1 (51) Palvelustietojen ilmoittaminen valtion palvelusrekisteriin (PSR) 2013 Kuntatyönantajat ohjeisiin tehdyt päivitykset sivu Valtion eläkeasioiden hoitoon liittyvien tehtävien siirto 10 Valtiokonttorista Kevaan 1.1.2013 alkaen Palvelusrekisteriin ilmoitettavat palvelukset tulkintamuutos 17 18-vuotiaalle takautuvasti maksettuihin ansioihin Rehtorin palveluksen kuuluminen valtion eläkelain piiriin 21 Takautuva työkyvyttömyyseläke ohjeistus tietojen ilmoittamisesta 29 palvelusrekisteriin Näissä VaEL-ohjeissa on myös alustavaa tietoa vuonna 2014 10 toteutettavasta muutoksesta palvelustietojen ilmoittamisessa Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2012 on lähetettävä 31.1.2013 mennessä.
2 (51) 31.10.2011 ohjeisiin tehdyt päivitykset Palkkajärjestelmän vaihtuminen täsmennys ohjeistukseen Palvelustietojen eräajot - ei paperisia eräajotulosteita palvelustiedot ilmoittaneelle 1.1.2012 alkaen Listalla palvelustietonsa ilmoittavat PSRnetin käyttäjiksi viimeistään 1.1.2013 alkaen Tärkeää huomioitavaa PSRnetistä, palvelustietojen ilmoittamisesta organisaation muutostilanteessa tai palkkajärjestelmän vaihtuessa sekä virhetilanteiden välttämisestä Luetteloon lisätty useita uusia ammattikoodeja Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2011 on lähetettävä 31.1.2012 mennessä. 20.10.2010 ohjeisiin tehdyt päivitykset Täsmennys ohjeistukseen esiopetusta antavasta ennen 1.1.1970 syntyneestä lastentarhanopettajasta Työsuojeluvaltuutetun ja luottamusmiehen palkkiot miten ilmoitetaan? Koulunkäyntiavustaja tuntiopettajana Ulkomaalaisen henkilön henkilötunnus Takautuvasti maksettu ansio 18-vuotias Takautuvasti maksettu ansio 68-vuotias Uusi rekisteröinnin peruste 18 vajaakuntoisen työntekijän palvelukselle (URA-järjestelmä) Osa-aikatyöhön siirtyminen pitääkö palvelus katkaista? Uuden ammattinimikkeen tilaaminen PSR-tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä VaEL-sanktiot mahdollinen eläkevakuutusmaksun korotus mikäli palvelustietoja ei toimiteta ajoissa tai ne eivät vastaa laatuvaatimuksia täsmennys ohjeistukseen Ilmoitusohjetekstiä on muokattu myös muilta osin. Valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat palvelustiedot vuodelta 2010 on lähetettävä Tieto Oyj:lle 31.1.2011 mennessä
3 (51) 4.11.2009 ohjeisiin tehdyt päivitykset VaEL-sanktiot käyttöön 1.1.2010 alkaen tiedot toimitettava määräaikaan mennessä (myös laatukriteerejä) Takautuvat maksut täsmennyksiä ilmoitustapaan Eläkkeelle jäävien henkilöiden ansiotietojen ja palveluksen päättymisen ilmoittaminen palvelusrekisteriin Koneilmoitusliikenne-termi on poistettu ohjeista jatkossa palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa. Ohjeistusta on selkiytetty. Tiedostomuodossa palvelustiedot ilmoittaville työnantajille ja ohjelmistotaloille tarkoitettu tietuekuvaus on omana asiakirjana. 15.10.2008 ohjeisiin tehdyt päivitykset Palveluksen päättymispäivän määrittely toistaiseksi voimassa olevassa täydessä työkyvyttömyyseläkkeessä Palvelustietojen ilmoittamisen uusi määräaika 31.1. Uudet ammattikoodit 00147 ja 08160
4 (51) 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR)... 9 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut... 9 1.2 Valtion eläkeasioiden hoitoon liittyvien tehtävien siirto Kevalle... 10 1.2.1 Keva-siirto 1.1.2013... 10 1.2.2 Tavoitetila 2014... 10 2 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT... 11 2.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa... 11 2.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä... 11 2.1.2 Aikataulu... 12 2.1.3 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen ilmoitustavat... 12 2.1.3.1 Linjasiirto... 12 2.1.3.2 Työnantaja lähettää CD-romin tai levykkeen... 12 2.1.4 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen virheraportit PSRnetissä... 13 2.1.5 Lisätietoa tiedostomuotoisesta ilmoitusliikenteestä... 13 2.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta... 14 2.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön... 14 2.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa... 14 2.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä... 14 2.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai -listauksena... 15 2.3.1 Lomakeilmoittajat... 15 2.3.1.1 Palvelusilmoitukset... 15 2.3.1.2 Vuosi-ilmoitukset... 16 2.3.2 Listailmoittajat... 16 3 PALVELUSREKISTERIIN ILMOITETTAVAT PALVELUKSET... 17 3.1 Yleistä peruskoulujen ja lukioiden palveluksista... 17 3.2 VaEL:n piiriin kuuluvat palvelukset... 18 3.2.1 Peruskoulujen ja lukioiden opettajien palvelusten rekisteröinti... 18 3.2.2 Valtion oppikoulusta tai yksityisoppikoulusta peruskouluun tai lukioon siirtyneiden toimihenkilöiden palvelukset... 21 3.2.3 Koulunkäyntiavustaja... 21
5 (51) 3.2.4 Peruskoulun ja lukion rehtori... 21 4 PALVELUKSELLE ILMOITETTAVAT TIEDOT... 22 4.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen... 22 4.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset... 22 4.3 Työnantajatunnus (TA-tunnus)... 23 4.4 Henkilötiedot... 23 4.4.1 Henkilötunnus... 23 4.4.2 Sukunimi... 23 4.4.3 Etunimet... 24 4.5 Palveluksen alkamispäivä... 24 4.6 Yksilöintitunnus... 24 4.6.1 Yksilöintikirjain... 24 4.7 Palvelusten päättäminen päättymispäivä ja päättymissyy... 25 4.7.1 Palveluksen päättymisen ilmoittaminen... 25 4.7.2 Palveluksen katkaisu tietyissä erityistilanteissa... 25 4.7.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta... 25 4.7.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta... 26 4.7.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle... 26 4.7.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle... 26 4.7.2.5 Palvelustietojen ilmoitustapa muuttuu... 26 4.7.2.6 Tiedostoilmoittaja vaihtaa palkkajärjestelmää... 27 4.7.2.7 Kuntaliitos... 27 4.7.2.8 Muu tekninen katkaisu... 28 4.7.2.9 Henkilölle myönnetty toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke... 28 4.7.2.10 Takautuva työkyvyttömyyseläkepäätös... 29 4.7.2.11 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä... 29 4.7.3 Ansioiden kohdistaminen palvelusten katkaisujen yhteydessä... 29 4.8 Ammattikoodi... 29 4.9 Rekisteröinnin peruste 40... 30 4.9.1 Poikkeus: vajaakuntoisen työntekijän rekisteröinnin peruste 18... 30 4.10 Palkkajärjestelmä... 30 4.11 PSR:n lajittelutiedot... 30
6 (51) 4.11.1 Työnantajan lajittelutieto 59... 30 4.11.2 Lajittelutieto 16... 30 4.12 Ansiotiedot... 31 4.12.1 Ansiovuosi... 31 4.12.2 Vuosiansio... 31 4.12.2.1 Palvelusrekisteriin ilmoitettavia ansioita... 31 4.12.2.2 Ansioista, joita ei ilmoiteta palvelusrekisteriin... 32 4.12.3 Takautuvat maksut... 32 4.12.3.1 Takautuva maksu kokonaan päättyneeseen palvelukseen... 32 4.12.3.2 Takautuva maksu teknisen katkoksen yhteydessä... 33 4.12.3.3 Takautuva maksu työnantajatunnuksen vaihtuessa... 33 4.12.3.4 Takautuva maksu 68 vuotta täyttäneelle... 33 4.12.4 Eläkkeelle jäävän henkilön palveluksen päättymisen ja ansioiden ilmoittaminen... 33 4.12.5 Ansionmenetys... 34 4.13 Eläkemaksutieto... 34 4.14 Palkattomat työnteon keskeytykset... 34 4.14.1 Keskeytysaika... 34 4.14.2 Keskeytyksen syy... 34 4.15 Virheellisten tietojen korjaaminen... 35 4.15.1 PSRnet-virheraporttien korjaaminen... 35 4.15.2 Palvelusrekisteriin aikaisemmin ilmoitettujen tietojen korjaaminen... 35 4.15.2.1 Virhe ansioissa... 36 5 ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA... 37 5.1 Jatkuville VaEL-palveluksille tehtävät katkaisut... 37 5.2 Käytettävät koodit... 37 5.3 Työnantajatunnus... 37 5.4 Henkilön palvelustietojen kokonaisuus PSRnetissä... 37 5.5 Toistuvat virheet palvelustietojen ilmoittamisessa... 37 5.6 Eläkeläisten päättämättömät palvelukset... 38
7 (51) 6 VAEL-SANKTIOT JA MAHDOLLINEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUN KOROTUS.. 39 6.1 Työnantajan tietojenantovelvollisuus... 39 6.2 VaEL-sanktiot - eläkevakuutusmaksun korotus... 39 6.3 VaEL-sanktioiden käyttöönotto 1.1.2010 lukien... 39 6.4 VaEL-sanktioiden soveltaminen... 39 6.5 Kevan tarkastusoikeus... 39
8 (51) Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Kuuluuko palvelus valtion eläkelain (VaEL) vai kunnallisen eläkelain ( KuEL) piiriin, A Kuuluuko palvelus VaEL:n vai KuEL:n piiriin, B Peruskoulun ja lukion sivutoimisten tuntiopettajien rinnakkaiset viranhoitomääräykset (palvelukset) PSR:ssä käytössä oleva virka- ja ammattinimikekoodisto kuntatyönantajia varten
9 (51) 1 VALTION PALVELUSREKISTERI (PSR) 1.1 Rekisteröinnin tarkoitus ja vastuut Valtion palvelusrekisteriin (PSR) kerätään tiedot kaikista valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvista palveluksista. Rekisteröinnin tarkoituksena on: - kerätä keskitetysti tietoa eläkkeiden laskemista, myöntämistä ja maksamista varten - antaa rekisteröidyistä palveluksista ja eläketurvasta tietoja muille työeläkelaitoksille ja Kansaneläkelaitokselle - antaa tietoa PSR:iin rekisteröidylle henkilölle hänen palveluksistaan ja eläketurvastaan - välittää Tilastokeskukselle tieto henkilön toimipaikasta ja palveluksen kestosta työssäkäyntitilastoa varten, jos työnantaja ei ole muuta sopinut. Työnantaja vastaa siitä, että rekisteröitävät palvelustiedot ilmoitetaan oikein. Kevan vastuulla on, että VaEL-ohjeiden mukaan ilmoitetut tiedot rekisteröidään PSR:iin sellaisina kuin työnantaja tai työnantajaa palvelusasioissa edustava taho on ne ilmoittanut. Tieto Oyj vastaa PSR:n ylläpidosta. Näitä ohjeita sovelletaan 1.1.1999 alkaen. Ohjeissa on otettu huomioon 1.1.1998 ja 1.1.2005 valtion eläkelakiin (VEL) tulleet muutokset sekä 1.1.2007 voimaan astuneen valtion uuden eläkelain (VaEL) 1295/2006 aiheuttamat muutokset. Jäljempänä ohjeessa käytetään vain lyhennettä VaEL. Kaikki kuntatyönantajat käyttävät näitä ohjeita VaEL-palvelustietojen ilmoittamiseen riippumatta ilmoitustavasta. Luvussa 2 on kerrottu kunkin ilmoitustavan erityispiirteet.
10 (51) 1.2 Valtion eläkeasioiden hoitoon liittyvien tehtävien siirto Kevalle 1.2.1 Keva-siirto 1.1.2013 Valtion eläkelain (VaEL) mukaisten vakuuttamisasioiden hoitoon liittyvät tehtävät ja VaEL -eläkkeisiin liittyvät aktuaari- ja tilastotoimen tehtävät siirtyvät 1.1.2013 alkaen Valtiokonttorista Kevan hoidettaviksi. Siirron tavoitteena on selkeyttää ja yksinkertaistaa valtion eläkejärjestelmän toimeenpanoa, välttää kaksinkertaista työtä sekä aikaansaada kustannussäästöjä. Kevaan siirtyvät palvelussuhteiden rekisteröinti, eläkemaksujen laskeminen, kerääminen ja tulouttaminen Valtion Eläkerahastolle (VER), eläkemaksuihin liittyvät tarkastukset sekä VER:n tarvitsemien eläkevastuu- ja eläkemenolaskelmien laatiminen. Valtion palvelusrekisterin siirtyminen Kevaan ei muuta VaEL-palveluksiin sovellettavaa eläkelakia vaan lakina säilyy edelleen valtion eläkelaki. Jatkuville VaEL-palveluksille ei myöskään tarvitse tehdä muutoksen vuoksi teknistä katkosta. Palvelusrekisterin siirtyminen Kevaan ei aiheuta muutoksia tammikuussa 2013 ilmoitettavien vuoden 2012 VaEL-palvelustietojen tietosisältöön tai ilmoitusprosessiin. Tiedostomuodossa VaEL-palvelustietonsa toimittavat työnantajat lähettävät tiedot vuodelta 2012 Tieto Oyj:lle 31.1.2013 mennessä, jonka jälkeen tiedot ajetaan eräajoina palvelusrekisteriin. PSRnetin kautta tietonsa ilmoittavat työnantajat täydentävät vuosi-ilmoituslomakkeensa PSRnetissä 31.1.2013 mennessä. Paperilomakkeilla tai listalla palvelustietonsa ilmoittavat työnantajat toimittavat tiedot 31.1.2013 mennessä. Vuoden 2013 palvelustiedot ilmoitetaan tammikuussa 2014 edelleen nykymallin mukaisesti. Tietosisällössä on tällöin pieniä muutoksia, kun samansisältöisten lakien tulkintaa on yhtenäistetty. Muutokset on päivitetty näihin VaEL-ohjeisiin. 1.2.2 Tavoitetila 2014 VaEL-palvelustietojen ilmoittamiseen on tulossa suurempi muutos vuonna 2014. Tavoitetilassa 2014 omasta valtion palvelussuhderekisteristä luovutaan ja tiedot rekisteröidään ainoastaan kaikille työeläketoimijoille yhteiseen Arekin ansaintarekisteriin. Uuteen tietosisältöön siirryttäessä jatkuville VaEL-palveluksille ei tarvitse tehdä teknistä katkosta. VaEL-palvelustietojen ilmoittamisen tietosisältö, ilmoitusaikataulut sekä tietojen vastaanottopiste muutetaan vuonna 2014 yhteneviksi kunnallisen eläkelain (KuEL) piiriin kuuluvien tietojen ilmoittamisen kanssa. Keva ohjeistaa muutoksesta tavoitetilan valmistelun edettyä. Muutoksen tavoitteena on yhtenäistää palvelussuhdetietojen ilmoittamiseen liittyviä prosesseja ja siten nopeuttaa ja joustavoittaa eläkeasioiden käsittelyä.
11 (51) 2 PALVELUSTIETOJEN ILMOITTAMISTAVAT - palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa (tiedosto lähetetään kerran vuodessa Tieto Oyj:lle) - PSRnet - palvelustieto- ja vuosi-ilmoituslomakkeet tai listaukset palkkajärjestelmästä 2.1 Palvelustietojen ilmoittaminen tiedostomuodossa Keva suosittelee palvelustietojen ilmoittamista tiedostomuodossa, kun ilmoitettavien VaEL-palvelusten lukumäärä on vuosittain yli 30. Siirrettävien tietojen tietuekuvaus löytyy osoitteessa http://www.keva.fi/tyonantajille. Tiedostot toimitetaan aina 500-merkkisinä ja sisällön on oltava tietuekuvauksen mukainen. 2.1.1 Tiedoston tarkistaminen ennen sen lähettämistä On tärkeää, että tiedosto ja siinä ilmoitettavat tiedot tarkistetaan sekä havaitut virheet ja puutteet korjataan ennen tiedoston lähettämistä. Useissa palkkajärjestelmissä on mahdollista ennen PSR-tiedoston lähettämistä ajaa tarkastusraportti, johon mahdolliset virheet tulostuvat korjattaviksi. Kannattaa myös tarkistaa, että mahdolliset kääntökoodit ja parametritiedot ovat palkkajärjestelmässä ajan tasalla. On myös syytä tarkistella 0-euroisia ansioita. Tiedostossa siirtyvälle 0-ansiolle täytyy löytyä selitys: keskeytystieto palvelukselle maksetaan ansio takautuvasti seuraavan vuoden puolella kyseessä on palvelus, josta ei makseta ansiota joka vuosi Tiedostossa ei saa siirtyä 0-ansioisia palvelusjaksoja, jotka eivät kuulu VaEL:n piiriin.
12 (51) 2.1.2 Aikataulu Tiedostoilmoittaja lähettää palvelustiedot yhdeltä täydeltä kalenterivuodelta kerrallaan. Ilmoitettavan vuoden tiedot lähetetään Tieto Oyj:lle seuraavan kalenterivuoden tammikuun 31. päivään mennessä. 2.1.3 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen ilmoitustavat 2.1.3.1 Linjasiirto Suurin osa palvelustiedoista ilmoitetaan Kevalle tiedostomuodossa. Toivottavaa on, että tiedostot toimitetaan linjasiirtona. Tietoa linjasiirron vaihtoehdoista ja ohjeista saa omalta ohjelmistotoimittajalta. Linjasiirrossa asianomaista palkkajärjestelmää ylläpitävä ohjelmistotoimittaja kerää tiedot ja sopii Tieto Oyj:n kanssa tiedostojen toimituksesta. Jotkut työnantajat toimittavat palvelustiedot linjateitse suoraan Tieto Oyj:lle. 2.1.3.2 Työnantaja lähettää CD-romin tai levykkeen Palvelustiedot sisältävän tiedoston voi lähettää myös CD-romille tai levykkeelle tallennettuna. Levykkeen tai CD-romin käytöstä on aina sovittava erikseen Kevan kanssa. Jos työnantaja on jo edellisenä vuonna toimittanut tiedot CDromilla/levykkeellä, käytöstä ei tarvitse erikseen ilmoittaa. CD-romiin/levykkeeseen tulee merkitä virastojen nimet ja vastaavat työnantajatunnukset, aineiston nimi ja tietueiden lukumäärä. Tiedot pitää merkitä myös erilliselle lähetteelle, jossa tulee myös ilmoittaa lähettäjän osoitetiedot ja puhelinnumero. Ennen lähettämistä on syytä kokeilla CD-romille/levykkeelle tallennetun tiedoston lukemista sekä tarkistaa, että tiedosto on tietuekuvauksen mukainen. 3,5 tietolevykkeen tulee olla formatoituna Dos-käyttöjärjestelmien formatointikomentojen avulla. Sen tulee olla tyyppiä 2HD (koko 1.44 Mb). CD-romeja ja levykkeitä ei palauteta tietojen päivityksen jälkeen vaan ne tuhotaan Tieto Oyj:ssä, kun aineistot on käsitelty Tiedostot, jotka ovat levyke- tai CD-rom-muodossa, toimitetaan Tieto Oyj:lle osoitteella: Timo Autiosalo Tieto Oyj PN Processing & Network PL 25 02101 ESPOO
13 (51) Jos työnantaja vaihtaa palkkajärjestelmää keskellä vuotta, alkuvuoden aineisto vanhasta palkkajärjestelmästä on toimitettava Tieto Oyj:lle välittömästi vaihdon jälkeen. Palkkajärjestelmävaihdoksesta on ilmoitettava Kevalle hyvissä ajoin ennen muutosta. 2.1.4 Tiedostomuotoisen ilmoitusliikenteen virheraportit PSRnetissä Kun palvelustiedot päivitetään tiedostoista eräajoin palvelusrekisteriin, tulostuu PSRnetiin sähköiset virheraportit palvelustietojen ilmoittamisesta vastaavan korjattavaksi. Virheraportista selviää: - mikä/mitkä lähetetyistä palveluksen tiedoista ovat olleet virheellisiä ja miten ne pitäisi korjata, - onko eräajossa kyseisen virheen vuoksi hylkäytynyt jokin yksittäinen tieto vai kaikki palveluksesta lähetetyt tiedot, - onko palveluksesta tulostunut huomautus. Tämä tarkoittaa sitä, että lähetetyt palvelustiedot ovat tietyiltä osin päivittyneet rekisteriin, mutta henkilön palvelusten kokonaisuus palvelusrekisterissä pitää tarkistaa. Tarkastuksen perusteella rekisteriin on tehtävä tarvittavat lisäykset ja korjaukset. Työnantaja, joka ilmoittaa palvelustietonsa tiedostomuodossa, käyttää PSRnetiä virheraporttien korjaamisen lisäksi myös aikaisemmin rekisteriin ilmoitettujen tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen ja täydentämiseen. Lisäksi PSRnetin kautta voidaan ilmoittaa palvelustietoja kesken vuotta siinä tapauksessa, että tietoja tarvitaan eläkkeen laskentaan. 2.1.5 Lisätietoa tiedostomuotoisesta ilmoitusliikenteestä Keva Seija Piispa seija.piispa@keva.fi psrnet@keva.fi Tieto Oyj Timo Autiosalo julkishallinto.tuotannonohjaus@tieto.com
14 (51) 2.2 Palvelustietojen ilmoittaminen PSRnetin kautta Ne työnantajat, jotka eivät voi ilmoittaa palvelustietojaan tiedostomuodossa, ilmoittavat ne web-pohjaisen käyttöliittymän PSRnetin kautta. 2.2.1 Miten PSRnetin saa käyttöön PSRnetin käyttöönotosta sovitaan Kevan kanssa. Järjestelmän käyttöön tarvitaan toimikortti (tilattava Väestörekisterikeskuksesta), toimikortinlukija ohjelmistoineen. sekä PSRnet-käyttäjäoikeudet (hakemus lähetetään Kevalle kortin saamisen jälkeen). Lisätietoja PSRnetistä ja käyttäjäoikeuksista löytyy Kevan verkkosivuilta osoitteesta http://www.keva.fi/tyonantajille. 2.2.2 Muutokset PSRnet-käyttäjäoikeuksissa Muutokset PSRnet-oikeuksissa (uuden käyttäjän lisäys, käyttäjän poisto, käyttäjän tietojen muutos) tulee ilmoittaa Kevalle sähköpostitse osoitteeseen psrnet@keva.fi. Muutokset ilmoitetaan edellisessä kohdassa mainitusta osoitteesta löytyvällä PSRnetkäyttäjäoikeuksien hakemuslomakkeella. Kun PSRnet-käyttäjän sähköpostiosoite muuttuu, hänelle on hankittava uusi toimikortti. Sähköpostiosoitteen ja toimikortin numeron muutoksesta on ilmoitettava Kevalle. Sekä valtion työnantajarekisteriin määritellyn PSR-yhteyshenkilön että PSRnetkäyttäjien yhteystietojen - erityisesti sähköpostiosoitteen - muutoksista on tärkeää ilmoittaa Kevalle. Keva ottaa yhteyttä VaEL-palvelustietoihin liittyvissä kyselyissä pääsääntöisesti työnantajan ilmoittamaan PSR-yhteyshenkilöön. Myös kaikki palvelustietojen ilmoittamiseen liittyvät ohjeistukset ja tiedotteet lähetetään sähköpostitse PSR-yhteyshenkilöille ja PSRnet-käyttäjille. 2.2.3 Miten palvelustietoja tallennetaan PSRnetissä Työnantaja, joka ilmoittaa palvelustiedot PSRnetissä, tekee palvelustietoilmoituksia pitkin vuotta. Tämän lisäksi työnantaja saa PSRnetiin kerran vuodessa joulukuussa esitäytetyt sähköiset vuosi-ilmoituslomakkeet kaikista edellisenä vuonna voimassa olleista palveluksista, joista puuttuu ansiotieto. Ansio- ja keskeytystiedot ilmoitetaan aina näillä vuosi-ilmoituslomakkeilla tammikuun 31. päivään mennessä.
15 (51) 2.3 Palvelustietojen ilmoittaminen paperilomakkeilla tai - listauksena Tiedot voidaan ilmoittaa vielä toistaiseksi lomakkeilla (palvelus- ja vuosiilmoituslomake) tai palkkajärjestelmästä saatavalla listauksella, jos palvelustietojen tiedostosiirto ja/tai PSRnet ei vielä ole työnantajan käytössä. Keva tallentaa lomake- ja listailmoitukset PSR:iin. PSRnetin käyttöönotto on ollut pakollinen 1.2.2008 alkaen jokaiselle työnantajalle, jolla on yli 10 valtion eläkelain piiriin kuuluvan työntekijää. 2.3.1 Lomakeilmoittajat 2.3.1.1 Palvelusilmoitukset Työnantaja tekee pitkin vuotta ilmoituksia VaEL-palvelusilmoituslomakkeella. Lomake löytyy osoitteesta http://www.keva.fi/tyonantajille- Lomakkeet Lomakkeet työnantajille. Palveluksen alkamisilmoitus tehdään heti, kun palvelus alkaa. Alkamisilmoituksessa ilmoitetaan palveluksen tunnistetiedot, henkilön sukunimi ja etunimet, työnantajatunnus ja työnantajan nimi, toimipaikkatunnus, PSR-lajittelutieto (ei pakollinen), rekisteröinnin peruste, eläkemaksutieto, ammattikoodi ja ammattikoodia vastaava nimike. Palveluksen päättymisilmoitus tehdään, kun palvelus päättyy tai se joudutaan jostakin syystä päättämään palveluksen jatkuessa. Ilmoitus tehdään kuukauden kuluessa palveluksen päättymisestä. Päättymisilmoituksessa ilmoitetaan palveluksen tunnistetiedot, henkilön sukunimi ja etunimet, työnantajatunnus ja työnantajan nimi, toimipaikkatunnus, PSR-lajittelutieto (ei pakollinen), rekisteröinnin peruste, eläkemaksutieto, palveluksen päättymispäivä ja päättymissyy, ammattikoodi ja ammattikoodia vastaava nimike, eroamisvuoden ansiot ja keskeytykset. Lyhyet, enintään kahden kuukauden mittaiseksi tarkoitetut palvelukset voidaan ilmoittaa alkamis-päättymisilmoituksena. Ilmoitus sisältää kaikki palveluksen rekisteröimiseen tarvittavat tiedot. Ilmoitus tehdään kuukauden kuluessa palveluksen päättymisestä.
16 (51) Korjausilmoituksella muutetaan PSR:iin aiemmin ilmoitettuja tietoja. Korjausilmoitus sisältää palveluksen tunnistetiedot sekä korjattavan tiedon oikeassa muodossa. 2.3.1.2 Vuosi-ilmoitukset Tietojen tarkistamista ja täydentämistä varten Keva lähettää joulukuussa lomakkeilla tietonsa ilmoittaville virastoille ja laitoksille esitäytetyt palveluksen vuosi-ilmoitukset kaikista voimassa olevista sekä edellisenä vuonna päättyneistä palveluksista. Päättyneiden palvelusten vuosi-ilmoituksiin tulostuu tarkistusta varten kahden viimeisen tai viimeksi ilmoitetun vuoden palkat ja keskeytykset. Voimassaoleviin palveluksiin tulostuu viimeisen ilmoitetun vuoden ansiot ja keskeytykset. Työnantaja ilmoittaa vuosi-ilmoituksella voimassa olevien palvelusten ansio- ja keskeytystiedot edelliseltä vuodelta ja korjaa mahdollisesti muuttuneita tietoja. Myös palveluksen päättymistiedot ilmoitetaan vuosi-ilmoituksella, jos niitä ei ole vielä ilmoitettu. Täydennetyt ja/tai korjatut vuosi-ilmoituslomakkeet palautetaan Kevaan 31.1. mennessä. Päättyneitä palveluksia koskevia lomakkeita ei tarvitse palauttaa, ellei työnantaja ole tehnyt niihin korjauksia. 2.3.2 Listailmoittajat Palkkajärjestelmästä saatavilla tulosteilla palvelustiedot ilmoittava työnantaja tulostaa listalle yhden täyden kalenterivuoden tiedot. Tulosteet lähetetään kerran vuodessa siten, että ilmoitettavaa kalenterivuotta koskevat lomakkeet tai lista ovat Kevassa viimeistään seuraavan kalenterivuoden tammikuun 31. päivä. Palvelus ja vuosi-ilmoituslomakkeet sekä palkkajärjestelmästä tulostettavat listaukset lähetetään osoitteella: Keva Rekisteriyksikkö Marie-Louise Liman PL 425 00101 HELSINKI
17 (51) 3 Palvelusrekisteriin ilmoitettavat palvelukset Valtion palvelusrekisteriin ilmoitetaan kaikki VaEL:n piiriin kuuluvat palvelukset. Ilmoitettaviin ovat 1.1.2005 alkaen kuuluneet kaikki 18-68 -vuotiaat VaEL:n piirissä olevat työntekijät palveluksen kestosta tai ansioiden määrästä riippumatta. Ilmoitus- ja vakuuttamisvelvollisuus alkaa henkilön 18 vuoden iän täyttämiskuukautta seuraavan kuukauden alusta ja päättyy 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun. Tänä aikana ansaituista ansioista kertyy työntekijälle eläkettä. Jos palvelus alkaa alle 18-vuotiaana ja jatkuu 18 vuoden iän täyttämisen jälkeen, valtion palvelusrekisteriin ilmoitetaan palveluksen alkamispäiväksi 18-vuotispäivää seuraavan kalenterikuukauden ensimmäinen päivä. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut. 3.1 Yleistä peruskoulujen ja lukioiden palveluksista Peruskoulun ja lukion viranhaltijan ja tuntiopettajan eläketurvassa tapahtui olennaisia muutoksia 1.1.1999 koulutuksen kokonaisuudistuksen yhteydessä. Uudistuksen yhteydessä annettiin seuraavat uudet lait: Perusopetuslaki (628/1998) Lukiolaki (629/1998) Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) Laki ammatillisesta aikuiskoulutuksesta (631/1998) Laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998) Laki taiteen perusopetuksesta (633/1998). Lakiuudistuksen yhteydessä kumottiin eri koulumuotoja koskevat lait 1.1.1999 lukien. Samalla kumottiin myös niiden sisältämät viittaussäännökset henkilöstöön sovellettavan eläketurvan osalta.
18 (51) Peruskoulun ja lukion viranhaltijalla ja tuntiopettajalla säilyy kuitenkin tietyin edellytyksin oikeus valtion varoista suoritettavaan vanhuus-, työkyvyttömyys-, osatyökyvyttömyys ja työttömyyseläkkeeseen kuten myös osa-aikaeläkkeeseen soveltuvin osin samojen säännösten mukaan kuin virka- ja työsuhteessa valtioon olevalla henkilöllä (laki eräistä opetusalan eläkejärjestelyistä 662/1998). Näitä palveluksia koskevat tiedot ilmoitetaan valtion palvelusrekisteriin (PSR). Laki eräistä opetusalan eläkejärjestelyistä (662/1998) Kyseessä olevalla lailla säädetään peruskoulun ja lukion viranhaltijan ja tuntiopettajan eläkejärjestelyistä. Mikäli henkilö ei kuulu tämän lain nojalla VaEL:n piiriin, niin eläketurva määräytyy koulutuksen järjestäjän mukaisesti (kunnilla kyseessä on tällöin kunnallinen eläkelaki - KuEL). 3.2 VaEL:n piiriin kuuluvat palvelukset Henkilö on syntynyt ennen 1.1.1970 Palvelus on VaEL:n piirissä, mikäli tehtävistä yli 50 % on perusopetus- tai lukiolain mukaisia (katsotaan tehtävistä työtunneista). Jos perusopetus- tai lukiolain mukaista opetusta on tasan 50 % työtunneista, palvelus vakuutetaan KuEL:n mukaisesti. Yllä mainittu ohjeistus koskee myös esiopetusta. Kun ennen 1.1.1970 syntynyt lastentarhanopettaja antaa esiopetusta yli 50% työtunneistaan hän kuuluu VaEL:n piiriin. Palvelustietoja ilmoitettaessa työnantajatunnuksena käytetään peruskoulun tunnusta. Henkilö on syntynyt 1.1.1970 tai sen jälkeen Ennen 1.1.1999 alkanut VaEL:n piiriin kuulunut palvelus säilyy VaEL:n piirissä niin kauan kuin ko. määräys tai sopimus jatkuu. Uusi palvelus (uusi sopimus tai määräys) kuuluu KuEL:n piiriin. KuEL:n piiriin kuuluva palvelus voi alkaa välittömästi seuraavasta päivästä. Virkavapaudet eivät vaikuta asiaan. Uusi palvelus voi olla myös rinnakkainen, jolloin henkilö voi kuulua samanaikaisesti sekä VaEL:n että KuEL:n piiriin. 3.2.1 Peruskoulujen ja lukioiden opettajien palvelusten rekisteröinti Palvelukset rekisteröidään aina kuntatyönantajittain. Kunnan peruskoulun (opetus joko ala- tai yläasteella tai molemmissa) palvelus rekisteröidään omana palveluksenaan ja lukion omana palveluksenaan ottaen kuitenkin huomioon vuoden 1999 alusta lukien valtion eläkelakeihin voimaan tulleiden muutosten vaikutukset. Näin silloinkin, kun opetus tapahtuu saman kunnan useammassa ala- tai yläasteessa tai lukiossa. Koska edellä kerrotut rekisteröintiperiaatteet ovat ainoastaan pääsääntöjä, seuraavassa kuvataan esimerkein palvelusten rekisteröinti PSR:iin:
19 (51) 1. Lukion ja peruskoulun viranhaltijan palvelukset Virka peruskoulussa yksi PSR-palvelus peruskoulun työnantajatunnuksella Virka lukiossa yksi PSR-palvelus lukion työnantajatunnuksella 2. Peruskoulun ja lukion yhteisen viranhaltijan palvelus yksi PSR-palvelus peruskoulun työnantajatunnuksella mm. ammattikoodit: 39443 = peruskoulun ja lukion yhteinen lehtori 69104 = yläasteen ja lukion yhteinen aineenopettaja 69105 = yläasteen ja lukion yhteinen lehtori Myös yli opetusvelvollisuuden menevät tunnit ilmoitetaan pääpalvelukseen. 3. Lukion ja peruskoulun yhteisen viranhaltijan palvelus yksi PSR-palvelus lukion työnantajatunnuksella mm. ammattikoodit: 28417 = lukion ja peruskoulun yhteinen lehtori 28419 = lukion ja peruskoulun yhteinen nuorempi lehtori 28420 = lukion ja peruskoulun yhteinen vanhempi lehtori 4. Päätoimisen tuntiopettajan palvelukset Päätoimisella tuntiopettajalla tunteja sekä peruskoulussa että lukiossa kaksi PSR-palvelusta kahdella eri työnantajatunnuksella (peruskoulu ja lukio) Ammattikoodi: 56400 = tuntiopettaja 56401 = tuntiopettaja (päätoiminen)
20 (51) 5. Sivutoimisen tuntiopettajan palvelukset A. Sivutoimisella tuntiopettajalla tunteja sekä peruskoulussa että lukiossa kaksi PSR-palvelusta kahdella eri työnantajatunnuksella (peruskoulu ja lukio) Ammattikoodi: 56402 = tuntiopettaja (sivutoiminen) 1.1.1998 lukien B. Sivutoimisen tuntiopettajan rinnakkaiset viranhoitomääräykset Ennen 1.1.1970 syntyneen henkilön samanaikaiset sivutoimiset viranhoitomääräykset voidaan ilmoittaa PSR:iin yhtenä palveluksena. Tätä ei saa soveltaa 1.1.1970 tai sen jälkeen syntyneisiin. 6. Opettajan virkaan tai virkasuhteeseen liittyvien lisätehtävien rekisteröinti PSR:iin Jos opettajalle maksetaan lisäpalkkio oman tehtävän ohella tehdystä työstä (ei omaa määräystä/sopimusta), lisäpalkkio liitetään opettajan oman viran tai virkasuhteen mukaiseen PSR-palvelukseen edellyttäen, että tehtävä on perusopetus- tai lukiolain mukainen (esim. omien tuntien aikana valvotut toisen luokan tunnit). Edellä mainittu PSR-palvelus rekisteröidään opettajan oman viran mukaisella työnantajatunnuksella, vaikka tehtävä olisikin suoritettu toisessa koulumuodossa. Jos opettaja toimii oman toimensa ohessa työsuojeluvaltuutettuna tai luottamusmiehenä, tästä tehtävästä saatavat palkkiot lisätään hänen oman virkansa ansioihin. Jos opettaja on virkavapaalla omasta toimestaan hoitaessaan työsuojeluvaltuutetun tai luottamusmiehen tehtävää, tehtävä ilmoitetaan palvelusrekisteriin omana erillisenä palveluksenaan. Työsuojeluvaltuutetun tai luottamusmiehen palvelus vakuutetaan tällöin sen eläkelain mukaisesti, jonka mukaan opettajan toimikin on vakuutettu. Jos opettaja toimii työsuojeluvaltuutettuna tai luottamusmiehenä ilman virkavapautta kokonaan opetusvelvollisuudesta vapautettuna, työsuojeluvaltuutettuna tai luottamusmiehenä ansaitut ansiot ilmoitetaan opettajan oman voimassa olevan viran ansioiksi.
21 (51) 3.2.2 Valtion oppikoulusta tai yksityisoppikoulusta peruskouluun tai lukioon siirtyneiden toimihenkilöiden palvelukset Kun kunta siirtyi peruskoulujärjestelmään, valtion oppikoulun palveluksesta siirtyneet toimihenkilöt ja yksityisoppikoulusta siirtyneet ns. välttämättömät käyttöhenkilöt säilyttivät VEL-oikeutensa siirtymälakien (10/72 ja 13/72) ja peruskoululain (102 ) sekä lukiolain (66 ) nojalla. Myös ne ns. välttämättömät käyttöhenkilöt, jotka ovat aloittaneet palveluksensa kunnan lukiossa peruskoulujärjestelmään siirtymisen jälkeen mutta ennen 1.8.1985, kuuluvat VaEL:n piiriin. VaEL-oikeutensa säilyttäneiden henkilöiden palvelukset rekisteröidään valtion palvelusrekisteriin oli kyseessä virkatai työsuhde. 3.2.3 Koulunkäyntiavustaja Koulunkäyntiavustajat vakuutetaan KuEL:n mukaisesti. Jos ennen 1.1.1970 syntynyt koulunkäyntiavustaja toimii opettajan sijaisena, tämä sijaisuus vakuutetaan VaEL:n mukaisesti. 3.2.4 Peruskoulun ja lukion rehtori Pääsääntö on, että ennen 1.1.1970 syntyneet rehtorit kuuluvat VaEL:n piiriin riippumatta siitä, ovatko heidän tehtävänsä pääasiassa opetustyötä vai hallinnollista työtä. Mikäli rehtori on syntynyt 1.1.1970 tai sen jälkeen, hänen ennen 1.1.1999 alkanut VaEL:n piiriin kuulunut palveluksensa säilyy VaEL:n piirissä niin kauan kuin ko. määräys tai sopimus jatkuu. Uusi palvelus (uusi sopimus tai määräys) kuuluu KuEL:n piiriin. Esimerkki ennen 1.1.1970 syntyneellä rehtorilla on rehtorin tehtävien ohessa muita tehtäviä ja vain yksi sopimus: Koulutoimenjohtajan tehtävä 60 %, rehtorin tehtävä 40 % => kuuluu KuEL:n piiriin. Prosenttiosuudet vaihtelevat välillä niin, että rehtorin tehtäviä on 60 % ja koulutoimen johtajan tehtäviä 40 %. Jos kuitenkin kyseessä on sama sopimus, joka alun perin henkilön kanssa solmittiin, henkilö pysyy siitä huolimatta KuEL:n piirissä. Jos taas solmitaan uusi sopimus, palvelus kuuluu VaEL:n piiriin. Esimerkki ennen 1.1.1970 syntyneellä rehtorilla on kaksi tai useampia sopimuksia: Henkilön kanssa on solmittu rehtorin työstä tehdyn sopimuksen lisäksi erillinen sopimus sivistystoimenjohtajan tehtävän hoitamisesta ajalle 17.1-31.7.2012. Sopimuksessa ai ole määritelty työaikaa sivistystoimenjohtajan tehtäville, mutta suurin osuus henkilön tehtävistä on rehtorin tehtäviä. Koska hänen kanssaan on solmittu erillinen sopimus sivistystoimenjohtajan tehtävästä, tämä osuus kuuluu KuEL:n piiriin. Rehtorin tehtävä kuuluu edelleen VaEL:n piiriin.
22 (51) 4 PALVELUKSELLE ILMOITETTAVAT TIEDOT 4.1 Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen Palvelus tunnistuu palvelusrekisterissä seuraavien tunnistetietojen perusteella: - henkilötunnus - palveluksen alkupäivä - yksilöintitunnus, joka muodostuu työnantajatunnuksesta ja yksilöintikirjaimesta. Kaikki nämä tunnistetiedot on pidettävä samoina, kunnes palvelus tai palvelusjakso jostakin syystä päätetään. Tällöin palvelus tunnistuu myös seuraavissa eräajoissa. Henkilöllä saattaa palkkajärjestelmässä olla yksi yhtäjaksoinen palvelus, mutta PSR:ssä palvelus näkyy useana erillisenä päivästä päivään jatkuvana palvelusjaksona. Tämä johtuu siitä, että palvelukseen on tehty katkoksia tässä ohjeessa mainituista syistä. 4.2 Palveluksen yhdenjaksoisuus ja rinnakkaiset palvelukset Vuoden 1998 alusta lukien työnantaja ilmoittaa palvelukset PSR:iin kunkin määräyksen tai sopimuksen mukaisesti riippumatta siitä, että PSR:iin saattaa rekisteröityä samalta työnantajalta useita rinnakkaisia palveluksia. Poikkeuksena em. sääntöön ovat kuitenkin sivutoimiset tuntiopettajat. Myös palvelukset, joissa henkilö on virkavapaana omasta virastaan ja hoitaa toista virkaa samassa koulumuodossa, rekisteröidään erikseen. Tällöin keskeytyneenä olevan palveluksen virkavapauden syyksi rekisteröidään toisen viran tai tehtävän hoito (syykoodi 75). PSR:ssä saman työnantajan rinnakkaiset palvelukset erotetaan toisistaan yksilöintikirjaimella.
23 (51) 4.3 Työnantajatunnus (TA-tunnus) Työnantajatunnus on Kevan ylläpitämän valtion työnantajarekisterin käyttämä tunnus kuntatyönantajista. Työnantajatunnus on: kunnan peruskouluissa 888 + kuntakoodi kunnan lukioissa 889 + kuntakoodi Kuntayhtymän peruskoulujen ja lukioiden tunnukset Keva ilmoittaa aina erikseen, kun oppilaitos saa opetusministeriöltä opetuksen järjestämisluvan. 4.4 Henkilötiedot Henkilötietoja ovat henkilötunnus sekä suku- ja etunimitiedot. PSR:ssä henkilötunnus sekä suku- ja etunimitiedot ovat Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietojärjestelmän mukaisia. 4.4.1 Henkilötunnus 4.4.2 Sukunimi Henkilötunnuksen on oltava väestötietojärjestelmän mukainen tunnus. Jos henkilötunnus on virheellinen, tiedot eivät päivity PSR:iin. Virheellinen henkilötunnus on selvitettävä ja korjattava palkkajärjestelmään. Ulkomaalaisten henkilöiden tulee hankkia suomalainen henkilötunnus, jotta palvelustiedot voidaan rekisteröidä. Jos se ei ole mahdollista, heille voi tarvittaessa vielä vuoden 2012 ja 2013 VaEL-palvelustiedoissa ilmoittaa nk. keinotekoisia henkilötunnuksia. Näitä laskennallisia tunnuksen loppuosalta 9-alkuisia henkilötunnuksia ei voi ilmoittaa enää Kevan tavoitetilan 2014 mukaisessa uudessa tietosisällössä. Tällöin sellaisista henkilöistä, joilla ei ole virallista Suomen henkilötunnusta, ilmoitetaan palvelusrekisteriin henkilön etunimet, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli. Saadakseen suomalaisen henkilötunnuksen ulkomaalaisen henkilön on itse ilmoittauduttava asuinpaikkansa maistraattiin rekisteröintiä varten. Tilapäisesti Suomessa oleskeleva ulkomaalainen voi jättää rekisteröinti-ilmoituksen myös verotoimistoon, Maahanmuuttovirastoon tai Kelan toimistoon. Jos henkilölle ilmoitetaan PSR-tiedostossa erilainen sukunimi kuin hänellä on palvelusrekisterissä, kaikki ilmoitetut palvelustiedot hylkäytyvät eräajossa ja jäävät päivittymättä rekisteriin. Sukunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit.
24 (51) 4.4.3 Etunimet Palvelustiedot hylkäytyvät eräajossa, jos mikään henkilön etunimistä ei täsmää PSR:ssä olevien etunimien kanssa. Etunimissä sallitaan vain isot kirjaimet, väliviiva ja tyhjä merkki. Kiellettyjä ovat esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u ym. erikoismerkit. 4.5 Palveluksen alkamispäivä Palveluksen alkamispäivä on kunkin määräyksen tai sopimuksen alkamispäivä (ks. kuitenkin kohta sivutoimiset tuntiopettajat). Jos palvelus alkaa alle 18-vuotiaana ja jatkuu 18 vuotta täyttämisen jälkeen, palveluksen alkupäiväksi ilmoitetaan palvelusrekisteriin 18-vuotispäivää seuraavan kalenterikuukauden ensimmäinen päivä. 4.6 Yksilöintitunnus Yksilöintitunnus muodostuu 6-numeroisesta työnantajatunnuksesta (TA-tunnus) ja yksilöintikirjaimesta (Y-kirjain). 4.6.1 Yksilöintikirjain Yksilöintikirjain on aina iso kirjain, ei kuitenkaan Ä, Ö eikä Å. Yksilöintikirjain erottaa henkilön rinnakkaiset palvelukset samalla työnantajalla. Henkilöllä ei saa olla samanaikaisesti voimassa (osittain tai kokonaan päällekkäin) kahta tai useampaa palvelusta, joilla on sama työnantajatunnus ja yksilöintikirjain. Sääntöä on tiukennettu (aikaisemmin myös sama alkupäivä edellytyksenä), koska teknisten katkaisujen vuoksi jatkuvien palvelusten alkuperäiset alkupäivät muuttuvat PSR:ssä. Silloin palvelusten katkaisun ja uudelleen avauksen jälkeen alun perin eri päivinä alkaneilla palveluksilla saattaakin olla sama alkupäivä, TA-tunnus ja yksilöintikirjain. 31.12.2004 kaikille tuolloin voimassa olleille jatkuville palveluksille tehtiin tekninen katkaisu päättymissyykoodilla 04. Uusi palvelusjakso avattiin alkupäivällä 1.1.2005. PSR:iin ilmoitettavan palveluksen alkupäivä voi siis olla 1.1.2005 tai sitä myöhempi päivä.
25 (51) 4.7 Palvelusten päättäminen päättymispäivä ja päättymissyy 4.7.1 Palveluksen päättymisen ilmoittaminen Kun palvelus päättyy, sille ilmoitetaan päättymispäivä ja päättymissyy. Palvelusten päättymissyykoodeja ovat: 01 = eronnut/työ päättynyt, siirtynyt vanhuuseläkkeelle, siirtynyt työkyvyttömyys-, osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle Jos henkilö saa kuntoutustukea (siirtyy entiselle määräaikaiselle työkyvyttömyyseläkkeelle), palvelusta ei päätetä vaan ko. aika ilmoitetaan palveluksen keskeytyksenä koodilla 73. 04 = tekninen katkos, palveluksen on aina jatkuttava seuraavasta päivästä * 12 = siirtynyt osa-aikaeläkkeelle Keva ohjeistaa tapauskohtaisesti tarvittavista palvelusten katkaisuista sekä lakkautettavista ja uusista työnantajatunnuksista organisaatioiden muutostilanteissa. 4.7.2 Palveluksen katkaisu tietyissä erityistilanteissa Palvelus katkaistaan PSR:iin, kun palvelus päättyy. On myös tilanteita, joissa jatkuva palvelus katkaistaan PSR:iin tilanteeseen sopivalla päättymissyykoodilla ja avataan uutena palvelusjaksona seuraavasta päivästä alkaen. Palkkajärjestelmän toimittajalta on tarkistettava, hoituuko tällainen tekninen katkaisu palkkajärjestelmässä automaattisesti vai edellyttääkö se järjestelmän käyttäjältä toimenpiteitä. Palveluksille ei tehty teknistä katkaisua VaEL:n tullessa voimaan 1.1.2007. Jatkuville VaEL-palveluksille ei tarvitse tehdä teknistä katkaisua myöskään valtion palvelusrekisterin siirtyessä Kevaan 1.1.2013. 4.7.2.1 Työntekijä täyttää 68 vuotta Eläkkeeseen oikeuttavat ne työansiot, jotka on ansaittu 68 vuoden iän täyttämiskuukauden loppuun mennessä. Palvelus päätetään siten päättymissyyllä 01 viimeistään sen kalenterikuukauden viimeiseen päivään, jolloin henkilö täyttää 68 vuotta eikä henkilön mahdollisista palveluksista enää makseta eläkemaksuja. Jos henkilölle maksetaan takautuvaa palkkaa sen kuukauden jälkeen, jolloin hän on täyttänyt 68 vuotta ja ansio kohdistuu palvelukseen, joka on päättynyt viimeistään sen kuukauden viimeisenä päivänä, jolloin henkilö on täyttänyt 68 vuotta, ansio ilmoitetaan kyseiseen palvelukseen ja siitä maksetaan eläkemaksut.
26 (51) 4.7.2.2 Työntekijä täyttää 53 vuotta Kun työntekijä täyttää 53 vuotta, työntekijän eläkemaksuprosentti muuttuu täyttämistä seuraavan kuukauden alusta. Tästä syystä palvelus katkaistaan päättymissyyllä 04 täyttämiskuukauden viimeiseen päivään ja avataan uusi palvelusjakso heti seuraavasta päivästä alkaen. 4.7.2.3 Työntekijä siirtyy osa-aikaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osa-aikaeläkkeelle, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 12 (= osa-aikaeläkkeelle siirtyminen). Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilö palaa osa-aikaeläkkeeltä kokoaikaiseen palvelukseen, osa-aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01 ja kokoaikainen palvelus avataan seuraavasta päivästä lukien uudella alkamispäivällä. 4.7.2.4 Työntekijä siirtyy osatyökyvyttömyys- tai osatapaturmaeläkkeelle Kun henkilö siirtyy osatyökyvyttömyyseläkkeelle ja jatkaa edelleen työntekoa samalla työnantajalla osa-aikaisena, palvelus katkaistaan eläkkeen alkamista edeltävään päivään päättymissyyllä 01. Uusi palvelusjakso avataan seuraavasta päivästä alkaen (= eläkkeen alkamispäivä). Jos henkilön osatyökyvyttömyyseläke lakkaa, osatyökyvyttömyyden aikainen palvelus päätetään päättymissyyllä 01. Uusi palvelus avataan seuraavasta päivästä alkaen uudella alkamispäivällä. Osatapaturmaeläke myönnetään tapaturmavakuutuslain nojalla ja sen syynä on työtapaturma. Myös osatapaturmaeläketapauksissa noudatetaan yllä mainittua palvelusten rekisteröintiohjetta. 4.7.2.5 Palvelustietojen ilmoitustapa muuttuu Kun työnantaja siirtyy ilmoittamaan palvelustiedot lomakkeiden tai PSRnetin sijasta tiedostomuodossa, jatkuvat palvelukset on katkaistava päättymissyykoodilla 04. Uudet palvelusjaksot avataan palkkajärjestelmään seuraavasta päivästä alkaen. Tiedostomuotoiseen ilmoitusliikenteeseen siirtymisestä tulee hyvissä ajoin sopia Kevan kanssa. Ilmoitustavan muutos on mielellään ajoitettava vuodenvaihteeseen.
27 (51) 4.7.2.6 Tiedostoilmoittaja vaihtaa palkkajärjestelmää 4.7.2.7 Kuntaliitos Kun tiedostoilmoittaja vaihtaa palkkajärjestelmää, jatkuvat palvelukset on ilmoitettava valtion palvelusrekisteriin siten, että niille on palkkajärjestelmän vaihtumisen yhteydessä tehty katkos päättymissyykoodilla 04 (= tekninen katkos, palvelus jatkuu) ja avattu seuraavasta päivästä alkaen uusi palvelusjakso uudessa palkkajärjestelmässä. Jatkossa ansiot kohdistetaan tähän uusimpaan palvelusjaksoon uudella alkamispäivällä (ei palveluksen alkuperäinen alkupäivä). Poikkeuksena on tilanne, jossa joulukuisen palveluksen ansio maksetaan takautuvasti uudesta järjestelmästä: - Palkkajärjestelmä vaihtuu 1.1.2013 alkaen. Palvelus on alkanut 12.12.2012 ja päättynyt 23.12.2012. Ansiota ei ole maksettu vanhasta järjestelmästä vaan se maksetaan takautuvasti uudesta järjestelmästä seuraavan vuoden tammikuussa. Tällöin palvelusjaksoa ei avata vanhaan palkkajärjestelmään lainkaan vaan se avataan uuteen järjestelmään yllä mainitulla todellisella palvelusajalla sekä silloin voimassa olleella työnantajatunnuksella. Jos palkkajärjestelmä vaihtuu kesken kalenterivuotta, henkilön palvelukset rekisteröidään PSR:iin kahdesta eri palkkajärjestelmästä kahtena palvelusjaksona, joilla on eri alkamispäivät. Kyseisen vuoden ansiot jaetaan molempiin palvelusjaksoihin. Kesken vuotta palkkajärjestelmää vaihtaneet työnantajat toimittavat alkuvuotta koskevat palvelustiedot mahdollisimman nopeasti vaihdon jälkeen Tieto Oyj:lle eräajoa varten. Loppuvuoden PSR-aineisto toimitetaan Tieto Oyj:lle normaalin aikataulun mukaisesti seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Palkkajärjestelmän vaihdosta on aina etukäteen ilmoitettava Kevaan. Suositeltavaa on ajoittaa vaihto vuodenvaihteeseen. Kuntajakolain 1196/1997 mukaan kuntien yhdistäminen voidaan toteuttaa joko lakkauttamalla yhdistyvät kunnat ja perustamalla uusi kunta tai liittämällä kunta toiseen. Yhdistymistapa ratkaisee, miten palvelusten päättämisten kanssa toimitaan. Yhdistyvät kunnat lakkautetaan ja perustetaan uusi kunta Pääsääntönä on, että lakkautettavien kuntien VaEL-palvelukset päätetään PSR:iin vuoden viimeiseen päivään päättymissyyllä 04, jos palvelus jatkuu välittömästi 1.1. lukien. Muussa tapauksessa päättymissyy on 01 (= eronnut, työ päättynyt). Uusi perustettava kunta saa uuden Kevan ilmoittaman työnantajatunnuksen, jolla palvelukset avataan 1.1. lukien.
28 (51) Kunta liitetään toiseen kuntaan Pääsääntönä on, että liitettävän kunnan VaEL-palvelukset päätetään PSR:iin vuoden viimeiseen päivään päättymissyyllä 04, jos palvelus jatkuu välittömästi 1.1. lukien. Muussa tapauksessa päättymissyy on 01 (= eronnut, työ päättynyt). Sen kunnan, johon toinen kunta tai useat kunnat liitetään, palveluksia ei tarvitse katkaista, ellei myös käytettävä palkkajärjestelmä vaihdu liitoksen yhteydessä. Liitetyn kunnan työnantajatunnus (sekä peruskoulun että lukion tunnus) lakkautetaan ja uudeksi tunnukseksi tulee 1.1. alkaen sen kunnan tunnus, johon kunta liitetään. Keva ohjeistaa erikseen kuntaliitoksen osapuolia palvelusten katkaisusta sekä käytettävistä työnantajatunnuksista kuntaliitostilanteessa. 4.7.2.8 Muu tekninen katkaisu Keva tai sen suostumuksella muu taho voi joutua tekemään palvelusten teknisiä katkaisuja päättymissyykoodilla 04 myös muusta syystä joko kaikkiin tai osaan PSR:ssä olevista palveluksista. Vastaavat uudet palvelusjaksot on avattava seuraavasta päivästä. Tällainen tekninen katkaisu on tehty kaikille PSR:ssä voimassa oleville palveluksille esimerkiksi 31.12.2004 eläkelain uudistuksen yhteydessä. 4.7.2.9 Henkilölle myönnetty toistaiseksi (pysyvä) täysi työkyvyttömyyseläke Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 34 :n 4 kohdan mukaan, kun virkamiehelle on virkasuhteen perusteella myönnetty täysi työkyvyttömyyseläke toistaiseksi, virkasuhde lakkaa ilman irtisanomista tai muuta virkasuhteen päättymistä tarkoittavaa toimenpidettä sen kalenterikuukauden päättyessä, jonka aikana virkamiehen oikeus sairausajan palkan saamiseen on päättynyt tai, jos kunta on saanut työkyvyttömyyseläkepäätöksestä tiedon myöhemmin, tiedoksisaantikuukauden päättyessä. (11.4.2003/304) Palvelusrekisteriin palveluksen päättymispäiväksi ilmoitetaan sen kalenterikuukauden viimeinen päivä, jonka aikana oikeus sairausajan palkkaan päättyy. Jos työnantaja kuitenkin saa tiedon jälkikäteen, päättymispäiväksi ilmoitetaan sen kuukauden viimeinen päivä, jonka aikana työnantaja saa tiedon eläkepäätöksestä.
29 (51) 4.7.2.10 Takautuva työkyvyttömyyseläkepäätös Takautuvan työkyvyttömyyseläkkeen tai kuntoutustuen maksamisesta työnantajalle sairausajan palkkaa vastaavalta ajalta säädetään valtion eläkelaissa. Miten palvelustiedot ilmoitetaan valtion palvelusrekisteriin, kun henkilö saa takautuvan työkyvyttömyyseläkepäätöksen tai kuntoutustukipäätöksen ja työnantaja on maksanut hänelle sairausajan palkkaa samalta ajalta? Palvelussuhde on katkaistava palvelusrekisteriin päättymissyyllä 04 (tekninen katkaisu) takautuvan eläkkeen tai kuntoutustuen alkamispäivää edeltävään päivään. Palvelusrekisteriin perustetaan eläkkeen alkamispäivästä vastaavin tiedoin uusi palvelusjakso, jossa on 0-ansiot. Eläkemaksut oikaistaan Kevan toimesta. Uusi palvelusjakso päätetään rekisteriin sitten, kun henkilön palvelussuhde virallisesti päättyy. Palveluksen eläkemaksutiedoksi ilmoitetaan tällöin E (= ei maksettuja eläkevakuutusmaksuja). Mahdolliset kysymykset aiheesta voit lähettää osoitteeseen psrnet@keva.fi. Takautuvissa tapaturmaeläkepäätöksissä kannattaa ottaa yhteyttä Valtiokonttoriin. 4.7.2.11 Henkilö siirtyy tekemään osa-aikatyötä Palveluksen muuttuminen osa-aikaiseksi tai osa-aikaisuuden jälkeen jälleen kokoaikaiseksi ei palvelusrekisterin näkökulmasta vaadi uutta sopimusta tai palveluksen katkaisua. Mikäli palvelukseen halutaan tehdä katkos, se tehdään päättymissyykoodilla 04. 4.7.3 Ansioiden kohdistaminen palvelusten katkaisujen yhteydessä Mikäli palvelus jostakin syystä katkaistaan ja avataan uudelleen seuraavasta päivästä alkaen keskellä vuotta, kyseisen vuoden ansiot jaetaan molempiin palvelusjaksoihin. Jatkossa ansiot ja muut palvelustiedot kohdistetaan uusimpaan palvelusjaksoon. Takautuvasti maksettujen ansioiden kohdistamisesta ohjeistetaan kohdassa 4.13.3. 4.8 Ammattikoodi Kunta- ja kuntayhtymätyönantajat ilmoittavat ammattikoodin viisinumeroisena liitteessä 4 olevan virka- ja ammattinimikekoodiston mukaisesti. Uusia koodeja voi tilata täyttämällä osoitteesta www.valtiokonttori.fi (Etusivu > Tietoa Valtiokonttorista > Lomakkeet > Henkilöstöhallinnon lomakkeet ) löytyvän nimiketilauslomakkeen ja painamalla LÄHETÄ-painiketta. Valtiokonttori avaa koodin ja ilmoittaa sen tilaajalle sähköpostitse. Huom! 7-, 8- tai 9- alkuisia koodeja ei enää saa käyttää.
30 (51) 4.9 Rekisteröinnin peruste 40 Rekisteröinnin peruste kertoo mm. minkä eläkelaissa olevan säännön perusteella eläke määräytyy. Kunta- ja kuntayhtymätyönantajien rekisteröinnin perusteena VaEL-palveluksissa on 'kunnan koululaitoksen palvelus' = 40. 4.9.1 Poikkeus: vajaakuntoisen työntekijän rekisteröinnin peruste 18 Yleisimmän rekisteröinnin perusteen 40 lisäksi ainoa sallittu rekisteröinnin peruste ilmoitettaessa VaEL-palvelustietoja on 18 = URA-järjestelmä. 18 on rekisteröinnin peruste vajaakuntoiselle työntekijälle. Tarkempia ohjeita aiheesta saa osoitteesta psrnet@keva.fi. 4.10 Palkkajärjestelmä Jokaisella ilmoittajaryhmällä on PSR:ssä kaksinumeroinen palkkajärjestelmäkoodi, joka ilmoittaa, mitä palkkajärjestelmää kyseinen ilmoittaja käyttää. Kuntatyönantajien palkkajärjestelmät ovat: 31 = ABILITA 32 = PERSONEC R 33 = LIKSA 34 = PERSONEC F.K. 35 = PEGASOS 36 = PRIMA 37 = STATUS 38 = POPULUS 39 = SONET 4.11 PSR:n lajittelutiedot 4.11.1 Työnantajan lajittelutieto 59 Ei käytössä, ilmoitetaan tyhjänä. 4.11.2 Lajittelutieto 16 Lajittelutieto (tieto 16) on lähinnä lomakeilmoittajien käytössä. Sen käytöstä on aina sovittava Kevan kanssa.
31 (51) 4.12 Ansiotiedot 4.12.1 Ansiovuosi 4.12.2 Vuosiansio Ansiovuodeksi ilmoitetaan maksuperiaatteen mukaan se kalenterivuosi, jona ansio on maksettu (yleensä sama kuin se kalenterivuosi, jolta tiedot siirretään PSR:iin). Ansiotietona ilmoitetaan palveluksen perusteella maksettu veron- tai ennakonpidätyksenalainen kokonaisansio. Ansio ilmoitetaan pääsääntöisesti siihen palvelukseen/palvelusjaksoon, johon se määräyksen tai sopimuksen perusteella kohdistuu. Jos kyseessä on takautuva maksu, katso asianomainen kohta tästä ohjeesta. Eläkemaksut maksetaan niistä ansioista, jotka ilmoitetaan valtion palvelusrekisteriin. Eläkemaksua on peritty 1.1.2005 alkaen työeläkelakien mukaisella eläkkeellä olevalle henkilölle maksetusta palkasta eläkelajista riippumatta. 4.12.2.1 Palvelusrekisteriin ilmoitettavia ansioita peruspalkka eri lisineen ja mahdollisine lisäpalkkioineen ja korvauksineen mukaan lukien luontoisedut (verohallituksen vahvistamien perusteiden mukaan rahaksi arvioituina) vuosilomapalkka, lomaraha ja prosentteina määrättävä lomakorvaus 1.1.2005 lukien palveluksen päättyessä maksettava lomakorvaus sekä opettajille maksettava lomapäiväkorvaus tulospalkkiot (esim. ryhmätasolla maksettava bonus, tuotantopalkkio ja tuotantolisä) työmatkasta saatavien päivärahojen verollinen osuus ja kustannukset ylittävä määrä kustannusten korvauksista lähdeveron alainen ansio siltä osin kuin sitä normaalisti pidetään ennakonpidätyksen alaisena palkkana palkka tai muu vastike, joka on sovittu maksettavaksi työstä silloin, kun vastikkeen suorittaa työnantajan sijasta konkurssipesä, palkkaturvalain tarkoittama viranomainen tai muu maksaja (sijaismaksaja)