AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän tapaaminen Aika: 2.12.2008 klo 10.00 14.00 Paikka: Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1 Osanottajat: AMKIT-johtoryhmä: Hanna-Riina Aho, Keski-Pohjanmaan amk Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia amk Iiris Kuusinen, Kymenlaakson amk Jussi Kärki, Satakunnan amk Sinikka Luokkanen, Hämeen amk Iris Tahvanainen, Metropolia amk Linnea2-ohjausryhmä: Helena Hämynen, Joensuun yliopiston kirjasto Ari Muhonen, TKK:n kirjasto Vuokko Palonen, Tritonia Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken (klo 10.46 alkaen) Työryhmien edustajia: Sirkku Blinnikka, Lahden amk (klo 10.29 alkaen) Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Päivi Kytömäki, Oulun yliopisto Soile Harjala, Tampereen Teknillinen yliopisto Marja Hirvikallio, Tilastokeskus Anja Ukkola, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Tarja Takaranta, AMKIT-konsortio Puheenjohtaja: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Sihteeri: Minttu Hurme, Kansalliskirjasto Estyneitä: Tarja Koskimies, Seinäjoen amk Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto 1. Kokouksen avaus Kokous avattiin klo 10.15. 2. Korkeakoulujen yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion valmistelun jatko Elokuussa perustetut työryhmät sääntötyöryhmä puheenjohtajanaan Päivi Kytömäki ja kustannustenjakotyöryhmä puheenjohtajanaan Vuokko Palonen ovat kokoontuneet useamman kerran suunnittelemaan uuden konsortion sääntöjä ja kustannustenjakomallia. Johto- ja ohjausryhmän yhteiskokouksen tarkoituksena on keskustella työryhmien väliraporteista ja ohjeistaa niitä jatkotyöskentelyssä. 2.1 Sääntötyöryhmän väliraportti Sääntötyöryhmän puheenjohtaja Päivi Kytömäki esitteli sopimusluonnoksen ja työryhmän väliraportin. Tässä läpikäynnissä esiin nousivat avonaisina seuraavat kysymykset: päättääkö kustannustenjakomallista yleiskokous vai kehysorganisaatiot, mikä äänestysmalli valitaan ja kuka allekirjoittaa sopimukset uuden jäsenen liittyessä konsortioon. Lisäksi todettiin, että yleiskokouksen koollekutsumisen ehtoihin tulee
lisätä myös aikamäärä siitä, kuinka kauan ennen kokousta koollekutsumisen tulee tapahtua, jotta kokous olisi laillinen. Sopimusluonnoksessa olevat yleiset sopimusjuridiikkaan liittyvät kohdat on Kansalliskirjaston juristi tarkistanut. 2.2 Keskustelua sopimusluonnoksesta Keskusteltiin siitä, että sopimusluonnoksessa konsortiotilanteen lähtökohtana vaikuttaa olevan tilanne, jossa yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastoilla on erilliset neuvostot. On kuitenkin mahdollista ja toivottavaa, että neuvostotkin tulevat yhdistymään, mikä aiheuttaisi muutoksia koko sektoriajatteluun. On otettava myös huomioon sektorirajat ylittävät organisaatiot, kuten Tritonia ja Lapin korkeakoulukirjasto, jotka tulevat olemaan toiminnassa jo yhteiskonsortiosopimuksen tullessa voimaan vuonna 2010. Näidenkin kirjastojen taustalla toimivat korkeakoulut on kuitenkin edelleen erillisiä organisaatioita. Pohdittiin sitä, että onko muutamalla monipohjaisella kirjastolla neljänkymmenen jäsenen joukossa kuinka paljon vaikutusta konsortion rakenteisiin. Nämä asiat on huomioitava sopimuksen laatimisessa. Loppuraporttiin tarvitaan perustelut siitä, miksi säätiö- ja osakeyhtiömuoto eivät ole mahdollisia muotoja konsortion juridista asemaa määriteltäessä. Päätettiin, että aiemmista esityksistä poiketen konsortio rajataan koskemaan juuri nykyistä Voyagerkirjastojärjestelmää, koska tämä on selkeämpää sekä konsortion että kehysorganisaatioiden kannalta. Tulevaan järjestelmänvaihtoon tulee kuitenkin kulumaan useampi vuosi, ja sen yhteydessä toimintamallit ja rakenteet on joka tapauksessa uudistettava. Kun Voyager ja Ex Libris mainitaan täten sopimuksessa nimeltä, voidaan palvelinympäristön ulkoistamisen kuvauksessa mainita myös CSC. Todettiin, että olisi tarkoituksenmukaisempaa nimetä konsortion jäsenet liitteessä, jonka tarkistaminen tarvittaessa on helpompaa, kuin kirjasta niitä suoraan sopimuksessa. Sopimusluonnoksen jäsenlistalle on korjattava Novia (27) Yrkehögskolan Noviaksi ja Hämeen ammattikorkeakoululta (10) poistettava lyhenne, koska muidenkaan kohdalla ei lyhenteitä mainita. Kun korkeakoulukirjastoiden osalta jäsenlistassa mainitaan kehysorganisaatiot, miten käsitellään Kansalliskirjastoa, Tilastokirjastoa ja Eduskunnan kirjastoa tässä suhteessa? Kansalliskirjaston erillisen jäsenyyden perusteleminen kustannustenjaon selkeyttämisellä ei ole kovin kattavaa, koska kustannustenjako olisi toki mahdollista tehdä Helkan ja Kansalliskirjaston välillä, vaikka Helsingin yliopisto ja Kansalliskirjasto olisivatkin yksi jäsen. Väliraporttiin on siis kirjattava laajemmat perustelut, tai poistettava perustelukohta kokonaan. On huomattavaa, että kullakin jäsenellä voi olla osuus yhdestä tietokannasta, kokonainen oma tietokanta tai useampia tietokantoja esimerkiksi Tritonian Tria on kolmen organisaation yhteinen tietokanta. Jäsenten tietokannat on määriteltävä sopimuksen liitteissä, sillä kustannustenjako suoritettaneen tietokannoittain. On pohdittava myös sitä, miten tämä kehysorganisaatioiden ja tietokantojen eri määrä vaikuttaa esim. jäsenten äänimääriin. Sopimusluonnoksessa mainittu merkittävä kustannus on tulkinnanvarainen ilmaisu siihen voisi lisätä jonkinlaista ohjeistusta. Yleiskokousedustajista puhuttaessa väliraportissa mainitulla asiantuntijuuden varmistamisella tarkoitetaan kirjaston johtajien asiantuntijuutta kirjastoalan asioissa verrattuna esimerkiksi kehysorganisaation hallintohenkilöön. Kirjaston johtajalla on myös valtaa ja vastuuta päätöksenteon suhteen kirjastonsa osalta. Pohdittiin, onko konsortiosopimuksella mahdollista määrittää jäsenen määräämää edustaja todettiin, että on - jäsenorganisaatiot valtuuttavat kirjaston johtajat edustajikseen allekirjoittamalla konsortiosopimuksen. Sopimukseen on määriteltävä yleiskokouksen päätösvaltaisuuden ehdot kuinka suuren osan konsortion jäsenistä on oltava edustettuna ja kuinka paljon aiemmin kokous on pitänyt kutsua koolle, jotta se olisi päätösvaltainen. Ehdotuksena päätösvaltaisuuden ehdoksi olisi yli puolet jäsenistä. On huomattava, että
jos äänestysmallin suhteen päädytään suhteelliseen äänimäärään, määrittelee yleiskokouksen päätösvaltaisuuden se, onko riittävä osuus äänimäärästä läsnä. Todettiin, että yleiskokousta ennen tarvitaan enemmän kuin viikko reagointiaikaan, mutta kuukauden puolestaan olevan liiankin pitkä aika. Esitettiin, että kokouskutsu lähetettäisiin kuukautta ennen kokousta ja asialista viimeistään viikkoa tai kahta ennen kokousta. Pohdittiin sitä, onko syytä varautua äkillisiin kriisitilanteisiin, joissa kuukausi olisi liian pitkä reagointiaika, mutta todettiin, että kriisikokouksen mainitseminen sopimuksessa ei liene tarpeellista. Todettiin, että yleiskokous valitsee puheenjohtajansa keskuudestaan. Keskusteltiin siitä, minkä kaikkien asioiden tulisi olla yleiskokouksen päätösvallassa. Isossa konsortiossa suurimman osan konsortiota koskevista päätöksistä täytyy voida tulla yleiskokoukselta päättämisen pirstaloituminen 40 eri organisaatioon tekisi toiminnasta liian kömpelöä. Johtoryhmän valitsemisen suhteen päätösvallan tulisi olla yleiskokouksella normaalin käytännön mukaan neuvostoilta voidaan toki pyytää vahvat esitykset. Toive yleiskokouksen päätösvallasta koskee myös kustannustenjakomallin muutoksia. Esiin tuotiin se, että koska kirjastojen johtajat ovat vastuussa omien organisaatioidensa budjeteista, ei kustannustenjakomallin muutosten käsittelyä tulisi viedä konsortion ulkopuolelle kehysorganisaatioihin. Toisaalta tälläkin hetkellä rehtorit allekirjoittavat esimerkiksi FinELib-sopimuksia. Todettiin, että ensimmäinen kustannustenjakomalli menee joka tapauksessa rehtoreille hyväksyttäväksi, koska sen hyväksyminen on edellytys konsortion perustamiselle. Myöhemmät muutokset tulevat olemaan pienempiä, jolloin niiden hyväksyminen mahtuu kirjaston johtajien toimivaltaan. Keskusteltiin IT-johtajista valittavan johtoryhmän asiantuntijajäsenen tarpeellisuudesta ja valintaprosessista. Tällä hetkellä Linnea2-konsortiossa ehdotus asiantuntijajäsenestä on tullut yliopistojen atk-johtajilta. Tulisiko uudessa konsortiossa kaksi eri ehdotusta, yksi yliopistoilta ja yksi ammattikorkeakouluilta, ja miten päätetään kummalta puolelta asiantuntijajäsen sitten valitaan. Ehdotettiin, että molemmilta sektoreilta voitaisiin pyytää myös asiantuntijajäsenehdokas, ja että nämä voisivat vuorokausin toimia toinen varsinaisena ja toinen varajäsenenä. Päätettiin, että sektorit tuovat esityksensä johtoryhmän jäsenistä ja IT-johtajat IT-asiantuntijajäsenestä yleiskokoukseen, jonka jälkeen yleiskokous nimittää johtoryhmän. Kansalliskirjaston tehtävien määritelmiä sopimuksessa on edelleen tarkennettava, ja ne olisi hyvä muuttaa tehtäviksi, joista Kansalliskirjasto huolehtii tämänhetkisen luonnoksen vastaamisen sijasta. Todettiin, että konsortion jäsenen eroamisen vahvistaminen tai toteaminen on tehtävä konsortion elimissä eli johtoryhmän ja yleiskokouksen on käsiteltävä se. Konsortiosta eroamisten on syytä tapahtua kalenterivuosittain, ja niin, että jäsenen on ilmoitettava eroaikeestaan viimeistään 6 kuukautta aikaisemmin, sillä kalenterivuosittain tapahtuvat muutokset ovat kustannustenjaon suhteen huomattavasti yksinkertaisempia käsitellä. On pohdittava, määritelläänkö myös liittymiset ja erottamiset tapahtuviksi kalenterivuosittain. Tällöin erottaminen voisi pahimmillaan kestää kuitenkin puolitoista vuotta. Samoin on pohdittava sitä, kuinka suuren osan yleiskokouksesta on äänestettävä erottamisenpäätöksen puolesta. Todettiin, että kohta siitä, että eroavalla/erotetulla jäsenellä ei ole oikeutta laitteistoihin ja ohjelmistoihin johtuu siitä, että järjestelmäntoimittajan kanssa on tehty konsortiosopimus. Tällöin konsortiosta eroavan organisaation on neuvoteltava järjestelmäntoimittajan kanssa uusi oma sopimus, jos tahtoo jatkaa järjestelmän käyttämistä. Äänestysmalli Sääntötyöryhmä esitti kaksi vaihtoehtoista äänestysmallia: suhteellisen äänimäärän mallin ja ääni per jäsen- mallin.
Äänestysmenettelystä oli jo keskusteltu AMKIT-yleiskokouksessa, joka oli päätynyt kannattamaan ääni per jäsen- mallia. AMKIT-konsortiossa tämä malli on ollut käytössä, ja toiminut hyvin, vaikka sielläkin on keskenään erikokoisia organisaatioita. Ääni per jäsen- malli koetaan demokraattisena. Tämän mallin suhteen pohdittiin sitä, että jos jokaisella yleiskokouksen paikallaolijalla on yksi ääni, niin edustavatko läsnäolijat tietokantoja vai organisaatioita? Suhteellisen äänimäärän menettelyn suhteen tarvitaan selvitys siitä, millä perusteilla jäsenten äänimäärät määritellään. Kustannustenjakomallin valinnat ratkettua voitaneen jäsenet ryhmitellä esimerkiksi kolmeen eri maksuluokkaan, joiden perusteella määriteltäisiin myös äänimäärät yleiskokouksessa. Huomattava on, että äänestysmallin sitominen maksuluokkiin sitoo myös kustannustenjakomallin maksuluokkiin. Kustannustenjakomalliehdotuksen käsittelyn jälkeen esitettiin maksuluokkaesimerkkinä sellaista, että jäsenillä, joiden kustannukset ovat yli 30 000 olisi kaksi ääntä, ja muilla yksi. Kokouksessa esille noussut toinen vaihtoehto olisi aidosti suhteellinen suhteellisen äänimäärän malli, jossa jäsenillä olisi esimerkiksi yksi ääni / 1000 kustannuksia ja jossa äänimäärät siten muuttuisivat joustavasti vuosittain. Huomattavaa on, että suhteellisuus ei kummassakaan esitetyssä mallissa perustu organisaation kokoon vaan sen maksamiin maksuihin. Ääni per jäsen mallissa näillä isoilla maksajilla olisi houkutus vaatia myös kustannusten tasaamista tasan. Äänestysmallia suunniteltaessa on huomattava, että monimutkaiset äänimäärien laskentaperusteet voivat monimutkaistaa kokoustyöskentelyä. Esille tuotiin myös sellainen malli, jossa jäsenillä olisi ääniä yksi ääni per jäsen, mutta päätöksiin vaadittaisiin määräenemmistö, jolloin mikään yksittäinen osa konsortiota ei pääsisi hallitsemaan muita. Erityisesti konsortion päättäessä taloudellisista asioista täpärät päätökset ovat ei-toivottavia. Esimerkiksi 2/3 enemmistön tekemästä päätöksestä tiedettäisiin, että valtaosa jäsenistä olisi sen kannalla. Johtoryhmä Keskusteltiin johtoryhmän toimintakauden pituudesta. Esille tuotiin se, että vaikka organisaatiot ovat yleisesti siirtymässä nelivuotisiin suunnittelukausiin, neljä vuotta olisi kuitenkin johtoryhmän toimintakautena aivan liian pitkä, eikä tasokauden vaihtuessa vaihtuvaa johtoryhmää pidetty muutenkaan hyvänä ideana. Kolmekin vuotta on pitkä aika - esimerkiksi yliopistokirjastojen neuvoston on ollut vaikea löytää puheenjohtajaa edes kahdeksi vuodeksi. Pohdittiin, olisiko kaksi vuotta sopiva toimikausi - kaksi kaksivuotiskautta kattaisi myös nelivuotistalouskauden. Kolmevuotista toimikautta puolta se, että kun kuuden jäsenen johtoryhmästä vaihdetaan kaksi jäsentä kerran vuodessa, sykli toimii kätevästi. Samoin johtoryhmän toimintaan sisään pääseminen vaatii uudelta jäseneltä aikaa, jolloin tarpeeksi pitkä toimikausi on tehokkain. Todettiin, että force majeure- tilanteissa yleiskokous voi nimittää eroavan jäsenen tilalle uuden. Varajäsenten vaihtovuorot on myös määriteltävä sopimuksessa. Sopimukseen on kirjattava, että johtoryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja lasketaan mukaan johtoryhmän kuuteen jäseneen. Samoin se, että varsinaisen jäsenen poissa ollessa varajäsen muuttuu varsinaiseksi jäseneksi ja se, että johtoryhmän kokousta voivat esittää johtoryhmän varsinaiset jäsenet. 2.2 Kustannustenjakotyöryhmän väliraportti Kustannustenjakotyöryhmän puheenjohtaja Vuokko Palonen esitteli työryhmän laatiman kustannustenjakomalliesityksen ja väliraportin työskentelystä. 2.3 Keskustelua kustannustenjaosta Kustannustenjakoperusteet Kirjastojärjestelmään kohdistuvan kuormituksen määrittelemiseksi ja sen kohdentamiseksi aiheuttajalleen kustannustenjakotyöryhmä on käynyt paljon mahdollisuuksia läpi. Vaikka esimerkiksi tietokannan tilankäyttö on nähtävissä palvelimelta selkeästi, muut tämänkaltaiset tiedot, esimerkiksi prosessoritehon käyttö, eivät ole samalla tavalla saatavilla. Seuranta- ja tilastointijärjestelmien rakentaminen olisi työlästä ja tuottaisi lisäkustannuksia, eikä CSC ei myöskään pitänyt tämäntyyppisiä mittareita kannattavina. Siten
parhaiksi ja käyttökelpoisimmiksi mittareiksi todettiin kuitenkin perinteiset laina-, nide- ja nimekemäärät. Kustannustenjakotyöryhmän raporttiin toivotaan laajempaa selvitystä siitä, miksi tällaiset CSC:ltä mahdollisesti saatavat tekniset luvut eivät ole käyttökelpoisia kustannustenjakoperusteita. Kustannustenjakotyöryhmän tekemissä koelaskennoissa ilmeni, että pelkillä lainoilla saadaan hyvin samanlaiset tulokset, kuin jos huomioidaan sekä lainat että palautukset. Uusintamäärät, ja niiden lisäämisen/poistamisen vaikutus kustannustenjakoon, on lisättävä raporttiin. On huomattava, että väliraportissa osuudet niteiden ja nimekkeiden osuudet olivat väärin päin työryhmän esittämässä mallissa todellisuudessa käytetyt osuudet ovat nimekkeet 35 % ja niteet 5%. Tiedonhakujen määrää ei voida käyttää kustannustenjakoperusteena, sillä vaikka tiettyyn tietokantaan tehtyjen hakujen määrä onkin mahdollista selvittää, esimerkiksi Nellin tiedonhakuryhmät kuormittavat joidenkin organisaatioiden tietokantoja suhteettomasti. Mallissa käytetyissä kriteereissä se hyvä puoli, että niihin ei tule merkittäviä muutoksia, jollei kirjaston toimintaa todella muuteta. Koska aiheuttamisperiaate katsottiin keskeiseksi kustannustenjakoperusteita määriteltäessä, jätettiin aikaisemmin käytössä olleista perusteista esimerkiksi aloittamispaikat ja henkilökuntamäärät huomioimatta. Kansalliskirjaston ja Varastokirjaston asema Todettiin, että kustannustenjakotyöryhmän loppuraporttiin tarvitaan kuvaus Kansalliskirjaston ja Varastokirjasto asemasta kustannustenjakomallissa, niiden tietokannoista sekä Linda-yhteistietokannasta. On selvitettävä näille harkittuja erillisiä kustannusperusteitä ja syyt siihen, miksi niistä kuitenkin on luovuttu. Kansalliskirjastolle ennakoiduissa kustannuksissa näkyy Lindan poistuminen. On huomattavaa, että tulevaisuudessakin syntyy Linda-kustannuksia, ne on kuitenkin jätetty uuden konsortion piiristä pois, koska Lindassa ei käytetä yhteistä Voyager-kirjastojärjestelmää ja sen laitteisto CSC:llä on omassa domainissaan, jolloin sen kustannukset ovat helposti erotettavissa Voyager-järjestelmän kustannuksista. Nykyisessä konsortiossa Aleph-Lindan kustannukset ja niiden jako on vielä auki ja keskusteltavissa. Vanha Linda on ollut kaikkien Linnea2-jäsenten kustannuksissa mukana sen tietueita ei ole otettu huomioon Linnea2-konsortion kustannustenjaossa. Todettiin, että uuden Lindan suhteen olisi yksinkertaisinta, jos Kansalliskirjasto saisi sitä varten suoran rahoituksen Opetusministeriöltä. Muussa tapauksessa paras ratkaisu on todennäköisesti erillinen Linda-konsortio. Muut Kansalliskirjaston ylläpitämät kansalliset tietokannat Fennica, Viola ja Arto on otettu mukaan kustannustenjakomalliin samoilla kriteereillä kuin muutkin kirjastotietokannat. Niiden erikoispiirteet tulevat kuitenkin huomioiduksi mallissa se ettei näissä tietokannoissa ole niteitä eikä lainauksia, johtaa siihen, että niiden perusteella laskettu kustannusosuuskin jää nollaksi. Todettiin, että sekä amk- että yliopistokirjastot ovat maksaneet kansallisten tietokantojen käytöstä Kansalliskirjastolle, osa kohdennettuina maksuina ja osa työllään. Tietokantojen käytöstä maksaminen pidetään edelleen erillisenä kirjastojärjestelmäkustannuksista, eikä kompensoida käyttöä kustannustenjakomalleissa. Esiin nousi myös kysymys konsortion yleisistä kustannuksista: esimerkiksi Kansalliskirjastossa tehdystä työstä ja muista operatiivisista kustannuksista. Mistä varoista nämä menot maksetaan ja kenen tehtäväksi jää määritellä mitä tehdään ja millä budjetilla? Linnea2-konsortion nykyisessä kustannustenjakomallissa Varastokirjaston nimeke- ja nidemäärä on kustannustenjakoperusteena puolitettu sillä perusteella, että Varastokirjaston tietokantamalli on muita kirjastoja yksinkertaisempi. Varastokirjaston toimintamalli on sellainen, että nidemäärä kasvaa parhaimmillaan 100 000 niteellä vuodessa ja siltä puuttuu muilla kirjastoilla oleva mahdollisuus hallita kustannusten nousua raskaalla poistopolitiikalla.
Parasta olisi, jos Opetusministeriö rahoittaisi nämä Varastokirjaston kasvavat kustannukset suoraan. Niitä ei haluta piilottaa muiden kirjastojen kustannuksiin kompensoimalla Varastokirjaston kirjastojärjestelmäkustannuksia kustannustenjakomallissa. Perusmaksu Keskusteltiin siitä, tulisiko perusmaksu määritellä prosenttiosuutena kokonaiskustannuksista vai tiettynä euromääränä. Tämän hetkisessä mallissa esitetty n. 2 000 perusmaksu tuntuu pieneltä, mutta jos sitä korotetaan, se kasvaa pienille organisaatioille suureksi. Onko kohtuullista, jos perusmaksu nousee suuremmaksi kuin aiheuttamisperusteiset toimintakulut? Toisaalta, onko kohtuullista jos yksi organisaatio saa 3 500 käyttöönsä saman järjestelmän, josta toinen maksaa 70 000? Voisiko korkeaa perusmaksua käsitellä lähtöinvestointina? On huomattava, että malli, jossa on korkea perusmaksu, nostaa selvästi amk-kirjastojen osuutta kokonaiskustannuksista nykyiseen verrattuna, mikä vähentäisi sektorin halukkuutta lähteä ylipäänsä mukaan yhteiskonsortioon. Kun sama palvelu on saatu alemmalla hinnalla aikaisemmin, on kustannusten nousuun on hankala suostua. On kuitenkin selvää, että kustannustenjakoperusteiden muuttuessa kustannusosuus tulee joka tapauksessa nousemaan toisella ja laskemaan toisella sektorilla jollei kustannustenjakomallin keskeiseksi periaatteeksi sitten oteta eri sektoreiden keskinäisten kustannusosuuksien pitämistä entisellään. On huomattava, että nyt esitetyssäkin mallissa on sekä kustannusten nousuja että laskuja kummankin puolen organisaatioilla. Muuta Esiin tuli, että Metropolian luvut mallilaskelmissa eivät ole oikeita, koska Metropolian kirjastoissa ei eloja syyskuussa ei ole ollut lainoja. Todettiin, että uuden konsortion kustannustenjako vuonna 2010 tulee perustumaan vuoden 2008 tilastotietoihin. Todettiin myös, että koska vuoden 2010 talousneuvottelut ovat pian, on organisaatioiden syytä saada tietoonsa mahdolliset suuret korotukset kirjastojärjestelmäkustannuksissa. Siirtymävaiheen yhteydessä voidaan puhua maksumuutosten tasoittamisesta hyvittämisen sijaan. Esitetty malli, jossa yli 3000 kustannusmuutoksista tasoitetaan puolet, todettiin hyväksi. Keskusteltiin siitä, että vaikka alkuvaiheessa kustannusten jako onkin tarpeellista tarkistaa vuosittain, olisiko myöhemmin tarkoituksenmukaista siirtyä pidempään kauteen, jotta voidaan säästää muutosten aiheuttamassa työssä. Kustannustenjakotyöryhmän loppuraporttiin on syytä koota kuvaus aikaisemmista kustannuksista ja niiden jakoperiaatteista. Uuden kustannustenjakomallin kaikki vaikutukset on laskettava näkyviin mahdollisimman avoimesti. Todettiin, että perustellut kustannusten korotukset eivät sinänsä ole mahdottomia, mutta perustelujen on oltava selkeästi nähtävissä, jotta yhteiskonsortiota olisi mahdollista viedä eteenpäin myös niissä organisaatiossa, joihin korotukset kohdistuvat. Kustannustenjakotyöryhmän loppuraporttiin halutaan kustannustenjakomallista selkeä ehdotus ja perustelut sen valinnasta, sekä muiden mallien kuvaukset. Mallia laadittaessa on huomioitava yhteiskokouksessa esiin tulleet ajatukset. 3. Muut esille tulevat asiat Kokouksessa ei ollut muita esille tulevia asioita käsiteltävänä. 4. Seuraavat kokoukset Seuraavassa kokouksessa on syytä pohtia yhteisen konsortion tuomaa lisäarvoa ja perusteita sen perustamiseen. Esille nousi kysymys siitä, onko yhteiskonsortio korkeakoulukirjastonjohtajien yleiskokouksessa 10.2.2009 käsiteltävänä asiana.
Johto- ja ohjausryhmän seuraava yhteiskokous järjestetään 3.2.2009 klo 10-16. Tätä ennen kustannustenjakotyöryhmä kokoontuu 16.1.2009 Helsingissä ja sopimustyöryhmä 22.1.2009 klo 10 Helsingissä. 5. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 14.10.