HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 1 TOIMINTASÄÄNTÖ 1. Kaupunginkirjaston toiminnan perusteet Toiminta-ajatus Visio 2017 Kaupunginkirjasto huolehtii kaupungin yleisestä kirjastotoimesta ja yleisten kirjastojen keskuskirjastolle kuuluvista tehtävistä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen hyväksymien tavoitteiden mukaisesti (johtosääntö 19 ). Kaupunginkirjaston toiminta perustuu kirjastolakiin (904/1998) ja - asetukseen (406/2013). Toimintasääntö perustuu kaupunginvaltuuston 23.4.2014 hyväksymään kaupunginkirjaston johtosääntöön. Kaikki ovat tervetulleita kirjastoon. Kulttuuri, tieto ja mahdollisuus oppimiseen ovat ulottuvillasi kirjaston tiloissa ja verkossa. Palvelemme asiantuntevasti ja mutkattomasti. Puolustamme tasa-arvoista tiedonsaantia ja sananvapautta. Toimintamme edistää kestävää kehitystä. Kehitämme kirjastopalveluja myös kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. Kirjasto on ideoiden ja ajatusten rikastamo, jossa tietoja, taitoja ja tarinoita jakamalla luomme yhdessä uutta kansalaisyhteiskuntaa. Arvot Asiakaslähtöisyys, luottamuksellisuus, luovuus, moniarvoisuus, moniuloitteisuus, taloudellisuus, tasa-arvo Kaupunginkirjaston suunnittelu- ja ohjausjärjestelmä Suunnittelu- ja ohjausjärjestelmässä lähtökohtana ovat kaupungin strategiat ja kaupunginkirjaston strategiset tavoitteet. Toimintaa ohjaavat kaupunginvaltuuston hyväksymä talousarvio ja taloussuunnitelma. Kirjastoilla ja yksiköillä on omat tulosbudjettinsa ja esimiehille on siirretty henkilöstö- ja taloushallinnon päätösvaltaa. Olennaisena osana johtamiseen kuuluvat henkilökunnan kanssa käytävät kehityskeskustelut ja ryhmäkehityskeskustelut. Vuosittain valmistellaan koko viraston talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotus ja määritellään viraston toimintasuunnitelma mittareineen. Henkilöstölle varataan mahdollisuus esittää ehdotuksia kaupunginkirjaston yhteisiksi tavoitteiksi. Kirjaston johtoryhmä seuraa tavoitteiden toteutumista. Sukupuolivaikutusten arviointia toteutetaan eri tavoin ja toiminnassa otetaan huomioon tasa-
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 2 arvonäkökulmat. Organisaation kaikilla tasoilla toteutettu riskienhallinta ja sisäinen valvonta tukevat tavoitteiden saavuttamista ja ovat osa johtamista. 2. Osastojen, toimistojen ja yksiköiden tehtävät 2.1 Osastot ja niiden tehtävät Kaupunginkirjastossa on kirjasto- ja asiakaspalvelujen osasto ja sisältö- ja tukipalvelujen osasto. Johtosäännön mukaan osastojen toimistotasoisesta yksikköjaosta päättää lautakunta. 2.1.1 Sisältö- ja tukipalvelujen osasto Osasto vastaa kirjastoverkkoa tukevasta sisältöpalveluista, yhteisestä kehittämisestä ja kehittämishankkeista sekä tukipalveluista. Sisältö- ja tukipalvelujen osaston toimistot ja yksiköt sekä niiden tehtävät: Hankinta- ja luettelointitoimisto hoitaa ja koordinoi keskitetysti kirjastoille aineiston tarjonnan ja valinnan, luokituksen, luetteloinnin ja indeksoinnin. Toimisto kehittää ja ylläpitää aineistotietokantaa, kirjastoaineiston hankintajärjestelmää sekä kirjaston omaa luokitusjärjestelmää. Lisäksi Hankintaja luettelointitoimisto vastaa yleisten kirjastojen konsortion toiminnasta sekä valtakunnallisen metadataprosessin kehittämisestä. Toimiston päällikkönä on toimistopäällikkö. Toimiston päällikkö vastaa osaltaan määrärahojen käytöstä ja seurannasta. Kehittämistoimisto vastaa henkilökunnan osaamisen kehittämisestä ja tukee esimiehiä osaamisen johtamisessa. Toimisto tuottaa viraston johdon ja esimiesten käyttöön tutkimuksia, selvityksiä ja tilastoja. Toimisto antaa tukea strategiatyössä ja johtamisessa ja antaa menetelmäapua palveluiden laadun parantamisessa. Toimisto koordinoi kirjaston pedagogista toimintaa sekä hankkeita ja projekteja. Lisäksi toimistossa on tilasuunnitteluyksikkö. Yksikkö vastaa tilahankkeiden suunnittelusta, organisoinnista ja hallinnosta kaupunginkirjaston osalta ja huolehtii suunnittelun ohjauksesta tilahankkeissa. Yksikkö suunnittelee kaupunginkirjaston osuuden tilahankkeiden taloudessa. Yksikkö konsultoi ja tukee kirjastoja tilamuutosprosessissa ja tuottaa suunnittelupalveluja pienehköissä tilamuutostarpeissa. Kehittämistoimiston päällikkönä on kehittämispäällikkö. Toimiston päällikkö vastaa osaltaan määrärahojen käytöstä ja seurannasta.
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 3 Tietohallintotoimisto vastaa kirjaston tietohallinnon ja tietoinfrastruktuurin kehittämisestä ja hallinnosta sekä digitaalisista kehittämishankkeista. Toimiston päällikkönä on tietohallintopäällikkö. Toimistossa on seuraavat yksiköt: Tietotekniikkayksikkö vastaa kaupunginkirjaston tietoteknisen infrastruktuurin ja ohjelmistojen ylläpidosta ja kehittämisestä sekä teknisestä tuesta. Yksikkö vastaa myös verkkopalveluiden teknisestä kehittämisestä ja tuesta. Yksikön päällikkönä on tietotekniikkapäällikkö. Verkkokirjastoyksikkö tuottaa, arvioi, kehittää ja koordinoi kirjaston sisäisiä ja julkisia verkkopalveluita sekä vastaa niiden toimituksellisesta sisällöstä. Yksikkö vastaa verkkotietopalvelujen kehittämisestä sekä Helsingin osalta HelMet-palvelun kehittämisestä. Yksikkö vastaa myös kirjastojärjestelmän ja HelMet-palvelun päivittäisestä toiminnasta, yhteydenpidosta järjestelmän ja käyttöpalvelun toimittajiin sekä käyttäjiin. Sovelluspäällikkö koordinoi järjestelmäyhteistyötä HelMet-kirjastojen kesken. Verkkopäätoimittaja koordinoi HelMet.fi-sivustoyhteistyötä ja muuta HelMet-yhteistä verkkoviestintää. Verkkokirjastoyksikön päällikkönä on johtava suunnittelija. ICT-palveluyksikkö vastaa kaupunginkirjaston it-tukipalveluista ja käyttäjähallinnasta. Yksikkö vastaa myös kirjastoautomaatiosta. Lisäksi yksikkö huolehtii lähitukihenkilöverkon ylläpidosta ja järjestää koulutus- ja opastustilaisuuksia henkilökunnalle. Se osallistuu verkossa olevien sähköisten palveluiden ja mobiilipalveluiden käytön asiakasopastukseen. Yksikön päällikkönä on tietotekniikkasuunnittelija. Henkilöstöyksikkö vastaa kirjaston hr-toimintojen kehittämisestä sekä henkilöstöhallinnon asiantuntijapalveluista. Lisäksi yksikkö tuottaa valmistelua ja päätöksentekoa varten henkilöstöä koskevia suunnittelu-, seuranta- ja raportointipalveluja. Henkilöstöyksikön päällikkönä on henkilöstöpäällikkö. Yksikön päällikkö vastaa osaltaan yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä ja seurannasta. Markkinointiyksikkö vastaa kaupunginkirjaston markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta, kuten kampanjoista, tapahtumista, markkinointimateriaaleista ja visuaalisesta ilmeestä. Tehtäviin kuuluvat myös konsultointi ja koulutus markkinointiasioissa. Markkinointiyksikön päällikkönä on markkinointipäällikkö. Yksikön päällikkö vastaa osaltaan yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä ja seurannasta.
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 4 Talousyksikkö vastaa talouden yleislinjojen kehittämisestä ja talouden suunnittelusta sekä viraston kirjanpidosta ja maksuliikenteestä niihin liittyvistä koulutuksista Yksikkö tukee valmistelua ja päätöksentekoa suunnittelu-, seuranta- ja raportointipalvelulla sekä koordinoi ja kehittää sisästä laskentaa ja yksiköiden taloudenpitoa. Lisäksi yksikkö ylläpitää ja kehittää talouden ja kirjanpidon järjestelmien tietosisältöjä, suorittaa sisäistä valvontaa ja raportoi määrärahojen käytöstä. Yksikön toimialaan kuuluvat riskienhallinta, varautuminen ja suojelutoiminta sekä ympäristöjohtaminen. Yksikön päällikkönä on talouspäällikkö. Yksikön päällikkö vastaa osaltaan yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä ja seurannasta. Talouspäällikön vastuulla on myös koko kaupunginkirjaston investointimääräahojen seuranta. Viestintäyksikkö vastaa kaupunginkirjaston keskitetystä viestinnästä, eli sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelusta, kehittämisestä ja toteutuksesta. Tehtäviin kuuluvat myös konsultointi ja koulutus viestintäasioissa. Viestintäyksikön päällikkönä on viestintäpäällikkö. Yksikön päällikkö vastaa osaltaan yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä ja seurannasta. Kirjasto 10 ja Kaupunkiverstas muodostavat yhden yksikön, jota johtaa osastonjohtaja. Yksikkö on erikoistunut kokeilemaan uusia palvelukonsepteja ja se muodostaa yhden perustan tulevalle keskustakirjastolle. Kirjasto 10:llä on muita kirjastoja laajempi vastuu musiikkikirjastokokoelmien kehittämisessä ja ylläpidossa. Kaupunkiverstas on toimipiste, jossa asiakkaat voivat opetella käyttämään uusia teknologioita. Siellä toimii myös pienyrittäjien itsenäisten työskentelijöiden toimistotila Urban Office. Yksikön päällikkö vastaa osaltaan yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä ja seurannasta. 2.1.2 Kirjasto- ja asiakaspalvelujen osasto Osasto vastaa kaupunginosien kirjastopalvelujen järjestämisestä ja asiakaspalvelun kehittämisestä hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti. Kirjasto- ja asiakaspalvelujen osastolle kuuluvat kirjastoyksikön toimistotasoiset yksiköt ovat: Itäkeskuksen kirjasto, Kallion kirjasto, Pasilan kirjasto, Rikhardinkadun kirjasto, Töölön kirjasto sekä Vuosaaren kirjasto. Yhden kirjaston muodostamia yksiköitä ovat: Kannelmäen kirjasto, Malmin kirjasto, Oulunkylän kirjasto ja Viikin kirjasto. Yhden hallinnollisen yksikön muodostavat Arabianrannan ja Käpylän kirjastot, Etelä-Haagan ja Pohjois-Haagan kirjastot, Herttoniemen ja Roihuvuoren kirjastot, Itäkeskuksen kirjasto ja Myllypuron mediakirjasto, Kontulan ja Jakomäen kirjastot, Lauttasaaren kirjasto ja Ruoholahden lastenkirjasto, Laajasalon ja Suutarilan kirjasto, Malminkartanon ja Pitäjänmäen kirjastot,
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 5 Maunulan ja Paloheinän kirjastot, Munkkiniemen kirjaston ja Pikku Huopalahden lastenkirjasto, Puistolan ja Tapulikaupungin kirjastot, Pukinmäen ja Tapanilan kirjastot, Vallilan ja Suomenlinnan kirjastot. Muut kirjastoyksiköt: Kirjastoauto ja Sakarinmäen kirjasto, Laitoskirjastot ja Kotikirjasto. Yksiköiden tehtävänä on kehittää ja tuottaa asukaslähtöisiä strategisten linjausten mukaisia kirjastopalveluja. Yhden tai useamman kirjaston muodostaman yksikön päällikkönä on kirjastonjohtaja, jonka tehtäviin kuuluu - johtaa, kehittää ja valvoa yksikkönsä toimintaa henkilöstön ja muiden resurssien osalta - vastata osaltaan yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä ja seurannasta - yhteistyön ja asiakkuuksien kehittäminen 2.2 Valtakunnalliset ja kansainväliset tehtävät Valtakunnallisia ja kansainvälisiä tehtäviä hoidetaan kolmessa yksikössä: Valtakunnalliset verkkopalvelut (Kirjastot.fi) -yksikkö tuottaa ja kehittää yhdessä kirjastojen kanssa verkkopalveluita kirjastoille sekä niiden asiakkaille. Yksikön päällikkönä on johtava suunnittelija. Valtakunnalliset kirjastopalvelut yksikön päällikkönä on johtava suunnittelija, joka toimii Yleisten kirjastojen neuvoston ja työvaliokunnan sihteerinä. Sihteerin tehtävänä on koordinoida asioiden valmistelua työvaliokunnan ja neuvoston kokouksiin, valmistella ja panna toimeen työvaliokunnassa ja neuvostossa käsiteltäviä asioita sekä tiedottaa työvaliokunnan ja neuvoston toiminnasta. Kansainvälisten asioiden koordinoinnista vastaa projektipäällikkö. Hänen tehtäviinsä kuuluu kansainvälisten projektien suunnittelu ja koordinointi. Lisäksi hän organisoi kansainvälisiä seminaareja kotimaassa ja osallistuu kansainvälisten kirjastojärjestöjen toimintaan. 3. Johtaminen ja ylimmän johdon vastuut Kaupunginkirjaston ylimpään johtoon kuuluvat kirjastotoimen johtaja ja kaksi kirjastotoimen apulaisjohtajaa eli kirjasto- ja asiakaspalvelujen osaston päällikkö ja sisältö- ja tukipalveluiden osaston päällikkö.
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 6 Kirjastotoimen johtajan ja kirjastotoimen apulaisjohtajien tehtävistä on määrätty johtosäännön 25 :ssä ja 26 :ssä. Viraston päällikkö johtaa viraston toimintaa ja vastaa siitä, että hyväksytyt tavoitteet saavutetaan (johtosääntö 21 ). Osaston päällikkö johtaa osaston toimintaa ja vastaa siitä, että hyväksytyt tavoitteet saavutetaan (johtosääntö 21 ). 3.1 Kirjastotoimen johtajan vastuut Kirjastotoimen johtajan päävastuina ovat: - kirjastotoimen kokonaisvaltainen johtaminen ja kehittäminen - keskustakirjaston suunnittelun ohjaaminen - kaupungin sisäisten kumppanuuksien hoitaminen - pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen yhteistyön kehittäminen - yleisten kirjastojen keskuskirjastotehtävään liittyvät valtakunnalliset tehtävät - kansainvälisen yhteistyön edistäminen - kirjaston yhteisökuvan vahvistaminen ja markkinointi Kirjastotoimen johtaja vastaa siitä, että keskuskirjastotehtävään kuuluvat valtakunnallista kirjastotoimintaa koskevat tehtävät tulevat hoidetuiksi (johtosääntö 25 ). Kirjastotoimen johtajan alaisuudessa ovat - kirjastotoimen apulaisjohtajat - valtakunnallisista kirjastopalveluista sekä valtakunnallisista verkkopalveluista vastaavat johtavat suunnittelijat - johdon assistentti sekä hallintosihteeri - kansainvälisistä tehtävistä vastaava projektipäällikkö 3.2 Osastopäälliköiden vastuut Kirjasto- ja asiakaspalvelujen osasto: Osaston päälliköllä on kokonaisvastuu eri kaupunginosien kirjastopalvelujen toimivuudesta ja tasapuolisuudesta sekä asiakaspalvelun, asiakaspalvelukulttuurin ja eri asiakasryhmien palvelujen kehittämisestä. Hänen vastuulleen kuuluvat myös kirjastojen alueellisen yhteistyön koordinointi sekä kirjastojen palvelutarjonnan arviointi. Hän toimii kirjastonjohtajien (23 henkilöä) esimiehenä.
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 7 Sisältö- ja tukipalvelujen osasto: Osaston päälliköllä on kokonaisvastuu kaupunginkirjaston kokoelmista ja niistä muodostetun tietokannan tietosisällöstä sekä tekijänoikeusasioista. Osaston päälliköllä on kokonaisvastuu kirjaston kehittämisestä, mukaan lukien Keskustakirjastohanke. Hän vastaa myös Kirjasto 10:n ja Kaupunkiverstaan toiminnasta sekä kaupunginkirjaston keskitetyistä hallinto-, henkilöstö-, markkinointi-, viestintä-, talous- ja tilasuunnittelupalveluista sekä tietohallinnosta. 3.3 Ylimmän johdon estyneenä oleminen ja sijaisuudet Viraston päällikön ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa lautakunnan määräämä osaston päällikkö ja osaston päällikön ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa viraston päällikön määräämä viranhaltija. Kirjastotoimen johtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa sisältö- ja tukipalvelujen osaston kirjastotoimen apulaisjohtaja ja hänen ollessa estyneenä kirjasto- ja asiakaspalvelujen osaston kirjastotoimen apulaisjohtaja (Kklk 10.6.2014). Sisältöpalvelujen osaston päällikön ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa kehittämispäällikkö. Kirjasto- ja asiakaspalveluiden osaston päällikön estyneenä ollessa hänen tehtäviään hoitaa Itäkeskuksen kirjaston johtaja. 3.4 Johtoryhmät ja ohjausryhmät Kaupunginkirjaston johtoryhmän (Joryn) lisäksi osastojen johtamista varten on kaksi osastokohtaista johtoryhmää: kirjasto- ja asiakaspalvelujen osaston johtoryhmä sekä sisältö- ja tukipalvelujen osaston johtoryhmä. Lisäksi toimivat tietohallinnon palveluita kehittävä tietohallinnon ohjausryhmä sekä sisältöpalveluja kehittävä sisältöpalvelujen ohjausryhmä. Johto- ja ohjausryhmät tiedottavat toiminnastaan ja tehdyistä päätöksistä kirjaston intranetissa. 3.4.1 Kaupunginkirjaston johtoryhmä (Jory) Johtoryhmään (Jory) kuuluvat pysyvinä jäseninä kirjastotoimen johtaja puheenjohtajana, kaksi kirjastotoimen apulaisjohtajaa, kehittämispäällikkö ja tietohallintopäällikkö. Lisäksi johtoryhmä nimeää ryhmään kaksivuotiskaudeksi yhden kirjastonjohtajan ja hänen varahenkilönsä. Henkilöstöjärjestöt nimeävät yhden henkilöstön edustajan ja hänen varahenkilönsä kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Jory kokoontuu
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 8 vähintään kerran kahdessa viikossa kesäkautta lukuun ottamatta. Johtoryhmä järjestää vähintään kolme kertaa vuodessa yhteiskokouksen osastojen johtoryhmien kanssa. Näihin kokouksiin kutsutaan myös valtakunnallisista verkkopalveluista vastaavan yksikön päällikkö. Johtoryhmän tehtävät: 3.4.2 Osastojen johtoryhmät - johtaa kaupunginkirjastoa strategian mukaisesti - analysoi ja arvioi toiminnan tavoitteellisuutta ja tuloksellisuutta - huolehtii resurssien kokonaisvaltaisesta ohjauksesta - käsittelee talousarvioehdotuksen ja taloussuunnitelman - huolehtii yhteistoimintasopimuksen mukaisista velvoitteista - huolehtii yhteyksistä keskeisiin sidosryhmiin - huolehtii yleisten kirjastojen keskuskirjastotoimintaan liittyvistä tehtävistä - kehittää toimintaa kokonaisvaltaisesti - käsittelee lautakunta-asiat - varmistaa kaupunginkirjaston toiminnallisen yhtenäisyyden Kirjasto- ja asiakaspalveluiden osaston johtoryhmä Kirjasto- ja asiakaspalvelujen osaston johtoryhmään kuuluvat pysyvinä jäseninä asianomainen kirjastotoimen apulaisjohtaja puheenjohtajana, kaupunginkirjaston johtoryhmään kuuluva kirjastonjohtaja ja hänen varahenkilönsä. Asiantuntijajäseninä ryhmään kuuluvat henkilöstöpäällikkö sekä kehittämispäällikkö. Johtoryhmä nimeää kaksivuotiskaudeksi ohjausryhmään kolme kirjastonjohtajaa tai muuta esimiestä ja järjestöt yhden henkilöstön edustajan ja hänen varahenkilönsä. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Kirjasto- ja asiakaspalvelujen osaston johtoryhmän tehtävät: - toimii kirjastotoimen apulaisjohtajan tukena strategian mukaisen toiminnan ohjaamisessa - tekee johtoryhmälle ehdotuksia ja tuo asukasnäkökulman toimintasuunnitelmaan - hyväksyy toimintasuunnitelman ja seuraa sen toteuttamista - arvioi toimintaa ja valvoo ja seuraa tavoitteiden toteutumista - kehittää ja ohjaa eri asukasryhmien palveluita - seuraa osaston määrärahojen käyttöä - valmistelee osaston resursointiin ja palvelutarjontaan liittyvät asiat - käsittelee henkilöstömitoituksen omalta osaltaan - määrittelee asiakaspalvelun painopisteet
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 9 - tukee paikallista johtamista ja esimiestyötä - varmistaa kaupunginosakirjastojen toiminnallisen yhtenäisyyden ja alueellisen sidosryhmäyhteistyön Sisältö- ja tukipalvelujen johtoryhmä 3.4.3 Ohjausryhmät Sisältö- ja tukipalvelujen osaston johtoryhmään kuuluvat pysyvinä jäseninä asianomainen kirjastotoimen apulaisjohtaja puheenjohtajana sekä hankinta- ja luettelointitoimiston toimistopäällikkö, henkilöstöpäällikkö, kehittämispäällikkö, markkinointipäällikkö, keskitetyistä lainauspalveluista vastaava osastonjohtaja, talouspäällikkö, ja viestintäpäällikkö. Johtoryhmä nimeää ryhmään kaksivuotiskaudeksi yhden kirjastonjohtajan ja järjestöt yhden henkilöstön edustajan ja hänen varahenkilönsä. Ryhmän tehtävät: - toimii kirjastotoimen apulaisjohtajan tukena strategian mukaisen toiminnan ohjaamisessa - tekee johtoryhmälle ehdotuksia - arvioi toimintaa ja seuraa tavoitteiden toteutumista - valmistelee osaston resursointiin ja palvelutarjontaan liittyvät asiat - varmistaa kaupunginkirjaston johtoryhmän päätösten toimeenpanon - linjaa kehittämishankkeita sekä palvelujen ja henkilöstön kehittämisen toimenpiteitä - edistää kirjaston työsuojelua ja työhyvinvointia - huolehtii riskienhallinnan ja turvallisuuden edistämisestä ja sisäisen valvonnan toteutumisesta Sisältöpalvelujen ohjausryhmä Sisältöpalvelujen ohjausryhmään kuuluvat pysyvinä jäseninä asianomainen kirjastotoimen apulaisjohtaja puheenjohtajana sekä hankinta- ja luettelointitoimiston toimistopäällikkö. Johtoryhmä nimeää ryhmään kaksivuotiskaudeksi kaksi kirjastonjohtajaa sekä 3-4 muuta esimiestä ja järjestöt yhden henkilöstön edustajan ja hänen varahenkilönsä. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Sisältöpalvelujen ohjausryhmän tehtävät: - edistää asiakaspalvelun ja kokoelmatyön kohtaamista - kehittää ja ohjaa kokoelmien hallintaprosessia - kehittää uusia sisältöpalveluja
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 10 - koordinoi erikielisiä kokoelmapalveluja sekä musiikkikirjastotyötä - koordinoi tapahtumapalveluita ja kehittää osaltaan yhteistyöverkostoja - määrittelee kokoelmatyön painopisteet - tukee kirjastojen kokoelmatyötä - valmistelee aineistomäärärahan jaon johtoryhmälle Tietohallinnon ohjausryhmä Tietohallinnon ohjausryhmään kuuluvat pysyvinä jäseninä tietohallintopäällikkö puheenjohtajana, sovelluspäällikkö, tietotekniikkayksikön päällikkö, verkkokirjastoyksikön johtava suunnittelija ja ICT-palveluyksikön päällikkönä toimiva tietotekniikkasuunnittelija. Johtoryhmä nimeää ryhmään kaksivuotiskaudeksi kaksi kirjastojen edustajaa ja järjestöt yhden henkilöstön edustajan ja hänen varahenkilönsä. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Tietohallinnon ohjausryhmän tehtävät: 3.5 Alueelliset kokoukset - arvioi ja koordinoi ICT-palveluita - koordinoi tietoteknisten palveluiden kehittämistä - arvioi hankkeita tietohallinnon näkökulmasta - vastaa kokonaisarkkitehtuurinäkökulman toteutumisesta - tekee ehdotuksia ICT-palveluiden kehittämisen painopisteistä ja tarvittavista resursseista - arvioi ja koordinoi Helsingin roolia seudullisten ICT-palveluiden kehittämisessä ja tuottamisessa Alueellisia kokouksia pidetään tarpeen mukaan. Johtoryhmä nimeää aluekokousten kokoonkutsujat kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Aluekokouksiin osallistuvat kaikki kyseisen alueen esimiehet. Kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Kokouksista tehdään muistiot, jotka tallennetaan kirjaston intranetiin. Alueellisten kokousten tehtävät: - seuraa ja kehittää alueensa palvelutarjontaa - kehittää yhteistyömuotoja ja asukasyhteistyötä - tuo kirjastoverkon, asiakaspalvelun ja asiakkaiden näkökulman suunnitelmiin ja päätöksentekoon - toimii alueen esimiesten vertaistukiryhmänä - tukee johtamista ja esimiestyötä - valmistelee ja panee täytäntöön johtoryhmistä ja ohjausryhmistä
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 11 - tulevat valmistelu- ja täytäntöönpanotehtävät - seuraa resurssien käyttöä 4. Henkilökunnan valinta ja kelpoisuusvaatimukset Johtosäännön 28 :ssä määritellään ylimmän johdon kelpoisuusvaatimukset. Kirjastotoimen johtajan ja kirjastotoimen apulaisjohtajien kelpoisuusvaatimuksena on sen lisäksi, mitä erikseen on säädetty, virkaan soveltuva ylempi korkeakoulututkinto, minkä lisäksi heillä tulee olla tuntemusta kirjastotyöstä sekä kokemusta hallinto- ja johtamistehtävissä. Muulta henkilökunnalta vaadittavan kelpoisuuden määrää valinnan suorittaja ottaen huomioon, mitä erikseen on säädetty. Johtosäännön 29 :ssä määritellään henkilökunnan valinnasta. Kirjastotoimen johtajan valitsee kaupunginvaltuusto lautakunnan annettua hakijoista lausuntonsa. Kirjastotoimen apulaisjohtajat valitsee kaupunginhallitus lautakunnan annettua hakijoista lausuntonsa. Toimistotasoisen yksikön päälliköt ottaa lautakunta. Lisäksi suoraan virastopäällikön alaisuudessa työskentelevien viranhaltijoiden ja esimiesasemassa olevien työntekijöiden ottaminen kuuluu kulttuuri ja kirjastolautakunnan tehtäviin (Kvsto 23.4.2014 135 ja Khs 28.4.2014 513). Muun henkilökunnan valitsee viraston päällikkö tai hänen määräämänsä. 5. Muut kokouskäytännöt ja työryhmät 5.1 Henkilöstöfoorumit ja esimiesneuvottelut 5.2 Teemaryhmät Johtoryhmä kutsuu koolle henkilöstöfoorumeita ja esimiesneuvotteluja 3-4 kertaa vuodessa. Niiden tarkoituksena on palvella strategian toteuttamista sekä lisätä henkilöstön, esimiesten ja johdon vuorovaikutusta. Johtoryhmä voi nimetä teemaryhmiä ja kirjaa samalla niiden raportointivelvollisuuden. Teemaryhmien tehtävänä on kehittää ja arvioida palvelun eri osa-alueita tai tiettyjen asiakassegmenttien palveluja. Lisäksi kaupunginkirjastossa on asiantuntija- ja projektiryhmiä, jotka ovat kirjastotoimen johtajan tai kirjastotoimen apulaisjohtajan nimeämiä.
HELSINGIN KAUPUNKI TOIMINTASÄÄNTÖ 12 6. Delegoinnit ja työnjohdolliset määräykset Kaupunginkirjaston johtosääntöön, kaupunkitason päätöksiin ja ohjeisiin sekä lakeihin ja asetuksiin ja muihin määräyksiin perustuvat delegointipäätökset ja työnjohdolliset määräykset julkaistaan kaupunginkirjaston intranetissä. 7. Osallistumis- ja yhteistoimintajärjestelmä Kaupunginkirjastossa noudatetaan kaupungin voimassa olevaa yhteistoimintasopimusta vuodelta 2008 sekä kaupunginkirjaston yhteistoimintaohjetta vuodelta 2014. 7.1 Henkilöstötoimikunta 8. Voimaantulo Henkilöstötoimikunnassa on 12 jäsentä, joista kuusi edustaa työnantajaa ja kuusi henkilöstöä. Lisäksi kokoukseen osallistuvat asiantuntijoina kirjaston työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut. Puheenjohtajan toimii kirjastotoimenjohtaja ja varapuheenjohtajana henkilöstön edustaja. Järjestöt sopivat keskenään henkilöstön edustuksesta. Henkilöstötoimikunta kokoontuu vähintään neljä kertaa vuodessa. Henkilöstötoimikunnan tehtävät ja kokouskäytäntö on määritelty yhteistoimintaohjeessa. Tämä toimintasääntö tulee voimaan 10.6.2014