KESÄREKRYTOINTI AAMUJAKELU Oy:ssä Toimenpiteet ja vaikutukset TAUSTATIETOA Aamujakelun jakoalue on jaettu neljään osaan: keskusta, itä, etelä ja länsi. Kullakin osalla on oma aluepäällikkönsä. Osat on jaettu jakajatiimeihin, joita on Pirkanmaalla 17. Jakajatiimi koostuu 15 30 jakajasta, jotka työskentelevät maantieteellisesti samalla alueella. Lomien määräytymistä tarkastellaan tiimeittäin, eli tiimien sisällä kaikki jakajat eivät voi yhtä aikaa olla lomalla. Tavoitteena on mahdollisimman pitkät lomitussuhteet, jolloin työn jälki on hyvää eikä paperisotaa tarvitse käydä läpi moneen kertaan saman henkilön kohdalla.
LOMITTAJATARVE Keväällä 2008 Aamujakelu Oy:ssä työskenteli n. 480 vakituista jakajaa Vuosilomaviikkoja heille kertyi yhteensä noin 2250 viikkoa Vuosilomien lisäksi lomittajia tarvittiin paikkaamaan uudehkoille jakajille annettuja palkattomia lomajaksoja. Näistä kertyi yhteensä n. 100 lomaviikkoa. Arvioimme, että tulemme tarvitsemaan kaikkiaan 180 lomittajaa. TYÖKALUT Käytössä on rekrytointijärjestelmä, johon sähköiset hakemukset jätetään suoraan, pääsääntöisesti Aamulehden verkkosivujen kautta. Järjestelmässä voi olla useita kohdennettuja hakuja, joten lomittajahakemukset saadaan lokeroitua omaksi ryhmäkseen. Järjestelmässä on haku toiminto, jolla voidaan etsiä esim. tietylle alueelle hakeneet, tai ne hakijat, joilla on auto käytössä. Myös postitse tulleet hakemukset täytetään järjestelmään.
POHJATYÖ Pohjatyön kesän rekrytointia varten tekevät tahoillaan jakajat, aluepäälliköt ja rekrytointi. Projekti alkaa tammikuussa. TAMMIKUU: HELMIKUU: Aluepäälliköt lähettivät jakajille tiedustelut lomatoiveista tammikuun loppupuolella. Rekrytointi aukaisi kesätyöntekijähaun MOLsivustolle. Jakajat palauttivat kesälomatoiveensa aluepäälliköille 15.2. mennessä. Rekrytointi osallistui Kesätyötorimessuille 19.2. Messuilta hakemuksia kertyi n. 250 kappaletta. Osa lomittajista pääsi aloittamaan työt tekemällä viimeisiä talvilomia. Projekti jatkuu MAALISKUU HUHTIKUU Aluepäälliköt kävivät lomatoiveet läpi. Rekrytointi konsultoi ongelmakohdissa. Lomat sorvattiin niin, että ne olisivat toimiva kokonaisuus. Jakajien lomatiimit. Rekrytointi julkaisi lehdissä kesätyöpaikkailmoitukset. Ilmoitukset olivat kahden peräkkäisen sunnuntain lehdissä. Haku julkaistiin myös opiskelijalehdissä. Aluepäälliköt vahvistivat jakajien vuosilomien ajankohdat ja postittivat tiedon jakajille. Rekrytointi järjesti yleiset infotilaisuudet kaikille kesätyötä hakeneille. Rekrytointi sopi työt vanhoille lomittajille. Myös vakituisten sijaisten työt sovittiin kesän ajalle. Haastattelut aloitettiin. Epäsopivat hakijat (esim. liian lyhytaikaista työtä hakevat) saivat tiedon hylkäämisestä.
TOUKOKUU KESÄKUU Jakajat järjestivät kevään viimeiset tiimit. Tiimeissä keskityttiin huolehtimaan siitä, että jakokirjat ovat lomittajia varten kunnossa sekä ulkoisesti että sisällöltään. Haastattelut jatkuivat. Toukokuun alusta alkavien lomien lomittajat aloittivat työt opastuksella ja harjoitteluilla. Toukokuun puolen välin jälkeen haastattelut oli tehty. Hakijoille lähetettiin tieto hyväksymisestä/hylkäämisestä sähköpostilla. Hyväksytyt saivat tarkemmat tiedot ajankohdista töiden aloittamista mukailevassa rytmissä. Valittujen päiväopastukset pienryhmissä (2 4 henkilöä), yöharjoittelut omilla piireillä sekä työsuhteiden alkaminen. MITÄ HYVÄÄ? Infotilaisuuksien avulla pystyimme tiedottamaan mahdollisimman monelle hakijalle palkkauksesta, työvuorokierrosta sekä muista lehdenjakajan toimenkuvaan liittyvistä asioista samalla kertaa. Infoissa kävi yhteensä n. 220 henkilöä, joten rekrytoinnin työaikaa säästyi huomattavasti. Samalla hakijoiden joukosta karsiutuivat ne, jotka olivat saaneet esim. jo toisen kesätyöpaikan. Työhön opastaminen pienryhmissä oli tehokasta ja säästi kustannuksia. Lomien suunnittelu niin, että ne muodostavat hyviä työputkia, mahdollistaa lomittajien pitkät sopimukset. Se sekä säästää aikaa ja vaivaa että sitouttaa tekijät töihinsä.
Pitkät lomitussopimukset karsivat myös harjoittelu ja perehdytyskustannuksia sekä jakovirheitä. Pitkien sopimusten myötä kesän rekrytointien lukumäärä on ollut jatkuvasti laskeva: vuonna 2006 :240 työsopimusta kesälomittajille vuonna 2007: 211 työsopimusta vuonna 2008:181 työsopimusta MITÄ HUONOA? Pitkissä sopimuksissa on myös riskinsä; jos vakituinen jakaja lopettaa työsuhteensa ennen kuin sovittu vuosiloma on pidetty, pahimmillaan lomittajalle joudutaan maksamaan palkkaa tyhjästä. Tilanne konkretisoitui kesän 2008 aikana kahdesti. Molemmilla kerroilla lomittajalle löytyi korvaavaa työtä sairaslomien paikkaajana.
Tavoitteet tulevaisuudessa Tavoitteena on, että sopimusten keskipituus olisi lomittajilla olisi tulevaisuudessa vähintään 15 viikkoa, jolloin jokainen lomittaja tekee ainakin kolmen jakajan loman. Tämä tarkoittaa, että lomittajasopimuksia tehtäisiin kesän aikana 155 kappaletta.