Kihniön kunta Tarkastuslautakunta 2009-2012 Pöytäkirja 1/2013 Kokousaika: 14.2.2013 klo 13.00-16.00 Kokouspaikka: Kihniön kunnanvirasto Läsnä: Risto Björn, puheenjohtaja Erkki Ojala, varapuheenjohtaja Outi Rinneheimo, jäsen, poissa Erja Silvennoinen, varajäsen Juha Oksanen, jäsen, poissa Marketta Malin, jäsen Vesa Keso, sihteeri tilintarkastaja, JHTT Oy Audiator Ab JHTT-yhteisö 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään lautakunnan päättämällä tavalla. Kokouskutsu/ esityslista on toimitettu 5.2.2013 sähköpostina kunnanvirastoon, mistä se on toimitettu tarkastuslautakunnan jäsenille. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla.
2 Tarkastuslautakunta päättänee tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaikki läsnäolevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouksen jälkeen. Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaikki läsnäolevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouksen jälkeen. 3 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä lautakunnan päättämänä aikana ja paikassa. Tarkastuslautakunta päättänee pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti nähtävänä 21.2.2013 kunnanvirastossa sen aukioloaikana. Tarkastuslautakunta päätti pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti nähtävänä 21.2.2013 kunnanvirastossa sen aukioloaikana. 4 VIRANHALTIJOIDEN HAASTATTELUT Tarkastuslautakunta on päättänyt edellisessä kokouksessa haastatella seuraavia viranhaltijoita: Haastateltava Aika Aihe
3 Kunnanjohtaja ja hallintojohtaja 13.00 Katsaus ajankohtaisiin kunnan toimintaan ja talouteen liittyviin asioihin. Perusturvajohtaja Rakennuttajainsinööri 13.45 14.45 Arviointi; perusturvalautakunta / kansanterveys- ja vanhushuollon tehtäväalue toiminnan tavoitteet vuodelle 2012 mitä toimenpiteitä on tehty tavoitteiden saavuttamiseksi? mitä vaikutuksia toimenpiteillä on ollut? Esimerkkejä valtuuston päättämistä tavoitteista: o Kotihoito: päivätoiminnan aikaa lisätään ja toimintaa laajennetaan o Laitoshoito: hoitotyön laatua tarkastellaan tyytyväisyyskyselyn avulla; työn fyysistä ja psyykkistä kuormittavuutta vähennetään o Sairaankuljetus: hoitotyön laatu selvitetään asiakastyytyväisyyskyselyllä o Hammashuolto: hammashuollon ja oikomishoidon kustannuksia alennetaan ulkoistamisella o Neuvola: huomion kiinnittäminen koko perheen hyvinvointiin; syrjäytymisvaarassa olevien tunnistaminen koulu- ja opiskelijaterveydenhuollossa; mielenterveysneuvolan yhteistyön tiivistäminen kolmannen sektorin kanssa Arviointi: kouluinvestointi investoinnin toteutuminen Tarkastuslautakunta suorittaa edellä esitetyt haastattelut. Kunnanjohtaja esitteli tarkastuslautakunnalle alustavia tilinpäätöstietoja vuodelta 2012. Hallinnon toimintakulujen talousarviototeuma oli 92,3 ja perusturvan 96,5% (9.008.058,32 ). Perusturvan toimintakulujen nousu edellisvuoden toteutumasta oli 3,3%. Sivistyslautakunnan toimintakulujen toteutuma oli 94,2%. Teknisen lautakunnan toimintatuottojen toteutuma oli 87,7% ja toimintakulujen 100,2%. Raporteilla ei ollut mukana teknisen toimen vyörytyksiä muille hallintokunnille. Koko kunnan toimintakulujen talousarviototeuma oli 94,5%. Verotulojen toteutuma oli 97,3% ja valtionosuuksien 102,8%. Raportin mukaan vuosikate oli 391.335,61. Tarkastuslautakunnalle esiteltiin tuloslaskelmamuotoinen vuosien 2011 ja 2012 vertailu. Toimintatuotoissa suuri muutos oli vuokratulojen lasku, n. 95t. Valtionosuuksien nousu oli 420t. Tarkastuslautakunta keskusteli perusturvan toiminnoista ja kuntarakenteen tulevista muutoksista. Kunnanjohtaja esitteli tarkastuslautakunnalle näkemyksiään kuntien rakennemuutoksesta.
4 Perusturvajohtaja selosti tarkastuslautakunnalle kansanterveys- ja vanhushuollon tehtäväalueen toimintaa vuonna 2012. Päivätoiminnan tavoitteeseen liittyen päivätoimintaa on laajennettu lisäämällä päivätoimintaa ja laajentamalla asiakaskuntaa. Osanottajia päivätoiminnassa on 10-15. Aikaisemmin mukana on ollut 3-5 henkilöä. Laitoshoidon yhtenä tavoitteena ollutta hoitotyön laatua koskevaa kyselyä ei ole rajallisesta henkilöstöresurssista johtuen toteutettu. Työn kuormittavuutta on pyritty vähentämään esim. käymällä kehityskeskustelut koko henkilöstön kanssa ja hankkimalla työntekijöille asianmukaiset työvälineet. Lisäksi on kannustettu ergonomian huomioimiseen työtehtävien hoidossa. Tehtyjen toimenpiteiden vaikutukset näkynevät vasta pidemmällä aikavälillä. Sairaankuljetuksen tavoitteena on ollut hoitotyön laadun seuranta asiakastyytyväisyyskyselyllä. Kyselyä ei ole resurssien puutteesta johtuen suoritettu. Hammashuollon tavoitteena on ollut hammashuollon kustannusten alentaminen ulkoistamisen avulla. Hammashuolto on ulkoistettu Attendo MedOne Oy:lle. Yksityiskohtaisia laskelmia muutoksen kustannusvaikutuksista on vaikea tehdä. Kuntalaisten saama palvelu on ulkoistamisen johdosta parantunut. Oikomishoidot on voitu tehdä Tampereen sijasta Kihniössä. Neuvolatoiminnan tavoitteena on ollut huomion kiinnittäminen koko perheen hyvinvointiin; syrjäytymisvaarassa olevien tunnistaminen koulu- ja opiskelijaterveydenhuollossa; mielenterveysneuvolan yhteistyön tiivistäminen kolmannen sektorin kanssa. Tavoitteisiin on pyritty pääsemään mm. ottamalla käyttöön erilaisia kyselylomakkeita. Lomakkeet on suunnattu tapauskohtaisesti useammalle perheenjäsenelle. Koulutoimessa uutena toimintana on aloitettu kuraattoritoiminta. Rakennuttajainsinööri selosti tarkastuslautakunnalle kouluinvestoinnin toteutumasta. Saadun selvityksen mukaan urakka on edennyt aikataulun ja kustannusten puolesta suunnitellun mukaisesti. Urakan valmistumisaste on n. 35%. Lisätöitä on kertynyt noin 2% urakkahinnasta eli noin 60t. Uudisrakennukselle normaali taso on 4-6%. Aluehallintoviraston työsuojelutarkastaja on tehnyt työmaalla tarkastuskäynnin. Työmaalla ei ole sattunut työtapaturmia. 5 HALLINTOKUNTIEN PÄÄTÖSTEN SEURANTA Kuntalain 74 :n mukaan tarkastuslautakunnalla ja tilintarkastajalla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada kunnan viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lautakunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että lautakunnan jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja.
5 Lautakunta on pyytänyt, että sille toimitetaan säännönmukaisesti seuraavat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä kuvaavat raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat sosiaali- ja terveyslautakunnan pöytäkirjat sivistyslautakunnan pöytäkirjat teknisen lautakunnan pöytäkirjat Hallintokuntien päätösten seurannan perusteella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisia. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten päätöksistä. 6 TILINTARKASTUSTYÖN TOTEUTUMARAPORTTI 14.2.2013 Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tarpeen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havainnot ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kunnanhallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsi saaneensa tiedoksi tilintarkastustyön toteutumaraportin 14.2.2013. 7 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta käsittelee tässä kohdassa muut mahdolliset asiat. Työohjelman mukaisesti tarkastuslautakunnan seuraava kokous on 4.4.2013 klo 13.00.
6 ALLEKIRJOITUKSET Kihniössä 14.2.2013. Risto Björn puheenjohtaja Erkki Ojala varapuheenjohtaja Erja Silvennoinen Marketta Malin Vesa Keso kokouksen sihteeri tilintarkastaja, JHTT Oy Audiator Ab JHTT-yhteisö