Tähtitieteen laitoksen toimiston ja laitoshallinnon työjärjestys 1. Yleistä Tähtitieteen laitoksen hallinto perustuu kanslerin vahvistamaan Helsingin yliopiston hallintojohtosääntöön. Lisäksi tiedekunta on valtuuksiensa puitteissa delegoinut päätösvaltaa laitokselle. 2. Laitoksen johtajan ja johtoryhmän toimivalta ja tehtävät Laitoksen hallinnon johtamisesta vastaa laitoksen johtaja ja hänen estyneenä ollessaan varajohtaja, joka avustaa johtajaa käytännön tehtävissä sovitun työnjaon mukaan. Johtaja käsittelee ja ratkaisee laitokselle kuuluvat asiat, joita ei ole määrätty johtoryhmän ratkaistavaksi. Johtaja valvoo laitoksen toimintaa, vastaa yliopistohallinnon edellyttämästä raportoinnista, sekä edustaa laitosta eri tilanteissa. Johtaja ottaa kaikki työsuhteiset ja nimittää laitoksen muihin virkoihin ja virkasuhteisiin kuin opetusvirkoihin, sekä nimittää kaikki opettajat enintään yhden vuoden virkasuhteisiin. Palvelussuhteita koskevat päätökset tehdään esittelystä (koskee johtajaa ja johtoryhmää). Laitoksen johtoryhmä kokoontuu laitoksen johtajan kutsusta niin usein kuin se on käsiteltävien asioiden vuoksi tarpeellista. Laitoksen johtoryhmän ratkaistavia asioita Helsingin yliopiston hallintojohtosäännön 21.6.2005 muutetun 31 :n mukaan, sisältäen tiedekuntaneuvoston 13.10.2005 tekemän päätöksen toimivallan delegoimisesta laitoksille ja laitosten johtajille ovat seuraavat: 1) Arvioida ja kehittää tähtitieteen opetus- ja tutkimustoimintaa; 2) tehdä esitys tähtitieteen tutkintovaatimuksista ja päättää laitoksen opetusohjelmasta; 3) hyväksyä tähtitieteen Pro gradu-tutkielmat ja antaa niiden arvosanat; 4) tehdä tiedekuntaneuvostolle esitys toimintaa, taloutta ja henkilöstöä koskeviksi suunnitelmiksi; 5) tehdä yhdessä fysikaalisten tieteiden laitoksen kanssa tiedekuntaneuvostolle esitys fysikaalisten tieteiden koulutusohjelmaan hyväksyttävien uusien opiskelijoiden määrästä; 6) päättää laitokselle osoitettujen jakamattomien määrärahojen ja muiden voimavarojen käyttöperiaatteista; 7) edistää laitoksessa työskentelevien ja opiskelevien yhteistoimintaa ja tiedonkulkua laitoksessa; 8) tehdä tiedekuntaneuvostolle esitys viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä esitys viran nimen muuttamisesta sille hallintoelimelle tai virkamiehelle, joka virkaan nimittää; 9) tehdä tiedekuntaneuvostolle esitys viran alan tai tehtäväpiirin muuttamisesta tai täsmentämisestä 10) tehdä kanslerille, tiedekuntaneuvostolle, dekaanille tai laitoksen johtajalle esitys niiden käsitellessä johtosäännön 55a :ssä mainittuja henkilöstön palvelussuhteisiin liittyviä asioita. Näitä ovat seuraavat: - nimittäminen virkaan tai vähintään vuoden kestävään virkasuhteeseen; - ottaminen pysyvään työsuhteeseen; - virkavapauden tai vastaavan vapautuksen myöntäminen muun kuin virkaehtosopimuksessa mainitun syyn nojalla vähintään vuoden ajaksi; 11) nimittää assistentit ja tohtoriassistentit virkaan ja yli 1 v virkasuhteeseen ja päättää
näiden virkanimikkeiden muuttamisesta; sekä 12)ratkaista ne johtajalle kuuluvat asiat, jotka johtaja niiden periaatteellisen tärkeyden tai laajakantoisuuden vuoksi saattaa johtoryhmän ratkaistavaksi sekä tiedekuntaneuvoston siirtämät ja muut johtoryhmälle määrätyt asiat. Laitoksen johtajan tekemät kuukausipalkkaisia palvelussuhteita koskevat päätökset annetaan johtoryhmälle tiedoksi ilmoitusasioina johtoryhmän kokouksien yhteydessä. Johtoryhmän kokoonpano toimikaudella 2007-2009 on seuraava: Lauri Jetsu, dos., laitoksen johtaja, puheenjohtaja Kalevi Mattila, professori Mika Juvela, dos., yliopistonlehtori (varajäsen Diana Hannikainen, dos.) Karri Muinonen, dos., (varajäsen Juhani Huovelin, dos., varajohtaja) Karri Koljonen, FM,opiskelija (varajäsen Mikko Eronen, opiskelija) Suvi Jentze, opiskelija (varajäsen Johanna Mynttinen, opiskelija) Mikko Toriseva, TkL, amanuenssi, johtoryhmän sihteeri, talous- ja henkilöstöasioiden esittelijä. Lauri Haikala, dos., yliopistonlehtori, opintoasioiden esittelijä Johtoryhmän päätöksen mukaan varajäsenillä on läsnäolo-oikeus kokouksissa. Tähtitieteen laitos noudattaa sitä, mitä on säädetty yhteistoimintamenettelystä Helsingin yliopistossa. Laitoksen johtaja tai johtoryhmä voi kutsua koolle laitoskokouksen keskustelemaan laitoksen yleisistä asioista. Kokoukseen voivat osallistua kaikki laitoksella työskentelevät ja opiskelevat.
3. Tähtitieteen laitoksen toimiston tehtävät Laitoksen toimiston tehtävänä on huolehtia johtoryhmän ja johtajan toimivaltaan kuuluvien asioiden valmistelusta, esittelystä, toimeenpanosta ja tiedottamisesta. Laitoksen toimistossa hoidetaan seuraavat laitoksen hallintoon kuuluvat asiat: Opintoasiat - Yleinen opintoneuvonta ja opintoja koskeva tiedottaminen - Opintosuoritusten rekisteröinti Oodi-tietojärjestelmään - HOPS ja siihen liittyvät tehtävät - Opiskelijoiden tutkintoon valmistumiseen liittyvien asiakirjojen valmistelu - Opinto-ohjelmaa koskevien tietojen kokoaminen ja opinto-oppaan laitosta koskevan osuuden toimittaminen - Opetustilojen varaus - Laitossarjojen, opetusmonisteiden yms. oppimateriaalin tilaus, postitus ja muu jakelu Kirjastoasiat - Tähtitieteen laitoksen kirjaston kokoelmien hoito - Kirjastotietokannan ja kirjaston verkkosivujen ylläpito - Kirjaston asiakaspalvelu - Lehtitilaukset, mukaan lukien sähköisten versioiden saatavuus Muut tutkimuksen ja opetuksen tukitehtävät - Tutkimusta ja opetusta tukevat ATK-palvelut - Tutkimuksen ja opetuksen arviointiin, suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvät tehtävät Henkilöstöasiat - Virka- tai työsuhteeseen nimittämistä tai ottamista koskevien esitysten valmistelu johtajan tai johtoryhmän käsittelyä varten - Työ- tai virkasuhteita koskevien esitysten päätösten sekä sivutoimisia opettajia koskevien päätösten ilmoittaminen palvelukeskukselle. - Henkilöstöä koskevien yhteys- ja muiden tietojen ylläpito - Henkilökunnan lomapäivien rekisteröinti henkilöstötietokantaan. - Sairaus- ja muiden poissaolojen ilmoittaminen palvelukeskukselle Yleishallinnon tehtävät - Johtajan avustaminen laitosraportointiin liittyvissä tehtävissä - Johtajan avustaminen laitoksen taloussuunnitelman sekä laitokselta pyydettyjen lausuntojen, selvitysten ja suunnitelmien valmistelussa ja niihin liittyvissä tietojen keräämisessä - Postin käsittely ja seuranta - Kopiokoneen hoito - Yhteistyö kiinteistön talonmiehen kanssa kulunvalvontaan liittyvissä asioissa - Yleinen asiakaspalvelu - Tiedottaminen sekä laitoksen sisällä että laitoksesta ulospäin - Laitoksen verkkosivujen ylläpito
Taloushallinto - Laskujen maksuliikenteen hoitaminen - Tulo- ja menotalouden suunnittelun avustaminen ja laitosbudjetin seuranta - Laitoksen vastuualueilla olevien, laitoksen budjetin ulkopuolelta rahoitettujen tutkimusprojektien taloushallinto ja projektien seuranta. Osa tehtävistä siirtynee palvelukeskukseen vuonna 2007. - Omaisuusrekisterin hoito - Kiinteistön käytön ja hoidon valvonta - Laitoksen toimistotarvikkeiden varastovalvonta ja tilaukset - Yhteydenpito palvelukeskukseen 4. Työnjako Tähtitieteen laitoksen varsinaiseen hallintohenkilöstöön kuuluu assistentti (laitoksen johtaja), kolme amanuenssin virkaa, yksi kirjastonhoitajan virka ja yksi toimistosihteerin virka. Lisäksi laitoksella on ATK-vastuuhenkilö (vanhempi suunnittelija). Yksi amanuenssi hoitaa hallintotehtäviä tutkimustyön ohella. Tähtitieteen yliopistonlehtorit osallistuvat opintoasioiden hallintoon. Yllä lueteltujen tehtävien pääasialliset vastuualat jakautuvat näiden virkojen osalle seuraavasti: Assistentti (Lauri Jetsu, vak. no 11101) - Laitoksen johtaja - Johtoryhmän puheenjohtaja Toimistosihteeri (Anu Palo, vak. no 17813) - Johtajan tai johtoryhmän määräämät toimistosihteerin tehtävät - Yleishallinnon teknisluonteiset tehtävät - Henkilöstöasiat, lukuun ottamatta palvelussuhdeasioiden esittelemistä johtoryhmälle - Opintoasiat, paitsi opintoneuvonta - Laskutus ja laskujen maksaminen (Rondo ja Web Traveller) - Oodi-tietojärjestelmän käyttö - Toimistotarvikkeiden tilaukset ja varaston hoito - Kirjastoasiat kirjastonhoitajan poissa ollessa Kirjastonhoitaja (Eva Isaksson, vak.no 20397) - Johtajan tai johtoryhmän määräämät kirjastonhoitajan tehtävät - Laitoksen verkkosivujen ylläpito - Tasa-arvoyhdyshenkilö Amanuenssi (Mikko Toriseva, vak.no 10037) - Laitoksen johtoryhmän sihteeri - Talous- ja työsuhdeasioiden esittelijä johtoryhmän kokouksissa (varamies yliopistonlehtori Lauri Haikala) - Taloushallinnon tehtävät, lukuun ottamatta laskutusta ja toimistotarvikkeista huolehtimista - Osallistuminen edellä lueteltuihin yleishallinnon tehtäviin - Metsähovin observatorion käytön ja hoidon valvontaan liittyvät tehtävät - Harjoittelu-, viestintä- ja työelämänyhdyshenkilö
Yliopistonlehtori (Juhani Huovelin, vak.no 23488) - Johtajan tai johtoryhmän määräämät yliopistonlehtorin tehtävät - Johtajan avustaminen raporttien, selvitysten ja suunnitelmien laatimisessa - Tähtitieteen koulutuksen kehittämiseen liittyvät tehtävät - Tähtitieteen tutkimukseen liittyvät tehtävät ja siitä tiedottaminen Amanuenssi (Karri Muinonen, vak.no 10007) - Tutkimuksen ja opetuksen suunnitteluun ja arviointiin liittyvät tehtävät Vanhempi suunnittelija (Mikko Hirvonen, vak.no 28876) - Johtajan tai johtoryhmän määräämät ATK-tehtävät - ATK-käyttöympäristön ylläpito ja kehittäminen - ATK-laitehankinnat ja niiden valmistelu - Käyttäjätuki - Laitoksen ATK-yhdyshenkilö Yliopistonlehtori (Lauri Haikala, vak.no 21350) - Johtajan tai johtoryhmän määräämät yliopistonlehtorin tehtävät - Opintoasioiden esittelijä johtoryhmän kokouksissa (varamies: amanuenssi Mikko Toriseva) - Opintoneuvonta - Kansainvälisten asioiden yhdyshenkilö - HOPS -vastuuhenkilö Amanuenssi (Lauri Jetsu, vak.no 10036) Tämä työjärjestys on käsitelty Tähtitieteen laitoksen johtoryhmän kokouksessa 25.09.2007 ja se vahvistetaan allekirjoituksellani. Helsingissä 25.09.2007 Lauri Jetsu, Tähtitieteen laitoksen johtaja