Menetelmäraportti Riskienhallinta

Menetelmäraportti Riskienhallinta

Sisällysluettelo 1. Johdanto...3 1.1. Lähteet ja viitteet...3 2. Dtv projektin Riskienhallintasuunnitelma...4 2.1. Projektin kuvaus...4 2.2. Riskienhallinnan tavoitteet...4 2.3. Riskienhallintamenetelmät ja käytännöt...4 2.3.1. Riskilista...5 2.3.2. Riskienhallinnan käytännöt...6 2.4. Vastuu riskienhallinnasta...6 Versio- ja muutoshistoria Versio Päiväys Tekijä Kuvaus 0.1 15.4.02 Ensimmäinen luonnos Tallennettu: 22.4.2002 10:10 Tulostettu: 22.4.2002 10:38 Menetelmäraportti riskienhallinta 2

1. Johdanto Riskienhallinta on yksi tärkeimmistä menetelmistä joilla on pyritty ratkaisemaan rönsyilevien tietotekniikkaprojektien hallintaongelmia. Erityisesti tietotekniikassa, joudutaan usein tekemisiin uusien tuntemattomien tekniikoiden kanssa. Tuntematon tekniikka merkitsee riskiä joka toteutuessaan aiheuttaa yleensä projektin venymisen ajallisesti ja paisumisen taloudellisesti. Tässä dokumentissa kuvataan Dtv projektin riskienhallinta. Tähän dokumenttiin on sisällytetty projektin ensimmäisessä vaiheessa laadittu riskienhallintasuunnitelma ja siihen liittyvät dokumentit. Lisäksi dokumentin lopussa pohditaan riskienhallinnan soveltuvuutta ja onnistumista Dtv projektissa. 1.1. Lähteet ja viitteet Riskienhallintasuunnitelma on laadittu TKK Tuotantotalouden projektienhallinta ja suunnittelu kursseilla saatuja oppeja soveltaen. Erityisesti voidaan mainita kurssit Advanced course in Project Management ja Project Definition and Risk Management, joilla riskienhallinnan eri menetelmiä käsiteltiin varsin kattavasti. Kurssilla Advanced course in Project Management käytettiin Ted Turnerin kirjaa Project Management [turner]. Tämä kirja käsittelee projektien hallintaa yleisesti ja sen riskienhallintaosuudessa käydään läpi yleisimmät riskienhallintamenetelmät ja -käytännöt. Kurssin Project Definition and Risk Management opetusmonisteissa [kähkönen] taas käytiin läpi samaisia menetelmiä esimerkkien avulla. Yleiset riskienhallinnan periaatteet ovat melko yksinkertaisia eikä niitä ole sidottu mihinkään toimialaan. Sovellettaessa periaatteita käytäntöön, on kuitenkin hyvä muokata menetelmiä siten että ne vastaavat juuri kyseisen projektin tarpeita näin tehtiin Dtv projektin riskienhallintasuunnitelmassa. Viite Tekijä Nimi turner Ted Turner Project Management kähkönen Kalle Kähkönen Opetusmoniste TU-22.431 Project Definition and Risk Management Taulukko 1 Kirjallisuusviitteet Menetelmäraportti riskienhallinta 3

2. Dtv projektin Riskienhallintasuunnitelma DTV projektissa toteutetaan Digita oy:lle Digi-TV:n interaktiivisuutta lisäävä järjestelmä. Projekti on samalla Teknillisen Korkeakoulun Ohjelmatyökurssin harjoitustyö. Projekti on tarkemmin kuvattu projektisuunnitelmassa, seuraavassa projekti esitellään vain siinä laajuudessa mitä riskienhallintaan liittyvät ratkaisut vaativat. 2.1. Projektin kuvaus Dtv projektissa on mukana seuraavat kolme intressiryhmää: projektiryhmä, asiakas eli Digita Oy sekä Ohjelmatyökurssin henkilökunta. Projektiryhmään kuuluu seitsemän opiskelijaa. Ryhmä vastaa projektin toteutuksesta. Projektin tehtävänanto on asiakkaalta. Asiakas vastaa tehtävänantoon liittyvästä ohjauksesta ja tarjoaa testausympäristön projektiryhmän käyttöön. Ohjelmatyökurssin henkilökunta, erityisesti ryhmän mentor, tarkkailee ja auttaa kehittämään projektin hallintaa. Dtv projekti on samalla sekä tutkimus- että tuotekehitysprojekti. Projektin alkuun sijoittuva tutkimusosuus heikentää mahdollisuuksia suunnitella projektia tarkasti loppuun saakka. Tutkimusosuudesta seuraa epävarmuustekijöitä, eli riskejä jotka vaativat reagointia projektiryhmältä mahdollisimman nopeasti projektin alkuvaiheessa. Näinollen projektissa on selvä tarve projektin seuraamista ja ohjaamista helpottaville menetelmille. 2.2. Riskienhallinnan tavoitteet Yksinkertaiset riskienhallintamenetelmät ja -käytännöt tarjoavat riittävän pohjan Dtv projektin tarpeisiin. Käyttöönotettavilla menetelmillä ja käytännöillä pyritään erityisesti seuraaviin seikkoihin:? Riskien havaitsemiseen? Riskeistä keskustelemiseen ja riskien arvioimiseen? Riskeihin liittyvän päätöksenteon nopeutumiseen? Riskien dokumentoimiseen Seuraavassa esitellään Dtv projektissa käytettävät riskienhallinta-menetelmät ja käytännöt sekä riskienhallintaan liittyvät vastuut projektissa. 2.3. Riskienhallintamenetelmät ja käytännöt Projektin ensisijainen riskienhallintamenetelmä on riskilista. Riskilista on menetelmänä tarpeeksi yksinkertainen, jotta sitä voidaan hyödyntää viikoittaisissa projektipalavereissa. Viikoittainen riskien seuraaminen on edellytys riskienhallinnan onnistumiselle. Riskilista on lisäksi selkeä tapa Menetelmäraportti riskienhallinta 4

kommunikoida riskejä palavereiden aikana ja se toimii riskienhallinnan dokumentaationa. Projektin viikoittaiset palaverit tarjoavat hyvät mahdollisuudet ylläpitää järjestelmällistä riskienhallintakäytäntöä. Riskienhallintaosuus otetaan mukaan viikoittaisiin palavereihin, jolloin riskienhallinnasta tulee luonteva osa projektin ohjausta ja päätöksentekoa. Jos viikoittainen riskien seuraaminen osoittautuu liian tiiviiksi tahdiksi, voidaan riskejä seurata harvemmin. Tämä erityisesti silloin kun projekti on suunnitellusti rauhallisemmassa vaiheessa ja viikon aikana ei tapahdu mitään merkittävää. Viikoittaisen palaverikäytännön lisäksi osa projektin muistakin käytännöistä tukee riskienhallintaa. Näistä erityisesti tehtävä, eli Action Point (AP) menetelmän käyttö. Jokaisen kokouksen lopussa käydään läpi keskeneräiset asiat ja määrätään asian hoitaminen tehtäväksi yhdelle tai useammalle jäsenelle. Samalla voidaan jakaa riskien edellyttämät toimenpiteet tehtävinä jäsenten kesken. Tehtävien toteutumista seurataan seuraavissa projektipalavereissa ja tehtäviä tarkennetaan tai uudelleen jaetaan kunnes ne on saatu suoritettua. 2.3.1. Riskilista Riskilista on käytännössä yksinkertainen MS Excel taulukko. Taulukkoon kirjataan seuraavat kentät: 1. Havaittu: Päivämäärä jolloin riski on havaittu ja analysoitu. 2. Muutettu: Päivämäärä jolloin riskin tietoja on viimeksi muutettu. 3. Riskin nimi: Lyhyt nimi jolla riski voidaan tunnistaa. 4. Riskin kuvaus: Riittävä, mutta kompakti kuvaus riskistä. 5. Riskin vakavuusaste: Riskin vakavuusaste asteikolla 1 5, jossa 1 on heikko ja 5 erittäin vakava. 6. Riskin toteutumistodennäköisyys: Riskin toteutumistodennäköisyys asteikolla 1 10, jossa 1 on 10% ja 10 on 100%. 7. Riskin painoarvo: Riskin suhteellinen painoarvo saadaan kertolaskulla vakavuusasteesta ja toteutumistodennäköisyydestä. Painoarvon perusteella saadaan esille tärkeimmät riskit. 8. Toimenpiteet: Toimenpiteet joilla riski voidaan poistaa tai sen painoarvoa voidaan laskea. 9. Vastuuhenkilöt: Henkilöt jotka vastaavat riskin poistamisesta tai vaikutusten minimoimisesta 10. Varasuunnitelma: Toimenpiteet joihin joudutaan jos riski toteutuu. Liitteessä A on esitetty ensimmäinen versio listasta. Menetelmäraportti riskienhallinta 5

2.3.2. Riskienhallinnan käytännöt Projektipalavereissa noudatetaan ennalta sovittua asialistaa, joka lähetetään yleensä sähköpostilla ryhmäläisille ennen palaveria tai sovitaan viimeistään palaverin alussa. Viimeisenä kohtana asialistalla on tehtävien (AP) jako, jota edeltää vapaamuotoinen keskustelu avoimista asioista ja siitä mitä projektissa pitäisi seuraavan viikon aikana tehdä. Riskilistan täyttäminen on sopiva käytäntö aloittaa tämä vapaampi keskustelu ja mahdollisesti ohjata sitä. Keskustelun päätyttyä ryhmällä on jonkin asteinen yhteinen käsitys projektin tilanteesta ja riskeistä. Tässä vaiheessa listaan voidaan kirjata lopulliset tiedot riskeistä ja niiden vaatimista toimenpiteistä. Kun tämän jälkeen siirrytään jakamaan tehtäviä, voidaan riskilistaan kirjatut toimenpiteet jakaa ryhmäläisten kesken muiden tehtävien (AP) joukossa. Riskilistaan tehdyt muutokset ja lisäykset perustellaan lisäksi tämän dokumentin liitteessä B. Liitteeseen kirjoitetaan oma kappale jokaisesta riskienhallintasessiosta. 2.4. Vastuu riskienhallinnasta Tehokas riskienhallinta edellyttää, että kaikki työryhmän jäsenet kantavat vastuun oman osa-alueensa riskienhallinnasta ja osallistuvat keskusteluun kun muiden osa-alueiden riskeistä keskustellaan. Lisäksi yhden henkilön on oltava vastuussa tietojen kokoamisesta ja riskilistan ylläpidosta. Pitää kuitenkin korostaa, että tähän tehtävään kuuluu vain riskienhallinnan tekniset järjestelyt, ei itse riskienhallinta. Menetelmäraportti riskienhallinta 6

3. Kokemukset riskienhallinnasta Dtv projektissa Aluksi riskienhallintaa oli tarkoitus tehdä viikoittain, mutta tästä luovuttiin hyvin nopeasti. Riskienhallintasessiot osoittautuivat ennakoitua raskaammiksi, tämä johtui siitä että riskejä ja avoimia asioita oli projektin alussa paljon. Negatiivisten asioiden vatvominen uudestaan ja uudestaan ei ollut omiaan nostamaan positiivista ryhmähenkeä. Projektin tutkimusluonteesta johtuen riskienhallinnalle oli kuitenkin tilausta. Projektin alussa avoimia kysymyksiä oli paljon, eikä ollut selvää mitä kaikkea pystytään tekemään. Riskienhallinta osoittautui hyväksi tavaksi hahmottaa projektin suuntaa ja miettiä eri asioiden vaikutuksia projektiin kokonaisuutena. Matkan varrella joitain riskejä pystyttiin poistamaan. Osa taas toteutui. Riskienhallinnan suurin hyöty oli etteivät ikävät asiat tulleet yllätyksinä, vaan niitä varten oli jo mietitty jokin varasuunnitelma. Projektin edetessä avoimiin kysymyksiin saatiin vastauksia ja tarve riskienhallinnalle hiipui. Lopuksi voidaan vielä tiivistäen todeta, että riskienhallinnalla voidaan tarttua projektin hankaliin asioihin ja niitä voidaan käsitellä analyyttisesti, saavuttaen todellisia tuloksia. DTV projektista saatujen kokemusten perusteella riskienhallinnalla ei kannata rasittaa koko työryhmää, vaan riittää että projektin johto osallistuu riskienhallintaan. Menetelmäraportti riskienhallinta 7

4. Liite A Riskilista Havaittu Muutettu Riski Kuvaus 17.10.2001 17.10.2001Henkilöriski Ryhmän jäsenet eivät ole sitoutuneita suorittamaan projektia loppuun 17.10.2001 17.10.2001Vaatimusten muuttuminen Koska projekti kestää suhteellisen pitkään ja alalla taphatuu paljon, voi asiakas nähdä tarpeelliseksi muuttaa projektin vaatimuksia Vakavuus [1-5] Todennäköisyys Painoarvo [0-5] Toimenp Varamieskäy Projektin vaiheet s asiakkaan kanssa Pyritään myös yle ratkaisuihin heti a

5. Liite B Riskienhallintasessiot 5.1. 17.10.2001 Alustavat riskit kirjattiin listaan. 5.2. 26.10.2001 Projektipalaverin jälkeen riskilistaan lisättiin seuraavat riskit: Sony, Kokonaisuuden toteutettavuus, Eri valmistajien tuotteiden yhteensopivuus ja Testausaikataulu. Sonyn lähetysjärjestelmään liittyvä riski on merkittävä, koska projektin suunnittelema järjestelmä edellyttää tiettyjä erikoisominaisuuksia. Erityisesti Stream Event:ien lähettäminen on ominaisuus joka on tärkeä projektille mutta jota Sonyn järjestelmä ei välttämättä tue. 5.3. 23.11.2001 Projektin riskit kartoitettiin T1 vaiheessa esiin tulleiden ongelmien pohjalta. Riskit jaettiin yleisiin teknisiin riskeihin, editorin riskeihin ja projektinhallinta riskeihin. Yleisissä riskeissä vahvistui tieto ettei MHP päätelaiteita ole vieläkään saatavilla joten testausta tuotantoympäristössä ei voida järjestää. Lisäksi lisättiin uusi koordinaattitietoa siirtävä komponentti listaan. Tämän komponentin tekniikkaan ei nähty liittyvän riskejä. Editorin suurimmat riskit liittyvät MPEG-2 kuvan purkamiseen tarvittavaan kirjastoon. Kirjaston löytäminen ja integroiminen Java sovellukseen on ongelma ja lisäksi kirjaston lisensointi. Editorin riskeihin lisättiin myös käyttäjähaastatteluihin liittyvät aikatauluriskit ja Mika totesi että haastattelut voidaan tehdä myös toisella vähemmän aikaa vievällä tavalla. Projektin henkilöriskin todennäköisyyttä voitiin tässä vaiheessa myös pienentää, koska ei ole esiintynyt merkkejä jäsenten keskeyttämisestä. 5.4. 31.1.2002 Riskejä kartoitettiin jälleen pitkän tauon jälkeen. Teknisissä riskeissä tuli esiin tiedon puute objektikarusellista lähetyspäässä. Tästä saattaa koitua yllättäviä aikataulujen venymisiä testaus ja integrointi vaiheissa. Päätelaiteita ei ole edelleen saatavissa testauskäyttöön. Vaatimusten muuttuminen on edelleen olemassa oleva riski. Tässä vaiheessa muutos voi

johtua siitä että asiakas haluaa uudelleen priorisoida jo esittämiään vaatimuksia. Editorin puolella MPEG-2 kuvan esittämisessä ollaan edistytty. Siihen liittyvät riskit ovat pienentyneet olennaisesti. Erityisesti suureksi arvioitu MPEG2-kirjaston lisenssiriski pystyttiin poistamaan kokonaan. Testausaikatauluun liittyvät riskit johtuvat siitä ettei testausympäristöä ole vieläkään käytössä. Järjestelmän lopputestaus alkaa vaikuttaa kriittiseltä tehtävältä, joka todennäköisesti viivästyttää koko projektia. Menetelmäraportti riskienhallinta 10