Pre-departure orientation for Fulbright Center Pre-Doctoral Research Fellows, Junior & Senior Scholar, Photojournalism & MCPD- Grantees 2012-2013
Fulbright Centerin stipendiohjelmat Fulbright-ohjelmat ASLA-Fulbright Graduate Grants ASLA-Fulbright Grant for a Junior Scholar ASLA-Fulbright Grant for a Senior Scholar ASLA-Fulbright Pre-Doctoral Research Fellows Program Fulbright-Technology Industries of Finland Grants Finnish Language and Culture Teaching Assistant Program (FLTA) Mid-Career Professional Development Grants Fulbright Grant in Photojournalism sponsored by Patricia Seppälä Foundation Distinguished Fulbright Awards in Teaching Muita ohjelmia Fulbright Center Undergraduate Grants Fulbright Scholar-in-Residence Program Fulbright-Schuman Program New Century Scholar Program International Fulbright Science and Technology Award*
Fulbright-ohjelman osapuolet Fulbright Center Council for International Exchange of Scholars CIES US Department of State (USDOS) J. William Fulbright Foreign Scholarship Board FSB IIE (Institute of International Education) AED (Academy for Educational Development)
Hyödyllistä tietoa: Fulbright Centerin Tietoa suomalaisille stipendiaateille osio: (http://www.fulbright.fi/index2.php?lang=fi&m=8&id=3234&sm=521) mm. lomakkeita (pankki, lääkärintarkastus) CIES:n Visiting Scholars intranet: www.cies.org/vsgrantees tunnus: vsgrantees; salasana: CIES_vsgrantee! Hyödyllistä tietoa Yhdysvalloista
Vastuunjako: Vastuu stipendiaateista on jaettu Fulbright Centerin ja CIES:n välillä näin: Ennen astumista Yhdysvaltojen maaperälle: Fulbright Center Yhdysvaltoihin saapumisen jälkeen: CIES Takaisin Suomessa: Fulbright Center
Yhteysorganisaatio USA:ssa: CIES CIES: Council for International Exchange of Scholars Tukiorganisaationne USA:ssa Viisumisponsorinne raportointi SEVIS kirjoittaa DS-2019 -lomakkeen Apua ongelmatilanteissa Enrichment Ensisijainen kontaktihenkilö Mike Worley (MWorley@iie.org) Ongelmatilanteissa pitäkää FC:n Aki tai Karoliina Kokko cc:nä kirjeenvaihdossa
Viisumin hakemiseen tarvittavat lomakkeet Dokumentit: mitä aiemmin, sitä parempi! Lähetä FC:lle 1. Lääkärintodistus (max. 6kk vanha) (ladattavissa FC:n sivuilta Tietoa suomalaisille stipendiaateille osiosta) 2. Vapaamuotoinen selvitys oleskelusta Yhdysvalloissa viimeisen 12 kk:n aikana 3. Kopiot passista (tai passeista) 4. Rahoitustodistukset stipendikauden muusta rahoituksesta (tiedossa oleva rahoitus merkataan DS-kaavakkeeseen!) 5. Grant Authorization Nämä tarvitaan DS-2019 kaavakkeeseen.
Miten prosessi etenee? FC tiedottaa valinnoistaan Yhdysvaltoihin FSB approval, eli virallinen vahvistus stipendeille Grant Authorization FC:stä stipendiaatille Grant Authorization takaisin allekirjoitettuna FC:lle ->CIES:lle DS-2019 laaditaan ja lähetetään teille tarkastettavaksi, kommentit Akille -> CIES:lle, joka kirjoittaa lopullisen DS-2019:n ja kirjaa teidät SEVIS-järjestelmään Lopullinen DS-2019 lähetetään teille Nyt alkaa varsinainen viisuminhaku: U.S. Consulate in Finland
DS-2019
Viisumia haettaessa tarvitaan: Voimassa oleva passi (voimassa 6kk Yhdysvalloista paluun jälkeen) DS-160 Non-Immigrant Visa Application Confirmation Page (Sähköinen hakemus) Kirjattu tai Pikakirje; tarvittavilla postimerkeillä ja palautusosoitteella varustettu kirjekuori (passi lähetetään siinä) Alkuperäinen DS-2019 lomake (lähetetään teille heti kun saapuu FC:hen) Todistus henkilökohtaisista varoista kuten lukee DS-2019-lomakkeessa Virkatodistus (issued within the past three months) Yhdysvaltoihin mukana tulevista puolisosta ja lapsista U.S. standardit täyttävä passikuva (ladataan DS-160-hakemukseen) Huom: Fulbright-stipendiaatit eivät maksa viisuminhakemiseen liittyviä maksuja! Täytä DS-160 viisumihakemus ja Varaa aika haastatteluun Lisätietoa U.S. Embassyn sivuilta: http://finland.usembassy.gov/application_requirements.html
J-1 / J-2 viisumit Fulbright-stipendiaatit saavat J-1 viisumin Research Scholar -statuksella J-2 viisumi yleensä puolisoille, mahdollisuus työntekoon (haetaan Yhdysvalloissa) Avopuoliso hakee turistiviisumia, jos oleskelu yli 3kk. Maahantulo ja lähtöpäivämäärät tarkat, 30 day grace period In-status / out of status? (CIES valvoo, että olette In-status) Viisumin päivämäärien vaihtaminen erittäin hankalaa sen jälkeen kun DS- 2019 on kirjoitettu Two-year home country residency requirement, eli 24 - month bar: Odotettava 24 kuukautta ennenkuin voi mennä uudestaan Yhdysvaltoihin Research Scholar statuksella Mutta voi tietyissä tapauksissa palata Yhdysvaltoihin J Short-Term Scholar statuksella Mikäli haluaa jatkaa oleskelua ->Hakemus CIES:lle, älä poistu Yhdysvalloista
Tehtävä saavuttuasi maahan CIES:lle toimitettava 10 päivän kuluessa Notification of Arrival Form (skannattuna Mikelle) kopio I-94:sta (oma + perheenjäsenten) kopiot viisumeista (oma + perheenjäsenten) kopiot DS-2019 lomakkeista (oma + perheenjäsenten) Hyödyllistä lisätietoa CIES:n Visiting Scholar intranetistä: www.cies.org/vsgrantees tunnus: vsgrantees; salasana: CIES_vsgrantee! CIES:n yhteyshenkilöt: Michael Worley, Program Associate, Mworley@iie.org, 202.686.7852 ja Jean McPeek, Assistant Director, jmcpeek@iie.org, 202.686.6246
Muu raportointi CIES:lle yhteystietojen muutokset 10 päivän kuluessa (myös FC!) final report (kaikki Fulbright-stipendiaatit) muutokset stipendissä ja ohjelmassa matkat USAn ulkopuolelle stipendikauden aikana: etukäteen yhteys CIES:iin (DS-2019 travel validation) muistakaa raportoida matkat haetaan lupaa työskentelyyn
CIES:n kautta haetaan myös extensions transfer of visa sponsorship Ohjeet CIES:n Visiting Scholar intranetissä HUOM! Jos haette muutoksia viisumiin, niin älkää tehkö lento- ym. muita varauksia ennenkuin olette saaneet virallisen dokumentin muutoksen toteutumisesta!
Raportointi FC:lle Epäviralliset raportit aina tervetulleita News Yhteystietojen muutokset Yhdysvaltalaisen pankkitilin tiedot CIES toimittaa kopion loppuraporteista meille Mid-year ja final reportit meille
Stipendin maksaminen Ota yhteyttä maksuaikataulun sopimiseksi On mahdollista maksaa osittain jo Suomessa Avatkaa amerikkalainen pankkitili ja lähettäkää tilitiedot Suomeen. Jos vain lyhyen aikaa Yhdysvalloissa stipendi voidaan maksaa Suomen tilille.
Pankkitilin avaaminen Avaa tili USA:ssa, Grant Authorization mukaan pankkiin Jos pankki mukana Swift -järjestelmässä, tilisiirrot nopeampia Swift = kansainvälinen lajittelukoodi (international routing code), myös muut koodit esim. ABA käyvät Toimita täydelliset tilitiedot FC:iin Tilisiirto vie noin 5-7 päivää Fulbright Centerin kaikki rahaliikenne tapahtuu keskiviikkoisin
Vakuutukset - ASPE: Accident and Sickness Program for Exchanges kaikille Fulbright-stipendiaateille - Tarkista oman yliopistosi vaatimukset vakuutuksista - ei kata perheenjäseniä. (Perheet ovat yleensä järjestäneet pidennetyn matkavakuutuksen Suomesta stipendikaudeksi) - kattaa sairaudet ja tapaturmat matka-ajalta, ei matkatavaroita - voimassa stipendikauden ajan (DS 2019-lomakkeen päivämäärät) - ei kata aikaa USA:n ulkopuolella (esim. lomat)
Vakuutukset/ASPE - Vakuutuskortti CIES:lta - Vakuutusopas: http://usdos.sevencorners.com/ - Puh. (800) 461 0430 - Toinen vakuutus ASPEn lisäksi voi olla suositeltava (tutustu ASPEn vakuutusehtoihin)
CIES:n järjestämä Enrichment Fulbright -seminaarit Metropolitan Area Enrichment Program (Boston, Chicago, Los Angeles, New York, San Francisco, Washington DC) NY Cultural Desk Fulbright Visiting Scholar Conference; (sis. matkat, majoitus, ruokailu, konferenssimaksu) jokavuotinen Fulbright-seminaari on avoin kaikkialta maailmasta saapuneille Fulbright-tutkijoille Occasional Lecturer Program matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin
Occasional Lecturer Program Matka-apurahat stipendikauden aikaisiin luennointi-, tutkimus-, tai konferenssimatkoihin Occasional Lecturer Program (OLP) tarjoaa matka-apurahoja Yhdysvalloissa vieraileville luennoitsijoille, jotta he voivat matkustaa luennoimaan yliopistoihin stipendijaksonsa aikana. OLP-luennoitsijat voivat esimerkiksi luennoida, osallistua laitoksen toimintaan ja tavata laitoksen henkilökuntaa ja opiskelijoita. Näin haetaan OLP-ohjelmaan: ota yhteyttä haluamaasi yliopistoon ja ilmaise mielenkiintosi tulla luennoimaan OLPohjelmassa yliopisto toimittaa sinulle kutsukirjeen lähetä OLP-ohjelman hakemus (saatavissa CIES:n sivuilta, www.cies.org/olp/ ) ja yliopiston kutsukirje CIES:lle, olp@cies.iie.org vierailun jälkeen lähetä CIES:lle arviointilomake ja CIES maksaa sinulle matkaavustuksen. Myös yliopistot voivat ottaa suoraan yhteyttä luennoitsijaan haun käynnistämiseksi. CIES julkaisee syksyisin oppaan, jossa ovat kaikki vuoden mittaan Yhdysvalloissa oleskelevat luennoitsijat.
IPR (Intellectual Property Rights) Tutkimustulosten IPR:stä kannattaa jutella isäntälaitoksen ja suomalaisen kotiyliopiston kanssa ennen Yhdysvaltoihin lähtöä Useimmilla yliopistoilla lakimies, kannattaa konsultoida
Mistä apua käytännön asioihin? - Iltapäivän session panelistit - Muut entiset ja nykyiset stipendiaatit, esim. samalta alueelta minne olette menossa tai tutkii samaa aihepiiriä - www.fulbright.fi: stipendiaateille osio - FC:n tietopalvelu - CIES:in verkkosivut - Suomi-Amerikka Yhdistysten Liitto - Isäntäyliopistosi - Aina saa ottaa suoraan yhteyttä FC:hen!
Fulbright-lähettilään rooli Kerro Fulbright-mahdollisuuksista sekä suomalaisille että yhdysvaltalaisille Muista kertoa, että olet fulbrighteri, Fulbright-ohjelman stipendiaatti Toimi kontaktihenkilönä stipendinhakua harkitseville ja osallistu Suomeen palattuasi Fulbright Centerin infotilaisuuksiin Kerro kollegoillesi, kirjoita blogissasi, jaa stipendiohjelmalinkkiämme soveltuvilla keskustelufoorumeilla, jaa FC:n Facebook-sivua eteenpäin tms. Pidä infotilaisuus isäntäyliopistosi/kotiyliopistosi kampuksella Fulbrightmahdollisuuksista Suomeen/Yhdysvaltoihin ja jaa tietoa Suomen korkeakoulutuksesta Käy isäntäyliopistosi kv.toimistossa kertomassa Fulbright-ohjelmasta Suomeen, vie esitteitä
Toimi yhteyshenkilönä uusille suomalaisille stipendiaateille (voivat olla kiinnostuneita esim. yhdysvaltalaisesta isäntäyliopistostasi tai alasi opinnoista Yhdysvalloissa) Osallistu Suomeen palattuasi Fulbright-orientaatioihin (omista kokemuksista kertominen) Kirjoita omasta Fulbright-kokemuksestasi Fulbright Center Newsiin / Fulbright Centerin nettisivulle (esim. henkilökohtainen blogi) Lisäksi sinulla on mahdollisuus toimia Suomessa yhdysvaltalaisen Fulbright-stipendiaatin buddy-henkilönä
Fulbright Center kesällä Aki isyysvapaalla lähiaikoina (viikon töissä - viikon vapaalla) kuuden viikon ajan, mutta prosessit etenevät. Kun Aki ei ole paikalla, Karoliina Kokko (karollina.kokko@fulbright.fi) toimii suomalaisten stipendien kontaktihenkilönä: Kannattaa laittaa Karoliina cc:ksi kaikkiin viesteihin, joten hän vastaa jos Aki ei ole paikalla FC auki läpi kesän ma - pe 9.00-15.00. Aki kesälomalla 25.6-16.7. Tuona aikana viesteihin vastaa Terhi Topi (terhi.topi@fulbright.fi)