1 Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus, (ELY-keskus) muistio Hanke Hankekoodi: S20684 Hakija: ALOITUSPALAVERI 5.10.2016 Teiniminnotalkoot Metropolia ammattikorkeakoulu Oy, Future Tournaments Oy (ent. Innovaatiomestarit Oy), Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia Toteutusaika: 1.6.2016-31.5.2018 Aloituspalaverin aika ja paikka: 5.10.2016 kello 9.00-12.00, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia, Kirkkokatu 16 A, Espoo, neuvotteluhuone Casablanca. Osallistujat: Niina Lamberg, rahoitusasiantuntija, Hämeen ELY-keskus Laura-Maija Hero, projektipäällikkö ja innovaatiotoiminnan vastuulehtori, Teiniminnotalkoot, Metropolia ammattikorkeakoulu Tarja Häkkinen, taloussuunnittelija, Metropolia ammattikorkeakoulu Elina Ala-Nikkola, projektituottaja, Teiniminnotalkoot, Metropolia ammattikorkeakoulu (kirjasi muistion) Elina Förster, projektituottaja, Metropolia ammattikorkeakoulu Kirsi Niskala, projektiasiantuntija, Omnia (Teiniminnotalkoot-hankkeen projektivastaava 31.8.2016 saakka) Marja Riitta Lygdman, projektivastaava, Teiniminnotalkoot, Metropolia ammattikorkeakoulu Kirsi Tenkanen, projektiassistentti, Omnia Mikko Järvilehto, yritys- ja innovaatioasiantuntija, Teiniminnotalkoot, Future Tournaments Oy (ent. Innovaatiomestarit Oy) Aloituspalaverissa on käsitelty seuraavat asiat: Hankkeen päätös ja Hankesuunnitelma sekä keskeiset ehdot Päätös on tehty 8.5.2016 ja hyväksytty hankesuunnitelma Tuensaajat Metropolia ammattikorkeakoulu Oy, Innovaatiomestarit Oy, Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia 1. Tuen määrä 267 087, josta ensimmäisellä päätöksellä myönnetty 203 983. Hankkeen loppupuolella tarkistetaan loppurahoituksen osalta hankkeen eteneminen ja mikäli hanke ja sen kulut ovat edenneet ja tulevat etenemään suunnitellusti, loppuosa myönnetään hankesuunnitelman mukaisesti. 2. Ennakko Ei ennakkoa tässä hankkeessa.
2 4. Hankesuunnitelma ja toteutusaika Käytiin läpi hankkeen: - Tavoitteet, hankesuunnitelman kohta 5.2 - Toimenpiteet, hankesuunnitelman kohta 6.1 - Tulokset, hankesuunnitelman kohta 6.2 4.1 Muutosten hakeminen Hankkeelle voidaan myöntää muutospäätöksellä jatkoaikaa, mikäli sille on erityiset syyt. Tuensaajan on otettava viipymättä yhteyttä rahoittavaan viranomaiseen, mikäli hanketta ei voida toteuttaa hyväksytyn suunnitelman mukaisesti ja on tarvetta muutosten tekoon. 4.2 Yhteystietojen päivittäminen Tuensaajan on päivitettävä yhteystietonsa EURA2014-järjestelmän yhteystietojen ylläpitoosiossa, (ks. päätöksen kohta 4.1 ja hankesuunnitelma yhteyksien ylläpito-osio) sekä ylläpidettävä tiivistelmää sekä suomeksi että englanniksi. Liitteessä 1 (Teiniminnotalkoot-kalvosarja) on esitelty tarve, toimenpiteet ja tavoitteet. Todettiin, että hanke on ollut käynnissä 4 kuukautta, jona aikana hanke on edennyt suunnitelmien mukaan ja kaikki toimenpiteet on käynnistetty hankesuunitelmassa esitetyllä tavalla. Kaikki muutokset hankkeen sisältöihin tai käytännön toteuttamiseen (esim. henkilömuutokset, budjettimuutokset) tulee ilmoittaa rahoittaja Niina Lambergille sähköpostilla. Tämän pohjalta päätetään tapauskohtaisesti tarvitaanko muutosprosessi vai riittääkö ilmoitus. Yhteystiedot tulee olla hankkeen kannalta keskeisille henkilöille, sillä rahoittajan pyynnöt ja viestit menevät tälle henkilölle (sähköpostilla). 5. Hankkeen kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma Käytiin läpi hankkeen kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman tiivistelmä (päätös kohta 2). EU- ja valtion rahoitus on 2067 87, 70 % nettokustannuksista Todettiin että hankkeen omarahoitusosuudet ovat osatoteuttajien omaa rahaa, hankkeella ei siten ole muuta ulkopuolista rahoitusta. 6. Kirjanpito, maksatushakemuksen tekeminen, tukikelpoiset kustannukset, ALV päätöksen kohdat 4.2 4.6 Tuki maksetaan takautuvasti (pl. ennakko). Maksatushakemuksen mukana on maksatuskaudelta toimitettava rahoittajan edellyttämät raportit seurantatietoineen.
3 6.1. Kirjanpito Tuensaajan on pidettävä hankekohtaista kirjanpitoa niin, että hankkeen muut kuin prosenttimääräiset kustannukset sekä rahoitus ovat erotettavissa tuensaajan kirjanpidossa. Hankkeella tulee olla oma kustannuspaikka, jonne välittömät kustannukset kirjataan. Tilinpidon ja tositteiden tulee olla ilman vaikeuksia tarkastettavissa. Hakija ei kirjaa flat rate kustannuksia hankkeen kustannuspaikalle. 6.2. Maksatushakemusten toimittamisen aikataulu Päätöksen mukaan Hankkeen aikana tuensaajan tulee toimittaa maksatushakemus 3-4 kertaa vuodessa. Maksatushakemus on jätettävä EURA2014-järjestelmään kahden (2) kuukauden kuluessa maksatuskauden päättymisestä Toteuttajan arvio maksatusaikataulusta: touko-elokuu syys-joulukuu tammi-huhtikuu Todettiin, että maksatusaikataulu ei ole sitova ja siihen voi pyytää lisäaikaa Niina Lambergilta. Keskusteltiin toimenkuvaluettelon tarpeellisuudesta tässä hankkeessa. Niina Lamberg lupasi selvittää asian ja tiedottaa hanketoteuttajia.
4 Tukikelpoiset kustannukset Kustannukset ovat tukikelpoisia, kun ne ovat muodostuneet hankkeen toteutusaikana, ovat tosiasiallisesti maksettuja, hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia, hankkeen toteuttamiselle tarpeellisia, ja määrältään kohtuullisia. Arvonlisävero on tukikelpoinen, jos sen on hyväksytyssä suunnitelmassa merkitty jäävän tuensaajan lopulliseksi kustannukseksi ja siitä on toimitettu riittävä selvitys. Hankkeessa tehtävät hankinnat tulee kilpailuttaa aina kun ne ylittävät 2000 euroa. 2000-5000 euron hankintojen kilpailutukseen riittää sähköpostilla tehty kilpailutus ja sen dokumentointi. Kaikissa hankkeissa tulee hankkeen voida todistaa, että hankinnat on tehty normaalimarkkinahinnan mukaisin hinnoin. Keskusteltiin osatoteuttajien omien yritysten sisällä toimivien palvelutarjoajien käyttämisestä hankkeen hankinnoissa = sisäinen palveluhankinta (mm. Metropolian Valovirta -suunnittelu- ja painoyritys, joka on voittoa tavoittelematon, Metropolian y-tunnuksen alla toimiva yritys, jonka hinnat on todettu useissa kilpailutuksissa edullisimmaksi). Todettiin, että palvelu voidaan ostaa omalta toimijalta jos hankinta on katteeton, mutta suositellaan osatamista ulkopuolelta. Keskusteltiin kohderyhmän matkakuluista heidän toimiessaan piloteissa. Kohderyhmän kuluista korvata voidaan ainoastaan erikseen tilattu kimppakuljetus (esim. pikkubussi). Muut matkakulut ovat joko osallistujan omia kuluja tai hankkeen flat rate -kuluja. Hanketyöntekijöiden kaikki matkakulut ovat flat rate -kuluja. 6.3. Tukikelvottomat kustannukset Jos tuensaaja saa kustannuksiin korvausta muualta, kustannus ei siltä osin ole tukikelpoinen. Esimerkkinä KELAn maksamat sairauspäivärahat, jotka on vähennettävä maksuun haetuista palkoista. Tukikelvottomia ovat myös mm. sakot, pysäköintivirhemaksut, korot, tilipalveluihin liittyvät palvelumaksut. Hanke ei liioin voi maksaa tulospalkkioita, luontoisetuja, bonuksia, stipendejä tai kustantaa arvontapalkintoja. Arvonnat ja niiden palkinnot eivät voi olla hankerahoitettuja. Jos Teiniminnotalkoot-mallin kehittämiseen liittyviin pilotteihin (=innovaatiokilpailu) käytetään palkintoja, tulee ne olla joko sponsoroituja tai osa flat rate -kuluja. Sponsorien hankinta sellaisenaan ei ole hankerahalla rahoitettavaa työaikaa, jos ei ole osa muuta yritysyhteistyötä, jota hankkeessa tehdään. Todettiin, että palkintojärjestelmää mietittäessä on olennaista huomioida myös toiminnan jatkuvuus hankkeen jälkeen. 6.4. Kustannusmalli Kustannusmalli on 17 % flat rate.
5 Tosiasiallisia kirjanpidon kustannuksia ovat palkkakustannukset ja muut kustannukset. Järjestelmä laskee automaattisesti flat rate-prosentin mukaisen summan, joilla katetaan mm. seuraavat kustannukset: - Toimistokustannukset (toimistotarvikkeet, atk, puhelin, talous) - Hankehenkilöstön matkakustannukset - Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin - Hankehenkilöstön työterveyskustannukset - Hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset - Kokous- ja neuvottelukulut - Hankkeen ohjausryhmän kustannukset - Muut välilliset, jyvitetyt ja sisäiset kustannukset esim. toteuttajan omien tilojen käyttö Flat rate -kustannuksista ei esitetä maksatushakemuksessa kirjanpidon otetta eikä tositteita. 6.5. Palkkakustannukset Jokaiselle hankkeesta palkkaa saavalle henkilölle tulee laatia kirjallinen toimenkuva. Osa-aikaisten on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa, jossa näkyy hankkeelle tehdyt työtunnit, tehdyn työn sisältö sekä muut tunnit. Merkitään myös vapaat (lomat, sairaslomat yms.). Mikäli toteuttajaorganisaatiossa on käytössä sähköinen työajanseuranta, jossa vastaavat tiedot, voidaan käyttää järjestelmästä tulostettua työajanseurantaa. Työaikakirjanpito on työntekijän ja esimiehen allekirjoitettava. Tukikelpoista on normaali kk-palkka sekä lakisääteiset ja pakolliset työnantajan maksamat sivukulut. Palkat kohdistetaan työajanseurannan toteutuneiden tuntien suhteessa. Palkat eivät saa ylittää organisaation vastaavasta työstä maksamaa palkkaa. Tukikelpoista on hankkeen aikana hankkeelle tehdystä työstä kertyneiden lomapäivien palkat ja lomarahat. Lomakustannukset voidaan hakea maksuun vasta sitten, kun lomat/vapaajaksot on pidetty ja lomapalkka tai lomaraha on tuensaajan tosiasiallisesti maksama. Lomapalkka- ja rahavarauksia ei hyväksytä. Maksatushakemuksen liitteenä toimitetaan työajanseurannat, palkkaselvityslomake sekä lomapalkkaselvityslomake, kun lomia pidetään tai lomarahoja maksetaan. Nämä liitteet on merkittävä hakemuskohtaisiksi ja salaisiksi liitteiksi EURA-järjestelmässä (perusteeksi esim. sisältävät henkilön palkkatietoja), kts. tarvittaessa EURA-järjestelmän ohje hankehakemuksen täyttäminen, kohta 4.13.4. Hankkeeseen on hyväksytty hankesuunnitelman mukainen määrä työntekijöitä hankesuunnitelman mukaisilla toimenkuvilla. Jos näihin tulee muutoksia, toimitaan seuraavasti: - jos työtä toteuttava henkilö vaihtuu, ilmoitus tästä rahoittajalle riittää, samoin pitkiin poissaoloihin liittyvät sijaistuksista riittää ilmoitus - jos yksi henkilö alkaa tehdä kahta toimenkuvaa, riittää ilmoitus - jos yksi toimenkuva jaetaan useammalle henkilölle (=lisähenkilö hankkeeseen),
6 tulee muutoksesta neuvotella rahoittajan kanssa. Rahoittajalle toimitetaan sähköpostitse perusteet muutokselle sekä uudet tehtävänkuvat ja niihin käytettävä resurssi ja sen jaksotus (=työnkuva ja työsuunnitelma), jonka pohjalta rahoittaja tekee päätöksen työnkuvan jakamisesta kahdelle henkilölle. Samoin työnkuvien laajuuksien muutoksista tulee hakea rahoittajan päätös. 6.6. Ostopalvelut, julkiset hankinnat Kaikkien hankintojen tulee sisältyä hyväksyttyyn hankesuunnitelmaan. Tuensaajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista. Mikäli hankintahinta alittaa 30.000, on pystyttävä osoittamaan, että hinta on kohtuullinen. Kohtuullisuuden osoittamiseksi hankinnasta tulee pyytää tarjous vähintään kolmelta toimittajalta. Tässä hankkeessa ostopalveluja: Kts. tarkemmin kohta 6.2 kilpailutuksesta ja osatoteuttajien omien palvelutarjoajien hyödyntämisestä. Sovittiin, että tarjoilut mm. yrityksille, ohjausryhmälle jne. hoidetaan vuorotellen Metropolian ja Omnian kesken. Keskusteltiin tiedon levittämiseen ja juurruttamiseen liittyvistä ostopalveluista (mm. hankkeen julkaisut ja seminaarit). Mikäli hankkeessa nähdään perustellusti paremmaksi toteuttaa esimerkiksi tiedonlevitys face-to-face -tapaamisin hankesuunnitelmassa mainittujen seminaarien sijasta sekä sähköisin materiaalein ja kanavin painettujen kirjojen sijasta, voidaan ostopalveluissa hankesuunnitelmassa mainitut kulut muuttaa tämän kaltaisiksi kuluiksi annetun resurssin puitteissa. Tästä tulee sopia erikseen rahoittajan kanssa ennakkoon. 6.7. Muut kustannukset Esimerkiksi kohderyhmästä suoraan aiheutuvat kustannukset: kohderyhmän käyttöä varten tehdyt pienhankinnat, kohderyhmän opintomatkat ja kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen vuokrakustannukset. 6.8. Omarahoitus ja muiden rahoittajien rahoitusosuudet Omarahoitusosuutta ei ilmoiteta maksatushakemuksessa, vaan EURA2014 -järjestelmä laskee omarahoituksen määrän rahoituspäätöksen ja toteutuneiden rahoitusosuuksien perusteella. Muiden rahoittajien rahoitusosuudet - Muun rahoituksen on kerryttävä päätöksen mukaisissa suhteissa.
7 - Maksatushakemuksessa on ilmoitettava maksatuskaudella toteutunut tuensaajaorganisaation ulkopuolelta hankkeelle osoitettu kunta-, muu julkinen ja yksityinen rahoitusosuus. - Jos rahoitussuunnitelman mukainen ulkopuolinen rahoitus ei toteudu suunnitellusti, tuensaaja kattaa puuttuvan osuuden. 6.9. Maksatushakemuksen laatimisen tarkemmat ohjeet ja liitteet - Hankkeen päätoteuttaja tekee maksatushakemuksen koko hankkeen osalta sähköisesti EURA2014-järjestelmässä - Laatimisessa on noudatettava järjestelmässä olevia ohjeita, (kysymysmerkin? takaa). - Kunkin osatoteuttajan tiedot täytetään omalle taustalomakkeelle. Osatoteuttajat toimittavat tarvittavat tiedot ja liitteet päätoteuttajalle. Tietojen keräämisessä voi apuna käyttää ESR-maksatushakemuksen taustalomakeluonnosta osatoteuttajia varten. - Maksatushakemuksella esitetään korvattavaksi kustannukset, jotka kohdistuvat maksatuskaudelle ja jotka voidaan kirjanpidolta ko. ajanjaksona todentaa - Kustannukset eritellään taustalomakkeella siten, että kustannuksen yhteys hankkeeseen selviää (korvaa pääkirjanavaimen ). Merkitään omille riveilleen palkat henkilöittäin (selitekenttään hankehakemuksen mukaiset tehtävänimikkeet, ei henkilön nimeä) ja muut kustannukset tositteittain (selitekenttään esim. kahvitarjoilu, ohjauskoulutus 20.2.2016, 15hlö) - Prosenttimääräisinä korvattavista (flat rate) kustannuksista ei esitetä kirjanpidon otetta. - Tukea ei makseta, jos vaadittua seurantaraporttia, loppuraporttia, pyydettyjä liitteitä tai muita lisäselvityksiä ei ole toimitettu. Liitteet: - Pääkirjan ote maksatuskaudelta (hankkeen toteutuneita kustannuksia, tuloja ja rahoituseriä koskeva suljetun kirjanpidon tositekohtainen pääkirjanote maksatuskaudelta, ei tarvitse todistaa oikeaksi vaikka EURA-järjestelmässä näin mainitaankin) - Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien päiväkohtaiset kokonaistyöajanseurantalomakkeet (työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset) - selvitys tai laskelma palkkakustannusten kohdentamisesta hankkeelle (palkkaselvityslomake) - Selvitys tai laskelma lomakustannusten kohdentamisesta hankkeelle (lomapalkkaselvityslomake) - hankintaselvityslomake liitteineen yli 2 000 euron (ilman alv) hankinnoista - Näytteet hankkeen tuella tuotetutuista julkaisuista (esim. kansilehti ja sivu, jossa logot) sekä viestintä-, markkinointi- ja muu materiaalista - Lisäksi ensimmäiseen maksatushakemukseen kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja menojen sekä flat rate kustannusten erittelemiseksi (kustannuspaikka tai erilliset tilit) Palkka-, lomapalkkaselvitys ja työajanseurantalomakkeet on merkittävä EURA-järjestelmässä hakemuskohtaisiksi ja luottamuksellisiksi tai salaisiksi liitteiksi (perusteeksi esim. sisältävät henkilön palkkatietoja), kts. tarvittaessa EURA-järjestelmän ohje hankehakemuksen täyttäminen, kohta 4.13.4.
8 Maksatushakemuksen lomakkeet löytyvät Etelä-Suomen suuralueosion sivuilta: www.rakennerahastot.fi -> Etelä-Suomen suuralue -> Etelä-Suomen Materiaalipankki -> Ohjeet hankkeiden toteuttajille Hämeen ELY-keskus -> ESR-Maksatus. Samassa kansiossa myös tiedote EURA2014-järjestelmän sisältämistä henkilötiedoista (18.11.2015) sekä RR-ELYjen tiedote ohjelmakauden 2014-2020 lomapalkka- ja lomarahavarauksista. Lisäksi Etelä-Suomen materiaalipankista löytyy starttikoulutuksen maksatuksen materiaali: Etelä-Suomen Materiaalipankki -> Tilaisuuksien materiaalit - Hämeen ELY-keskus -> Starttikoulutukset 6.10. Ennakon maksaminen - Ei tässä hankkeessa 6.11. Tulot - Rahoitussuunnitelman mukaiset sekä mahdolliset ennakoimat tulot on ilmoitettava maksatushakemuksella. - Tulo on vastikkeellista, hankkeelle tulevaa rahaa esim. koulutuksen osallistumismaksuja. 7. Ohjausryhmä, päätöksen kohta 4.7 Tuensaajan tulee perustaa hankkeelle ohjausryhmä päätöksen mukaisesti. Kirjallinen asettamispäätös toimitetaan rahoittavalle viranomaiselle, joka hyväksyy ohjausryhmän kokoonpanon. - Ohjausryhmän tulee aloittaa työskentelynsä mahdollisimman nopeasti hankkeen käynnistyessä. - Ohjausryhmän kokouskutsut, muistiot ja muu materiaali toimitetaan rahoittavan viranomaisen yhteyshenkilölle, jolla on oikeus osallistua kokouksiin. - Kokouspöytäkirjoissa/muistioissa tulee olla juokseva numerointi ja allekirjoitukset. - Hankkeen mahdollinen muutoshakemus on käsiteltävä ohjausryhmässä ennen kuin se toimitetaan rahoittavalle viranomaiselle (pl. kiireelliset muutokset) - Ohjausryhmä käsittelee lisäksi hankkeen loppuraportin. Ohjausryhmä kootaan loka-marraskuun aikana ja se kokoontuu tämän vuoden aikana yhden kerran (joulukuun alussa). Ohjausryhmästä pyritään tekemään mahdollisimman toiminnallinen ja orgaaninen elin osaksi hanketoimintaa. Maksatushakemuksista toimitetaan lukijaystävälliset tiivistelmät ohjausryhmälle. 8. Hankkeen toiminnan ja tulosten seuranta ja raportointi, päätöksen kohta 4.8 Hankkeen määrällisten seurantatietojen ja toiminnallisen toteutumisen raportointi tapahtuu maksatushakemuksen yhteydessä EURA2014-järjestelmän ESR -seurantaraportilla. Hankkeen toiminnallisen toteutumisen raportointi
9 ESR -seurantaraporttimalli on lähetetty hakijalle ja sitä käytiin läpi aloituspalaverissa. Seurantaraportilla raportoidaan hyväksytyn hankesuunnitelman tavoitteiden, tulosten ja tuotosten toteutuminen. Seurantaraportilla on myös kuvattava horisontaalisten periaatteiden huomioiminen hankkeessa. - Raportointi tehdään jokaiselta maksatuskaudelta. Määrällisten seurantatietojen raportointi Ohjelmakaudella 2014-2020 hankkeen määrällisten tietojen kerääminen ja raportointi tapahtuu ESR henkilö-järjestelmän kautta. - osallistujien tiedot tulee kerätä paperilomakkeilla, joilta tiedot syötetään järjestelmään sen avauduttua. - Henkilöitä koskevat seurantatiedot kirjataan ESR henkilö-järjestelmään - Osallistujilla tarkoitetaan henkilöitä, jotka hyötyvät suoraan hankkeessa toteutettavista toimenpiteistä. - Osallistujiksi lasketaan ne, jotka voidaan tunnistaa ja joilta voidaan kysyä heidän ominaisuuksistaan (henkilötason tiedot). - Osallistujaksi lasketaan, vaikka henkilö olisi mukana lyhyenkin ajan, ei ole erikseen määritelty tarkempaa osallistumisen aikaa. - Osallistujia eivät ole hankkeen henkilöstö, alihankkijat, kouluttajat tai muut hankkeelle työskentelevät asiantuntijat. - Osallistujiksi ei liioin lasketa tiedotustoimenpiteiden kohteena olevia henkilöitä, levittämisseminaarien osallistujia tai muihin vastaaviin kertaluonteisiin tilaisuuksiin osallistuneita. - Pakollisia kerättäviä henkilötietoja ovat: osallistujien ikä, koulutustaso, työmarkkina-asema ja kotitalouden asema. Nämä tiedot on oltava jokaisesta osallistujasta, joka raportoidaan hankkeessa osallistujaksi. - Seurantatietolomakkeita on kahdenlaisia: 1) Osallistujien tiedot aloitustilanteessa ja 2) lopetustilanteessa. - Osallistuja itse allekirjoittaa lomakkeet. - Koska kerättävät tiedot ovat luottamuksellisia tietoja, on tietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn kiinnitettävä erityistä huomiota. Henkilötietolakia on noudatettava. Todettiin, että erillistä vuosiraporttia ei tehdä, ainoastaan seurantaraportit. Painotettiin, että seurantaraporteissa tulee kertoa tehdyistä toimenpiteistä ja kustannuksista suhteessa hankkeen tavoitteisiin sekä muistaa seurata myös horisontaalisten periaatteiden toteutumista joka raportissa. Käytiin läpi seurantatietojen keruuseen liittyvät ohjeet ja Niina Lamberg toimittaa vielä hanketoimijoille viimeisimmät versiot kohderyhmän aloitus- ja lopetuslomakkeista. Todettiin, että kohderyhmän aloitus- ja lopetuslomakkeet tulee olla täydellisesti täytettynä, jotta ne on raportoitavissa. Lisäksi todettiin, että kaikissa hankkeen toimenpiteissä tulee allekirjoittaa kaikkien osallistujien osalta osallistujalista (jos toimenpiteitä osuu samalle viikolle useita, voidaan lista koota kootusti kerran viikossa).
10 9. Valvonta ja tarkastukset Päätöksen kohta 4.9 kertoo tarkastuksista. Tuensaajan on autettava tarkastajia ja toimitettava heille tarvittava materiaali. 10. Asiakirjojen säilyttäminen Hankkeen asiakirjat on säilytettävä paloturvallisesti vähintään 10 vuotta hankkeen päättymispäivästä. Arkistoitava kaikki hankkeen toimintaa todentavat asiakirjat kirjanpidon lisäksi. Arkistoinnissa huomioitava, että osa materiaalista on arkaluonteista. Hakija on tutustunut ESR Henkilöjärjestelmän ohjeessa kuvattuun lomakkeiden arkistointiin liittyvään ohjeistukseen. Päätettiin, että originaalit asiakirjat säilytetään kaikkien osatoteuttajien osalta Metropoliassa. Osatoteuttajat vastaavat materiaalien toimittamisesta Metropolialle asianmukaisesti. 11. Tiedottaminen ja viestintä Viestintäohje rakennerahastohankkeille on jaettu hakijalle päätöksen liitteenä. Hankkeen tulee tiedottaa EU:n osallistumisesta hankkeen rahoitukseen. Kaikessa hankkeen materiaalissa tulee olla ESR- lippulogo teksteineen ja Vipuvoimaa EU:lta -tunnus. Jos materiaalissa on unionin symbolin lisäksi muita logoja, unionin symbolin tulee olla vähintään samankokoinen kuin suurin toinen logo. Tuensaajan on sijoitettava hankkeen toteuttamisajaksi vähintään yksi hanketta ja sille Euroopan unionilta saatavaa osarahoitusta esittelevä juliste (vähimmäiskoko A3), joka sisältää tietoa hankkeesta ja sen saamasta rakennerahastorahoituksesta, näkyvälle paikalle. Julisteen tulee olla esillä myös niissä tiloissa, joissa hankkeen tapahtumia tai koulutusta järjestetään. Julisteen mallipohja on www.rakennerahastot.fi -sivustolla, josta löytyvät myös muut viestintäohjeet ja -materiaalit mm. logot. Logojen käyttö verkkoviestinnässä Tuensaajan verkkosivulla on esitettävä lyhyt kuvaus hankkeesta ja tuotava esiin Euroopan Unionilta saatava tuki hankkeen toteuttamiseen. Hankkeiden tulee käyttää verkkoviestinnässä EU-lippulogoa. Ohjelmakauden 2014 2020 viestintäohjeistuksessa on täsmennyksiä aiempaan verrattuna logon käytöstä verkkoviestinnässä. Viestintäohje perustuu EU-asetukseen. EU-lippulogoa ei saa piilottaa nettisivulla lähes näkymättömiin tai vaikeasti löydettäväksi, vaan sen tulee näkyä sivulla sinne mentäessä ilman, että sivua tarvitsee vierittää alaspäin. Päätöksen liitteenä ollutta viestintäohjetta tulee noudattaa. Käytiin läpi viestintäohjeen keskeiset kohdat.
11 www.rakennerahastot.fi -> Etelä-Suomi uutiset, uutiskirjeet, tapahtumat Facebook: rakennerahastot.fi Some viestintä #ESR Hankkeen viestinnästä on tehty viestintäsuunnitelma, jota vielä loppuvuoden aikana täydennetään. Viestintä jakautuu kahteen pääkärkeen: hankkeen viestintä ja Supertiimibrändin viestintä. Molempien tekeminen on aloitettu. Hankkeen pääviestintäkanavia verkossa ovat hankkeen verkkosivut sekä wikisivusto (kokoaa kaiken hankkeen sisäisen ja ulkoisen tiedon yhteen), sosiaalinen media (FB ja Twitter) sekä hankkeesta tehtävät uutiset eri kanaviin ja hankkeen osallistuminen erilaisiin tapahtumiin (mm. messut) sekä viestintä opiskelijoille ja yrityksiin päin. Hankeviestinnässä näkyy koko ajan Teiniminno-esiselvityshanke ja sen tulokset, sillä se on keskeinen osa hankkeessa jatkokehitettävää toimintaa. Hankkeen juliste on jo tuotettu ja toimitettu rahoittajalle. 12. Tuen maksamisen keskeyttäminen, lopettaminen, takaisinperintä ja palauttaminen Jos tukea ei ole käytetty hyväksytyn hankesuunnitelman ja päätöksen ehtojen mukaisesti, tulee maksettu tuki joko kokonaan tai osittain periä takaisin. - (Päätöksen kohta 4.13). 13. Muut ehdot Muut hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiat Erityistä huomiota tulee kiinnittää jäljitysketjuihin, sekä kustannusten osalta että seurantatietojen osalta.
12 Allekirjoitukset Niina Lamberg, rahoitusasiantuntija, Hämeen ELY-keskus Laura-Maija Hero, projektipäällikkö, Metropolia ammattikorkeakoulu Elina Ala-Nikkola, projektituottaja, Metropolia ammattikorkeakoulu