HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 31.12.2014 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi Ruokamyrkytysten sähköinen ilmoitusjärjestelmä 2. pitäjä Helsingin kaupungin ympäristölautakunta PL 500, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI (käyntiosoite Viikinkaari 2a, Helsinki 00790) Puhelin (09) 310 1635 Sähköposti: ymparistolautakunta@hel.fi SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 15.7.2013 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Helsingin kaupungin ympäristökeskuksen ympäristöjohtaja Tehtävänimike Elintarviketurvallisuuspäällikkö Osoite PL 500, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI (käyntiosoite Viikinkaari 2a, Helsinki 00790) Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puhelin (09) 310 14000, sähköposti elintarviketurvallisuus@hel.fi
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Järjestelmään kerätään tiedot, joita ympäristökeskus tarvitsee ruokamyrkytysten selvittämiseen. Tarkoituksena on, että ruokamyrkytyksestä ilmoittava henkilö voi yhdellä kerralla vastata kysymyksiin niin kattavasti, että ruokamyrkytyksen käsittely voidaan aloittaa ilman viivityksiä. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (523/1999) 8 :n 1 momentin 4 kohtaan ja elintarvikelain 45 :ään. 6. tietosisältö Ruokamyrkytysten sähköiseen ilmoitusjärjestelmään tallennetaan ruokamyrkytyksestä ilmoittavan ja sairastuneen henkilön nimi-, osoite- ja muut yhteystiedot. Lisäksi tallennetaan ko.ruokamyrkytyksen kannalta välttämättömiä ruokamyrkytykseen liittyviä terveystietoja, kuten ruokamyrkytysoireita, itämisaikoja ja oireiden kesto. Sairastuneen yhteystiedot ja oireet ovat salassa pidettäviä tietoja. 7. Säännönmukaiset tietolähteet tiedot saadaan ruokamyrkytyksiä koskevista ilmoituksista. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja käytetään ainoastaan ruokamyrkytysten selvittämiseen ja tilastointiin ruokamyrkytysten aiheuttajista. Tietoja voidaan toimittaa edelleen Helsingin kaupungin epidemiologiseen toimintaan, koska ympäristökeskus tekee sen kanssa yhteistyötä ruokamyrkytysten selvitystyössä. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 10. suojauksen A. Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain kulunvalvonnan kautta.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) periaatteet B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Ruokamyrkytysten sähköiseen ilmoitusjärjestelmään voi ilmoittaa ruokamyrkytyksistä kirjautumatta järjestelmään. Ruokamyrkytyksiä käsittelevät virkamiehet kirjautuvat järjestelmään käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Kanta säilytetään kahdella eri palvelimella ja järjestelmästä otetaan vähintään kerran viikossa varmuuskopio, jota säilytetään suojatussa paikassa erikseen palvelinlaitteista.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Rekisteröity voi esittää rekisterin tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti ympäristöjohtajalle tai muulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja pääsääntöisesti viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisina. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla, mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Asianosaiselle ja asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin atktulosteisiin tai syötelomakkeisiin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. Tarkastus on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää epäselvissä tapauksissa ympäristöjohtaja kuultuaan asian valmistelijaa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, ympäristöjohtajan allekirjoittama todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Ympäristökeskuksen henkilökuntaan kuuluvat huolehtivat viran puolesta itse huomaamansa tai heille ilmoitetun virheen korjaamisesta välittömästi. Epäselvissä tapauksissa ympäristöjohtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti huolehtii elintarviketurvallisuusosaston ao. elintarvike- tai terveystarkastaja. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi (katso kohta 11). 13. Kielto-oikeus Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkinaja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 14. Rekisteröidyn informointi Havaintoaineiston virastolle luovuttamisen yhteydessä tietojen luovuttajalle kerrotaan, että hänen osoite- ja muut asiaan vaikuttavat tietonsa on rekisteröity järjestelmään ja että rekisteriseloste on nähtävillä Helsingin kaupungin www-sivuilla (www.hel.fi/rekisteriseloste) sekä ympäristökeskuksessa järjestelmän vastuuhenkilöillä (Viikinkaari 2a, 00790 HELSINKI)..
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Ympäristölautakunta käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Ympäristölautakunta voi määrätä rekisterinpitäjän tehtäviä alaisilleen viranhaltijoille. Ympäristölautakunta on 9.10.2001 tekemällään päätöksellä siirtänyt ympäristöjohtajalle päätösvaltaa rekisterien osalta. Ympäristöjohtaja päättää: rekisteriselosteiden laatimisesta rekisterien käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoimisesta ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta rekisterien järjestelmäteknisestä ylläpidosta rekisterien suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä rekisterien vastuuhenkilöiden nimeämisestä ja heidän tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat elintarviketurvallisuusosaston palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Ruokamyrkytysten sähköisen ilmoitusjärjestelmään liittyvistä atk-teknisistä asioista vastaa ympäristökeskuksen hallintoyksikön tietohallintopalveluiden vastuualue.