Kirjastojen tilastotyöpaja Antti Seppänen tammi-helmikuu 2017 Antti Seppänen, ESAVI, OKT-vastuualue 14.2.2017 1
Aiheet Yhteensä aikaa on 150 minuuttia Tietojohtaminen 30 Tietojen tallentaminen 50 Tauko 15 Tietolähteet 40 Tilastojen haku ja käsittely Excelissä 30 Esittäytyminen ja järjestäytyminen (15 min) Tauko (15 min) Miten jakaisit ajan? Antti Seppänen 14.2.2017 2
Ohjelma 12:45-? Tietojohtaminen?-? Tietolähteet: OKM:n tilastotietokanta, Tilastokeskuksen väestötilastot?-? Tietojen syöttäminen OKM tilastotietokantaan 14:00-14:15 Tauko?-? Tietojen hakeminen tilastotietokannasta?-15:45 Tietojen käsittely Antti Seppänen 14.2.2017 3
Tietojohtaminen 14.2.2017 4
Harri Laihonen, TAY ja Antti Seppänen 14.2.2017 5
Tietojohtaminen Toiminnan tavoitteet Nykyiset Tarvittavat Tiedon keruu Tiedon proses sointi Tietoresurssit Mitä tietoresursseja tavoitteet edellyttävät? Päätöksenteko Minkä tiedon varassa päätöksiä tehdään? Harri Laihonen (TAY, johtamiskorkeakoulu) 14.2.2017 6
Tietojohtamisen tavoite Tietojohtaminen tähtää tuloksellisuuden kehittämiseen painottamalla tiedon tuottamisen, kehittämisen, organisoinnin ja hyödyntämisen tärkeyttä. [ ] KM aims to improve performance by stressing the importance of knowledge creation, development, organization and leveraging Wiig, K.M. (1997), Knowledge Management: An Introduction and Perspective, Journal of Knowledge Management, Vol. 1(1), pp.6-14. [Tekijän nimi ja osasto] 14.2.2017 7
Harri Laihonen (TAY, johtamiskorkeakoulu) ja Seppänen 14.2.2017 8
Antti Seppänen Tuottavuusmittari (esim.)
Tiedon jalostuminen DATA TIETO TIETÄMYS Tietojen tunnistaminen Tietojen kerääminen Tietojen yhdistely Yhteyksien tunnistaminen Havaintojen pelkistäminen Tietämyksen visualisointi AVI Hake Tietoyksikkö/ Tuomo Riekki
Tulokset tehdään yhdessä Harri Laihonen (TAY johtamiskorkeakoulu) 14.2.2017 11
Kriittiset menestystekijät Mitkä ovat organisaation keskeiset tietojohtamiseen liittyvät kyvykkyydet? Kokonaisvaltainen suhtautumistapa tietoon Kyky yhdistää organisaation sisäistä ja ulkoista tietoa Kyky hyödyntää tietoa erilaisissa päätöksentekotilanteissa Poikkitieteellinen analysointikyky Kyky hallita tietotulvaa Lähdekritiikki Kyky hyödyntää tietotekniikkaa Antti Seppänen
Tehtäviä: tietojohtaminen Mitä tietoresursseja sinulla on työssäsi? Mitkä ovat niistä tärkeimpiä? Mitä tarvitsisit lisää? Miten keräät tarvittavat tiedot päätöksentekoa varten? Miten käsittelette tietoa yhteisössänne? Antti Seppänen 14.2.2017 13
Tietolähteet 14.2.2017 14
Yleisten kirjastojen tilastotietokanta Omistaa OKM Ylläpitää sisällöllisesti tilastotyöryhmä, teknisesti Kirjastot.fi ja visualisoinnin osalta Vividin Oy Vastuu kehittämisestä ja koordinoinnista ESAVI:lla Kirjastot tuottavat tilastot ja AVIt tarkastavat Käyttäjiä: mm. kirjastot itse, OKM, AVIt, Celia, mediat, kansalaiset http://tilastot.kirjastot.fi ja http://visualisointi.kirjastot.fi/tilastot/ Antti Seppänen 14.2.2017 15
500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Datasisältö Kunta- tai kimppatasoiset kirjastotilastot 1999-2015 Kuntia tai vast. Manner-Suomen kunnat Kuntia tai vast. tilastotietokannassa 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Muuttujia Jouni Juntumaa, Helsingin kaupunginkirjasto
Tarkastelutasot Koko maa Kunta Aluehallintovirasto Kielisuhde Maakunta Tilastollinen kuntaryhmitys Antti Seppänen
Asiaryhmät Toimipisteet Hankinnat Kokoelmat Poistot Lainaus Lehdet E-aineistot Käyttäjät Tapahtumat ja käyttäjäkoulutus Henkilökunta Talous Muut tilastot + paljon näitä yhdisteleviä tunnuslukuja Antti Seppänen
Tehtäviä: tilastotietokanta Hae oman kuntasi tilastot vuodelta 2013-2015: Asukasluku Kokonaislainaus Tunnusluku: Lainaajia / asukasluku % Tunnusluku: Vertaile lainauskiertoa kirjoissa, musiikkiäänitteissä ja kuvatallenteissa Antti Seppänen 14.2.2017 19
Tehtäviä: visualisaatio Miten on kehittynyt kirjastojen palkkaaman henkilöstön määrä 1999-2015? Entä korkeakoulutettujen kirjastoammattilaisten määrä? Vertaa oman kuntasi vastaavaan tilastoon. Miten on kehittynyt lasten tietokirjojen lainaus suhteessa väkilukuun 1999-2015? Omassa kunnassasi tai valtakunnallisesti? Miten on kehittynyt kokonaislainaus suhteessa kokoelmiin? Miten ovat kehittyneet omassa kunnassasi kokoelmat ja lainaajat suhteessa asukaslukuun? Antti Seppänen 14.2.2017 20
Tilastokeskuksen väestötilastot http://www.stat.fi/til/vrm.html Sisältää tilastoja maassa vakinaisesti asuvan väestön määrästä, rakenteesta ja muutoksista, esim. syntymä, kuolema, avioliitot, muuttoliike. Aihealueelle kuuluvat myös työssäkäynti-, perhe- ja asuntokuntatilastot sekä väestöennusteet alueittain. Pitkiäkin aikasarjoja! Antti Seppänen 14.2.2017 21
Väestörakenne http://pxnet2.stat.fi/pxweb/pxweb/fi/statfin/statfin vrm v aerak/?tablelist=true Lyhemmin: http://bit.ly/vaestotilasto Mm. kunnittain iän ja sukupuolen mukaan Antti Seppänen 14.2.2017 22
Tehtäviä: väestötilastot Paljonko alle 15 vuotiaita kunnassasi on? Kuinka paljon työttömiä kunnassasi oli 2000-2015? Tarkastele tulosta viivakuviona ja pylväsdiagrammina Tallenna kuva tiedostona itsellesi Tallenna tulos xlsx muodossa Antti Seppänen 14.2.2017 23
Tehtäviä Excelissä 14.2.2017 24
Tehtäviä: Excel Missä neljässä kunnassa on lähiten yhtä paljon asukkaita kuin omassa kunnassasi 2015? Ota visualisoinnin kautta tilasto kokoelmat/asukasluku ja lainaajat/asukasluku 1999-2015 => siirrä se exceliin Käytä väriasteikkoja (ehdollinen muotoilu), jotta erotat erot paremmin Ota tilastotietokannan kautta tilasto kaikista kuntasi tilastoista 1999-2015 => käännä tilastoakselit => siirrä exceliin Valitse kustannukset ja muunna luvut luvuiksi Luo erilaisia kuvaajia tietoja valitsemalla Suositellut kaaviot Antti Seppänen 14.2.2017 25
Tehtäviä Excel Ota oman kuntasi ja jonkun vertailukunnan kaikki tilastot excel muodossa ulos tilastotietokannasta (esim. vuodet 2010-2015). Käännä sarakkeet riveiksi. Muunna luvut luvuiksi Pivotoi taulukko Valitse akselille Toimipisteet ja Arvoiksi haluamasi sarakkeet (huomaa, että Arvokentän asetuksista on Summa valittuna) => Testaile erilaisia vertailuja Antti Seppänen 14.2.2017 26
Tilastojen tallentaminen 14.2.2017 27
Uudet tilastoitavat: Celian asiakkaat Vuoden 2016 toimintatilastoihin kerätään tieto Celia-aineistojen käyttäjämääristä. Opetus- ja kulttuuriministeriö tarvitsee tilastoja toiminnan vaikuttavuuden seuraamiseksi. Laske yhteen Celian cd-äänikirjoja kirjastosta lainanneiden määrä tai arvio määrästä sekä lukumäärä Celian rekisteriin viedyistä asiakkaista. Tee laskenta vuoden lopun tilanteesta Antti Seppänen 14.2.2017 28
Uudet tilastoitavat: tapahtumat Tässä esitellyt muutokset vaikuttavat vasta vuoden 2017 tilastointiin eli näitä lukuja ei kysytä vielä seuraavalla kierroksella tammi-helmikuussa 2017 vaan vasta ensi vuoden osalta alkuvuodesta 2018. Tapahtumatilastojen osalta tilastoja tarkennetaan siten, että tulee aiempaa paremmin esille kirjaston verkostomainen työskentely eri toimijoiden kanssa. Samalla kirjastotilan käyttö tulee tarkemmin tietoon. [Antti Seppänen 14.2.2017 29
Uudet tilastoitavat: tapahtumat Vuoden 2017 alusta tilastoidaan: Kirjaston päävastuullisena järjestämiä tapahtumia x kpl osallistujamäärät x kpl Kunnan muiden toimijoiden järjestämiä tapahtumia kirjastossa x kpl Ulkopuolisten järjestämiä tapahtumia kirjastossa x kpl, joiden tilankäyttö maksullista x kerroilla Tapahtumia yhteensä x kpl (summakenttä edellisistä) Antti Seppänen 14.2.2017 30
Tehtäviä: tilastojen tallennus Kirjaudu oman kirjastosi tunnuksilla tietokantaan Etsi 2016 vuoden tilastot ja käy lisäämässä tai muuttamassa joku luku tilastoista. (Huomaa, ettet hukkaa muuttamaasi lukua!) Avaa tilasto-ohjeet ja etsi seuraava tieto: Miten Celian cdlevyjen lainat tilastoidaan? Antti Seppänen 14.2.2017 31
Pääpointit Tietojohtaminen lähtee tavoitteiden ja tarpeellisen tiedon määrittelyllä ja mittareiden pohdinnasta Tärkeää on paitsi kerätä tietoa, myös keskustella siitä Tietolähteitä on paljon: kirjastotilastot, väestötilastot, jne Niiden käyttöä kannattaa reenata ja käyttää valmiita visualisointityökaluja Muista katsoa aina akselien arvot Pivotoimalla saat näppärästi esiin erilaisia kuvaajia Uusia tilastoitavia ovat Celia palveluiden käyttäjät Tapahtumien tarkempi tilastointia (vasta 2017 alkaen) Kiitos! Antti Seppänen antti.seppanen@avi.fi Puh. 0295 016 354 [Tekijän nimi ja osasto] 14.2.2017 32