TURUN JA KAARINAN SEURAKUNTAYHTYMÄ TURUN ALUEELLISEN KESKUSREKISTERIN JOHTOSÄÄNTÖ Hyväksytty zz.zz.2017 Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän seurakunnilla on yhteinen keskusrekisteri. Kirkkohallituksen yleiskirjeen 27/2015 linjauksen mukaisesti Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän seurakuntien yhdessä muodostaman keskusrekisterin johtosääntö saatetaan tällä johtosääntömuutoksella sellaiseksi, että se mahdollistaa seurakuntayhtymään kuulumattomien seurakuntien tai seurakuntayhtymien liittymisen osaksi alueellista keskusrekisteriä. Johtosäännön kohta 1 2. mom astuu voimaan vasta kun Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymään kuulumaton seurakunta tai seurakuntayhtymä liittyy tämän johtosäännön tarkoittamaan alueelliseen keskusrekisteriin. Sitä ennen myös alueellisen keskusrekisterin palvelussuhteissa ei käytetä virkanimikkeen alue tai alueellinen osaa. Tähän liittyvistä teknisistä nimikemuutoksista päättää yhteinen kirkkoneuvosto. 1. Johtosäännön tarkoitus Alueellisen keskusrekisterin johtosäännöllä säädellään mainittuun alueelliseen keskusrekisteriin liittyneiden seurakuntien ja/tai seurakuntayhtymien yhteistoimintaa. Yhteistoiminta perustuu kirkkolain 12 luvun 1 :ään ja 16 luvun 3 :ään sekä kirkkojärjestyksen 16 luvun 2 :ään. Alueellisessa keskusrekisterissä mukana olevien seurakuntien kanssa on tehty kirkkojärjestyksen 11 luvun 1 :n ja 16 luvun 2 :n mukainen sopimus yhteistoiminnasta. Keskusrekisteriin johtosäännön hyväksymishetkellä kuuluvien seurakuntien yhteistyö keskusrekisterin muodossa perustuu 1.1.1977 toimintansa aloittaneen Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän keskusrekisterin perustamispäätöksiin ja tuolloin ja myöhemmin muutettuun johtosääntöön. 2. Alueellinen keskusrekisteri Kirkkohallituksen täysistunto linjasi kokoukseen 10.11.2015, että kirkonkirjojen pito toteutetaan Suomen ev.lut. kirkossa tulevaisuudessa alueellisissa keskusrekistereissä. Perustettavat keskusrekisterit voivat muodostua seurakuntayhtymään kuuluvista seurakunnista tai alueellisesti seurakuntayhtymää laajemman alueen seurakunnista tai muutoin itsenäisistä seurakunnista. Alueellisen organisoitumisen on suunniteltu tapahtuvan seurakuntien omaehtoisin sopimuksin. Alueellisen keskusrekisterin toiminta tapahtuu isäntäseurakuntayhtymän hallinnoimassa alueellisessa keskusrekisterissä. Kustannukset määräytyvät sopimuksessa mainittujen kustannusperusteisten muuttujien mukaisesti. Alueellinen keskusrekisteri vastaa seurakunnille ja seurakuntayhtymille kuuluvasta kirkkolain 16 luvun ja kirkkojärjestyksen 16 luvun mukaisesta kirkonkirjojen pitämisestä siihen liittyneiden sopijaseurakuntien puolesta. Alueellinen keskusrekisteri tuottaa määritellyt palvelut sopijaseurakunnille niin, että palvelut tukevat seurakuntien toimintaa ja hallintoa mahdollistaen sopijapuolten lakisääteisten kirkollisten ja väestökirjanpitoon liittyvien viranomaistehtävien hoitamisen. Kirkonkirjoihin perustuvat todistukset, otteet ja jäljennökset antaa sopijaseurakunnan puolesta alueellisen keskusrekisterin johtaja tai hänen määräämänsä muu kirkonkirjojen pitämiseen perehtynyt viranhaltija. Palveluluettelo laaditaan kuuden kuukauden kuluessa tämän johtosäännön hyväksymisen jälkeen.
Alueellisessa keskusrekisterissä on aluekeskusrekisterinjohtajan virka, palveluesimiehen /aluetoimistonhoitajan virka / virkoja / työsuhteita sekä rekisterisihteerin / palvelusihteerin / toimistosihteerin virkoja / työsuhteita. Aluekeskusrekisterinjohtajan viran kelpoisuusehtona on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto, johtamiskoulutus (JET tai KIRJO 2 tai vastaava), kokemusta esimiestehtävistä, perehtyneisyys kirkonkirjojen pitoon sekä tehtäväalaan liittyvä lainsäädännön tuntemus, toisen kotimaisen kielen erinomainen taito ja toisen kotimaisen kielen tyydyttävä taito. Palveluesimiehen/aluetoimistonhoitajan viran / työsuhteen kelpoisuusehtona on soveltuva opisto- tai ammattikorkeakoulututkinto, kokemusta esimiestehtävistä ja käytännön työkokemusta kirkonkirjojenpidosta. Rekisterisihteerin / palvelusihteerin / toimistosihteerin viran / työsuhteen kelpoisuusehtona on soveltuva opisto- tai ammattikorkeakoulututkinto. Alueellista keskusrekisteriä varten perustetaan yhteisjohtokunta, josta määrätään tarkemmin tämän johtosäännön kohdissa. Alueellisen keskusrekisterin johtajan esimiehenä toimii isäntäseurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. 3. Yhteisjohtokunta 1. Sopimuksen solmineiden seurakuntien kirkkovaltuustot/ seurakuntayhtymien yhteiset kirkkovaltuustot nimeävät Turun alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokuntaan jäsenet ja henkilökohtaiset varajäsenet, joiden tulisi olla ensisijaisesti viranhaltijoita. Ennen alueellisen keskusrekisterin laajenemista valittavan johtokunnan valitsee Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto. 2. Isäntäseurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto nimeää yhteisjohtokuntaan puheenjohtajan ja hänelle henkilökohtaisen varajäsenen. Lisäksi isäntäseurakuntayhtymä asettaa johtokuntaan enintään neljä johtokunnan varsinaisista jäsenistä varajäsenineen. 3. Yhteisjohtokunta valitsee toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa keskuudestaan varapuheenjohtajan. 4. Yhteisjohtokunnan jäsenmäärä määräytyy kulloinkin toimintaan osallistuvien sopimuskumppanien lukumäärän mukaan siten, että pysyviä jäseniä ovat puheenjohtaja sekä isäntäseurakuntayhtymän asettamat muut jäsenet ja muita jäseniä, joilla kullakin on varajäsen, on yhtä paljon kuin mitä on isäntäseurakuntayhtymän lisäksi sopimusseurakuntia/seurakuntayhtymiä. Yhteisjohtokunnan näin laskettu jäsenmäärä voi olla korkeintaan kaksikymmentäyksi, minkä jälkeen sopimusseurakuntien määrän kasvaessa, tulee samalla ryhtyä johtosäännön muuttamiseen siten, että johtokunnan koko pysyy korkeintaan kahtenakymmenenäyhtenä ja että jäsenmäärät otetaan huomioon johtokunnan jäseniä valittaessa. 5. Yhteisjohtokunta on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. 6. Isäntäseurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalla ja hallintojohtajalla on läsnäoloja puhe-oikeus yhteisjohtokunnan kokouksissa. 7. Alueellisen keskusrekisterin johtaja toimii yhteisjohtokunnan kokousten esittelijänä. 4. Yhteisjohtokunnan tehtävät ja ratkaisuvalta Yhteisjohtokunnan tehtävänä on
1. Johtaa ja kehittää alueellisen keskusrekisterin toimintaa. 2. Tukea alueellisen keskusrekisterin henkilökuntaa työssään. 3. Hyväksyä alueellisen keskusrekisterin toimintakertomus isäntäseurakuntayhtymän hallintoelimien jatkokäsittelyä varten ja antaa se tiedoksi sopijaosapuolille. 4. Hyväksyä seuraavan vuoden talous- ja toimintasuunnitelma sekä maksuosuuslaskelma isäntäseurakuntayhtymän hallintoa varten ja antaa se tiedoksi sopijaosapuolille. 5. Hyväksyä kustannusperusteiset muuttujat, joiden mukaan sopijaseurakunnilta vuosittain peritään korvaus alueellisen keskusrekisterin toiminnasta. 6. Antaa lausunto alueellisen keskusrekisterin johtajaa valittaessa. 7. Valmistella alueellisen keskusrekisterin johtosäännön muutokset isäntäseurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäviksi. Johtosäännöstä tai sen muuttamisesta on pyydettävä sopijaseurakuntien/sopijaseurakuntayhtymien lausunnot. 8. Vastaanottaa sopijaseurakunnan/sopijaseurakuntayhtymien kirjallinen irtisanomisilmoitus ja laatia alueellisen keskusrekisterin toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvio irtisanomisen voimaantulon jälkeisille vuosille ottaen huomioon sopimuksen päättyminen irtisanoutuneen osapuolen kohdalla ja tästä aiheutuvat vaikutukset. 9. Selvittää sopimukseen perustuvat yli- tai alijäämät sekä laatia ehdotus ylijäämän jakamisesta tai alijäämän kattamisesta isäntäseurakunnan tai enemmän kuin puolen sopijaosapuolista halutessa irtisanoa sopimuksen. 5. Yhteisjohtokunnan toiminta 1. Yhteisjohtokunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tai milloin vähintään neljäsosa jäsenistä sitä kirjallisesti pyytää ilmoittamansa asian käsittelyä varten. 2. Kutsu yhteisjohtokunnan jäsenille on lähetettävä sähköisesti viimeistään seitsemän päivää tai postitse viimeistään neljätoista päivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Tieto kokouksesta on samalla tavalla toimitettava isäntäseurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ja hallintojohtajalle. 3. Yhteisjohtokunta voi ottaa kiireellisen asian päätettäväksi, vaikka sitä ei ole mainittu kokouskutsussa tai kokousta ei olisi kutsuttu koolle 2. momentissa mainitussa määräajassa. 4. Yhteisjohtokunta tekee päätöksensä yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide. 5. Yhteisjohtokunta voi kutsua kokoukseen asiantuntijoita. 6. Asioiden käsittelystä säädetään tarkemmin kirkkolaissa, kirkkojärjestyksessä, hallintolaissa sekä laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta. 6. Yhteisjohtokunnan pöytäkirja 1. Sihteerinä kokouksissa toimii alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnan nimeämä henkilö. 2. Pöytäkirjaan merkitään suoritetut äänestykset ja tehdyt päätökset sekä puheenjohtajan määräämät muut käsittelyyn liittyvät seikat. 3. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. 4. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, yhteisjohtokunta kokouksessaan. Jos pöytäkirjantarkastajat ja puheenjohtaja eivät ole yksimielisiä pöytäkirjan sisällöstä, yhteisjohtokunta tarkastaa pöytäkirjan seuraavassa kokouksessaan. 5. Yhteisjohtokunnan puheenjohtajan ja sihteerin lisäksi isäntäseurakunnan / isäntäseurakuntayhtymän hallintojohtaja/yhtymäjohtaja tai hallintosihteeri voivat todistaa pöytäkirjanotteen todeksi.
6. Yhteisjohtokunta lähettää kolmen päivän kuluessa tarkastamisesta pöytäkirjan isäntäseurayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ja hallintojohtajalle. Jos yhteinen kirkkoneuvosto tai sen puheenjohtaja saattaa yhteisjohtokunnan päättämän asian yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi, vaatimus tulee ilmoittaa yhteisjohtokunnalle kolmen päivän kuluessa siitä, kun asia on saatettu yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan tietoon. 7. Kopio pöytäkirjasta liitteineen on toimitettava sopijaseurakuntien/sopijaseurakuntayhtymien kirkkoneuvoston/yhteisen kirkkoneuvoston tietoon viiden päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. 8. Yhteisjohtokunnan pöytäkirjan ja siihen liittyvien asiakirjojen julkisuudesta, nähtävillä pitämisestä, oikaisuvaatimusohjeen ja valitusosoituksen antamisesta sekä päätösten tiedoksi saattamisesta on voimassa, mitä kirkkolaissa ja kirkkojärjestyksessä säädetään. 7. Alueellisen keskusrekisterin johtajan tehtävät ja ratkaisuvalta Alueellisen keskusrekisterin johtajan tehtävänä on 1. Kehittää alueellisen keskusrekisterin toimintaa, johtaa ja valvoa alueellisen keskusrekisterin henkilöstön toimintaa sekä määrätä sen tehtävät annettujen ohjeiden mukaisesti. 2. Päättää jäsenrekisterin pitämistä koskevista asioista sopijaseurakunnan puolesta sen mukaisesti, mitä kirkkolain 16 luvun 5 ja 8 :ssä on säädetty. KL 16:5 : Seurakunnat ja keskusrekisterit rekisterinpitäjinä Rekisterinpitäjiä ovat seurakunnat ja keskusrekisterit. Rekisterinpitäjä ei saa luovuttaa rekisterinpitoa muulle toimijalle. Seurakunnassa kirkkoherra ja keskusrekisterissä sen johtaja: 1) päättää kirkonkirjojen pitämistä koskevista asioista; 2) päättää jäsentä koskevien tietojen käsittelystä; 3) vastaa rekisteritietojen virheettömyydestä; 4) päättää kirkonkirjaan talletettujen kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta todistuksena, otteena tai jäljennöksenä. KL 16:8 : Jäsenrekisterin käyttöoikeus sekä käyttöoikeus- ja lokirekisteri Keskusrekisterin johtaja tai hänen määräämänsä viranhaltija voi päättää käyttöoikeuden myöntämisestä keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien jäseniä koskevien tietojen käsittelyyn. 3. Vastata sopijaseurakunnan jäsentä koskevan tiedon käsittelystä ja tiedon virheettömyydestä, sekä päättää jäsenrekisteriin talletettujen kirkon jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta todistuksena, otteena tai jäljennöksenä. 4. Päättää kirkkolain 16 luvun 9 :n mukaisesti sopijaseurakuntien manuaalisten kirkonkirjojen tietojen luovuttamisesta, virheiden oikaisemisesta ja kirkonkirjojen muusta pitämisestä. 5. Antaa sopijaseurakuntien kirkonkirjoihin perustuvia todistuksia, otteita ja jäljennöksiä tai määrätä muun kirkonkirjojen pitämiseen perehtyneen viranhaltijan antamaan niitä. 6. Vastata yhdessä muun alueellisen keskusrekisterin henkilökunnan kanssa alueellisen keskusrekisterin käytännön toiminnasta. 7. Toimia alueellisen keskusrekisterin henkilöstön esimiehenä. 8. Valmistella/hyväksyä alueellisen keskusrekisterin työntekijöiden tehtävänkuvaukset ja työnjaon.
9. Valmistella/hyväksyä henkilökunnan vuosilomat. 10. Tehdä tehdä päätös viransijaisen, määräaikaisen työntekijän tai viran- tai toimenhaltijan palkkaamiseksi myönnettyjen määrärahojen puitteissa palvelussuhteen ollessa enintään 6 kuukautta. 11. Vastata määrärahojen käytöstä talousarvion puitteissa. 12. Antaa alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnalle sen pyytämät selvitykset alueellisen keskusrekisterin toiminnasta ja tekee esityksiä työn kehittämiseksi. 13. Toimia alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnan esittelijänä. 14. Valmistella talousarvioehdotus, ehdotus toimintakertomukseksi sekä muut alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnalle esiteltävät asiat. 15. Antaa hallintoelinten pyytämät alueellista keskusrekisteriä koskevat lausunnot, ellei niitä ole pyydetty alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnalta. 16. Hoitaa muut alueellisen keskusrekisterin yhteisjohtokunnan, isäntäseurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston tai esimiehen antamat tehtävät. Alueellisen keskusrekisterin johtaja ratkaisee lisäksi seuraavat asiat: 1. Antaa henkilökunnalle matkamääräykset. 2. Hyväksyy alueellisen keskusrekisterin toimialaan kuuluvat laskut. 8. Alueellisen keskusrekisterin budjetti ja maksuosuuksien määräytyminen 1. Alueellisen keskusrekisterin budjetti laaditaan budjettiteknisesti kokonaisbudjettina, josta näkyvät sopijaseurakuntien maksuosuudet ja kaikki alueellisen keskusrekisterin menot ja tulot. 2. Osapuolten maksuvelvoitteiden perustuessa kalenterivuoden aikana veloitettaviin kustannuseriin kustannukset tasataan vuosittain siten, että yli- tai alijäämä siirretään seuraavan vuoden tilikaudelle. 3. Sopijaseurakunnilta vuosittain perittävä korvaus määräytyy kustannusperusteisten muuttujien (jäsenmäärä tai perusosa + jäsenmäärä) mukaisesti.