PÖYTÄKIRJA YHDISTYKSEN SYYSKOKOUS HSP - SUOMEN ERITYISHERKÄT RY, HÖGKÄNSLIGA I FINLAND RY Paikka Helsingin Yliopisto, Fabianinkatu 33 - Päärakennus, sali 13 (3020) Aika 22.11.2014 klo 11 13.50 Läsnä ks. Liite osallistujista Kokouksen toimihenkilöt: Ismo Räävi, kokouksen puheenjohtaja Nina Stark, kokouksen sihteeri Kaisu Kiventaus, pöytäkirjan tarkastaja ja ääntenlaskija Petri Konttinen, yhdistyksen puheenjohtajia, esittelijä (kohta 6) Eeva-Liisa Soisalo, pöytäkirjan tarkastaja ja ääntenlaskija 1. Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhdistyksen puheenjohtaja Petri Konttinen oli estynyt saapumasta kokouspaikalle äkillisen sairastumisen takia. Ismo Räävi, yhdistyksen hallituksen jäsen, toimi kokouksessa puheenjohtajana, sillä myös yhdistyksen varapuheenjohtaja Markus Sundblom oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Ismo Räävi avasi kokouksen. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouskutsu on julkaistu yhdistyksen www-sivulla 20.10.2014, lähetetty jäsenille sähköpostitse 20 22.10.2014. Näiden lisäksi kokouksesta on ilmoitettu myös Heimotulet-nimisessä jäsenten Facebook-ryhmässä 20.10.2014. 2. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Ismo Räävi ja sihteeriksi Nina Stark. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Kaisu Kiventaus ja Eeva-Liisa Soisalo, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. 3. Esityslistan hyväksyminen Kokouksen esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi. 4. Yhdistyksen toiminnan esittely 4.1.Jäsenmäärän kehittyminen Kevätkokouksen aikaan toukokuussa yhdistyksellä oli 750 jäsentä, nyt jäseniä on noin 1600. Jäsenmäärä on kasvanut tasaisesti. Vaihtelua on toisaalta tuonut kesä, jolloin kasvu on ollut hitaampaa, ja toisaalta voimakasta kasvua on tuonut mediajulkisuus: TV-esiintymiset ja lehtijutut merkittävissä medioissa tuovat jäsenmäärään aina hyvin suurta välitöntä nousua. 1/7
4.2.Seminaarit Yhdistyksen Helsingissä 1.11.2014 järjestämä Rakkaalla lapsella on monta nimeä seminaari herkkyydestä keräsi n. 130 osallistujaa. Paikalla oli merkittäviä läheisten alojen asiantuntijoita, mm. kaksi psykiatria, kehityspsykologi ja filosofi. Jatkossa yhdistyksen on tarkoitus järjestää seminaareja lisää, ja yhtä seminaaria on alustavasti suunniteltu keväälle. 4.3.Paikallis- ja teemaryhmätoiminnan esittely Ryhmätoiminta Yhdistyksen ryhmätapaamisissa keskustelutapaamisten lisäksi toteutustapoina tai teemoina ovat olleet mm. sieniretki, taidenäyttelyretki, patikointi, elokuvailta, pikkujoulut, vintage, ekstroverttiys, erityisherkän lapsen vanhemmuus ja erityisherkkien ryhmäkokemukset. Kasvu ryhmätoiminnassa on ollut melkoista. Kevätkokoukseen 2014 mennessä oli ollut 31 paikallistapaamista 8 paikkakunnalla. Näihin oli osallistunut 135 osallistujaa ja niitä oli järjestänyt 20 henkilöä. Syyskokoukseen 2014 mennessä yhdistyksen jäsenten järjestämiä / yhdistyksen kautta tiedotettuja tapaamisia ollut yhteensä 82 tapaamista 10 paikkakunnalla. Näissä oli yhteensä n. 480 osallistujaa ja n.30 järjestäjää. 4.4.Muu toiminta - Heimojuhlia, jäsenten kesäjuhlaa, vietettiin 2.8.2014 Tampereella lähes 100 jäsenen voimin. - Lapsiesite-työryhmä on kokoontunut pari kertaa ja esitteen tekeminen on edennyt hienosti. Esite painetaan keväällä. - Vertaisohjaaja-koulutuksen jäsenille järjesti Aino Salomaa 25.10.2014. Koulutukseen osallistui 8 henkilöä 5 eri paikkakunnalta. - Erityisherkkä lapsi -seminaari vielä Porissa 3.12.2014 varhaiskasvatuksen ammattilaisille. - Yhteistyö SAMKin kanssa jatkuu, yhdistys osallistuu Aistiystävällinen ympäristö -kartoitustyökalun kehittämiseen. Taloustilanne Yhdistyksen tilillä oli 14.11.2014 14915,76. Jäsenmaksuja on maksettu 751 (noin 60% laskutetuista). Suurin menoerä on ollut yhdistyksen kesäjuhlan, Heimojuhlien, Ahlmanin kartanon tilavuokra, joka oli suuruudeltaan 3127,50. 5. Päätetään seuraavan vuoden liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet Hallituksen ehdotuksena oli, että yhdistyksen jäsenyyteen ei ole liittymismaksua, jäsenmaksuna vuodelle 2015 ehdotetaan edelleen 20. Päätettiin esityksen mukaisesti yhdistyksen jäsenmaksuksi vuodelle 2015 20. 6. Toimintasuunnitelman esittely vuodelle 2015 Hallituksen puheenjohtaja Petri Konttinen esitteli toimintasuunnitelman kokouksen osallistujille etäyhteyden kautta Skypen välityksellä. 2/7
Toimintasuunnitelman esittely Toimintasuunnitelman pohjana on ollut RAY:lle kesäkuussa 2014 projektisuunnitelma, ja se koostuu seuraavista toimenpiteistä: Puolipäiväisen järjestöpäällikön ja projektisuunnittelijan palkkaaminen projektin toteuttamista varten Yhteiskuntasuhteiden kehittäminen suorilla kontaktoinneilla sekä kaksi kertaa vuodessa järjestettävillä seminaareilla ja erityisherkkyydestä kertovien esitteiden avulla. Tavoitteena on saavuttaa vähintään 100 sosiaali-, terveys- ja kasvatusalojen ammattilaista vuonna 2015, ja päästä pidempiaikaiseen yhteistyöhön tähtäävään vuorovaikutukseen näistä 5-10 organisaation kanssa. Jäsenistön voimannuuttamisella voidaan vaikuttaa mm. seuraaviin asioihin: työkyvyn edistäminen, yhteiskunnallisen osallisuuden lisääminen, erityisherkkien lasten kasvun ja vanhemmuuden tukeminen. Erityisherkkyydestä kertovien esitteiden sisällön suunnittelu yhdessä asiantuntijoiden ja jäsenten kanssa, esitteiden graafinen suunnittelu, painatus ja jakelu Kevät- ja syysseminaarit erityisherkkyydestä jäsenille, asiantuntijoille ja muille sidosryhmille, tavoitteena 200 osallistujaa molempiin Intranetin suunnittelu ja toteutus, sisältäen mm. keskustelufoorumin, sähköpostijärjestelmän, yhdistyksen sähköiset viestintäkanavat, työryhmien toimintatilat, palvelut jäsenille, tilaisuuksista tiedottamisen ja niihin ilmoittautumisen sähköiseen kalenteriin. Intranetin tulee toimia sekä nykyisille 900 jäsenelle että skaalautua jatkossa palvelemaan tuhansia jäseniä. Nykyisin käytössä olevat ilmaispalvelut, kuten Facebook ja gmail eivät ole toiminnallisia näin suurelle jäsenmäärälle. Intranetin ja siihen sisältyvän keskustelufoorumin kautta mahdollistetaan jäsenten jatkuva sähköinen vuorovaikutus ajasta ja asuinpaikasta riippumatta. Tämä palvelu tavoittaa arviolta 50 70% yhdistyksen jäsenistä (vähintään 450 630 jäsentä). Herkkien ihmisten voimaannuttaminen yhdistystoiminnalla: tavoitteena on tuoda yhteen yhdistyksen jäseniä, erityisherkkien läheisiä, asiantuntijoita ja muita aiheesta kiinnostuneita paikallis- ja teemaryhmätapaamisilla säännöllisesti vähintään 10 eri paikkakunnalla ympäri Suomea vuoden 2015 aikana. Tapaamisten yhteydessä järjestetään keskustelu-, luento- ja koulutustilaisuuksia. Tapaamisten tavoitteena on luoda puitteet ja mahdollistaa ruohonjuuritasolla organisoitu ja samalla yhdistyksen tavoitteita tukeva säännöllinen paikallistoiminta näillä paikkakunnilla. Lisäksi tavoitteena on järjestää 1-2 kertaa vuodessa koko jäsenistölle tarkoitettu suurempi kokoontuminen, jonka tavoitteena on tuoda eri puolelta Suomea olevia jäseniä yhteen vapaamuotoiseen tutustumiseen ja yhteiseen voimaannuttamiseen. Paikallistoiminnan tavoitteena on mahdollistaa vähintään 50% yhdistyksen jäsenistä (vähintään 450 jäsentä) säännöllinen osallistuminen heidän asuinpaikkakunnallaan tai lähimpänä sitä olevan paikkakunnan paikallisryhmän tapaamisiin. Toimintasuunnitelma toteutuu kokonaisuudessaan vain, jos RAY:n rahoitus saadaan 100 %:sti. 3/7
Tulo- ja menoarvio Petri Konttinen esitteli tulo- ja menoarvion. RAY:n rahoituspäätös vaikuttaa tulevaan budjettiin. Siksi yhdistyksen tulo- ja menoarvio kuvataan kolmena vaihtoehtona. RAY:n avustusehdotus julkaistaan 18.12.2014, varsinaiset päätökset tulevat tammikuussa 2015. Vaihtoehtoiset yhdistyksen budjettiskenaariot: 1. pelkät jäsenmaksut rahoituksena, 2. saadaan RAY:lta 50 % rahoitusta ja 3. saadaan RAY:lta 100 %. TULO- JA MENOARVIO, VAIHTOEHTOISET SKENAARIOT 20000(a) ; Taulukossa kohta Ulkopuoliset palvelut sisältää: - jäsenrekisterin, ilmoittautumiset ja jäsenmaksujen maksuhallinnan automatisoinnin - maksullisen, paremmin toimiva sähköpostin - keskustelufoorumin Yhdistyksen puheenjohtaja Petri Konttinen pyysi myös, että kokouksessa päätettäisiin valtutetaanko hallitus hankkimaan RAY:n rahoituksesta riippumatta toimintaa helpottavat jäsenrekisterin hallinnan ja jäsenmaksujenmaksujen automatisointi, maksullinen paremmin toimiva sähköposti sekä keskustelufoorumi. --- 4/7
Keskustelua esitellystä toimintasuunnitelmasta Kokouksessa todettiin toiminnan olevan jo niin moninaista ja työllistävää, että yhdistyksessä todella tarvitaan palkattua työntekijää tai työntekijöitä. Tämä on mahdollista suunnitelman mukaisesti, mikäli RAY myöntää rahoitusta. Kysyttiin, miten mahdollisten yhdistyksen palkallisten työntekijöiden rekrytointia on ajateltu. Puheenjohtaja Konttinen vastasi, ettei tätä ole ajateltu vielä loppuun asti, mutta mahdollinen rekrytointiprosessi on hallituksen vastuulla. Kokouksen osallistujat kyselivät toimintasuunnitelmaan asetettujen palkkojen määristä (projektipäällikkö 3500 / kk ja projektisuunnittelija 3000 / kk). Puheenjohtaja Konttinen kertoi, että organisaation pyörittäminen ja tehtävät ovat varsin vaativia; yhdistyksen palkkojen halutaan olevan kilpailukykyisiä, jotta saadaan varmasti osaavia tekijöitä yhdistyksen tehtäviin. Tuotiin esiin myös, että yhdistyksen olisi hyvä käyttää ihmisten tarjoamaa osaamista erilaisiin tehtäviin. Hallitus kyllä haluaa aidosti osallistaa ihmisiä, mutta ongelmana on, että osallistaminenkin vaatii koordinointia ja johtamista, johon henkilöresurssit eivät ole riittäneet. Tällä hetkellä yhdistyksen hallituksessa juuri ja juuri pystytään hoitamaan välttämättömät toiminnot. Todettiin, että lisäresursseja vapautuu myös, mikäli yhdistyksen tietohallintojärjestelmiä automatisoidaan. Ehdotettiin, että tarkastettaisiin, voiko toiminnan kehittymisestä hakemuksen jättämisen jälkeen laittaa täydentävän liitteen RAYn hakemukseen. Toiminta on merkittävästi kasvanut ja kehittynyt puolessa vuodessa hakemuksen jättämisen jälkeen. Puheenjohtaja Petri Konttinen lupasi selvittää tämän. Tuotiin myös esiin, että yhdistyksen verkkosivuilla tulisi olla seminaarista uutinen ja myös jäsenmäärän huomattava kasvu pitäisi uutisoida. Nämä ovat rahoituksen kannalta merkittäviä asioita. Keskusteltiin muiden rahoituskanavien etsimisestä. Konttinen kertoi, että ESR-hakua suunniteltiin kesällä 2014, mutta hakemusta varten tarvitaan yhteistyökumppaneita ja päähakijoita, joiden kanssa rahoitusta lähdetään hakemaan. Tuotiin esiin myös ruotsinkielisen puolen rahoituskanavat, joita kannattaisi ehdottomasti selvittää. Näiden lisäksi olisi hyvä osallistua myös pienempien avustussummien hakuun, mutta näille hakemuksille tarvittaisiin niin ikään tekijä. Pohdittiin muita rahoitusmahdollisuuksia: esimerkiksi jäsenmaksua nostamalla voitaisiin saada lisätuloa taloushallinnon / jäsenmaksurekisterin automatisointiin, mikäli rahoitusta ei saada. Jäsenmaksua ei kuitenkaan haluta nostaa, koska yhdistys haluaa jakaa jäsenilleen tietoa ja kynnys liittyä jäseneksi on matalampi, kun jäsenmaksu on kohtuullinen. Koska jäsenmaksuista on jätetty peräti 40 % maksamatta, pyydettiin selvittämään, onko perintä mahdollista ja kannattavaa. Kokouksessa ehdotettiin myös kannatusjäsenmaksun ja yhteisöjäsenmaksun käyttöönottoa; mutta koska säännöissä ei ole yhteisöjäsenmaksua, niin tällainen jäsenmaksumuoto vaatisi sääntömuutosta. Seminaareissa voisi olla myös eri hintaluokat jäsenille ja ei-jäsenille, kysyntää kuitenkin on. Keskusteltiin yhteiskunnallisesta vaikuttamisesta ja kokouksen osallistuja toi esiin, että onko yhdistys löytänyt erityisherkkyyden puolestapuhujia tai vaikuttajia keskuudestaan tai muualta, jotka puhuisivat yhdistyksen ja asian puolesta. Yhdistyksen puheenjohtaja Petri Konttinen totesi, että ei ole ainakaan vielä tunnistettu, mutta tälle olisi tarve. Jäseniä on 1600, joten heissä varmasti on myös vaikuttajia. Konttinen painotti myös, että yhdistys jäsenmäärällään ja toiminnallaan on tehokas ja tunnistettu erityisherkkyyden edistäjä Suomessa. 7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma sekä tulo- ja menoarvio seuraavalle kalenterivuodelle Päätettiin vahvistaa kohdassa 6. esitetty RAY:n hakemukseen perustuva suunnitelma toimintasuunnitelmaksi, sillä edellytyksellä, että RAY myöntää 100% haetusta rahoituksesta. Mikäli yhdistys ei saa myönteistä RAY:n rahoituspäätöstä tai vain osittaisen RAY-rahoituksen, päätettiin antaa 5/7
yhdistyksen hallitukselle valtuudet harkita ja päättää, miten toimintasuunnitelmaa muokataan budjettiin sopivaksi. Lisäksi hallitukselle annettiin valtuudet harkinnan mukaan ostaa muita toiminnan kannalta välttämättömiä palveluja pöytäkirjan kohdassa 6. esitetyn mukaisesti riippumatta rahoituspäätöksestä yhdistyksen taloustilanteen niin salliessa. 8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet Kokouksen puheenjohtaja avasi keskustelun hallituksen puheenjohtajan valinnasta. Ehdotettiin, että hallituksen nykyinen puheenjohtaja Petri Konttinen jatkaa tehtävässään, koska hän on siihen suostuvainen. Petri Konttinen sai kokouksessa yksimielisen kannatuksen ja hänet valittiin yhdistyksen hallituksen puheenjohtajaksi. Kokouksen puheenjohtaja avasi ehdokasasettelun ja kertoi, että hallitukseen voi nyt asettua ehdolle. Samalla hän kertoi, että ennakkoon on tullut ilmoituksia kiinnostuksesta ja osa näistä ehdokkaista on paikalla, osa poissa. Kokouksessa ehdotettuja tai ehdolla olevia henkilöitä pyydettiin esittäytymään lyhyesti ja kertomaan, miten he haluaisivat hallituksessa toimia yhdistyksen hyväksi. Poissaolevat ehdokkaat olivat lähettäneet lyhyet esittelynsä sähköpostitse, jotka kokouksen puheenjohtaja esitteli kokouksen osallistujille. Ehdokkaat yhdistyksen hallitukseen: Kaisa Heikkilä Pia Juslin (ei ollut läsnä, esittelyssään ilmaissut kiinnostuksensa rahastonhoitajaksi) Sanna Lindén (esittely kirjallisena, Lindén ei ollut läsnä) Ismo Räävi Nina Stark Eeva-Liisa Soisalo Marika Smids-Lahti (esittely kirjallisena, Smids-Lahti ei ollut läsnä) Varajäseniksi ehdotettiin Isla Rasinkangas varajäsen (ei paikalla) Markus Sundblom, varajäsen (ei paikalla) Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti valita yhdistyksen 2015 vuoden hallitukseksi: Petri Konttinen (puheenjohtaja) Kaisa Heikkilä Pia Juslin (rahastonhoitaja) Sanna Lindén Ismo Räävi Nina Stark Eeva-Liisa Soisalo Hallituksen varajäseniksi valittiin Isla Rasinkangas, Marika Smids-Lahti ja Markus Sundblom. 9. Valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja taikka tilintarkastaja ja varatilintarkastaja Puheenjohtaja kertoi, että RAY edellyttää pätevää tilintarkastajaa silloin, kun sieltä saatu avustus ylittää 50 000. Hallituksen ehdotus on, että valitaan ensi vuodelle toistaiseksi ei-ammattilainen toiminnantarkastaja ja annetaan hallitukselle tarvittaessa valtuudet kilpailuttaa ja valita pätevä tilintarkastaja silloin, jos RAY myöntää avustusta yli 50 000. Valittiin Kaisa Robbins vuoden 2015 toiminnantarkastaksi ja päätettiin valtuuttaa yhdistyksen hallitus kilpailuttamaan ja valitsemaan pätevä tilintarkastaja, mikäli saadaan vähintään 50 000 RAY-rahoitus. 6/7
Päätettiin myös, että 2015 tilin-/toiminnantarkastajan toimikausi on tilivuosi 2015 (sisältää tilivuoden 2015 tarkastamisen). Tämä päätös tehtiin, koska RAY:n kanta on, että vuodelle 2015 valittava tilintarkastaja tarkastaa vuoden 2015 tilit, koska heidän täytyy tietää jo lupautuessaan tehtävään, mitä he tulevat tekemään. 10. Päätetään toimihenkilöiden palkkioista Yhdistyksen hallitus ehdotti, että hallituksen jäsenille ei makseta kokouspalkkiota. Kokouksessa ehdotettiin hallituksen ehdotuksen vastaisesti palkkiota hallituksen jäsenille yhdistyksen hallituksen kokouksista yhdistyksen taloustilanteen sen salliessa. Päätettiin maksaa vuonna 2015 hallituksen jäsenelle 50 / kokous. Palkkion saa kokouksesta, johon hallituksen jäsen on osallistunut, sähköpostikokouksista ei makseta erillistä korvausta. Lisäksi korvaus maksetaan maksimissaan kahdeksasta (8) kokouksesta yhteensä vuoden aikana. Kokouksia voi olla tätä enemmänkin, mutta niistä ei makseta enää palkkiota. Sovittiin samalla myös, että hallituksen kokousaikataulurunko sovitaan vuodeksi eteenpäin etukäteen. 11. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat Ei muita asioita. 12. Kokouksen päättäminen Kokouksen puheenjohtaja Ismo Räävi päätti kokouksen klo 13.50. Pöytäkirjan vakuudeksi Ismo Räävi, kokouksen puheenjohtaja Nina Stark, kokouksen sihteeri Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty Helsinki 25.11.2014 Kaisu Kiventaus, pöytäkirjan tarkastaja Eeva-Liisa Soisalo, pöytäkirjan tarkastaja 7/7