Varastokirjasto Toiminta- ja taloussuunnitelma 2009-2012 Sisällys 1. Johdanto 1.1. Tehtävä 1.2. Visio 1.3. Strategia 2. Toimintaympäristön muutoksia 2.1. Opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelman tehokkuus- ja vaikuttavuusvaatimukset 2.2. Muutoksia tieto- ja viestintäteknologiassa 2.3. Muutoksia kirjastokentässä 3. Kehittämistavoitteet tuloskaudella 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto 3.1.2. Aineiston käsittely 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) 3.2. Henkilöstö 4. Resurssit 4.1. Perustoiminta 4.2. Hankkeet 4.3. Talouden kehittyminen 2009-2012 1
1. Johdanto 1.1. Tehtävä Tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston säilyttämistä ja käyttöön asettamista varten on vuonna 1989 perustettu opetusministeriön alainen Varastokirjasto. Varastokirjaston tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää aineistoa ja asettaa se tarvitsijoiden käyttöön. (Laki Varastokirjastosta n:o 1078/1988 ja asetus n:o 12/1989, uudistettu n:o 94/1992). 1.2. Visio Varastokirjasto toimii aktiivisesti kirjastojen kansallisessa ja kansainvälisessä verkossa tarjoten kirjastoille asiakaspalvelun tukea turvaamalla tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävän aineiston löydettävyyden ja saatavuuden. Varastokirjasto täydentää Kansalliskirjaston palveluita kansallisen tietohuollon kentässä. Varastokirjasto jatkaa kehittymistään kansalliselta ja kansainväliseltä maineeltaan korkean tason luotettavana tietohuolto-organisaationa. 1.3. Strategia Varastokirjasto tukee toiminnallaan kirjastoverkkoa ja sen asiakkaita. Se toimii palvelukeskuksena, joka pitää huolta painetun aineiston säilymisestä ja käyttöön asettamisesta. Se osallistuu kirjastoverkon kehittämiseen ja osallistuu maan kirjastojen hankinta- ja säilytyspolitiikan kehittämiseen. Strategiset yhteistyökumppanit muodostuvat eri kirjastosektoreista, joiden edustajia on johtokunnassa. Johtokunta toimii aktiivisesti yhteistyön kehittämiseksi. Kansalliskirjasto tarjoaa myös palvelujaan koko kirjastoverkolle. Sen kanssa suunnitellaan ja koordinoidaan kirjastoverkolle tarjottavien yhteisten palvelujen kehittämistä. Opetusministeriön kanssa jatketaan tulosohjauksen kehittämistä. Vuonna 2005 hyväksytyssä strategiassa vuosille 2007-2010 määritellään keskeiset tavoitteet: - Tavoitteena on tukea kirjastoja niiden ratkoessa tilaongelmiaan ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä. Kirjastoja tuetaan kehittämään aktiivikokoelmiaan ja avohyllytilojaan sekä välttämään turhaa paikallista varastointia. - Varastokirjastoon saapuneen aineiston on oltava selkeästi ja helposti haettavissa VAARItietokannasta ja omasta kokoelmasta. Aineiston tulee olla mahdollisimman nopeasti asiakkaiden löydettävissä ja saatavilla. Tavoitteena on siis tehokas ja laadukas aineistonkäsittely ja luettelointi. - Tavoitteena on edelleen nopea ja kustannustehokas asiakaskirjastojen ja kirjastojen asiakkaiden tarpeista lähtevä kasvava kaukopalvelu. Sitä kehitetään ajantasaisemmaksi ja digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. - Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja -hyvinvoinnista huolehditaan. Strategiaa päivitetään vuosittain johtokunnassa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman yhteydessä. 2
2. Toimintaympäristön muutoksia Varastokirjaston toimintaan vaikuttavat yhteiskunnallisten ja taloudellisten muutosten lisäksi tiedontarpeiden muutokset tietohuollon kentässä sekä yleinen kehitys kirjastoalalla ja kirjastoverkossa. 2.1. Opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelman tehokkuus- ja vaikuttavuusvaatimukset Talouden muutoksista tärkein on opetusministeriön hallinnonalan tuottavuusohjelma. Ohjelman periaatteena on toimintojen tehostaminen, ikäluokkien pienenemisestä johtuva henkilöstön vähentäminen ja yhteisten palvelukeskusten perustaminen. Varastokirjaston tulee sopeuttaa toimintaansa väheneviin resursseihin. Varastokirjaston kaltaiselle pienelle virastolle suunnitellut henkilöstö- ja taloushallinnon sekä ITpalvelukeskukset eivät tuone huomattavia säästöjä. Palvelukeskusten lisäksi yhteistyö paikallisten kirjastojen kanssa tuonee yksittäisissä tehtävissä säästöjä. 2.2. Muutoksia tieto- ja viestintäteknologiassa Pyrkimys kehittää Suomea tietoyhteiskuntana on tarkoittanut elektronisten palveluiden kehittämistä, ja kirjastoala on ollut niiden aktiivinen kehittäjä. Kirjastot tarjoavat palvelujaan ja aineistojaan tietoverkkojen kautta. Kirjastojen asiakkaiden omaehtoinen kirjastojen käyttö lisääntyy mm. tehokkaiden portaalien käyttöönoton ja muiden verkkopalveluiden lisääntymisen avulla. Asiakkaiden tarpeet tiedonhaun ja aineiston saatavuuden suhteen kasvavat. Asiakastoimisuutta tukevat kirjastojärjestelmät lisääntyvät, ja se ohjaa asiakkaita jättämään itse tilauksensa oman tiedonhaun yhteydessä. 2.3. Muutoksia kirjastokentässä Kansalliskirjaston toimialan laajentumisen jälkeen Suomessa on kaksi koko kirjastoalalle palveluita tarjoavaa laitosta. Näiden yhteistyön tehostaminen ja kirjastoille suunnattujen palveluiden kehittäminen ovat yhteisiä haasteita. Kirjastojen toimintaympäristössä on tapahtumassa suuria muutoksia. Yliopistojen yhdistyminen ja uusi yliopistolaki vaikuttanevat niiden kirjastoihin. Yleisten kirjastojen puolella saattaa kuntarakenteen kehittämisellä olla suuria vaikutuksia. Elektroninen julkaisutarjonta lisääntyy, ja monilla tieteenaloilla se muodostaa tärkeimmän aineistoresurssin. Painettua aineistoa ilmestyy jatkossa kaikilla aloilla, ja painetun aineiston määrän ennakoidaan jopa kasvavan. Kirjastojen täytyy tarjota asiakkailleen sekä elektronista että painettua aineistoa. Varastokirjastoon on siirretty noin viidesosa alun perin yliopisto- ja muihin tieteellisiin kirjastoihin hankitusta aineistosta (2006). Osuus kasvaa jatkuvasti, ja se edellyttää mm. tilojen laajentamista toimintasuunnitelmakaudella. Erityisesti vanhemman aineiston osalta Varastokirjasto on olennaisen tärkeä kirjastojen aineistoresurssi. Varastokirjasto on kirjastoverkon palveluyksikkö ja sen kehysorganisaationa on Suomen kirjastoverkko. Perustehtävänä on tukea kirjastoja painetun aineiston käytettävänä pitämisessä ja tilaongelmien ratkaisemisessa. 3
Monet ulkomaiset kirjastot ja tietomateriaalin välityspalvelut ovat kansainvälistymisen ja informaatioteknologian kehittymisen seurauksena tulleet tehokkaiksi toimijoiksi, ja niiden kautta saa nopeasti aineistoja käyttöön. Maksuttomuus takaa kuitenkin sen, että suomalaiset kirjastot tilaavat ulkomaista aineistoa Varastokirjastosta. Kirjastojen rahoitus säilyy tiukkana ja monien palveluiden takaamiseksi kirjastoverkko joutuu turvautumaan keskitettyihin palveluihin. Varastokirjaston rahoitus on järjestetty suoraan valtion budjetista. Nykyinen rahoitusjärjestelmä on hyvä, ja se mahdollistaa säästöjen aikaansaamisen kirjastojen tila- ja aineistokustannuksissa. Varastokirjastojen kansainvälisen yhteistyön kehittäminen ja niiden verkottuminen mahdollistaa varastokirjastojen kansainvälisen työnjaon ottaen huomioon eri rahoitusmallit, ja siten entistä laajemman aineistotarjonnan kirjastoille. 3. Kehittämistavoitteet tuloskaudella 3.1. Toiminnallinen tuloksellisuus tulostavoitteittain 3.1.1. Aineiston vastaanotto Tavoite Tavoitteena on tukea kirjastoja niiden ratkoessa tilaongelmiaan ottamalla vastaan kirjastojen siirtotarpeiden mukainen määrä. Kirjastoja tuetaan kehittämään aktiivikokoelmiaan ja avohyllytilojaan sekä välttämään turhaa paikallista varastointia. Keinot Varastokirjastoon siirretään sellaista aineistoa, jonka kirjastot arvioivat olevan Suomessa säilyttämisen arvoista ja joka sopii Varastokirjaston johtokunnan hyväksymiin periaatteisiin. Kokoelmiin otetaan Suomeen hankittua aineistoa yhtenä kappaleena. Ohjeistusta tehostetaan, jotta Varastokirjastoon lähetetään vain sellaista aineistoa, jota kokoelmissa ei vielä ole. Vastaanotettu aineisto asetetaan tehokkaasti käyttöön luetteloinnin ja kaukopalvelun sekä tietokannan webkäyttöliittymän avulla. Varastokirjasto kerää systemaattisesti asiakaspalautetta ja tehostaa tiedotustoimintaa. Tavoitteena on ennakoida varastointitarpeita ja parantaa toiminnan laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Samalla huolehditaan siitä, että Varastokirjastolla on käytössä riittävät tilat kirjastojen siirtotarpeiden mukaiseen aineiston vastaanottoon ja tehokkaat työmenetelmät sekä työvälineet aineiston käsittelyyn ja varastointiin. Aineiston lisääntyessä hyllyjä ja tiloja tarvitaan lisää. Uusi varastohalli tarvitaan viimeistään vuonna 2012. Varastointitekniikan kehitystä seurataan ja kaikki mahdollisuudet rationalisointiin selvitetään. Toimintaympäristöstä Tieteellisten kirjastojen yhteistilaston mukaan (2006) tieteellisissä kirjastoissa on hyllytilaa yhteensä noin 670 kilometriä. Yliopistokirjastoissa on hyllytilaa noin 493 hyllykilometriä. Tähän 4
mennessä Varastokirjastoon on siirretty noin viidesosa maamme yliopisto- ja muihin tieteellisiin kirjastoihin alun perin hankitusta aineistosta. Määrä kasvaa ja toimintasuunnitelmakauden lopulla osuus on lähellä neljäsosaa. Suomen kirjastojen paperimuotoiset kokoelmat vuodelta 2006 ovat seuraavat (ilman Varastokirjaston tietoja): Kokoelmat, milj. Kokoelmia vastaava säilytysyksikköä hyllytila, km Yliopistot 16,1 493 AMK:t 2,6 50 Erikoiskirjastot 1,9 58 Yleiset 37 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2005 yliopistokirjastoissa yhteistilaston pohjalta. Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2006 1990 2006 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 m 2 169 216 m 2 39 557 m 2 44 114 m 2 Vapaakappalekirjastot 52 231 m 2 89 342 m 2 28 649 m 2 34 965 m 2 Muut yliopistokirjastot 82 565 m 2 79 894 m 2 10 908 m 2 9 149 m 2 Kirjastotilat ovat kasvaneet noin 30 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin 10%. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet (25 %) ja suljetut varastotilat ovat kasvaneet noin 20 %. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. Yhteistilasto näyttää, että Varastokirjaston toiminnan aikana vuodesta 1990 vuoteen 2006 yliopistokirjastojen tilat ovat kasvaneet yhteensä noin 34.000 neliömetriä. Kirjastotilojen kasvu on tapahtunut sekä kokoelmatiloihin että muuhun kirjaston käyttöön liittyen. Suljettujen varastotilojen määrä on tänä aikana laskenut kokonaisuudessaan muissa kuin vapaakappalekirjastoissa. Vapaakappalekirjastoissa suljettujen varastojen määrä on kasvanut ja niissä vajaa puolet kaikista kirjastotiloista on suljettuja varastotiloja. Tieteellisten kirjastojen painetun aineiston kartunta oli 2006 noin 800 000 säilytysyksikköä. Sen aiheuttama lisätilan tarve on noin 20 hkm. Varastokirjastoon on siirretty 2007/8 mennessä yli 100 000 hm painettua aineistoa. Vuoden 2011 lopussa aineistoa on siirretty arviolta 115 000 hm. 5
Seuraavassa taulukossa on tietoja eri kirjastotyyppien Varastokirjastoon siirtämistä aineistoista elokuun 2007 loppuun mennessä (hyllymetreinä): 2005 2006 8/2007 Yhteensä Yliopistokirjastot 2 797 2 100 1 376 62 419 Muut tiet. kirjastot 1 808 773 840 22 951 Yleiset kirjastot 861 551 439 14 457 Muut 4 14 8 299 Yhteensä 5 470 3 438 2 663 100 126 Koko toiminnan aikana siirretystä aineistosta 62,6 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. Siirretty määrä on noin 13 % yliopistokirjastojen kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. Siirtojen määrä vaihtelee vuosittain kirjastojen tarpeista riippuen, eikä Varastokirjasto juuri voi määriin vaikuttaa. Varastokirjastossa on aineistoa 58 888 hm (2006). Vuoden 2011 lopussa aineistoa on arviolta 72 000 hm (a 3 200 hm). Saapuneesta aineistosta on vuoden 2006 loppuun mennessä käsittelyn yhteydessä poistettu 37 %. Osuutta pyritään pienentämään ohjaamalla kirjastoja tarkistamaan lähetettävä aineisto. 3.1.2. Aineiston käsittely Tavoite Varastokirjastoon saapuneen aineiston on oltava selkeästi ja helposti haettavissa VAARItietokannasta ja omasta kokoelmasta. Aineiston tulee olla mahdollisimman nopeasti asiakkaiden löydettävissä ja saatavilla. Tavoitteena on siis tehokas ja laadukas aineistonkäsittely ja luettelointi. Käsittelyä odottaa noin 3,1 hyllykilometriä aineistoa. Uutta, alle puoli vuotta sitten tullutta aineistoa on 1,7 hyllykilometriä. Vanhaa, vuosina 2002-2005 tullutta aineistoa on noin 1,4 hyllykilometriä. Nämä ns. käsittelyrästit puretaan vuosina 2007-2008. Keinot Aineistonkäsittelyn ja virheettömän luetteloinnin takaavat henkilökunnan osaamisen kehittäminen, hyvät työvälineet ja hyvä työskentelyilmapiiri. Jos nämä elementit ovat kunnossa, myös luettelointitietueiden virheprosentti pysyy minimissään. Huolehditaan myös siitä, että käytössä on tarpeellinen määrä luetteloijia ja aineistonkäsittelijöitä. Ohjeistamalla kirjastoja tarkistamaan lähetettävä aineisto saadaan poistojen määrä aineistonkäsittelyn yhteydessä vähenemään. Varastokirjasto osallistuu aktiivisesti kansalliseen luettelointiyhteistyöhön ja soveltaa yhteisiä sopimuksia omaan toimintaympäristöönsä sopivalla tavalla. Kansainvälistä luettelointikehitystä seurataan, ja kaikki toimintaa mahdollisesti parantavat asiat punnitaan. Poimintaluetteloinnin osuus kasvaa, sillä muista kirjastoista siirrettävä aineisto sisältyy enenevässä määrin LINDAyhteisluetteloon. Lisäksi ulkomaisten tietokantojen käyttökelpoisuus poimintaluetteloinnissa kasvaa MARC21 formaatin käyttöönoton myötä. Varastokirjaston asiakkaita koulutetaan VAARI-tietokannan käytössä mm. käyttäjäkoulutuspäivinä. 6
Toimintaympäristöstä Varastokirjaston luettelointi tapahtuu Linnea2-ympäristössä, jossa omaan tietokantaan luetteloidut tietueet siirtyvät Linda-yhteistietokantaan. Jatkossa luettelointi tapahtunee suoraan yhteistietokantaan, mikä nopeuttaa luettelointia. Seuraavassa taulukossa on tietoja luettelointitietueiden määrän muutoksista vuosina 2004 2006. 2004 2005 2006 Yliopistokirjastot yht. 7 589 713 7 589 354 8 856 784 AMK:t yht. 1 447 103 1 437 528 1 601 492 Erikoiskirjastot 788 481 832 156 881 263 Varastokirjasto 1 013 415 1 068 329 1 125 167 Vuotuinen luettelointitietueiden määrä ilmenee seuraavasta taulukosta: 2004 2005 2006 Yliopistokirjastot yht. 379 254 390 990 537 245 AMK:t yht. 121 484 118 703 121 755 Erikoiskirjastot 31 620 35 422 34 696 Varastokirjasto 52 704 55 343 57 208 Varastokirjasto luetteloi merkittävän määrän aineistoa kansallisesti katsoen. Pääosa (82 % vuonna 2006) tästä on poimintaluettelointia, eli tietue on jo jossakin tietokannassa. Varastokirjaston erityinen rooli kansallisessa luettelointiyhteistyössä on takautuva alkuperäisluettelointi. Kaikkien tieteellisten kirjastojen alkuperäisluetteloinnista Varastokirjasto tekee alle 10 %, mutta takautuvasta alkuperäisluetteloinnista noin neljänneksen. Lähivuosina luettelointi- ja aineistonkäsittelyasioissa tapahtuu suuria muutoksia. Luettelointisäännöt uudistuvat ja Varastokirjaston sekä tieteellisten kirjastojen luettelointiformaatiksi tulee MARC21. Formaattivaihdos ja sääntöuudistus vaativat luettelointikoulutusta ja toimintatapojen tarkistamista. Varastokirjaston tietokantaa on rakennettu paikannustietokantana. Poimintaluetteloinnin lisääntyminen on korottanut luettelointitasoa minimitasosta, mikä antaa tietokannan käyttäjälle monipuolisempia tiedonhakumahdollisuuksia. 7
Tunnuslukuja Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilytys Tuotokset: 2004 2005 2006 Tulossopimuks en tavoite keskimäärin vuosittain PAV - vastaanotetun aineiston määrä - käsitellyn aineiston määrä 7 025 hm 4 764 hm 5 470 hm 5 097 hm 3 438 hm 5 007 hm kirjastojen siirtotarpeet - valmista 3 345 hm 3 404 hm 3 304 hm - luetteloidut tietueet 48 410 (m) 4 294 (k) 51650 (m) 3 848 (k) 51 736 (m) 5 472 (k) Toiminnallinen tehokkuus: - taloudellisuus: käsittelyn yksikkö-kustannukset 235 /hm 211 /hm 218 /hm - aineiston vastaanoton kustannukset VARKille 6,85 /hm 7,14 /hm 10,79 /hm - tuottavuus: käsitelty aineisto / htv 335 hm/htv 344 hm/htv 360 hm/htv Laatu - saapuvan aineiston käsittelyyn kuluva aika 21 kk(m) 7 kk(k 19 kk(m) 7 kk(k 17 kk (m) 2,4 kk (k) 6 kk 6 kk - tietueiden virhe% <1% <1% < 1% 3.1.3. Aineiston käyttöön asettaminen (kaukopalvelu) Tavoite Tavoitteena on edelleen nopea ja kustannustehokas asiakaskirjastojen ja kirjastojen asiakkaiden tarpeista lähtevä kasvava kaukopalvelu. Sitä pidetään ajantasaisena siten, että lainat ja jäljenteet toimitetaan saman päivän aikana kuin tilaus saapuu. Digitaalista aineistonvälitystä lisätään mahdollisuuksien mukaan. Keinot Palveluiden laatua kehitetään asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Aineiston toimittamisessa asiakkaille tutkitaan uusia logistisia ratkaisuja yhdessä asiakaskirjastojen kanssa. Palveluja tarjotaan molemmilla kotimaisilla kielillä. Aineisto toimitetaan 24 tunnin kuluessa tilauksen saapumisesta. 8
Palvelutasoa ylläpidetään ja kehitetään henkilökunnan jatkuvalla koulutuksella ja osallistumisella kansallisiin kaukopalvelu- ja aineistojen yhteiskäyttöhankkeisiin. Henkilökunnan jaksamista ja motivaatiota kehitetään panostamalla koulutukseen, viestintään ja työtehtävien jatkuvaan kehittämiseen. Toimintaympäristöstä Suomen kirjastojen antama kaukopalvelu on viime vuosina muuttunut huomattavasti. Yliopisto- ja erikoiskirjastot ovat perinteisesti olleet nettoantolainaajia ja niiden kokoelmat ovat muodostaneet tietohuollon rungon. Niiden antama kaukopalvelu on kuitenkin viime vuosina jatkuvasti vähentynyt. Esimerkiksi yliopistokirjastojen antolainaus oli lähes 200 000 vuonna 1997 ja enää 61 000 vuonna 2006. Ammattikorkeakoulukirjastojen antamien lainojen määrä on myös jatkuvasti vähentynyt. Erona muihin tieteellisiin kirjastoihin ammattikorkeakoulut saavat kaksi kertaa enemmän kaukolainoja kuin antavat. Yleisten kirjastojen antama kaukopalvelu on kasvanut ja tilauksia oli noin 412 000 vuonna 2006. Saatuja ja lähetettyjä kaukolainoja on suunnilleen yhtä paljon. Mikäli kaikki kirjastojen väliset lainat (ns. seutulainat tai kimppojen sisäiset lainat) tilastoitaisiin kaukolainoiksi, olisivat määrät suurempia. Lisääntynyt elektroninen aineisto on vähentänyt yliopisto- ja erikoiskirjastoihin suuntautunutta kaukopalvelun kysyntää. Vähentymistä selittää osaltaan myös se, että niiden aineistoja on suurissa määrin siirretty Varastokirjastoon, jonne myös kaukopalvelukysyntää on siirtynyt. Kokoelmien kasvaessa Varastokirjaston kaukopalvelu on jatkuvasti kasvanut. Kasvu on ollut 10 20 % vuodessa. Vuonna 2006 Varastokirjastoon tuli yli 72 000 kaukopalvelutilausta tai uusintaa. Varastokirjaston kaukopalvelutoiminnan tärkein vaikutus liittyy aineistojen yhteiskäytön edistämiseen. Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatuvuuteen. Kaukopalvelu on perinteisesti määritelty kirjastojen väliseksi toiminnaksi, jossa asiakas on jättänyt toimeksiannon kirjastoon, ja kaukopalvelu on tilannut halutun aineiston toisesta kirjastosta asiakkaalle. Tämä perinteinen kaukopalvelutoiminta on saanut rinnalleen asiakastoimisia toimintamuotoja. Monet kirjastojärjestelmät tukevat asiakastoimista tilaamista, joka on yhdistetty asiakkaan tekemään aineiston paikantamiseen. Voyagerin Universal Borrowing moduuli mahdollistaa sen, että Voyager-kirjaston asiakas voi jättää tilauksen toisen Voyager-kirjaston kirjaaineistosta ja noutaa sen koti- tai muusta Voyager-kirjastosta. Asiakastoiminen tilaaminen lisää aineistojen yhteiskäyttöä ja erityisesti Varastokirjaston kokoelmien käyttöä. UB-moduuli tukee ajatusta kansallisista kokoelmista. Yliopistokirjastojen neuvosto on tehnyt päätöksen UB:n käyttöönotosta Varastokirjaston ja yliopistokirjastojen välillä. Kehitys on ollut kuitenkin hidasta. UB-käyttäjiä on yhdeksän yliopistoja kolme ammattikorkeakoulukirjastoa sekä yksi erikoiskirjasto. Asiakastoimisena kaukolainauksena voidaan pitää yleisissä kirjastoissa ns. kirjastokimppojen sisäisiä lainoja, joissa asiakas voi suoraan kirjastojärjestelmän välityksellä tilata toisen kunnankirjaston aineistoa. Myös artikkelikopioiden tilaamiseen on tulossa asiakastoimisuutta tukevia muutoksia. Sen lisäksi, että asiakas voi jättää itse kopiotilauksen, monet ohjelmistot mahdollistavat kopion toimittamisen suoraan asiakkaalle kierrättämättä sitä asiakkaan kotikirjaston kautta. Näihin toimituksiin liittyvä tilastointi ja mahdollinen maksuliikenne hoidetaan erillisellä kaukopalveluohjelmalla. 9
Artikkelikopiot toimitetaan elektronisesti. Formaattina on pääosin PDF, mutta suuret tietueet voidaan toimittaa muutenkin. Kaukopalvelun ja aineistojen yhteiskäytön tekniikan ja käytäntöjen kehittymistä seurataan. Tekijänoikeuslain vaikutuksia kaukopalveluun ja erityisesti artikkelikopioiden toimittamiseen seurataan. Tunnuslukuja Aineiston käyttö 2004 2005 2006 Tulossopimuksen tavoite keskimäärin vuosittain Tuotokset: PAV - tilausten määrä 67 752 70 011 70 809 72 000 - toimitettuja tilauksia 66 405 68 927 69 828 Toiminnallinen tehokkuus - taloudellisuus: yksikkökustannukset 4,20 4,32 4,00 - tuottavuus: tilauksia/htv Laatu ja palvelukyky: 13 912 /htv 15 187 /htv 15 066 /htv - asiakastyytyväisyys (asiakaskirjastojen määrä) 1 599 kirjastoa 1 670 kirjastoa 1 757 kirjastoa - palvelun nopeus <24 h <24 h <24 h <24 h 3.2. Henkilöstö Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdennettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja hyvinvoinnista huolehditaan. Varastokirjaston toimintaa ohjaavat strategiassa ja tulossopimuksissa asetetut päämäärät ja tavoitteet. Näitä toteutettaessa muuttuvissa olosuhteissa organisaation joustavuus on välttämätöntä. Kirjastolla on henkilöstörakennesuunnitelma, joka pohjautuu osaamistarvekartoitukseen ja valtion tuottavuusohjelman edellyttämiin henkilöstövähennyksiin sekä arvioihin palvelukeskusten vaikutuksesta työtehtäviin. Kirjaston päätöksenteon avoimuutta ja sen perusteltavuutta lisätään. Johtamisessa pyritään selkeään vastuunjakoon ja vastuun kantamiseen. Kannustavaa palkkausjärjestelmää ja kehityskeskusteluja kehitetään. Myös sisäistä tiedottamista parannetaan. Harjoitetaan ennakoivaa ja vastuullista rekrytointia. 10
Henkilöstö on vaihtunut hyvin hitaasti ja toimintasuunnitelmakaudella on vain yksi eläkkeelle jääminen. Henkilöstön keski-ikä on 50,8, mikä on melko korkea. Seniori-ikäisiä (yli 45 v) on 75 %. Koulutus Tavoitteena on ammattitaidon ylläpito. Ammattitaidon ylläpito edellyttää suunnitelmallista koulutusta. Tärkein osa tätä on kirjastossa järjestetty sisäinen koulutus. Ulkoiseen koulutukseen osallistutaan tarpeiden mukaan. Koulutuskustannukset pyritään pitämään lähellä 2 % henkilöstökuluista. Henkilöstön koulutustaso on melko korkea suhteessa nykyisiin tehtäviin. Korkea koulutustaso antaa mahdollisuuksia kehittää ja laajentaa kirjaston toimintaa, mikäli tarpeita sille on. Henkilöstöstä suuri osa on ikääntyneitä. Tämä vaatii johdolta erityisiä toimenpiteitä henkilöstön työssä jaksamisen suhteen. Henkilöstön työkykyä seurataan systemaattisilla henkilöstöilmastotutkimuksilla tavoitteena henkilöstön hyvinvointi ja työtyytyväisyys. Työtyytyväisyyttä on seurattu useita vuosia osana henkilöstötilinpäätöstä. Indeksi on pysynyt melko vakaasti hieman yli 3:n (asteikko 1-5). Vuonna 2006 se oli 3,2. Työhyvinvointia ja jaksamista edistetään yhdessä työterveyshuollon kanssa. Työilmapiiriä ja työssä viihtyvyyttä parannetaan mahdollisuuksien mukaan sekä omaehtoista liikuntaa ja henkilökunnan virkistystoimintaa tuetaan. Tunnuslukuja Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1. Henkilöstö 2005 2006 2007 Tulossopimuksen tavoite keskimäärin vuosittain Pav:n tav. - henkilöstön määrä, tehdyt henkilötyövuodet 23 22,7 22 22,1 24 21,9? 19 - koulutustaso - keski-ikä sukupuolen mukaan 4,8:n=5,2 m=4,4 49,8 (n ) 48,4 (m) 4,8, n=5,2 m=4,4 50,2 (n) 49,9 (m) 5,n=5,3 m=4,6 51,8 (n) 49,8 (m) - ikäjakauma (45 v >) 78,3 % 77,3% 75 % - vakinaiset / määräaikaiset 22/1 22/0 23/1 - kokoaikaiset / osa-aikaiset 22/1 21/1 23/1 - tehty työaika / säännöllinen vuosityöaika % 78,3 77,6 - kokonaistyövoimakustannukset ( /vuosi) 764 425 763 310 - tehdyn työajan palkat ( ) (% palkkasummasta) 439 713 74,1 466 905 77,8 - välilliset työvoimakustannukset tehdyn työajan palkoista % 324 712 73,9 % 296 405 63,5 11
2. Työhyvinvointi - työtyytyväisyysindeksi 3,44 3,28 - vaihtuvuus (lähtö-, tulo-) 0/4,4 % 0/0 - sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 12,1 11,6 5,2 8,8 - työterveyskustannukset / htv 510 420 - Tyky-toiminnan kustannukset / htv 105 137 3. Osaaminen, aineeton pääoma - henkilöstökoulutuskustannukset / htv 582 339 - koulutukseen käytetty aika (työpäivää/htv) - henkilöstön arvo 3,8 6 096 420 2,1 6 182 632 4. Resurssit 4.1. Perustoiminta Varastokirjastokonseptiin kuuluu jatkuva tilojen laajeneminen. Kolmannen salin loput hyllyt (noin 15 hyllykilometriä) hankitaan vuosina 2008-2010. Hyllytilan lisääntyessä tarvitaan tiloja käsittelyä odottavan aineiston välivarastointiin. Senaatti-kiinteistöt laajentaa osuuttaan kiinteistöyhtiöstä ostamalla lisää tilaa, ja Varastokirjasto vuokraa sitä tarpeidensa mukaan. Henkilöstötarpeeseen vaikuttaa opetusministeriön hallinnonalana tuottavuushankkeen lisäksi kaksi tekijää: palvelujen tarve ja mahdolliset uudet tehtävät. Tuottavuushanke edellyttää toiminnan sopeuttamista väheneviin resursseihin. Tämä on hankalaa, koska näyttää siltä, että palvelujen kysyntä jatkaa kasvuaan erityisesti kaukopalvelussa. On myös tietoja siitä, että kirjastoilla on jatkossakin tarpeita siirtää aineistoa vaihtelevassa määrin. Tämä edellyttää riittävien resurssien ylläpitämistä aineiston käsittelyssä. Kirjastoon muodostuneet käsittelyä odottavan aineiston ruuhkat puretaan vuosina 2007-2008, mikä vähentää välivarastoinnin kustannuksia. Henkilöstökustannuksia lisää vuosina 2005-2010 toteutettava uusi palkkausjärjestelmä. 4.2. Hankkeet Uusia hyllyjä tarvitaan vuosina 2008-2010. Ne hankitaan kahdessa erässä. Tämä mahdollistanee sen, että aineiston välivarastoinnille jää tilaa nykyiseen varastotilaan, joten lisätilaa ei tarvinne vuokrata ennen vuotta 2012. Vuonna 2012 tarvitaan uusi varastohalli. Halli on lattiapinta-alaltaan 1 800 neliömetriä. Jos se saneerataan entiseen tapaan kaksikerroksiseksi, tilaa saadaan 3 600 m2, mikä tarkoittaa nykyisellä 12
vuokratasolla noin 230 000 euron lisävuokrakuluja vuodessa. Tämän lisäksi uuteen varastohalliin tarvitaan hyllyt, kustannukset vuositasolla noin 100 000 euroa. Laajennuksen suunnitteluun on varattava 50 000 euroa. Jos tilaa ei saneerata kaksikerroksiseksi, säästetään vuokrakuluissa. Tämä kuitenkin edellyttäisi uutta hyllyratkaisua, esim. koko hallin korkuisia hyllyjä jonkinlaisella automaatiolla. Pitkällä tähtäimellä tämä lienee edullisin vaihtoehto. 13
Liite Talous 2006-2012 1.10.2007 Varastokirjasto tot. enn. arvio 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 henkilöstö 741 780 760 740 740 720 720 % 48,49 % 51,32 % 50,36 % 49,10 % 48,97 % 48,16 % 40,56 % toimitilat 431 434 438 442 446 450 680 % 28,21 % 28,55 % 29,03 % 29,33 % 29,52 % 30,10 % 38,31 % palvelujen osto 135 138 146 160 160 160 160 % 8,84 % 9,08 % 9,68 % 10,62 % 10,59 % 10,70 % 9,01 % muut menot 61 65 65 65 65 65 65 % 3,99 % 4,28 % 4,31 % 4,31 % 4,30 % 4,35 % 3,66 % investoinnit 10 103 100 100 100 100 150 % 0,65 % 6,78 % 6,63 % 6,64 % 6,62 % 6,69 % 8,45 % muut tarpeet 150 % 9,82 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Yhteensä 1528 1520 1509 1507 1511 1495 1775 TAE 1522 1520 1509 LTAE Yhteensä 1522 1520 1520 Kust.vaikutus Henkilöstö: (*1000 ) Kasvu vuosittain = ves + upj - tuott.ohjelma Odottavan aineiston luettelointi 2007-2008 15 + 15 UPJ-rahoitus 2005-2010 yht. vm & l-erät 32 Eläköityminen, vuosina 2009 2011 Toimitilat Uuden tilan hyllyjä 2008-2010 200 Laajennuksen suunnittelu 2008 alk. 50 Seuraavan laajennuksen vuokra 2012 230 Lisää hyllyjä 2011-2012 200 Palvelujen osto Suursiivous 2008 20 Palvelukeskukset 2008 alkaen 15/v Linjanopeus (palvelukeskus) 2008 alkaen 5/v Toimiston remontti 2007 35 14