VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Suomi.fi toimitus 29.8.2006 Suomi.fi toimintasuunnitelma syksylle 2006 Tähän toimintasuunnitelmaan on koottu Suomi.fi portaalin yhteyteen kuuluvien palvelujen kehittämis ja ylläpitotoimenpiteet syksyllä 2006. Suunnitelmassa ovat mukana Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoon.fi verkkopalvelut. Loppusyksyllä julkaistaan uusi versio Suomi.fi:stä, jossa em. verkkopalvelut on liitetty Suomi.fi:hin. Samalla Asiontiopas.fi lopetetaan kokoaan. Sen verkko osoite ohjataan Suomi.fi:n Asiointi ja lomakkeet osioon. Samoin Lomake.fi verkko osoite ohjataan Suomi.fi:n Asiointi ja lomakkeet osioon. Laatuaverkkoon.fi verkko osoite ohjataan Suomi.fi:n Laatua verkkoon osioon. Taustaa Suomi.fi on julkishallinnon yhteinen kansalaisportaali, johon on linkitetty yli 200 eri organisaation verkkopalveluja. Se julkaistiin keväällä 2002. Portaaliin on koottu kansalaisten arkielämän kannalta tärkeitä asioita 12 aihealueen alle. Lisäksi portaalissa on tietopaketti julkishallinnon toiminnasta ja tietopaketti yhteiskunnan perustiedoista. Suomi.fi sisältää myös ministeriöiden, virastojen ja kuntien verkko osoitteet sekä julkisen sektorin virkamiesten yhteystiedot, jotka tulevat Julha tietokannasta. Suomi.fi:ssä esitetään julkishallinnon tiedotteiden pohjalta tehtyjä uutisia, jotka voi myös tilata sähköpostiin uutiskirjeenä. Suomi.fi:n kautta saa käyttöönsä myös sähköiset lomakkeet, jotka ovat Lomake.fi palvelussa, sekä valikoiman ajantasaisia säädöksiä, jotka ovat oikeusministeriön ylläpitämässä Finlextietokannassa. Lomake.fi palvelu julkaistiin marraskuussa 2002 yhteistyössä sisäasiainministeriön kanssa. Vuoden 2003 alusta palvelua on toimitettu valtioneuvoston tietohallintoyksikössä. Lomake.fi:hin on koottu virastojen ja kuntien kansalaisille, yrityksille ja yhteisöille tarkoitettuja lomakkeita ja sähköisiä asiointipalveluja. Palvelusta löytyy sekä sähköisesti lähetettäviä verkkolomakkeita että tulostettavia, postitse lähetettäviä lomakkeita. Asiointiopas.fi julkaistiin keväällä 2003 yhteistyössä sisäasiainministeriön kanssa. Se on käyttäjän opas julkishallinnon verkkopalveluihin. Opas rohkaisee verkkoasiointiin ja antaa käytännön neuvoja verkkopalvelujen hyödyntämisestä. Laatuaverkkoon.fi sivusto julkaistiin toukokuussa 2004. Sen kautta tarjotaan julkisten verkkopalvelujen laatukriteerit ja työkalu verkkopalvelujen itsearviointiin sekä tietoa verkkopalvelujen laatukilpailusta, joka järjestettiin vuonna 2004. Lisäksi sivustolla tarjotaan julkisiin verkkopalveluihin liittyvää lainsäädäntötietoa ja hyödyllisiä linkkejä sekä laatukriteeristöön liittyvä sanasto. Sivuston ylläpito ja kehittämisvastuu siirtyi Suomi.fi:n toimitukseen keväällä 2005. VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 2 (6) Viiden kuuden hengen Suomi.fi toimitus toimii valtiovarainministeriössä valtioneuvoston tietohallintoyksikössä. Yllä kuvattujen verkkopalvelujen ylläpidon ja kehittämisen lisäksi toimituksen tehtävänä on toimia julkishallinnon verkkopalvelujen laadun parantamiseksi. Yhteistyö ja vaikuttavuus Syksyn 2006 toiminta keskittyy pääasiassa portaalin uuden version viimeistelyyn, testaamiseen, ylläpitäjien kouluttamiseen ja portaalin julkaisemiseen. Uudistamisprojekti käynnistyi syksyllä 2005 ja jatkuu loppusyksyyn 2006 asti, jolloin Suomi.fi:n uusi versio julkaistaan. Portaalin laajuuden ja konseptin muutosten vuoksi syksyllä tarkennetaan myös Suomi.fi:n sisäisiä toimitusprosesseja. Suomi.fi portaalilla on voimassa oleva strategia vuosille 2005 2007. Strategia kattaa Suomi.fi:n kehittämislinjaukset. Linjaukset koskevat Suomi.fi kokonaisuutta, joka sisältää kansalaisten, yritysten ja viranomaisten tarpeisiin sopivaa tietoa julkishallinnon palveluista, uutisia, lomakkeita, yhteystietoja ja opasaineistoa sekä linkkejä verkkopalveluihin, asiointi, osallistumis ja vaikuttamiskanaviin. Uudistetussa Suomi.fi:ssä Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoon.fi yhdistyvät yhdeksi verkkopalveluksi. Kaikki löytyvät jatkossa Suomi.fi verkko osoitteen kautta. Uuden Suomi.fi:n visiona on tarjota tietoa ja palveluja kansalaisille ja yrityksille sekä toimia esimerkkinä ja tukena viranomaisille. Neljä verkkopalvelua yhteen Tilanne nyt Suomi.fi Lomake.fi Asiointiopas.fi Laatuaverkkoon.fi Yhteinen tavoite: helpompaa asiointia julkishallinnossa Tilanne vuonna 2006 suomi.fi tietoa palveluista ja asioinnista asioinnin välineet käyttöohjeet ja opastus laatukriteerit ja suositukset verkkotuottajille Kuva 1. Suomi.fi:n uusi versio yhdistää neljä verkkopalvelua.
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 3 (6) Ohjaus ja tuotanto organisaatio Suomi.fi:n ohjaus ja tuotantomalli VERKKOPALVELURYHMÄ Toimitusneuvosto Toimituskunta käyttöliittymät sisällönkuvailu Kehittämisryhmät asiointi ja lomakepalvelut Suomi.fi Finlex Laatuaverkkoon.fi Suomi.fi toimitus (5 6 henkilöä) Hajautetut ylläpitäjät (linkit, lomakkeet ja säädökset) Verkkotoimitukset Ulkoistettu tuotanto Julkishallinnon verkkopalvelut, teemaportaalit, JULHA... Kuva 2: Suomi.fi:n ohjaus ja tuotanto organisaatio Suomi.fi kokonaisuudella on yksi yhteinen toimitusneuvosto, jonka tehtävä on seurata Suomi.fi portaalia sekä kansalaisilta että viranomaisilta saadun palautteen pohjalta ja linjata, edistää ja yhteensovittaa palvelun kehittämistä tavoitteena yhtenäistää julkishallinnon verkkopalvelujen tuottamista. Virastojäsenorganisaatioiden kesken toimii kiertävä puheenjohtajuus. Toimitusneuvoston kautta on jatkettu 31.12.2007 saakka. Puheenjohtajana toimii syksyllä Kuluttajaviraston edustaja ja varapuheenjohtajana liikenne ja viestintäministeriön edustaja. Keväällä toimikauden jatkamisen yhteydessä kokoonpanoa tarkistettiin. Toimituskuntaan kuuluvat Suomi.fi toimitus ja keskeiset teemaportaalit (Asuminen.fi, YritysSuomi.fi, Opintoluotsi ja Infopankki). Toimituskunnan tehtävänä on edistää hyvien käytäntöjen noudattamista julkishallinnon verkkopalveluissa ja toisaalta löytää yhtenäisiä käytäntöjä verkkopalvelujen tuottamiseen. Strategian mukaisia kehittämisryhmiä on perustettu ajankohtaisiin tai erityistarpeisiin. Kehittämisryhmiä ovat Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä (Lomake.fi alustan ympärillä), Suomi.fi Finlex kehittämisryhmä (ajantasaisten säädösten liittäminen Suomi.fi:hin) ja Laatusivuston kehittämisryhmä (Laatuaverkkoon.fi:n ympärillä). Suomi.fi:n käytännön tuotannosta vastaa Suomi.fi toimitus yhdessä aihealueiden verkkotoimitusten ja hajautettujen ylläpitäjien (linkkien, lomakkeiden ja säädösten ylläpitäjät) kanssa. Verkostot Suomi.fi seuraa aktiivisesti valtion IT toiminnan sekä kuntien ja valtion tietoyhteiskunta ja tietohallintoyhteistyön uudistamista ja pyrkii tunnistamaan strategiset kumppanuudet. Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmän puheenjohtajuus siirretään valtion ITjohtamisyksikölle. Suomi.fi toimitus osallistuu ValtIT:n vetämän yhteisen sähköisen asioinnin alustan esiselvitysprojektiin.
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 4 (6) Suomi.fi toimitus osallistuu Pohjoismaiden kansalaisportaalien toimitusten vuosittaiseen tapaamiseen, joka tänä vuonna on Tanskassa. Suomi.fi toimitus edustaa Suomea EU komission Your Europe portaalin (http://europa.eu.int/youreurope/) toimitusneuvostossa ja koordinoi portaalin ylläpitoa Suomea (kansalaiset ja yritykset) koskevien tietojen osalta. Suomi.fi on mukana oikeusministeriön kansanvaltaportaalin toteuttamishankkeessa ja myös muiden teemaportaalien kanssa jatketaan yhteistyötä. Yhteistyö tiivistyy portaalin uuden version myötä. Opintoluotsin kanssa on suunniteltu seminaaria verkkopalvelujen lähitulevaisuudesta marraskuulle. Sisällönkuvailun menetelmien yhdenmukaistamiseksi Suomi.fi toimitus osallistuu VN:n asiasanastoryhmän työskentelyyn. Suomi.fi osallistuu TKK:n ja Helsingin yliopiston koordinoimaan semanttisen webin tutkimushankkeeseen, jossa tuotetaan kansalaisen terveysportaali semanttisen webin tekniikoilla ja liittymä Suomi.fi:hin siten, että Suomi.fi voi hyödyntää terveysportaalissa tuotettua aineistoa Suomi.fi:ssä ja terveysportaali saa aineistoa Suomi.fi:stä. Suomi.fi toimitus on jäsenenä Suomen Standardoimisliiton Asiakirjaviestintäkomiteassa ja osallistuu komitean työryhmään asiakirja ja lomakestandardien uudistamiseen. Sisältö, julkaisutekniikka, palvelut Suomi.fi verkkopalvelun uusiminen kestää loppusyksyyn 2006 asti. Uudistaminen koskee julkaisutekniikkaa ja sekä lomakkeiden, asiointipalveluiden, säädösten että alueellisen tiedon uutta integrointia. Myös uutta sisältöä ja uusia toiminnallisuuksia on tulossa uuteen versioon. Julkaisujärjestelmäksi tulee valtioneuvoston tietohallintoyksikköön valittuun järjestelmä, Open Textin Livelink WCM. Suomi.fi:n sisältö on ryhmitelty JHS 145:n mukaisiin sivuihin. Sivuille on tuotettu huomattavasti nykyistä yksityiskohtaisempaa tekstiä. Myös valituille kohderyhmille (yrittäjille, nuorille, ikäihmisille, viittomakielisille) tulee omat sivut. Lomakkeet, asiointipalvelut ja säädökset tarjotaan käyttäjälle alasivukohtaisesti. Lomake.fi palvelu integroituu entistä tiiviimmin Suomi.fi:hin. Uusi Asiointi ja lomakkeet osio korvaa nykyisen Lomake.fi:n asiointikäyttöliittymän. Lomakkeet ja asiointipalvelut löytyvät Suomi.fi:stä omasta osiostaan, kunkin aihesivun kautta, Suomi.fi:n hakutuloksista, A Öhakemistosta, karttaliittymän kautta jne. Myös lomakkeiden ja asiointipalvelujen käyttöön liittyvä ohjeistus löytyy jatkossa Asiointi ja lomakkeet osion kautta. Selkeiden ohjeiden lisäksi käyttäjille tarjotaan harjoittelumahdollisuus sähköisestä lomakkeesta. Sähköiset asointipalvelut ja tulostettavat lomaketiedostot säilyvät jatkossakin joko Lomake.fialustalla tai organisaation omalla palvelimella. Lomake.fi alustalle jäävät käyttöliittymät uudistetaan Suomi.fi käyttöliittymien mukaisiksi. Alueellista tietoa tulee lisää Suomi.fi:hin. Kukin kunta saa oman sivunsa, jolle haetaan verkkopalveluita ja tietoja Kuntaliiton verkkopalvelusta. Uutena toiminnallisuutena tulee mahdollisuus seurata julkishallinnon uutisia RSS palveluna. Lisäksi käyttäjille annetaan mahdollisuus arvioida Suomi.fi:n sivuja sivukohtaisesti. Uudistetun portaalin hyvän käyttövarmuuden takaamiseksi suoritetaan rasitustesti, jotta saadaan tietää sovelluksen kestävyys isoilla käyttäjämäärillä.
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 5 (6) Suomi.fi:n toimitusprosessit ja ohjeet uusitaan uuden version sisällönsyötön ja julkaisemisen yhteydessä. Aihealueiden verkkotoimitusten työn käynnistys suunnitellaan alkavaksi heti vuodenvaihteen jälkeen. Linkkien ylläpitäjät koulutetaan Suomi.fi:n uusien ylläpitokäyttöliittymien käyttöön. Lomakkeiden ylläpitäjät saavat koulutusta Lomake.fi:n uudistuneeseen hallinnointiliittymään. Samoin koulutetaan uutisten tuottajat ja säädösten ylläpitäjät. Myös sivujen hajautettua ylläpitoa aletaan valmistella loppusyksyllä. Asuminen.fi portaali on tarkoitus siirtää Suomi.fi:n julkaisujärjestelmällä tuotettavaksi ympäristöministeriön Asuminen.fi verkkotoimituksesta käsin. Suomi.fi tulee sisältämään aliportaalin Laatua verkkoon, joka on tarkoitettu verkkotuottajille. Sen tarkoitus on toimia verkkopalveluita koskevien suositusten yms. yleisenä jakelukanavana sekä tarjota tietoa Suomi.fi ylläpitäjäverkostolle. Aliportaalin sisältö muodostuu nykyisestä Laatuaverkkoon.fi sivustosta sekä Suomi.fi ja Lomake.fi yhteistyöverkostojen sivustosta. Syksyn aikana päivitetään tarvittaessa mm. lainsäädäntöön liittyviä tietoja sekä tuotetaan jonkin verran uutta sisältöä. Julkisten verkkopalvelukriteerien ja arviointityökalun päivittämistyö aloitetaan syksyllä. Tarvittavia muutoksia on kartoitettu tutkimuksessa, joka valmistuu lokakuussa. Suomi.fi:n nykyversiota ylläpidetään uuden version julkaisemiseen asti. Viestintä ja markkinointi Viestintää ja markkinointia tehdään Suomi.fi:n viestintä ja markkinointisuunnitelman 2005 2007 mukaisesti. Syksyn 2006 ensisijaisena tavoitteena on uuden version lanseerausviestintä. Syksyn viestintätoimenpiteitä ovat mm.: Palvelujen omille yhteistyöverkostoille tiedotetaan vähintään kerran kuukaudessa. Yhteistyöverkoston tiedotteet julkaistaan verkostojen sivuilla: http://www.suomi.fi/tiedontuottaja/etusivu/. Yhteistyöverkostolle ja tärkeille sidosryhmille tiedotetaan säännöllisesti Suomi.fi:n versio 2 hankkeen etenemisestä sekä strategian mukaisista uudistuksista mm. portaalin ohjauksessa. Viestinnään tärkeimpänä painopisteenä on Suomi.fi:n uuden version lanseeraus. Tavoitteena on, että sisäiset kohderyhmät ja verkosto omalta osaltaan markkinoivat uudistunutta palvelua omille sidosryhmilleen. Lanseeraukseen panostetaan, ja lanseerauskampanja toteutetaan samanaikaisesti useita kanavia hyväksikäyttäen. Lanseerauskampanja sisältää esimerkiksi julkistamistilaisuuden erikseen lehdistölle ja yhteistyöverkostolle, suorapostituksia useille kohderyhmille, lehtikirjoituksia valittuihin medioihin, esityksiä eri tilaisuuksissa sekä tv tietoiskun. Viestintämateriaalit uudistetaan. Lanseerauksen yhteyteen suunnitellaan ja toteutetaan uudentyyppinen ohjemateriaali "Suomi.fi:n tehokäyttäjän opas", joka on suunnattu erityisesti opettajille ja kirjastoalan ihmisille. Toteutetaan Your Europe portaaliin liittyvää viestintää valituille kohderyhmille.
Suomi.fi Toimintasuunnitelma syksylle 2005 6 (6) Resurssit Suomi.fi toimituksessa on syksyn aikana 6 henkilöä. Verkkopalvelun uudistaminen on sujunut projektille varatun budjetin rajoissa. Myös syksyn kustannukset pyritään pitämään sovituissa rajoissa. Asiakastyytyväisyys Käyttötilastointi on jatkuvaa. Sivustojen käytöstä tilastoidaan kuukausittaiset kävijämäärät (IP sites), vierailut (visits) ja sivupyynnöt (pages). Lisäksi Suomi.fi:sä seurataan, mitä sivuja ja aihealueita käytetään eniten. Lomake.fi palvelusta seurataan lähetettyjä verkkolomakkeita sekä myös ladatuimpia pdf ja word muotoisia lomakkeita. Laatuaverkkoon.fi:ssä seurataan kävijöiden määrää, ladattuja sivuja sekä sivuilla oloaikaa. Uudistetun portaalin käyttötilastojen tuottaminen suunnitellaan ja toteutetaan syksyllä. Eri verkkopalveluihin tulleiden palautteiden määrää ja laatua seurataan ja asiakkaille vastataan mahdollisimman nopeasti. Uudistetussa portaalissa palautteiden seurantaan liitetään sivukohtaisten arviointien seuranta. Suomi.fi:n hakuraporttien avulla seurataan sitä, mitä tietoa Suomi.fi:stä haetaan. Käytetyimpiä hakusanoja seurataan, jotta voidaan tehdä parannuksia Suomi.fi:n sisältöön mikäli haetuilla sanoilla ei löydy tietoa. Uudistettua Suomi.fi portaalia testautetaan käyttäjillä alkusyksyllä. Samoin teetetään esteettömyysarviointi. Mikäli aihetta ilmenee, tehdään korjauksia resurssien puitteissa jo syksyllä.