the library s efficiency, impact and outcomes. Suunnitteilla on yhden päivän mittainen kongressi, johon liittyisi edellisenä iltana järjestettävä vastaanotto tai yhteinen tapaaminen. Kongressin järjestämisen päävastuu on Tilastojaoksella ja sen järjestämisessä kumppaneina ovat Johtamisjaos (Management and Marketing) ja Akateemiset ja tutkimuskirjastot -jaos (Academic and Research Libraries). Kongressiorganisaatioon on nimetty seuraavat henkilöt. Tilastojaos Markku Laitinen, Kansalliskirjasto (pääorganisaattori) Wanda Dole, University of Arkansas-Little Rock, Ottenheimer Library,USA Johtamisjaos Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Claire Lebreton David-Georges Picard Corey Sue, University of British Columbia, Walter C. Koerner Library, Kanada Akateemiset ja tutkimuskirjastot -jaos Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto
Muut yhteistyökumppanit Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Jotta kaikki kirjastosektorit ovat osallisina järjestelyissä, sovittiin, että Suomen osalta mukana järjestelyissä on koko vaikuttavuuden arviointiryhmä. Sovittavia asioita kongressin järjestämisessä: - vastuut ja työnjako - keskusteltiin alustavasti aikatauluista - IFLAn sektiot nimeävät valmistelukomitean, tämä hyväksyntä piti saada ensin - kaikille sektoreille tarkoitettu, valmistelussa tavalla tai toisella vaikuttavuuden arviointiryhmä mukana, mutta ohjaus IFLAsta - (BTJ luvannut nimilappuja varten kaulanauhat, yhteyshenkilö viestintäpäällikkö Ina Westman, ina.westman (at) btj.fi) - taloudelliset vastuut, tilat sponsoroituna Turusta - sponsoreita varmasti tarvitaan (mm. get-to-together -tilaisuuteen ja tarjoiluihin) - Markulla KK:n järjestämien konferenssien muistilistat tukena Vuoden 2012 IFLAa varten Suomessa on jo avattu kotimaiset Ifla-sivut: www.ifla2012.fi. 2. Tulevaisuustyöpaja: ohjelman valmistelua Markku Laitinen on kesän aikana ollut yhteydessä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskukseen, josta on suhtauduttu myönteisesti pyyntöön lähettää asiantuntija keskustelemaan ryhmän kokoukseen. Tiedusteluista huolimatta asiantuntijaa ei ole toistaiseksi saatu Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen kiireitten vuoksi. Yhdyshenkilönä toimivat projektipäällikkö Sirkka Saarimaa on kertonut, että Tulevaisuuden tutkimuskeskus antaa koulutusta aiheessa ja esim. työpajatyyppiseen päivän mittaiseen koulutukseen voitaisiin ottaa maksimissaan 20 30 henkeä. Jos koulutustilaisuus on seminaarimuotoinen, luennolle osallistuvien määrää ei ole rajoitettu. Seminaari olisi maksullinen luennoitsijan / työpajan vetäjän palkkion vuoksi. 3. IFLA-kuulumiset IFLA 2010 pidettiin Göteborgissa 10-15.8.2010 ja pääteema oli "Open access to knowledge - promoting sustainable progress". Ryhmän jäsenistä kongressiin osallistuivat: Kristiina Hormia-Poutanen, Päivi Jokitalo, Markku Laitinen, Jarmo Saarti, Kristina L., Eila V Ryhmän jäsenet ovat mukana seuraavissa IFLA:n ryhmissä - kansalliskirjastojaos: Kristiina Hormia-Poutanen - tilasto- ja arviointijaos: Markku Laitinen - akateemiset ja tutkimuskirjastot: Jarmo Saarti - kansallinen komitea: Eila Vainikka 2/7
Kansalliskirjastojaos (National Libraries) järjesti seminaarin aiheesta National libraries promoting open access to knowledge. Tilasto- ja arviointijaos (Statistics and Evaluation Section) järjesti seminaarin aiheesta The use of statistics for promoting sustainable progress. Management of Library Associations, Library Theory and Research, Management and Marketing, Education and Training, Statistics and Evaluation, LIS in Developing Countries SIG ryhmät järjestivät yhteistyössä seminaarin Improving library advocacy, johon osanottoa rajoitti samaan aikaan prof. Tord Høivikin johdolla järjestetty Advocacy for Library workshop. Päivän mittaisessa workshopissa etsittiin keinoja, joiden avulla voitaisiin tilastofaktoilla kuvata kirjaston arvoa ja merkitystä kehysorganisaatiossaan. Academic Libraries -jaos järjesti yhteistyössä Management and Marketing -jaoksen kanssa yhteistyössä seminaarin aiheesta Reconstructing Library Services in Challenging Times sekä omin voimin seminaarin Hot topics in Academic and Research Libraries: Radical new approaches for challenging times. E-metrics SIG (Special Interest Group) järjesti seminaarin aiheesta E-metrics: current challenges and activities. Seminaariesitelmät ovat saatavilla IFLA:n sivuilta osoitteesta http://www.ifla.org/en/ifla76/ Kirjaston vaikuttavuus ja tehokkuus oli kongressissa keskeinen teema. Selvästikin on tarvetta työkaluille kirjaston arvon osoittamiseksi ja siinä tilastoilla on keskeinen osa faktatiedon hankinnassa arvioinnin ja suunnittelun pohjaksi. CDCL järjestää kokouksen Helsingin Iflan yhteydessä 2012. IFLAn johtokunta on keväällä 2010 hyväksynyt kirjastotilastomanifestin (Library Statistics Manifesto), joka on saatavana IFLAn sivuilta osoitteesta: http://www.ifla.org/en/publications/ifla-library-statistics-manifesto Sovittiin, että manifesti käännetään suomeksi ja julkaistaan suomalaisessa kausijulkaisussa. 4. Mittaripaketin testaus Vaikuttavuuden arviointiryhmä on laatinut kymmenen mittarin paketin, jota voitaisiin käyttää kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arvioinnissa. Mittari Tietoähde Huom. Asiakaskyselyssä "palvelut kokonaisuudessaan" -kohdasta saatu arvio Kysely Asiakkaan saaman tiedon antama hyöty asiakkaalle, esim. FinE- Libin käyttäjäkysely Kysely Kirjastokäynnit (fyysiset ja virtuaaliset) / kohdeväestö tai asukas - Virtuaalikäynnit saadaan vain wwwsivulatauksista ja laskenta on epävarmaa - ISO 2789 uudistuksessa tavoitteena tehdä ohje virtuaalikäytön laskemiseksi Kirjaston kokonaiskulut / kohdeväestö tai asukas Kirjaston vaikuttavuus omassa kehysorganisaatiossa / yhteis- Tutkimus/selvitys 3/7
kunnassa Opiskelun ja työskentelyn tehostuminen (vaikutusmittari) Lainat + el. palveluiden aineistonlataukset/kohdeväestö tai asukas Kirjastoaineistokulut ( ) / kohdeväestö tai asukas (fyysiset ja digitaaliset aineistot) [koko org. yht.] Kirjastoaineistokulut ( ) / kohdeväestö tai asukas (fyysiset ja digitaaliset aineistot) [kirjaston budjetti] Informaatiolukutaito, esim. tiedonhankinnan opetuksen vaikutus opiskeluun Kokoelmien kattavuus ja laadukkuus (kirjastokohtainen asia?) Lisäksi: Panos-tuotos -mittarit lasketaan edellisten avulla Kysely/Tutkimus/Selvitys Kysely/mittaaminen? Tutkimus/Selvitys + jokin muu tapa Toisen asteen vaikutus otettava huomioon amkien mittareissa??? Miten päästään kiinni taitoon? Missä kuuluu pakollisiin opintoihin? Suoritteita / htv (kuuluuko myös käytössä olevien e-lehtien nimekemäärä [1.14b] tähän?) Vaikuttavuuden arviointiryhmän laatimasta johdon mittaripaketin mittareista neljä saadaan suoraan tai laskemalla -tietokannasta. Asiakastyytyväisyys saadaan käyttäjäkyselyistä. Päätettiin lisätä panos-tuotos -mittarin kaavaan myös e-aineistojen käyttö. Lisäksi kirjaston vaikuttavuuden arvioinnissa käytettävää faktatietoa voitaisiin kerätä esim. seuraavilla tavoilla - panostus kirjastoon vs. julkaisut, viittaukset, väitöskirjat (lkm, arvosanat...) - vaikuttaako kuntapuolella panostus kirjastoon muuttoon kuntaan/kunnasta? - asiakkaitten tarpeita vastaavan kokoelman esilläpito: käyttötilastot, lainausfrekvenssi suhteessa esilläpitoaikaan - panostus tietyn tyyppiseen kirjallisuuteen vs. opiskelijoiden menestys alalla - haasteena esim. kausaliteetin osoittaminen 5. Mittaaminen digitaalisessa kirjastossa Asiaan palataan seuraavassa kokouksessa. - seuraavaan kokoukseen kommentit sektoreilta - ellei lähde näin liikkeelle, aloite ryhmältä - murrosvaihe, ei vielä kirjastoissa mietitty - toisaalta ennakointi olisi juuri nyt hyvä - työpaja, jossa yhteistä keskustelua? 6. Yhteistilaston rakenne tulevaisuudessa 6.1 Lausuntopyyntö tieteellisiltä kirjastosektoreilta Tieteellisiltä kirjastoilta pyydettyyn lausuntoon koskien yhteistilaston rakennetta tulevaisuudessa odotetaan vastauksia 30.9.2010 mennessä. 6.2. Tilastoinnin rajapinnat Markku Laitinen on yhteistyössä Uudenmaan Ely-keskuksen Antti Seppäsen kanssa työstänyt kuluvan vuoden aikana tieteellisten ja yleisten kirjastojen tilaston rajapintoja. Kyseessä on esiselvitys, jonka tavoite on selvittää onko mahdollista ja missä laajuudessa koota molemmis- 4/7
ta tilastoista tietoa yhteen keräävä palvelu, jonka ansiosta molempien kirjastosektoreiden tiedot voisi keskeisiltä osiltaan saada samasta lähteestä. Yhteisen esitysalustan luominen parantaisi kirjastotilastojen yhdenmukaista keräämistä eri kirjastosektoreilla sekä helpottaisi kirjastotilastojen vertailua, mikä tukisi julkishallinnon avoimuutta ja edistäisi kirjastojen toiminnan tuloksen osoittamista. Tämä palvelisi myös seuraavan sukupolven tilastotietokannan suunnittelussa. 6.3 Sektorirajat ylittävät fuusiot sotkevat perinteisen jaon amk- ja yo-kirjastoihin - Mikä on paras tapa kertoa fuusion tuoma etu? - Tutkimusyliopistojen tilastot on saatava erilleen. Kumpi on tärkeämpi saada yhdellä napinpainalluksella : kirjasto-organisaation omat tilastot vs. valtakunnallinen jaottelu. Minkäänlainen tilastorakenne ei taivu molempiin tilanteessa, jossa kirjasto on muodostettu eri sektoreiden yhdistelmänä. Sovittiin, että lähetetään kirjastonjohtajille kysely miten tehdään: pannaanko kaikki korkeakulut yhteen ja asiaa havainnollistetaan tekemällä esimerkki testitietokantaan. 6.4. Seuraavan sukupolven tilastotietokanta Tulee määritellä mitkä vaiheet ja mitä osaamista tarvitaan. Toiminnallisuus. Asiaan palataan seuraavassa tai ensi vuoden ensimmäisessä kokouksessa. 7. kyselytyöpajat Ajankohtaehdotus: Tammikuu 2011 sisällöt: - kyselytulosten hyödyntäminen ja jatkotyöstäminen kirjastoissa - miten edellistä voitaisiin (vertais)tukea jatkossa - miten seuraavan kierroksen suunnittelussa edetään - mukaan myös LibQual-kirjastojen ja Eduskunnan kirjaston puheenvuorot ko organisaatioiden asiakaskyselyistä, niiden toteutuksesta ja hyödyntämisestä muoto: työpajoja, joissa alustuksia, yhdessä työskentelyä ja tulosten purku kesto: puolen päivän klo 9-12 / 13-16 vai pitempiä määrä: montako? osallistujat: max. 20? kaikilta sektoreilta vai sektorikohtaisia työpajoja? miten valitaan osallistujat? yksi per kirjasto? 8. Muut asiat 8.1 Yhteistilastoon on lisätty uusia kenttiä a) 2.9.8 Kansalliset tietokannat (Viola, Arto, Linda, Theseus)(640) - Katsotut dokumentit(641) - Tiedonhakujen määrä(642) Kentät näkyvät ainoastaan Kansalliskirjaston syöttölomakkeella ja tilaston selailussa tasoilla Kansalliskirjasto sekä Suomen tieteelliset kirjastot. 5/7
b) 2.9.10 Verkkoarkisto(646) Tiedonhakujen määrä(647) Katsotut dokumentit(648) Kentät näkyvät tasoilla Kansalliskirjasto, Yliopistokirjastot ja Suomen tieteelliset kirjastot. Uudet kentät eivät ainakaan toistaiseksi ole mukana tunnuslukulaskennassa eikä niissä toistaiseksi ole dataa. Verkkoarkiston dokumenttien määrä on n. 300 milj., mutta siihen tehdään erittäin vähän hakuja, minkä vuoksi sen ottaminen mukaan tunnuslukulaskentaan todennäköisesti vääristäisi esim. tunnuslukua Haetut dokumentit / elektroniset kokoelmat verkossa. 8.2 ISO 2789 tilastostandardin uudistustyö käynnissä Kirjastotilastoinnin päästandardin uudistustyö on käynnistynyt. Keskeisiä teemoja uudistuksessa ovat mm. e-aineiston tilastointi, advocacy for library sekä tuoda standardin seuraavaan versioon nykyisen version ilmestymisen jälkeen valmistuneissa rinnakkaisissa standardeissa ja teknisissä raporteissa olevia uusia mittareita ja määritelmiä (mm. kansalliskirjastojen mittaristoa ja kirjastojen tiloja koskevia määreitä). 8.3 Ryhmän täydentäminen Pirkko Pietiläinen on jäänyt eläkkeelle ja AMKIT-konsortio on nimittänyt hänen seuraajakseen ryhmässä Risto Heikkisen Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjastosta. Eila Tapio on ilmoittanut olevansa jatkossa estynyt osallistumasta ryhmän työskentelyyn ja hänelle tulee löytää seuraaja ryhmään. Markku Laitinen on lähettänyt asiaa koskevan tiedustelun Yliopistokirjastojen neuvostolle 8.9.2010. Eeva-Liisa Lehtonen on ilmoittanut olevansa jatkossa estynyt osallistumasta ryhmän työskentelyyn ja hänelle tulee löytää seuraaja ryhmään. Markku Laitinen on lähettänyt asiaa koskevan tiedustelun Yliopistokirjastojen neuvostolle 28.9.2010. 8.4 Opinnäytetyön aiheet Aiemmat aiheet ovat olleet melko paljon kirjastopainotteisia (Informaatiotutkimuksen laitos), myös tilastotieteen asiantuntijaa voitaisiin käyttää yhteistyössä informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa. Esim. johdon mittaripakentin ja asiakaskyselydatan pohjalta voisi ehkä löytää joitakin aiheita, joissa tilastotieteilijän asiantuntemusta voisi hyödyntää. Keskusteltiin myös Memornet-verkoston (Yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijakoulutusverkosto) tohtoriohjelman hausta Suomen Akatemiaan, joissa tutkimusteemoina on mm. digitaalinen kulttuuriperintö. http://www.uta.fi/laitokset/infim/tutkimuskeskus/tutkimus/verkostot/memornet.html Ryhmä otti esille seuraavat asiat - digitaalisen toimintaympäristön mittaaminen ja sen kehittäminen - kirjastotoiminnan vaikuttavuuteen liittyvät aiheet - monitieteinen lähestymistapa, mm. informaatiotutkimus, tilastotiede, hallintotiede 6/7
Informaatiotutkimuksen laitoksille (Tampere, Oulu, Åbo Akademi) tulee toimittaa ideat opinnäytetyön aiheista tammikuussa 2011. Ideoiden saamiseksi kentältä voitaisiin tehdä kirjastoille kysely siitä, mitä tutkimusaiheita toivotaan. 9. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 10.12.2010 klo 9-12. Videoneuvottelumahdollisuus. Paikka ilmoitetaan myöhemmin. 7/7