Hallitusten asiakirjojen käsittely ja arkistointi. Ohje



Samankaltaiset tiedostot
Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteisten asiakirjojen ja niihin rinnastettavien tietoaineistojen säilytysvastuut, -muodot ja ajat

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Selvitys sähköisen arkistoinnin haasteista

Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista

Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

Hankeasiakirjojen arkistointiohje

Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) Hallintoyksikkö /2011/561 Kansallisarkisto

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Suomalainen lainsäädäntöprosessi ja sen metatiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

A Diaarit Diaareja ei ole laadittu. Vuodesta 2002 käytössä Kirkkohallituksen asianhallintaohjelman diaari. Aa Postikirjat hävitetty 5.12.

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

ASIAKIRJAHALLINNON AJANKOHTAISPÄIVÄ

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

TIETOSUOJASELOSTE Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tampereen kaupunki TUTKIMUSLUPAHAKEMUS 1 (5) Sähköpostiosoite. Väitöskirja Lisensiaattitutkimus Pro gradu Ammatillinen opinnäytetyö Muu, mikä

LIITTEET. asiakirjaan. Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖKSEKSI

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Tietosuojaseloste / Dynasty 360 dokumentin- ja asianhallinta

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO]

Sähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet.

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1 (5) Sosiaali- ja terveysvirasto

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Hyvinkään kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p Marjut Malo-Siltanen p ja Jaana Rimpi-Muhonen p.

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, Vesilahti Puh

kh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu:

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Dnro 344/03/2004

JHS 156 suosituksen päivitys

1 Artikla. Sopimuksen tarkoitus

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1 (5) Kaupunkisuunnitteluvirasto Liikennesuunnitteluosasto Liikennesuunnittelupäällikkö

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

LIITE. asiakirjaan EHDOTUS NEUVOSTON PÄÄTÖKSEKSI

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

VALTIONTALOUDEN TARKASTUSVIRASTON YLEISOHJEET JÄLKI-ILMOITUKSEN TEKE- MISESTÄ VUODEN 2011 EDUSKUNTAVAALEISSA

Keskusvaalilautakunta päätti vuoden 2017 kuntavaalien asiakirjojen käsittelystä seuraavasti:

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

Verkkolaskujen arkistointi

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi

RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE

Oikeusministeriö PL VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Miksi arkisto järjestetään?

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Kempeleen kunta Rakennusvalvonnan paperiarkiston digitoinnin projektisuunnitelma

OPPILASREKISTERISELOSTE

VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

L1per1 ... Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1 (6) Kaupunginkanslia

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1 (5) Sosiaali- ja terveystoimiala Perhe- ja sosiaalipalvelut -palvelukokonaisuus Lastensuojelu

Tietosuoja-asetus Tietoarkiston näkökulmasta. Aila ja aineistojen jatkokäyttö -seminaari Arja Kuula-Luumi Kehittämispäällikkö

Kirkon keskushallinnon arkistonmuodostajia ovat Kirkkohallitus, piispainkokous ja kirkolliskokous.

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 1 (5) Sosiaali- ja terveysvirasto Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut Osastopäällikkö

Tietosuojaseloste / Dokumentin- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)

Muutoksenhaku Oikaisuvaatimusohje, sosiaali- ja terveyslautakunta

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue vanhustyön johtaja Tuula Jutila Yhteystiedot Lehtimäentie 2 c Pirkkala p

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

LIITTEET. asiakirjaan. Ehdotus neuvoston päätökseksi

Ohessa lähetetään perustuslain 97 :n mukaisesti selvitys, joka koskee Euroopan parlamentin kokoonpanoa vuoden 2014 vaalien jälkeen.

82 Päätös tutkimuslupahakemuksesta HEL Päätös

Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

1 (5) EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat GEOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS TIETOSUOJASELOSTE GTK/151/00.19/2016

Valtioneuvoston kanslia PERUSMUISTIO VNEUS VNEUS Hulkko Johanna(VNK) JULKINEN

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

LIITE. asiakirjaan EHDOTUS NEUVOSTON PÄÄTÖKSEKSI

TUTKIMUSLUPAHAKEMUS. Sosiaali- ja terveystoimi 1 (5) 1 TUTKIMUSLUVAN HAKIJA Nimi. Osoite. Tutkimuslaitos, oppilaitos tai muu organisaatio

Transkriptio:

Hallitusten asiakirjojen käsittely ja arkistointi Ohje Valtioneuvoston kanslian määräykset, ohjeet ja suositukset 5/2010

Hallitusten asiakirjojen käsittely ja arkistointi Ohje Valtioneuvoston kanslian määräykset, ohjeet ja suositukset 5/2010

VALTIONEUVOSTON KANSLIAN MÄÄRÄYSKOKOELMA Määräys X Ohje Suositus Asiasisältö tai otsikko Hallituksen asiakirjojen käsittely ja arkistointi Numero tai muu yksilöivä tieto Diaarinumero VNK/1410/71/2010 Viranomainen Valtioneuvoston kanslia Antamispäivä 20.10.2010 Voimaantuloajankohta 20.10.2010 Kohderyhmä Ministeriöt Voimassaoloaika 10.10.2010 lukien toistaiseksi Kumoaa/muuttaa 11.4.2008 annetut määräykset hallitusten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista Yhteystiedot Valtioneuvoston viestintäyksikö, julkaisut@vnk.fi Julkaisun kieli Suomi ISBN (paino) 978-952-5896-35-0 ISBN (PDF) 978-952-5896-36-7 ISSN 1798-9531 Julkaisusarjan nimi ja numero Valtioneuvoston kanslian määräykset, ohjeet ja suositukset 5/2010 Julkaisu PDF:nä www.vnk.fi/julkaisut Lisätietoja: julkaisut@vnk.fi Painopaikka Valtioneuvoston kanslia Kustantaja Valtioneuvoston kanslia PL 23, 00023 Valtioneuvosto P. 09 16001, 09 57811 Julkaisun jakelu ja välitys www.vnk.fi/julkaisut Lisätietoja: julkaisut@vnk.fi

6.10.2010 10.9.2010 VNK/1410/71/2010 VNK/1295/26/2010 Asiakirjan luonne: OHJE Sisältö: Hallitusten asiakirjojen käsittely Voimassaolo: Toimivalta: 20.10.2010 LUKIEN TOISTAISEKSI VNK TYÖJÄRJESTYS (394/2007) 33 1 MOM. 1 KOHTA KUMOAA 11.4.2008 ANNETUT MÄÄRÄYKSET HALLITUSTEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYSTÄ JA ARKISTOINNISTA Asia Hallitusten asiakirjojen käsittely- ja arkistointi Valtioneuvoston kanslia on tänään hyväksynyt oheisen kanslian ohjeen hallitusten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista. Mari Kiviniemi Pääministeri Pentti Vesanen Tietopalvelupäällikkö LIITE Ohje TIEDOKSI Ministerit Ministeriöt Ministeriöiden hallintojohtajat Sisäinen tiedotus/ VNK KÄYNTIOSOITE POSTIOSOITE PUHELIN FAKSI SÄHKÖPOSTI Snellmaninkatu 1, Helsinki PL 23, 00023 Valtioneuvosto (09) 16001, (09) 57811 (09) 1602 2165 kirjaamo@vnk.fi

SISÄLLYS HALLITUSTEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY JA ARKISTOINTI... 9 Ohjeen sitovuus... 9 Hallitusten aineisto ja siihen kuuluvat asiakirjat... 9 Rekisteröinti... 9 Järjestämis- ja luovuttamisvastuu...10 Luovutusajankohta...10 Aineiston järjestäminen ja arkistointi...10 Asiakirjojen saattaminen luovutuskuntoon...11 Luovutusluettelon laatiminen ja asiakirjojen luovutus...11 Luovutettujen asiakirjojen käyttö...12 LIITTEET...13 Liite 1 Hallitusten arkistonmuodostussuunnitelma 20.10.2010... 13 Liite 2 Ministerivaliokuntien, iltakoulun ja hallituksen neuvottelujen asiakirjojen julkisuus 20.10.2010...15 Liite 3 Hallitusten aineiston luovutusluettelo... 16 7

HALLITUSTEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY JA ARKISTOINTI Valtioneuvoston kanslia on tänään hyväksynyt oheisen ohjeen hallitusten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista. Ohjeen sitovuus Tämä ohje on suositus hallitusten asiakirjojen käsittelystä ja arkistoinnista. Arkistonmuodostussuunnitelma on sitova niiden asiakirjojen säilytysaikojen osalta, jotka Kansallisarkisto on vahvistanut pysyvästi säilytettäviksi 5.8.2010 tekemällään päätöksellä (AL/12501/07.01.01.03.01./). Hallitusten aineisto ja siihen kuuluvat asiakirjat Jokainen hallitus on oma arkistonmuodostajansa, jolle muodostuu oma arkisto. Hallituksen erottua arkistot kootaan ministeriöistä valtioneuvoston kanslian arkistoon, jossa niitä säilytetään 25 vuotta. Sen jälkeen ne siirretään Kansallisarkistoon. Valtioneuvoston kansliassa asiakirjat ovat tutkimusluvan alaisia. Tutkimuslupahakemus tehdään kirjallisesti valtioneuvoston kanslialle osoitettuna. Kunkin hallituksen arkiston muodostavat ministereiden, ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereiden ja ministereiden erityisavustajien tehtävien hoidossa syntyneet tai vastaanotetut asiakirjat. Hallitusten arkistoon eivät sen sijaan kuulu asiakirjat, jotka kertyvät ministereille yksityishenkilönä, puolueen puheenjohtajana tai kansanedustajana. Hallitusten arkistoon kuuluvat myös iltakouluasiakirjat ja muut hallituksen neuvotteluasiakirjat. Ministerivaliokuntien asiakirjat arkistoidaan sen ministeriön virka-arkistoon, jonka vastuulla valiokunnan sihteerin tehtävät ovat. Hankkeen yhteyteen perustetun ministerityöryhmän asiakirjat rekisteröidään hankerekisteriin (HARE) ja arkistoidaan kyseisen hankkeen arkistoon. Tämän tyyppisiä työryhmiä ovat esimerkiksi politiikkaohjelmien suunnittelua ja toteutuksen seurantaa varten perustetut ministeriryhmät. Muut ministerityöryhmät arkistoidaan hallituksen arkistoon. Hallitusohjelman seurantaa koskevat asiakirjat arkistoidaan valtioneuvoston kanslian virka-arkistoon. Ministereille mahdollisesti kertyviä hallitusohjelman seurantaa koskevia asiakirjoja ei ole tarpeen säilyttää pysyvästi. Asiakirjojen oleellinen sisältö tulee arkistoiduksi valtioneuvoston kanslian koostamassa hallitusohjelman seurantaraportissa. Tämän ohjeen ulkopuolelle jäävät valtioneuvoston istuntojen ja presidentin esittelyjen pöytäkirjat, jotka kuuluvat valtioneuvoston kanslian virka-arkistoon. Muut hallitusten arkistoon kuuluvat asiakirjat käyvät ilmi arkistonmuodostussuunnitelmasta (LIITE 1). Rekisteröinti Ministerille saapuneet kansalaiskirjeet ja niihin laaditut vastaukset tulisi rekisteröidä. 9

Ministerin virkamiesvalmisteluun siirtämät kansalaiskirjeet rekisteröidään ministeriön hallintodiaariin. Kansalaiskirje avaa tällöin uuden hallinnollisen asian ministeriön asiankäsittely- tai rekisteröintijärjestelmässä. Kansalaiskirjeet, joihin ministeri tai erityisavustaja vastaa, arkistoidaan ministeriön virka-arkiston sijasta hallituksen arkistoon. Sähköpostitse saapuneita kirjeitä kohdellaan samoin kuin perinteisiä kirjeitä. Kirjeet sekä niihin sähköisesti laaditut vastaukset tulostetaan ja rekisteröidään, ellei niiden käsittely tapahdu sähköisessä asianhallintajärjestelmässä, joka soveltuu pysyvään säilytykseen. Järjestämis- ja luovuttamisvastuu Asiakirjojen järjestämistä ja valtioneuvoston kansliaan luovuttamista valvoo asianomainen ministeriö. Järjestämisestä ja luovuttamisesta vastuullinen taho kussakin ministeriössä on ministerin ja valtiosihteerin sihteeri sekä erityisavustajat omalta osaltaan. Valtioneuvoston kanslia ottaa vastaan vain asianmukaisesti järjestettyä aineistoa. Luovutusajankohta Asiakirjat luovutetaan valtioneuvoston kanslian arkistoon hallituksen vaihtuessa. Asiakirjoja voi luovuttaa myös kesken hallituskauden. Erityisen suositeltavaa tämä on silloin, kun ministeri, erityisavustaja tai valtiosihteeri jättää tehtävänsä kesken kauden. Jos edellisen hallituksen käsittelemä asia siirtyy seuraavan hallituksen käsiteltäväksi, ei siihen liittyviä asiakirjoja tarvitse luovuttaa hallituksen vaihtuessa. Tällöin asiakirjat arkistoidaan seuraavan hallituksen arkistoon. Mikäli on todennäköistä, että eroavan hallituksen aineistoa tarvitaan edelleen aktiivisesti ministeriössä, voidaan sen siirtämistä valtioneuvoston kanslian arkistoon siirtää myöhemmäksi. Nämä menettelytavat ovat kuitenkin poikkeuksia sääntöön, jonka mukaan asiakirjat luovutetaan valtioneuvoston kansliaan hallituksen vaihduttua. Aineiston järjestäminen ja arkistointi Tarkemmat tiedot asiakirjojen järjestämisestä käyvät ilmi arkistonmuodostussuunnitelmasta (ams). Käytännöllisintä on säilyttää asiakirjat ams:in mukaisina sarjoina jo niiden aktiivikäytön aikana ennen arkistoon siirtämistä. Muutamia täsmennyksiä arkistonmuodostussuunnitelmaan: Ministerin erityisavustajien ja ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereiden asiakirjojen osalta noudatetaan hallitusten arkistonmuodostussuunnitelmaa ja tätä ohjetta samalla tavoin kuin ministereiden asiakirjojen kohdalla menetellään. Erityisavustajien ja valtiosihteereiden asiakirjat arkistoidaan vastaaviksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisiksi sarjoiksi kuin ministereidenkin asiakirjat. Kaikkiin sarjoihin ei tule asiakirjoja jokaisesta ministeriöstä. Esimerkiksi iltakouluasiakirjat luovuttaa arkistoon iltakoulussa pöytäkirjaa pitänyt erityisavustaja. Muille ministereille kertyvät iltakouluasiakirjat ovat pääsääntöisesti kopiokappaleita näistä jo kertaalleen arkistoiduista asiakirjoista, eikä niitä ole tarpeen säilyttää. Ministerin puheet, jotka on huomioitu kunkin ministeriön omassa arkistonmuodostussuunnitelmassa, voidaan arkistoida ministeriön virka-arkistoon. Virka-arkistoon arkistoitavat puheet ovat yleensä niitä, jotka on toimitettu ministeriön viestintään julkaistavaksi. Muut puheet ja puheaihiot arkistoidaan hallitusten arkistoon. 10

Kansalaiskirjeet, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä ja joihin ei vastata, voidaan hävittää kunkin ministeriön oman harkinnan mukaan (esim. kahden vuoden kuluttua saapumisesta). Määräajan säilytettäviä asiakirjoja ei toimiteta valtioneuvoston kansliaan, vaan kukin ministeriö säilyttää ne itse määräajan. Adressit, vetoomukset ja massapostitukset säilytetään harkinnan mukaan määräajan. Jos ministerille saapuu esimerkiksi useita satoja tai jopa tuhansia vetoomuskortteja tiettyyn aiheeseen liittyen, voidaan niistä hävittää heti suurin osa ja säilyttää vain muutaman kappaleen otanta. Muut sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat tarkoittavat sisällöllisesti yhtenäisiä kokonaisuuksia, jotka eivät sovi muihin arkistonmuodostussuunnitelman sarjoihin. Tällaisia sarjoja voi muodostua hallituskauden aikana keskeisesti esillä olleista aihepiireistä. Pysyvän säilytyksen ehtona on, että asiakirjat ovat alkuperäisiä ja sisällöltään ainutkertaisia. Esimerkiksi ministerille koottua tausta-aineistoa jostakin ajankohtaisesta aiheesta ei ole syytä säilyttää pysyvästi. Asiakirjojen saattaminen luovutuskuntoon Asiakirjat, jotka eivät ole sidoksina, sijoitetaan arkistolaitoksen hyväksymiin pysyvään säilytykseen tarkoitettuihin koteloihin, laatikoihin tms. säilytysyksiköihin. Asiakirjoja ei saa luovuttaa rengaskansioissa. Koteloihin sijoitettavista asiakirjoista poistetaan muovitaskut, liittimet sekä muut asiakirjoja vahingoittavat mekanismit. Samaan asiakirjavihkoon kuuluvat sivut voidaan kuitenkin yhdistää nitomalla siten, että aineisto säilyy niissä suorana ja sileänä. Kotelot eivät saa olla liian vajaita eivätkä liian täyteen laitettuja. Suositeltavinta olisi käyttää enintään 10 cm:n levyisiä koteloita. Jokaiseen säilytysyksikköön (sidos, kotelo, laatikko tms.) tulee merkitä ministeriön nimi, henkilö, jonka asiakirjoista on kyse sekä hänen nimikkeensä, asiakirjasarjan nimi sekä ajanjakso, jolta asiakirjat ovat. Merkinnät tehdään lyijykynällä suoraan kansioon, koska lopullinen nimiöinti suoritetaan valtioneuvoston kansliassa sen jälkeen, kun hallituksen aineisto on kokonaisuudessaan koossa. Luovutusluettelon laatiminen ja asiakirjojen luovutus Siirtävän ministeriön on laadittava luovutettavista asiakirjoista luovutusluettelo kahtena allekirjoitettuna kappaleena, jotka siirron yhteydessä toimitetaan valtioneuvoston kansliaan. Kopio luovutusluettelosta toimitetaan oman ministeriön arkistonhoitajalle tai muulle arkistosta vastaavalle virkamiehelle. Luovutusluetteloon on sisällytettävä seuraavat tiedot: asiakirjat luovuttava ministeriö henkilö, jonka tehtävissä asiakirjat ovat syntyneet tai ne on otettu vastaan sekä hänen nimikkeensä (ministeri, valtiosihteeri, erityisavustaja) asiakirjasarjan nimi (esim. Ministerin puheet ja puheaihiot) asiakirjojen määrä (ilmoitetaan koteloiden, nidosten tms. lukumääränä) ajanjakso, miltä asiakirjat ovat. 11

Luovutusluetteloa voidaan täydentää siirrettävää aineistoa koskevilla yksityiskohtaisemmilla tiedoilla, mikäli se katsotaan tarpeelliseksi. Tämän ohjeen liitteenä on luovutusluettelolomake (LIITE 3). Asiakirjojen luovuttamisesta tulee sopia etukäteen valtioneuvoston kanslian tietopalvelun kanssa. Valtioneuvoston kansliasta ilmoitetaan ministeriöille yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä sekä siirtoihin liittyen että myös muissa mahdollisissa ongelmatapauksissa. Luovutettujen asiakirjojen käyttö Valtioneuvoston kansliassa asiakirjat ovat tutkimusluvan alaisia lukuun ottamatta arkistonmuodostussuunnitelmassa julkisiksi mainittuja asiakirjoja. Tutkimuslupa-anomus tehdään kirjallisesti valtioneuvoston kanslialle osoitettuna. Tutkimuslupaa anottaessa on kerrottava, mihin tutkimukseen asiakirjoja halutaan käyttää. Tutkimusluvassa sitoudutaan noudattamaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/99) sekä henkilötietolain (523/99) määräyksiä. Tutkijalta edellytetään, ettei hän käytä saamiaan tietoja vahingoittamis- tai halventamistarkoituksessa. Lisätietoja asiakirjojen julkisuudesta on tämän ohjeen liitteenä (Liite2). 12

Liite 1 Hallitusten arkistonmuodostussuunnitelma 20.10.2010 Jokainen hallitus on oma arkistonmuodostajansa. SP= säilytetään pysyvästi Asiakirjat siirretään valtioneuvoston kansliaan hallituksen vaihtuessa. HM= harkinnan mukaan Ministeriö määrittää säilytysajan (ei SP). Erityisavustajien ja ministerin toimikaudeksi nimitettyjen valtiosihteereiden asiakirjojen osalta noudatetaan hallitusten arkistonmuodostussuunnitelmaa. Erityisavustajien ja valtiosihteereiden asiakirjat arkistoidaan vastaaviksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisiksi sarjoiksi kuin ministereiden asiakirjat. Tehtävä/asiakirja Julkisuus Säilytysaika Rekisteröinti ARKISTOINTITAPA Huom. Iltakouluasiakirjat ja hallituksen tutkimuslupa SP Aikajärjestys Pöytäkirjanpitäjä luovuttaa iltakouluasiakirjat neuvotteluasiakirjat liitteineen Ministerivaliokuntien pöytäkirjat ks. liite 2 SP Aikajärjestys Ministerivaliokunnat arkistoidaan vastuuministeriön virkaarkistoon. Ministerityöryhmät tutkimuslupa SP Aikajärjestys Hankkeisiin liittyvät ministeriryhmät arkistoidaan hankkeen yhteyteen. Ministerin puheet ja puheaihiot julkisia SP Aikajärjestys Kansalaiskirjeet tutkimuslupa SP rekisteröidään Diaarinumerojärjestys Kansalaiskirjeet ovat yksityishenkilöiden, järjestöjen yms. Kansalaiskirjeet, jotka eivät aiheuta toimenpiteitä ei julkisia HM Aika- tai aakkosjärjestys ministerille lähettämiä kirjeitä. Kotimainen kirjeenvaihto tutkimuslupa SP rekisteröidään Diaarinumerojärjestys Muiden tahojen kuin yksityishenkilöiden kanssa käyty kirjeenvaihto Kansainvälinen kirjeenvaihto tutkimuslupa SP rekisteröidään Diaarinumerojärjestys Muiden tahojen kuin yksityishenkilöiden kanssa käyty kirjeenvaihto Saapuneet onnittelut ym. toivotukset tutkimuslupa HM Aikajärjestys 13

Tehtävä/asiakirja Julkisuus Säilytysaika Rekisteröinti ARKISTOINTITAPA Huom. Ministerin virallisia ulkomaan vierailuja koskevat asiakirjat tutkimuslupa SP Aikajärjestys UM:ssä säilytettään pysyvästi kansiot, jotka on koostettu virallisista vierailuista, joille on osallistunut tasavallan presidentti, pää-, ulko- tai ulkomaankauppa- ja kehitysministeri Ministerin virallisia kotimaan vierailuja tutkimuslupa SP Aikajärjestys Pysyvästi säilytetään tilaisuuden ohjelma, osanottajaluettelo ja koskevat asiakirjat muut keskeiset asiakirjat. Ministerin isännöimät viralliset tilaisuudet tutkimuslupa SP Aikajärjestys Pysyvästi säilytetään tilaisuuden ohjelma, osanottajaluettelo ja muut keskeiset asiakirjat. Saapuneet kutsut ja ministerin tutkimuslupa SP Aikajärjestys osallistuminen kyseisiin tilaisuuksiin Sihteerin pitämät ministerin salassa pidettävä SP Aikajärjestys Sihteerin ylläpitämät kalenterit. Ei koske ministerin omia aikataulukalenterit tai tulosteet sähköisestä henkilökohtaisia kalentereita. kalenterista Tiedoksi tulleet muistiot ja selvitykset julkisia HM Aikajärjestys Adressit, vetoomukset ja muut julkisia HM Aikajärjestys Massapostitukset voidaan hävittää heti, vain muutamia massapostitukset säilytetään määräajan näytteinä. Muut sisällön mukaan järjestetyt asiakirjat tutkimus-lupa Keskeiset SP muut HM Asia-kokonaisuus 14

Liite 2 Ministerivaliokuntien, iltakoulun ja hallituksen neuvottelujen asiakirjojen julkisuus 20.10.2010 Valtioneuvoston valiokunnat eivät hoida tehtäviään julkisuuslaissa tarkoitetulla tavalla itsenäisesti, vaan ovat valtioneuvoston sisäistä valmistelua varten asetettuja toimielimiä. Poikkeuksena julkisuuslain kannalta ovat EU-ministerivaliokunnan, sekä raha-asiainvaliokunnan pöytäkirjat silloin, kun on kyse asioista, jotka eivät mene valtioneuvoston yleisistunnon käsittelyyn. Ulko- ja turvallisuuspoliittisen ministerivaliokunnan pöytäkirja on salassa pidettävä, jollei valiokunta toisin päätä. Jos valiokunta päättää pöytäkirjan tai sen osan julkisuudesta, pöytäkirja tulee julkiseksi, kun valiokunnassa käsitelty asia on käsitelty loppuun valtioneuvostossa. Sama koskee ulko- ja turvallisuuspoliittisen ministerivaliokunnan ja tasavallan presidentin yhteistä kokousta. Jos asiasta ei tehdä määrämuotoista päätöstä, pöytäkirja on osin harkinnanvaraisesti julkinen. EU-ministerivaliokunnan pöytäkirja tulee julkiseksi siltä osin kun se ei sisällä salassa pidettäviä asioita, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Yleisistunnon käsittelyyn menevissä asioissa pöytäkirja tulee julkiseksi sen jälkeen, kun asia on käsitelty loppuun valtioneuvostossa. Raha-asiainvaliokunnan pöytäkirja ministeriön päätäntävaltaan kuuluvissa asioissa tulee julkiseksi, kun pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Muissa asioissa raha-asiainvaliokunnan pöytäkirja tulee julkiseksi vasta, kun valiokunnassa käsitelty asia on käsitelty loppuun valtioneuvostossa. Talouspoliittisen ministerivaliokunnan ja ylimääräisten ministerivaliokuntien pöytäkirjat tulevat siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettäviä asioita julkiseksi, kun valiokunnassa käsitelty asia on käsitelty loppuun valtio neuvostossa. Virkamiehen valiokunnalle asiantuntijana laatima muistio tai muu asiakirja liitetään ministeriössä asian valmisteluasiakirjoihin. Ne tulevat julkiseksi muiden valmisteluun liittyvien asiakirjojen kanssa siinä vaiheessa, kun asiasta tehdään päätös. Ministerityöryhmien, iltakoulun ja hallituksen neuvottelujen asiakirjat Ministerityöryhmät, iltakoulu ja hallituksen neuvottelut ovat valtioneuvoston epävirallisia poliittisia valmisteluelimiä, joten niiden pöytäkirjat eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Ne eivät näin ollen arkistolain perusteella tule arkistoon lähetettäväksi. Kun kuitenkin historiantutkimus on kiinnostunut näistäkin pöytäkirjoista, tulee pöytäkirjat siirtää valtioneuvoston kanslian arkistoon merkinnällä, että tietojen antaminen asiakirjasta on mahdollista vain luvalla. Virkamiehen valiokunnalle, ministeriryhmälle, iltakouluun tai hallituksen neuvotteluun asiantuntijana laatima muistio tai muu asiakirja liitetään ministeriössä asian valmisteluasiakirjoihin ja se tulee julkiseksi muiden valmisteluun liittyvien asiakirjojen kanssa siinä vaiheessa, kun asiasta tehdään päätös. 15

Liite 3 Hallitusten aineiston luovutusluettelo ministeriö luovuttaa valtioneuvoston kanslian arkistoon seuraavat hallitusten asiakirjat. Hallituksen numero: Henkilö (ministeri, ministerin toimikaudeksi nimitetty valtiosihteeri tai erityisavustaja), jonka tehtävissä asiakirjat ovat syntyneet sekä hänen nimikkeensä: Asiakirjojen tyyppi, aikamääre ja koteloiden tai nidosten lukumäärä: Asiakirjojen kokonaismäärä (koteloiden tai nidosten lukumäärä ja hyllymetrimäärä): Päivämäärä ja luovuttajan allekirjoitus: Päivämäärä ja vastaanottajan allekirjoitus: 16

SNELLMANINKATU 1, HELSINKI PL 23, 00023 VALTIONEUVOSTO p. (09) 16001, (09) 57811 f. (09) 1602 2165 SNELLMANINKATU julkaisut@vnk.fi 1, HELSINKI PL 23, 00023 www.vnk.fi/julkaisut VALTIONEUVOSTO p. (09) 16001, (09) 57811 f. (09) 1602 2165 julkaisut@vnk.fi www.vnk.fi/julkaisut ISBN Nid. 978-952-5896-35-0 ISBN PDF 978-952-5896-36-7 ISSN 1798-9531