SÄÄTIÖN HYVÄ HALLINTO 18.5.2015 Asianajaja Oili Kela
SÄÄTIÖN HYVÄ HALLINTO 1. painos Lukijalle 1. Mikä säätiö on? 2. Säätiön elinkaari 3. Säätiön hallinto 4. Säätiön toiminta 5. Valvonta 6. Verotus 7. Viestintä ja avoimuus 8. Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta Liitteet Korjattu 2. painos Lukijalle 1. Mikä säätiö on? 2. Säätiön elinkaari 3. Säätiön elimet, tehtävät ja vastuut 4. Säätiön toiminta 5. Säätiön talous 6. Viestintä, avoimuus ja tiedonhallinta 7. Valvonta 8. Verotus 9. Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta Liitteet Asianajaja Oili Kela 2
OHJEEN SOVELTAMINEN Ohje on tarkoitettu avuksi ja opastukseksi säätiöissä toimiville Ohjeen tarkoituksena on kannustaa säätiöitä omien toimintaohjeiden laatimiseen ja ylläpitämiseen alalla vallitsevien hyvien käytäntöjen mukaisesti Koska säätiöt eroavat toisistaan toimintansa ja kokonsa puolesta, kunkin säätiön hallituksen tulee päättää, miltä osin ja missä laajuudessa ohjetta sovelletaan Ohjeen sisältö on suurelta osalta suosituksenomaista, mutta luettavuuden vuoksi tätä ei ole huomioitu esitystavassa Jos ohje on ristiriidassa säätiön sääntöjen kanssa, noudatetaan uuden lain mukaisiksi päivitettyjä sääntöjä Kyseessä ei ole sitova asiakirja, eikä sen noudattamista valvota Asianajaja Oili Kela 3
OHJEEN SOVELTAMINEN Säätiön hyvä hallinto perustuu Hyvässä säätiötavassa esitettyihin periaatteisiin Hyvä säätiötapa varjelee koko säätiölaitoksen toimintaedellytyksiä Suomessa Neuvottelukunnan jäsen voi poiketa Hyvästä säätiötavasta vain perustellusti Asianajaja Oili Kela 4
SÄÄTIÖN ELINKAARI Asianajaja Oili Kela 5
SÄÄTIÖN PERUSTAMINEN Perustajan tulee säätiötä perustettaessa tarkasti arvioida, että säätiön tarkoitus on niin laaja, ettei perustajan tarvitse varata sääntöihin mahdollisuutta tarkoituksen muuttamiseen Asianajaja Oili Kela 6
SÄÄTIÖN SÄÄNNÖT Säätön johdon on huolehdittava sääntöjen ajanmukaisuudesta Säännöistä käyvät ilmi Säätiön tarkoitus Mahdolliset tavat tarkoituksen toteuttamiseen Toimielinten jäsenten lukumäärä, toimikausi ja valintatapa Toimielinten ja toimihenkilöiden vastuut (Muut pakottavan lain määräykset) Asianajaja Oili Kela 7
SULAUTUMINEN Säätiön vaikuttavuuden lisääminen tai toiminnan ja valvonnan tehostaminen voivat edellyttää säätiöfuusiota Sulautumisessa kunnioitetaan sulautuvien säätiöiden säännöissä olevia, säätiöiden toimintaa koskevia määräyksiä Asianajaja Oili Kela 8
SÄÄTIÖN ELIMET, TEHTÄVÄT JA VASTUUT Asianajaja Oili Kela 9
HALLITUKSEN TOIMINNAN PÄÄMÄÄRÄ Hallituksen toiminnan ainoa päämäärä on säätiön tarkoituksen toteuttaminen; sitä ohjaa velvoite huolellisuuteen ja lojaalisuuteen eli toimimiseen vain säätiön hyväksi Asianajaja Oili Kela 10
LOJAALISUUSVELVOITE Hallituksen jäsen edustaa säätiössä toimiessaan vain säätiötä, ei nimittäjäänsä tai muuta tahoa Hänen tulee edistää hallituksessa säätiön tarkoituksen toteutumista ja säätiön etua Tämä koskee myös tilanteita, joissa henkilö toimii säätiön hallituksessa virkansa, toimensa tai muun mandaatin perusteella Hallintoneuvoston jäsenen taustayhteisön etu taikka jäsenen oma henkilökohtainen etu ei voi koskaan mennä hallintoneuvoston toiminnassa säätiön edun edelle Asianajaja Oili Kela 11
HALLITUKSEN JÄSENTEN VALINTA Hallituksen muodostamistapa määrätään säännöissä Suositeltavaa on, että ulkopuolinen taho tai hallintoneuvosto nimittää ainakin osan hallituksen jäsenistä Jollei säätiön ulkopuolista nimeäjää ole, voidaan valita erillinen nimitystoimikunta, joka tekee esityksen hallitukselle Hallituksen jäsenten nimittämistä koskeva asia valmistellaan huolellisesti ennen jäsenten valintaa koskevaa kokousta Asianajaja Oili Kela 12
HALLITUKSEN KOKOONPANO Jäsenet vaihtuvat hallituksessa eri vuosina siten, että asiantuntemuksen ja toiminnan jatkuvuus tulee turvatuksi Suositeltavaa on, että jäsen toimii saman säätiön hallituksessa yhtäjaksoisesti enintään 9-12 vuotta Hallituksen kokoonpanoa määritettäessä arvioidaan, onko tarpeellista asettaa ikärajoja tai sukupuolta koskevia edellytyksiä hallituksen kokoonpanolle Jäseniä valittaessa huolehditaan siitä, että laissa ja säännöissä asetetut jäsenten kelpoisuusedellytykset täyttyvät Asianajaja Oili Kela 13
HALLITUKSEN JÄSENEN EROTTAMINEN Jos hallituksen jäsenen valitsee muu kuin hallitus, säännöissä voidaan määrätä valitsijan oikeutta erottaa nimeämänsä jäsen Valitsija käyttää oikeuttaan erottaa hallituksen jäsenen kesken toimikauden vain, jos säätiön tarkoituksen toteutuminen tai toiminnan lainmukaisuuden järjestäminen on vaarantunut Asianajaja Oili Kela 14
HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS Hallitus laatii itselleen työjärjestyksen, koska hyvin laadittu työjärjestys tehostaa hallituksen työskentelyä Työjärjestyksen ajantasaisuutta ja toteutumista arvioidaan vuosittain Asianajaja Oili Kela 15
TYÖJÄRJESTYS Työjärjestys voi sisältää muun muassa hallituksen, hallituksen puheenjohtajan, esittelijän ja sihteerin keskeiset tehtävät työnjaon hallituksessa työnjaon hallituksen ja toimitusjohtajan välillä työnjaon hallituksen ja hallintoneuvoston välillä hallituksen kokoustyöskentelyn periaatteet kokousaineiston sisällön ja jakelun vuosikellon ja teemakokoukset ohjeet hallituksen muusta työskentelystä ohjeet yhteydenpidosta toimivan johdon kanssa ohjeet lähipiiristä ja lähipiiriä koskevista toimista ohjeet hallituksen jäsenen vaitiolovelvollisuudesta hallituksen toiminnan arviointiperiaatteet ja -tavat Asianajaja Oili Kela 16
TEEMAKOKOUKSET - Toimintavuoden suunnittelukokous - Tilinpäätöskokous - Strategiakokous - Talousarviokokous - Hallituksen toiminnan arviointikokous - Riskikartoituksen ja riskien hallinnan päivitys, valvontajärjestelmien periaatteet Asianajaja Oili Kela 17
HALLINTOA OHJAAVAT ASIAKIRJAT SÄÄNTÖJEN JA TYÖJÄRJESTYKSEN LISÄKSI VOIVAT OLLA ESIM. Hallintoa ohjaavat ohjeet ja periaatteet hallintoneuvoston työjärjestys nimitysvaliokunnan työjärjestys varainhoidon periaatteet (sisältää sijoituspolitiikan ja omaisuudenhoidon ohjeet) talousohjesääntö riskienhallinnan ja valvonnan periaatteet palkkio- ja lähipiiriohje henkilöstöohjesääntö konsernistrategia Operatiivista toimintaa ohjaavat ohjeet ja periaatteet toimintastrategia apurahaohjesääntö viestintäperiaatteet muuta operatiivista toimintaa koskevat toimintaohjeet ja periaatteet Asianajaja Oili Kela 18
LÄHIPIIRI Säätiön hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat siitä, että säätiön toiminnassa tunnetaan lähipiiriä koskevat säännökset Säätiöllä on hallituksen hyväksymä lähipiiriohje Ohjeesta tiedotetaan säännöllisesti säätiön johdolle, johtajille sekä tilintarkastajille Lähipiiriohje jaetaan myös säätiön perustajille ja säätiössä määräysvaltaa käyttävälle sekä säätiön tytäryritysten hallituksille Asianajaja Oili Kela 19
LÄHIPIIRI Säätiössä huolehditaan, että hallintoneuvoston ja hallituksen jäsen, toimitusjohtaja ja tilintarkastaja ovat perehtyneet säätiön lähipiiriohjeeseen ja sitoutuneet noudattamaan sitä Jos säätiöllä on lähipiirirekisteri, säätiössä huolehditaan siitä, että rekisteriä käytetään ja säilytetään rekisterissä olevien ihmisten yksityisyyttä kunnioittaen ja käytetään vain säätiölain asettamien velvoitteiden hoitamiseen Asianajaja Oili Kela 20
LÄHIPIIRI Säätiön lähipiiriin kuuluvat välttävät sopimussidonnaisuuksia säätiön kanssa Jos säätiön etu edellyttää sopimuksia, hallituksen on osoitettava ne säätiön edun mukaiseksi Sopimukset käsitellään ja päätetään säätiön hallituksessa, jos ne poikkeavat säätiön tavanomaisesta toiminnasta Poikkeuksellisissa sekä merkittävissä toimissa säätiön hallitus pyrkii selvittämään riittävällä huolellisuudella, onko sopimuksen osapuolena lähipiiriin kuuluva Asianajaja Oili Kela 21
SÄÄTIÖN TOIMINTA Asianajaja Oili Kela 22
STRATEGIA Tarkoituksen tehokas toteuttaminen vaatii erilaista strategiaa säätiön elinkaaren eri vaiheissa Hallituksen tehtävänä on muodostaa säätiön strategia säännöissä määrätyn tarkoituksen ja sen toteuttamistapojen pohjalta Strategiassa perustellaan ja määritetään Toiminnan tavoite Toimintamuodot ja keinot tavoitteeseen pääsemiseksi Painopisteet tai valinnat esimerkiksi apurahojen kohdentamisessa Toimintaan tarvittavat resurssit ja asiantuntemus Asianajaja Oili Kela 23
SÄÄTIÖN TALOUS Asianajaja Oili Kela 24
VARAINHOITO Varainhoidon suunnitelma sisältää sekä sijoitustoiminnan, liiketoiminnan sekä säätiön käyttöomaisuuden hoidon suunnitelman Varainhoidosta on kirjatut periaatteet, joiden ajantasaisuutta ja toteutumista seurataan säännöllisesti Hallitus huolehtii siitä, että käyttöomaisuuden korvaus- ja lisäysinvestoinnit voidaan suorittaa tarvittaessa ja ajallaan Kiinteistöjä varten hallitus vahvistaa kunnossapitosuunnitelman, jossa määritellään niiden korjaustarpeet rakennusosittain, euromäärät ja toteuttamisajankohdat Asianajaja Oili Kela 25
SISÄPIIRITIETO Säätiö tai sen johtoon kuuluva henkilö ei saa hyödyttää pörssiyhtiön sisäpiiritiedollaan säätiötä Jos säätiöllä tai sen johtoon kuuluvalla henkilöllä on arvopaperimarkkinalain mukaisia luottamuksellisia tietoja, niitä ei saa käyttää arvopaperikaupoissa eikä ilmaista toiselle Kaikkia säätiössä näitä tietoja käsitteleviä pidetään tässä mielessä sisäpiiriläisinä, joista säätiössä laaditaan tarvittaessa pörssiyhtiökohtainen rekisteri Asianajaja Oili Kela 26
TOIMINTAKERTOMUKSEN LÄHIPIIRITIEDOT Lähipiirisuhteen luonne Toimet tai taloudelliset edut euroina Palkat, palkkiot (A); euroa Sopimukset (B); euroa Myönne?y tuki (C); euroa Annetut lainat ja vastuusitoumukset (D); Sanallinen kuvaus toimista ja euroa taloudellisista eduista (E) 1 SääFön perustaja ja sääfössä määräysvaltaa käy?ävä sekä näiden tytäryhteisö ja - sääfö 2 SääFön ja 1 kohdassa tarkoitetun yhteisön ja sääfön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen, toimitusjohtaja ja Flintarkastaja* 3 4 5 SääFön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu sääfön johtamiseen 1-3 kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen 1-4 kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja sääfö. *sekä näiden varajäsenet, - miehet ja vastuulliset yhfömiehet Asianajaja Oili Kela 27
Toimien ja taloudellisten etujen selitykset A B Palkkojen ja palkkioiden lisäksi on ilmoite?ava kulukorvaukset sekä hallitustyöskentelystä saadut edut kuten käy?öedut. Kuvaus sopimuksen luonteesta. Sopimuksista ilmoitetaan esim. vuokra-, konsultoinf- ja myynfsopimukset. C Myönne?yä tukea voi olla esim. apurahat, avustukset, palkinnot ja muu vasfkkeeton taloudellinen etu. D Euromäärien lisäksi on ilmoite?ava miten lainat, vastuut ja vastuusitoumukset lii?yvät sääfön tarkoituksen toteu?amiseen, toimintamuotoihin ja varainhoitoon. E Tässä voidaan kuvata tarkemmin taloudellisen toiminnan luonne?a (esim. "anne?u apurahaa x euroa ja tehty konsultoinfsopimus lähipiiriin kuuluvien kanssa"). Mikäli tämä pääryhmä ei anna oikeaa ja rii?ävää kuvausta tehdyn toimen luonteesta, siitä annetaan lisäfetoa toimintakertomuksessa tai liitefedoissa olevan taulukon yhteydessä. Mikäli ryhmään 3 kuuluu vain yksi johtaja kuten asiamies, tämän kohdan Fedot voidaan yhdistellä kohtaan 2 jne. Asianajaja Oili Kela 28
VIESTINTÄ, AVOIMUUS JA TIEDONHALLINTA Asianajaja Oili Kela 29
AVOIMUUS Säätiöillä on huomattava yhteiskunnallinen merkitys Säätiön asema arvostusta nauttivana instituutiona johtuu sen hyvästä maineesta, joka perusta on nuhteeton toiminta säätiön tarkoituksen toteuttamiseksi Säätiön viestinnän ohjenuorana on avoimuus ja läpinäkyvyys Avoimuuden kannalta on tärkeä jakaa tietoa toiminnasta ja sen tuloksista monin eri tavoin Asianajaja Oili Kela 30
VERKKOVIESTINTÄ Säätiö julkaisee kotisivuillaan ainakin: säätiön ja säätiön johtajan yhteystiedot hallituksen ja hallintoneuvoston kokoonpanon sääntönsä tilinpäätöksensä ja vuosikertomuksensa apurahojen hakuilmoitukset ja -ohjeet apurahojen jakopäätökset ajankohtaistiedotteet konsernirakenteensa rahankeräyksiä ja saatuja lahjoituksia koskevat tiedot Asianajaja Oili Kela 31
SÄÄTÖN HYVÄ HALLINTO - MITÄ SEN PITÄISI OLLA? Asianajaja Oili Kela 32