SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 1 Aika Torstai 4.4.2013 klo 15.00 16.50 Paikka Läsnä Poissa Jaaksi-Sali, Seinäjoki Jaakko Ventelä, puheenjohtaja Juhani Mäki, 1. varapuheenjohtaja Raija Ranta Kaarina Hautala Tapani Latikka Marjukka Kätevä Leila Koivula Varpu-Liisa Viitamäki Aila Pienimäki Ulla Korpi Aaro Honkola, sihteeri Kimmo Heinonen, 2. varapuheenjohtaja Elise Rantanen Erkki Hirsimäki 1 Kokouksen avaus 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja avasi kokouksen toivottaen osanottajat tervetulleiksi. Todetaan työryhmän kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Hallinto-, henkilöstö- ja taloustyöryhmän asettaminen Kunnat ovat päätöksillään esittäneet kuntarakenneselvitystyötä varten perustettaviin viiteen selvitystyöryhmään edustajansa. Näiden esitysten perusteella kuntarakenneselvitystä valmisteleva selvitystoimikunta on kokouksessaan 21.2.2013 asettanut selvitystyöryhmät. Hallinto-, henkilöstö- ja taloustyöryhmään on nimetty seuraavat jäsenet: Jaakko Ventelä, puheenjohtaja Juhani Mäki, 1. varapuheenjohtaja Kimmo Heinonen, 2. varapuheenjohtaja
SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2 Raija Ranta Kaarina Hautala Tapani Latikka Elise Rantanen Erkki Hirsimäki Marjukka Kätevä Leila Koivula Varpu-Liisa Viitamäki Aila Pienimäki Ulla Korpi Aaro Honkola, sihteeri Hallinto-, henkilöstö- ja taloustyöryhmästä käytetään lyhennettä HHTtyöryhmä. Kokouksessa jäsenet esittäytyvät lyhyesti. 4 Hallinto-, henkilöstö- ja taloustyöryhmän kokousaikataulut Selvitystoimikunta on valmistellut kuntarakenneselvitystä varten projektiaikataulun. Projektiaikataulu on oheisena. Liite 4. Selvitystyöryhmillä on aikaa valmistella omat raporttinsa niin, että luonnos on valmis kesäkuun loppuun mennessä ja raportti kokonaisuudessaan valmis elokuun loppuun mennessä. Tämän jälkeen selvitysmies valmistelee esityksensä niin, että se on valmis marraskuun loppuun mennessä. HHT-työryhmän kokousajankohdat tulee sovittaa selvitystoimikunnan kokousten kanssa niin, että työryhmän sihteeri voi selvitystoimikunnan kokouksessa antaa selvityksen työryhmän työn edistymisestä ja esityksistä. Kokousviikoiksi, joista kokouspäivät tulisi päättää, esitetään seuraavia: Viikko 16, 15. 19.4. Viikko 19, 6. 10.5. Viikko 25, 17. 20.6. Viikko 34, 19. - 23.8. Viikko 38, 16. 20.9. Työryhmä päättää työskentelyynsä liittyvät kokousajat. Päätettiin seuraavat kokousajankohdat ja kokouspaikat: 18.4.2013 klo 15.00, Jalasjärvi, Pappila 7.5.2013 klo 14.00, Kurikka, Velsa
SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 3 19.6.2013 klo 15.00, Seinäjoki, kaupungintalo 22.8.2013 klo 15.00, Jalasjärvi, Pappila 19.9.2013 klo 15.00, Kurikka, Velsa 5 Esityslistakäytäntö HHT-työryhmän esityslistat toimitetaan sähköisesti ennen kokousta työryhmän jäsenille. 6 Tiedottaminen Tiedottamisen osalta todetaan, että selvitystoimikunta huolehtii kuntarakennevalmisteluun liittyvästä tiedottamisesta. Työryhmän pöytäkirjat ovat luettavissa kuntien kotisivuilta. Työryhmän työn etenemisestä voi tiedottaa myös työryhmän puheenjohtaja ja sihteeri. 6 Kustannusten jako Merkitään, että selvitystoimikunnalle tullaan esittämään, että kukin kuntarakenneselvityksessä mukana oleva kunta vastaa omien edustajiensa osalta kokouspalkkioista, matkakorvauksista ja mahdollisista muista kustannuksista. 7 Hallinto- henkilöstö- ja taloustyöryhmän työn organisointi ja keskeiset tehtäväalueet HHT -työryhmän työn keskeinen sisältö on hahmoteltu seuraavasti: Hallinto-, henkilöstö- ja taloustyöryhmän työn keskeiset tehtäväalueet ovat seuraavat: 1. Taustatietoa kunnista 2. Hallintorakenteet
SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4 Luottamushenkilöorganisaatio Viranhaltijaorganisaatio 3. Palvelutuotannon rakenteet Hallintopalvelut Kehittämispalvelut Talouspalvelut 4. Henkilöstö Henkilöstö voimavarana Henkilöstörakenne Henkilöstön sopeutuminen ja sopeuttaminen 5. Talous Kuntien taloutta koskeva perusselvitys Tulopohja, toimintatulot, verotulot, valtionosuudet, muut tulot Palvelutuotannon menorakenne, toimintamenot Investoinnit ja investointien rahoitus Velkaantuminen 6. Valtion avustukset kuntaliitoksissa 7. Kuntakonserni 8. Omistajapolitiikka Konsernirakenne, konsernin tuottamat palvelut, konsernin talous Selvitystyöhön liittyvien ehdotusten ja johtopäätösten osalta keskeisiä asioita ovat: 1. Kuntien hallintorakenteiden, henkilöstön ja talouden nykytila ja keskeiset kehittämistarpeet 2. Kuntalaisille tuotettaviin palveluihin liittyvä voimavarojen kokoaminen a) Kuntien yhdistyminen b) Yhteiset ja yhtenevät palvelukokonaisuudet 3. Yhteenveto, johtopäätökset ja työryhmän esitykset Palvelutuotannon organisointi Hallinnon järjestäminen Henkilöstöratkaisut Talousvaikutukset Laadittavat selvitykset on tarkoitus tehdä riittävän laajoina kokonaisuuksina, jolloin vältetään sirpalemainen, eri yksittäisiä palveluja koskeva tarkastelu.
SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 5 Työryhmän kokouksiin asiat tuodaan normaaliin tapaan virkamiesvalmisteluna. Valmistelutyön kokoamisesta vastaa työryhmän sihteeri, mutta asiat valmistellaan yhteistyössä kaikkien kolmen kunnan eri osa-alueiden virkamiesten kesken. Selvitystyöryhmä raportoi valmistelutyön etenemisestä selvitystoimikunnalle. Työryhmä käy periaatekeskustelun selvitystyön organisoinnista ja keskeisistä tehtäväalueista. 8 Kuntarakenneselvityksen taustamateriaalia HHT -työryhmän työtä varten on kerätty oheista taustamateriaalia kuntien toimintaympäristöstä ja taloudesta. Materiaali on keskeneräistä ja tarkoituksena on, että kukin kunta täydentää omat tietonsa työryhmän seuraavaan kokoukseen mennessä. Tämän lisäksi selvitystyötä jatketaan konsernirakenteeseen ja omistajapolitiikkaan liittyvän materiaalin keräämisellä. Kuntien hallinnon ja henkilöstön osalta aineistoa tullaan koostamaan samalla tavalla. Taustamateriaalia on tarkoitus esitellä asukasilloissa, jota järjestetään viikolla 16. Alustava taustamateriaali on oheisena. Liite 8. Ehdotus hyväksyttiin ja päätettiin, että materiaalia täydennetään viikolla 15 seuraavaa kokousta varten. 9 Seuraava kokous Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta ja kokouspaikka. Päätettiin pitää seuraava kokous 18.4.2013 kello 15.00 Jalasjärvellä Pappilan kokoustiloissa. Kokouksen puolesta
SEINÄJOEN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6 Jaakko Ventelä puheenjohtaja Aaro Honkola sihteeri