SEPA PÄIVÄKIRJA KOKOUSKÄYTÄNNÖT. Lauri Eloranta, 60464H Magnus Erlingsson, 61595U

SEPA PÄIVÄKIRJA KOKOUSKÄYTÄNNÖT Lauri Eloranta, 60464H Magnus Erlingsson, 61595U

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 2 (16)

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 3 (16) SISÄLTÖ 1. JOHDANTO...5 2. MENETELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO...6 2.1. Kokouskäytännöt...6 2.1.1. Agenda...6 2.1.2. Puheenjohtaja...6 2.1.3. Asialista...6 2.1.4. Pöytäkirja...6 2.2. Kokoustyypit...6 2.2.1. Ryhmätapaaminen...6 2.2.2. Tiimitapaaminen...6 2.2.3. Asiakastapaaminen...7 2.2.4. Mentor-tapaaminen...7 2.2.5. Riskienhallintakokous...7 3. KOKEMUKSET JA MUUTOKSET...8 3.1. Projektin suunnitteluvaihe...8 3.1.1. Viikko 39...8 3.1.2. Viikko 40...8 3.1.3. Viikko 41...8 3.1.4. Yhteenveto projektin suunnitteluvaiheesta...9 3.2. Iteraatio 1...9 3.2.1. Viikko 42...9 3.2.2. Vikko 43...9 3.2.3. Viikko 44...10 3.2.4. Viikko 45...10 3.2.5. Viikko 46...10

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 4 (16) 3.2.6. Viikko 47...11 3.2.7. Viikko 48...11 3.2.8. Yhteenveto iteraatiosta yksi...11 3.3. Iteraatio 2...12 3.3.1. Viikko 2...12 3.3.2. Viikko 3...12 3.3.3. Viikko 4...13 3.3.4. Viikko 5...13 3.3.5. Viikko 6...13 3.3.6. Viikko 7...13 3.3.7. Viikko 8...13 3.3.8. Viikko 9...13 3.3.9. Yhteenveto iteraatiosta kaksi...13 4. YHTEENVETO...15

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 5 (16) 1. JOHDANTO Tässä dokumentissa kuvataan Lauri Elorannan ja Magnus Erlingssonin käyttöönottamat kokouskäytännöt daemontech ryhmälle T-76.4115 Ohjelmistoprojekti kurssilla. Lauri Eloranta on daemontech ryhmän projektipäällikkö ja Magnus Erlingsson on vastuussa ryhmän riskinhallinnasta, toimii varaprojektipäällikkönä ja ohjelmistokehittäjänä. Aiheenvalinta oli luonnollinen sillä projektipäällikkönä Lauri on paikalla lähes kaikissa kokouksissa. Magnus on myös paikalla useimmissa kokouksissa sekä myös myöhemmissä ohjelmistokehittäjien ja testaajien kokouksissa jossa Lauri ei välttämättä ole paikalla. Kokoukset ovat tärkeä osa projektia, sillä niissä päätetään mitä projektissa tullaan tekemään ja miten toimitaan. Kokouksissa voi kulua paljon ylimääräistä aikaa, joten kokouksien pitäisi onnistua tehokkaasti ja sulavasti.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 6 (16) 2. MENETELMÄN KÄYTTÖÖNOTTO 2.1. Kokouskäytännöt Kokouskäytännöt otettiin käyttöön heti ensimmäisestä asiakastapaamisesta lähtien. Käytäntöjä on myös sovellettu mentor-tapaamisessa. Tulevissa ryhmän omissa tapaamisissa tullaan myös soveltamaan samoja käytäntöjä. Seuraavassa kappaleessa esitellään suunnitellut kokouskäytännöt. Niitä tullaan kuitenkin parantamaan sitä myötä kun niistä saadaan kokemuksia. 2.1.1. Agenda Jokaiselle kokoukselle määritellään etukäteen agenda, eli ne tavoitteet jotka kokouksella olisi tarkoitus saavuttaa. Kokouksen aihe sovitaan etukäteen ja kaikille kokoukseen osallistuville lähetetään alustava kokouksen asialista, jota voi kommentoida ja ehdottaa parannusehdotuksia. 2.1.2. Puheenjohtaja Jokaiselle kokoukselle määritellään aiheen perusteella puheenjohtaja, joka on vastuussa kokouksen asialistan läpikäymisestä. 2.1.3. Asialista 2.1.4. Pöytäkirja 2.2. Kokoustyypit Jokaiselle kokoukselle määritellään asialista alustavan asialistan ja siihen saadun palautteen pohjalta. Puheenjohtaja käy asialistan läpi kohta kohdalta. Asialista on kuitenkin vain kokouksen apuväline. Sillä varmistetaan, että kaikki tärkeät asiat käsitellään mutta sitä ei ole pakko seurata orjallisesti. Ryhmä ottaa jokaiseen kokoukseen mukaan kannettavan tietokoneen, jolla yksi ryhmän jäsen tekee kokouksessa käydyistä keskusteluista muistiinpanot. Muistiinpanoista kirjoitetaan puhtaaksi pöytäkirja, joka lähetetään kaikille kokouksessa olleille tarkastettavaksi. Tarkastus on vapaaehtoista, mutta erityisesti asiakastapaamisissa on toivottavaa, että asiakas lukee pöytäkirjan jolloin mahdolliset epäselvyydet ryhmän ja asiakkaan välillä huomataan heti. Seuraavassa esitellään erilaiset kokoustyypit joita ryhmä tulee pitämään. 2.2.1. Ryhmätapaaminen 2.2.2. Tiimitapaaminen Ryhmätapaamisessa ovat paikalla kaikki ryhmän jäsenet. Tapaamisessa käsitellään projektiin, ryhmään tai asiakkaaseen liittyviä asioita ja mahdollisia ongelmia ja tehdään yhteenveto projektin tämänhetkisestä tilanteesta. Ryhmätapaamisia pyritään järjestämään joka toinen viikko I1 ja I2 iteraation ajan mutta tarvittaessa myös useammin. Ryhmän sisäinen tapaaminen, jossa on paikalla tietyn tiimin jäsenet. Esim. Käyttöliittymä-tiimi, Management-tiimi jne. Erilaisia tiimejä muodostuu projektin edetessä tarpeiden mukaan. Tiimitapaamisissa keskustellaan tiimin vastuualueen aiheista. Tiimitapaamisia järjestetään esim. käyttöliittymän

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 7 (16) 2.2.3. Asiakastapaaminen 2.2.4. Mentor-tapaaminen 2.2.5. Riskienhallintakokous suunnitteluvaiheessa tms. Tiimitapaamisten määrää ei ole mitenkään määritelty. Asiakastapaamisessa keskustellaan asiakkaan kanssa ennalta sovituista asioista joihin ryhmä tarvitsee asiakkaan kannanottoa tai konsultaatiota. Päinvastoin myös asiakas voi pyytää tapaamista ryhmän kanssa, jos hän haluaa tietoa projektin statuksesta tms. Asiakkaan kanssa pyritään pitämään viikoittainen palaveri, jonka kestoa ei ole määritelty. Pituus määrittyy sen perusteella, kuinka paljon keskusteltavaa on. Tapaamisiin allokoidaan oikeat ihmiset projektivaiheen ja aiheen mukaan. Pakollisiin Mentor-tapaamisiin pyrkii osallistumaan koko ryhmä. Mentortapaamisia pidetään vähintään yksi per iteraatio. Jos ryhmällä on kurssiin liittyviä ongelmia lisätapaamisia on syytä järjestää. Riskien hallinasta vastaava henkilö saattaa kutsua koolle riskienhallintakokouksen, jos hänen mielestään joistakin projektiin liittyvistä riskeistä on syytä pitää palaveri. Palaveri voidaan myös liittää asiakaspalaveriin, jos asiakkaan kannanottoa tarvitaan.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 8 (16) 3. KOKEMUKSET JA MUUTOKSET 3.1. Projektin suunnitteluvaihe Alle on kirjattu viikkokohtaisesti kokemuksia ja muutosehdotuksia kokouskäytäntöihin. Kokemukset on ositeltu iteraatio ja viikkokohtaisesti. Kokouskäytäntöjen ja kokemuksien kuvaus alkaa viikolta 39, jolloin käytäntö tuli ensimmäistä kertaa ajankohtaiseksi. 3.1.1. Viikko 39 Viikolla 39 järjestettiin ensimmäinen varsinainen ja virallinen kokous asiakkaan kanssa. Tähän kokoukseen otettiin ensimmäistä kertaa käyttöön yllä kuvatut kokouskäytännöt. Kokous valmisteltiin huolella projektijohdon toimesta. Kokouksen agendan suunnitteluun kului kolmelta henkilöltä aikaa noin tunti. Tässä kohden onkin heti parantamisen varaa: tästä eteenpäin kokousagendan valmistelee vain yksi kokouksen vastuuhenkilö. Muut asianomaiset agendan suunnittelijat vain käyvät agendan läpi ja ehdottavat korjauksia. Kokousagenda lähetettiin asiakkaalle kokousta edeltävänä päivänä. Asiakastapaaminen vietiin läpi suunnitelussa aikataulussa. Kokouksen puheenjohtajana toimi Lauri Eloranta ja Ilkka Terho teki muistiinpanoja. Asiakastapaamisen jälkeen kokouspöytäkirja kirjoitettiin puhtaaksi ja lähetettiin asiakkaalle tarkastettavaksi. Asiakas myös tarkasti pöytäkirjan ja eräästä väärintulkinnasta päästiin näin eroon. 3.1.2. Viikko 40 Viikolla 40 järjestettiin kolme kokousta: kaksi asiakastapaamista ja yksi mentor-tapaaminen. Edellisestä viikosta viisastuneena tämänviikkoiset agendan kirjoitusvastuut oli jaettu etukäteen kunkin kokouksen puheenjohtalalle. Mentor-tapaamisen agendan valmisteli Lauri Eloranta, vaatimustenmäärittelykokouksen Ilkka Terho ja teknisen palavaverin Antti Ahvenlampi. Kaikissa muissa kokouksisa, paitsi mentor-kokouksessa, agenda ehdittiin lähettää asianomaisille kokousta edellisenä päivänä. Mentor kokouksen asialistan lähettämättä jättäminen oli tämänviikkoisissa kokouksissa selkeä puutos; jatkossa agendojen lähettämiseen tuleekin kiinnittää enemmän huomiota ja varata enemmän aikaa. Kaikki kokoukset käytiin agendojen mukaan aikataulussa. Kaikissa kokouksista kirjotiettiin myös pöytäkirjat. 3.1.3. Viikko 41 Viikolla 41 järjestettiin yksi asiakastapaaminen. Kokouksen agendan tuotti Lauri Eloranta ja se lähetettiin kaikille osallistujille kokousta edeltävänä päivänä.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 9 (16) Kokous käytiin melko hyvin agendan mukaisesti, vaikka pieniä poukkoiluja kohdista toiseen oli havaittavissa. Jatkossa tuleekin pitää yhä tiukemmin kiinni käsiteltävistä asioista ja jättää yleinen, vaikka toki projektiin liittyvä keskustelu, agendassa tälle varattuun kohtaan. Kokouksesta tehtiin pöytäkirja. 3.1.4. Yhteenveto projektin suunnitteluvaiheesta 3.2. Iteraatio 1 Projektin suunnitteluvaiheessa käyttöön otetut kokouskäytännöt ovat hyvä alku, mutta niitä tulee myös jatkojalostaa ja kehittää. Parannettavaa löytyy vielä paljon. Entistä tarkempaa huomiota tulee kiinnittää agendan lähettämisessä kaikille osallistujille riittävän aikaisin. Myös kokouksissa huomion pitäminen pelkästään agendassa tulee varmasti tehostamaan kokouksien kulkua jatkossa. Myös agendan templatessa on parannettavan varaa. Ensimmäisten viikkojen kiireen ja haparoinnin jälkeen, kokoustemplateen tulisi lisätä ainakin kohdat: Kokouksessa paikalla Kokouspaikka. Pyrimme iteraatio 1:n aikana korjaamaan huomatut puutteet ja tekemään vaaditut parannukset. 3.2.1. Viikko 42 3.2.2. Vikko 43 Viikolla 42 järjestettiin yksi asiakastapaaminen, heti PP-vaiheen iteraatiodemon yhteydessä. Viikko 42 olis siis ns. Siirtymäviikko PP-vaiheesta iteraatio yhteen. Tuossa ainoassa asiakastapaamisessa sovittiin jo alustavasti tulevan iteraation vaatimuksista. Kokouksen agendan oli laatinut QA Manager Ilkka ja se oli lähetetty asiakkaalle edellisenä iltana. Agendaa seurattiin kokouksessa melko tarkkaan, vaikka jotkin keskustelut lähtivät myös sivupoluille. Muistiinpanoja kokousessa teki Project Manager Lauri Eloranta. Näiden muistiinpanojen pohjalta tehtiin myöhemmin esitys Iteraatio1:ssa toteutettavista vaatimuksista asiakkaalle. Asiakas myös hyväksyi tämän esityksen. Viikolla 42 järjestettiin myös koko ryhmän ryhmätapaaminen. Tätä tapaamista varten oli laadittu hyvin pintapuolinen agenda, jota ei oltu lähetetty projektiryhmälle ennen kokousta. Syy tähän oli lähinnä se, että tämän ryhmätapaamisen oli tarkoitus olla hieman vapaamuotoisempi kick-off tapaaminen Iteraatiolle1. Tapaaminen onnistui hyvin ja ryhmän jäsenet tutustuivat toisiinsa entistä paremmin. Viikolla 43 järjestettiin yksi asiakastapaaminen. Tapaamisen aiheena olivat Iteraation 1 toteutusarkkitehtuuri sekä projektiin liittyvät tekniset seikat. Tapaamisen agendan teki Lead Developer Antti Ahvenlampi ja se lähetettiin asiakkaalle tapaamista edeltävänä iltana.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 10 (16) Kokouksessa muistiinpanoja teki Project Manager Lauri Eloranta. Muistiinpanojen teko näin teknisluontoisesta kokouksesta osoittautui melko hankalaksi, sillä oikeita termejä ja määreitä on vaikea kirjoittaa tarkasti oikein, kun niistä keskustellaan nopeasti. Kokouksessa havaittiin myös se valitettava seikka, että asiakkaalle ei oltu lähetetty alustavaa arkkitehtuurisuunnitelmaa etukäteen, vaikkapa kokousagendan yhteydessä. Jos näin oltaisiin toimittu, olisi asioista keskustelu ollut helpompaa, kun asiakkaan edustajat olisivat jo nähneet arkkitehtuurin ennestään. Näin ei olisi myöskään kallista kokousaikaa mennyt hukkaan. Viikko 43 oli TKK:n koeviikko, joten muita projektiin liittyviä tapaamisia ei järjestetty. 3.2.3. Viikko 44 3.2.4. Viikko 45 Viikolla 44 ei järjestetty asiakastapaamisia. Tämän asemesta ryhmä järjesti epävirallisia tiimitapaamisia noin kolme kappaletta. Ryhmän jäsenillä ei riittänyt kuitenkaan intoa tehdä agendaa ja pöytäkirjoja parin kolmen hengen kokouksista. Jatkossa onkin ehkä hyvä miettiä, miten myös tiimipalavereista saataisiin järkevällä tavalla jonkin näköinen käsiteltyjen asioiden lista ulos. On toki myös syytä miettiä, kuinka järkevää on soveltaa järeitä kokouskäytäntöjä agendoineen ja kirjanpitoineen hyvin pieniin ja epävirallisiin suunnittelukokouksiin. Viikolla 45 järjestettiin yksi asiakastapaaminen. Asiakastapaamisen aiheena oli käyttöliittymäprototyypin loppukäyttäjätestaus. Asiakastapaaminen oli siis melko epäformaalitestitapaaminen, jossa keskuteltiin tulevasta käyttöliittymästä ja sitä koskevista vaatimuksista. Agendaa kokoukselle ei ollut, ja pöytäkirja oli lähinnä muistiinpano muodossa. Viikolla 45 järjetettiin myös ryhmätapaaminen. Tapaamisen agendan teki Lauri Eloranta ja se lähetettiin kaikille ryhmän jäsenille ennen ryhmätapaamista. Ryhmätapaamisesta tehtiin niukat muistiinpanot, sillä kaikki ryhmäläiset olivat läsnä, eikä tarvetta tiedon edespäinvientiin ollut. 3.2.5. Viikko 46 Viikolla 46 järjestettiin kaksi asiakastapaamista. Ensimmäinen asiakastapaaminen oli epäformaalimpi käyttöliittymäprototyypin loppukäyttäjätestaus. Asiakastapaamisesta ei tämän vuoksi tehty varsinaista agendaa (aivan kuten edellisellä viikolla) ja pöytäkirjat olivat muistiinpano - muodossa. Toinen asiakastapaamien oli enemmän virallinen palaveri, jossa käytiin projektin senhetkinen tilanne läpi. Tähän tapaamisen agendan teki Lauri Eloranta ja muistiinpanoja teki Ilkka Terho. Kokouksen tavoite onnistui hyvin ja asiakkaalle pystyttiin viestimään projektin nykytilanne. Kokouksessa noudatettiin tiukasti agendaa ja kokous onnistuttiin viemään tehokkaasti läpi. Viikolla 46 järjestettiin myös epävirallinen tiimitapaaminen

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 11 (16) 3.2.6. Viikko 47 Viikolla 47 järjestettiin kaksi asiakastapaamista. Ensimmäinen asiakastapaaminen oli jälleen epäformaalimpi käyttöliittymäprototyypin loppukäyttäjätestaus. Asiakastapaamisesta ei tämän vuoksi tehty tälläkään kertaa varsinaista agendaa (aivan kuten edellisellä viikolla) ja pöytäkirjat olivat muistiinpano -muodossa. Toinen asiakastapaaminen oli myös epävirallinen osaohjelman demotus, joten sinnekään ei tehty agendaa. Viikolla 47 ryhmä tapasi myös mentorin. Mentor tapaamista varten valmisteli Lauri Eloranta virallisen agendan ja asialistan. Mentor tapaamisessa noudatettiin pitkälti asialistaa, eikä ongelmia sen suhteen syntynyt. Ilkka Terho teki mentor tapaamisesta muistiinpanoja, mutta ne jäivät asiasisällön puitteissa melko olemattomiksi. Samalla viikolla järjestettiin myös ClusterVisualization ryhmän tiimipalaveri, johon tehtiin myös asialista sekä pöytäkirja. Pöytäkirja tapaamisesta muistiinpanojen muodossa laitettiin TikiWikiin koko ryhmän nähtäville. Loppuviikosta pidettiin myös ryhmäpalaveri, johon tehtiin myös agenda. Agendaa ja asialistaa ei kuitenkaan ehditty lähettää ryhmäläisille ennen palaveria. Palaverissa mentiin agendan mukaan, mutta tietosällön yleisluontoisuuden takia kokouspöytäkirjaa ei tehty. 3.2.7. Viikko 48 Viikolla 48 pidettiin asiakkaan kanssa tekninen kokous, jossa olivat paikalla Magnus Erlingsson, Antti Ahvenlampi ja Erik Hakala. Kokouksen agendan teki Antti Ahvenlampi. Kokouksessa kuitenkin osoittautui, etteivät Medicelin puolelta kaikki osallistuneet olleet lukeneet asialistaa. Asialistasta oli myös hyvin pintapuolisesti valmisteltu. Siinä ei eritelty erityisen tarkasti läpikäytäviä asioita. Tästä varmaan myös johtuu se, ettei asialistaa seurattu erityisen tarkasti kokouksessa. Medicelin puolelta projektin kanssa tekemisissä olevat henkilöt ovat myös tulleet tutummiksi ja kokoukset ovat vähemmän formaaleja kuin projektin alkuvaiheessa. Tämän viikon kokemusten perusteella on varottava ettei kokouksen asialista muutu trivialiteetiksi jota kukaan ei lue, ja jota ei oikeastaan seurata kokouksissa. Kokouksen pöytäkirja jäi tämän tapaamisen osalta myös erittäin pintapuoliseksi. Kokouksessa käsiteltiin niin paljon teknistä asiaa, että oli lähes mahdotonta kirjata sitä kaikkea ylös. Myöskin on huomattava, että kokouspöytäkirjoja ei ole vähään aikaan ilmeisesti lähetetty asiakkaalle tarkastettavaksi. Tämä johtuu siitä, ettei kukaan halua nähdä tarpeeksi vaivaa pöytäkirjan oikolukemiseen, jotta se olisi lähetyskelpoinen. Tähän täytyy tulevaisuudessa kiinnittää huomiota. 3.2.8. Yhteenveto iteraatiosta yksi Iteraation 1 aikana ovat viralliset kokoukset alkaneet sujua jo melko hyvällä rutiinilla.silti löytyy kuitenkin parannettavaa. Edelleenkään agenda ja asialista eivät liiku tarpeeksi ajoissa kaikille osapuolille.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 12 (16) Toinen huomionarvoinen seikka on epävirallisten pienienkokousten lisääntyminen: mitä tehdä, kun pienen kokouksen kannalta on melko lailla järjetöntä ja hyödytöntä tehdä asialistaa ja pöytäkirjaa? Olisiko kenties järkevää soveltaa kokouskäytäntöjä vain kaikista virallisimpii tilanteisiin? Iteraatiossa 1 kävi myös ilmi se jo PP-vaiheessa huomattu seikka, että kokousten pöytäkirjat liikkuvat heikosti kaikille kokouksen osapuolille kokouksen jälkeen. Suurin syy tähän on se, että pöytäkirja-muistiinpanojen auki kirjoittaminen on todella aikaa vievää puuhaa, eikä ryhmäläisillä aina riitä aikaa tähän puuhaan. Toinen syy lienee se, että kaikista kokouksista ei yksinkertaisesti tule paljoa muistiinpanoja/pöytäkirjaa tai että asioiden teknisen luonteen takia, on vaikea kirjata pöytäkirja oikein. Iteraatiossa 1 hyväksi havaittu tapa oli koostaa joitakin kokouksen tärkeitä pointteja muistiinpanoista projektiryhmän TikiWikiin. Näin muut ryhmäläiset pääsivät helposti käsiksi keskusteltuihin asioihin. Jatkossa on syytä kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin: Missä kokouksissa pöytäkirjanpidosta on aidosti hyötyä? Agendan, asialistojen ja pöytäkirjojen parempaan liikkuvuuteen. Voisiko TikiWikin käytöllä parantaa kokouksien sisältöaineksen liikkuvuutta ryhmän sisällä. 3.3. Iteraatio 2 3.3.1. Viikko 2 Jo ennen varsinaisen iteraation alkua, viikolla 2, pidettiin kaksi kokousta asiakkaan kanssa. Ensimmäinen kokouksista käsitteli tietokantarajapintoihin liittyviä asioita ja jälkimmäinen iteraation 2 kulkua sekä siinä toteutettavia vaatimuksia. Molempiin kokouksiin tehtiin agenda ja asialista, ja ne lähetettiin kokouksen kaikille osapuolille hyvissä ajoin. Kokouksista tehtiin myös pikaiset muistiinpanot, joita ei kuitenkaan enää lähetetty eteenpäin. Viikon 2 lopulla järjestettiin ryhmä status-kokous. Kokousta varten tehtiin agenda ja asialista, mutta ne jaettiin läsnäolijoille vasta kokouksessa. Kokouksen pohjalta tärkeimmät päätökset kirja. Tällä viikolla kävi yhä selvemmin selväksi se, kuinka hyvin käyttämämme kokouskäytännöt sopivat kokouksiin, jossa paljon asiaa pitää käsitellä lyhyessä aikavälissä. Hieman epävirallisempiin kokouksiin käytännöt lienevät kuitenkin liian raskaat. 3.3.2. Viikko 3 Viikon kolme ainoa virallinen kokous oli mentor-tapaaminen. Tätä tapaamista varten tehtiin agenda ja asialista, joka lähetettiin kokoukseen tuleville edellisenä päivänä. Kokouksesta tehtiin lyhyet muistiinpanot perinteisellä kynä & paperi menetelmällä, eikä niitä lähetetty kenellekään.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 13 (16) Viikolla 3 pidettiin myös kaksi epävirallista tiimi-kokousta, joihin ei esityslistaa tahi agendaa tehty, vaan se sovittiin epävirallisesti. 3.3.3. Viikko 4 Viikon neljä perjantaina järjestettiin ryhmän status-kokous. Tapaaminen käsitteli projektin tilannetta sekä seuraavan viikon välidemoa. Tapaamiseen tehtiin esityslista ja agenda, ja se lähetettiin kaikille osallistujille ennen kokousta. Kokouksen aikana tärkeimmät yhteiset päätökset kirjattiin suoraan TikiWikiin ylös. Tämä kokouksen asioiden kirjaaminen suoraan TikiWikiin koettiin erityisen hyväksi ratkaisuksi, sillä sieltä ne ovat suoraan kaikkien nähtävillä, eikä kokouksen pöytäkirjasta tarvitse koostaa erikseen jonkinlaista tiedotetta. Viikolla pidettiin myös epävirallinen ClusterVisualization tiimipalaveri. Tähän palaveriin ei tehty asialistaa tahi agendaa, vaan ne sovittiin suullisesti. Kokouksesta ei tehty muistiinpanoja. 3.3.4. Viikko 5 3.3.5. Viikko 6 Viikolla 5 ei ollut tarvetta järjestää virallisia kokouksia. Viikolla 6 järjestettiin epävirallinen tietokantakokous Medicelillä, johon ei tehty virallista asialistaa. Kokoukseen osallistujat sopivat jonkinlaisen agendan kokousta ennen e-mailien kautta. Viikon 6 lopulla järjestettiin ryhmän status-kokous. Kokoukseen tehtiin jälleen agenda ja asialista ja ne lähetettiin kaikille osallistujille ennen kokousta. Hyväksi todettu tapa kirjata kokouksen tärkeimmät asiat suoraan TikiWikiin otettiin jälleen käyttöön. 3.3.6. Viikko 7 3.3.7. Viikko 8 3.3.8. Viikko 9 Viikolla 7 ei ollut tarvetta järjestää virallisia kokouksia (mutta implementointi oli hurjaa). Viikolla 8 pistettiin jo projektia kuumeisesti pakettiin, eikä virallisia kokouksia enää ollut. Muutama epävirallinen tapaaminen pidettiin myös asiakkaan kanssa, mutta näihin ei tehty agendaa tahi asialistaa. Viikolla 9 iteraatio ja projekti loppui. 3.3.9. Yhteenveto iteraatiosta kaksi Iteraatiossa 2 kokouskäytännöt olivat jo niin tuttuja, että virallisia kokouksia oli vaikea kuvitella läpivietäviksi ilman niitä. Asialista tarjosi tiukassa aikataulussa käytäville kokoukselle hyvän pohjan, jonka mukaan kokous oli helppo vetää läpi.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 14 (16) Iteraatiossa 2 otettiin myös yhä enemmän käyttöön TikiWiki kokousten yhteydessä. Kokouksissa päätettyjen asioiden kirjaaminen TikiWikiin todettiin erittäin hyväksi, käytännölliseksi ja tehokkaaksi ratkaisuksi. Viralliset kokousreportaasit e-mailin muodossa koettiin taasen melko kömpelöiksi ja niiden koostaminen turhaksi työksi. Iteraatiossa 2 kävi myös lopullisesti ilmi se, että kokouskäytännöt sopivat melko hyvin virallisiin kokouksiin, mutta hieman epävirallisimmissa tiimipalavereissa niistä on pakko joustaa. Toki asialistan teko tiimipalaveriinkin on aina hyvä asia, sillä se tarjoaa jonkinlaisen pohjan keskustellulle asialle.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 15 (16) 4. YHTEENVETO Kokouskäytännöt koettiin erittäin tärkeiksi ja hyödyllisiksi käytännöiksi ohjelmistoprojekteissa. Oikeilla kokouskäytännöillä kokoukset voidaan viedä tehokkaasti ja oikeisiin asioihin keskittyen läpi. Kokouskäytäntöjä sovellettaessa täytyy kuitenkin muistaa, etteivät ne sovi täydessä mitassaan kaikkiin kokouksiin. Hyvin tärkeä osa ohjelmistoprojektia ovat myös epäviralliset kokoukset, joissa asioista saa puhua vapaasti poukkoillen. Jonkinlainen asialista on kuitenkin näissäkin kokouksissa hyvä olla. Yksi tärkeimmistä huomioista ja muutoksista, joita kokouskäytäntöihimme teimme oli se, että kokouksen muistiinpanojen koostaminen ja lähettäminen kaikille e-maililla ei yksinkertaisesti toimi. Se on vain liian kömpelöä ja vaatii liikaa aikaa. Parempi vaihtoehto onkin kirjata kokouksissa tehdyt suurimmat ja tärkeimmät asiat ja päätökset suoraan verkkoon (kuten TikiWikiin) kaikkien projektilaisten nähtäville.

SEPA: KOKOUSKÄYTÄNNÖT 16 (16) LÄHTEET Lähteinä on käytetty seuraavia dokumentteja: Lee, Y. R. ja Lazarus, H. 1993. Business meetings in giant Korean corporations - Implications for executive development. The Journal of Management Development, 1993, Vol. 12, Iss. 4, sivut 4-12. ehow, 2005. An article concerning effective meeting practices. How to Lead Effective Business Meetings. http://www.ehow.com/how_3814_leadeffective-business.html, 15.10.2005. Clark, R.D. 2000.Donald Clarks article on meetings. Big Dog's Leadership Page Meetings. http://www.nwlink.com/~donclark/leader/leadmet.html, 15.10.2005.