Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 1 (7) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 23.11.2007 klo 10.00 13.15 Paikka Läsnä Asiantuntijat Poissa Vallila, Teollisuuskatu 23, 4. krs, huone B453 Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Stakes Jukka Lindeman, informaatikko, KTL, saapui klo 10.22 Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto, klo 12.20 asti Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Päivi Jokitalo, suunnittelija, Kansalliskirjasto Toni Vesterinen, suunnittelija, Kansalliskirjasto 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 2. FinELibin prosessit Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen klo 10.00. Helsingin yliopistossa on vuoden 2007 aikana luotu ja kehitetty laadunvarmistusjärjestelmää ja sen työkaluja. Osana yliopiston laatutyötä on Kansalliskirjastossa tehty laatukäsikirja ja kuvattu keskeisiä prosesseja. Kansalliskirjaston kolme ydinprosessia ovat tietosisältöjen tarjoaminen, julkaistun kulttuuriperinnön hallinta ja tiedon infrastruktuurin tarjoaminen. Tiedon infrastruktuurin tarjoaminen - ydinprosessi käsittää verkkoaineiston kansallisen lisensioinnin, kirjastosovellusten ylläpidon, kehittämisen ja hankinnan sekä kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arvioinnin kehittämisen. Prosessin tavoitteena on tiedonsaannin edistäminen yhteiskunnassa ja tarkoituksenmukainen työnjako kirjastoverkossa tietosisältöjen ja - järjestelmien tarjonnan avulla. FinELib-konsortion toimintaan suoraan vaikuttavia tiedon infrastruktuurin tarjoaminen -prosessin aliprosesseja ovat verkkoaineiston hankinta ja palveluiden kehittäminen. Toni Vesterinen esittelee verkkoaineiston hankinta prosessia ja Ari Rouvari palvelujen kehittäminen prosessia. Keskustellaan prosesseista ja siitä miten ne linkittyvät kirjastojen omiin prosesseihin.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 2 (7) Toni Vesterinen esitteli verkkoaineiston hankinta prosessin ja Ari Rouvari kirjastoverkkopalvelujen palvelujen kehittäminen prosessin. Verkkoaineiston hankintaprosessi sisältää useita aliprosesseja. Konsortioryhmä keskusteli mm. uusien aineistojen valinnasta ja jäsenorganisaatioiden asiakkaiden osuudesta aineistojen valinnassa ja hankinnasta. Esitellyt prosessit tuovat esiin palvelukeskuksen näkökulman ja kirjastot voivat katsoa mihin osaan prosessia sijoittavat itsensä. Todettiin, että jäsenorganisaatioiden asiakkaiden osuus prosessissa näkyy yksityiskohtaisemmin kirjastojen omissa prosesseissa. Prosessikuvauksia pidettiin tärkeinä ja kirjastojen ja palvelukeskuksen rajapintojen esiintuominen antaa niille lisäarvoa. Konsortioryhmässä käytiin vilkasta keskustelua aineistojen kilpailutuksesta. Päätettiin että kilpailutukseen palataan tulevissa kokouksissa. Kokouksessa todettiin myös, että aineistokoulutuksesta ja tilastoinnista pitäisi olla yhteys takaisin aineistohankinnan prosessiin. Prosessikuvauksia on palvelukeskuksessa hyödynnetty prosessien kehittämisessä ja tietoympäristön rakentamisessa. Prosessikuvauksista on apua myös uuden henkilön perehdytyksessä. Hyödyllisiksi ovat osoittautuneet prosessikuvaukset joiden tekemisessä jokainen Kansalliskirjaston tulosyksikkö on ollut mukana sekä digitointiprosessin kuvaus jossa myös asiakkaat ovat olleet mukana. Palveluyksikkö julkaisee prosessit verkkosivuillaan. Konsortioryhmä palaa asiaan ensi vuoden kokouksissa, jolloin katsotaan miten kirjastot voivat hyödyntää palveluyksikön prosesseja omissa prosesseissaan. Todettiin että konsortion eri organisaatioissa on hyvin erilainen tilanne prosessin kuvausten kannalta. Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen kirjastojen osalta prosessien tekeminen liittyy usein auditointiin. Yleisten kirjastojen puolella prosesseja on kuvattu vähemmän. 3. FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2008 FinELib-konsortion toiminnan painopisteenä vuonna 2008 tulee edelleen olemaan toimintaympäristön muutosten hallinta ja palvelujen tuottaminen tehokkaasti uudenlaisessa ympäristössä. Aineistoneuvottelujen merkitys tulee korostumaan kun neuvotellaan uudenlaisista tavoista käyttää aineistoja. Alkuvuodesta 2008 wwwsivu-uudistus saatetaan päätökseen. Palveluyksiköllä on vuonna 2008 käytettävissään vähemmän henkilöresursseja ja mm. tästä syystä on mietittävä toiminnan tehostamisen mahdollisuuksia. FinELibin kautta hankittujen aineistojen määrä on kasvanut satoihin aineistoihin. On harkittava, voidaanko neuvoteltavien aineistojen määrää vähentää ja keskittyä niihin aineistoneuvotteluihin, joista kirjastot saavat suurimman hyödyn. Aineistojen käyttötilastojen keruu on manuaalista työtä ja aineistojen määrän kasvu on lisännyt tilastotyötä. Vähennetään vuonna 2008 tilastojen keruuta niin, että kokotekstiaineistoista tilastoidaan vain downloadit ja muista aineistoista haut. Nelli-portaalin toiminnan painopisteitä vuonna 2008 ovat järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu ja toteuttaminen, Nellin integrointi oppimisympäristöihin sekä kansainvälinen yhteistyö IGeLU:n puitteissa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 3 (7) Arja Tuuliniemi ja Ari Rouvari esittelevät suunnitelmia vuoden 2008 toiminnasta. Käydään lähetekeskustelu toimintasuunnitelmasta. Liitteenä FinELib-konsortion strategia (Liite 1). Arja Tuuliniemi esitteli palveluyksikön ehdottamat toimenpiteet v. 2008 toimintasuunnitelman sisällöksi. Aiemmin konsortio on päättänyt että aineistoista joissa on vähemmän kuin neljä tilaajaa ei neuvotella. Joistakin aineistoista on kuitenkin muodostettu konsortio vaikka tilaajamäärä on ollut pienempi. Tämä asia tulee ottaa uudelleen tarkasteluun. Arja Tuuliniemi kertoi palveluyksikön ehdottavan, että vuodelle 2009 ei otettaisi uusia aineistoja neuvoteltavaksi. Tästä poikkeuksena aineistot joiden neuvotteluja jatketaan vuodelta 2007. Nelli-portaalin hakuohjelmien tekeminen vähenee. Kustantajille viestitään aineistoneuvotteluissa standardirajapintojen merkittävyydestä. Lisenssisopimusten kesto tulisi pääsääntöisesti saada vähintään kahdeksi vuodeksi. Arja Tuuliniemi esitti myös konsortio- ja ohjausryhmän kokousten määrän vähentämistä kolmeen kertaan vuodessa. Log-in-tilastojen keruusta luovuttaisiin ja search-tilastoja kerättäisiin vain viitetietokannoista sekä niistä kokoteksteistä joista ei saada downloadeja. Tilastotietojen automaattista siirtoa testataan. Haltia pyritään kehittämään niin että IP osoitteiden syöttöä ja siirtoa kustantajille voitaisiin automatisoida. FinELibin oma asiakaskysely v. 2008 jäisi tekemättä mutta FinELib olisi mukana suunnittelemassa Kirjastoverkkopalveluiden asiakaskyselyä. Tiedotuksen osalta Haltia ja www-sivuja pyritään hyödyntämään mahdollisimman paljon. Ehdotuksena on myös FinELib- tiedotteen sulauttaminen Kirjastoverkkopalvelut-tiedotteeseen. Toiminnan muutosehdotuksia pidettiin yleisesti harkittuina. Päätettiin kehittää kokouskäytäntöjä. Konsortioryhmä pitää tärkeänä sitä, että Nellin käytettävyyteen ja kehittämiseen panostetaan tiukassakin taloudellisessa tilanteessa ja hyödynnetään siinä verkostomaista toimintaa. Ydintoimintana pidetään aineistoneuvotteluita. Päätettiin myös että palveluyksikkö selvittää tulevan vuoden aikana yleisten kirjastojen laskutusta pienten laskujen osalta. Väen vähentyessä tilanne tiukkenee muiden työtehtävien osalta ja uhkana on osaamisen valuminen pois. Osaamisen säilyttämistä palveluyksikössä pidettiin tärkeänä. 4. FinELib-konsortion jäsenorganisaatioiden yhdistymiset/tiivistynyt yhteistyö Konsortion jäsenorganisaatioissa on lähivuosina tapahtumassa ja jo osittain tapahtunutkin uudelleenorganisoitumista, jolloin syntyy organisaatioiden yhteenliittymiä ja uusia yhteistyömuotoja. FinELib-konsortio selvittää, miten uudelleenorganisoituminen vaikuttaa palvelujen tarjoamiseen konsortion jäsenille.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 4 (7) Tätä varten konsortio on valinnut rakenteellisen kehittämisen pilottihankkeiksi Lappeenrannan teknillisen yliopiston ja Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulun, Metropolian (Stadia ja Evtek) ja Itä-Suomen yliopiston (Joensuu-Kuopio). Pilottien avulla kartoitetaan muutosten vaikutuksia aineistolisensseihin ja konsortion toimintaan. Pilottihankkeiden kirjastonjohtajien kanssa on keskusteltu kesän ja syksyn aikana. Keskustelujen perusteella on kartoitettu muutosten aikatauluja ja yhdistyvien organisaatioiden lisensiointiin liittyviä kysymyksiä. Päivi Jokitalo esittelee pilottihankkeiden kautta tähän mennessä saatuja tietoja. (Liite 2). Keskustellaan raportista. Päivi Jokitalo kertoi, että keskusteluissa kirjastojen kanssa ilmeni toivomus saada valmiita hintoja tietyille aineistoille organisaatioitten yhdistyessä. Tämä ei kuitenkaan ole mahdollista, koska hinnoittelu määräytyy tapauskohtaisesti. Keskusteltiin hinnoittelusta ja todettiin siinä ilmenevät vaikeudet. Tärkeänä pidettiin sitä että mallien tulee olla ennustettavia ja oikeudenmukaisia. Konsortioryhmä kyseenalaisti palveluyksikön velvollisuutta tehdä kaikki yhdistymisistä aiheutuva selvitystyö perustyönä. Tähän selvittelyyn menevä aika on pois FinELibin varsinaisesta, koko konsortiolle tehtävästä perustyöstä. Mietittiin sitä voisivatko yhdistyvät organisaatiot itse osallistua tilanteen selvittämiseen esim. rakenteellisen kehittämisen rahalla. 5. Katsaus kustannustoimialan muutoksiin ja tiedepolitiikan vaikutuksiin toimialan kannalta Kaupallisessa kansainvälisessä kustannustoiminnassa keskittyminen jatkuu. Viimeisimmät FinELib-konsortioon vaikuttavat yritysostot ovat CSA:n ProQuest-osto, Wileyn Blackwell-osto ja Anthrosourcen siirtyminen Wiley-Blackwellille. Ostojen myötä kilpailu markkinoilla vähenee, mikä merkinnee hintojen nousua. Kustannustoiminnan globalisoituminen näkyy sekä tuotannon että markkinoiden osittaisena siirtymisenä mm. Aasiaan. Kustantajat ovat pakotettuja miettimään uusia hinnoittelumalleja perinteisen painettujen lehtien tilauskantaan perustuvan hinnoittelun tilalle. Uusia tulonlähteitä etsitään myös muualta, mm. verkkomainonnasta. Open Accessiin kustantajat suhtautuvat kaksijakoisesti: toisaalta pyritään olemaan mukana tarjoamalla omia OA-malleja, mutta toisaalta vastustetaan jyrkästi. Korkeakoulutusta, sektoritutkimusta ja kuntia koskevat valtiovallan päätökset vaikuttavat FinELib-konsortion toimintaan. Rakenteellisessa kehittämisessä, kansainvälistymisessä, tutkimus- ja koulutusyhteistyössä (ml. yhteistyö elinkeinoelämän kanssa) sekä aikuis- ja täydennyskoulutuksessa tehtävien päätöksien osalta on mietittävä, mikä vaikutus niillä on keskitettyyn e-aineistohankintaan. Edellyttääkö yliopistolain muutos muutoksia konsortion organisoinnissa? Onko odotettavissa eri organisaatioiden yhteisiä koulutusohjelmia, joilla käytetään lisensioituja aineistoja? Merkitseekö tutkimuslaitoskentän uudistaminen organisaatiomuutoksia? Mikä on sektoritutkimuksen neuvottelukunnan rooli? Mitä muutoksia nykyisiin lisenssisopimuksiin on neuvoteltava ja mikä vaikutus on kustannuksiin?
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 5 (7) Onko kansainvälistymisen yhteydessä odotettavissa yliopistojen laajentumista ulkomaille? Tarvitaanko kaupallisuuden käsitteen uudelleenmäärittelyä lisääntyvän yritysyhteistyön vuoksi? Merkitseekö lisääntyvä infrastruktuuriyhteistyö yhteisiä kirjastoja? Arja Tuuliniemi esittelee katsauksen. Keskustellaan katsauksesta. Arja Tuuliniemi esitteli katsauksen ja kertoi, että hinnoittelumallien muutos on kansainvälisen kustannusyhtiön ollessa kyseessä sekä strategisesti että työmäärällisesti merkittävä asia. ACS on ensimmäisenä muuttanut hinnoittelumalliaan siihen suuntaan, että painettujen lehtien hinnat eivät ole hinnoittelun pohjana. Tilastoinnin tärkeys nousee esiin varsinkin silloin kun se on osa hinnoittelua. Web 2.0 osalta kustantajat ovat aktiivisia, sekä lukijoille että kirjoittajille kehitetään palveluita. Open Accessissa on huomattavaa että suuret rahoittajat edellyttävät yhä enenevässä määrin tutkijoiltaan rahoittamiensa raporttien ja artikkeleiden tallentamista Open Access -julkaisuina. 6. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 6.1. Nellin ajankohtaisia asioita Ari Rouvari kertoo Nelli-portaalin kehitystyön ajankohtaisista asioista (Virtuaali- Manda, E-oppimisympäristö, Nelli-wiki, Nellin käytön lisääntyminen ja sfx beta testaus, tietoarkkitehtuuri). Keskustellaan katsauksesta. Ari Rouvari kertoi että kehitystyötä tehdään koko ajan. Yleisten kirjastojen virtuaali-manda Nellillä on toteutettuna ja testikäytössä. Virtuaali-Mandassa on hakumahdollisuuden lisäksi kopioluettelointi. Nellin muokkaamisessa ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen opettajia opetuksessa hyödyttäväksi on edetty. Turun yliopiston kanssa testataan Moodlea, Helsingin yliopiston kanssa testataan Black Boardia ja Web CT:tä. Mikäli Optiman käyttäjä löytyy, myös se voitaisiin ottaa testaukseen. Nelli-Wikiin tuotetaan yhteisöllisesti tietoa mm. teknologisia ohjeita. Tällä hetkellä Nelli-Wikissä on n. 20 kirjoittajaa. Nellin käyttö lisääntyi niin että lokakuussa ylitettiin miljoona hakua. Shibboleth -tunnistautumista käyttää 7 ammattikorkeakoulua ja 12 yliopistoa. Yleisissä kirjastoissa on oma tunnistautumispalvelunsa. SFX:stä tulee uusi versio marras-joulukuussa. Ari Rouvari kertoi Kansalliskirjastossa valmisteilla olevasta tietohallintostrategiasta. Tietohallintostrategiassa on tullut esiin hankkeita joita halutaan kehittää. Näitä ovat mm. konsortioiden mahdolliset yhdistämiset, yhteinen asiakasliittymä, pitkä-
7. Tiedotusasiat Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 6 (7) aikaissäilytys, kaukopalvelusovellus ja kansallinen yhteisluettelo. Ari Rouvari nosti esiin kolme hanketta joista hän toivoi mielipiteitä. Yksi niistä on käyttöliittymähanke, ajatuksena korvata Nellin käyttöliittymä. Käyttöliittymässä olisi tarkoitus jakaa järjestelmät taustajärjestelmään ja asiakasliittymään. Loppukäyttäjällä olisi yksi käyttöliittymä kaikkiin palveluihin. Indeksointi tapahtuisi Googlen tavoin jolloin haku helpottuisi. Poikkeuksena olisivat lisensioidut aineistot. Toinen hanke on kansallinen yhteisluettelo, jossa ajatuksena on rakentaa yksi kansallinen bibliografia koko Suomelle. Kolmantena on elektronisen aineiston pitkäaikaissäilytys. Pitkäaikaissäilytyksen vetovastuu on Kansallisarkistolla. Keskusteltiin kehittämiskohteista. Konsortioryhmä piti hyvänä että esitetään visioita ja kehitetään, mutta niissä on myös ongelmia. Todettiin, että tällä hetkellä konsortion luottamus Kansalliskirjastoon on kärsinyt kolhuja. 7.1. Elsevier Library Forum, Oslo, 8.-9.11.2007 Tilaisuus järjestettiin viidennen kerran. Osallistujina oli kirjastoalan ammattilaisia kaikista pohjoismaista. 7.2. FinELibin lisensiointiseminaari, Helsinki, 27.11.2007 Seminaarissa käydään läpi lisensiointiprosessia ja siihen liittyviä asioita sekä toimintaympäristön muutokseen liittyviä asioita. 7.3. IGeLU 2009, Helsinki 8. Muut asiat 9. Seuraava kokous Keskustan tuntumassa pidettävään kongressiin odotetaan n. 500 osallistujaa. Sinikka Luokkanen toi esille FinELibin toimintasuunnitelmassa olevan KITTyhteistilaston informaatiolukutaitomittarin. KITT-yhteistilastolla on oma ohjausryhmä, joka vastaa yhteistilaston kehittämisestä ja tekee esityksiä päättäjille yhteistilastoon liittyvistä kysymyksistä. Sinikka Luokkanen korosti, että FinELib-konsortion toimintasuunnitelmassa ei voi olla asioita, joihin konsortiolla ei ole päätäntävaltaa. Tiistaina 5.2. klo 12.00 16.00. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo 13.15. LIITTEET Liite 1: FinELib-konsortion strategia 2007-2015 (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/finelib/finelib_konsortio/strategia.html > FinELibkonsortion strategia 2007 2015)
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 4/2007 7 (7) Liite 2: Korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen ja FinELib