19/2015 10 Sivutoimilupien ja sivutoimi-ilmoitusten hallintajärjestelmän luominen sekä lähipiiriselvitysten käyttöönotto Helsingin seurakuntayhtymässä Päätösehdotus Hallintojohtaja Jussi Muhonen Yhteinen kirkkoneuvosto päättää 1) että kaikki viranhaltijat ja työntekijät, joilla ei ole kiinteää työaikaa, ja jotka harjoittavat omissa nimissään tai muun työnantajan palveluksessa työ- tai elinkeinotoimintaa, hakevat sivutoimiluvan tämän toiminnan harjoittamiselle. Papin ja lehtorin viran haltijat hakevat sivutoimiluvan tuomiokapitulilta. Muut viranhaltijat ja työntekijät hakevat sivutoimiluvan yhteiseltä kirkkoneuvostolta. Sivutoimiluvat myönnetään 2 vuodeksi kerrallaan. Mikäli sivutoimilupa on jo myönnetty, tulee siitä ilmoittaa kohdassa 3 mainitulle rekisterin pitäjälle 20.1.2016 mennessä. 2) edellyttää, että kohdassa 1 tarkoitettua toimintaa harjoittavat viranhaltijat ja työntekijät, joilla on kiinteä työaika, hakevat sivutoimilupaa yhteiseltä kirkkoneuvostolta, jos toiminnan harjoittaminen edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen. Jos sivutoimen harjoittaminen ei edellytä työajan käyttämistä siihen, työntekijät ja viranhaltijat toimittavat hallintojohtajalle sivutoimi-ilmoituksen, joka on voimassa 2 vuotta kerrallaan. Hallintojohtaja raportoi sivutoimi-ilmoitukset yhteiselle kirkkoneuvostolle puolivuosittain. Mikäli sivutoimilupa tai - ilmoitus on jo myönnetty, tulee siitä ilmoittaa kohdassa 3 mainitulle rekisterin pitäjälle 20.1.2016 mennessä. 3) perustaa taloudellisia sidonnaisuuksia koskevan rekisterin eli lähipiiriselvitysrekisterin, johon kirjataan tiedot taloudellisesti merkittävään päätöksentekoon osallistuvien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omistuksista ja päätöksentekoon osallistumisesta taloudellista toimintaa harjoittavissa yhteisöissä, sekä heidän läheistensä toimimisesta määräävässä asemassa taloudellista toimintaa harjoittavissa yhteisöissä siten kuin osakeyhtiölain 8 luvun 6 :ssä on säädetty. Lähipiirin määrittelyssä noudatetaan kirjanpitoasetuksen 2 luvun 7b :n mukaista määritelmää. 4) valtuuttaa hallintojohtajan päättämään toimenpiteistä päätöksen toimeenpanemiseksi. 5) suosittaa Helsingin seurakuntayhtymän seurakuntaneuvostoille sivutoimilupien, sivutoimi-ilmoitusten ja lähipiiriselvitysten käyttöönottoa sekä hallintajärjestelmään osallistumista 6) että päätös tulee voimaan 14.1.2016. Käsittely Esittelijä Muhonen muutti suullisesti päätösehdotusta.
Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 1) että kaikki viranhaltijat ja työntekijät, joilla ei ole kiinteää työaikaa, ja jotka harjoittavat omissa nimissään tai muun työnantajan palveluksessa työ- tai elinkeinotoimintaa, hakevat sivutoimiluvan tämän toiminnan harjoittamiselle. Papin ja lehtorin viran haltijat hakevat sivutoimiluvan tuomiokapitulilta. Muut viranhaltijat ja työntekijät hakevat sivutoimiluvan yhteiseltä kirkkoneuvostolta. Sivutoimiluvat myönnetään 2 vuodeksi kerrallaan. Mikäli sivutoimilupa on jo myönnetty, tulee siitä ilmoittaa kohdassa 3 mainitulle rekisterin pitäjälle 29.2.2016 mennessä. 2) edellyttää, että kohdassa 1 tarkoitettua toimintaa harjoittavat viranhaltijat ja työntekijät, joilla on kiinteä työaika, hakevat sivutoimilupaa yhteiseltä kirkkoneuvostolta, jos toiminnan harjoittaminen edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen. Jos sivutoimen harjoittaminen ei edellytä työajan käyttämistä siihen, työntekijät ja viranhaltijat toimittavat hallintojohtajalle sivutoimi-ilmoituksen, joka on voimassa 2 vuotta kerrallaan. Hallintojohtaja raportoi sivutoimi-ilmoitukset yhteiselle kirkkoneuvostolle puolivuosittain. Mikäli sivutoimilupa tai - ilmoitus on jo myönnetty, tulee siitä ilmoittaa kohdassa 3 mainitulle rekisterin pitäjälle 29.2.2016 mennessä. 3) perustaa taloudellisia sidonnaisuuksia koskevan rekisterin eli lähipiiriselvitysrekisterin, johon kirjataan tiedot taloudellisesti merkittävään päätöksentekoon osallistuvien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omistuksista ja päätöksentekoon osallistumisesta taloudellista toimintaa harjoittavissa yhteisöissä, sekä heidän läheistensä toimimisesta määräävässä asemassa taloudellista toimintaa harjoittavissa yhteisöissä siten kuin osakeyhtiölain 8 luvun 6 :ssä on säädetty. Lähipiirin määrittelyssä noudatetaan kirjanpitoasetuksen 2 luvun 7b :n mukaista määritelmää. 4) valtuuttaa hallintojohtajan päättämään toimenpiteistä päätöksen toimeenpanemiseksi. 5) että päätös tulee voimaan päätöksen tultua lainvoimaiseksi. Selostus 1. Nykytila 1.1 Henkilöstö, jota sivutoimiluvat ja lähipiiriselvitysten tarve koskee Asia koskee sekä viranhaltijoita että työntekijäasemassa olevia. Sivutoimilupia ja- ilmoituksia koskevalta osin näitä ryhmiä koskevat eri säännökset. Sen sijaan taloudellisten ja lähipiiriselvitysten tarve ja perusteet ovat periaatteessa samat riippumatta palvelussuhteen muodosta.
Sivutoimiin liittyvä sääntely koskee kirkkolain nimenomaisen säännöksen perusteella kaikkia viranhaltijoita riippumatta heidän asemastaan ja tehtävistään. Työsuhteisten työntekijöiden osalta sivutoimiluvan tai -ilmoituksen tarve perustuu työsopimuslakiin ja on yhteydessä työntekijän asemaan ja tehtäviin. Taloudellisten ja lähipiiriselvitysten tarve liittyy hyvään hallintotapaan, josta on säädetty kirkkolaissa, hallintolaissa ja muussa seurakuntien taloudenpitoa koskevassa lainsäädännössä. Osa yllä olevista viranhaltijoista ja työntekijöistä työskentelee kiinteän työajan puitteissa, osa ei. 1.2 Noudatettu käytäntö Sivutoimilupia ja -ilmoituksia koskeva ohjeistus on, että seurakuntayhtymässä sivutoimilupa on anottava yhteiseltä kirkkoneuvostolta. Ohjeistus seurakunnissa hajanaista ja epäselvää. Asiasta ei juurikaan ole määräyksiä ohje- ja johtosäännöissä. Voimassa on ohje, että sivutoimien suhteen on noudatettava kirkkolain mukaista lupa- tai ilmoitusmenettelyä. Käytännön toteutus ja menettelyn valvonta vaihtelee sekä seurakuntayhtymän sisällä että eri seurakunnissa. Käytännössä sivutoimilupia tai -ilmoituksia on tullut käsiteltäväksi erittäin vähän. Taloudellisesti merkittävään päätöksentekoon osallistuvien henkilöiden eli viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden taloudellisia sidonnaisuuksia koskevia selvityksiä tai lähipiiriselvityksiä koskevaa ohjeistusta ei ole, eikä tällaisia selvityksiä ole käytännössä vaadittu eikä annettu. 2. Sivutoimia koskeva sääntely 2.1 Kirkkolaki Kirkkolain 6 luvun 30 :ssä on säännös viranhaltijoiden sivutoimesta ja kilpailevan toiminnan kiellosta: Sivutoimella tarkoitetaan virkasuhdetta, palkattua työtä ja pysyväisluonteista tehtävää, josta viranhaltijalla on oikeus kieltäytyä, sekä ammatin, elinkeinon ja liikkeen harjoittamista. Viranhaltija ei saa ottaa vastaan eikä pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei työnantaja hakemuksesta myönnä siihen lupaa. Sivutoimilupa vaaditaan myös päätoimiselta viranhaltijalta, jolla ei ole kiinteää työaikaa. Sivutoimiluvasta päättää työnantaja. Tuomiokapituli päättää sivutoimiluvan myöntämisestä seurakunnan papin viran ja lehtorin viran haltijalle. Sivutoimilupa voidaan myöntää määräajaksi tai muutoin rajoitettuna. Harkittaessa sivutoimiluvan
myöntämistä on otettava huomioon, että viranhaltija ei saa sivutoimen vuoksi tulla esteelliseksi tehtävässään. Sivutoimi ei myöskään saa vaarantaa luottamusta tasapuolisuuteen tehtävän hoidossa tai muutenkaan haitata tehtävän asianmukaista hoitamista. Sivutoimena ei saa harjoittaa sellaista toimintaa, joka kilpailevana toimintana ilmeisesti vahingoittaa työnantajaa. Viranhaltija ei saa virkasuhteen kestäessä ryhtyä myöskään kilpailevan toiminnan valmistelemiseksi sellaisiin toimenpiteisiin, joita ei voida pitää hyväksyttävinä. Muusta kuin 1 momentissa tarkoitetusta sivutoimesta viranhaltijan on tehtävä ilmoitus työnantajalle. Työnantaja voi varattuaan viranhaltijalle tilaisuuden tulla kuulluksi kieltää tällaisen sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen 2 momentissa tarkoitetuilla perusteilla. Työnantaja voi peruuttaa sivutoimiluvan 2 momentissa tarkoitetulla perusteella. Viranhaltijalle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen sivutoimiluvan peruuttamista. 2.2 Työsopimuslaki Työsopimuslain (55/2001) 3 luvun 3 :ssä on säännökset kilpailevan toiminnan kiellosta: Työntekijä ei saa tehdä toiselle sellaista työtä tai harjoittaa sellaista toimintaa, joka huomioon ottaen työn luonne ja työntekijän asema ilmeisesti vahingoittaa hänen työnantajaansa työsuhteissa noudatettavan hyvän tavan vastaisena kilpailutekona. Työntekijä ei saa työsuhteen kestäessä ryhtyä kilpailevan toiminnan valmistelemiseksi sellaisiin toimenpiteisiin, joita 1 momentissa säädetty huomioon ottaen ei voida pitää hyväksyttävinä. Työnantaja, joka ottaa työhön henkilön, jonka tietää olevan 1 momentin perusteella estynyt ryhtymästä työhön, vastaa työntekijän ohella aikaisemmalle työnantajalle aiheutuneesta vahingosta. Arvioitaessa kilpailevan toiminnan vaikutusta työsuhteeseen ja työntekijän velvoitteisiin ottaa huomioon myös työntekijän yleinen lojaliteettivelvoite (työsopimuslain 3 luvun 1 ), jonka mukaan työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa.
3. Taloudellisia sidonnaisuuksia koskevat selvitykset ja lähipiiriselvitykset 3.1 Selvityksiä koskeva sääntely Kirkkolaissa tai työsopimuslaissa ei ole säännöksiä, joiden perusteella voitaisiin suoraan edellyttää viranhaltijoilta ja työntekijöiltä selvitystä omista ja lähipiirinsä taloudellisista sidonnaisuuksista, eikä kirkkolaissa tai muussa lainsäädännössä ole tällaisia säännöksiä luottamushenkilöitä koskien. Perusteet näiden selvitysten edellyttämiselle onkin löydettävä muusta seurakuntien taloutta koskevasta sääntelystä hoitamisen sekä hyvän hallinnon vaatimuksista. Kirkkolain 15 luvun 4 :n mukaan seurakunnan ja seurakuntayhtymän kirjanpitovelvollisuudessa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa noudatetaan soveltuvin osin, mitä kirjanpitolaissa (1336/1997) ja tilintarkastuslaissa (459/2007) säädetään. Näin ollen on muun muassa noudatettava hyvää kirjanpitotapaa ja hyvää tilintarkastustapaa. Kirjanpitoasetuksen (1997/1339) 2 luvun 7b :n mukaan tilinpäätöksen liitetietona on esitettävä tiedot kirjanpitovelvollisen ja tämän lähipiiriin kuuluvien välisistä liiketoimista, jos ne ovat olennaisia eikä niitä ole toteutettu tavanomaisin kaupallisin ehdoin. Tietoja yksittäisistä liiketoimista voidaan yhdistellä lajeittain paitsi silloin kun tietojen erillistä esittämistä voidaan pitää välttämättömänä arvioitaessa liiketoimen vaikutusta kirjanpitovelvollisen taloudelliseen asemaan. Esitettäviin tietoihin tulee sisältyä kuvaus liiketoimesta, liiketoimen arvo, lähipiirisuhteen luonne ja muut kirjanpitovelvollisen taloudellisen aseman arvioimisen kannalta välttämättömät tiedot liiketoimesta. 3.2 Taloudellisia sidonnaisuuksia koskevien ja lähipiiriselvitysten tarve ja merkitys Käytännössä on kysymys siitä, että viranhaltijan, työntekijän tai luottamushenkilön tai hänen läheistensä taloudellisesti merkittävät omistukset ja liiketoiminnan harjoittaminen sekä taloudellisen yksikön päätöksenteossa määräävässä asemassa toimiminen saattavat vaarantaa asianomaisen henkilön riippumattomuuden seurakunnan tai yhtymän taloudellisten päätösten toteuttamisesta. Taloudellisen yksikön päätöksentekoon osallistumisella tarkoitetaan esimerkiksi jäsenyyttä taloudellista toimintaa harjoittavan yhtiön, säätiön tai muun yhteisön hallituksessa tai johtoryhmässä. Taloudellisesti merkittävien omistusten, päätöksentekoon osallistumisen tai elinkeinon harjoittamisen tulisi olla läpinäkyvää, jotta muilla toimijoilla olisi tieto sidonnaisuuksista. Erityisesti on huolehdittava siitä, että viranhaltija, työntekijä tai luottamushenkilö, jolla tai jonka läheisellä on odotettavissa taloudellista hyötyä seurakuntayhtymän tai seurakunnan päätöksestä, ei osallistu yhtymän tai seurakunnan päätöksentekoon millään tavoin, ei siis
muodollisesti eikä tosiasiallisesti. Selvitykset palvelevat ennen kaikkea tätä päämäärää. Hyvän ja asianmukaisen hallinnon sekä hyvän kirjanpito- ja tilintarkastustavan vaatimusten perusteella voidaan todeta, että työnantajalla tulisi olla tieto taloudelliseen päätöksentekoon osallistuvien viranhaltijoiden ja työntekijöiden sekä heidän läheistensä merkittävistä taloudellisista sidonnaisuuksista. Samoin voidaan edellyttää, että seurakuntayhtymällä on tieto luottamushenkilöiden ja heidän läheistensä taloudellisista sidonnaisuuksista, koska he osallistuvat taloudellisia asioita koskevaan päätöksentekoon. Tieto on tarpeellinen, jotta voidaan välttää kirkkolain 7 luvun 5 :ssä tarkoitetut esteellisyystilanteet. 3.3 Lähipiirin määrittely 3.3.1 Esteellisyys päätöksenteossa Päätöksentekoon liittyvä esteellisyys voidaan perustaa esimerkiksi kirkkolain 7 luvun 5 :ään, jossa on säädetty kirkkovaltuuston jäsenen esteellisyydestä. Säännöksessä viitataan hallintolain (434/2003) esteellisyyssäännökseen. Hallintolain 5 luvun 28 :n 2 momentin mukaan: Läheisellä tarkoitetaan: 1) virkamiehen puolisoa ja virkamiehen lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa, isovanhempaa ja virkamiehelle muuten erityisen läheistä henkilöä samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa; 2) virkamiehen vanhempien sisarusta sekä hänen puolisoaan, virkamiehen sisarusten lapsia ja virkamiehen entistä puolisoa; sekä 3) virkamiehen puolison lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa ja isovanhempaa samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa sekä virkamiehen puolison sisarusten lapsia. Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Puolisoilla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä avioliitonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä. Jos työntekijä on sellaisessa asemassa ja tehtävässä, että hän tekee taloudellisesti merkittäviä päätöksiä tai osallistuu taloudelliseen päätöksentekoon, esteellisyyttä voidaan tulkita samalla tavoin kuin viranhaltijoiden kohdalla tehdään.
3.3.2 Lähipiirin käsite Lähipiirin käsite yhtiöoikeudellisena käsitteenä sekä kirjanpitoon ja tilinpäätökseen liittyvänä käsitteenä on suppeampi kuin esteellisyyteen johtava läheiskäsite. Lähipiiriselvitykset tulisikin ulottaa tahoihin, jotka voidaan tämän sääntelyn perusteella katsoa lähipiiriin kuuluviksi. Kirjanpitoasetuksen 2 luvun 7b :n mukaan lähipiirin käsite määräytyy siten kuin se on määritelty kansainvälisissä tilinpäätösstandardeissa, jotka on hyväksytty Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1606/2002 säädetyn menettelyn mukaisesti yhteisössä sovellettaviksi. Lähipiiri on määritelty direktiiviin perustuvan IAS 24 -standardin kappaleessa 9. Sen mukaan osapuoli kuuluu yhteisön lähipiiriin, jos: (a) osapuoli välittömästi tai yhden tai useamman välikäden kautta välillisesti: i. käyttää yhteisössä määräysvaltaa, on yhteisön määräysvallassa tai on yhteisön kanssa saman määräysvallan alaisena (tämä kattaa emo-, tytär- ja sisaryritykset) ii. omistaa yhteisöstä sellaisen osuuden, joka tuottaa sille huomattavan vaikutusvallan yhteisössä; tai iii. käyttää yhteisössä toisen osapuolen kanssa yhteistä määräysvaltaa (b) osapuoli on yhteisön osakkuusyritys (määritelty IAS 28:ssa Sijoitukset osakkuusyrityksiin); (c) osapuoli on yhteisyritys, jossa yhteisö on osapuolena (ks. IAS 31 Osuudet yhteisyrityksissä); (d) osapuoli on yhteisön tai sen emoyrityksen johtoon kuuluva avainhenkilö. Avainhenkilöllä tarkoitetaan henkilöitä, joilla on yhteisön toiminnan suunnittelua, johtamista ja valvontaa koskevat välittömät tai välilliset valtuudet ja vastuu, mukaan lukien yhteisön hallituksen jäsenet (toimivaan johtoon kuuluvat ja muut). (e) osapuoli on kohdissa (a) tai (d) tarkoitetun henkilön läheinen perheenjäsen; (f) osapuoli on yhteisö, jossa kohdassa (d) tai (e) tarkoitettu henkilö käyttää välittömästi tai välillisesti määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa tai jossa tällaisella henkilöllä on välittömästi tai välillisesti merkittävä äänivalta; tai (g) osapuoli on työsuhteen päättymisen jälkeisiä etuuksia koskeva järjestely yhteisön tai sen lähipiiriin kuuluvan yhteisön henkilöstöä varten;
Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan KILA 1829 katsonut, että johtoon kuuluviksi avainhenkilöiksi luettaisiin asemansa perusteella ainakin hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet ja varajäsenet, toimitusjohtaja, tämän sijainen sekä johtoryhmän jäsenet. Kirjanpitolautakunnan lausunnon mukaan henkilön läheisiä perheenjäseniä ovat ne perheenjäsenet, joiden voidaan odottaa vaikuttavan kyseiseen henkilöön tai joihin kyseisen henkilön voidaan odottaa vaikuttavan yhteisön kanssa toimittaessa. Näistä mainitaan erikseen a) henkilön puoliso ja lapset, b) henkilön puolison lapset; ja c) henkilön tai tämän puolison huollettavat. Kirjanpitolautakunta katsoo edellä mainitun lisäksi, että puolisoihin tulee rinnastaa myös avopuolisot. Osakeyhtiölain (624/2006) 8 luvun 6 :ssä on määritelty lähipiirilainoja koskevat tiedot, jotka osakeyhtiön toimintakertomuksessa on ilmoitettava. Näitä ovat rahalainat, vastuut ja vastuusitoumukset yhtiön lähipiiriin kuuluvalle sekä niiden pääasialliset ehdot, jos rahalainojen, vastuiden ja vastuusitoumusten yhteismäärä ylittää 20 000 euroa tai viisi prosenttia yhtiön taseen omasta pääomasta. Yhtiön ja toisen henkilön katsotaan kuuluvan toistensa lähipiiriin, jos toinen pystyy käyttämään toiseen nähden määräysvaltaa tai pystyy käyttämään huomattavaa vaikutusvaltaa sen taloutta ja liiketoimintaa koskevassa päätöksenteossa. 4. Muu huomioon otettava lainsäädäntö Kilpailevan toiminnan käsitettä ja sivutoimilupien myöntämisperusteita arvioitaessa on toisaalta otettava huomioon perustuslain 18, jonka mukaan jokaisella on oikeus hankkia toimeentulonsa valitsemallaan työllä, ammatilla tai elinkeinolla. Tämä vapaus koskee myös viranhaltijan tai työntekijän oikeutta harjoittaa elinkeinotoimintaa virka- tai työsuhteensa ulkopuolella. Työnantajalla on siten oikeus rajoittaa viranhaltijan tai työntekijän työnteko- ja elinkeinovapautta ainoastaan lakiin perustuvien syiden perusteella. Näin ollen sivutoimilupaa tarvitsevalle viranhaltijalle on myönnettävä lupa, ellei sivutoimiluvan epäämiselle ole kirkkolain 6 luvun 30 :n tai työsopimuslain mukaista perustetta. Työnantajalla on velvoite kohdella viranhaltijoita ja työntekijöitä tasapuolisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että sivutoimiasioita ja taloudellisiin sidonnaisuuksiin liittyviä selvityksiä koskevaa ohjeistusta ja valvontaa pitää noudattaa samalla tavoin kaikkien viranhaltijoiden ja työntekijöiden kohdalla, ellei muuhun ole hyväksyttävää perustetta viranhaltijan tai työntekijän asemasta ja tehtävistä johtuen. Kun sivutoimilupia ja -ilmoituksia sekä taloudellisia ja lähipiiriselvityksiä kerätään, tiedoista muodostuu henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitettu henkilörekisteri. Rekisteriin liittyviä tietoja käsiteltäessä on noudatettava henkilötietolain vaatimuksia. Laissa on säännökset muun muassa tietojen käsittelystä ja luovuttamisesta.
Viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta on lisäksi noudatettava yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) säännöksiä. Kerättyjen tietojen julkisuudesta on säädetty laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). 5. Ehdotetut toimenpiteet Seurakuntayhtymässä ja seurakunnissa on asian edellä selostettu tausta huomion ottaen perusteltua ottaa käyttöön järjestelmä, jolla hallinnoidaan sivutoimilupiin liittyvää informaatiota ja lupien valvontaa. Lisäksi on perusteltua ottaa käyttöön taloudellisiin sidonnaisuuksiin liittyvät selvitykset ja lähipiiriselvitykset niiden viranhaltijoiden ja työntekijöiden osalta, joiden kohdalla selvityksen edellyttämiselle on lakiin perustuvat perusteet. Sivutoimiluvista ja -ilmoituksista on pidettävä rekisteriä, jota hallinnoidaan henkilötietolain ja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain säännöksiä. Tuomiokapitulin papin tai lehtorin viran haltijoille antamista sivutoimiluvista tulee tieto seurakuntayhtymälle tai seurakunnalle, ja tieto myönnetyistä luvista ja niiden kestosta tulee liittää sivutoimilupia koskevaan rekisteriin. Ilmoitus- ja lupajärjestelmän tavoite on, että työnantajalla on ajantasainen tieto viranhaltijoiden ja työntekijöiden sivutoimista. Näin ollen sivutoimiluvat voidaan myöntää määräajaksi ja sivutoimi-ilmoitusten toimittamista säännöllisesti voidaan edellyttää. Eri palvelussuhdemuodoissa työskentelevien tasapuolisen kohtelun vaatimus huomioon ottaen on perusteltua edellyttää työntekijöiltä sivutoimien suhteen samaa menettelyä jota viranhaltijoilta edellytetään kirkkolain 6 luvun 30 :n perusteella. On myös hyvän hallinnon ja vastuullisen taloudenpidon varmistamiseksi perusteltua perustaa taloudellisia sidonnaisuuksia ja lähipiiriselvityksiä koskeva rekisteri. Seurakuntayhtymän hallinnon tulee antaa tarkemmat määräykset siitä, mitä virkoja ja työsuhteisia toimia selvitysvelvollisuus koskee. On perusteltua edellyttää selvityksiä kaikilta luottamushenkilöiltä. Yllä olevista menettelyistä tulee antaa henkilöstölle selkeä ohjeistus, josta ilmenee myös, mihin toimenpiteisiin työnantaja tarvittaessa ryhtyy, jos ohjeistusta ei noudateta. Asia on käsitelty yhteistyötoimikunnassa 25.11.2015.