VARASTOKIRJASTO TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2013 2016 Sisällysluettelo 1. Perustehtävä ja tavoite 2. Ympäristö- ja käyttäjäanalyysi 2.1. Hallinnolliset muutokset 2.2. Digitalisoituminen 3. Keskeisimmät toimenpiteet tuloskautena 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto 3.1.2. Aineiston käsittely 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) 3.2. Kansalliskirjasto/Varastokirjasto yhdistymisen valmistelu 4. Investoinnit 5. Tuottavuusohjelma 6. Johtamisen kehittäminen 7. Muut tulostavoitteet/indikaattorit 7.1. Tulospalkkiojärjestelmän käyttöönotto 7.2. Asiakaspalaute liite Talous 2010-2016 1
1. Perustehtävä ja tavoite Tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston säilyttämistä ja käyttöön asettamista varten on vuonna 1989 perustettu opetusministeriön alainen Varastokirjasto. Varastokirjaston tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa ja asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. (Laki Varastokirjastosta n:o 1078/1988 ja asetus n:o 12/1989, uudistettu n:o 94/1992). Lakisääteisen tehtävänsä suorittamiseksi Varastokirjasto tarvitsee aika ajoin lisää tilaa. Yliopistojen että ammattikorkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen myötä kirjastojen siirtotarpeet lisääntyvät suunnitelmakaudella. Nykyiset hyllytilat täyttyvät vuonna 2013. Ilman lisätilaa Varastokirjasto ei voi täyttää lakisääteistä tehtäväänsä. Varastokirjaston toiminnan tavoitteet toimintasuunnitelmakaudella: * Otetaan vastaan kirjastojen kanssa sovittava määrä aineistoa. Vastaanotettavan aineiston määrä riippuu käytettävissä olevien tilojen määrästä. * Vastaanotettava aineisto käsitellään käytettävissä olevien resurssien puitteissa mahdollisimman nopeasti. Muun muassa tuottavuusohjelman mukaisten henkilöstövähennysten vuoksi käsittelyyn syntyy viivettä. * Aineisto on selkeästi ja helposti haettavissa tietokannoista, ja se toimitetaan nopeasti ja kustannustehokkaasti asiakaskirjastojen asiakkaille. * Digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. * Henkilöstön työkyvystä ja -hyvinvoinnista huolehditaan. Varastokirjaston kannalta keskeisiä palveluita ovat: - vähänkäytetyn, kirjastoista siirretyn aineiston säilyttäminen ja asettaminen käyttöön - aineiston jakelulogistiikan kehittäminen, esim. toimiminen kaukopalvelun palvelukeskuksena - kansallinen kokoelmapoliittinen yhteistyö - edellä lueteltuihin palveluihin liittyvien tietojärjestelmien kehittäminen osana valtakunnallisia kirjastojärjestelmien kehittämishankkeita. 2. Ympäristö- ja käyttäjäanalyysi 2.1. Hallinnolliset muutokset Kirjastoverkon muutokset jatkuvat edelleen. Hallitusohjelmassa edellytetään ammattikorkeakoulujen kehittämistä suuremmiksi kokonaisuuksiksi. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen yhteistyö tiivistyy ja muodostuu yhteiskirjastoja. Rakennemuutoksen seurauksena kirjastot tulevat siirtämään painettuja aineistojaan Varastokirjastoon runsain määrin. Kuntakenttä yhdistyy ja sen myötä kirjastokimppojen rajat siirtyilevät. Myös seutukirjastomalli saa entistä enemmän suosiota. Nämä muutokset eivät kuitenkaan näytä vähentävän lähikirjastopalveluja. Väestömuutoksista tärkeimpiä ovat ikääntyminen, koulutustason nousu, maahanmuutto ja kansalaisten kielitaidon paraneminen. Varastokirjaston rooli yleisten kirjastojen palvelujen tarjoajana kasvaa edelleen. 2
Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopistokirjastot, 21 AMK-kirjastoa, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista lähes puolet sekä yli 300 muuta kirjastoa. Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 60 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Opetus- ja kulttuuriministeriön selvityksessä keväällä 2011 esitettiin Varastokirjaston yhdistämistä Kansalliskirjastoon. Kansalliskirjaston kansainvälisen arvioinnin raportissa ajatukseen suhtauduttiin positiivisesti. 2.2. Digitalisoituminen Elektroninen julkaisutarjonta lisääntyy, ja monilla tieteenaloilla se muodostaa tärkeimmän aineistoresurssin jo nyt. Toimintasuunnitelmakaudella digitaalinen kulttuuri vakiintuu kaikilla kirjastosektoreilla. Painettua aineistoa tarvitaan kuitenkin kaikissa kirjastoissa. Painetun aineiston kustantamisen määrä on jatkuvasti kasvanut. Tietoverkkojen maailmassa syntyy uusia mahdollisuuksia varastokirjastojen ja muiden painettuja aineistoja säilyttävien instituutioiden yhteistyölle. Ympäri maapalloa on suuri määrä tieteellisesti arvokasta painettua aineistoa, jota tuskin koskaan digitoidaan. Vapaa pääsy tuohon rikkaaseen ja historialliseen tutkimuskokoelmaan kaikilla kielillä ja kaikista kulttuureista, on tärkeää. Kysymys ei ole paikallinen, ei edes kansallinen, vaan painetun aineiston käytettävissä pitämiseen tarvitaan globaalia koordinaatiota kansainvälistä varastokirjastojen verkostoa. Varastokirjastojen yhteistyö saattaa avata uusia mahdollisuuksia moneen suuntaan. Digitaalinen aineistojen välittäminen kirjastosta toiseen ja mahdollisuuksien mukaan suoraan loppukäyttäjälle on kansainvälisen varastokirjastoyhteistyön ytimessä. Internet tuo suuria muutoksia toimintaympäristöön. Kaukopalvelun kehittäminen ylipäätään on merkittävimpiä tulevaisuuden haasteita. Vaikka kirjastojen kokoelmissa ja niiden käyttökulttuurissa tapahtuu muutoksia, on edelleen huolehdittava peruspalveluista kuten aineiston kuvailu ja asettaminen käyttöön. Muun muassa verkkoluettelot tuovat vanhankin aineiston helpommin esiin. Vaikka kirjastoaineisto muuttuu ja tulee uusia mediatyyppejä, yleisissä kirjastoissa painetun aineiston määrä kasvaa edelleen. Painetun aineiston aktiivinen käyttöikä lyhenee, mikä luo entistä suurempia paineita sen varastoinnille ja/tai poistoille. 3. Keskeisimmät toimenpiteet tuloskautena 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain Varastokirjaston kannalta olisi tärkeätä kehittää kansallista ja paikallista kokoelmapolitiikkaa siten, että työnjako painetun aineiston suhteen saataisiin selkeämmäksi. Siis: mitä kannattaa pitää paikallisesti saatavilla, ja minkä aineiston osalta voi luottaa aineiston saatavuuteen Varastokirjastosta. 3.1.1 Aineiston vastaanotto Tähän asti Varastokirjasto on kyennyt ottamaan vastaan kaiken sille lähetetyn aineiston. Alla olevassa taulukossa näkyy vuosina 2009-2011 siirretyn aineiston määrä ja vastaava tilansäästö kirjastoissa: 3
Tilan vapauttaminen 2009 2010 2011 arvio siirrettyä aineistoa (hm) 4 922 4 303 5 100 vaikuttavuus vuositaso (m 2 ) kumulatiivinen (m 2 ) 1 137 25 500 996 26 500 1 177 27 710 Vuosina 2013-2016 aineistoa varaudutaan vastaanottamaan 5 000 hm vuodessa eli yhteensä noin 20 hyllykilometriä. Tämä edellyttää lisätiloja sekä käsittelyä odottavan aineiston välivarastointiin että valmiin aineiston hyllyjä varten. Laskelma tästä on kohdassa 4. Jos lisätilaa ei ole käytettävissä, vain pieni osa tarjottavasta aineistosta kyetään ottamaan vastaan. Tämä merkitsee suurta muutosta Varastokirjaston nykyisiin toimintatapoihin. 3.1.2. Aineiston käsittely Varastokirjasto osallistuu aktiivisesti kansalliseen luettelointiyhteistyöhön ja soveltaa yhteisiä sopimuksia omaan toimintaympäristöönsä sopivalla tavalla. Kansainvälistä luettelointikehitystä seurataan, ja kaikki toimintaa mahdollisesti parantavat asiat punnitaan. Poimintaluetteloinnin osuus kasvaa, sillä muista kirjastoista siirrettävä aineisto sisältyy enenevässä määrin yhteisluetteloon. Tähän asti Varastokirjasto on kyennyt luetteloimaan pääosan vastaanotetusta aineistosta kohtuullisessa ajassa. Alla olevassa taulukossa näkyy vuosina 2009-2011 käsitellyn aineiston määrä: Aineiston käsittely (hm) 2009 2010 2011 ennuste Monografiat 1 209 1 573 1 400 Kausijulkaisut 2 644 2 495 1 800 Väitöskirjat 16 29 23 Yhteensä 3 869 4 097 3 223 Vähentynyt käsittely vuodesta 2009 2011 johtuu tuottavuusohjelmasta (noin 2,5 luetteloijaa vähemmän). Syynä on myös vuonna 2008 lopussa toteutettu kansallinen tietokantaratkaisu, joka on lisännyt luetteloijien työtä. Vuosina 2013 2016 aineistoa varaudutaan käsittelemään 3500 hyllymetriä vuodessa eli yhteensä noin 14 hyllykilometriä. Rästiin jäävää aineistoa syntyy toimintakaudella noin 6 hyllykilometriä, joka vaatii noin 1000 neliömetrin välivarastotilan. 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen Vuoden 2016 lopussa aineistoa on käytettävänä noin 88 000 hm. Se sisältää noin 1,6 miljoonaa monografianimekettä, kausijulkaisunimekkeitä noin 120 000 ja väitöskirjoja noin 500 000. Aineisto asetetaan käyttöön nopeasti ja kustannustehokkaasti. Lainat ja jäljenteet toimitetaan saman päivän aikana kuin tilaus saapuu, kuitenkin 24 tunnin kuluessa. Digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. Aineiston toimittamisessa asiakkaille tutkitaan uusia logistisia ratkaisuja yhdessä asiakaskirjastojen kanssa. Palveluja tarjotaan molemmilla kotimaisilla kielillä sekä englanniksi. 4
Palvelutasoa ylläpidetään ja kehitetään henkilökunnan jatkuvalla koulutuksella ja osallistumisella kansallisiin kaukopalvelu- ja aineistojen yhteiskäyttöhankkeisiin. Henkilökunnan jaksamista ja motivaatiota kehitetään panostamalla koulutukseen, viestintään ja työtehtävien jatkuvaan kehittämiseen. Lisääntynyt elektroninen aineisto on vähentänyt yliopisto- ja erikoiskirjastoihin suuntautunutta kysyntää. Vähentymistä selittää osaltaan myös se, että niiden aineistoja on suurissa määrin siirretty Varastokirjastoon. Kokoelmien kasvaessa Varastokirjastosta on toimitettu aineistoa kirjastoihin vuosittain noin 5 % enemmän kuin edellisenä vuotena. Vuosina 2009-2011 tilausten määrä on seuraavan taulukon mukainen: Kaukopalvelu 2009 2010 2011 arvio Tilauksia 80 118 81 265 85 500 Vuosina 2013 2016 aineistoa varaudutaan antamaan käyttöön aluksi runsaat 90 000 yksikköä ja varaudutaan 5% kasvuun. Varastokirjaston palvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Tekijänoikeuslain vaikutuksia palvelutoimintaan ja erityisesti artikkelikopioiden toimittamiseen seurataan. 3.2. Kansalliskirjasto/Varastokirjasto yhdistymisen valmistelu Varastokirjasto valmistautuu toimintakauden aikana tapahtuvaan yhdistymiseen Kansalliskirjaston kanssa. Linjauksista päätettäneen vuoden 2012 kevään aikana. Yhdistyminen antaa entistä paremmat mahdollisuudet kehittää kansallista kokoelmapolitiikkaa ja linjaamaan digitaalisen ja ei-digitaalisten kokoelmien muodostamista kirjastoissa. Yhdistyminen mahdollistaa Varastokirjaston kytkemisen laajempaan digitaalisten palvelukonseptien kehittämiseen ja digitaalisten aineistojen välittämispalvelujen tarjontaan ja tuottamiseen. 4. Investoinnit Vuonna 2013 tarvitaan uusi varastohalli. Halli on lattiapinta-alaltaan 900 neliömetriä. Jos se saneerataan entiseen tapaan kaksikerroksiseksi, tilaa saadaan 1 800 m 2, mikä tarkoittaa nykyisellä vuokratasolla hyllyineen noin 200 000 euron lisävuokrakuluja vuodessa. Nämä tilat riittävät nykyisellä täyttövauhdilla 10 15 vuotta. Kirjastoissa tehtävät muutokset saattavat kuitenkin lisätä määriä merkittävästikin. Suunnittelukauden loppuun mennessä hyllyjä täyttyy uudessa tilassa noin 10 hyllykilometriä. 5. Tuottavuusohjelma Talouden muutoksista tärkein on opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelma. Ohjelman periaatteena on toimintojen tehostaminen, ikäluokkien pienenemisestä johtuva henkilöstön vähentäminen ja yhteisten palvelukeskusten perustaminen. Ministeriö on edellyttänyt Varastokirjaston sopeuttavan toimintaansa väheneviin resursseihin. 5
Vuonna 2012 Varastokirjastossa on 19 htv:tä ja vuoteen 2015 mennessä vähennetään vielä yksi htv. Tämä merkitsee aineiston käsittelyn hidastumista. 6. Johtamisen kehittäminen Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja hyvinvoinnista huolehditaan. Henkilöstön koulutustaso on melko korkea suhteessa nykyisiin tehtäviin. Korkea koulutustaso antaa mahdollisuuksia kehittää ja laajentaa kirjaston toimintaa, mikäli tarpeita sille on. Ongelmana on se, että tuottavuusohjelma on alkanut vääristää henkilöstörakennetta suhteessa tehtäviin. Tavoitteena on ammattitaidon ylläpito. Ammattitaidon ylläpito edellyttää suunnitelmallista koulutusta. Tärkein osa tätä on kirjastossa järjestetty sisäinen koulutus. Ulkoiseen koulutukseen osallistutaan tarpeiden mukaan. Koulutuskustannukset pyritään pitämään lähellä kahta prosenttia henkilöstökuluista. Toimintasuunnitelmakaudella on kolme eläkkeelle siirtymistä. Henkilöstön keski-ikä 52 (2010) oli melko korkea. Seniori-ikäisiä (yli 45 v) oli 82 %. Tämä vaatii johdolta erityisiä toimenpiteitä henkilöstön työssä jaksamisen suhteen. Työterveyshuollon kanssa kehitetään työssä jaksamista. Lisäksi parannetaan ergonomiaa, työnkulkuja ja työtapoja. Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia osana henkilöstötilinpäätöstä. Indeksi on pysynyt melko vakaasti hieman yli 3:n (asteikko 1-5). Vuonna 2010 suunta oli edelleen hyvä, silloin saavutettiin tähän mennessä korkein tyytyväisyysaste: 3,64. Työhyvinvointia ja jaksamista edistetään yhdessä työterveyshuollon kanssa. Työilmapiiriä ja työssä viihtyvyyttä parannetaan mahdollisuuksien mukaan. Omaehtoista liikunta- ja kulttuuriharrastusta sekä henkilökunnan virkistystoimintaa tuetaan. Kirjaston päätöksenteon avoimuutta ja sen perusteltavuutta lisätään. Johtamisessa pyritään selkeään vastuunjakoon ja vastuun kantamiseen. Kannustavaa palkkausjärjestelmää ja kehityskeskusteluja kehitetään. Myös sisäistä tiedottamista parannetaan. 7. Muut tulostavoitteet/indikaattorit 7.1. Tulospalkkiojärjestelmän käyttöönotto Toimintasuunnitelmakaudella luodaan ministeriön kanssa Varastokirjastolle tulospalkkiojärjestelmä. Sen mukaan saavutetuista tavoitteista palkitaan kirjastoa ja henkilökuntaa. Eräs mahdollisuus on palkita kirjastoa suhteessa muissa kirjastoissa säästettyihin tilakustannuksiin. 7.2. Asiakaspalaute Varastokirjasto osallistui v. 2010 ensimmäisen kerran Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden hallinnoimaan asiakaspalautekyselyyn. Palvelujen tärkeyttä, niissä onnistumista ja kehittämistarpeita selvitetään systemaattisesti joka toinen vuosi tällä asiakaskirjastoille suunnatulla kyselyllä. Lisäksi toteutetaan palvelukohtaisia kyselyjä ja selvityksiä tarpeen mukaan. 6
Saadun palautteen mukaan asiakaskirjastot ovat erittäin tyytyväisiä Varastokirjaston tarjoamiin palveluihin. Asteikolla 1 4 (1=en lainkaan tyytyväinen, 2=en juurikaan tyytyväinen, 3=tyytyväinen, 4=erittäin tyytyväinen) Varastokirjaston tarjoamat palvelut saivat keskiarvopisteet 3,63. Erityisenä kehittämiskohteena kirjastojen kannalta on aineistonkäsittelyyn kuluva aika, joka kirjastojen kannalta on liian pitkä. Seuraava kysely tehdään vuonna 2013. Varastokirjaston osalta seurataan mm. tuottavuusohjelman vaikutuksia tarjottavien palvelujen laatuun. 7
Varastokirjasto 13.10.2011 Talous 2010-2016 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 palkat 823 810 766 766 766 731 731 % 52,1 % 50,2 % 46,9 % 41,4 % 41,0 % 39,5 % 39,2 % vuokrat 466 475 489 704 721 738 755 % 29,5 % 29,4 % 29,9 % 38,0 % 38,6 % 39,9 % 40,4 % palvelujen osto 188 228 281 281 281 281 281 % 11,9 % 14,1 % 17,2 % 15,2 % 15,0 % 15,2 % 15,1 % muut menot 102 102 99 100 100 100 100 % 6,5 % 6,3 % 6,1 % 5,4 % 5,4 % 5,4 % 5,4 % muuta (kertarahoitus) 50 35 hyllyt välivarasto Yhteensä 1579 1615 1635 1851 1868 1850 1867 TAE 1615 1599 1635 1851 kustannusvaikutus Muutoksia: henkilöstö: 2011-2012 -35 2014-2015 -35 Tilat vuokra nousee 3% / v 2012 14 2013 15 uusi varasto 2013 200 vuokrankorotus 2014 17 2015 jne Muut kieku 2012 46 8