YLEISTÄ Vanhankylän Alku ry:n (tekstissä lyhennetty FC Ulvila) toimintaohjetta päivitetään tarpeen mukaan, pääsääntöisesti kauden vaihtuessa. FC Ulvilan taloushallinto jakautuu kahteen pääosaan. Tässä ohjeessa ei käsitellä itse FC Ulvilan taloushallintoon liittyviä asioita, vaan keskitytään juniorijoukkueiden taloushallintoon. Sekä FC Ulvilan että juniorijoukkueiden taloushallinnon tulee täyttää Suomen kirjanpitolain vaatimukset sekä noudattaa kaikkia voimassaolevia lakeja ja asetuksia. Seuran kirjanpitoa hoidetaan myös joukkuekohtaisella tasolla. Joukkueen tulee tehdä toimintakaudelle (1.1. 31.12.) talousarvio, joka laaditaan seuran tilikartan mukaisesti, ja jonka tulee olla vanhempainkokouksen hyväksymä. Jokaisen joukkueen on kausittain suoriuduttava kaikista sitoumuksistaan. Joukkueen toimikauden menot eivät voi olla tuloja suuremmat, kun huomioidaan mahdollinen kauden alkusaldo. Kirjanpitoon liittyvän tiliöinnin hoitavat joukkueenjohtajat tiliöintiohjeen mukaisesti. He lähettävät sen kuukausittain sähköisesti seuran kirjanpitäjälle, puheenjohtajalle ja taloudenhoitajalle. Menotositteet (kuitit, laskut, osallistujaluettelot) toimitetaan kuukausittain seuran toimistoon joukkueenjohtajan allekirjoituksella varustettuina. Yksittäiset joukkueet ovat vastuussa joukkueidensa kaikista kuluista mukaan lukien valmentajien ja muiden toimihenkilöiden kustannuksista. Joukkueenjohtajat vastaavat seuraan päin budjetoinnista, raportoinnista, kulujen ja tulojen oikeellisuudesta sekä tarvittavasta vanhempien informoinnista. Joukkueiden kulut ja tulot kirjataan myös FC Ulvilan kirjanpitoon, jolloin kulujen ja tulojen tositteineen on oltava kunnossa. Lopullinen päätös siitä, mitkä tulot / menot ovat kirjattavissa olevia, on FC Ulvilan johtokunnalla. Budjetoitavia kuluja ovat yllämainittujen lisäksi urheilullisesta toiminnasta muodostuvat kustannukset, kuten salivuokrat, matkakustannukset, tuomaripalkkiot, ruokailut ym. Myös joukkueiden omakohtaiset varustehankinnat on budjetoitava (esim. harjoitteluvälineet, kassit tai paidat). Epäselvistä tapauksista on keskusteltava hyvissä ajoin FC Ulvilan johtokunnan kanssa, jotta varmistetaan kirjanpitolain vaatimusten täyttyminen. Varojen hankinta toteutetaan joukkueenjohtajan johdolla. Laskutus kokonaisuudessaan on hoidettava taloudenhoitajan kautta. On muistettava, ettei joukkueiden toimihenkilöillä ole FC Ulvilan nimenkirjoitusoikeutta. Laskutus kohdistetaan joukkueille, jolloin se kirjanpidossa näkyy joukkueen tuottona. Pelaajilta erikseen kerätyt rahat ja muut tulot (esim. ottelutulot) talletetaan FC Ulvilan tai joukkueen tilille. 1
Pelaajilta kerätyistä rahoista on tehtävä luettelo kirjanpitoa varten maksetuista rahasummista ja maksajista. Talkootöihin liittyvästä laskutuksesta on aina informoitava johtokuntaa erikseen, jotta laskuun liittyvät verotukselliset seikat koko seuran toiminnan kannalta ovat ennakoitavissa. Kuukausimaksut tai muut pelaajilta kerättävät maksut joukkueenjohtaja kerää joukkueen tilille. Käteistalletuksista on informoitava FC Ulvilaa (mistä rahat kerätty ja mihin tarkoitukseen), elleivät ne ilmene suoraan tiliotteelta. Kaikki joukkueen rahat ja omaisuus, joka on kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omaisuutta, joka on joukkueen käytössä. Seuralla on oikeus tarvittaessa lainata joukkueiden tileiltä rahaa suurien kausiluonteisten maksujen maksamista varten (esim. tuomariennakot). Varat palautuvat takaisin joukkueen tilille. Mahdollisesta lainasta keskustellaan jj:n kanssa. Tilanne toimii myös toisinpäin. Joukkue voi maksaa kulukorvauksia toimihenkilöille (esim. puhelinkorvaus vanhempien kokouksen päätöksellä jossa on allekirjoitukset, kilometrikorvaukset, maksukuiteissa pitää näkyä saajan nimi ja henkilötunnus täydellisenä). Joukkue ei voi lainata tai myydä seuran/joukkueen omaisuutta kenellekään. BUDJETOINTI FC Ulvilan juniorijoukkueiden budjetointikausi on 1.1 31.12. Joukkueenjohtajat ovat vastuussa budjettien laadinnasta. Budjetti on käsiteltävä ensin pelaajien vanhempien kanssa, jotka hyväksyvät osaltaan sen ja samalla sitoutuvat meno- / tulobudjetteihin. Hyväksytyt budjetit on jätettävä FC Ulvilan toimistoon lokakuun loppuun mennessä. Budjetti perustuu joukkueenjohtajan ja valmentajan yhdessä tekemään kauden toimintasuunnitelmaan. Johtokunta käy joukkuekohtaiset budjetit läpi FC Ulvilan kirjanpidosta vastuullisen henkilön kanssa lokakuun loppuun mennessä ja antaa mahdolliset kommentit joukkueenjohtajille. Joukkueenjohtajat tekevät vaadittavat muutokset budjetteihin ja lopulliset budjetit on toimitettava FC Ulvilan johtokunnalle viimeistään 15.11. mennessä johtokunnan hyväksyttäväksi. Kaikki tilillä olevat rahat kuuluvat joukkueelle. Budjetoinnista on joukkueenjohtajille erillinen ohje. 2
SEURANTA JA RAPORTOINTI Joukkueenjohtajat seuraavat ja ovat vastuussa budjetin toteuttamisesta. Joukkueenjohtajat vastaavat joukkueiden varainhankinnasta. Etenkin kassavirtaan on kiinnitettävä erityistä huomiota, jottei joukkueen toimintaan tule yllättäviä katkoksia. Missään olosuhteissa ei hyväksytä negatiivista kassatilannetta. Aiemmin mainittu lainaaminen seuralta on mahdollinen. JOUKKUEEN TILI JA PANKKIKORTTI Joukkueilla on erilliset tilit FC Ulvilan konsernitilin alapuolella. Tälle tilille joukkueet keräävät pelaajilta tulevat maksut ja tilittävät erilaiset turnaustuotot. Joukkueesta nimetty henkilö (rahastonhoitaja/joukkueenjohtaja) saa tiliin käyttöoikeuden ja käyttöönsä pankkikortin, jota hän voi käyttää alla eriteltyjen joukkueen kulujen maksamiseen. Pankkikortin käyttöoikeus voidaan myöntää vain seuran jäsenille. Nimetty henkilö saa myös tunnukset, joilla hän voi seurata tilitapahtumia internetin kautta, tulostaa tiliotteen ja tiliöidä tiliotteen kirjanpidon tositteeksi. Kuitit selvityksineen toimitetaan FC Ulvilan toimistoon kuukauden viidenteen päivään mennessä. Joukkueen omaa tiliä ei saa missään tapauksessa käyttää omaan henkilökohtaiseen tarkoitukseen! Joukkueenjohtajan on varmistuttava, että joukkueen tilillä on tarpeeksi rahaa aiottuja maksuja varten. Esim. ennen lähtöä matkalle, kun on yöpymisiä. JOUKKUEEN TULOT Joukkueenjohtajat keräävät pelaajien vanhemmilta rahaa joukkueen kustannusten kattamiseksi tai hankkivat tuloja esim. talkootöillä. Joukkueilla on mahdollisuus varainhankintaan myös FC Ulvilan toiminnan kautta esim. seurakirjamainoksilla. Pelaajien vanhemmilta kerättävät maksut on sovittava erikseen budjetoitujen kustannusten pohjalta. Varainkeruussa on muistettava, että tilillä olevat varat ovat joukkueen varoja. Pelaajat joukkueessa voivat vaihtua kaudesta toiseen, jolloin vuosittain vanhemmilta kerättävät maksut eivät saa nousta yli vuotuisten kulujen. On siis pyrittävä tasapuolisuuteen. Joukkueet voivat myös kerätä tililleen rahaa isojen kertaluonteisten projektien (esim. osallistuminen ulkomaiseen turnaukseen) toteutukseen useampien kausien ajan, jolloin pelaajien vanhemmille on tehtävä selväksi, että rahat ovat joukkueen (pelaajat voivat vaihtua projektin aikana). 3
Kaikkea hankittua rahaa ei ole syytä (pakko) kuluttaa, vaan on järkevää jättää osa rahasta seuraavaa kautta varten. Vanhempiin ikäluokkiin mennessä kustannukset kasvavat ja aikaisemmin kertyneet rahat helpottavat niihin liittyviä paineita. Jäljellä oleva rahamäärä näkyy alkusaldona joukkueella alkavan kauden tuloslaskelmassa. Joukkueenjohtaja antaa jokaiselle pelaajalle henkilökohtaisen viitenumeron, jota kyseinen pelaaja käyttää kaikissa maksuissaan joukkueen tilille. Maksun selityskohta jätetään tyhjäksi. Tiliotteessa näkyy joukkueen tunniste, maksajan nimi, viitenumero, summa, selvitys maksusta sekä tilinumero. Joukkueenjohtajalla on velvollisuus seurata joukkueelle tulevien maksujen suorittamista ja heidän tulee muistuttaa asianomaisia maksuviiveistä. On tärkeää huomioida, että joukkueella on mahdollisuus käyttää ainoastaan tilillä olevia rahoja, ei siis vielä laskutuksessa olevia mahdollisia tuloja (joukkueen rahaa voi olla sekä päätilillä / omalla alatilillä, tuloslaskelmasta näkee todellisen tilanteen). Tulot Mihin maksetaan Huomioitavaa Kuukausimaksut joukkueen tilille pelaajakohtainen viite Kahvikioskitulot Turnausten arpajaisja muut myyntitulot Mainostulot seuran tilille seuran tilille seuran tilille Muut laskutettavat tulot!! Etukäteen yhteys FC Ulvilan johtokuntaan ja selvitettävä miten laskutetaan.!! LiiKu tai muut arvat kerätään rahana ja siirretään yhtenä tilityksenä FC Ulvilan tilille JOUKKUEEN MENOT Joukkueelle tulevat laskut maksaa joukkueen rahastonhoitaja tai joukkueenjohtaja. Kulut kohdistetaan ao. joukkueelle. Laskujen käsittelyn helpottamiseksi joukkueenjohtajat varmistavat laskujen oikeellisuuden kuittaamalla ne. Laskussa tulee näkyä sen joukkueen tunnus, jota se koskee. Laskun liitteeksi on tehtävä erillinen osallistujaluettelo, joka tulee toimittaa taloudenhoitajalle. Siinä tulee olla osallistuvat henkilöt, lähtö- ja paluuajat ja - päivät, laskun aihe, mikä pelimatka ja matkan kohde. Osallistuvat henkilöt voivat olla ainoastaan joukkueeseen kuuluvia henkilöitä: pelaajia ja toimihenkilöitä, ei siis vanhempia. 4
Maksettaessa joukkueen kuluja pankkikortilla jj tekee tapahtumasta tositteen, mikäli asia ei ostokuitista täysin ilmene. Tiliotteessa näkyy joukkueen tunniste, maksajan nimi, viitenumero, summa, selvitys maksusta sekä tilinumero. Ostokuitin ja mahdollisen tositteen hän toimittaa allekirjoitettuna taloudenhoitajalle tiliöidyn tiliotteen kanssa. Pankkikorttikuitti liitetään ostotositteen mukaan. Ruokailuista ja majoituksista on liitteenä oltava osallistujaluettelo, josta selviää myös ajankohta, matkakohde ja tarkoitus. Menot Miten maksetaan Joukkueen ruokailut pankkikortilla joukkueen tililtä Huomioitavaa: Osallistujaluettelo, selvitys matkasta, tiliotetiliöinti Majoitusten maksaminen lasku Vanhankylän Alku ry/joukkuetunnus tai pankkikortilla Huomioitavaa: Osallistujaluettelo, selvitys matkasta, tiliotetiliöinti Menot Miten maksetaan Pientarvikehankinnat pankkikortilla (teipit, postimerkit, lääketarvikkeet ym) Huomioitavaa: Selvitys, tiliotetiliöinti Huollon tarvikkeet pankkikortilla Huomioitavaa: Selvitys, tiliotetiliöinti Bussimaksut Huomioitavaa: Selvitys Muut harjoitustilamaksut Huomioitavaa: Selvitys Tuomarimaksut lasku Vanhankylän Alku ry/joukkuetunnus lasku Vanhankylän Alku ry/joukkuetunnus FC Ulvilan tililtä Sarjamaksut, vakuutukset FC Ulvilan tililtä Varusteet, asusteet Vanhankylän Alku ry/joukkuetunnus Huomioitavaa: Selvitys, yleensä tilaus FC Ulvilan kautta LOPETTAVAT JOUKKUEET Jos lopettavalle joukkueelle jää kauden päätteeksi rahaa, niin summa jaetaan seurassa jatkavien pelaajien pääluvun mukaan ja siirretään siinä suhteessa niille joukkueille, joihin pelaajat menevät. Pelaajan siirtyessä seurasta toiseen tai harrastuksen loppuessa joukkueen yhteiseen käyttöön kerätyt rahat eivät siirry pelaajan mukana. PELAAJIEN VANHEMPIEN INFORMOINTI 5
Kaikkien tulee toiminnassaan muistaa, että joukkueiden kustannuksista vastaavat pelaajien vanhemmat joko suoraan tai epäsuoraan mainostuloilla yms. Heidän tulee olla riittävästi informoituja sekä joukkueen että seuran toiminnasta. Joukkueenjohtajien velvollisuus on tiedottaa pelaajien vanhempia riittävän usein. Kuluvaan pelikauteen liittyvän tiedottamisen lisäksi on tärkeää informoida etukäteen riittävällä tarkkuudella seuraavan vuoden toiminnan laajuus ja siitä aiheutuvat kustannukset. Poikkeamat kaikista sovituista suunnitelmista on tiedotettava ajoissa. FC Ulvila informoi omista pelisäännöistään ja arvoistaan vanhemmille kohdistetuissa tilaisuuksissa, omissa seurajulkaisuissaan ja julkisen sanan välityksellä. Kaikkien seuran toimihenkilöiden oletetaan olevan seuran jäseniä. 6