Valtionavustushankkeiden talousasioita 1.9.2017 Taloustarkastaja Marja Savilepo marja.savilepo@oph.fi puh. 029 533 1567
Yleistä 1/3 Harkinnanvaraisten valtionavustusten myöntämiseen sovelletaan valtionavustuslakia (688/2001), joka on yleislaki. Mikäli määrärahaa koskee jokin erityislaki, noudatetaan erityislakia. Valtionavustuspäätökseen on kirjattu hankkeen hyväksytyt kokonaiskulut, avustussumma euroina ja prosentteina sekä mahdolliset rajoitukset ja päätökseen liittyvät liitteet. Hankkeen kulujen tulee olla kaikki hankkeelle hyväksyttyjä kuluja myös omarahoituksen. Valtionavustuspäätökseen on myös voitu kirjata mahdollisia rajoituksia. Hankkeelle kohdistuneet mahdolliset muut tulot tulee huomioida -> hyväksytyt nettokokonaiskulut. Valtionavustuksen käyttöaika on merkitty päätöksessä. 06/09/2017 Opetushallitus 2
Yleistä 2/3 Opetushallitus voi valtionavustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä muuttaa valtionavustuksen käyttötarkoitusta ja ehtoja sekä jatkaa hankkeen käyttöaikaa. Muutoshakemus tehdään asiakirjana tai sähköpostina, ei valtionavustusjärjestelmässä (VA-järjestelmä). Muutoshakemus on tehtävä siten, että muutospäätös voidaan tehdä ennen käyttötarkoituksen muutosta ja/tai lisäajan myöntöä. Vähäiset muutokset tehdään ilman uutta päätöstä ja niistä ilmoitetaan avustuksen saajalle sähköpostitse. Hankkeen tarkastuksessa käytetään aina kirjallisia valtionavustuspäätöksiä, muutospäätöksiä ja/tai vähäisissä muutoksissa sähköpostin viestinvaihtoa. Suulliset sopimukset eivät ole voimassa! 06/09/2017 Opetushallitus 3
Yleistä 3/3 Valtionavustushankkeisiin voi sisältyä asiantuntijapalvelujen ostamista yksityisiltä palveluntuottajilta ja/tai tavarahankintoja. Hankintoja tehtäessä on otettava huomioon kilpailuttamista koskevat säädökset (Laki julkisista hankinnoista), joita sovelletaan myös yksityisten yhteisöjen hankintoihin silloin, kun hankinnan tekemistä varten on saatu avustusta yli puolet hankinnan arvosta. Hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava, myös yhteistyösopimukset. Eritysavustusta voidaan myöntää hankkeelle, jossa on useampia toteuttajia. Yhteishankkeeseen osallistuvien yhteistyökumppaneiden on myös täytettävä hakuilmoituksessa edellytetyt hakukelpoisuuden ehdot. Yhteistyökumppaneita koskevat samat ehdot ja velvollisuudet kuin hakijaorganisaatiota. 06/09/2017 Opetushallitus 4
Palkat Hyväksyttäviä palkkakustannuksia ovat välittömästi hankkeen toteuttamiseen liittyvät henkilöstön palkat ja palkkiot sekä niistä johtuvat lakisääteiset henkilöstösivukulut. Kohtuulliset palkkakustannukset ovat työ- ja virkaehtosopimuksen mukaisia palkkoja. Palkkakustannukset, joita ei ole voitu suoraan kirjanpidossa kohdentaa hankkeelle, esitetään erillisellä laskelmalla hankkeelle kohdennettuna palkkakustannuksena. Kaikkien hankkeessa työskentelevien henkilöiden, myös osa-aikaisten, on kirjattava työaikansa hankkeelle tai pidettävä erikseen työajanseurantaa hankkeelle kohdistuvasta työstä. Erikseen pidettävä työajanseuranta liitetään loppuselvitykseen, jossa näkyvät esim. nimi, tunnit ja tehtävä. 06/09/2017 Opetushallitus 5
Yleiskustannukset Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina: Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelinkustannukset, kopiointikustannukset jne. 06/09/2017 Opetushallitus 6
ALV Arvonlisävero on hyväksyttävä kustannus, jos se jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi. Yhteishankkeissa kulut tulee ilmoittaa joko arvonlisäverollisina tai arvonlisäverottomina hakijan kirjanpidon mukaisesti. 06/09/2017 Opetushallitus 7
Kirjanpito 1/3 Hankkeen kustannukset (kirjanpito) on pidettävä erillään avustuksen saajan muusta kirjanpidosta hankkeen oman kustannuspaikan tai muun laskentatunnisteen avulla. Hanketta koskevaan kirjanpidon seurantaan kirjataan hankkeen kokonaiskulut sisältäen avustuserän, omarahoitusosuuden sekä mahdolliset tulot ja saadut rahoitukset. Eri valtionavustusten ja myös samalle hankkeelle eri vuosina myönnettyjen valtionavustusten kirjanpito tulee pitää erillään toisistaan omilla laskentatunnisteillaan. Eri vuosina myönnetystä avustuserästä tehdään omat loppuselvitykset. 06/09/2017 Opetushallitus 8
Kirjanpito 2/3 Ilmoita taloushallintoon saadusta rahoituksesta ja vie heille ainakin seuraavat asiakirjat ja pyynnöt: Valtionavustuspäätös liitteineen Tässä asiakirjassa näkyvät valtionavustus ja % ja/tai oma rahoitus %. Opetushallituksen yleisohje harkinnanvaraisten valtionavustusten hakemisesta, käytöstä ja käytön valvonnasta http://www.oph.fi/download/174109_va_yleisohje_oph_2016.pdf Pyydä heitä avaamaan hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon (ilmoittakaa samalla, että hankkeen kulut käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti)). Kirjanpidon selitteeseen on kirjattava selvästi, mikä kulu on ja jos niin ei voida tehdä, on raportille käsin kirjoitettava, mikä tämä kulu on. - Taloustarkastuksessa tullaan pyytämään lisäselvityksiä, jos raporteissa näkyy seuraavia selitteitä: muu kulu, muut menot jne. 06/09/2017 Opetushallitus 9
Kirjanpito 3/3 Yhteishankkeissa yhteistyökumppanit pitävät samanlaista kirjanpitoa, kuin yhteishanketta koordinoiva avustuksen saaja. Yhteishankkeissa yhteistyökumppaneiden tulee pitää erillistä kirjanpitoa hankkeen kustannuksista, jossa näkyvät avustussumma + omarahoitusosuus sekä mahdolliset tulot ja rahoituserät. Kustannukset tulee esittää kirjanpidon pääkirjalla. Valtionavustuksen saajan tulee laatia selvitys koko hankkeesta ja liittää kaikkien osapuolten kirjanpidon pääkirjat loppuselvitykseen koko hankeajalta. Kirjanpidon pitää vastata loppuselvityksen talousosion kuluja. 06/09/2017 Opetushallitus 10
Valtionavustuksen palautus / takaisinperintä Valtionavustus tai osa siitä tulee palauttaa, jos sitä ei ole käytetty päätöksen mukaisesti määräaikana, sitä on jäänyt käyttämättä eikä sille ole haettu lisäaikaa. (Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai, jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla.) Valtionavustusta ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on myönnetty. Palautettava summa määräytyy, minkä lain mukaan avustusta on myönnetty (on kirjoitettu avustuspäätökseen): Valtionavustuslaki -> palautus yli 10. Rahoituslaki -> palautus yli 2 000. Korko lasketaan avustuksen maksupäivästä eräpäivään. (Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä.) Viitteenä käytetään aina OPH:n valtionavustuspäätöksen diaarinumeroa. 06/09/2017 Opetushallitus 11
Loppuselvityksen tarkastus OPH:ssa loppuselvityksen tarkastus on kaksivaiheinen: 1. asianomainen asiantuntija ja 2. taloustarkastaja. Loppuselvityksen liitteenä taloudenosalta on liitettävä kulukohtainen kirjanpitoraportti ja pääkirja. Jos hanke on yhteistyöhanke, niin yhteistyökumppaneiden osalta liitetään samat asiakirjat kuin yhteishanketta koordinoivalta avustuksen saajalta. Tee ja liitä kustakin hankkeesta talouden osalta yhteenveto esim. lomakkeella Yhteistyökumppaneiden kustannusarviot lomake (Excel), joka löytyy http://www.oph.fi/rahoitus/valtionavustukset/ammatillinen_koulutus Muut mahdolliset liitteet on mainittu avustuspäätöksessä. Yhteyshenkilö OPH:n suuntaan on ainoastaan yhteishanketta koordinoivan avustuksen saajan yhteyshenkilö. 06/09/2017 Opetushallitus 12
Tarkastusoikeus Opetushallituksella on oikeus suorittaa avustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Opetushallitus voi valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan tekemään tarkoitettuja tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi avustaa tarkastuksessa. Tarkastusoikeus koskee myös yhteistyökumppaneita, jotka on mainittu hakijan hankehakemuksessa. 06/09/2017 Opetushallitus 13
Lyhyt muistilista 1/2 1. Päätöksessä oleva OPH:n diaarinumero on asiointitunnus ja muista käyttää sitä mm. viestiessä OPH:n kanssa sekä viitteenä palautuksissa ja takaisinperinnässä. 2. Lue päätös, päätöksen liitteet ja yleisohje huolellisesti läpi. 3. Vie ne hankkeen taloushallintoon, jossa hankkeelle tehdään kustannuspaikka kuluille ja kerro tarvittavat tiedot kirjanpitoon kuten ed. on mainittu. 4. Tiedota yhteistyökumppaneita tekemään samat asiat omissa organisaatiossaan. 5. Pidä yhteyttä säännöllisesti yhteistyökumppaneihin, että hanke toteutuu päätöksen mukaan. 06/09/2017 Opetushallitus 14
Lyhyt muistilista 2/2 6. Jos päätöksessä on mainittu väliselvitys, tee se määräaikaan mennessä ohjeiden mukaan. 7. Hankeajan päätyttyä tee loppuselvitys yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Opetushallitukseen lähetään ainoastaan yksi loppuselvitys yhteishankkeista. 8. Kerää kirjanpitoraportit yhteistyökumppaneilta. 9. OPH:ssa loppuselvityksen tarkastus on kaksivaiheinen: sisältötarkastuksen tekee ao. asiantuntija ja talouden tarkastaa taloustarkastaja. 06/09/2017 Opetushallitus 15
Kiitos 06/09/2017 Opetushallitus 16